कभी-कभी, बुनियादी व्यावसायिक प्रक्रियाएं व्यवसायिक नेताओं की अपेक्षा कहीं अधिक समय लेने वाली हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, चालान करना कुछ ऐसी ही चीज़ है प्रत्येक लेखा टीम प्रबंधन करना सीखना होगा।
इसके मूल में, चालान बनाना सरल लगता है: एक विक्रेता सामान या सेवाएं प्रदान करता है, प्रदान की गई वस्तुओं का विवरण देता है, और ग्राहक को एक बिल भेजता है (जिसे चालान भी कहा जाता है)। फिर ग्राहक बीजक चालान प्राप्त करता है, उसकी सटीकता की पुष्टि करता है, और विक्रेता को भुगतान जमा करता है।
सरल, सही? ऐसा लग सकता है, लेकिन हकीकत में, व्यवसायों का 66% कहते हैं कि वे इससे अधिक खर्च करते हैं पांच दिन प्रति माह चालान प्रसंस्करण। प्रति माह केवल 20-25 व्यावसायिक दिनों के साथ, चालान भुगतान भेजने, प्राप्त करने और संसाधित करने में लगने वाले पूरे पांच दिनों का प्रभाव किसी संगठन की प्राप्य खातों की टीम और उसके देय खातों की टीम के लिए एक प्रमुख बढ़ावा है।
आज, प्रक्रिया की अक्षमताओं को दूर करने और संगठनात्मक दक्षता बढ़ाने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक डिजिटल SaaS समाधानों में निवेश करना है जो उक्त प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करते हैं। ज़ीरो, छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों के लिए प्रमुख SaaS लेखांकन उपकरणों में से एक है, जो चालान-संबंधी अक्षमताओं और अन्य चुनौतियों का समाधान करने में मदद करता है। लेखा चक्र.
अलगाव में, ज़ीरो इनवॉइस सॉफ़्टवेयर एक मजबूत समाधान है, लेकिन जब इसे अन्य के साथ जोड़ा जाता है एपी स्वचालन उपकरण, इसकी प्रभावशीलता तेजी से बढ़ जाती है। आइए देखें कि ज़ीरो इनवॉइस समाधान व्यवसायों को क्या पेशकश कर सकते हैं, फिर देखें कि अन्य SaaS पेशकशों के साथ जोड़े जाने पर ज़ीरो क्या कर सकता है।
प्राप्य खातों के लिए ज़ीरो इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर
नकदी प्रवाह चुनौतियों और अतिदेय चालान भुगतान का पीछा करने से सभी परिचित हैं प्राप्य खाते टीम किसी व्यवसाय द्वारा अर्जित सारी धनराशि एकत्रित करने के लिए जिम्मेदार होती है। चाहे कोई संगठन बी2बी हो या बी2सी, एआर टीम यह सुनिश्चित करने में महत्वपूर्ण है कि व्यवसाय में नकदी उस दर से आ रही है जो व्यावसायिक खर्चों और विकास पहलों का समर्थन करती है।
ज़ीरो में एआर कैसे करें
