ज़ीरो कई देशों में स्थित छोटे व्यवसाय ग्राहकों के लिए क्लाउड-आधारित, SaaS अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर है। 2006 में स्थापित ज़ीरो कंपनी न्यूज़ीलैंड स्थित है। ज़ीरो का सॉफ़्टवेयर एक पारंपरिक प्रणाली के रूप में देय खातों को संभालता है जिसके लिए मैन्युअल डेटा प्रविष्टि की आवश्यकता होती है। ज़ीरो खातों के देय स्वचालन के लिए, ज़ीरो ग्राहक तृतीय-पक्ष एपी स्वचालन सॉफ़्टवेयर को एकीकृत करते हैं।
ज़ीरो पर एपी कैसे प्रबंधित करें
ज़ीरो पर देय खाते (एपी) प्रबंधित करें इन आवश्यक प्रक्रियाओं को निष्पादित करके:
- ज़ीरो अकाउंटिंग सिस्टम को ईमेल द्वारा या स्कैनिंग द्वारा विक्रेता चालान या अन्य बिल प्राप्त करें
- चालान स्वीकृत करें
- भुगतान निर्धारित करें
- ज़ीरो देय खातों में चालान/बिल जोड़ता है
- भुगतान किया गया
- चालान/बिल को भुगतान के रूप में चिह्नित किया गया
लेकिन ध्यान दें कि ज़ीरो के भीतर निष्पादित होने वाले ये चरण बहुत सारे मैन्युअल कार्यों को कवर नहीं करते हैं। उदाहरण के लिए, देय खातों को विभाग के कर्मचारियों को दृष्टिगत रूप से निर्धारित करने की आवश्यकता है चालान मैन्युअल सत्यापन प्रक्रियाओं के माध्यम से सही होते हैं और अनुमोदन प्राप्त करते हैं।
इन सटीकता सत्यापन प्रक्रियाओं में खरीद आदेश (पीओ) के साथ चालान का 3-तरफ़ा मिलान (या 2-तरफ़ा मिलान) और माल की प्राप्ति के लिए, यदि लागू हो, एक प्राप्ति रिपोर्ट शामिल है।
एपी स्टाफ को यह निर्धारित करने की आवश्यकता है कि कंपनी की व्यय नीति के अनुसार किस नामित बजटीय प्रबंधक को चालान को मंजूरी देने की आवश्यकता है। फिर देय खाते मिलान किए गए (अक्सर कागज-आधारित) दस्तावेज़ों को सही अनुमोदनकर्ता के पास भेज देते हैं और जब अनुमोदन समय पर नहीं होता है तो अनुमोदनकर्ताओं के साथ संपर्क करते हैं।
देय खाते एक बैच में चालान का भुगतान करते हैं। शायद देय खाते अभी भी पुराने स्कूल के पेपर चेक का उपयोग करते हैं। पेपर चेक का उपयोग करते समय, इन मैन्युअल चरणों की आवश्यकता होती है:
- सीएफओ या नियंत्रक द्वारा चेक चलाने की मंजूरी देना
- अधिकृत चेक हस्ताक्षर प्राप्त करना
- कागज पर चेक छापना
- मिलान किए गए चालान दस्तावेज़ प्रतियों के साथ एक चेक प्रति को अलग करना और दाखिल करना
- चेक और संलग्न प्रेषण सलाह के साथ लिफाफे भरना और मेल करना
- वर्तमान भुगतान स्थिति का अनुरोध करने वाले आने वाले आपूर्तिकर्ता कॉल या ईमेल का जवाब देना
ज़ीरो खाते देय वर्कफ़्लो
निम्नलिखित विवरण ज़ीरो कोर खाते देय सॉफ़्टवेयर में देय खातों की प्रक्रियाओं को निष्पादित करने के लिए ज़ीरो खातों के देय वर्कफ़्लो से संबंधित हैं।
आपूर्तिकर्ता बिल/चालान कैप्चर करें और दर्ज करें
