एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन 101

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गार्टनर रिसर्च के वरिष्ठ वीपी पीटर सोंडरगार्ड के शब्दों में, सूचना है, "21 वीं सदी का तेल, और विश्लेषण दहन इंजन है।" जबकि सूचना वास्तव में आज की दुनिया के संचालन के लिए आवश्यक है, "सूचना अधिभार" का वर्तमान युग (एक शब्द जिसे 1970 के दशक में किसके द्वारा गढ़ा गया था) एल्विन टॉफ़लर उनकी पुस्तक में, भविष्य का झटका) अपने साथ सामग्री प्रबंधन की समस्याएं लेकर आया है। सामग्री प्रबंधन समस्याओं को बड़ी कंपनियों के सामग्री संग्रह से बेहतर कहीं नहीं देखा गया है।

ईसीएम या एंटरप्राइज कंटेंट मैनेजमेंट व्यवसायों में सामग्री प्रबंधन की भारी समस्या का समाधान प्रदान करता है। अवधारणा, द्वारा पेश की गई सूचना और छवि प्रबंधन के लिए एसोसिएशन (एआईआईएम) 2001 में, अब रणनीतियों को शामिल करने के लिए विकसित हो गया है, उपकरण, प्रक्रियाएं और कौशल जो एक उद्यम को अपने पूरे जीवनचक्र में अपनी सभी सूचना परिसंपत्तियों का प्रबंधन करने की आवश्यकता होती है।

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एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन - मूल बातें।

व्यवसाय में सभी हितधारकों को परिचालन डेटा तक आसान और व्यवस्थित पहुंच प्रदान करने के लिए सामग्री प्रबंधन के लिए सभी उद्यमों की विविध, अनूठी आवश्यकताएं हैं। जैसे-जैसे एक उद्यम आकार में बढ़ता है, वैसे ही इसका सूचनात्मक आधार उत्पाद विवरण, इन्वेंट्री, प्राप्य / देय खातों, ग्राहकों, अनुसंधान और विकास, वित्तीय, सुविधाओं, परिसंपत्तियों और मानव संसाधनों से संबंधित होता है। एक उद्यम की सूचनात्मक सामग्री पारंपरिक रूप से कागजी दस्तावेज जैसे चालान, रिज्यूमे और अनुबंध थे, लेकिन अब इसमें ऑडियो और वीडियो फाइलें, वेब सामग्री, सोशल मीडिया सामग्री, ईमेल इंटरैक्शन और बहुत कुछ शामिल हो गए हैं। वीडियो और ऑडियो फ़ाइलें, सोशल मीडिया पोस्ट, ईमेल, वेब सामग्री, और बहुत कुछ। इतनी विशाल सामग्री का प्रबंधन किसी संगठन के लिए बोझिल हो सकता है।

An एआईआईएम सर्वेक्षण से पता चला है कि जानकारी के प्रबंधन के साथ-साथ खोज में बिताया गया कुल औसत समय है 45 मिनट, जो मोटे तौर पर है 8% कार्य दिवस की। इससे भी बदतर, आईडीसी रिपोर्ट करता है कि कर्मचारियों को वह जानकारी नहीं मिल रही है जिसकी वे तलाश कर रहे हैं 46% तक समय की, और जानकारी की खोज में प्रतिदिन 2.5 घंटे तक खर्च किए जाते हैं। ऐसी असुविधाएँ, कर्मचारियों के मनोबल को प्रभावित करने से परे, कंपनी की उत्पादकता को भी प्रभावित करती हैं। उपरोक्त IDC रिपोर्ट के अनुसार, फॉर्च्यून 500 कंपनियों को अकेले प्रत्यक्ष लागत में औसतन $60-85 बिलियन का नुकसान होता है, और इससे भी अधिक अवसर लागत पर, जानकारी की खोज में समय बर्बाद करने के लिए।

उपरोक्त समस्या का समाधान? एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन (ECM).

