10 में 2022 सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर

दुनिया भर के कार्यालय कागज रहित होते जा रहे हैं। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों ने व्यावसायिक दस्तावेज़ों से भरे कमरों का स्थान ले लिया है। इसके शीर्ष पर, यह बुद्धिमान स्वचालन, कम त्रुटियां, अतिरिक्त बचत, बढ़ी हुई सुरक्षा, और बहुत कुछ जैसे लाभों के साथ आता है।

और यह तेजी से बढ़ रहा है।

दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर बाज़ार वर्तमान में 5.5 में 2022 बिलियन अमरीकी डॉलर का है और 16.4 तक 2029 बिलियन अमरीकी डॉलर तक बढ़ने के लिए तैयार है। 16.8% तक सीएजीआर।

आइए देखें कि आप कुशल दस्तावेज़ प्रबंधन के साथ अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने की प्रवृत्ति पर कैसे आगे बढ़ सकते हैं। यह लेख बाज़ार में शीर्ष 5 दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर पर चर्चा करेगा। अग्रणी संगठन अपनी पेपर-आधारित प्रक्रियाओं को स्वचालित करने और दस्तावेज़ सुरक्षा, अनुक्रमण और समग्र दस्तावेज़ प्रसंस्करण को बढ़ाने के लिए नीचे उल्लिखित डीएमएस टूल का उपयोग करते हैं।

यदि आपके पास समय कम है, तो यहां 5 में शीर्ष 2022 दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर अनुशंसाएं हैं और वे एक दूसरे के साथ तुलना कैसे करते हैं:

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दस्तावेज़ प्रबंधन क्या है?

दस्तावेज़ प्रबंधन कैप्चर, ट्रैकिंग, निष्कर्षण, सत्यापन, अनुमोदन, और छवियों, ईमेल, शब्द दस्तावेज़, PDF और व्यवसाय से संबंधित अन्य दस्तावेज़ स्वरूपों जैसे दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने की एक प्रक्रिया है।

दस्तावेज़ प्रबंधन में दस्तावेज़ जीवनचक्र में सब कुछ शामिल है - पीढ़ी से लेकर निपटान तक।

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दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर क्या है?

दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर (डीएमएस) बुद्धिमान स्वचालन सॉफ़्टवेयर है जो वर्कफ़्लो स्वचालन के साथ दस्तावेज़ जीवनचक्र के हर पहलू को स्वचालित करता है, जैसे निर्माण, कैप्चर, डेटा निष्कर्षण, वर्गीकरण, सत्यापन, अनुमोदन, संशोधन, डेटाबेस सिंक्रनाइज़ेशन, भंडारण और सुरक्षा।

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली दस्तावेज़ टैगिंग, पूर्ण-पाठ खोज (यह आपको कीवर्ड खोजकर फ़ाइलों को खोजने की अनुमति देती है), और भूमिका-आधारित पहुँच भंडारण सुविधाओं जैसी सुविधाओं के साथ आपकी फ़ाइलों को ढूंढना और उनके साथ काम करना आसान बनाती है।

हालाँकि, यह केवल दस्तावेज़ संग्रहण से कहीं अधिक है; यह आपके डेटाबेस को व्यवस्थित करता है, डेटा प्रविष्टि जैसे मैन्युअल कार्यों को स्वचालित करता है, कर्मचारी उत्पादकता में सुधार करता है और ऑडिट के लिए गतिविधि लॉग बनाए रखता है।

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दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनते समय देखने के लिए सुविधाएँ

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की तलाश करते समय इन सुविधाओं को देखें:

• दस्तावेज़ इनपुट - क्या आप स्वचालित रूप से एकाधिक स्रोतों से दस्तावेज़ प्राप्त कर सकते हैं?
• दस्तावेज़ अनुक्रमण - क्या आप स्वचालित रूप से दस्तावेज़ों को सॉर्ट कर सकते हैं?
• दस्तावेज़ खोज - क्या आप कीवर्ड का उपयोग करके दस्तावेज़ खोज सकते हैं?
• दस्तावेज़ प्रसंस्करण - क्या आप ओसीआर का उपयोग करके दस्तावेज़ों से डेटा निकाल सकते हैं?
• कार्यप्रवाह स्वचालन - क्या आप दस्तावेज़ प्रसंस्करण को स्वचालित करने के लिए कार्यप्रवाह का उपयोग कर सकते हैं?
• दस्तावेज़ सुरक्षा - क्या दस्तावेज़ सुरक्षित स्टोरेज में होस्ट किए गए हैं? क्या आपके पास भूमिका-आधारित पहुंच है?
• अनुकूलन – क्या आप कार्यप्रवाह और प्रक्रियाओं को अनुकूलित कर सकते हैं?
• एकीकरण - क्या यह आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले व्यावसायिक उपकरणों के साथ एकीकृत है?
• लचीली होस्टिंग - क्या आप ऑन-प्रिमाइसेस या क्लाउड स्टोरेज विकल्प चुन सकते हैं?

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5 में शीर्ष 2022 दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर

#1। नैनोनेट्स

नैनोनेट्स एक एआई-आधारित दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर है जिसमें इन-बिल्ट शक्तिशाली ओसीआर, नो-कोड वर्कफ्लो और सुरक्षित स्टोरेज है। नैनोनेट्स सभी दस्तावेज़ प्रक्रियाओं जैसे दस्तावेज़ कैप्चर, डेटा निष्कर्षण, दस्तावेज़ सत्यापन, दस्तावेज़ खोज, दस्तावेज़ संग्रह, और बहुत कुछ स्वचालित कर सकते हैं। आप अपने दस्तावेज़ों को भूमिका-आधारित पहुँच और लचीले होस्टिंग विकल्पों के साथ नियंत्रित कर सकते हैं।

नैनोनेट्स नो-कोड कस्टम दस्तावेज़ वर्कफ़्लोज़, 5000+ एकीकरण और उन्नत ओसीआर सॉफ़्टवेयर के साथ दस्तावेज़ प्रबंधन को सरल बनाता है।

फ़ायदे

• Gmail, ड्राइव, आउटलुक आदि जैसे डेटा स्रोतों से आसानी से दस्तावेज़ कैप्चर करें।
• दस्तावेज़ों को पकड़ने, डिजिटाइज़ करने, सत्यापित करने और संग्रहीत करने के लिए स्वचालित कार्यप्रवाह
• सभी फ़्लैग किए गए दस्तावेज़ों पर अनुमोदन प्राप्त करने के लिए स्वीकृति वर्कफ़्लोज़
• एपीआई और जैपियर के माध्यम से 5000+ ऐप्स के साथ आसान एकीकरण
• दस्तावेजों से जानकारी निकालने के लिए पूर्व-प्रशिक्षित ओसीआर एपीआई मॉडल
• >95% सटीकता के साथ रिकॉर्ड से डेटा निकालें
• उपयोग में आसान इंटरफ़ेस - 30 मिनट या उससे कम समय में इसका उपयोग करना सीखें
• टेम्पलेट और आसान अनुकूलन विकल्प
• भूमिका आधारित अभिगम नियंत्रण
• 24×7 समर्थन

नुकसान

• कोई दस्तावेज़ निर्माण विकल्प नहीं
• ई-हस्ताक्षर दस्तावेजों के लिए इस्तेमाल नहीं किया जा सकता

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# 2। भीड़-भाड़

हडल एक सुरक्षित मंच पर दस्तावेज़ सहयोग, संशोधन, अनुमोदन और चर्चाओं को प्रबंधित करने के लिए एक ऑनलाइन हब बनाने के लिए संगठनों के लिए एक ऑनलाइन दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली प्रदान करता है।

ऑनलाइन Google ड्राइव स्टोरेज की तरह, आप सुरक्षा बढ़ाने के लिए निर्बाध रूप से साझा कर सकते हैं, सीमित पहुंच प्रदान कर सकते हैं या अपनी फ़ाइलों को सुरक्षित कर सकते हैं। Huddle सशुल्क प्लान भी ऑफ़र करता है जो अतिरिक्त संग्रहण स्थान, ऐड-ऑन जैसे मोबाइल ऐप्स, वीडियो कॉन्फ़्रेंसिंग क्षमताएं आदि प्रदान करते हैं.