ज़ीरो के व्यावसायिक संस्करण योजनाओं के उपयोगकर्ता, जिनमें प्रारंभिक, बढ़ती और स्थापित SaaS मूल्य निर्धारण योजनाएँ शामिल हैं, प्राप्त करते हैं अंतर्निहित हबडॉक वह सुविधा जो ज़ीरो में बिलों और रसीदों को कैप्चर करती है। हबडॉक ओसीआर डेटा कैप्चर के लिए एक ज़ीरो पार्टनर है जो दस्तावेज़ों से डेटा निकालता है और ज़ीरो में लेनदेन बनाता है। ज़ीरो बिल ईमेल पता खरीदारी अवलोकन पृष्ठ में किसी भी स्थिति टैब पर दिखाई देता है।
हबडॉक सुविधा का उपयोग करके ज़ीरो में आपूर्तिकर्ता बिल और चालान को कैप्चर करने के लिए, बिल ईमेल में एम्बेडेड होने के बजाय एक ईमेल अनुलग्नक होना चाहिए। इस ईमेल कैप्चर प्रक्रिया के लिए, आप किसी भी आपूर्तिकर्ता से प्राप्त बिलों को अपने ज़ीरो बिल ईमेल पते पर अग्रेषित करेंगे।
अधिकांश दस्तावेज़ और छवि प्रारूप कब काम करते हैं? ई-मेलिंग बिल एक संलग्न ईमेल बिल के साथ ड्राफ्ट बिल बनाने के लिए अपने ज़ीरो संगठन के अद्वितीय ईमेल पते पर जाएं। आप एक ही ईमेल में 10 बिल तक ईमेल कर सकते हैं जिससे ज़ीरो में अलग-अलग बिल बनेंगे। अधिकतम ईमेल आकार 25MB है.
ईमेल किया गया बिल विदेशी मुद्रा के बजाय आपकी कंपनी की आधार मुद्रा में होगा। केवल ऐसी सदस्यता के साथ जिसमें बहुमुद्रा शामिल है, आप ड्राफ्ट बिल या चालान पर मुद्रा को ज़ीरो में विदेशी मुद्रा में मैन्युअल रूप से बदल सकते हैं।
केवल अगर ज़ीरो ईमेल किए गए बिल को सफलतापूर्वक पढ़ सकता है, तो इनमें से कुछ फ़ील्ड, स्वतः-पॉप्युलेट हो जाएंगी और ज़ीरो में एक लाइटनिंग बोल्ट आइकन द्वारा निर्दिष्ट की जाएंगी:
- Contact
- तारीख
- कुल
- नियत तारीख
- संदर्भ
ध्यान दें कि यह इनवॉइस कैप्चर प्रक्रिया पूर्ण या सटीक नहीं हो सकती है और अभी भी बिजनेस/बिल टू पे मेनू में और आवश्यक मुद्रा रूपांतरण के लिए मैन्युअल चरणों (ई-मेलिंग बिलों के लिए ज़ीरो लिंक में सूचीबद्ध) को निष्पादित करने की आवश्यकता है।
यदि आप ईमेल बिल डेटा कैप्चर के लिए ज़ीरो के हबडॉक सुविधा का उपयोग नहीं करते हैं, तो आपको मैन्युअल डेटा प्रविष्टि करने की आवश्यकता है चालान जोड़ें और ज़ीरो अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर सिस्टम में बिल। व्यवसाय/बिल भुगतान मेनू में, नया बिल चुनें और फ़ील्ड के लिए विवरण दर्ज करें। बिल का भुगतान करने से पहले बिल को सहेजें और अनुमोदन के लिए भेजें।
आप इन खातों के देय बिलों को सही व्यय या परिसंपत्ति खाते, जैसे इन्वेंट्री, में मैन्युअल रूप से कोड करेंगे।
बिलों का भुगतान करें और भुगतान रिकॉर्ड करें
सेवा मेरे बिलों का भुगतान, भुगतान तिथि दर्ज करके और भुगतान किए जा रहे चालानों पर चेकमार्क लगाकर सिस्टम में बिल शेड्यूल करें (बैच द्वारा)। जब बिल का भुगतान किया जाता है, तो ज़ीरो लेनदेन को डेबिट के रूप में देय खातों में कमी और नकद में डबल-एंट्री बहीखाता क्रेडिट (और किसी भी प्रारंभिक भुगतान छूट) के रूप में रिकॉर्ड करता है।
नए आपूर्तिकर्ता जोड़ना
