क्या आप इस बात को लेकर चिंतित हैं कि आपका व्यवसाय महीने या पूरे वर्ष के दौरान कितना पैसा खर्च करता है?
आइए व्यय रिपोर्ट को परिभाषित करके शुरुआत करें।
महीने, तिमाही या वर्ष के दौरान कंपनी द्वारा किए गए सभी खर्चों को रिकॉर्ड करने और रिपोर्ट करने के लिए एक व्यय रिपोर्ट बनाई जाती है। हालाँकि, इस रिपोर्ट में अवधि के दौरान भुगतान की गई सभी खरीदारी और कर भी शामिल हैं। व्यय रिपोर्ट आपके दिमाग को शांत रखने में मदद करती है, और आप सभी खर्चों का हिसाब-किताब रखकर व्यय पक्ष से राहत महसूस करते हैं।
इस संक्षिप्त मार्गदर्शिका में, हम आपको उन सभी व्यय रिपोर्टों के बारे में सूचित करेंगे जिन्हें आप अपने सभी व्यावसायिक व्ययों को रिकॉर्ड करने और अपने व्यय प्रबंधन को हल करने के लिए बना सकते हैं। साथ ही, हम व्यय रिपोर्ट बनाने के चरणों, व्यय रिपोर्ट के प्रकार, व्यय रिपोर्ट की श्रेणियों का वर्णन करेंगे और अंत में देखेंगे कि हम स्वचालन और कृत्रिम बुद्धिमत्ता का उपयोग करके व्यय रिपोर्ट निर्माण को कैसे स्वचालित कर सकते हैं।
व्यय रिपोर्ट क्या है?
व्यय रिपोर्ट में कंपनी की ओर से खर्च की गई लागतों की एक वर्गीकृत और विस्तृत सूची होती है।
व्यय रिपोर्ट और अतिरिक्त विश्लेषण पर्यवेक्षक या वित्तीय टीम को यह निर्धारित करने में सहायता करते हैं कि व्यय का कितना हिस्सा पुनर्भुगतान के लिए अधिकृत है, पैसा कैसे खर्च किया जा रहा है, और कंपनी कौन सी वस्तुएं खरीदती है।
कागज पर या इलेक्ट्रॉनिक रूप से बनाई गई एक व्यय रिपोर्ट, एक कर्मचारी द्वारा अपनी जेब से भुगतान की गई और मुआवजे का दावा करने वाली सभी व्यावसायिक लागतों को सूचीबद्ध करती है। इन लागतों को अक्सर माइलेज, भोजन और कार्यालय आपूर्ति में विभाजित किया जाता है। इसके अतिरिक्त, वे विभिन्न विक्रेताओं और उनके अलग-अलग शुल्कों का खुलासा करने के लिए आइटम बनाते हैं। व्यय रिपोर्ट केवल किए गए कुल व्यय को दिखाने की तुलना में अनुमति प्रक्रिया के दौरान अधिक गहन ऑडिटिंग को सक्षम बनाती है।
आपको अपनी व्यय रिपोर्ट में क्या शामिल करना चाहिए?
