चालान प्रसंस्करण क्या है? - चालान प्रसंस्करण समझाया

चालान प्रसंस्करण या बिल प्रसंस्करण एक विक्रेता से उत्पादों/सेवाओं की खरीद के व्यवसाय-अंत (अनपेक्षित रूप से) से जुड़े संचालन का संपूर्ण सरगम ​​​​है।

यह जितना सरल लग सकता है - चालान प्राप्त करें, शुद्धता की जांच करें, चालान का भुगतान करें, लेनदेन बंद करें - चालान प्रसंस्करण, ज्यादातर मामलों में, एक सरल कार्यप्रवाह नहीं है। इस प्रक्रिया में कोई भी देरी या व्यवधान आपूर्तिकर्ताओं के साथ आपके संबंधों पर नकारात्मक प्रभाव डाल सकता है और सेवाओं, आपूर्ति और सामग्रियों की समय पर डिलीवरी में बाधा उत्पन्न कर सकता है।

आइए देखें कि चालान कैसे और कैसे संसाधित किए जाते हैं एपी स्वचालन सुव्यवस्थित करने में मदद करता है चालान प्रबंधन व्यवसायों को अधिक कुशलता से चलाने में मदद करने के लिए।

चालान प्रसंस्करण क्या है?

इनवॉयस प्रोसेसिंग वह कार्यप्रवाह है, जिसके बाद खाता देय टीम द्वारा उस समय से अनुसरण किया जाता है, जब वह आपूर्तिकर्ता इनवॉइस प्राप्त करती है। इसमें विक्रेता का चालान प्राप्त करने से लेकर उचित जांच और अनुमोदन के बाद भुगतान दर्ज करने तक के सभी चरण शामिल हैं।

किसी चालान को भुगतान के लिए केवल तभी संसाधित किया जा सकता है जब वह सभी चालान प्रसंस्करण चरणों को पूरा कर लेता है। यहां चालान प्रसंस्करण चरण विस्तार से दिए गए हैं:

चालान प्रसंस्करण वर्कफ़्लो

• कई चैनलों के माध्यम से भेजे गए चालानों को इकट्ठा और व्यवस्थित करें: ईमेल, पोस्ट इत्यादि।
• इनवॉइस डेटा कैप्चर करें, सामान्य लेज़र कोड असाइन करें और इनवॉइस डेटा को सहायक दस्तावेज़ों (पीओ या रसीद) के साथ मिलाएं।
  • विसंगतियों के मामले में, चालान विक्रेता को वापस कर दिया जाता है।
• आंतरिक व्यय नीतियों के आधार पर स्वीकृत या अस्वीकार करने के लिए अधिकृत अनुमोदकों को चालान भेजें।
• वायर ट्रांसफर, ACH के माध्यम से भुगतान सेट करें या स्वीकृत चालानों की जांच करें।
• अपने ईआरपी या अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर में भुगतान रिकॉर्ड करें।

देय खातों की पहचान करने और वैध भुगतानों को पूरा करने के लिए नकदी प्रवाह को अनुकूलित करने के लिए एक सुव्यवस्थित चालान प्रसंस्करण वर्कफ़्लो महत्वपूर्ण है।

चालान कैसे संसाधित करें?

मध्यम और बड़े आकार की कंपनियों में, इनवॉइस प्रोसेसिंग अकाउंट पेएबल (एपी) प्रक्रिया का हिस्सा है। की प्रक्रिया चालान प्रबंधन न केवल नकदी-प्रवाह को व्यवस्थित करने के लिए बल्कि समय पर खरीद सुनिश्चित करने के लिए विक्रेताओं और आपूर्तिकर्ताओं को संभालने के लिए भी महत्वपूर्ण है।

चालान के पारंपरिक प्रसंस्करण में निम्नलिखित बुनियादी कदम शामिल हैं:

