देय खातों के लिए 3 वे मैच: एक गहन मार्गदर्शिका

व्यवसाय वित्त दल एक आवश्यक खातों की देय प्रक्रिया के रूप में विक्रेता चालानों का 3 तरह से मिलान करते हैं। सहायक दस्तावेजों के मिलान के 3 तरीके से, कंपनियां डुप्लिकेट, गलत या कपटपूर्ण भुगतानों का पता लगा सकती हैं।

इस लेख का लक्ष्य थ्री वे मैच प्रोसेस, मैनुअल मैचिंग प्रोसेस के दर्द बिंदु, थ्री वे मैचिंग प्रोसेस को ऑटोमेट करने का तरीका और ऑटोमेशन के फायदों को समझना है।

3 तरह से मिलान को एक स्वचालित वर्कफ़्लो के रूप में सबसे अच्छा प्रदर्शन किया जाता है, जो कि नैनोनेट्स जैसे देय ऑटोमेशन सॉल्यूशंस द्वारा संचालित होता है।

क्या है थ्री वे मैच?

सभी भुगतानों में धोखाधड़ी से बचने और यह सुनिश्चित करने के लिए किसी प्रकार का सत्यापन शामिल है कि सहायक दस्तावेजों में वित्तीय विवरण एक दूसरे से मेल खाते हैं।

एक थ्री वे मैच एक आंतरिक नियंत्रण प्रक्रिया है जो खरीद आदेश (पीओ) की तुलना अच्छे प्राप्त नोट (जीआरएन) और संबंधित आपूर्तिकर्ता के चालान से करती है।

इसकी तुलना में एक टू वे मैच, केवल पीओ की तुलना चालान से करता है। बिल की गई मात्रा (इनवॉइस में) ऑर्डर की गई मात्रा (क्रय ऑर्डर में) से मेल खाना चाहिए। और चालान मूल्य खरीद आदेश में उद्धृत मूल्य से मेल खाना चाहिए।

दोतरफा मिलान प्रक्रिया संगठनों में चालानों को सत्यापित करने के लिए डिफ़ॉल्ट दृष्टिकोण है। लेकिन कंपनियां सत्यापन की एक अतिरिक्त परत जोड़ने और अधिक खर्च को रोकने के लिए तीन तरह के मिलान को तेजी से अपना रही हैं।

3 तरह से मिलान इनवॉइस भुगतानों को तेज़ी से स्वीकृत करने में मदद करता है और किसी भी विसंगतियों, त्रुटियों या संभावित धोखाधड़ी को भी चिह्नित करता है।

थ्री वे मैचिंग लाइन आइटम विवरण और कुल खरीद ऑर्डर (पीओ), अच्छे के लिए रसीदें (सत्यापित प्राप्त दस्तावेज और पैकिंग पर्ची), और ग्राहक को भेजे गए विक्रेता चालान की तुलना करता है।

सफलतापूर्वक सत्यापित इनवॉइस को स्वीकार्य सहिष्णुता स्तरों के भीतर पीओ और रसीद से मेल खाना चाहिए। एक चालान जो मेल खाने वाली सहनशीलता में विफल रहता है उसे होल्ड पर रखा जाता है और उचित समीक्षा के लिए भेजा जाता है।

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विषय - सूची

थ्री वे मैच कैसे करें?

RSI देय प्रक्रिया काफी हद तक तीन दस्तावेजों में ट्रैकिंग विवरण पर निर्भर है: खरीद आदेश, आदेश रसीद और चालान।

विक्रेता भुगतान संसाधित करने से पहले, एपी टीम इन 3 दस्तावेजों को सत्यापित करने के लिए जाती है कि कंपनी द्वारा प्राप्त उत्पाद/सेवा शुरू में आदेश/अनुरोध के विवरण से मेल खाती है।

3 रास्ता चालान का मिलान ऊपर उल्लिखित 3 महत्वपूर्ण दस्तावेजों में से किसी में त्रुटियों या विसंगतियों को उजागर करने में मदद करता है। त्रुटियों/मुद्दों में गलत भुगतान विवरण, बढ़ा हुआ/गलत मूल्य, गलत या क्षतिग्रस्त उत्पाद आदि शामिल हो सकते हैं।