एक व्यावसायिक रिपोर्ट होने के नाते, व्यय रिपोर्ट में विभिन्न जानकारी और पूछताछ शामिल होती है। विवरण और जानकारी इस प्रकार है:
कर्मचारी के बारे में जानकारी
व्यय रिपोर्ट में सबसे पहले रिपोर्ट को बनाए रखने वाले कर्मचारी की बुनियादी जानकारी लिखी जाती है, जैसे नाम, संपर्क नंबर, विभाग, आदि।
ग्राहक के बारे में जानकारी
अगली बात जो लिखनी है वह उस ग्राहक का विवरण है जिसने उत्पाद/सेवा खरीदी है और कंपनी किससे वस्तु खरीदती है।
तारीख
फिर प्रत्येक खर्च की तारीख लिखनी है। साथ ही, प्राप्ति और व्यय रिपोर्ट की तारीख एक समान होनी चाहिए।
प्रकार और अन्य विवरण
व्यय रिपोर्ट के लिए एक और चीज़ की आवश्यकता होती है वह है व्यय का प्रकार और व्यय के बारे में अन्य विवरण।
कुल और उपकुल राशि
व्यय रिपोर्ट में शामिल अगली चीज़ प्रत्येक व्यय का योग और कुल व्यय (कंपनी द्वारा भुगतान किए जाने वाले कर सहित) है।
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व्यय रिपोर्ट का उपयोग करने के लाभ
व्यय रिपोर्ट प्रत्येक संगठन का एक मूलभूत हिस्सा है क्योंकि आप महीने, तिमाही या वर्ष के दौरान हुए लेनदेन और खर्चों को आसानी से रिकॉर्ड कर सकते हैं। इसके अलावा, व्यय रिपोर्ट तैयार करने से आपको निम्नलिखित तरीकों से लाभ हो सकता है।
खर्चों का नियंत्रण और ट्रैकिंग
किसी व्यवसाय में व्यय रिपोर्ट बनाना महत्वपूर्ण है क्योंकि यह लागतों को नियंत्रित करने और खर्चों पर नज़र रखने में मदद करता है। व्यय रिपोर्ट की मदद से आप आसानी से ट्रैक कर सकते हैं कि आपने अपनी कंपनी में कितना खर्च किया है।
आपके बजट को सटीक रखता है
आपका बजट जितना सटीक होगा, आपके लिए अपना व्यवसाय चलाना उतना ही आसान होगा। व्यय रिपोर्ट आपके व्यवसाय का बजट तैयार करने की सबसे बुनियादी रणनीति है। व्यय रिपोर्ट आपको संगठन के लिए एक सटीक बजट तैयार करने में सहायता करती है जो आपको निश्चिंत रहने और अपना व्यवसाय तुरंत चलाने में मदद करती है।
आप देख सकते हैं कि बड़े बजटीय आवंटन से किन विभागों को लाभ हो सकता है। अपनी कंपनी के वित्त को ट्रैक पर रखने के लिए, आप व्यय रिपोर्ट का उपयोग यह देखने के लिए भी कर सकते हैं कि विभाग अपने निर्धारित बजट का पालन कर रहे हैं या नहीं।
कर्मचारी खर्चों पर नज़र रखना शुरू करें एक व्यय रिपोर्ट टेम्पलेट.
कर्मचारी प्रतिपूर्ति प्रक्रिया का मानकीकरण करें
कर्मचारी इस बात के प्रति सचेत हैं कि क्या लागत प्रतिपूर्ति के लिए योग्य है या गैर-योग्य है क्योंकि व्यय रिपोर्ट एक मानकीकृत अभ्यास बन गई है। व्यय प्रबंधन. हालाँकि, व्यय रिपोर्ट प्रतिपूर्ति में सटीकता के साथ व्यय रिपोर्ट समय पर प्रस्तुत करने की सुविधा प्रदान करती है।
इसके अतिरिक्त, क्योंकि कर्मचारी अपने खर्च के हर पहलू को चालान के साथ दर्ज करते हैं, इसलिए वित्त प्रबंधकों के लिए यह निर्धारित करना आसान होता है कि खर्च सही हैं या नहीं। तो, हम कह सकते हैं कि व्यय रिपोर्ट हमेशा प्रतिपूर्ति बनाए रखने में मदद करती है।
कर रखरखाव
व्यवसाय चलाने का केंद्रीय भाग कर कटौती और भरण को बनाए रखना है। हालाँकि, करों के लिए एक अलग रिपोर्ट बनाना व्यस्त हो सकता है।