• विक्रेता से प्राप्त चालान का आकलन: एक उत्पाद या सेवा के लिए पहले एक विक्रेता से एक चालान प्राप्त होता है जिसे आमतौर पर खरीद आदेश (पीओ) के माध्यम से आदेश दिया गया है। देय खाता चालान प्रसंस्करण कर्मी एक पहचान कोड (सामान्य खाता बही या जीएल कोड) के साथ खाता बही में रिकॉर्ड करते हैं।
• इनवॉइस मैचिंग: इनवॉइस में मौजूद डेटा, ऑर्डर किए गए उत्पाद/सेवा के प्रकार, सहमत मूल्य, डिलीवरी की तारीख आदि की तुलना मूल पीओ से की जाती है। यदि उत्पाद/सेवा की डिलीवरी के बाद चालान जारी किया जाता है, तो चालान विवरण भी वितरण रसीद के विवरण के साथ मेल खाते हैं। इस टीफ्री-वे मिलान” प्रश्नों को संबोधित करता है जैसे:

ओ क्या भुगतान की शर्तें मेल खा रही हैं?

XNUMX क्या कोई वादा किया गया छूट शामिल है?

o क्या चालान को उपयुक्त व्यय खातों में कोडित किया गया है?

XNUMX क्या प्राप्ति के बाद प्रदर्शन संबंधी समस्याएं हैं जो भुगतान को रोकने का वारंट करती हैं?

• विसंगतियों की जाँच: चालान डेटा में किसी भी विसंगति को अपवाद के रूप में फ़्लैग किया जाता है। एपी कर्मी तब त्रुटि/विसंगति को ठीक करने के लिए विक्रेता और कंपनी के संबंधित विभाग से संपर्क करता है। एक बार अपवाद हल हो जाने के बाद, विक्रेता द्वारा चालान फिर से जारी किया जाता है, और चालान मिलान प्रक्रिया दोहराई जाती है।
• उपयुक्त प्राधिकरण और अनुमोदन प्राप्त करें: कंपनी की नीतियों के आधार पर, चालान को सत्यापन और अनुमोदन के लिए प्रबंधन के विभिन्न स्तरों पर भेजा जाता है। आवश्यक स्वीकृतियों की संख्या और प्रकृति कंपनी की नीति और आकार पर निर्भर करती है। अन्य कारकों में सोर्सिंग और खरीद प्रक्रिया, उत्पाद प्रकार और चालान राशि में शामिल विभाग शामिल हैं। उदाहरण के लिए, कुछ कंपनियां किसी विशेष सीमा से अधिक इनवॉइस मानों के लिए प्रबंधन-स्तरीय अनुमोदन अनिवार्य कर सकती हैं।
• अधिकृत चालान भुगतान: अनुमोदन के सभी स्तरों के बाद, चालान का भुगतान उन शर्तों के अनुसार किया जाता है जो विक्रेता के साथ तय की गई थीं। व्यापार संरचना के आधार पर भुगतान एपी विभाग, वित्त विभाग या खरीद विभाग की जिम्मेदारी हो सकती है। भुगतान को पूर्व-निर्धारित नियमों और शर्तों के अनुसार चेक, वायर ट्रांसफर या अन्य तरीकों से संसाधित किया जाता है।
• लेन-देन बंद करना: एक बार भुगतान हो जाने के बाद, वह विशेष इनवॉइस ट्रेल बंद हो जाता है और लेन-देन पूर्ण के रूप में दर्ज हो जाता है। चालान और भुगतान विवरण भविष्य के ऑडिट के लिए जीएल में संग्रहीत किए जाते हैं।

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चालान प्रसंस्करण में चुनौतियां

1. छूटे हुए या खोए हुए चालान

यह एक समस्या है जब एक कंपनी दैनिक आधार पर कई विक्रेताओं और कई चालानों से निपटती है। समस्या इस तथ्य से बढ़ जाती है कि चालान विभिन्न स्वरूपों में प्राप्त किए जा सकते हैं - जैसे कि हार्ड कॉपी, स्कैन की गई पीडीएफ़, वर्ड प्रोसेसिंग फाइलें, आदि। अलग-अलग समय पर और अक्सर विभिन्न कर्मियों द्वारा प्राप्त चालान के इन विभिन्न रूपों को प्रबंधित करना चुनौतीपूर्ण हो जाता है। .