यदि तीन तरह से मिलान करने की प्रक्रिया में त्रुटियों को चिह्नित किया जाता है, तो चालान को रोक दिया जाता है और भुगतान रोक दिया जाता है। एक बार जब समस्या का समाधान हो जाता है और एक सफल तीन-तरफा मिलान होता है, तो चालान को संसाधित और भुगतान किया जा सकता है।

3 तरह से मैच का उदाहरण

उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि एक खरीदार, क्रेता इंक., एक विक्रेता/आपूर्तिकर्ता से $1500 का चालान प्राप्त करता है, आपूर्तिकर्ता इंक., सौ पेन ड्राइव के लिए:

• एपी टीम पहले अपने पीओ के साथ इनवॉइस की तुलना / मिलान करती है ताकि यह जांचा जा सके कि विवरण (पेन ड्राइव), मात्रा (100), लागत ($15 प्रति पीस), कुल मूल्य ($ 1500) और शर्तें (भुगतान शर्तें) शुरू में उन से मेल खाती हैं या नहीं स्वीकृत पीओ
• इसके बाद, इनवॉइस और पीओ विवरण की ऑर्डर रसीद (रिपोर्ट प्राप्त करने) में तुलना/मिलान की जाती है। यह रसीद प्राप्तकर्ता विभाग द्वारा डिलीवरी के साथ आने वाली पैकिंग स्लिप के आधार पर तैयार की जाती है। पेन ड्राइव का प्रकार और मात्रा (100), कीमत ($15 प्रति पीस) और कुल मूल्य ($1500) मूल पीओ और इनवॉइस में दिए गए विवरणों से मेल खाना चाहिए।
  • प्राप्त करने वाला विभाग इस स्तर पर क्षति और गुणवत्ता की भी जाँच करता है।

यदि चालान, पीओ और ऑर्डर रसीद बिल्कुल मेल खाते हैं (या स्वीकार्य सहनशीलता स्तर के भीतर), तो आपके पास एक सफल 3 तरह का मिलान है। चालान का भुगतान अब एपी टीम द्वारा किया जा सकता है।

यदि 3 दस्तावेज़ मेल नहीं खाते - तीन तरह से मेल खाने वाले सहिष्णुता स्तर से ऊपर - तो त्रुटियों/समस्याओं को हल करने तक चालान को रोक दिया जाता है।

आइए इन दस्तावेजों में से प्रत्येक को संक्षेप में देखें और देखें कि वे 3 तरह से मिलान प्रक्रिया देय खातों से कैसे संबंधित हैं:

क्रय आदेश

एक खरीद आदेश या पीओ एक कंपनी का मानक, क्रमिक रूप से क्रमांकित रूप है जो उन उत्पादों या सेवाओं को सूचीबद्ध करता है जिनकी उसे आवश्यकता होती है। खरीद आदेश का उपयोग खरीद को अधिकृत करने के लिए किया जाता है।

पीओ एक अनुबंध बन जाता है जब इसे उस विक्रेता द्वारा भेजा और स्वीकार किया जाता है जो सामान या सेवाओं को वितरित करने का इरादा रखता है। RSI खरीद विभाग एक हस्ताक्षरित और स्वीकृत के आधार पर एक खरीद आदेश उत्पन्न करता है परचेज़ रेक्विज़ीशन विक्रेता चयन के बाद।

RSI खरीद आदेश प्रक्रिया कंपनी का नाम और लोगो, विक्रेता का नाम और संपर्क जानकारी, कानूनी और भुगतान की शर्तें, छूट की पेशकश, खरीद आदेश संख्या, कंपनी बिलिंग और शिपिंग पता, विवरण के साथ लाइन आइटम, मूल्य निर्धारण, मात्रा का आदेश, विस्तारित राशि, उप-योग, बिक्री कर यदि कोई हो, और कुल राशि।

रसीद

रसीद एक भौतिक या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज है जो वस्तुओं/सेवाओं की वास्तविक प्राप्ति को दर्शाता है। प्राप्तियों का सत्यापन कंपनी के प्राप्तकर्ता विभाग द्वारा वितरित उत्पादों के साथ शामिल मदवार विक्रेता पैकिंग स्लिप के विरुद्ध किया जाता है।

