कई लेखा देय विभागों के लिए माह का अंत तनावपूर्ण समय होता है। समापन रिपोर्ट का निर्माण एक नीरस और समय लेने वाला कार्य हो सकता है, खासकर उन लोगों के लिए जो अभी भी काम पूरा करने के लिए मैन्युअल प्रक्रियाओं पर निर्भर हैं।
सौभाग्य से, बड़ी संख्या में संगठन इस तथ्य से अवगत हो रहे हैं कि ऐसा नहीं होना चाहिए। महामारी के दौरान, कई लोगों ने अपनी प्रक्रियाओं का पुनर्मूल्यांकन किया और तुरंत उस मूल्य की खोज की जो देय खाते (एपी) स्वचालन ला सकता है, न केवल
जब संचालन को सुव्यवस्थित करने और दूरस्थ सहयोग का समर्थन करने की बात आती है, लेकिन वास्तविक समय में डेटा के शीर्ष पर बने रहने की भी बात आती है। इसे प्राप्त करने में मदद करने वाले कई तरीकों में से कुछ नीचे दिए गए हैं।
समय और संसाधनों की बचत
एपी स्वचालन विभिन्न तरीकों से माह-अंत रिपोर्टिंग की दक्षता और सटीकता को बढ़ाने में मदद करता है। सबसे प्रभावशाली में से एक महीने के अंत की रिपोर्टिंग में शामिल कई कठिन मैन्युअल प्रक्रियाओं का स्वचालन है। इन प्रक्रियाओं में अनावश्यक समय लगता है
एपी टीमों को आवश्यकता से अधिक समय तक बैक ऑफिस में रखते हुए, काफी समय खर्च किया गया। वे मानवीय भूल के प्रति भी अधिक संवेदनशील होते हैं, विशेषकर प्रत्येक माह के अंत में वित्तीय विवरण सारांशित करने की जल्दबाजी के दौरान। हालाँकि, कई प्रक्रियाएँ
इनवॉइस मिलान से लेकर डेटा सत्यापन तक को जल्दी और आसानी से स्वचालित किया जा सकता है, जिससे मूल्यवान समय की बचत होती है और साथ ही महंगी त्रुटियां भी दूर होती हैं।
एपी स्वचालन का उपयोग मैन्युअल रिपोर्टिंग प्रक्रियाओं को मानकीकृत करने के लिए भी किया जा सकता है। इनमें से कई प्रक्रियाएँ इस बात पर निर्भर करती हैं कि उन्हें कौन लागू कर रहा है, जिससे जल्द ही भ्रम पैदा हो सकता है और टीम के अन्य सदस्यों द्वारा गलतियाँ हो सकती हैं। एक केन्द्रीय के माध्यम से उनका मानकीकरण करना
एपी स्वचालन संगठनों को यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि हर कोई हमेशा एक ही वित्तीय पृष्ठ पर रहे। इसके अलावा, अच्छी तरह से प्रलेखित प्रक्रियाएं महीने के अंत की समापन रिपोर्टों के साथ-साथ अन्य ऑडिट प्रक्रियाओं से निपटने में उच्चतम स्तर की गति और सटीकता प्रदान करती हैं।
डेटा और लोगों दोनों के प्रबंधन को सरल बनाना
महीने के अंत में रिपोर्टिंग के दौरान एक और महत्वपूर्ण विचार डेटा ही है, जो अक्सर मैनुअल, कागज-आधारित प्रक्रियाओं के तहत दब या विलंबित हो सकता है। एपी स्वचालन कागजी चालानों को खत्म करके, वास्तविक समय की रिपोर्टिंग प्रदान करके बहुत अधिक दृश्यता बनाता है,
और माह/वर्ष के अंत के समापन के लिए उपयोग के लिए तैयार, अनुकूलित रिपोर्ट तैयार करना। परिणामस्वरूप, जरूरत पड़ने पर प्रासंगिक डेटा हमेशा सही हितधारकों की उंगलियों पर होता है।
इसका उपयोग टीम सहयोग को बेहतर बनाने के लिए भी किया जा सकता है। प्रभावी एपी संचालन परियोजनाओं को शीघ्रता और कुशलता से वितरित करने के लिए टीम के सदस्यों के एक साथ काम करने पर निर्भर करता है। एपी स्वचालन सभी टीमों में पारदर्शिता बनाकर इसे सक्षम बनाता है, ताकि हर कोई समझ सके
एक दूसरे को सौंपी गई जिम्मेदारियां. यह समय, परिस्थिति या स्थान की परवाह किए बिना सहयोग का भी समर्थन करता है, जिसमें चालान अनुमोदन और पूछताछ को दिनों या हफ्तों के बजाय सेकंड या मिनटों में हल किया जाता है।
पूरे व्यवसाय में परिचालन दक्षता बढ़ाना
लगातार विकसित हो रहे वैश्विक बाजार में प्रतिस्पर्धी बने रहने के लिए परिचालन के हर पहलू में दक्षता को अनुकूलित करना महत्वपूर्ण है। एपी स्वचालन निर्बाध रूप से ऐसे कार्य करता है जिन्हें पूरा करने में कर्मचारी को कई घंटे का समय लग सकता है। यह इसे वास्तविक समय में भी कर सकता है,
किसी भी उपकरण या स्थान से, सहयोगात्मक और सुरक्षित वातावरण में, दक्षता और उत्पादकता में वृद्धि करते हुए समय और धन की बचत होती है।
एपी स्वचालन महीने के अंत की समापन रिपोर्ट को दर्द रहित बना सकता है - यदि सही प्रक्रियाएं अपनाई जाएं। किसी भी स्वचालन का अंतिम लक्ष्य मैन्युअल प्रसंस्करण और वास्तविक समय सहयोग का समर्थन करने से जुड़े भ्रमित करने वाले कागज के पीछा को खत्म करना है
कोई भी स्थान. यह न केवल टीम के सदस्यों को अधिक रणनीतिक और नवीन गतिविधियों पर काम करने के लिए मुक्त करता है, बल्कि यह उन लोगों की उंगलियों पर महत्वपूर्ण वित्तीय डेटा भी रखता है जिन्हें इसकी आवश्यकता होती है, जब उन्हें इसकी आवश्यकता होती है, जिससे तेजी से, अधिक सूचित निर्णय लेने की अनुमति मिलती है।
व्यवसाय के सभी स्तरों पर.