ECM एक छत्र शब्द है जो किसी संगठन की सूचनात्मक सामग्री के प्रबंधन में उपयोग की जाने वाली तकनीक, रणनीति और पद्धति को शामिल करता है। यह देखते हुए कि व्यावसायिक भाषा में, सामग्री प्रबंधन, डेटा प्रबंधन और सूचना प्रबंधन दृढ़ता से सहसंबद्ध दृष्टिकोण हैं, हम किसी उद्यम की डिजिटल अभिलेखीय प्रणाली के संबंध में सूचना, डेटा और सामग्री का परस्पर उपयोग करेंगे।

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ECM . का विकास

कंपनियों ने हमेशा परिचालन सामग्री के प्रबंधन के लिए रणनीतिक दृष्टिकोण तैयार करने का लक्ष्य रखा है ताकि सभी प्रतिभागियों और हितधारकों को संचालन और निर्णय लेने के लिए आवश्यक जानकारी और डेटा से लैस किया जा सके। एक उद्यम की सामग्री का कुशल प्रबंधन कुशल कार्य प्रबंधन की अनुमति देता है, जिसके परिणामस्वरूप समय की बचत होती है और बेहतर राजस्व सृजन होता है। कंपनी के सामग्री प्रबंधन के लिए उपकरण पिछले दो दशकों में विकसित हुए हैं, जिसमें नेटवर्क फ़ाइल शेयर से लेकर उभरते एआई-एन्हांस्ड ईसीएम समाधान शामिल हैं।

नेटवर्क फ़ाइल साझाकरण सूचना के भंडारण के लिए सबसे पुराना उपकरण था और इसमें हटाने योग्य भंडारण मीडिया, कंप्यूटर नेटवर्क पर केंद्रीकृत सर्वर, वर्ल्ड वाइड वेब-आधारित हाइपरलिंक्ड दस्तावेज़ और वितरित पीयर-टू-पीयर नेटवर्किंग शामिल थे। हालाँकि फ़ाइल शेयरों को अपनाना आसान था, वे डेटा के एक महत्वपूर्ण आकार से परे विफल रहे और कुख्यात रूप से असुरक्षित थे और डेटा अव्यवस्थित हो सकता था।

गार्टनर द्वारा शुरू की गई अगली पीढ़ी के एंटरप्राइज कंटेंट मैनेजमेंट (ईसीएम) दृष्टिकोण ने नेटवर्क फ़ाइल साझाकरण की सीमाओं को दूर करने का काम किया। अल्फ्रेस्को और ओपनटेक्स्ट जैसे उत्पादों द्वारा सन्निहित इन ईसीएम सिस्टम में एक मास्टर डेटाबेस शामिल होता है जो विभिन्न प्रारूपों (वर्ड, एक्सेल, पीडीएफ, छवियों, आदि) में डेटा संग्रहीत करता है। जबकि पुराने ईसीएम समाधान डेटा की सुरक्षा और एक निश्चित मात्रा में सामग्री संगठन की अनुमति देते हैं, वे वैश्विक फ़ाइल साझाकरण और सिंक, समूह संचार, टीम सहयोग आदि जैसी उभरती जरूरतों को पूरा नहीं करते हैं, जो सभी सरल दस्तावेज़ संग्रह से परे हैं और डेटा एक्सेस और इंटरेक्टिव सिस्टम शामिल हैं।

हाल के वर्षों में, मशीन लर्निंग, नेचुरल लैंग्वेज प्रोसेसिंग और डेटा माइनिंग जैसी एआई तकनीकों के परिणामस्वरूप स्मार्ट ईसीएम सिस्टम बन गए हैं जो अंत-उपयोगकर्ताओं को नई क्षमताएं प्रदान करते हैं जैसे कि बुद्धिमान सूचना पुनर्प्राप्ति, चैटबॉट क्षमताएं और रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन। स्मार्ट ईसीएम का उपयोग करके बुद्धिमान सूचना पुनर्प्राप्ति का एक उदाहरण माइक्रोसॉफ्ट का है प्रोजेक्ट कोर्टेक्स जो एक उद्यम के भीतर विभिन्न स्रोतों से विभिन्न प्रकार की सामग्री का विश्लेषण करता है और इसे साझा विषयों जैसे परियोजनाओं, उत्पादों, प्रक्रियाओं और ग्राहकों में व्यवस्थित करता है ताकि उपयोगकर्ताओं को उनके खोज परिणामों के हिस्से के रूप में उपयोग करने के लिए एक ज्ञान नेटवर्क बनाया जा सके।

एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन समाधान क्या है?

एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन मूल रूप से एक उद्यम की लेन-देन सामग्री का प्रबंधन करने के लिए डिज़ाइन किया गया था, जो बदले में, कंपनी के कार्रवाई योग्य परिणामों से संबंधित था। छोटा संगठन संभावित रूप से ईमेल, टेलीफोन और भौतिक फ़ाइलों और फ़ोल्डरों जैसे पारंपरिक संचार रूपों का उपयोग करके सामग्री का प्रबंधन कर सकता है, लेकिन इस तरह की पुरातन सामग्री प्रबंधन प्रणाली व्यवसाय को स्केलिंग और विस्तार से रोकती है।

हालांकि, समय के साथ, उद्यम सामग्री प्रबंधन समाधान संगठन की संपूर्ण सूचना परिसंपत्तियों को शामिल करने के लिए विकसित हुए हैं। दस्तावेज़ भंडारण के साथ, आधुनिक एंटरप्राइज कंटेंट मैनेजमेंट सिस्टम व्यापक क्षमताओं के साथ आते हैं जैसे फाइलों तक नियंत्रित पहुंच, विशिष्ट अंतिम उपयोगों के लिए डेटा स्क्रैपिंग, एम्बेडेड एनालिटिक्स, और अन्य विशेषताएं जो अनुबंध प्रबंधन और सहयोग उपकरण जैसे व्यावसायिक प्रक्रिया स्वचालन को सक्षम करती हैं। वास्तव में, ईसीएम समाधान संभावित रूप से एक संगठन के सामग्री जीवनचक्र प्रबंधन का हिस्सा बन सकते हैं और परिचालन जोखिम को कम करने, दक्षता बढ़ाने और बेहतर लाभप्रदता को सक्षम करने में मदद करने के लिए रिकॉर्ड प्रबंधन और व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन के साथ ओवरलैप हो सकते हैं।

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एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन के तत्व

एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन समाधानों में चार आवश्यक तत्व शामिल हैं

एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन की कार्यप्रणाली

एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन बेहतर व्यावसायिक संचालन के लिए निम्नलिखित सुविधाओं को सक्षम करता है:

सूचना का सुव्यवस्थित संग्रह जो उचित समय पर प्रासंगिक डेटा तक त्वरित पहुंच और पुनर्प्राप्ति में मदद करता है।
भौतिक डेटा (कागजी कार्रवाई) का उन्मूलन और भौतिक दस्तावेजों को दाखिल करने से जुड़ी अव्यवस्था, जिससे बेहतर दस्तावेज़ प्रबंधन और दीर्घकालिक भंडारण में मदद मिलती है।
व्यापार की जरूरतों और योग्यता के आधार पर डेटा की कस्टम संरचना, क्रॉस-रेफरेंसिंग, संदर्भ स्थापना और कंपनी भर में दस्तावेज़ीकरण की पारदर्शिता को सक्षम करने के लिए।

एक कुशल ईसीएम समाधान में निम्नलिखित कार्य शामिल हैं:

सामग्री डिजिटलीकरण

सामग्री प्रबंधन के विभिन्न स्तरों के लिए स्वचालन उपकरण निम्नलिखित में से एक या अधिक कार्यात्मकताओं को जोड़ सकते हैं: डेटा कैप्चर, डेटा वर्गीकरण, संस्करण नियंत्रण, और सुरक्षा, खोज, अनुक्रमण और प्रशासन के लिए सुविधाओं के साथ ऑडिट ट्रैकिंग क्षमताएं। हाल के दिनों में, यह रिच मीडिया प्रबंधन को शामिल करने के लिए विकसित हुआ है, जो गैर-पाठ सामग्री जैसे कि फोटोग्राफ, ऑडियो क्लिप और वीडियो संग्रह के प्रबंधन की ओर उन्मुख है, जो कार्यों और स्ट्रीमिंग और ट्रांसकोडिंग संचालन में मदद करता है।

एकीकरण और इंटरफेसिंग

एंटरप्राइज कंटेंट मैनेजमेंट टूल्स विभिन्न स्वचालित बिजनेस प्रोसेस मैनेजमेंट (बीपीएम) प्रक्रियाओं के बीच इंटरफेस की अनुमति देते हैं, और इसे मेटाडेटा, स्वचालित दस्तावेज़ अनुमोदन और अर्ध या पूरी तरह से स्वचालित वर्कफ़्लो से जोड़ा जा सकता है। कुछ सामान्य कार्यात्मकताएं जिन्हें एकीकृत किया जाना चाहिए, वे हैं ईमेल, उत्पादकता उपकरण जैसे वर्ड प्रोसेसर और स्प्रेडशीट, व्यापार प्रणाली जैसे सीआरएम और ईआरपी, और मौजूदा सिस्टम जैसे एचआर, वित्त और कानूनी विभागों के लिए विशिष्ट। ईसीएम समाधान नियमित कार्य कार्यों के लिए उपयोग में आने वाले मौजूदा सॉफ्टवेयर अनुप्रयोगों के साथ संगत होना चाहिए, जैसे दस्तावेजों का संपादन, डेटा फाइलों का भंडारण, खोज, और इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड निर्माण, और संरक्षण उपकरण एक अच्छा ईसीएम सिस्टम सक्रिय रूप से एकीकृत होना चाहिए और इन मौजूदा में मूल्य जोड़ना चाहिए मुख्य उपकरण।