कंपनियां व्यय रिपोर्ट तैयार करती हैं क्योंकि यह रिपोर्ट और कर के विस्तार को उचित रूप से बनाए रखने में मदद करती है। इसी तरह मैनेजर पूरी अवधि के दौरान किए गए टैक्स खर्चों के पुख्ता सबूत के साथ उसे व्यय रिपोर्ट में लिखते हैं, जो एक बिजनेस के लिए फायदेमंद होता है।
व्यय रिपोर्ट के प्रकार
जैसे व्यय रिपोर्ट विभिन्न प्रकार की होती हैं टी एंड ई, मासिक खर्च, आदि। आम तौर पर सभी लागत रिपोर्टों का उद्देश्य व्यवसाय को बेहतर ट्रैकिंग और खर्च का विश्लेषण करने में सहायता करना है। टी एंड ई व्यय रिपोर्ट, जिनमें से कुछ कराधान उद्देश्यों के लिए महत्वपूर्ण हैं, उन क्षेत्रों का पता लगाने में सहायता कर सकती हैं जहां संगठन अधिक भुगतान कर सकते हैं।
कर्मचारी अक्सर साप्ताहिक व्यय विवरण तैयार करते हैं टी एंड ई जिसमें ग्राहक रात्रिभोज या ग्राहक परिसर की यात्रा जैसी चीजों पर खर्च किए गए उनके स्वयं के पैसे के बारे में जानकारी शामिल है। व्यवसाय उचित व्यय प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करके रिपोर्ट बना सकते हैं जो लागत पर नज़र रखने और यात्रा प्रबंधन रणनीति बनाने में सहायता के लिए कार्यकर्ता व्यय से संयुक्त डेटा का मूल्यांकन करती है।
व्यवसायों द्वारा व्यय के अन्य क्षेत्रों, विशेष रूप से मजदूरी और किराया जैसे ओवरहेड खर्चों की निगरानी के लिए व्यय रिपोर्ट के विभिन्न रूपों का उपयोग किया जाता है। आइए निम्नलिखित प्रकार की लागतों पर नजर डालें;
मासिक व्यय रिपोर्ट
एक निगम मासिक व्यय रिपोर्ट का उपयोग करके सभी परिचालन लागतों की निगरानी और मूल्यांकन कर सकता है। मासिक रिपोर्ट व्यवसाय को व्यय पैटर्न पर नज़र रखने, यह आकलन करने, कि कुल व्यय अनुमानों के अनुरूप है या नहीं, और लागत में कटौती के अवसरों की पहचान करने में सहायता करती है।
दीर्घकालिक व्यय रिपोर्ट
दीर्घकालिक व्यय रिपोर्ट, जिसमें अक्सर एक तिमाही या एक वर्ष शामिल होता है, एक कंपनी कितना पैसा खर्च करती है, इस पर एक और दृष्टिकोण पेश करती है। वार्षिक लागत रिपोर्ट का उपयोग व्यवसायों द्वारा अपने वार्षिक कर रिटर्न में शामिल करने के लिए कर कटौती का पता लगाने के लिए किया जा सकता है।
आवर्ती व्यय रिपोर्ट
नियमित व्यय जो व्यवसाय को मासिक भुगतान करना होगा, जैसे कि किराया, वेतन और उपयोगिताएँ, अक्सर आवर्ती व्यय रिपोर्ट में जांच की जाती हैं। इस व्यय में कोई भी महत्वपूर्ण वृद्धि जो गुप्त रूप से निचली रेखा को नुकसान पहुंचा सकती है, उनकी मदद से अधिक आसानी से पता लगाया जा सकता है।
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व्यय रिपोर्ट कैसी दिखती है?
व्यय रिपोर्ट एक फॉर्म की तरह होती है जिसमें व्यवसाय द्वारा किए गए सभी खर्च शामिल होते हैं। एक व्यय रिपोर्ट की जटिलता कुछ प्रमुख क्षेत्रों वाली एक सीधी स्प्रेडशीट से लेकर कई खंडों वाले कई दस्तावेज़ों तक हो सकती है। इसमें दिनांक, विक्रेता का नाम, ग्राहक का नाम, खाता विवरण, कुल राशि, घटाई गई राशि आदि शामिल है।
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व्यय रिपोर्ट कैसे भरें?
व्यय रिपोर्ट भरने के लगभग दो तरीके हैं
- मैनुअल व्यय रिपोर्ट
- इलेक्ट्रॉनिक व्यय रिपोर्ट
व्यय रिपोर्ट मैन्युअल रूप से कैसे भरें?
