देय खातों के लिए आंतरिक नियंत्रण कैसे प्रबंधित करें

सभी व्यवसायों को अन्य लोगों या संस्थाओं को दिए गए भुगतान का प्रबंधन विशेषज्ञ रूप से करना चाहिए। इस फ़ंक्शन को कहा जाता है देय खाते, प्रत्येक उद्योग में व्यवसाय संचालन, वित्तीय प्रबंधन और दीर्घकालिक संबंध निर्माण के लिए महत्वपूर्ण है। 

देय खातों की टीमों को सही साझेदारों को सही भुगतान प्राप्त करने के लिए गति और सटीकता के बीच संतुलन बनाना होगा समय पर. भुगतान के संबंध में त्रुटियों की संभावना के लिए कई खातों पर देय नियंत्रणों को लागू करने की आवश्यकता होती है देय प्रक्रिया. 

देय खातों के आंतरिक नियंत्रणों को सावधानीपूर्वक विकसित किया गया है, व्यापक रूप से कार्यान्वित किया गया है, और व्यवसायों को भुगतान जोखिमों से बचाने के लिए लगातार परिष्कृत किया गया है, चाहे वे एपी प्रक्रिया में कहीं भी उत्पन्न हुए हों। हम विभिन्न प्रकार के एपी नियंत्रणों, देय खातों के आंतरिक नियंत्रण सर्वोत्तम प्रथाओं और आज के डिजिटल परिदृश्य में एपी नियंत्रणों को कैसे प्रबंधित करें, इसकी जांच करेंगे।

देय खातों के आंतरिक नियंत्रण को समझना

जब धनराशि वितरित करने की बात आती है - चाहे वह रिटर्न देने वाले ग्राहक के लिए हो, कच्चे माल भेजने वाले विक्रेता के लिए हो, या कर या शुल्क एकत्र करने वाली सरकारी संस्था के लिए हो - यह महत्वपूर्ण है कि प्रसंस्करण त्रुटियां रास्ते में न आएं। जिस व्यवसाय पर पैसा बकाया है, वह एक चालान भेजेगा, उस चालान को एपी टीम द्वारा संसाधित किया जाएगा, और फिर एपी टीम चालान मालिक को धन भेजेगी। एक बार धनराशि साफ हो जाने पर, प्रक्रिया पूरी हो जाएगी और व्यवसाय सामान्य रूप से जारी रह सकेगा। 

देय खातों के लिए आंतरिक नियंत्रण मानकों और आवश्यकताओं का एक सेट है जो एपी प्रक्रियाओं को अधिक कुशल बनाता है, फ़ंक्शन से जुड़े व्यावसायिक जोखिमों को कम करता है और दीर्घकालिक नकदी प्रबंधन को अनुकूलित करता है। शीघ्र ही रखो, एक कुशल और प्रभावी एपी टीम प्रत्येक डाउनस्ट्रीम व्यावसायिक कार्य पर सकारात्मक प्रभाव पड़ेगा। 

देय खाते जोखिम

देय खाते जोखिम देर से भुगतान और क्षतिग्रस्त व्यावसायिक संबंधों से कहीं अधिक है; यदि पर्याप्त रूप से गंभीर है, तो देय खातों के मुद्दों के कारण व्यावसायिक व्यवहार्यता पर सवाल उठाया जा सकता है। इस व्यावसायिक कार्य के कुछ सबसे बड़े जोखिम हैं:

• धोखा
• देर से या अपूर्ण भुगतान
• लेखापरीक्षा आवश्यकताओं का अनुपालन न करना
• अनुचित चालान प्रबंधन
• overpayments

देय खातों का व्यावसायिक कार्य नियंत्रण

जब सही ढंग से लागू किया जाता है, तो देय खातों के आंतरिक नियंत्रण पूरी प्रक्रिया में भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को विभाजित करते हैं, चालान और भुगतान सटीकता सुनिश्चित करते हैं, कई भुगतानों के जोखिम को कम करते हैं, एक पेपर ट्रेल बनाए रखते हैं जिसका ऑडिट किया जा सकता है, और शुरू से अंत तक मानवीय त्रुटि को कम करते हैं। 