फ़ायदे

• उपयोग करने और सीखने में आसान
• दस्तावेज़ संस्करण
• सुरक्षित क्लाउड दस्तावेज़ संग्रहण
• बाहरी उपयोगकर्ताओं के लिए आसान फ़ाइल-साझाकरण विकल्प
• आसान ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया
• माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सूट के साथ आसान एकीकरण

नुकसान

• सहयोग सुविधाओं में सुधार किया जा सकता है
• 2-फैक्टर ऑथेंटिकेशन जैसी हाई-सिक्योरिटी फीचर्स गायब हैं।

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#3। अल्फ्रेस्को वन

अल्फ्रेस्को वन दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर के लिए डिज़ाइन किया गया था उद्यम सामग्री प्रबंधन. इसका उपयोग या तो क्लाउड-आधारित सेवा के रूप में किया जा सकता है या ऑन-प्रिमाइसेस स्थापित किया जा सकता है। सॉफ्टवेयर उद्यम दस्तावेज़ खोज, सुरक्षित भंडारण, ओसीआर दस्तावेज़ प्रसंस्करण और बुद्धिमान दस्तावेज़ विश्लेषण के साथ उद्यम सामग्री के कुशल प्रबंधन की अनुमति देता है।

फ़ायदे

• महान दस्तावेज़ भंडारण और साझाकरण सुविधाएँ
• अनुकूलन विकल्प के बहुत सारे
• जटिल और व्यापक उपयोग के मामले।

नुकसान

• उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस बहुत सहज नहीं है।
• सेटअप करना मुश्किल
• वर्कफ़्लो का पता लगाना जटिल है।

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# 4। ओपनकेएम

OpenKM एक ऑल-इन-वन दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली है जो एक मंच में दस्तावेज़ प्रबंधन, सहयोग, वितरण और भंडारण के सभी पहलुओं को जोड़ती है। एंटरप्राइज़ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर एंटरप्राइज़ सामग्री पर पूर्ण नियंत्रण की अनुमति देता है, विस्तृत गतिविधि लॉग के साथ सुरक्षा बढ़ाता है, और स्वचालन के साथ दस्तावेज़ प्रवाह बनाए रखता है।

फ़ायदे

• सुविधा संपन्न डीएमएस प्लेटफॉर्म
• गैर-तकनीकी लोगों के लिए अच्छा है
• आसान एकीकरण
• बहुत बढ़िया अपटाइम
• सभी अद्यतन दस्तावेज़ों पर वायरस के लिए स्कैन करता है

नुकसान

• यूआई दिनांकित है
• ओसीआर हमेशा सटीक नहीं होता है

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eFileCabinet

eFileCabinet छोटे और मध्यम व्यवसायों के लिए एक एंटरप्राइज़-ग्रेड, क्लाउड-आधारित दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर है। eFileCabinet आपको एक ही स्थान पर अपने सभी पेपर दस्तावेज़, ईमेल, चालान, अनुबंध और अन्य महत्वपूर्ण जानकारी प्रबंधित करने की अनुमति देता है।

फ़ायदे

• फ़ोल्डर संरचना के लिए टेम्पलेट्स
• वर्कफ़्लो बिल्डर को ड्रैग एंड ड्रॉप करें
• सुरक्षित फ़ाइल भंडारण

नुकसान

• लंबी ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया
• यह बल्क परिवर्तनों का समर्थन नहीं करता है
• कभी-कभी पिछड़ जाता है

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यहाँ कुछ और दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ हैं जिनका विशेष उल्लेख करने की आवश्यकता है:

Google दस्तावेज़

Google डॉक्स एक मुफ़्त दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर है जिसे कहीं से भी एक्सेस किया जा सकता है, जिससे यह दुनिया के अन्य हिस्सों में ग्राहकों के साथ दूरस्थ रूप से काम करने वाले फ्रीलांसरों और छोटे व्यवसायों के लिए एक आदर्श विकल्प बन जाता है। बोनस के रूप में, Google डॉक्स ओसीआर छवियों को संपादन योग्य पाठ में परिवर्तित कर सकते हैं।

माइक्रोसॉफ्ट SharePoint

SharePoint संगठनों को दस्तावेज़ साझा करने, लोगों को जोड़ने और दस्तावेज़ प्रक्रियाओं को व्यवस्थित करने में मदद करता है। शेयरपॉइंट गूगल ड्राइव के समान है, जहां कर्मचारी आसान पहुंच के लिए दस्तावेजों की आंतरिक सूची में सहयोग और रखरखाव कर सकते हैं। आप माइक्रोसॉफ्ट शेयरपॉइंट को इसके साथ जोड़ सकते हैं माइक्रोसॉफ्ट पावर स्वचालित और उपयोग करें स्वचालित दस्तावेज़ वर्कफ़्लोज़.

दृष्टिकोण टीम

व्यूपॉइंट टीम निर्माण पेशेवरों के लिए एक शक्तिशाली दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली है। यह एकमात्र समाधान है जो आपको आवश्यक उपकरण प्रदान करता है मामला प्रबंधन शुरू से अंत तक, ग्राहकों के साथ सहयोगात्मक कार्यप्रवाह सहित, सुरक्षित समीक्षा और अनुमोदन दस्तावेजों के लिए प्रक्रिया, और अभिगम अधिकार नियंत्रण।

Odoo

ओडू एक ओपन-सोर्स ईआरपी और सीआरएम सॉफ्टवेयर है, जिसमें वित्त पेशेवरों के लिए मुफ्त दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली मॉड्यूल है। Odoo संगठनों को दस्तावेज़ों को डिजिटाइज़ करने, दस्तावेज़ प्रक्रियाओं को स्वचालित करने और अन्य Odoo अनुप्रयोगों के साथ मूल रूप से एकीकृत करके एक पेपरलेस लेखा विभाग रखने की अनुमति देता है।

डॉकमी

Dokmee एक दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर है जो आपको अपने दस्तावेज़, ईमेल और अन्य महत्वपूर्ण फ़ाइलों को संग्रहीत, व्यवस्थित और साझा करने की अनुमति देता है।

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2023 में आपके व्यवसाय के लिए सबसे अच्छा दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली कौन सी है?

हमने आपके व्यवसाय और आवश्यकताओं के लिए सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के आपके चयन को आसान बनाने के लिए उपरोक्त लेख में उल्लिखित पाँच सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर की महत्वपूर्ण विशेषताओं को मैप किया है। स्नैपशॉट पर एक नज़र डालें, नि: शुल्क परीक्षण का प्रयास करें, अपनी आवश्यकताओं को मैप करें और सर्वोत्तम टूल का चयन करें।

स्नैपशॉट के अनुसार, नैनोनेट्स सबसे अच्छा दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर है। जबकि नैनोनेट्स में दस्तावेज़ बनाने की क्षमता नहीं है, आप जल्दी से दस्तावेज़ बनाने के लिए Google सूट के साथ आसान एकीकरण का उपयोग कर सकते हैं। नैनोनेट्स नि:शुल्क परीक्षण और माइग्रेशन सहायता के साथ नि:शुल्क खाता सेटअप भी प्रदान करता है।

नैनोनेट्स के बाद, OpenKM अगली सबसे अच्छी दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली है। यह एक ओपन-सोर्स ईआरएम सॉफ्टवेयर है। दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए उपयोग मामला वित्त पेशेवरों तक सीमित है और 15 दिनों के लिए नि: शुल्क परीक्षण प्रदान करता है।