प्रत्येक ग्राहक के लिए मैन्युअल रूप से चालान बनाने, आगामी भुगतानों के बारे में उपयोगकर्ताओं को सचेत करने के लिए अलग-अलग ईमेल भेजने और मैन्युअल नकदी प्रवाह रिपोर्ट बनाने के बजाय, एआर टीमें कई सहायक सुविधाओं और स्वचालित चालान क्षमताओं तक पहुंचने के लिए एआर पारिस्थितिकी तंत्र में ज़ीरो को एकीकृत कर सकती हैं।
ज़ीरो के साथ, चालान निर्माण और उसके बाद का प्रत्येक कार्य बहुत आसान हो गया है। आपसे ज़ीरो के भीतर "क्लासिक इनवॉइसिंग" और "नए इनवॉइसिंग" के बीच चयन करने के लिए कहा जाएगा; यदि दक्षता आपका लक्ष्य है, तो कार्यभार और मैन्युअल डेटा लिफ्ट को कम करने के लिए "नया चालान" चुनें। यहां बताया गया है कि ज़ीरो "नई इनवॉइसिंग" का उपयोग करते समय चालान निर्माण कैसा दिखता है:
- सुनिश्चित करें कि ग्राहक संपर्क जानकारी पहले ज़ीरो में जोड़ी गई है। नए इनवॉइसिंग के साथ, आप इन विवरणों के साथ कुछ फ़ील्ड को स्वचालित रूप से भर सकते हैं।
- इस पर जाएँ "चालान" ज़ीरो एप्लिकेशन में मॉड्यूल।
- में ग्राहक का नाम लिखना प्रारंभ करें "प्रति" फ़ील्ड, और ग्राहक विवरण चालान के भीतर भरना चाहिए।
- जैसे सभी आवश्यक फ़ील्ड भरें "वस्तु की मात्रा," और "कीमत।"
- पंक्ति वस्तुओं को एक निश्चित क्रम में इधर-उधर ले जाने के लिए खींचें और छोड़ें।
- जब चालान भर जाए, तो चुनें "सहेजें और दूसरा जोड़ें" or "अनुमोदन के लिए सबमिट करें।"
ज़ीरो इनवॉइस सॉफ़्टवेयर न केवल एआर विशेषज्ञों को स्वचालित भुगतान अनुस्मारक भेजने और आसानी से अनुकूलित चालान बनाने की अनुमति देता है, बल्कि यह एआर-लक्षित सुविधाओं की एक पूरी श्रृंखला प्रदान करता है, जैसे:
चालान स्थिति ट्रैकिंग
पहली बार चालान वितरित करना काफी कठिन है; ज़ीरो न केवल शुरुआती इनवॉइस निर्माण प्रक्रिया को कुछ ही क्लिक में बदल देता है, बल्कि यह वास्तविक समय में इनवॉइस ट्रैकिंग और विश्लेषण भी प्रदान करता है। क्या कोई ग्राहक बकाया भुगतान या निरंतर भुगतान समस्याओं से जूझ रहा है? इससे पहले कि आपकी कंपनी अपनी मेहनत की कमाई खो दे, ज़ीरो एआर टीम को सूचित करने में मदद कर सकता है।
ऑनलाइन भुगतान प्रसंस्करण
ग्राहक बहुत ज़्यादा चेक भेज रहे हैं - वे ऑनलाइन भुगतान करना चाहते हैं! ऑनलाइन भुगतान प्रसंस्करण ज़ीरो के माध्यम से उपलब्ध सही तृतीय-पक्ष प्लगइन्स की पहुंच के भीतर है। ग्राहकों को यह पसंद आएगा कि यह कितना आसान है, और एआर टीम को यह पसंद आएगा कि उनकी ओर से यह काफी हद तक बिना किसी स्पर्श वाली प्रक्रिया है।
ज़ीरो चालान टेम्पलेट्स