ज़ीरो अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर में, ज़ीरो नए आपूर्तिकर्ताओं को संपर्क के रूप में स्थापित करता है और यह निर्धारित करता है कि आप इन संपर्कों का उपयोग कैसे करते हैं - या तो आपूर्तिकर्ता या ग्राहक के रूप में, या दोनों के रूप में। यदि आप कोई बिल लोड करते हैं, तो संपर्क का उपयोग आपूर्तिकर्ता के रूप में किया जाता है। इसलिए, आपको संपर्कों को आपूर्तिकर्ताओं के पास ले जाने की आवश्यकता नहीं है। जब आप ज़ीरो में हबडॉक का उपयोग करते हैं, तो हबडॉक स्वचालित रूप से हो जाएगा ज़ीरो में आपूर्तिकर्ता को स्थापित करें चालान प्राप्त होने पर आपके लिए लेखांकन सॉफ्टवेयर प्रणाली। अन्यथा, ज़ीरो में आपूर्तिकर्ताओं को स्थापित करने के लिए मैन्युअल डेटा प्रविष्टि की आवश्यकता होती है।
व्यय और प्रतिपूर्ति का प्रबंधन करें
ज़ीरो के साथ, आप क्लाउड-आधारित ऑनलाइन सॉफ़्टवेयर से या ज़ीरो ऐप का उपयोग करने वाले मोबाइल डिवाइस से चालान, खर्च और प्रतिपूर्ति देख और प्रबंधित कर सकते हैं। व्यय प्रबंधन में आपकी दृश्यता उतनी व्यापक नहीं होगी जितनी एपी स्वचालन सॉफ्टवेयर एकीकरण के साथ होगी।
नैनोनेट्स के साथ ज़ीरो एपी वर्कफ़्लो को स्वचालित करना
आप नैनोनेट्स फ्लो, इसके एपी स्वचालन और भुगतान सहित चालान रसीद और चालान प्रसंस्करण के लिए सभी ज़ीरो एपी वर्कफ़्लो को पूरी तरह से स्वचालित कर सकते हैं। चालान प्रसंस्करण सॉफ्टवेयर देय खातों के लिए. नैनोनेट्स का उपयोग करता है देय खातों की सर्वोत्तम प्रथाएं इसके एपी ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर में।
नैनोनेट आपको उपलब्धि हासिल करने में मदद करता है विक्रेता ऑनबोर्डिंग देय खातों से संबंधित आसानी से और उत्कृष्ट दस्तावेज़ प्रबंधन। आपूर्तिकर्ता भुगतान विधि चुनते हैं.
नैनोनेट्स फ्लो एपी ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर आपको हेडर के साथ लाइन आइटम द्वारा इलेक्ट्रॉनिक रूप से इनवॉइस डेटा कैप्चर करने के लिए एआई/एमएल-एन्हांस्ड इंटेलिजेंट ओसीआर (ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन) के साथ नैनोनेट्स में ईमेल अग्रेषित करने या चालान को स्कैन करने की सुविधा देता है। लेकिन नैनोनेट्स एक ओसीआर विशेषज्ञ है और हबडॉक्स के साथ ज़ीरो की तुलना में इनवॉइस डेटा कैप्चर करने की सटीकता दर बहुत अधिक है, जो हर इनवॉइस के लिए विश्वसनीय रूप से प्रदान कर सकता है। नैनोनेट्स एआई-डेटा प्रविष्टि सटीकता और दक्षता को अनलॉक करने की कुंजी है।
नैनोनेट्स आपके व्यवसाय को मानवीय हस्तक्षेप या मैन्युअल प्रक्रियाओं के बिना समय पर, स्पर्श रहित चालान प्रसंस्करण प्रदान करता है जो कृत्रिम बुद्धिमत्ता (एआई) और इसके सबसेट, मशीन लर्निंग (एमएल) द्वारा संचालित है। स्वचालित सॉफ़्टवेयर चालान प्रसंस्करण में चालान सत्यापित करने के चरण शामिल हैं, चालान मिलान, भुगतान के लिए चालानों को मंजूरी देना, और अनुमोदित बिलों और चालानों का बैचों में भुगतान करना।
