ईमेल पार्सर्स के लिए एक व्यापक गाइड

के ऊपर अस्सी प्रतिशत छोटे और मध्यम आकार की फर्में नए ग्राहकों को आकर्षित करने और उनके पास पहले से मौजूद ग्राहकों को रखने के लिए ईमेल मार्केटिंग का उपयोग करती हैं।

ईमेल आधुनिक व्यावसायिक कार्यों का एक अनिवार्य घटक है। ईमेल में अक्सर ग्राहक संपर्क जानकारी, ग्राहक आदेश पुष्टिकरण, विक्रेता भुगतान अनुरोध, लीड अनुरोध और इसी तरह के महत्वपूर्ण व्यावसायिक डेटा होते हैं।

ईमेल पार्सर्स संगठनों को उनके ईमेल और अटैचमेंट में फंसे सभी डेटा को निकालने और उनका लाभ उठाने में मदद कर सकते हैं।

ईमेल पार्सर क्या है?

ईमेल पार्सर एक उपकरण है जिसका उपयोग आने वाले ईमेल से जानकारी प्राप्त करने के लिए किया जाता है। मेल पार्सिंग एपीआई का उपयोग करके हेडर और ईमेल सामग्री से डेटा निकाला जा सकता है। इसके अलावा, यह सीधे ईमेल अटैचमेंट जैसे पीडीएफ फाइलों, सीएसवी फाइलों, छवियों और अन्य दस्तावेज़ प्रकारों से डेटा निकाल सकता है।

ईमेल पार्सर्स को नए संदेशों से विशेष डेटा फ़ील्ड निकालने के लिए प्रोग्राम किया जा सकता है। उपयोगकर्ता असंरचित ईमेल डेटा को संरचित डेटा में बदल सकता है जो CRM या ERP सॉफ़्टवेयर में फीड करने के लिए सुविधाजनक है। इस प्रकार ईमेल पार्सिंग अनावश्यक मैन्युअल डेटा प्रविष्टि को समाप्त करती है।

क्या ईमेल पार्सिंग वेब स्क्रैपिंग की तरह है?

ईमेल पार्सिंग वेब स्क्रैपिंग के समान है। जबकि वेब स्क्रैपर्स आमतौर पर HTML वेबसाइटों से डेटा एकत्र करते हैं, ईमेल पार्सर केवल ईमेल हेडर, बॉडी और अटैचमेंट से डेटा निकालते हैं।

ईमेल पार्सिंग सॉफ्टवेयर एक ईमेल के भीतर विशेष वाक्यांशों और कीवर्ड की खोज करता है।

ईमेल पार्सर सीधे आपके इनबॉक्स के लिए ईमेल प्राप्त कर सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, वे एक समर्पित ईमेल आईडी भी प्रदान करते हैं जिस पर आपके सभी ईमेल स्वतः अग्रेषित किए जा सकते हैं।

ईमेल पार्सिंग टूल उपयोगकर्ता द्वारा स्थापित किए गए पार्सिंग नियमों के आधार पर ईमेल से डेटा फ़ील्ड को स्वचालित रूप से पहचानेगा और निकालेगा। अधिकांश ईमेल पार्सर उपयोगकर्ताओं को एक साधारण नो-कोड UI में कस्टम पार्सिंग नियम सेट करने की अनुमति देते हैं।

ईमेल पार्सिंग क्यों महत्वपूर्ण है?