एक समान शैली, एम्बेडेड लोगो और कम त्रुटि दर वाले आधिकारिक चालान व्यवसायों को विश्वसनीयता और विश्वास का एक ब्रांड बनाने में मदद कर सकते हैं, और ज़ीरो इनवॉइस टेम्पलेट्स के साथ, प्राचीन चालान अपरिहार्य हैं।
ज़ीरो इनवॉइस टेम्प्लेट बनाने के लिए, नीचे दिए गए का पालन करें:
- विक्रेता के नाम पर क्लिक करें, फिर क्लिक करें, "समायोजन।"
- "चालान सेटिंग।"
- चुनते हैं "नई ब्रांडिंग थीम।"
- भविष्य में इस विशिष्ट ज़ीरो इनवॉइस टेम्पलेट को संदर्भित करने के लिए एक लेबल दर्ज करें। कुछ इस तरह "ग्राहक XYZ मासिक चालान टेम्पलेट" काम करेगा।
- इनवॉइस डिज़ाइन को अनुकूलित करें और आवश्यक समायोजन करें।
- क्लिक करें "सहेजें।"
- सहेजे गए इनवॉइस टेम्प्लेट देखने के लिए, उस टेम्प्लेट का नाम ढूंढें जिसे आप देखना या उपयोग करना चाहते हैं और क्लिक करें "पूर्व दर्शन।"
ज़ीरो प्रोफार्मा चालान
अधिकांश व्यवसाय सामान या सेवाएँ प्रदान किए जाने के बाद चालान भेजते हैं, लेकिन यदि आपका संगठन प्रोफार्मा चालान पर निर्भर करता है, जिसका उपयोग अंतिम उपयोगकर्ताओं को आपकी पेशकश प्रदान करने से पहले किया जाता है, तो ज़ीरो ने आपको नहीं छोड़ा है। ज़ीरो प्रोफार्मा इनवॉइस ज़ीरो इनवॉइस टेम्पलेट के समान हैं, लेकिन आपकी व्यावसायिक आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए उन्हें थोड़ा अलग तरीके से संरचित किया गया है।
देय खातों में चालान प्रसंस्करण के लिए ज़ीरो
चालान प्रक्रिया के दूसरी ओर, देय खाते टीम आने वाले चालानों को संसाधित करने के लिए अथक प्रयास करती है, यह सत्यापित करती है कि सामान और सेवाएँ चालान में लिखी बातों के अनुरूप प्राप्त हुई हैं, नेविगेट करें भुगतान अनुमोदन प्रक्रिया, और प्रतीक्षारत विक्रेताओं को भुगतान जमा करें।
ज़ीरो में एपी कैसे करें
अपने एआर समकक्षों की तरह, एपी टीम के सदस्य कई तरीकों से अपने जीवन को आसान बनाने के लिए ज़ीरो इनवॉइस सॉफ़्टवेयर पर निर्भर हो सकते हैं। एपी क्षेत्र में शायद ज़ीरो का सबसे प्रमुख कार्य चालान का आयात और प्रसंस्करण है।
चरण-दर-चरण, यह इस प्रकार दिख सकता है:
- विक्रेता द्वारा चालान भेजे जाने के बाद, आप चालान की एक पीडीएफ ज़ीरो में अपलोड कर सकते हैं।
- चालान सत्यापित करने या अनुमोदन प्रक्रिया शुरू करने के लिए, पर जाएँ "व्यापार" मेनू और चयन "चालान।"
- प्राप्त वस्तुओं या सेवाओं के साथ आइटम विवरण, राशि और कीमत की तुलना करके मैन्युअल चालान सत्यापन करें।
- एक बार जब यह अनुमोदन के लिए तैयार हो जाए, तो अनुमोदनकर्ता क्लिक कर सकता है "अनुमोदन करें और ईमेल करें" भुगतान हेतु चालान भेजने के लिए.