सही एपी नियंत्रणों के साथ, व्यापारिक नेता, ग्राहक और अन्य विक्रेता यह जानकर चैन की नींद सो सकते हैं कि धोखाधड़ी का जोखिम कम है, धन का हस्तांतरण तेज और सटीक होगा, और आपके संगठन का वित्तीय प्रबंधन विश्वसनीय है। ऐसे कई खाते देय आंतरिक नियंत्रण सर्वोत्तम अभ्यास हैं जिन्हें प्रत्येक व्यवसाय को प्राथमिकता देनी चाहिए; आइए उनमें शामिल हों.

देय खातों के लिए आंतरिक नियंत्रण के प्रकार

देय खातों के आंतरिक नियंत्रण को तीन मुख्य उपश्रेणियों में विभाजित किया गया है: भुगतान नियंत्रण, डेटा प्रविष्टि नियंत्रण और भुगतान प्रविष्टि नियंत्रण की बाध्यता। प्रत्येक श्रेणी भुगतान प्रक्रिया में प्रमुख चरणों के साथ संरेखित होती है: आने वाले चालानों को मान्य करना, यह सुनिश्चित करना कि डेटा आंतरिक रूप से सही ढंग से दर्ज किया गया है, और भुगतान प्राप्तकर्ता को सही मात्रा में धनराशि वितरित करना। 

भुगतान नियंत्रण की बाध्यता

देय खातों के लिए पहले प्रकार का आंतरिक नियंत्रण किसी व्यवसाय के भुगतान दायित्व पर केंद्रित होता है। जब आने वाले चालान किसी व्यवसाय को भेजे जाते हैं, तो व्यवसाय को अवश्य भेजना चाहिए प्रत्येक चालान को मान्य करें. उन्हें प्राप्त वस्तुओं या सेवाओं के अनुरूप होना चाहिए और उन चालानों के डुप्लिकेट नहीं होने चाहिए जो पहले ही संसाधित हो चुके हैं। प्रक्रिया के इस भाग में, आपकी एपी टीम को निम्नलिखित तरीकों का उपयोग करके उचित परिश्रम करने की आवश्यकता है:

1. चालान स्वीकृति

आपके संगठन की संरचना के आधार पर, प्रभारी की सटीक भूमिका चालान अनुमोदन भिन्न हो सकते हैं, लेकिन आम तौर पर, एक व्यक्ति या लोगों की एक छोटी टीम होती है जो आने वाले चालान की समीक्षा करती है, सत्यापित करती है कि बकाया राशि सही है, और उस चालान के भुगतान को मंजूरी देती है। 

ऐसा करना जितना आप सोचते हैं उससे अधिक कठिन हो सकता है। अनुमोदनकर्ता को यह जानना होगा कि उत्पाद का कितना हिस्सा खरीदा जा रहा है, सहमत बिक्री मूल्य क्या है और क्या वह उत्पाद प्राप्त हो गया है। चालान, मूल खरीद आदेश और शिपिंग रसीदों के साथ, वे इसकी सटीकता सुनिश्चित करने के लिए जानकारी की जांच कर सकते हैं।

2. खरीद आदेश स्वीकृति

जब कोई व्यवसाय खरीदारी करने का निर्णय लेता है, तो खरीद टीम को इसे जारी करना और अनुमोदित करना चाहिए खरीद आदेश. एक बार खरीद ऑर्डर स्वीकृत हो जाने के बाद, इसे एक ऑर्डर नंबर दिया जाता है और विक्रेता के साथ साझा किया जाता है। यह चालान अनुमोदनकर्ता को प्रत्येक चालान के भुगतान को मंजूरी देने से पहले एक सरल जांच देता है। यह अधिक खर्च को कम करने और व्यय पूर्वानुमानों को प्रबंधित करने का एक शानदार तरीका है। 