रसीद भुगतान विधि के साथ-साथ खरीद आदेश संख्या का संदर्भ देती है - दस्तावेज़ मिलान की सुविधा।

माल की प्राप्ति पूरे खरीद ऑर्डर या आंशिक शिपमेंट की डिलीवरी हो सकती है यदि किसी उत्पाद को बाद में वितरण के लिए वापस ऑर्डर किया गया हो या किसी अन्य स्थान से भेजा गया हो।

विक्रेता चालान

एक विक्रेता चालान एक दस्तावेज है जो ग्राहक को वितरित माल या प्रदान की गई सेवाओं के लिए बिल करता है। चालान भुगतान के लिए एक अनुरोध है।

इनवॉइस फ़ील्ड प्राथमिक रूप से खरीद ऑर्डर के समान होते हैं।

इनवॉइस में इनवॉइस नंबर, ऑर्डर की तारीखें, शिपमेंट की तारीखें, प्रेषण का पता, भुगतान की शर्तें, शुरुआती भुगतान छूट, सबटोटल, बिक्री कर और कुल देय राशि का भी उल्लेख होता है।

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मैनुअल मिलान में दर्द बिंदु

मैनुअल टू वे या थ्री वे मैचिंग एक दर्दनाक धीमा, महंगा और त्रुटि-प्रवण हो सकता है। 3 तरह से मिलान और खातों को देय अनुमोदन कार्यप्रवाह को स्वचालित करना निश्चित रूप से एपी टीमों को उच्च मूल्य के कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने और उन्हें मैनुअल पेपर वर्क के पहाड़ से बचाने में मदद करेगा।

हजारों सहायक दस्तावेजों का मैन्युअल मिलान समय लेने वाला, महंगा और श्रमसाध्य हो सकता है। AP टीमें हर इनवॉइस, पीओ और रसीद के लिए मैन्युअल रूप से बहुत सारे मानव-घंटे खर्च करती हैं!

देरी और त्रुटियां खातों को देय टीम को ओवरटाइम काम करने के लिए मजबूर करती हैं और विक्रेताओं को देर से भुगतान के लिए दंड भी ला सकती हैं।

मैनुअल थ्री वे मैचिंग प्रक्रिया में कुछ प्रमुख दर्द बिंदु यहां दिए गए हैं जो अंत में देरी और लागत में वृद्धि का कारण बनते हैं:

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इसे आखिरी बार बनाने के लिए 30-मिनट के लाइव डेमो को बुक करें कि आपको कभी भी इनवॉइस या रसीदों से डेटा को ERP सॉफ़्टवेयर में मैन्युअल रूप से दर्ज करना होगा।

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प्रक्रिया को स्वचालित करने के लाभ

3 तरह से मिलान प्रक्रिया को स्वचालित करना यदि ऊपर दिए गए मैन्युअल मिलान के सभी दर्द बिंदु नहीं हैं तो सबसे अधिक पते हैं। यहां कुछ शीर्ष कारण दिए गए हैं कि क्यों व्यवसाय तेजी से तीनतरफा मिलान और बड़ी एपी प्रक्रिया को स्वचालित कर रहा है:

ऑडिट ट्रेल्स प्रदान करें

एक स्वचालित डिजिटल-प्रथम दृष्टिकोण यह सुनिश्चित करता है कि सभी रिकॉर्ड सुसंगत हैं और सत्य का एक ही स्रोत प्रदान करते हैं। जब डेटा हर समय आसानी से उपलब्ध होता है, तो व्यवसाय स्पष्ट ऑडिट ट्रेल्स तक पहुंच सकते हैं और वित्तीय विसंगतियों को जल्दी से पहचान सकते हैं।

त्रुटि दर और धोखाधड़ी कम करें

स्वचालित 3 तरह से मिलान करने वाला सॉफ़्टवेयर सहिष्णुता स्तरों और अनुमोदनों के आधार पर पूर्व निर्धारित नियमों/कार्यप्रवाहों पर कार्य करता है। ऐसे स्वचालित वर्कफ़्लो तेज़ और अत्यधिक सटीक होते हैं। वे जल्दी से त्रुटियों और धोखाधड़ी के संभावित मामलों को चिह्नित करते हैं ताकि एपी टीमें तत्काल कार्रवाई कर सकें।