छूटे हुए इनवॉइस भुगतान में देरी और संबंधित दंड, तनावपूर्ण विक्रेता संबंधों, संचालन में देरी और ऑडिट के मुद्दों का कारण बनते हैं।

2. बेमेल या गुम डेटा

इनवॉइस में महत्वपूर्ण डेटा होता है जैसे कि कंपनी आईडी, कर जानकारी, आपूर्ति की गई सेवा/उत्पाद, मूल्य, डिलीवरी की स्थिति आदि। यदि इनवॉइस विभिन्न स्वरूपों में हैं, तो उनसे सभी वैध डेटा की जांच करना असंभव नहीं तो बोझिल हो जाता है। कुछ गलतियाँ जो आसानी से छूट जाती हैं उनमें शामिल हैं:

- क्लाइंट के गलत नाम का इस्तेमाल करना

- उत्पादों/सेवाओं को स्पष्ट रूप से सूचीबद्ध नहीं करना

- अनुरोधित ब्रांड से मेल नहीं खा रहा है

- गणना त्रुटियां

- सही मुद्रा का प्रयोग न करना

- देय तिथि का उल्लेख नहीं करना

- छूट या दंड शुल्क का उल्लेख नहीं करना

- कर दर त्रुटियां

के अनुसार उत्साही भागीदार, सभी चालानों का लगभग एक चौथाई उन अपवादों के लिए फ़्लैग किया जाता है जिन्हें खाता देय चालान प्रसंस्करण कर्मियों द्वारा संबोधित किया जाना चाहिए। चालान की गलतियों से मौद्रिक और समय दोनों का नुकसान होता है।

यह कहा गया है की रिपोर्ट बिलिंग त्रुटियों के कारण अकेले अस्पतालों को प्रति वर्ष लगभग $68 ​​बिलियन का नुकसान होता है। कागज-आधारित चालानों में त्रुटियों को ठीक करना काफी महंगा है - चालान डेटा के सुधार में लागत आ सकती है $53.50 प्रति चालान औसतन!

मैनुअल बिल प्रोसेसिंग से जुड़ी समस्याएं AP टीम की लागत में 30% से अधिक का योगदान करती हैं। सटीकता की जाँच में भी अत्यधिक समय लगता है और यदि अपर्याप्त या गलत पाया जाता है, तो उठाए गए अपवाद को हल करने में अधिक समय लगेगा। इस तरह के चालान प्रसंस्करण विलंब भुगतान कार्यक्रम को प्रभावित करते हैं। लगभग 1 कंपनियों में 5 विलंबित वेंडर भुगतान के कारण अनुकूल शर्तों और रियायती दरों से वंचित रह जाते हैं।

3. अज्ञात चालान स्थिति

इसके प्रसंस्करण स्कीमा में एक चालान की वर्तमान स्थिति अक्सर अज्ञात होती है, खासकर अगर प्रक्रिया में कई हितधारक शामिल होते हैं। कहाँ है? इसे किसने मंजूरी दी है? इसे और क्या चाहिए? भुगतान कब किया जाएगा? ये ऐसे सवाल हैं जो अक्सर पारदर्शिता की कमी के कारण उठते हैं।

4. चालान रूटिंग त्रुटियां

कई विक्रेता हो सकते हैं जो एक कंपनी को दैनिक आधार पर कई चालान जारी करते हैं। प्रारंभिक जांच के बाद, एपी चालान प्रसंस्करण टीम प्रत्येक चालान को रूटिंग क्यू में क्रमबद्ध करती है। यहां तक ​​कि सबसे कुशल एपी विशेषज्ञ भी किसी चालान को रूट करने में गलती कर सकते हैं। जब एक चालान गलत तरीके से रूट किया जाता है, तो यह अनावश्यक कदमों से गुजरता है - समय और मानव प्रयास बर्बाद करना। यह "हाई-टच" परिदृश्य विशेष रूप से तनावपूर्ण है, खासकर जब एपी टीम को समय-समय पर किताबें बंद करनी पड़ती हैं। इस प्रकार, हालांकि खातों में देय टीमों को बेहतर बनाने के लिए डिज़ाइन किया गया है सोर्सिंग और खरीद प्रक्रिया, वास्तव में, वे जटिल अनुमोदन मार्ग के माध्यम से चालान का पीछा करने और श्रृंखला में होने वाली परिणामी त्रुटियों को ठीक करने में अत्यधिक समय व्यतीत कर सकते हैं।

