डेटा आपके व्यवसाय की सबसे मूल्यवान वस्तुओं में से एक है, लेकिन चुनौतियों की एक अनूठी श्रृंखला प्रस्तुत करता है। बहुत बार, हम वास्तविक रूप से उपयोग या प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने की तुलना में कहीं अधिक डेटा एकत्र और संग्रहीत करते हैं। इसे आमतौर पर कहा जाता है स्टोवपाइपिंग और वर्णन करता है कि जब डेटा साइलो पूरे पारिस्थितिकी तंत्र से स्वतंत्र रूप से संचालित होता है या अन्यथा अलग हो जाता है।
उस अंत तक, यह समझना कि आपके एकाधिक डेटा स्रोतों को एक सुसंगत और उपयोगी संपूर्ण में कैसे एकीकृत किया जाए, परिचालन दक्षता में सुधार करने और उस डेटा को उसकी पूर्ण उपयोगिता में उपयोग करने का पहला कदम है। सरल फ़ाइल एकीकरण और एपीआई एकीकरण आज व्यवसायों के लिए ऐसा करने का प्राथमिक साधन हैं, और प्रत्येक आपकी आवश्यकताओं के आधार पर लाभ और कमियों की एक श्रृंखला प्रदान करता है।
उदाहरण के लिए, एपीआई एकीकरण अप-टू-मिनट, विशिष्ट और अलग डेटा खींचने के लिए सबसे अच्छा होता है, जबकि फ्लैट फ़ाइल ट्रांसफर अधिक मात्रा में डेटा को बैच-ट्रांसफर करने में उत्कृष्ट होता है। हालाँकि, यह समझने के लिए कि कौन सा डेटा एकीकरण आपके संगठन के लिए सबसे अच्छा काम करता है, आपको दोनों को अलग करने वाली कई बारीकियों को समझने की आवश्यकता होगी।
फ़्लैट फ़ाइल एकीकरण क्या है?
एक फ़्लैट फ़ाइल एक एकल फ़ाइल होती है, जो आमतौर पर CSV या TXT प्रारूप में होती है, जो डेटाबेस या डेटा सेट को एकत्रित और समेकित करती है। यदि आपने कभी अपने ईआरपी की सिस्टम फ़ाइलों को खोजा है, तो आपको TXT या CSV फ़ाइलें मिल सकती हैं, जिन्हें खोलने पर, वर्णों और पाठ की स्ट्रिंग या पंक्तियाँ दिखाई देती हैं, जिनमें उनके कार्य से संबंधित मुट्ठी भर पहचानने योग्य कीवर्ड होते हैं, जैसे क्लाइंट खाता नाम , बीच-बीच में फैला हुआ।
जब आप फ़्लैट-फ़ाइल एकीकरण का उपयोग करते हैं, तो आपका स्रोत डेटा - जैसे देय खातों का स्थानांतरण आपके एपी ऑटोमेशन सॉफ़्टवेयर से जानकारी - आपके ईआरपी में उस एकल फ़ाइल को लेती है और संपूर्ण चयन को एक बैच के रूप में अपलोड करती है। उदाहरण के लिए, एक बैंक सुबह में एक फ्लैट फ़ाइल तैयार कर सकता है, जिसमें रात भर की फ़ाइल शामिल हो सकती है ईएफ़टी स्थानान्तरण, और निष्पादन के लिए उन्हें अपने भुगतान प्रसंस्करण प्लेटफ़ॉर्म पर अपलोड करें।
यह उदाहरण फ्लैट फ़ाइल एकीकरण का उपयोग करते समय एक महत्वपूर्ण अंतर पर प्रकाश डालता है - जबकि प्रक्रिया को मैन्युअल नहीं होना चाहिए, इसे वास्तविक समय में कभी भी निष्पादित नहीं किया जाता है। इसके बजाय, आवर्ती या पुनरावृत्त बिंदुओं पर, डेटा को एकत्रित किया जाएगा, एक फ्लैट-फ़ाइल प्रारूप में मानकीकृत किया जाएगा, और फिर भंडारण, उपयोग या निष्पादन के लिए लागू डेटाबेस या एप्लिकेशन पर अपलोड किया जाएगा।
फ़्लैट फ़ाइल एकीकरण कैसे काम करता है?