ईमेल पार्सिंग सॉफ्टवेयर उन कंपनियों के लिए उत्पादकता में सुधार करने में मदद करता है जो रोजाना ईमेल प्राप्त करती हैं और उनका विश्लेषण करती हैं। कर्मचारी अब उच्च मूल्य वाले कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। एक बार में छोटी-छोटी जानकारी निकालने के लिए कई ईमेल के माध्यम से परिमार्जन करने के बजाय।

स्वचालित ईमेल पार्सिंग मैन्युअल डेटा प्रविष्टि की तुलना में बहुत अधिक सटीक है और इसका उपयोग वर्कफ़्लो सेट करने के लिए किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, कम पार्सिंग आत्मविश्वास वाले डेटा फ़ील्ड को हाइलाइट करने के लिए पार्सिंग नियम स्थापित किए जा सकते हैं - जिन्हें मैन्युअल समीक्षा के लिए भेजा जा सकता है।

इस प्रकार ईमेल पार्सिंग मैन्युअल डेटा प्रविष्टि को समाप्त कर सकती है और न्यूनतम मैन्युअल समीक्षा सुनिश्चित कर सकती है।

ईमेल पार्सिंग लाभ

पार्सिंग ईमेल किसी भी आकार और क्षेत्र के व्यवसायों के लिए महत्वपूर्ण लाभ प्रदान करते हैं। उनमें से कुछ यहां हैं:

समय और धन की बचत

जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, ईमेल पार्सर्स बहुत सारे बेकार मैनुअल काम को खत्म कर सकते हैं। यह कर्मचारियों को अन्य उच्च मूल्य वाले कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है जो सीधे कंपनी की निचली रेखा को प्रभावित कर सकते हैं।

ईमेल पार्सिंग यह सुनिश्चित करके भी देरी को कम कर सकती है कि डेटा डाउनस्ट्रीम व्यावसायिक अनुप्रयोगों को लगभग तुरंत भेजा जाता है।

स्वचालित वर्कफ़्लोज़

ईमेल पार्सर्स स्वचालित रूप से ईमेल से रुचि के डेटा फ़ील्ड उठाते हैं। निकाले गए डेटा को तब किसी भी पसंदीदा प्रारूप में संशोधित किया जा सकता है। और अंत में डेटा को किसी भी डाउनस्ट्रीम सॉफ़्टवेयर जैसे सीआरएम, ईआरपी या अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में आयात किया जा सकता है।

इस पूरी प्रक्रिया को जीरो-टच ऑटोमेटेड वर्कफ्लो के रूप में सेट किया जा सकता है।

कार्य की गुणवत्ता में सुधार

जब मैन्युअल संचालन के लिए कम प्रयास समर्पित होते हैं, तो डेटा प्रविष्टि त्रुटियां नाटकीय रूप से कम हो जाती हैं। जानकारी निकालने के लिए सैकड़ों ईमेल के माध्यम से जाने की कल्पना करें - यह मैन्युअल रूप से प्रबंधित करने के लिए बहुत सारा डेटा है!

डेटा निष्कर्षण को स्वचालित करने के लिए ईमेल पार्सर का उपयोग करते समय सटीकता का आश्वासन दिया जाता है। डेटा निष्कर्षण की गुणवत्ता और सटीकता से समझौता किए बिना ईमेल पार्सिंग को आसानी से बढ़ाया जा सकता है।

लोकप्रिय ईमेल पार्सिंग उपयोग के मामले

मूल्यवान डेटा निकालने के लिए व्यावहारिक रूप से किसी भी ईमेल को पार्स किया जा सकता है। व्यावसायिक दस्तावेज़ और लेन-देन अपडेट अक्सर ईमेल के माध्यम से भेजे जाते हैं और इनमें महत्वपूर्ण डेटा होता है।

यहां कुछ लोकप्रिय ईमेल पार्सिंग उपयोग के मामले दिए गए हैं:

खरीद आवश्यकताएं, खरीद आदेश, चालान, बैंक विवरण और अन्य दस्तावेज अक्सर अनुलग्नक के रूप में ईमेल किए जाते हैं। ईमेल पार्सर्स के साथ आप प्रत्येक ईमेल या अटैचमेंट को स्वचालित रूप से वर्गीकृत/वर्गीकृत कर सकते हैं और इसे आगे की प्रक्रिया के लिए उपयुक्त पार्सर को भेज सकते हैं।

ईमेल के माध्यम से पीओ प्राप्त करने और ग्राहक को स्वचालित रूप से चालान करने की कल्पना करें! या स्वचालित रूप से संलग्न भुगतान रसीदों से डेटा निकालना और आपके अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में फीड करना।