3. त्रि-तरफा मिलान

खरीद आदेशों के साथ चालान की तुलना करने और जानकारी प्राप्त करने की प्रक्रिया को कहा जाता है तीन तरह से मिलान. यह सुनिश्चित करता है कि जिन वस्तुओं के लिए भुगतान किया जा रहा है वे प्राप्त हो गईं। भुगतान प्राधिकृत करने से पहले मिलान किया जाना चाहिए। 

4. डुप्लिकेट चालान या भुगतान ऑडिट

अंतिम रूप से यह सत्यापित करना है कि चालान पर लाइन आइटम के लिए भुगतान पहले से ही विक्रेता को नहीं भेजा गया है। यह मैन्युअल हुआ करता था, लेकिन अब, अधिकांश व्यवसाय अपने सिस्टम को खंगालने, संबंधित इनवॉइस नंबर और ऑर्डर नंबर की खोज करने और किसी भी डुप्लिकेट भुगतान को चिह्नित करने के लिए नैनोनेट्स जैसे सॉफ़्टवेयर टूल पर भरोसा करते हैं।  

डेटा प्रविष्टि नियंत्रण

डेटा प्रविष्टि नियंत्रण - विशेष रूप से अधिकांश में उपयोग किए जाने वाले डिजिटल समाधानों के साथ लेखांकन और एफपी&ए कार्य - आज टीमों के देय खातों के लिए प्रमुख आंतरिक नियंत्रण हैं। भुगतान करने के आपके दायित्व को निर्धारित करने के बाद, आपके खाते के भुगतान योग्य सॉफ़्टवेयर में सही डेटा प्राप्त करने के लिए डेटा प्रविष्टि नियंत्रण लागू होते हैं। चाहे आप ईआरपी, ऑटोमेशन प्लेटफ़ॉर्म, या टूल के संयोजन का उपयोग करें, सटीक डेटा प्रविष्टि को प्राथमिकता दी जानी चाहिए। देय खातों के लिए इन आंतरिक नियंत्रणों को नेविगेट करने के दो तरीके हैं:

1. अनुमोदन से पहले रिकॉर्ड चालान

इस दृष्टिकोण के साथ, जैसे ही एपी टीम प्रेषक से एक चालान और उसके संबंधित डेबिट को प्राप्त करती है, उसे रिकॉर्ड कर लिया जाता है। फिर इसे अनुमोदन प्रक्रिया के माध्यम से भेजा जाता है, जिसके परिणामस्वरूप अक्सर तेजी से प्रसंस्करण और निधि संवितरण होता है।

2. अनुमोदन के बाद चालान रिकॉर्ड करें

यदि आप डुप्लिकेट भुगतान के बारे में चिंतित हैं, तो आंतरिक रूप से उचित प्राधिकारी द्वारा अनुमोदित होने के बाद अपने सिस्टम में चालान रिकॉर्ड करने का विकल्प चुनें। यदि आप सावधानी बरतने में गलती कर रहे हैं, तो यह अनुशंसित तरीका है। 

3. भुगतान प्रविष्टि नियंत्रण

देय खातों की प्रक्रियाओं के लिए अंतिम प्रमुख प्रकार के आंतरिक नियंत्रण सभी भुगतान प्रविष्टि नियंत्रण हैं। ये उन चालानों से जुड़े भुगतान भेजने पर ध्यान केंद्रित करते हैं जिन्हें स्वीकृत किया गया है और आपके सिस्टम पर अपलोड किया गया है। इस श्रेणी में देय खातों पर नियंत्रण हैं:

4. कर्तव्यों का अलगाव

चेक तैयार करने और हस्ताक्षर करने का काम एक ही व्यक्ति को न सौंपें; सुरक्षा की एक अतिरिक्त परत बनाने के लिए उन्हें अलग रखें। इससे यह भी सुनिश्चित होता है कि कोई दूसरा व्यक्ति भुगतान करने से पहले हर चीज की दोबारा जांच कर रहा है। यह सरल लग सकता है, लेकिन यह समग्र देय खातों के आंतरिक नियंत्रण में एक प्रमुख भूमिका निभाता है। 