डेटा को एक फ़्लैट फ़ाइल में समेकित करने के बाद, आप आमतौर पर अपनी डिजिटल सुरक्षा स्थिति के आधार पर दो अपलोड विधियों में से एक का उपयोग करेंगे। पहला, फ़ाइल ट्रांसफर प्रोटोकॉल (एफ़टीपी) दो डेटाबेस के बीच एक सीधा डेटा लिंक है जिसमें आप दोनों को कनेक्ट करते हैं, फ़ाइल को प्राप्त सर्वर पर अपलोड करते हैं, फिर इसे उपयोग के लिए उसी सर्वर से डाउनलोड करते हैं। एफ़टीपी ऑफ़लाइन रहते हुए भी किया जा सकता है लेकिन यह हमेशा उतना सुरक्षित नहीं होता जितना कुछ प्रोटोकॉल के लिए आवश्यक होता है।
जब डिजिटल सुरक्षा आवश्यकताएँ निर्धारित हों, तो आप भी इसका उपयोग कर सकते हैं सुरक्षित एफ़टीपी, या एसएफटीपी। एसएफटीपी मानक एफ़टीपी के समान मार्गों पर कार्य करता है लेकिन स्थानांतरित करते समय डेटा की सुरक्षा के लिए एन्क्रिप्शन का लाभ उठाता है। एसएफटीपी मानक है जब व्यक्तिगत या संवेदनशील जानकारी खतरे में हो HIPAA, वित्तीय खाते, या ग्राहक/ग्राहक डेटा।
एपीआई एकीकरण क्या है?
यह समझने के लिए कि एपीआई एकीकरण कैसे काम करता है, हमें यह जानना होगा कि एपीआई क्या है is और यह कैसे संचालित होता है। एपीआई का मतलब एप्लीकेशन प्रोग्रामिंग इंटरफ़ेस है। एपीआई एक तरह से डिजिटल रूप से स्पर्श करने योग्य सब्सट्रेट की तरह है जिस पर एक प्लेटफ़ॉर्म या सॉफ़्टवेयर संचालित होता है। एपीआई दो असमान प्लेटफ़ॉर्मों को अलग-अलग होने देते हैं, अन्यथा असंबद्ध प्लेटफ़ॉर्म क्लाउड-आधारित डेटा लिंक के माध्यम से लगभग वास्तविक समय में संचार करते हैं।
फिर से बैंकिंग उदाहरण का उपयोग करते हुए, जब आप आज व्यक्तिगत बैंक खाते कनेक्ट करते हैं, तो आपसे अक्सर खाता और रूटिंग नंबरों को मैन्युअल रूप से इनपुट करने और फिर परीक्षण जमा के लिए प्रतीक्षा करने की विरासत विधियों के बजाय स्वामित्व को प्रमाणित करने के लिए प्लेड जैसी सेवा का उपयोग करने के लिए कहा जाएगा। सत्यापन. इन मामलों में, प्लेड और इसी तरह के एप्लिकेशन आपके बैंकिंग संस्थान से सीधे जुड़ने और थोड़े इंतजार के साथ स्वामित्व को मान्य करने के लिए एपीआई का उपयोग करते हैं।
एपीआई एकीकरण कैसे काम करता है?
जब आप एपीआई एकीकरण का उपयोग करते हैं, तो आप बल्क ट्रांसफर के लिए डेटा का एक बैच बनाने के बजाय विशिष्ट डेटा साझा करने के लिए एक तत्काल डिजिटल लिंक बनाते हैं जैसा कि हमने फ़ाइल-आधारित एकीकरण में किया था। जैसे-जैसे SaaS उपकरण डिजिटल पारिस्थितिकी तंत्र पर हावी होते जा रहे हैं, डिजिटल "बैक ऑफिस" कार्यों को चलाने के लिए एपीआई पर तेजी से भरोसा किया जा रहा है। उदाहरण के लिए, एक विशिष्ट ईकॉमर्स स्टोर क्रेडिट कार्ड और क्रिप्टो सहित असंख्य भुगतान विधियों को अपने से जोड़ने के लिए एपीआई का उपयोग कर सकता है। धारी खाता, फिर लेनदेन की जानकारी को QuickBooks जैसे अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में स्थानांतरित करने के लिए फिर से API का उपयोग करें।
ध्यान दें कि, इस मामले में, अंतिम-उपयोगकर्ता को यह भी पता नहीं होगा कि वे एपीआई एकीकरण का लाभ उठा रहे हैं। तेजी से, ये ग्राहक-सामना वाले एप्लिकेशन ग्राहक को कोडिंग कौशल की आवश्यकता के बिना तत्काल डेटा हस्तांतरणीयता प्रदान करते हैं। एपीआई एकीकरण पर्दे के पीछे स्थानांतरण को चलाने वाला वास्तविक तंत्र और बुनियादी ढांचा है।
यदि आप एक पर्याप्त बड़े संगठन की तलाश कर रहे हैं एपी-समर्थित एपीआई एकीकरण प्लेटफॉर्महालाँकि, आप संभवतः समझते हैं कि एपीआई एकीकरण वैचारिक रूप से कैसे काम करता है और फ़ाइल-आधारित एकीकरण की तुलना में उनके लाभ क्या हैं।
फ़्लैट फ़ाइल एकीकरण और एपीआई के बीच क्या अंतर है?