सुरक्षित सहयोग

एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन ने पहले की तुलना में COVID दुनिया में बहुत अधिक महत्व ग्रहण कर लिया है क्योंकि दूरस्थ कार्य की व्यापकता के कारण फाइबर ऑप्टिक केबल और उपग्रहों पर सामग्री साझाकरण और सहयोग की आवश्यकता होती है। सर्वोत्तम एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन उपकरण हितधारकों के बीच सुरक्षित सहयोग और डेटा सुरक्षा के संरक्षण को सक्षम करने के लिए ग्रैन्युलर एक्सेस अनुमतियां, दस्तावेज़ एन्क्रिप्शन और संस्करण नियंत्रण जैसी प्रौद्योगिकियों की शक्ति का लाभ उठाते हैं।

सामग्री विश्लेषण और पुनर्प्राप्ति

ईसीएम समाधान सुविधाओं से लैस हैं जो उपयोगकर्ताओं को किसी संगठन के भीतर से विशिष्ट जानकारी प्राप्त करने की अनुमति देते हैं। सामग्री अक्सर व्यवसाय में कई, अक्सर डिस्कनेक्ट किए गए सिस्टम में बिखरी हुई होती है। एक अच्छे उद्यम सामग्री प्रबंधन समाधान को सूचनाओं के सिलोस को पाटना चाहिए और उन्हें एक सामान्य मंच लाना चाहिए जो आसान और व्यवस्थित डेटा पुनर्प्राप्ति के लिए उत्तरदायी हो। प्रासंगिक जानकारी निकालने के लिए विभिन्न सामग्री प्रकारों का बुद्धिमान विश्लेषण सामग्री में मूल्य अनलॉक कर सकता है और निर्णय लेने की प्रक्रियाओं के लिए कार्रवाई योग्य अंतर्दृष्टि प्रदान कर सकता है।

रिकॉर्ड प्रबंधन

कंपनी की नीतियों और कानूनी विनियमों को पूर्व निर्धारित अवधि के लिए विशिष्ट दस्तावेजों के प्रतिधारण की आवश्यकता हो सकती है और निपटान के नियम भी हो सकते हैं। ECM की रिकॉर्ड प्रबंधन क्षमताएं सामग्री की अपरिवर्तनीयता सुनिश्चित करने में मदद कर सकती हैं और अवधारण शेड्यूल को नियंत्रित और लागू करके अनुपालन को सक्षम कर सकती हैं। आधुनिक समय में, अभिलेख प्रबंधन में वेब साइट सामग्री प्रबंधन भी शामिल है।

सामग्री भंडारण

डिजिटल सामग्री का स्थान - स्थानीय सर्वर बनाम क्लाउड पर - एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन समाधानों का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। किसी भी मामले में, सामग्री भंडारण के लिए सुरक्षा और अनुपालन आवश्यक है। भंडारण सूचना प्रशासन में भंडारण, नेटवर्क, सुरक्षा, डेटा सेंटर आर्किटेक्चर, इन-ट्रांजिट कनेक्शन, बिल्ट-इन रिडंडेंसी और डेटा प्रतिकृति एक्सेस प्रतिबंध का स्थान शामिल है।