5. मैनुअल चेक पर हस्ताक्षर

हस्ताक्षर टिकटों से दूर रहें और सभी विक्रेता भुगतानों के लिए पुराने जमाने के मैन्युअल चेक पर हस्ताक्षर करना अनिवार्य करें। स्टांप का उपयोग अनधिकृत व्यक्तियों द्वारा किया जा सकता है, धोखाधड़ी का खतरा बढ़ सकता है और आकस्मिक डुप्लिकेट भुगतान का कारण बन सकता है।

6. सुरक्षित जाँच भंडारण

चेक को एक बंद भंडारण क्षेत्र में रखें जो आपके संगठन द्वारा उपयोग किए जाने वाले किसी भी हस्ताक्षर टिकट से अलग हो।

7. चेक नंबरों को ट्रैक करना

चेक रन का उपयोग करके भेजे गए सभी चेक पर कड़ी नजर रखकर, एपी टीमें यह पहचान सकती हैं कि क्या कोई चेक गायब हो गया है और उचित चैनलों के माध्यम से समस्या को चिह्नित कर सकती है।

8. दोहरा हस्ताक्षर

एक निश्चित राशि से अधिक के भुगतान के लिए दोहरे हस्ताक्षर नीति के बिना देय खातों का नियंत्रण पूरा नहीं होगा। जब बहुत सारा पैसा दांव पर हो तो एक प्रबंधक या उच्च-स्तरीय कार्यकारी प्रभावी सुरक्षा उपाय के रूप में काम कर सकता है।

देय खाते आंतरिक नियंत्रण सर्वोत्तम प्रथाएँ

एपी नियंत्रण की सभी श्रेणियां सर्वोत्तम अभ्यास अनुशंसाओं के साथ आती हैं। चालू खाते के देय आंतरिक नियंत्रण सर्वोत्तम अभ्यास क्या हैं, इस पर अपडेट रहना महत्वपूर्ण है, खासकर जब नई प्रौद्योगिकियां एपी प्रक्रिया को आंतरिक और बाह्य रूप से बदल देती हैं। 

सर्वोत्तम प्रथाएँ: भुगतान नियंत्रण की बाध्यता

भुगतान नियंत्रण की बाध्यता से अधिकतम सुरक्षा प्राप्त करने के लिए, एक सुसंगत दस्तावेज़ भंडारण समाधान का उपयोग करना सुनिश्चित करें। यदि आपका व्यवसाय कागजी चालान स्वीकार करता है, उन सभी को अलग-अलग स्थानों पर रखता है, और जहां वे जाते हैं उसके लिए कोई मानक प्रक्रिया नहीं है, तो चीजें खो जाएंगी।

इसके बजाय, निवेश करें एपी सॉफ्टवेयर जैसे कि नैनोनेट्स, जो प्रत्येक चालान की एक डिजिटल प्रतिलिपि रख सकता है, अनुमोदन प्रवाह को ट्रैक कर सकता है, और चालान डेटा को आपके संगठन के भीतर अन्य प्रणालियों से मिला सकता है। जब भुगतान पहले ही भेजा जा चुका हो तो सॉफ़्टवेयर समाधान डुप्लिकेट को चिह्नित कर सकते हैं या व्यक्तियों को सूचित कर सकते हैं। डिजिटल टूल के साथ भी, हितों के टकराव से बचना सुनिश्चित करें और भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को अलग करने में मदद के लिए अनुमोदन और भुगतान प्रक्रियाओं में कई लोगों को शामिल रखें। 