फ्लैट फ़ाइल एफ़टीपी बनाम एपीआई का वजन करना एक कट-एंड-ड्राई "एक्स वाई से बेहतर है" बाइनरी निर्णय नहीं है। इसके बजाय, एपीआई बनाम एफ़टीपी को संतुलित करना इस बात का मामला है कि कौन सी परिचालन संबंधी ज़रूरतें आपकी निर्णय लेने की प्रक्रिया को संचालित करती हैं और आप उन ज़रूरतों में बदलाव का अनुमान कैसे लगाते हैं। यहां बताया गया है कि वे कुछ सबसे सामान्य उपयोग वाली श्रेणियों में कैसे एकत्रित होते हैं:
एफ़टीपी बनाम एपीआई: डेटा जटिलता
यदि आप कुछ बुनियादी लेनदेन या उपयोगकर्ता लॉग प्रबंधित कर रहे हैं तो फ़्लैट फ़ाइलें पर्याप्त होंगी। लेकिन जैसे ही आप प्रमाणीकरण आवश्यकताओं, एसएफटीपी एन्क्रिप्शन से परे सुरक्षा आवश्यकताओं और आम तौर पर अधिक जटिल डेटा आवश्यकताओं को पूरा करना शुरू करते हैं, एपीआई आपके लिए सबसे अच्छा विकल्प है। विजेता: एपीआई
एपीआई बनाम एफ़टीपी: बिना सहायता वाली पठनीयता/संपादन क्षमता
एपीआई इंटरैक्शन एक अत्यंत जटिल डिजिटल वातावरण में होता है, जो सामान्य उपयोगकर्ता के लिए "हुड के नीचे" लगभग समझ से बाहर है। हालाँकि, फ़्लैट फ़ाइलें एक्सेल जैसे मानक फ़ाइल रीडर और थोड़े से अनुभव या प्रशिक्षण के साथ आसानी से पढ़ने योग्य और संपादन योग्य होती हैं। विजेता: फ़्लैट फ़ाइलें
एपीआई बनाम फ़्लैट फ़ाइल: डेटा पाचन
फ़्लैट फ़ाइलों का उपयोग करते समय, प्रत्येक पंक्ति को डिजिटल रूप से पार्स किया जाता है, मूल्यांकन किया जाता है और स्टैंडअलोन और अनुक्रमिक आधार पर संसाधित किया जाता है। एपीआई प्रत्यक्ष और पूर्वनिर्धारित डेटा एक्सेस एक्सचेंज की पेशकश करते हैं। विजेता: एपीआई
फ़्लैट फ़ाइल बनाम एपीआई: प्रयोज्यता
यदि आप एक अच्छी तरह से विकसित उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस के माध्यम से एपीआई का उपयोग कर रहे हैं, तो यह अधिकांश ऐप या सॉफ़्टवेयर इंटरैक्शन जितना ही सरल है। हालाँकि, यदि आपको हुड के नीचे झाँकना है, तो आश्चर्यचकित होकर चले जाने की अपेक्षा करें जब तक कि आपके पास प्रोग्रामिंग और कोडिंग में गहरा अनुभव न हो। जबकि एफ़टीपी डेटा एक्सचेंज में सीखने की अवस्था तेज़ होती है, तकनीक इतनी बुनियादी है कि कोई भी थोड़े से प्रशिक्षण के साथ कार्यों को निष्पादित कर सकता है। विजेता: टाई
एसएफटीपी बनाम एपीआई: पारिस्थितिकी तंत्र एकीकरण
एपीआई विभिन्न प्लेटफार्मों और सॉफ्टवेयर सेवाओं को एक साथ जोड़ने में सक्षम हैं - बशर्ते वे एपीआई एकीकरण की पेशकश करें। दूसरी ओर, एफ़टीपी या एसएफटीपी के माध्यम से फ्लैट फ़ाइल डेटा विनिमय विभिन्न प्लेटफार्मों और हार्डवेयर के बीच लगभग सार्वभौमिक है। विजेता: टाई
एपीआई बनाम फ्लैट फ़ाइल: स्केल