आपूर्तिकर्ता संबंधों में सुधार

एपी वर्कफ़्लो से मेल खाने वाला एक सुपरचार्ज्ड 3 तरह से समय पर विक्रेता भुगतान सुनिश्चित करता है। विक्रेता जल्दी भुगतान को महत्व देते हैं और बदले में छूट की पेशकश कर सकते हैं। इस प्रकार स्वचालन एक स्थिर आपूर्ति श्रृंखला स्थापित करते हुए लागत बचाने में मदद कर सकता है।

नीचे की रेखा बढ़ाएँ

तीन तरह से मिलान और अन्य एपी प्रक्रियाओं को स्वचालित करने से समय की बचत होती है, श्रम लागत कम होती है, धोखाधड़ी/त्रुटियों को रोकता है, और लंबे समय में विक्रेता छूट प्रदान करता है। यह कंपनी की निचली रेखा पर एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है।

निर्बाध सिंक

अपने 3-वे मैच को सीधे अपने ERP या अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर पर सिंक करके अपनी पुस्तकों को तेज़ी से बंद करें।

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टचलेस एपी वर्कफ़्लो सेट करें और देय खातों की प्रक्रिया को कारगर बनाना कुछ लम्हों में। 30 मिनट का लाइव डेमो अभी बुक करें।

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3 तरह से मिलान और एपी वर्कफ़्लो को स्वचालित कैसे करें

बहुत से एपी ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर, नैनोनेट्स की तरह, संगठनों को मैन्युअल 3 तरह से मिलान से पूरी तरह से टचलेस स्वचालित वर्कफ़्लो में स्विच करने में मदद कर सकता है। उद्यमों में एपी टीमें नैनोनेट्स का उपयोग एंड-टू-एंड स्वचालित खातों को देय वर्कफ़्लो बनाने के लिए करती हैं।

नैनोनेट्स पर स्थापित एपी ऑटोमेशन और 3 तरह से मेल खाने वाले वर्कफ़्लोज़ अतिरिक्त कर्मचारियों को नियोजित किए बिना एपी विभाग के कार्यभार के 80% को कम कर सकते हैं।

नैनोनेट्स के साथ आप एक स्वचालित एपी 3 तरह से मेल खाने वाले वर्कफ़्लो सेट कर सकते हैं जो स्वचालित रूप से:

• कई स्रोतों से दस्तावेज़ और फ़ाइलें खींचता है - ईमेल, स्कैन किए गए दस्तावेज़, डिजिटल फ़ाइलें/छवियां, क्लाउड स्टोरेज, ईआरपी इत्यादि।
  • इनवॉइस, पीओ और रसीदों के रूप में दस्तावेजों को सही ढंग से वर्गीकृत और क्रमबद्ध करता है
• सभी चालानों, पीओ और प्राप्तियों से डेटा को सटीक रूप से पढ़ता और कैप्चर करता है
• संबंधित इनवॉइस, पीओ और प्राप्तियों में फ़ील्ड, व्यय, शेष राशि और एसकेयू स्तर की जानकारी को 3 तरह से मिलान करके मिलान करता है
  • फ़्लैग थ्री वे मैच एरर जो सहनशीलता के स्तर को भंग करती है या एक सफल थ्री वे मैच पर आगे अनुमोदन के लिए इनवॉइस भेजता है।
• व्यय रिपोर्ट बनाने से लेकर प्रबंधक अनुमोदन प्राप्त करने तक सभी व्यय कार्यप्रवाहों को संभालें
• और उपरोक्त सभी को अपनी पसंद के किसी भी ईआरपी, अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर या बिजनेस टूल के साथ सिंक/एकीकृत करें
  • हम सेज, ज़ीरो, नेटसुइट, क्विकबुक और बहुत कुछ के साथ आसानी से एकीकृत हो जाते हैं

कागजी काम के पहाड़ों से जुड़े कार्यों से अपनी एपी टीम को बचाएं। यह देखने के लिए एक डेमो बुक करें कि नैनोनेट आपकी सभी एपी प्रक्रियाओं को कैसे स्वचालित कर सकता है।

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