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ईसीएम सिस्टम के लाभ

संचालन का तालमेल: एक अच्छी ईसीएम प्रणाली किसी संगठन की अलग-अलग सामग्री को एक मंच में एक साथ ला सकती है, जिससे डेटा और कार्य सुसंगतता आती है।
समय की बचत और तेजी से बदलाव का समय: द्वारा वहन की गई समय की बचत
स्वचालित डेटा प्रबंधन को पूर्ववत किया जा सकता है यदि किसी संगठन के बड़े कार्य छत्र के भीतर उन्हें एकीकृत करने के लिए कोई व्यापक प्रक्रिया नहीं है। एंटरप्राइज कंटेंट मैनेजमेंट सिस्टम द्वारा वहन किए जाने वाले विभिन्न कार्यों के बीच सहज लिंक कंपनी के दैनिक कार्यों में इस तरह की देरी और बाधाओं से बचने में मदद कर सकता है।
लागत बचत: मैन्युअल व्यावसायिक प्रक्रियाएं, विशेष रूप से वे जो एक संगठन के कई विभागों और शाखाओं से सामग्री का समन्वय करती हैं, उन्हें काफी मानव पूंजी की आवश्यकता होती है। ईसीएम सिस्टम कई सामग्री प्रबंधन कार्यों में शामिल मैनुअल श्रम को खत्म करने में मदद कर सकता है।
पर्यावरणीय लाभ: डिजिटल एंटरप्राइज कंटेंट मैनेजमेंट सिस्टम कंपनी की दैनिक गतिविधियों से कागज काट सकता है। https://nanonets.com/blog/paperless-office/ कंपनियों का न केवल पर्यावरण को बचाता है और कार्यालय में कागजी अव्यवस्था को समाप्त करता है, बल्कि उत्पादकता में 50% से अधिक की वृद्धि करता है।
त्रुटि में कमी: एक साझा मंच होना जहां कंपनी की सभी व्यक्तिगत सामग्री तक पहुंचा जा सकता है और डेटा की सुसंगतता उन त्रुटियों को रोकता है जो कंपनी में सामग्री को अंधाधुंध रूप से वितरित करते समय आम हैं।
मानव पूंजी का संरक्षण: ईसीएम सांसारिक, दोहराव वाली गतिविधियों में मानवीय भागीदारी को समाप्त कर सकते हैं। यह अन्यथा डेटा प्रविष्टि या प्रथम-स्तरीय ग्राहक संपर्क जैसे कार्यों में लगे कर्मचारियों को इन समय लेने वाले कार्यों से मुक्त कर सकता है।
ट्रांसपेरेंसी: ई-एंटरप्राइज कंटेंट मैनेजमेंट सॉल्यूशंस डेटा को केंद्रीकृत कर सकते हैं और बोर्ड भर में पारदर्शिता बढ़ा सकते हैं, जबकि तार्किक रूप से संगठन में फैले व्यावसायिक कार्यों को एकीकृत कर सकते हैं। यह सुरक्षा उपायों और सूचना का पता लगाने की क्षमता भी स्थापित करता है, जो प्रासंगिक नियमों के बेहतर अनुपालन को सुनिश्चित करता है।
ऑडिट-तैयारी: ईसीएम न केवल संचालन के मानकीकरण की अनुमति देता है बल्कि व्यवसाय प्रक्रिया के सभी चरणों के रिकॉर्ड के रखरखाव को भी सुनिश्चित करता है, जिससे एक ऑडिट ट्रेल तैयार होता है।
निर्णय लेना: कंपनी-व्यापी सामग्री को पहचानना और प्राथमिकता देना चुनौतीपूर्ण हो सकता है, खासकर जब कंपनी के कामकाज को प्रभावित करने वाले बहुत सारे पैरामीटर हैं। आधुनिक एंटरप्राइज कंटेंट मैनेजमेंट सॉल्यूशंस की एआई विशेषताएं डेटा और इतिहास के आधार पर त्वरित भविष्यवाणियों में मदद कर सकती हैं, जो प्रबंधन स्तर के निर्णयों में मदद कर सकती हैं।
विस्तार: जैसे-जैसे ग्राहक आधार और परिचालन पोर्टफोलियो का विस्तार होता है, अलग-अलग सामग्री का प्रबंधन बोझिल हो सकता है और अधिक प्रबंधन चुनौतियों का कारण बन सकता है। ईसीएम सिस्टम सभी व्यावसायिक सामग्री को सुव्यवस्थित करने में सक्षम बनाता है, जिससे व्यवसाय को बड़े पैमाने पर अनुमति मिलती है।
ईसीएम उद्यम के सूचना प्रबंधन को प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से नियंत्रित करने वाले आंतरिक और बाहरी दोनों नियमों और मानकों का अनुपालन सुनिश्चित करते हैं।

एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन समाधान के उदाहरण

हेल्थकेयर: स्वास्थ्य सेवा क्षेत्र सामग्री पर चलता है। रोगी डेटा प्रबंधन, स्वास्थ्य देखभाल स्टाफ प्रबंधन, बुनियादी ढांचे के रखरखाव, गुणवत्ता नियंत्रण, बिलिंग, आदि से संबंधित सामग्री है। एक सामान्य सामग्री प्रबंधन समाधान की अनुपस्थिति में, सामग्री प्रकारों को अलग-अलग विभागों द्वारा नियंत्रित किया जाता है और सभी डेटा और प्रक्रियाओं को एक के तहत एकत्रित किया जाता है। मंच संपूर्ण स्वास्थ्य सेवा प्रणाली की बेहतर दक्षता में मदद करेगा। इसके अलावा, यह नियमों का अनुपालन भी सुनिश्चित कर सकता है और जनता के बीच विश्वसनीयता बढ़ा सकता है।