जब आप अपने इनवॉइस भुगतान शर्तों पर इंगित कम दिनों के भीतर भुगतान करते हैं, तो आप विक्रेता की प्रारंभिक भुगतान छूट का दावा करने में सक्षम होंगे, जैसे कि 10/2 के लिए 10 दिनों के भीतर भुगतान करना, देय चालान शेष से 30% छूट प्राप्त करने के लिए नेट 10। 30 दिनों में पूरी चालान राशि का भुगतान करने के बजाय। जब आप जल्दी भुगतान पर छूट लेते हैं व्यापार देनदारियां इन्वेंट्री आइटम के लिए, लागत बचत प्रभावशाली है।
नैनोनेट्स के साथ, आपके द्वारा इनवॉइस डेटा कैप्चर करने के बाद, नैनोनेट्स इनवॉइस और अकाउंट कोडिंग को सत्यापित करता है और उस डेटा को आपके अकाउंटिंग सिस्टम के साथ सिंक करता है। नैनोनेट्स इनवॉइस का सहायक दस्तावेज़ों से मिलान करता है, जिनमें शामिल हैं क्रय आदेश (पीओ) और माल रसीदें, जब लागू हो।
आपका व्यवसाय इनवॉइस अनुमोदनकर्ता स्थापित कर सकता है और आपकी कंपनी की नीति के अनुरूप खर्च सीमा तय कर सकता है या एआई को इसे संभालने दे सकता है चालान अनुमोदन कार्यप्रवाह यदि आप चाहें तो नैनोनेट्स के भीतर स्वचालित रूप से आपके लिए। अनुमोदनकर्ताओं के पास भुगतान के लिए चालान को अस्वीकार या स्वीकृत करने का विकल्प होता है।
नैनोनेट्स के साथ कुशल, बड़े बैचों का उपयोग करके पसंदीदा मुद्राओं में वैश्विक इलेक्ट्रॉनिक भुगतान शेड्यूल करें और करें। फिर नैनोनेट्स बैंक खातों, क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट या अन्य स्रोतों के साथ आंतरिक रिकॉर्ड या लेनदेन या भुगतान का मिलान और मिलान करेगा। खाता समायोजन.
नैनोनेट्स आपकी व्यावसायिक टीम को व्यावसायिक खर्चों पर दृश्यता के साथ बुद्धिमान विचार देता है, जिससे आपको व्यावसायिक लागतों को प्रबंधित करने के लिए अधिक नियंत्रण मिलता है।
निष्कर्ष
ज़ीरो खातों के देय वर्कफ़्लो में बहुत समय लगता है। जब आपका व्यवसाय ज़ीरो + एपी ऑटोमेशन के साथ वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करना शुरू कर देता है, तो देय खातों के कर्मचारियों को प्रतिपूर्ति की आवश्यकता वाले प्रत्येक आपूर्तिकर्ता, चालान, या कर्मचारी व्यय रिपोर्ट के लिए इन दोहराव वाले मैन्युअल डेटा प्रविष्टि चरणों को करने की आवश्यकता नहीं होगी।
पता लगाओ कैसे नैनोनेट्स द्वारा प्रवाहित करें ज़ीरो खातों को देय स्वचालन वर्कफ़्लो को सुपरचार्ज कर सकता है और अधिक सटीकता और वित्तीय नियंत्रण प्रदान कर सकता है।
- एसईओ संचालित सामग्री और पीआर वितरण। आज ही प्रवर्धित हो जाओ।
- प्लेटोडेटा.नेटवर्क वर्टिकल जेनरेटिव एआई। स्वयं को शक्तिवान बनाएं। यहां पहुंचें।
- प्लेटोआईस्ट्रीम। Web3 इंटेलिजेंस। ज्ञान प्रवर्धित। यहां पहुंचें।
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- स्रोत: https://nanonets.com/blog/xero-accounts-payable/
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