कई संगठनों ने अनुकूलित उपयोग करके व्यय रिपोर्ट बनाने की पुरानी मैन्युअल प्रक्रिया को अपनाया है व्यय रिपोर्ट टेम्पलेट्स पीडीएफ या शीट फॉर्म में रिपोर्ट तैयार करने के लिए।
यहां बताया गया है कि आप व्यय रिपोर्ट मैन्युअल रूप से कैसे भर सकते हैं:
- एक्सेल में व्यय रिपोर्ट टेम्पलेट का उपयोग करें।
- प्रत्येक कर्मचारी को अपनी रसीदों, बिलों और चालानों से लेकर अपने सभी खर्चों को एक्सेल टेम्पलेट में भरना आवश्यक है।
- कर्मचारियों को अपने प्रबंधक की समीक्षा के लिए अपने रोजगार विवरण, उप-योग, कुल और अन्य टिप्पणियाँ भरनी होंगी।
- फिर कर्मचारी एक ईमेल में व्यय रिपोर्ट और भुगतान के सभी प्रमाण समीक्षा के लिए प्रबंधक को संलग्न करता है।
- प्रबंधक रिपोर्ट प्राप्त करता है और सटीकता और किसी भी नीति उल्लंघन या झूठे दावों के लिए इसकी जाँच करता है।
- उनकी अनुमति मिलने के बाद रिपोर्ट प्रतिपूर्ति के लिए लेखा विभाग को भेजी जाती है।
व्यय रिपोर्ट स्वचालित रूप से कैसे भरें?
व्यय रिपोर्ट को मैन्युअल रूप से भरने के बजाय, आप नैनोनेट्स जैसे व्यय प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके अपने कर्मचारियों के लिए इसे स्वचालित कर सकते हैं। नैनोनेट्स के साथ स्वचालित व्यय रिपोर्ट और व्यय प्रतिपूर्ति प्रक्रिया कैसी दिखती है इसका सिर्फ एक उदाहरण यहां दिया गया है:
- आपके कर्मचारी सभी चालान, रसीदें और बिल एक विशिष्ट ईमेल पते पर अग्रेषित करते हैं।
- नैनोनेट्स ईमेल इनबॉक्स को पार्स करता है और आपके मेल सामग्री और अनुलग्नकों से डेटा ग्रहण करता है। यह स्वचालित रूप से सभी दस्तावेज़ों को सॉर्ट करता है और तारीख, कुल राशि, कर्मचारी का नाम, व्यय विवरण और बहुत कुछ जैसी जानकारी निकालता है।
- व्यय विवरण के आधार पर, नैनोनेट्स मौजूदा नीतियों और पॉप्युलेट के आधार पर खर्चों को स्वचालित रूप से वर्गीकृत कर सकता है एक व्यय रिपोर्ट टेम्पलेट Google शीट्स, एक्सेल, या अपनी पसंद के अन्य सॉफ़्टवेयर में।
- संकलित डेटा अनुमोदन के लिए संबंधित प्रबंधक के पास जाता है। एक बार जब खर्च पूरी तरह से स्वीकृत हो जाता है, तो डेटा को ज़ीरो, नेटसुइट, गूगल शीट्स या अन्य डेटाबेस जैसे पसंदीदा सिस्टम में निर्यात किया जाता है। एकीकरणों की जाँच करें.
- किसी भी झंडे के मामले में, हितधारकों के एक समूह को या तो व्यय को मंजूरी देने, या व्यय की समीक्षा करने और आवश्यक संशोधन प्रदान करने के लिए अधिसूचना प्राप्त होती है।
- इसके बाद आप सीधे इसके जरिए भी पेमेंट भेज सकते हैं नैनोनेट्स का उपयोग नैनोनेट्स प्रवाह. एकाधिक के साथ ACH भुगतान और वायर ट्रांसफर विकल्प, कर्मचारियों को राशि भेजें या इसे उनके में समायोजित करें वेतन पर्ची.