लीड प्रबंधन और संवर्धन

व्यवसायों के पास अक्सर ईमेल के माध्यम से संभावनाएं होती हैं। इन ईमेल में लीड की संपर्क जानकारी और बिक्री और मार्केटिंग टीमों से संबंधित अन्य जानकारी होती है। एक ईमेल पार्सर स्वचालित रूप से लीड जानकारी निकाल सकता है और सेल्सफोर्स या हबस्पॉट जैसे सीआरएम में डेटा अपडेट कर सकता है।

मार्केटिंग टीम तब इन लीड्स को प्रासंगिक आउटरीच के साथ लक्षित कर सकती है। या बिक्री दल एक कॉल पर एक उद्धरण भेजकर या कूदकर ऐसी लीड को और अर्हता प्राप्त कर सकते हैं।

ई-कॉमर्स प्रक्रिया स्वचालन

प्रत्येक ई-कॉमर्स खरीद आदेश की जानकारी, चालान और अपडेट वाले ईमेल की एक श्रृंखला को ट्रिगर करती है।

ईमेल पार्सिंग एपीआई ईकॉमर्स साइटों को ऑर्डर की पूर्ति, शिपमेंट और ग्राहक फॉलोअप को अनुकूलित करने में मदद कर सकता है।

नैनोनेट्स के साथ ईमेल पार्सिंग को स्वचालित कैसे करें

नैनोनेट्स के साथ एक स्वचालित ईमेल पार्सिंग वर्कफ़्लो सेट करने के चरण यहां दिए गए हैं:

खाता बनाएं

साइन अप करें नैनोनेट्स के साथ आरंभ करने के लिए।

एक कस्टम ईमेल पार्सर बनाएं

कुछ नमूना फ़ाइलें अपलोड करें और उन फ़ील्ड को चिह्नित करें जिन्हें आप निकालना चाहते हैं। एआई आपके द्वारा दिखाए गए उदाहरणों के आधार पर आपकी रुचि के क्षेत्रों की पहचान करना सीखेगा - जितना अधिक बेहतर होगा।

ईमेल के स्क्रीनशॉट ठीक काम करेंगे। यह कैसे काम करता है यह देखने के लिए नई फाइलों के साथ कस्टम एक्सट्रैक्टर का परीक्षण करें।

ध्यान दें कि नैनोनेट्स सामान्य दस्तावेज़ प्रकारों के लिए आउट ऑफ़ द बॉक्स एक्सट्रैक्टर्स प्रदान करता है जो इनवॉइस, पीओ, रसीदों और अधिक सहित संलग्नक के रूप में आ सकते हैं।

स्रोत को परिभाषित करें

यदि ईमेल आपके प्राथमिक स्रोत हैं, तो पता प्राप्त करने वाला एक नैनोनेट सेट करें और उस ईमेल आईडी पर सभी प्रासंगिक ईमेल को स्वतः अग्रेषित करें।

आप क्लाउड स्टोरेज, डेटाबेस से फ़ाइलों का स्वचालित आयात भी सेट कर सकते हैं या एपीआई के माध्यम से कनेक्ट कर सकते हैं।

वर्कफ़्लो सेट करें

स्रोत को आपके द्वारा बनाए गए कस्टम डेटा एक्सट्रैक्टर से कनेक्ट करके संपूर्ण वर्कफ़्लो बनाएं। निकाले गए डेटा को उपयुक्त आउटपुट स्वरूप में संसाधित करने के लिए आप पार्सिंग नियमों को भी परिभाषित कर सकते हैं।

अंत में उस गंतव्य को परिभाषित करें जिसमें आप परिष्कृत डेटा निर्यात करना चाहते हैं। आप नैनोनेट्स एपीआई के माध्यम से डेटा को सीधे सीआरएम या ईआरपी सॉफ्टवेयर में निर्यात कर सकते हैं।