एपीआई एक साथ होने वाले भारी डेटा लोड को संभाल सकते हैं - लेकिन तृतीय-पक्ष एपीआई का लाभ प्रतिदिन एक निश्चित संख्या में एपीआई इंटरैक्शन (जिसे एपीआई कॉल कहा जाता है) के उपयोग को सीमित कर सकता है या प्रति कॉल चार्ज कर सकता है। यदि आप प्रतिदिन बड़ी मात्रा में डेटा का आदान-प्रदान करने की उम्मीद करते हैं तो यह निषेधात्मक साबित हो सकता है। फ़्लैट फ़ाइलें काफी बड़ी मात्रा में डेटा को संभाल सकती हैं, स्थानांतरण गति किसी भी अन्य कारक की तुलना में हार्डवेयर क्षमताओं द्वारा निर्धारित होती है। विजेता: टाई
एपीआई बनाम एफ़टीपी: विलंबता
चूँकि फ़्लैट फ़ाइलें मौजूदा डेटा को एकत्रित करती हैं, इसलिए उन्हें आवर्ती या पुनरावृत्त शेड्यूल के साथ बैचों में अपलोड या संसाधित किया जाता है। यदि आपका बजट निरंतर एपीआई कॉल का समर्थन नहीं कर सकता है, तो एपीआई लागत सीमा के साथ (लगभग) वास्तविक समय में काम करते हैं। एपीआई एकीकरण वास्तविक समय की पेशकश भी कर सकता है मैसेजिंग समर्थन - यदि यह ऐसी चीज़ है जिसका आपकी मार्केटिंग रणनीति समर्थन करती है। इस मामले में, यह इस पर निर्भर करता है कि आप लागत अनुकूलन को महत्व देते हैं या समयबद्धता को। विजेता: यह निर्भर करता है
एफ़टीपी बनाम एपीआई: त्रुटि प्रबंधन
चूंकि फ्लैट फ़ाइल एफ़टीपी और एसएफटीपी एकल डेटा समुच्चय द्वारा संचालित सीधे लिंकेज हैं, त्रुटियों को आमतौर पर मैन्युअल रूप से जांचना और ठीक करना पड़ता है। एपीआई में आमतौर पर उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस के माध्यम से स्वचालित त्रुटि पहचान और अधिसूचना होती है। विजेता: एपीआई
एसएफटीपी बनाम एपीआई: सुरक्षा
जब ठीक से उपयोग किया जाता है, तो एसएफटीपी सुरक्षित होता है पर्याप्त अधिकांश उपयोगों के लिए. लेकिन, कुल मिलाकर, एपीआई प्राधिकरण और प्रमाणीकरण आवश्यकताओं जैसे व्यापक-खतरे वाले सुरक्षा उपकरणों तक अधिक पहुंच प्रदान करता है। विजेता: एपीआई
एपीआई के माध्यम से कब एकीकृत करना है और फ्लैट-फ़ाइल का उपयोग कब करना है
भले ही हमने आमने-सामने के लिए एक बाइनरी विजेता/हारने वाले को नियुक्त किया है एपीआई बनाम एफ़टीपी टूटना, इसका वास्तविक उत्तर "क्या फ्लैट फ़ाइल या एपीआई एकीकरण बेहतर है?" आपकी विशिष्ट आवश्यकताओं पर निर्भर करता है। उदाहरण के लिए, स्वचालित देय खातों वाली प्रणालियों के लिए डेटा एकीकरण विकसित करने वाली एक लेखा टीम नकदी प्रवाह प्रबंधन और मेहनती भुगतान प्रक्रियाओं को प्राथमिकता दे सकती है - इस मामले में, वे संभवतः नेट -30 के भीतर आवर्ती आधार पर फ्लैट फ़ाइल एफ़टीपी के माध्यम से चालान बैचने में सक्षम होंगे। खिड़की। दूसरी ओर, यदि टीम की विक्रेता चालान करते हैं सॉफ्टवेयर प्लेटफार्मों की एक विविध श्रृंखला के माध्यम से, एपीआई एकीकरण के माध्यम से अपने लेखांकन सॉफ्टवेयर सिस्टम को विक्रेताओं से जोड़ना संभवतः सबसे अच्छा है।
यह निर्धारित करते समय कि क्या फ़ाइल-आधारित एकीकरण आपके व्यवसाय के लिए एपीआई एकीकरण से बेहतर है, कुछ अतिरिक्त विचार यहां दिए गए हैं:
डेटा का उपयोग कैसे किया जाता है?
