बिलों को कैसे व्यवस्थित करें? - बिलों को आसानी से ट्रैक करने के 3 तरीके

बिल जीवन का एक अनिवार्य हिस्सा हैं। चाहे आप एक व्यवसायी हों, एक फ्रीलांसर हों, या एक वेतनभोगी व्यक्ति हों, आपके पास बिल होना लाजिमी है। बिलों के अधिभार के साथ, आप खोने और कुछ भूलने के लिए बाध्य हैं।

कुशल बिल प्रबंधन बेहतर संगठन के साथ शुरू होता है, इसलिए आप कभी भी एक महत्वपूर्ण बिल नहीं खोते हैं। लेकिन बिलों को कुशलतापूर्वक कैसे व्यवस्थित करें? शुरुआत कैसे करें? और बिलों को आसानी से ट्रैक करने के सर्वोत्तम तरीके क्या हैं?

हम आपके बिलों को व्यवस्थित करने के तीन तरीकों पर चर्चा करेंगे ताकि जब आपको उनकी आवश्यकता हो तो वे आपके पास हमेशा उपलब्ध रहें।

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आपको बिल व्यवस्थित करने की आवश्यकता क्यों है?

जब आपके पास कम संख्या में बिलों को संभालने वाला एक अकेला व्यक्ति हो, तो इसे प्रबंधित करना आसान होता है। लेकिन, जैसे-जैसे बिल बढ़ते हैं, त्रुटियां होना तय है। बिल प्रबंधन को गंभीरता से लेने के कुछ कारण यहां दिए गए हैं:

देय तिथियों और राशियों का ट्रैक खोना: कई बिलों, उनकी तारीखों और राशियों पर नज़र रखना एक कठिन काम है। और यदि आप भुगतान करने से चूक जाते हैं, तो आपको अतिरिक्त राशि का भुगतान करना पड़ सकता है।

हानिकारक क्रेडिट स्कोर: समय पर बिल भुगतान आपके क्रेडिट स्कोर से जुड़ा होता है। यहां एक सेंध आपको लाइन में भारी पड़ सकती है।

भुगतान रिकॉर्ड बनाए रखना: एक व्यवसाय के लिए, भुगतानों, चालानों, बिलों और अधिक के वित्तीय रिकॉर्ड को बनाए रखने के लिए अनुपालन करना महत्वपूर्ण है। ऑडिट के दौरान, आपको सटीक और विश्वसनीय डेटा प्रस्तुत करना चाहिए। मिसिंग बिल एक गलत संकेत भेज सकते हैं और आगे गहन ऑडिट की ओर ले जा सकते हैं।

अक्षम बजट: बिल व्यय प्रवृत्तियों के बारे में एक विचार देते हैं और आपके बजट बनाम आपके खर्च पर नजर रखने में आपकी सहायता करते हैं। बिलों का प्रबंधन करने में विफल रहने से बजट का ट्रैक खो सकता है।  

इनके अलावा, बिल व्यवस्थित करने से आपको पहचान की चोरी से निपटने, वित्तीय रिकॉर्ड प्रबंधित करने और समय पर बिल भुगतान सुनिश्चित करने में मदद मिल सकती है।

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बिलों को प्रोफ़ेशनल की तरह व्यवस्थित करने के 3 तरीके!

यह ब्लॉग आपके बिलों को व्यवस्थित करने के इन तीन तरीकों पर चर्चा करेगा। इन विधियों को सटीकता, दक्षता और विश्वसनीयता के बढ़ते क्रम में रखा गया है।

• बिलों को मैन्युअल रूप से व्यवस्थित करें
• बिलों का डिजिटाइज़ करना और उन्हें डेस्कटॉप पर छाँटना
• स्वचालित कार्यप्रवाह के साथ स्वचालित बिल संगठन

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बिलों को मैन्युअल रूप से व्यवस्थित करें

खर्चों को वर्गीकृत करने के लिए मैन्युअल रूप से बिलों को व्यवस्थित करने के लिए पेपर फ़ोल्डर्स और कैबिनेट का उपयोग करना शामिल है। उदाहरण के लिए, आप मनोरंजन से संबंधित सभी बिलों को संग्रहीत करने के लिए "एंटरटेनमेंट एक्सपेंसेस" नामक एक फ़ोल्डर बना सकते हैं, जैसे रात्रिभोज, टीम आउटिंग, और बहुत कुछ।

बिलों को मैन्युअल रूप से व्यवस्थित करने के लिए आप इन चरणों का पालन कर सकते हैं:

• अपने बिलों को उनकी देय तिथि के अनुसार क्रमबद्ध करें और आने वाले बिलों को व्यय श्रेणी के अनुसार वर्गीकृत करें।
• अपने बिलों के लिए फाइलिंग सिस्टम बनाएं। प्रत्येक प्रकार की श्रेणी के लिए फोल्डर या कैबिनेट का उपयोग करें।
• भुगतान और देय तिथियों पर नज़र रखने के लिए, एक पेपर या एक्सेल स्प्रेडशीट का उपयोग करें और बिल की राशि, देय तिथि, भुगतान की स्थिति और श्रेणी लिखें।
• अपने मोबाइल डिवाइस पर रिमाइंडर सेट करें ताकि आप बिल भुगतान करना न भूलें।
• देय होने पर भुगतान करें और प्रत्येक बिल की भुगतान स्थिति अपडेट करें।
• अपने सक्रिय बिल ट्रैकिंग शीट को प्रबंधनीय रखने के लिए भुगतान किए गए बिलों को एक अलग फ़ाइल या संग्रह में संग्रहीत करें।
• अपने बिलों को व्यवस्थित और नियंत्रण में रखने के लिए इस मासिक प्रक्रिया को दोहराएं।

पेशेवरों:

• यह एक आसान तरीका है।
• बिलों को एक ही स्थान पर रखने के लिए कोई भी इन चरणों का पालन कर सकता है।

विपक्ष:

• बहुत सारे मैनुअल प्रयास की आवश्यकता है।
• खर्च के रुझान की पहचान करना चुनौतीपूर्ण है।
• रसीदें आसानी से गुम या क्षतिग्रस्त हो सकती हैं।

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बिलों को डिजिटाइज़ करना और उन्हें डिजिटल रूप से सॉर्ट करना

बिलों को डिजिटाइज़ करने से बिलों के क्षतिग्रस्त होने या खो जाने के जोखिम को कम करने में मदद मिल सकती है। बिलों को डिजिटल रूप से व्यवस्थित करने के लिए इन चरणों का पालन करें:

• पहला कदम बिलों को डिजिटाइज़ करना है। आप अपने फोन का उपयोग करके अपने बिलों की तस्वीरें ले सकते हैं।
• आप भी उपयोग कर सकते हैं एक बिल स्कैनर ऐप बिल से डेटा निकालने और बिलों को कुशलतापूर्वक डिजिटाइज़ करने के लिए।
• स्कैन की गई छवियों को अपने डेस्कटॉप पर अपलोड करें।
• व्यय श्रेणी के आधार पर फोल्डर बनाएं और निर्दिष्ट फोल्डर में बिल अपलोड करें।
• प्रत्येक बिल, जैसे कि बिल का प्रकार और दिनांक, की तुरंत पहचान करने के लिए फ़ाइल नामकरण परिपाटी का उपयोग करें।
• श्रेणियों या देय तिथियों के आधार पर डिजिटल बिलों को सबफ़ोल्डर्स में व्यवस्थित करें।
• आप इसे अपने डेस्कटॉप या किसी ऑनलाइन सिस्टम जैसे Google Drive, Sharepoint, या अन्य पर कर सकते हैं।
• अब, बिल की देय तिथियों, भुगतान की स्थिति, और राशियों पर नज़र रखने के लिए एक स्प्रेडशीट या वित्तीय प्रबंधन टूल का उपयोग करें।
• बिलों का समय पर भुगतान सुनिश्चित करने के लिए स्वचालित अनुस्मारक सेट करें।
• डेटा हानि से बचाने के लिए अपने डिजिटल बिलों का एक सुरक्षित क्लाउड सेवा में बैकअप लें।

पेशेवरों:

• भुगतानों को वर्गीकृत करना और ट्रैक करना और वित्तीय विश्लेषण करना आसान।
• बिलों को डिजिटल रूप से संग्रहीत करने से बिलों के खोने या क्षतिग्रस्त होने का जोखिम समाप्त हो जाता है।

विपक्ष:

• वित्तीय जानकारी को डिजिटल रूप से संग्रहीत करना डेटा सुरक्षा के बारे में चिंताएँ बढ़ा सकता है।
• आपको आने वाले हर नए बिल के लिए पूरी कवायद करनी होगी।
• यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप डेटा नहीं खोते हैं, आपको कई बैकअप बनाने होंगे।  

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स्वचालित कार्यप्रवाह के साथ स्वचालित बिल संगठन

बिलों को व्यवस्थित करने में मैन्युअल कार्यों को समाप्त करने के लिए स्वचालित कार्यप्रवाह एक शानदार तरीका है। अधिकांश बिल संगठन कार्य नियम-आधारित होते हैं, जिसका अर्थ है कि उन्हें आसानी से कोडित किया जा सकता है।

जैसे प्लेटफार्म नैनोनेट्स नो-कोड कार्यप्रवाहों का उपयोग करके बिल संगठन को स्वचालित करने में आपकी मदद कर सकता है, दस्तावेज़ वर्गीकारक, और सुरक्षित क्लाउड स्टोरेज। नैनोनेट्स पर एक स्वचालित बिल प्रबंधन वर्कफ़्लो कैसा दिखता है:

• दस्तावेज़ अपलोड विकल्पों का उपयोग करके आने वाला बिल स्वचालित रूप से नैनोनेट्स पर अपलोड हो जाएगा।

• इसके बाद बिल को ओसीआर मॉडल में भेज दिया जाता है, जहां प्रासंगिक डेटा निकाला जाता है, जैसे बिल राशि, देय तिथि, भुगतान पता, भुगतान की शर्तें, और बहुत कुछ।