आप भरे हुए कुछ विवरणों को स्कैन करने के लिए बिलों को एक विशिष्ट ईमेल पते पर भी अग्रेषित कर सकते हैं
एपी टीमों को पसंद आने वाली अन्य ज़ीरो विशेषताएं हैं:
सरल बिल प्रबंधन
बकाया अल्पकालिक ऋणों का हिसाब रखना चुनौतीपूर्ण हो सकता है; पूरे महीने में अलग-अलग समय पर देय चालानों की एक विस्तृत श्रृंखला के साथ, एपी टीमों ने उनके लिए अपने प्रशासनिक कार्य तय कर दिए हैं। ज़ीरो इनवॉइस सॉफ़्टवेयर के साथ, आगामी देय तिथियों और बकाया बिलों पर नज़र रखना स्वचालित हो जाता है।
बैच भुगतान क्षमताएँ
ज़ीरो इनवॉइस सॉफ़्टवेयर के भीतर बैच भुगतान सक्षम करके, एपी टीमें भुगतान करते समय बहुत कम मैन्युअल डेटा प्रविष्टि और कम प्रसंस्करण समय का आनंद ले सकती हैं।
अनुमोदन कार्यप्रवाह
ज़ीरो के भीतर अनुकूलन योग्य अनुमोदन वर्कफ़्लो क्षमताओं के साथ, एपी टीमें प्लेटफ़ॉर्म में ही उचित अनुमोदन चैनलों के माध्यम से चालान भुगतान भेज सकती हैं। अब लंबी ईमेल शृंखला और इनबॉक्स अव्यवस्था के कारण विलंबित भुगतान नहीं होंगे।
बैंक समाधान
ज़ीरो बिलों में किए गए भुगतानों के मिलान को स्वचालित करता है, जिससे संबंधित चालानों के साथ लेनदेन के मिलान की प्रक्रिया सरल हो जाती है। यह सुविधा सटीक वित्तीय रिकॉर्ड सुनिश्चित करती है और त्रुटियों के जोखिम को कम करती है।
ज़ीरो एपी प्रक्रिया में उल्लेखनीय कमियाँ
यह स्पष्ट है कि ज़ीरो उद्योगों की एक विस्तृत श्रृंखला में बढ़ते व्यवसायों के भीतर लेखांकन टीमों को एक प्रमुख लिफ्ट प्रदान करता है। प्लेटफ़ॉर्म विश्वसनीय, अच्छी तरह से परीक्षण किया हुआ और हमेशा विकसित होने वाला है, लेकिन स्वचालन-केंद्रित टूल के साथ एपी और एआर प्रक्रियाओं को बढ़ाने के कई अन्य तरीके हैं। सीधे शब्दों में कहें तो ज़ीरो में बहुत सारी चीज़ें हैं नहीं कर सकता, बहुत। ज़ीरो इनवॉइस सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने वाली एपी टीमों के लिए कुछ सबसे बड़ी सीमाएँ हैं:
चालान कैप्चर सीमाएँ
ज़ीरो चालान जैसे व्यावसायिक दस्तावेज़ों को स्कैन करने और संग्रहीत करने के लिए बहुत अच्छा है, लेकिन स्कैन की गई छवियों से मुख्य डेटा बिंदुओं को निकालने में यह बहुत सीमित है। इससे हर बार नया चालान प्राप्त होने पर एपी टीमें मैन्युअल डेटा प्रविष्टि कार्यों में फंस जाती हैं। बेकार समय के बारे में बात करें!
व्यावसायिक जटिलता सीमाएँ
ज़ीरो इनवॉइस सॉफ़्टवेयर चालान और बिलों के लिए बहुत अधिक अनुकूलन प्रदान नहीं करता है, जिससे एपी प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करना कठिन हो जाता है।
अनुमोदन वर्कफ़्लो सीमाएँ
यदि आप इनवॉइस राशि के आधार पर एक अल्ट्रा-कॉम्प्लेक्स वर्कफ़्लो सेटअप या एक अनुकूली वर्कफ़्लो की तलाश में हैं, तो आपको इसे वास्तविकता बनाने के लिए एक पूरक स्वचालन उपकरण की आवश्यकता होगी।
रिपोर्टिंग सीमाएँ