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व्यय स्वचालन के लिए नैनोनेट्स
ऑटोमेशन और आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस ने इस निराशाजनक परिदृश्य को बदल दिया है, और व्यय रिपोर्ट स्वचालन को आसान बना दिया है। आइए देखें कि नैनोनेट्स जैसा आधुनिक व्यय प्रबंधन सॉफ्टवेयर व्यय स्वचालन को सहज, कुशल और त्रुटि मुक्त बनाने के लिए इन तकनीकी प्रगति का उपयोग कैसे करता है।
1. व्यय व्यय: वही पुराने ख़र्चे, लेकिन यहीं जादू होता है। मोबाइल प्रौद्योगिकी के चमत्कारों और आपके ऐप्स और डेटाबेस से रसीदें आयात करने के लिए निर्बाध एकीकरण के कारण, रसीदें तेज़ गति से चलने वाली बुलेट से भी तेज़ी से कैप्चर की जाती हैं।
2. ऑटो-मैजिक रिकॉर्डिंग: ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकॉग्निशन (ओसीआर) तकनीक आपके द्वारा कहे जा सकने वाले "खर्च" की तुलना में अधिक तेज़ी से प्राप्तियों से संरचित डेटा को डिजिटल डेटा में निकालती है।
3. वास्तविक समय रिपोर्टिंग: रिपोर्टें एक बटन के क्लिक से उत्पन्न होती हैं - यह आपके स्वयं के निजी सहायक की तरह है, बिना कॉफ़ी चलाने के।
4. आसान स्वीकृतियां: सिस्टम-संचालित अनुपालन जांच पहले शुरू होती है, केवल आउटलेर्स को चिह्नित करती है। प्रबंधकों को हर रिपोर्ट के साथ व्हेक-ए-मोल खेलने के बजाय वास्तविक मुद्दों पर ध्यान केंद्रित करने का मौका मिलता है। फिर आप यह सुनिश्चित करने के लिए इंसानों को लूप में जोड़ सकते हैं कि चालान सही समय पर सही व्यक्ति को अनुमोदन के लिए भेजे जाएं। इसके अलावा, आप अपनी अनुमोदन नीति और कस्टम सत्यापन जांच लागू कर सकते हैं।
5. अनुपालन क्रूज नियंत्रण: निरंतर, स्वचालित ऑडिट जीवन को आसान बनाते हैं। विसंगतियाँ दुखते अंगूठे की तरह सामने आती हैं, और नीति प्रवर्तन ढोल से भी अधिक सख्त होता है।
6. प्रकाश प्रतिपूर्ति की गति: प्रतिपूर्ति तीव्र गति से होती है, जिससे कर्मचारियों का मनोबल बढ़ता है।
7. सिंक सिम्फनी: आपके अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर और अन्य ऐप्स के साथ निर्बाध एकीकरण डेटा प्रविष्टि और सामंजस्य को अराजक शोर-शराबे के बजाय एक सामंजस्यपूर्ण सिम्फनी में बदल देता है।
8. विचार की गति पर विश्लेषण: वास्तविक समय की अंतर्दृष्टि आपकी उंगलियों पर है, जो खर्च करने के पैटर्न और बचत के अवसरों में एक क्रिस्टल बॉल की पेशकश करती है।
निष्कर्षतः, जबकि मैनुअल कार्यान्वयन से लेकर स्वचालित व्यय प्रबंधन तक की छलांग एक बड़ी छलांग की तरह लग सकती है, वास्तव में, यह दक्षता, स्पष्टता और अंततः बढ़ी हुई लाभप्रदता की दिशा में छोटे, व्यावहारिक कदमों की एक श्रृंखला है।
यहां उन व्यवसायों के कुछ मामलों का अध्ययन दिया गया है जिन्होंने व्यय प्रबंधन और स्वचालन को सफलतापूर्वक लागू किया है -
- साल्टपे विक्रेता चालान प्रबंधित करने के लिए एसएपी के साथ एकीकृत होने के लिए नैनोनेट का उपयोग करता है.
- In2 प्रोजेक्ट प्रबंधन जल आपूर्ति निगम को नैनोनेट्स AI के साथ 700,000 AUD बचाने में मदद करता है.
- हैप्पी ज्वैलर्स, एक एसएमबी, नैनोनेट्स से कैसे लाभान्वित हुआ।
- नैनोनेट्स एआई एसीएम सर्विसेज को निष्कर्षण को स्वचालित करने में मदद करता है व्ययई दस्तावेज़, देय खातों की टीम के लिए 90% समय की बचत।
- तापी नैनोनेट्स का उपयोग करके संपत्ति रखरखाव चालान को स्वचालित करती है.