आपूर्ति श्रृंखला: हाल के इतिहास में कभी भी आपूर्ति श्रृंखला का विघटन महामारी के दौरान की तुलना में अधिक गंभीर नहीं हुआ है। इन्वेंट्री प्रबंधन, खरीद, शेड्यूलिंग और सूचना परिवहन में ईसीएम समाधान देरी की भविष्यवाणी करने में मदद कर सकते हैं और इस तरह बड़े पैमाने पर व्यवधानों से बचने के लिए आकस्मिक कदम उठा सकते हैं और ट्रिगर कर सकते हैं।

वित्त और अकाउंटिंग: कंपनी के संचालन के वित्तीय पहलुओं के लिए उद्यम सामग्री प्रबंधन समाधान के लाभों को बढ़ा-चढ़ाकर नहीं बताया जा सकता है। देय लेखा विभाग, उदाहरण के लिए, एक कंपनी की खरीद प्रक्रिया के लिए वित्तीय, प्रशासनिक और लिपिकीय सहायता प्रदान करता है और अपने दैनिक कार्यों में सामग्री के पहाड़ से संबंधित है। एपी विभाग की सामग्री, विशेष रूप से वित्तीय सामग्री, खरीद-से-भुगतान प्रक्रिया के विभिन्न कार्यों को समेकित रूप से एकीकृत करना चाहिए जो खरीद आदेश प्रबंधन, विक्रेता प्रबंधन / संचार, चालान प्रबंधन, उत्पाद ट्रैकिंग और भुगतान तक फैली हुई है। एपी संचालन में एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन, जैसे चालान प्रबंधन और खरीद आदेश प्रबंधन, कंपनियों में खरीद प्रक्रिया को व्यवस्थित करने में मदद कर सकता है।

खुदरा उद्योग: ईसीएम लक्षित, सोशल मीडिया सामग्री निर्माण, ग्राहक प्रबंधन इत्यादि जैसी फ्रंट-एंड प्रक्रियाओं की दक्षता को बढ़ा सकता है, और इसे इन्वेंट्री प्रबंधन, खरीद-से-भुगतान प्रक्रिया, चालान-प्रक्रिया जैसी बैक-एंड प्रक्रियाओं के साथ एकीकृत भी कर सकता है। और शिपिंग कार्य। एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन परिचालन पैटर्न और ग्राहक व्यवहार का विश्लेषण भी कर सकता है और सटीक निर्णय लेने के लिए जानकारी का उपयोग कर सकता है जिससे राजस्व और लाभप्रदता बढ़ जाती है।

उपरोक्त कुछ ऐसे क्षेत्रों के उदाहरण हैं जिनसे ईसीएम को लाभ होगा। शिक्षा क्षेत्र विशेष रूप से ईसीएम समाधानों से लाभान्वित होगा क्योंकि शैक्षिक संचालन सामग्री-संचालित हैं। सरकारी एजेंसियों और विभागों को भी ईसीएम समाधानों से लाभ होगा और सामग्री के डिजिटल प्रबंधन से शासन की प्रक्रिया आसान और तेज होगी, जिससे देशों को लाभ होगा।

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ईसीएम समाधानों का कार्यान्वयन

एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन समाधान प्लग-एंड-प्ले सिस्टम नहीं हैं और उन्हें एक उद्यम के लिए अनुकूलित किया जाना चाहिए। ईसीएम प्रणाली के कार्यान्वयन में संगठन की जरूरतों, संगठनात्मक संस्कृति के प्रकार, डेटा प्रकार और ईआरपी और अन्य प्रणालियों की स्पष्ट पहचान होनी चाहिए, जिनके साथ ईसीएम को एकीकृत किया जाना चाहिए। एआईआईएम, सूचना प्रबंधन उद्योग को समर्पित एक संघ, उद्यम सामग्री प्रबंधन प्रणाली को लागू करने से पहले निम्नलिखित पहलुओं के गहन मूल्यांकन की सिफारिश करता है:

संचालन की अवधारणा
सूचना शासन ढांचा
व्यापार और सिस्टम आवश्यकताएँ
वर्गीकरण योजना,
यूजर इंटरफेस और पर्यावरण,
सूचना प्रौद्योगिकी की आधारभूत संरचना,
रोल-आउट, और
कार्यान्वयन के बाद समर्थन।

इन्हें निम्नलिखित आवश्यकताओं के तहत समूहीकृत किया गया है:

संगठनात्मक आवश्यकताओं के मूल्यांकन में शामिल होना चाहिए

मौजूदा प्रौद्योगिकी बुनियादी ढांचे और तैयारी का आकलन।
तत्काल और दीर्घकालिक परिवर्तन प्रबंधन विचार।
सूचना सुरक्षा के स्तर और नियामक अनुपालन के साथ संरेखण की आवश्यकता है।
डेटा वर्गीकरण और पुनर्प्राप्ति के लिए वर्गीकरण और मेटाडेटा की आवश्यकता है।
रिकॉर्ड प्रबंधन और शासन।
भंडारण क्षमता की जरूरत - ऑन-प्रिमाइसेस बनाम क्लाउड
आपदा वसूली रणनीति
प्रशिक्षण के अवसर और उन्नयन क्षमता

ईसीएम समाधानों के कार्यान्वयन के लिए एक विस्तृत परिनियोजन और सत्यापन योजना एक महत्वपूर्ण पूर्वापेक्षा है। एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन को एंटरप्राइज़ में लागू करने से पहले प्रायोगिक परीक्षण प्रक्रिया-संबंधी बाधाओं को पहचानने और हल करने में मदद कर सकते हैं। बड़े डेटा हैंडलिंग या विभिन्न प्रकार के डेटा प्रवाह जैसे तनाव परीक्षण प्रमुख कार्यात्मकताओं के लिए उद्योग मानक उपलब्ध हैं, और किसी कंपनी के लिए विशिष्ट ईसीएम समाधानों को डिजाइन और कार्यान्वित करने के लिए पेशेवरों से सहायता मांगी जा सकती है।

ईसीएम समाधान के लाभों को प्राप्त करने के लिए, उद्यमों को एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन उत्पाद और विक्रेता का चयन करने, कार्यान्वयन योजना विकसित करने, योजना को लागू करने और उपयोगकर्ताओं को प्रशिक्षण देने में सभी हितधारकों को शामिल करना चाहिए। ईसीएम कार्यान्वयन रोडमैप को संगठन की सूचना प्रबंधन आवश्यकताओं, संस्कृति और व्यावसायिक प्रक्रियाओं को जोड़ना चाहिए।

एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन समाधान चुनना

एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन समाधान चुनते समय विचार करने वाले कारकों में शामिल हैं:

हार्डवेयर आवश्यकताएँ - क्या कंपनी के पास सॉफ़्टवेयर को कुशलतापूर्वक चलाने के लिए उपयुक्त प्रौद्योगिकी अवसंरचना है?
सिग्नेचर पैड, स्कैनर आदि जैसे सहायक हार्डवेयर की आवश्यकता होती है।
सॉफ्टवेयर में शामिल विशेषताएं जैसे,
दस्तावेज़ों का आसान निर्माण
इलेक्ट्रॉनिक सूचनाएं, समीक्षाएं, स्वीकृतियां
ऑडिटिंग उद्देश्यों के लिए कार्यप्रवाह गतिविधि के लॉग
तदर्थ दिनचर्या को दोहराने योग्य प्रक्रियाओं में बदलना
सॉफ्टवेयर और उसके रखरखाव की लागत।
निर्माता से किश्त सहायता की उपलब्धता।
तकनीकी सहायता की उपलब्धता और लागत।
डेटा भंडारण और बैकअप विकल्प।
प्रणाली का उपयोग करने के लिए कर्मियों के प्रशिक्षण की आवश्यकता।
मौजूदा सॉफ्टवेयर उत्पादों के साथ एकीकरण का स्तर।

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आपके एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन समाधान के भाग के रूप में Nanonets

नैनोनेट्स एक ओसीआर सॉफ्टवेयर है जो बड़े ईसीएम समाधान का हिस्सा हो सकता है क्योंकि यह पीडीएफ दस्तावेजों, छवियों और स्कैन की गई फाइलों से असंरचित / संरचित डेटा को स्वचालित रूप से निकालने के लिए एआई और एमएल क्षमताओं का लाभ उठाता है।

नैनोनेट्स की एआई-संचालित संज्ञानात्मक बुद्धि समय के साथ सुधार करते हुए अर्ध-संरचित और यहां तक कि अनदेखी दस्तावेज़ प्रकारों को संभालने की अनुमति देती है। नैनोनेट्स एल्गोरिथम और ओसीआर मॉडल लगातार सीखते हैं। उन्हें कई बार प्रशिक्षित या फिर से प्रशिक्षित किया जा सकता है और वे बहुत अनुकूलन योग्य हैं।

नैनोनेट्स एपीआई डेटा के लाइन आइटम निष्कर्षण में उच्च गति और महान सटीकता प्रदान करता है और लाइन आइटम प्रबंधन के लिए ऑटोमेशन चलाता है। आउटपुट को केवल विशिष्ट तालिकाओं या रुचि की डेटा प्रविष्टियों को निकालने के लिए अनुकूलित किया जा सकता है।