ऐसे समय में जब बिजनेस लीडर निर्णय लेते समय वास्तविक समय की अंतर्दृष्टि की उम्मीद करते हैं, ज़ीरो डेटा-संचालित निर्णय लेने के लिए आवश्यक विवरण का स्तर प्रदान करने में सक्षम नहीं होगा जिस पर आप भरोसा कर सकें।
एपी स्वचालन के लिए नैनोनेट्स
आइए स्पष्ट करें: ज़ीरो समग्र रूप से लेखांकन चक्र में अत्यधिक मूल्य जोड़ता है। डिजिटल SaaS समाधान व्यवसायों को डिजिटल युग में लाने में मदद करता है, लेकिन सही एकीकरण और पूरक उपकरणों के साथ, ज़ीरो और भी बहुत कुछ कर सकता है। साथ नैनोनेट्स, एक एपी स्वचालन SaaS पेशकश, ऊपर बताए गए सभी एपी अंतरालों को शीघ्रता से संबोधित किया जा सकता है।
ज़ीरो में एपी को स्वचालित करने के लिए नैनोनेट्स का उपयोग करना
नैनोनेट्स को ज़ीरो इनवॉइस सॉफ़्टवेयर के साथ एकीकृत करने के बाद, आपको इसका बढ़ावा पसंद आएगा एपी स्वचालन समग्र रूप से कार्य को देता है। उदाहरण के लिए:
ओसीआर प्रौद्योगिकी और स्वचालित चालान प्रसंस्करण
ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकॉग्निशन (ओसीआर) का उपयोग करके, नैनोनेट आने वाले इनवॉइस से मुख्य डेटा को पढ़ और निकाल सकते हैं और मैन्युअल डेटा प्रविष्टि को कम कर सकते हैं। चिंता मत करो; इनवॉइस रिकॉर्ड ज़ीरो में भी दर्ज किए जाएंगे, जिससे बिना किसी मानवीय हस्तक्षेप के दोनों प्लेटफार्मों के बीच सही डेटा मिलान सुनिश्चित होगा। अब, चालान संसाधित करना - समेत दो तरह से और तीन-तरफ़ा मिलान - स्वचालित रूप से किया जा सकता है।
भुगतान स्वचालन
नैनोनेट्स में स्ट्राइप, वाइज और एसीएच को एकीकृत करने के साथ, भुगतान स्वचालन सिर्फ एक सपना नहीं है; यह एक वास्तविकता है. एपी टीमें नैनोनेट्स और ज़ीरो एकीकरण का उपयोग कर सकती हैं भुगतान प्रक्रिया को स्वचालित करें. पूरी प्रक्रिया के दौरान अनुकूलित नियम भी लागू किए जा सकते हैं। एक वैयक्तिकृत अनुमोदन वर्कफ़्लो बनाएं, भुगतान सीमाएँ निर्धारित करें और अन्य नियमों के साथ सुरक्षा बढ़ाएँ।
विक्रेता प्रबंधन
विक्रेताओं का चयन करना काफी कठिन है; ज़ीरो में उनकी सारी जानकारी अद्यतन और सही रखना कभी न ख़त्म होने वाला काम हो सकता है। नैनोनेट्स के साथ, विक्रेता की जानकारी वर्तमान चालान डेटा के आधार पर स्वचालित रूप से अपडेट की जा सकती है, जिससे विक्रेता प्रबंधन यथासंभव सरल हो जाता है।
अगली पीढ़ी की रिपोर्टिंग
शुरू से ही, डैशबोर्ड और स्वचालित रिपोर्टिंग सुविधाएँ नैनोनेट्स की पेशकश का हिस्सा रही हैं। बस कुछ क्लिक-एंड-ड्रॉप अभ्यासों के साथ, आपकी एपी टीम - और अन्य लेखांकन टीमें - ऐसी रिपोर्ट प्राप्त कर सकती हैं जो सभी आधारों को कवर करती हैं।
नैनोनेट्स और ज़ीरो एक साथ कैसे काम करते हैं
नैनोनेट्स और ज़ीरो के बीच एकीकरण स्थापित करने में आमतौर पर केवल कुछ मिनट लगते हैं। नीचे नैनोनेट्स का ड्रॉपबॉक्स और जीमेल जैसे कई स्रोतों से चालान लेने और उन्हें संसाधित करने का एक उदाहरण दिया गया है।