- प्यूमा ज़ोहो एक्सपेंस के साथ अपनी व्यय प्रबंधन प्रक्रिया को स्वचालित करता है।
- Rydoo के साथ SWISS ने व्यय प्रसंस्करण दक्षता में 80% सुधार किया.
- सनकॉमन एक्सपेंसिफाई कार्ड का लाभ उठाकर अपनी कंपनी के खर्च का प्रबंधन करता है और कंपनी का समय बचाता है।
निष्कर्ष
व्यय रिपोर्ट एक निश्चित अवधि के लिए कर्मचारी खर्चों का एक विहंगम दृश्य प्रदान करती है। वे कर्मचारी खर्चों को नियंत्रण में रखने के लिए एक प्रभावी उपकरण हैं। व्यवसायों को अपनी प्रतिपूर्ति प्रक्रियाओं के हिस्से के रूप में व्यय रिपोर्ट को अपनाना चाहिए और इन प्रतिपूर्ति प्रक्रियाओं को त्रुटि मुक्त बनाने के लिए उन्हें स्वचालित करने की दिशा में काम करना चाहिए।
अक्सर पूछे गए प्रश्न
व्यय रिपोर्ट का उपयोग किस लिए किया जाता है?
व्यय रिपोर्ट का उपयोग कंपनी द्वारा किए गए सभी खर्चों, कंपनी द्वारा खरीदी गई सभी वस्तुओं और करों की रिकॉर्डिंग को सूचीबद्ध करने के लिए किया जाता है।
विभिन्न व्यावसायिक व्यय श्रेणियाँ क्या हैं?
व्यय रिपोर्ट निम्नलिखित श्रेणियों में आती है;
शुल्क और कमीशन, विज्ञापन, वाहन का खर्च, ब्याज का खर्च, गिरवी का खर्च, बीमा का खर्च, पेशेवर और कानूनी सेवाएं, कार्यालय खर्च, लाभ-साझाकरण योजनाएं और पेंशन, किराया, मरम्मत और रखरखाव, और भी बहुत कुछ।
मासिक व्यय रिपोर्ट क्या है?
मासिक व्यय/लागत रिपोर्ट में फर्म की प्रत्येक खरीद और व्यय को सूचीबद्ध किया जाता है जिसे प्रबंधक महीने के दौरान लिखता है, जो व्यवसाय संचालन के लिए आवश्यक है।
व्यय क्या माना जाता है?
व्यय खर्च की गई धनराशि और किसी व्यवसाय द्वारा राजस्व उत्पन्न करने के लिए अनुभव किए गए व्यय हैं। उदाहरण के लिए, नए उपकरण खरीदना, कंपनी के वाहन का खर्च, डूबा हुआ कर्ज और कर्मचारियों का वेतन आदि।
आपको व्यय रिपोर्ट की आवश्यकता क्यों है?
हमें व्यय रिपोर्ट तैयार करने की आवश्यकता है क्योंकि प्रत्येक व्यय रिपोर्ट का उद्देश्य आम तौर पर कंपनी के खर्च और खरीद पर नज़र रखने, विश्लेषण करने और निगरानी करने में व्यवसाय की सहायता करना है।
व्यय रिपोर्ट प्रस्तुत करने के लिए कौन पात्र है?
कॉर्पोरेट नीति और जिस तरह से रिकॉर्ड का उपयोग किया जा रहा है, उसके आधार पर विभिन्न लोग संगठनों की आवश्यकता के आधार पर व्यय रिपोर्ट प्रस्तुत कर सकते हैं।
अधिकांश समय, केवल पर्यवेक्षक ही व्यय रिपोर्ट दाखिल कर सकते हैं, लेकिन कभी-कभी, कोई भी व्यक्ति जो अधिकृत व्यावसायिक खर्चों के लिए खर्च करता है और प्रतिपूर्ति का अनुरोध करता है, वह ऐसा कर सकता है।
कोई भी कभी-कभी रिपोर्ट दर्ज कर सकता है, लेकिन इसके लिए प्रबंधक की मंजूरी की आवश्यकता होती है।
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- स्रोत: https://nanonets.com/blog/expense-report/
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