चालान प्रसंस्करण समस्याओं के व्यावहारिक निहितार्थ

पारंपरिक की समस्याएं चालान प्रबंधन की प्रक्रिया, पिछले खंड में सूचीबद्ध, किसी कंपनी की उत्पादकता और लाभप्रदता पर गंभीर प्रभाव डाल सकते हैं:

• दक्षता और उत्पादकता में कमी: चालान की जांच करना, त्रुटियों और अपवादों को संभालना, इसके पाठ्यक्रम पर नज़र रखना, अनुमोदन प्राप्त करना और चालान का भुगतान करना समय लेने वाली प्रक्रियाएँ हैं। ऐसे कार्यों पर "बर्बाद" समय उन कार्यों पर बेहतर खर्च होगा जो उद्यम मूल्य में योगदान करते हैं। बिल प्रोसेसिंग से जुड़े दोहराए जाने वाले कार्य किसी संगठन की उत्पादकता को प्रभावित कर सकते हैं।
• कर्मचारी मनोबल और संस्कृति: आंध्र प्रदेश के 60% कर्मचारी कथित तौर पर इनवॉइस प्रोसेसिंग को अपने काम का सबसे घिनौना काम पाते हैं - अपनी आधी से अधिक नौकरियों से असंतुष्ट होने से कर्मचारियों के मनोबल और उत्साह में कमी आती है। यह स्वाभाविक है कि कर्मचारी खोज उनकी नौकरियों के दिलचस्प पहलुओं को पुरस्कृत करने पर खर्च किया गया समय। इस प्रकार, चालान प्रसंस्करण प्रक्रिया के सांसारिक कामों को कम करना और कर्मचारी की नौकरी के चुनौतीपूर्ण और दिलचस्प पहलुओं पर खर्च किए गए समय में वृद्धि से नौकरी की संतुष्टि बढ़ सकती है और इस तरह कर्मचारी प्रतिधारण बढ़ सकता है।
• देनदारियों को बढ़ाना: इनवॉइस प्रोसेसिंग वर्कफ़्लो में होने वाली देरी के परिणामस्वरूप निष्क्रिय इनवॉइस हो सकते हैं। यह समय के साथ उपार्जित देनदारियों, लेखापरीक्षा अवधियों में बढ़ते दबाव और गैर-अनुपालन का कारण बन सकता है। ये सभी नीचे की रेखा को प्रभावित करते हैं।
• धोखाधड़ी भेद्यता: चालान प्रक्रिया में होने वाली कुछ धोखाधड़ी में तृतीय-पक्ष धोखाधड़ी, श्रम दुर्व्यवहार, डुप्लिकेट भुगतान और अन्य आंतरिक त्रुटियां शामिल हैं। चालान धोखाधड़ी असामान्य चालान मात्रा, वितरित उत्पाद/सेवा और चालान विनिर्देशों के बीच बेमेल, पीओ और चालान के बीच विसंगतियों और संदिग्ध कर्मचारी व्यवहार के रूप में प्रकट हो सकती है। मैनुअल चालान प्रसंस्करण कार्य उबाऊ हो सकते हैं और इसके परिणामस्वरूप मानसिक सुस्ती आ सकती है। इसके परिणामस्वरूप त्रुटियों और डेटा समस्याओं के लिए चालानों की जाँच करते समय धोखाधड़ी छूट सकती है। यह संकट के समय में विशेष रूप से सच है। उदाहरण के लिए, कोविड-19 महामारी कथित तौर पर 2020 में चालान धोखाधड़ी की घटनाओं में वृद्धि हुई। चालान धोखाधड़ी का मैन्युअल रूप से पता लगाना मुश्किल है, खासकर जब व्यापार की मात्रा अधिक हो।
• विकेंद्रीकृत चालान प्रसंस्करण: एक सुसंगत या सामंजस्यपूर्ण चालान प्रबंधन वर्कफ़्लो की अनुपस्थिति खंडित प्रक्रियाओं को जन्म दे सकती है, जो बदले में केंद्रीकृत दृश्यता और शासन को बाधित कर सकती है।
• स्केलिंग में बाधाएं: जैसे-जैसे कंपनी बढ़ती है, मैनुअल बिल प्रोसेसिंग बोझिल हो जाती है। इस प्रकार, एक छोटे से सेटअप के लिए संभवतः जो काम करता है, उसे जारी रखना विस्तार और क्षमता को बढ़ाने में बाधा डालता है। किसी भी व्यवसाय का अंतिम उद्देश्य यथास्थिति बनाए रखना नहीं बल्कि बढ़ना है!