• अब अगले चरणों में कई चीजें होती हैं:

1. यदि बिल डेटा में कोई त्रुटि है तो उसे उचित रूप से स्वरूपित किया जाता है। जैसे दिनांक स्वरूप, कैपिटलाइज़ेशन, या विशेष वर्णों को हटाना।
2. बिल राशि, व्यय श्रेणी और अन्य के आधार पर बिल का नाम बदलें।
3. बिल डेटा के आधार पर, बिल को उचित व्यय श्रेणियों में वर्गीकृत किया गया है।
4. किसी भी त्रुटि के मामले में एक अनुमोदन कार्यप्रवाह चालू हो जाता है, जो मैन्युअल समीक्षा के लिए आपको बिल भेजता है।
5. कोई अतिरिक्त शुल्क सुनिश्चित करने के लिए आप अपने बैंक स्टेटमेंट के साथ बिल डेटा का मिलान भी कर सकते हैं।

पेशेवरों:

• त्रुटि मुक्त और विश्वसनीय प्रक्रिया
• बनाता है ऑडिट ट्रैल्स स्वचालित रूप से.
• समय पर भुगतान करने के लिए बिल खोने, क्षतिग्रस्त होने या भूलने का कोई जोखिम नहीं।
• स्वचालन बहुत समय, प्रयास और पैसा बचाता है।

विपक्ष:

• कार्यप्रवाह स्थापित करने के लिए आपको एक बार का प्रयास करना होगा। [हमारी विशेषज्ञ टीम कार्यप्रवाह स्थापित करने में आपकी सहायता कर सकती है।]

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बिलों को व्यवस्थित करने के लिए नैनोनेट्स का उपयोग क्यों करें?

[एम्बेडेड सामग्री]

नैनोनेट्स उन्नत नो-कोड वाला एआई-आधारित ओसीआर सॉफ्टवेयर है कार्यप्रवाह स्वचालन और वैश्विक भुगतान मंच। नैनोनेट्स के साथ, आप नियम-आधारित कार्यप्रवाहों के साथ किसी भी मैन्युअल प्रक्रिया को स्वचालित कर सकते हैं।

नैनोनेट्स' ओसीआर सॉफ्टवेयर बाजार में सर्वश्रेष्ठ में से एक है। यह किसी भी दस्तावेज़ से डेटा निकाल सकता है; PDF, चित्र, हस्तलिखित दस्तावेज़, एक्सेल, वर्ड, आदि 95%+ सटीकता के साथ और मैन्युअल विधि से 10 गुना तेज।

इसके अलावा, आप दस्तावेज़ों से डेटा निकालने, दस्तावेज़ों को वर्गीकृत करने, डेटाबेस का उपयोग करने के लिए नैनोनेट्स का उपयोग कर सकते हैं दस्तावेजों को सत्यापित करें, प्रदर्शन करते हैं दिनांक संवर्धन कार्य, और डेटा को विभिन्न स्वरूपों और डेटाबेस में निर्यात करें।

संभावनाएं अनंत हैं.

नैनोनेट्स पर विचार करने के कुछ कारण यहां दिए गए हैं:

• जीमेल, ड्राइव, शेयरपॉइंट, डेस्कटॉप आदि जैसे कई स्रोतों से स्वचालित रूप से दस्तावेज़ अपलोड करें।
• दस्तावेज़ वर्गीकरणकर्ता के साथ आने वाले दस्तावेज़ों को वर्गीकृत करें।
• आसान के लिए उत्कृष्ट दस्तावेज़ मिलान दस्तावेज़ सत्यापन.
• <15 मिनट में किसी भी दस्तावेज़ से डेटा निकालें
• डेटा एन्हांसमेंट करने के लिए कस्टम वर्कफ़्लोज़ सेट करें, अनुमोदन स्वचालन, और अधिक.
• सुरक्षित दस्तावेज़ भंडारण और दस्तावेज़ संग्रह.
• 5000+ सॉफ़्टवेयर के साथ डेटा सिंक करने के लिए सहज एकीकरण।
• पूरी तरह से अनुकूलन नो-कोड इंटरफ़ेस।
• मुफ्त प्रवासन सहायता।
• 7 दिन का नि: शुल्क परीक्षण
• समर्पित ग्राहक सफलता प्रबंधक।
• भूमिका आधारित अभिगम नियंत्रण
• 24×7 समर्थन

यहां इसकी एक झलक दी गई है कि नैनोनेट्स और क्या कर सकते हैं:

30,000 मिलियन से अधिक दस्तावेज़ प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए 30 से अधिक उपयोगकर्ता नैनोनेट्स का उपयोग करते हैं। एक मजबूत, सुरक्षित और नो-कोड प्लेटफॉर्म के साथ अपनी दस्तावेज़ प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के इच्छुक व्यवसायों के लिए नैनोनेट्स सही विकल्प है।

क्या आपके मन में कोई विशिष्ट उपयोग मामला है? हमारी टीम तक पहुंचें इसलिए हम आपके उपयोग के मामले में आपकी सहायता कर सकते हैं।

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अधिक पढ़ें:

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• स्रोत: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-bills/