नैनोनेट्स की बहुमुखी प्रतिभा निम्नलिखित कार्यों को करने की उनकी क्षमता से उत्पन्न होती है:

प्रपत्रों जैसे दस्तावेज़ों वाली पंक्ति वस्तु की तालिका संरचना का सटीक पता लगाना।
नाम, उत्पाद, मूल्य, कुल योग, छूट आदि जैसे रूपों में मौजूद सभी पंक्ति वस्तु प्रविष्टियाँ।
डेटा को JSON आउटपुट के रूप में निकाला जा सकता है जो अनुकूलित ऐप्स और प्लेटफॉर्म के निर्माण को सक्षम कर सकता है।
डेवलपर्स के लिए एक महान एपीआई और प्रलेखन की पेशकश करते हुए, सॉफ्टवेयर उन संगठनों के लिए भी आदर्श है जिनके पास डेवलपर्स की कोई इन-हाउस टीम नहीं है।

यह बहुमुखी प्रतिभा एक संगठन के भीतर विभिन्न प्रकार के कार्यों और विभागों में नैनोनेट्स के उपयोग की अनुमति देती है - देय खाते, एचआर, इन्वेंट्री प्रबंधन, आदि। यह इसे एक उद्यम सामग्री प्रबंधन सेटअप में एकीकृत करने के लिए एक आदर्श प्रणाली बनाता है।

अतिरिक्त कारक जो नैनोनेट्स को ईसीएम समाधानों में एक अच्छा जोड़ बनाते हैं, वे हैं:

यह वास्तव में नो-कोड टूल है
अधिकांश सीआरएम, ईआरपी, सामग्री सेवाओं या आरपीए सॉफ्टवेयर के साथ नैनोनेट्स का आसान एकीकरण।
कोई पोस्ट-प्रोसेसिंग की आवश्यकता नहीं है: नैनोनेट्स ओसीआर हस्तलिखित पाठ, एक साथ कई भाषाओं में पाठ की छवियां, कम रिज़ॉल्यूशन वाली छवियां, नए या कर्सिव फोंट और अलग-अलग आकार वाली छवियां, छायादार पाठ वाली छवियां, झुका हुआ पाठ, यादृच्छिक असंरचित पाठ, छवि शोर, धुंधली छवियां और बहुत कुछ पहचान सकता है। .
ओसीआर मॉडल के प्रशिक्षण के लिए कस्टम डेटा के उपयोग के माध्यम से कस्टम डेटा के साथ काम करता है।
एकाधिक इनपुट मान्यता: नैनोनेट्स ओसीआर हस्तलिखित पाठ, एक साथ कई भाषाओं में पाठ की छवियां, कम रिज़ॉल्यूशन वाली छवियां, नए या कर्सिव फोंट और अलग-अलग आकार वाली छवियां, छायादार पाठ वाली छवियां, झुका हुआ पाठ, यादृच्छिक असंरचित पाठ, छवि शोर, धुंधली छवियां, और विभिन्न भाषाएं
स्वरूपों से स्वतंत्रता: नैनोनेट्स दस्तावेजों के टेम्पलेट से बिल्कुल भी बाध्य नहीं हैं। आप टेबल या लाइन आइटम या किसी अन्य प्रारूप में संज्ञानात्मक रूप से डेटा कैप्चर कर सकते हैं।

दूर ले जाओ

क्लाउड, मोबाइल, एआई और एनालिटिक्स प्रौद्योगिकियों में प्रगति ने सामग्री प्रबंधन समाधानों के दायरे को बढ़ाया है। एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन समाधान एक एकीकृत संस्कृति बनाकर अंतिम-उपयोगकर्ताओं के बीच उत्पादकता बढ़ा सकते हैं जिसमें व्यावसायिक सामग्री को कैप्चर, संग्रहीत, संसाधित और उद्यम-व्यापी दक्षता बढ़ाने के लिए उपयोग किया जाता है।

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नैनोनेट्स ऑनलाइन ओसीआर और ओसीआर एपीआई कई दिलचस्प हैं बक्सों का इस्तेमाल करें tटोपी आपके व्यवसाय के प्रदर्शन को अनुकूलित कर सकती है, लागतों को बचा सकती है और विकास को बढ़ावा दे सकती है। मालूम करना नैनोनेट्स के उपयोग के मामले आपके उत्पाद पर कैसे लागू हो सकते हैं।

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