यह केवल चालान तक ही सीमित नहीं है बल्कि पीओ और अन्य दस्तावेजों तक भी सीमित है। वर्कफ़्लो में अनुमोदन के बाद जिसे आप सेटअप कर सकते हैं, डेटा ज़ीरो में सिंक के लिए तैयार है।
नैनोनेट चालान संसाधित कर सकते हैं, महत्वपूर्ण जानकारी निकाल सकते हैं, उस जानकारी को ज़ीरो तक पहुंचा सकते हैं और प्रक्रियाओं को स्वचालित कर सकते हैं। यह एकीकरण वर्षों से उपलब्ध है, जिससे यह कुछ ऐसा बन गया है जिससे आप और आपका संगठन अभी से लाभ उठाना शुरू कर सकते हैं। नैनोनेट्स और ज़ीरो के लाभों का अनुभव करने के लिए प्रतीक्षा न करें; अब शुरू हो जाओ।
नैनोनेट्स को ज़ीरो के साथ जोड़ने के लाभ
एक साथ शक्तिशाली और अजेय, नैनोनेट्स और ज़ीरो लेखांकन पेशेवरों के काम करने के तरीके को बदलने के लिए तैयार हैं। अब एक मजबूत ईआरपी या उपयोग में आसान लेखांकन समाधान ही पर्याप्त नहीं है; स्वचालन सभी व्यवसायों के लिए जरूरी है, और नैनोनेट्स के साथ, स्वचालन यात्रा अधिक प्रबंधनीय हो जाती है।
इन उपकरणों को स्थापित करने में समय और संसाधनों का निवेश करके, आप देखेंगे कि निवेश पर रिटर्न कई अलग-अलग तरीकों से प्राप्त होता है।
- उत्पादकता - सबसे पहले, उत्पादकता आसमान छू जाएगी। स्वचालन कार्यों को अधिक कुशल बनाने के अलावा और भी बहुत कुछ करता है, यह आपकी एपी और एआर टीमों को व्यवसाय के अधिक मूल्य-वर्धित पहलुओं पर अपने प्रयासों को केंद्रित करने में भी सक्षम बनाता है।
- आर्थिक लाभ - बढ़ी हुई उत्पादकता व्यवसायों के लिए बेहतर वित्तीय परिणामों की ओर ले जाती है।
- टीम संतुष्टि- नैनोनेट्स और ज़ीरो काम करने वाले लोगों को उनकी नौकरियों में कम तनावग्रस्त और खुश बनाते हैं। जब आपके पास एक खुश स्टाफ होता है, तो पूरी दुनिया आपके लिए खुल जाती है।
जब एक साथ उपयोग किया जाता है, तो आप नैनोनेट्स की स्वचालन शक्ति के साथ ज़ीरो की संपूर्ण लेखांकन क्षमता का आनंद ले सकते हैं। जैसे-जैसे उत्पादकता बढ़ने लगती है, मैन्युअल त्रुटियाँ कम होने लगती हैं, और आपके ग्राहक और कर्मचारी अधिक खुश होते जाते हैं, आप बहुत खुश होंगे कि आपने ऐसा किया।
व्यवसायिक नेता जो वास्तव में चीजों को हिलाना चाहते हैं, उन्हें आगे नहीं देखना चाहिए; ये उपकरण आपके व्यवसाय के शुरू से अंत तक चलने के तरीके को बदल देंगे। आज ही आरंभ करने के लिए, नैनोनेट्स को ज़ीरो से लिंक करें और काम पर लग जाएँ!
- एसईओ संचालित सामग्री और पीआर वितरण। आज ही प्रवर्धित हो जाओ।
- प्लेटोडेटा.नेटवर्क वर्टिकल जेनरेटिव एआई। स्वयं को शक्तिवान बनाएं। यहां पहुंचें।
- प्लेटोआईस्ट्रीम। Web3 इंटेलिजेंस। ज्ञान प्रवर्धित। यहां पहुंचें।
- प्लेटोईएसजी. कार्बन, क्लीनटेक, ऊर्जा, पर्यावरण, सौर, कचरा प्रबंधन। यहां पहुंचें।
- प्लेटोहेल्थ। बायोटेक और क्लिनिकल परीक्षण इंटेलिजेंस। यहां पहुंचें।
- स्रोत: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-on-xero/
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