यदि आप निरंतर और तत्काल डेटा विनिमय की आवश्यकता के बिना नियमित आधार पर लेनदेन, विशेष रूप से बड़ी मात्रा में पोस्ट कर रहे हैं, तो फ्लैट फ़ाइल एकीकरण सबसे अच्छा विकल्प है। यह विशेष रूप से सच है यदि आपकी डेटा विनिमय आवश्यकताएं केवल बैक-ऑफ़िस तंत्र हैं और ग्राहक-सामना करने वाली नहीं हैं। बैंक ग्राहकों को इसकी परवाह नहीं है कि लेन-देन फ़्लैट फ़ाइल अपलोड के माध्यम से कैसे पोस्ट किया जाता है, लेकिन उन्हें इसकी परवाह होगी कि जब भी वे आपके ईकॉमर्स स्टोर से खरीदारी करना चाहें तो उन्हें CSV फ़ाइल के साथ इंटरैक्ट करना पड़े। एपीआई बाद के मामले में और वास्तविक समय की आवश्यकताओं के साथ किसी भी अन्य ग्राहक-सामना वाले इंटरफ़ेस के लिए बेहतर है।
यदि आपकी कंपनी कई हार्डवेयर स्टैक और प्लेटफ़ॉर्म को जोड़ती है, तो दोनों समाधान अंतर्दृष्टि और विश्लेषण तैयार करने के लिए आपके डेटा को एकत्र करने और "अन-स्टोव पाइप" में मदद कर सकते हैं। इस मामले में चेतावनी यह है कि आपके प्लेटफ़ॉर्म को एपीआई एकीकरण की पेशकश करनी चाहिए। यदि वे ऐसा नहीं करते हैं, तो फ़ाइल-आधारित एकीकरण ही एकमात्र विकल्प है।
इसी तरह, यदि विलंबता एक चिंता का विषय है और आपको वास्तविक समय अपडेट की आवश्यकता है, तो एपीआई एक बेहतर समाधान है।
आपका संगठन कितना फैला हुआ है?
हालाँकि FTP लंबी दूरी तक हो सकता है, लेकिन इसकी गति स्वाभाविक रूप से हार्डवेयर द्वारा सीमित होती है। और, यद्यपि आप एफ़टीपी को स्थानीय रूप से ऑफ़लाइन निष्पादित कर सकते हैं, यह दूरस्थ स्थानांतरण के लिए एक विकल्प नहीं है। दूसरी ओर, एपीआई क्लाउड-आधारित हैं और कई भौगोलिक स्थानों पर व्यापक डेटा विनिमय के लिए बेहतर अनुकूल हैं।
आपका डेटा सेट कितना गहरा है?
यदि आप बड़े पैमाने पर डेटा मात्रा को जोड़ने का प्रयास कर रहे हैं जो कई चयनों में फैली हुई है, जैसे कि पूरी श्रृंखला एपी स्वचालन इनपुट, तो एक फ्लैट फ़ाइल आमतौर पर बेहतर होती है क्योंकि संपूर्णता को एक ही स्रोत में एकत्रित किया जाता है। तुलनात्मक रूप से, एपीआई एकीकरण अधिक विस्तृत है और एक फ्लैट फ़ाइल के माध्यम से एक ही सत्र में आदान-प्रदान किए जाने वाले डेटा की समान मात्रा को स्रोत करने के लिए अधिक उपयोगकर्ता इनपुट लेगा।
निष्कर्ष
याद रखें, फ़्लैट फ़ाइल बनाम एपीआई एकीकरण का मूल्यांकन करना कोई द्विआधारी निर्णय नहीं है। व्यावहारिक रूप से कहें तो, आप संभवतः अपनी परिचालन पहल के दौरान दोनों का लाभ उठाना चाहेंगे। उदाहरण के लिए, आपकी अकाउंटिंग टीम देय खातों को प्रबंधित करने के लिए फ्लैट-फ़ाइल एकीकरण का उपयोग कर सकती है, जबकि प्रबंधित करने के लिए अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर के साथ आपकी कंपनी के क्रेडिट कार्ड को सिंक्रनाइज़ करने के लिए एपीआई एकीकरण का भी उपयोग कर सकती है। व्यय खाते.
लेकिन दोनों के बीच अंतर जानने और प्रत्येक विधि के साथ कौन से उपयोग के मामले सबसे अच्छा काम करते हैं, यह जानने से आपका निर्णय लेने में मदद मिलती है - इसलिए अपने रणनीतिक डेटा लक्ष्यों का मार्गदर्शन करने के लिए डेटा पेशेवरों के साथ काम करना आमतौर पर एक सुरक्षित दांव है।
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- स्रोत: https://nanonets.com/blog/flat-file-integration-vs-api/
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