सर्वोत्तम प्रथाएँ: डेटा प्रविष्टि नियंत्रण

डेटा प्रविष्टि मानवीय त्रुटि का एक बड़ा कारण है। प्रत्येक चालान या खरीद आदेश से जानकारी को हाथ से इनपुट करने के लिए अपने एपी स्टाफ सदस्यों में से एक पर भरोसा करने के बजाय, दस्तावेज़ों को दस्तावेज़ पढ़ने वाले टूल में स्कैन करें जो स्वचालित रूप से जानकारी निकाल सकता है और इसे आपके द्वारा नियोजित व्यावसायिक प्रणालियों के माध्यम से वितरित कर सकता है। नैनोनेट्स द्वारा प्रवाह को अनुकूलित किया गया है मैन्युअल डेटा प्रविष्टि को समाप्त करें और सभी के साथ निर्बाध रूप से संवाद करता है शीर्ष ईआरपी, सीआरएम, और अन्य व्यावसायिक उपकरण। 

सर्वोत्तम प्रथाएँ: भुगतान प्रविष्टि नियंत्रण

भुगतान प्रविष्टि नियंत्रण के अनुरूप, प्रक्रिया में कर्तव्यों का कुछ पृथक्करण रखना सुनिश्चित करें। आप नहीं चाहेंगे कि वही व्यक्ति जिसने चालान को मंजूरी दी हो, वही व्यक्ति चेक लिखे और उस पर हस्ताक्षर करे; भुगतान करने से पहले दूसरे समूह की नज़र हर चीज़ पर होनी चाहिए। इससे भी बेहतर, मुद्रित चेक के बजाय ACH भुगतान या वायर ट्रांसफ़र पर स्विच करने पर विचार करें। चीज़ें खो नहीं सकतीं, कागज़ का निशान अविनाशी है, और भुगतान लगभग तुरंत प्राप्त हो जाता है। 

देय खातों के लिए आंतरिक नियंत्रण आपके व्यवसाय, विक्रेताओं और ग्राहकों की सुरक्षा करता है

यदि आप नए एपी नियंत्रण लागू करने के लिए उत्सुक हैं लेकिन आप निश्चित नहीं हैं कि कहां से शुरू करें। बैठें और शुरू से अंत तक प्रक्रिया का ऑडिट करें। कौन शामिल है? एक बार चालान प्राप्त होने से लेकर उसके भुगतान तक क्या सटीक कदम उठाए जाते हैं? वर्तमान प्रक्रिया में दिक्कतें क्या हैं? प्रौद्योगिकी कैसे कारक बनती है

एक बार जब आपके पास आधार रेखा के रूप में इन प्रश्नों का उत्तर हो, तो आप आगे बढ़ने से पहले संभावित परिणामों और अधिक जटिल परिवर्तनों की पहचान करना शुरू कर सकते हैं। आपको नए नियंत्रणों या अद्यतन प्रक्रियाओं को लागू करने में सहायता के लिए ऐसे लोगों की आवश्यकता होगी जो फ़ंक्शन को अच्छी तरह से समझते हों, लेकिन एक बार पूरा हो जाने पर, ये नियंत्रण आपके व्यवसाय और उससे जुड़े प्रत्येक व्यक्ति या संगठन की सुरक्षा करेंगे।

• एसईओ संचालित सामग्री और पीआर वितरण। आज ही प्रवर्धित हो जाओ।
• प्लेटोडेटा.नेटवर्क वर्टिकल जेनरेटिव एआई। स्वयं को शक्तिवान बनाएं। यहां पहुंचें।
• प्लेटोआईस्ट्रीम। Web3 इंटेलिजेंस। ज्ञान प्रवर्धित। यहां पहुंचें।
• प्लेटोईएसजी. कार्बन, क्लीनटेक, ऊर्जा, पर्यावरण, सौर, कचरा प्रबंधन। यहां पहुंचें।
• प्लेटोहेल्थ। बायोटेक और क्लिनिकल परीक्षण इंटेलिजेंस। यहां पहुंचें।
• स्रोत: https://nanonets.com/blog/internal-controls-for-accounts-payable/