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आपके दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के रूप में नैनोनेट्स

[एम्बेडेड सामग्री]

नैनोनेट्स उपयोग में आसान सॉफ्टवेयर है जिसका उपयोग शुरू करने के लिए गहन प्रशिक्षण या सेटअप की आवश्यकता नहीं होती है। यहां, हम सूचीबद्ध करते हैं कि आपको नैनोनेट्स को अपने दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के रूप में क्यों मानना ​​चाहिए।

बुद्धिमान डेटा कैप्चर:

व्यवसायों के पास बहुत सारे दस्तावेज़ होते हैं जैसे प्रपत्र, चालान, रसीदें, ऑर्डर आदि। नैनोनेट व्यवसायों को इन दस्तावेजों का उपयोग करके डिजिटाइज़ करने और प्रासंगिक जानकारी निकालने में मदद करते हैं बुद्धिमान ओसीआर एपीआई.

स्वचालित कार्यप्रवाह:

सभी मैनुअल, दस्तावेज़ संग्रह जैसे चरणों को स्वचालित करके व्यावसायिक प्रक्रियाओं की गति को तेज करें, दस्तावेज़ सत्यापन, 3-रास्ता मिलान, अनुमोदन और बहुत कुछ।

रीयल-टाइम डैशबोर्ड:

अपने खर्च, टैग किए गए खर्चों पर नज़र रखने और वास्तविक समय के रुझानों को समझने के लिए व्यय डैशबोर्ड का उपयोग करें। नैनोनेट्स के डेटा के साथ प्रासंगिक KPI जैसे %STP चालान, % भुगतान चालान आदि की निगरानी करें।

क्लाउड और ऑन-प्रिमाइसेस होस्टिंग विकल्प:

होस्टिंग विकल्प चुनें जो आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप हो।

एकीकरण:

आसान एकीकरण एक जरूरी है। आप एक सॉफ़्टवेयर को समायोजित करने के लिए अपना तकनीकी स्टैक नहीं बदल सकते। Nanonets आपके सभी सॉफ़्टवेयर के साथ आसान . के साथ एकीकृत हो जाता है जैपियर और एपीआई एकीकरण. नैनोनेट्स ज़ीरो, क्विकबुक, एसएपी, आदि के साथ एकीकृत होते हैं।

टेम्पलेट और कस्टम मॉडल:

नैनोनेट्स के साथ, आप या तो पूर्व-निर्धारित वर्कफ़्लोज़ जैसे चालान, लदान के बिल, खरीद आदेश, या देय खातों का उपयोग कर सकते हैं या अपना स्वयं का कस्टम AI मोड बना सकते हैं।

पारदर्शी मूल्य निर्धारण:

नैनोनेट्स की $499/माह और $0.1/दस्तावेज़ स्कैन की पारदर्शी मूल्य निर्धारण नीति है। किसी भी ग्राहक के लिए कोई छिपा हुआ शुल्क नहीं।

निष्कर्ष

डिजिटल परिवर्तन के बढ़ने के साथ, यह सही समय है कि आप अपने व्यवसाय के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में निवेश करें। यह फाइलों को डिजिटाइज करने से ज्यादा करता है। एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली संगठन के भीतर दस्तावेज़ों के प्रवाह को सुव्यवस्थित करती है और व्यावसायिक दस्तावेज़ों को सुरक्षा की एक अतिरिक्त परत प्रदान करती है। दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभ संगठनों को प्रतिस्पर्धी और उत्पादक बने रहने की अनुमति देते हैं।

फिर भी, का चयन करना सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर आपके व्यवसाय के लिए आपकी कंपनी को क्या चाहिए और किस प्रकार के डीएमएस के लिए उपयुक्त है, इसकी गहन समझ की आवश्यकता है। इसलिए अपने विकल्पों का पता लगाना सुनिश्चित करें और उन्हें अपने लिए आजमाएं।

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