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स्वचालित चालान प्रसंस्करण

चालान प्रसंस्करण का स्वचालन इस मैन्युअल प्रक्रिया से जुड़ी सभी समस्याओं के लिए नहीं तो अधिकांश के लिए एक स्पष्ट समाधान प्रदान करता है। कुछ चरणों में मैन्युअल हस्तक्षेप की मामूली आवश्यकता के कारण "यदि सभी नहीं" की चेतावनी उत्पन्न होती है। फिर भी, प्रक्रिया के कई दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित करने से समय की बचत हो सकती है, पैसे की बचत हो सकती है, कर्मचारियों के मनोबल को बनाए रखा जा सकता है और अच्छे विक्रेता संबंधों को बनाए रखा जा सकता है।

पूरी तरह से टचलेस इनवॉइस रूटिंग - मैन्युअल हस्तक्षेप के बिना, रसीद से बंद होने तक स्वचालित रूप से चालान संसाधित करना - अभी भी दुर्लभ है। ए सर्वेक्षण एपी प्रक्रियाओं में शामिल कर्मियों के बीच आयोजित किए गए अधिकांश मैनुअल कार्यों को स्वचालित करने के लिए एक जबरदस्त समर्थन दिखाता है।

चालान प्रसंस्करण कार्यप्रवाह के कुछ या अधिकांश कार्यों के स्वचालन के कुछ विशिष्ट लाभ हैं:

• डेटा सुसंगतता: स्वचालित चालान प्रसंस्करण उपकरण में अक्सर स्वचालित डेटा निष्कर्षण उपकरण शामिल होते हैं जो चालान से प्रासंगिक डेटा निकाल सकते हैं और उन्हें एक मानकीकृत प्रारूप में सहेज सकते हैं जो बाद की जाँच और अनुमोदन में सहायता करेगा। कई चालान प्रसंस्करण उपकरण अंतर्निहित ओसीआर मॉड्यूल के साथ आते हैं जो चालान से प्रासंगिक डेटा निकाल सकते हैं। एआई-सक्षम चालान प्रबंधन उपकरण जैसे नैनोनेट्स को चालान के विभिन्न स्वरूपों से विशिष्ट डेटा निकालने के लिए प्रशिक्षित किया जा सकता है।
• तेजी से तीन-तरफ़ा मिलान: पीओ और रसीद के साथ चालान की स्वचालित तीन-तरफ़ा तुलना मैन्युअल सत्यापन की तुलना में तेज़ होती है क्योंकि लेन-देन से संबंधित सभी डेटा एक ही स्थान पर डिजिटल रूप से संग्रहीत होते हैं और आसानी से या तो दृष्टि से या एआई-आधारित तुलना की जा सकती है। सॉफ़्टवेयर। मानव हस्तक्षेप के बिना स्वचालित मिलान के लिए स्वचालित चालान प्रसंस्करण वर्कफ़्लोज़ को डेटाबेस और अन्य लेखा प्रणालियों के साथ एकीकृत किया जा सकता है।
• सुव्यवस्थित अनुमोदन: चालान का एक चरण से दूसरे चरण तक स्वत: पारित होने और अनुमोदन के लिए अनुस्मारक स्थापित करने से चालान के प्रसंस्करण में देरी से बचा जा सकता है। वर्कफ़्लो में आकस्मिकताओं और रिमाइंडर्स को शामिल करने से अड़चनें दूर हो सकती हैं। इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर और डिजिटल रूपों का एकीकरण प्रक्रिया के विभिन्न प्रतिभागियों से ऑन-द-गो अनुमोदन को सक्षम कर सकता है ताकि कार्यालय से भौतिक अनुपस्थिति अनुमोदन प्रक्रिया में देरी न करे।
• प्रक्रिया पारदर्शिता: डेटा तक बहु-स्तरीय पहुंच और केंद्रीकृत डेटा संग्रहण पारदर्शिता की अनुमति दे सकता है। चालान प्रसंस्करण का स्वचालन चौकियों के साथ चालान की प्रगति पर नज़र रखने के लिए एक ऑडिट ट्रेल भी बनाता है।
• डेटा सुरक्षा: चालान डेटा का डिजिटाइजेशन आमतौर पर सत्यापन और अनुमोदन के लिए दस्तावेज़ को भौतिक रूप से स्थानांतरित करने से जुड़ी जानकारी के नुकसान को रोक सकता है। स्वचालन कंपनी के चालान प्रबंधन कार्यप्रवाह के एकीकरण को भी सक्षम कर सकता है प्रलेख प्रबन्धन तंत्र और लेखापरीक्षा और संग्रह उद्देश्यों के लिए अन्य बहीखाता उपकरण। यह नियामक अनुपालन में भी मदद करता है।
• बेहतर व्यावसायिक बुद्धिमत्ता: स्वचालित चालान प्रबंधन खरीद डेटा और खर्च की आसान पहुंच और मूल्यांकन को सक्षम कर सकता है, जिससे बेहतर विश्लेषण और निर्णय लेने की अनुमति मिलती है।
• विक्रेता संबंधों का रखरखाव: देरी की अनुपस्थिति और चालान के व्यवस्थित प्रबंधन के परिणामस्वरूप समय पर भुगतान, बेहतर विक्रेता संचार और इस प्रकार विक्रेताओं के साथ उत्पादक संबंध होते हैं।
• धोखाधड़ी का उन्मूलन: स्वचालित चालान अनुमोदन कार्यप्रवाह पूरे कार्यप्रवाह में चेक लगाकर और दृश्यता बढ़ाकर धोखाधड़ी को समाप्त कर सकता है। के दौरान अनियमितताओं को स्वचालित रूप से फ़्लैग किया जा सकता है स्वचालित तीन तरह से मैच. और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सत्यापन आंतरिक/बाहरी धोखाधड़ी और संबंधित नुकसान दोनों को रोक सकता है।

एपी प्रक्रियाएं जो स्वचालन के लिए उपयुक्त हैं

ऑटोमेशन से लाभान्वित होने वाले कुछ इनवॉइस प्रोसेसिंग चरण हैं:

• चालान रसीद: यह देखते हुए कि विभिन्न विक्रेताओं से चालान के विभिन्न प्रारूप प्राप्त होते हैं, चालान में विभिन्न प्रासंगिक क्षेत्रों का स्वत: पता लगाने से चालान के डिजिटलीकरण और डेटा के बेहतर प्रबंधन में मदद मिलेगी। ओसीआर उपकरण यहाँ काम आते हैं।
• चालान सत्यापन: चालान में डेटा अखंडता और पूर्णता की जांच के लिए नियम स्थापित करना आसान है। इनवॉइस डेटाबेस में विभिन्न कस्टम-निर्मित फ़ील्ड्स को भरने से अधूरी या गुम जानकारी का पता लगाने में मदद मिल सकती है।
• तीन तरफा मिलान: चालान अक्सर पीओ के जवाब में जारी किए जाते हैं और अक्सर रसीद से जुड़े होते हैं। ये तीनों दस्तावेज एक कॉमन पीओ नंबर से जुड़े होंगे। चालान, पीओ और रसीदों का स्वचालित मिलान सत्यापन प्रक्रिया को तेज करेगा और चालान को बिना किसी देरी के अगले स्तर पर ले जाएगा।
• अपवाद प्रबंधन: चालान प्रबंधन में अपवाद और किनारे के मामले असामान्य नहीं हैं। एज मामले समय क्षेत्र परिवर्तन, एकाधिक आवर्ती शुल्क, पूर्वव्यापी मूल्य समायोजन, और परिवर्तनीय महीने की लंबाई के कारण उत्पन्न हो सकते हैं। कुछ सॉफ्टवेयर, विशेष रूप से एआई द्वारा संचालित, जैसे कि नैनोनेट्स, इन किनारे के मामलों को संभाल सकते हैं, जबकि कुछ को मानव हस्तक्षेप के विभिन्न स्तरों की आवश्यकता होती है।
• अनुमोदन प्रक्रिया: डिजिटल चालान को अनुमोदन के लिए स्वचालित रूप से प्रबंधन पदानुक्रम के साथ ले जाया जा सकता है। अनुस्मारकों की स्थापना भी चालान प्रक्रिया को तेज करने में मदद कर सकती है।
• भुगतान: सभी अनुमोदन प्राप्त होने के बाद वेंडर को स्वचालित भुगतान सक्षम करने के लिए डिजिटल भुगतान (वायर-ट्रांसफर आदि) को सॉफ्टवेयर में बनाया जा सकता है।
• एनालिटिक्स: स्वचालन व्यय पैटर्न और विक्रेता संबंधों के मूल्यांकन और विश्लेषण को सक्षम कर सकता है, जो पाठ्यक्रम सुधार और उत्पादक व्यावसायिक निर्णयों में मदद कर सकता है। एआई-आधारित सिस्टम चालान के साथ अधिक प्रशिक्षण के साथ बेहतर विश्लेषण की अनुमति देगा।

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इसे आखिरी बार बनाने के लिए 30-मिनट के लाइव डेमो को बुक करें कि आपको कभी भी इनवॉइस या रसीदों से डेटा को ERP सॉफ़्टवेयर में मैन्युअल रूप से दर्ज करना होगा।

एक डेमो अनुसूची

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बुद्धिमान चालान प्रसंस्करण के लिए नैनोनेट्स

नैनोनेट्स एक एआई-आधारित सॉफ्टवेयर है जिसका उपयोग आपके व्यवसाय के चालान प्रसंस्करण चरणों को स्वचालित और कारगर बनाने के लिए किया जा सकता है।

डेटा को विभिन्न प्रकार के इनवॉइस फ़ाइल प्रकारों से त्रुटि-मुक्त कैप्चर किया जा सकता है। नैनोनेट्स के एआई इंजन को कोडिंग की आवश्यकता के बिना वास्तविक चालान के साथ प्रशिक्षित किया जा सकता है, जो इसे कंपनी के अनुकूल बनाता है।  

इसमें बिल्ट-इन स्टेट-ऑफ-आर्ट एल्गोरिद्म और मल्टी-स्टेप अप्रूवल के लिए मजबूत इंफ्रास्ट्रक्चर भी है। नैनोनेट्स चालान प्रसंस्करण सॉफ्टवेयर को अन्य प्रणालियों जैसे कि मैसकल डेटाबेस, क्विकबुक, या सेल्सफोर्स के साथ एकीकृत किया जा सकता है और यह प्लेटफॉर्म अज्ञेयवादी है। यह सटीक और स्केलेबल है, आपके खाते देय चालान प्रसंस्करण टीम के लिए समय और पैसा बचाता है और उत्पादकता बढ़ाता है।

Takeaway

चालान प्रसंस्करण का स्वचालन खरीद प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करता है, चालान मार्ग की पारदर्शिता बढ़ाता है, समय और पैसा बचाता है, कर्मचारी उत्पादकता बढ़ाता है और विक्रेता संबंधों में सुधार करता है। चालान प्रवाह स्वचालन मानव कर्मचारियों को कम सांसारिक, उच्च-मूल्य वाली गतिविधियों जैसे योजना और रणनीति बनाने पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है। बदले में, इससे व्यवसाय की समग्र दक्षता और लाभप्रदता में सुधार हो सकता है।

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• स्रोत: https://nanonets.com/blog/invoice-processing/