कागज रहित देय खाते: एक कार्यान्वयन मार्गदर्शिका

पेपरलेस पर स्विच करना देय खाते डराने वाला है. इसका अर्थ अक्सर वर्षों के डेटा को डिजिटल बनाना, अपने कर्मचारियों को प्रशिक्षित करना और अपने वर्कफ़्लो को बदलना होता है। हालाँकि, इस परिवर्तन से महत्वपूर्ण लाभ मिल सकते हैं।

इस पर विचार करो: लेवेल रिसर्च पाया गया कि 50% व्यवसाय लंबे अनुमोदन चक्र के कारण देर से भुगतान और छूट से छूटने की समस्या से जूझ रहे हैं। आश्चर्यजनक रूप से, 79% एसएमई और 68% मध्य-बाज़ार कंपनियाँ मैन्युअल डेटा इनपुट और अकुशल प्रक्रियाओं को अपनी प्राथमिक समस्या के रूप में बताती हैं। बड़े उद्यमों के लिए, मुख्य मुद्दा यह है कि अधिकांश चालान कागज के रूप में आते हैं, जिनमें से 60% को इस कठिनाई का सामना करना पड़ता है।

ये आंकड़े संभालने के लिए अधिक कुशल, सुव्यवस्थित तरीके की आवश्यकता को रेखांकित करते हैं चालान, क्रय आदेश, तथा भुगतान. क्या कागज रहित लेखा देय प्रक्रिया को अपनाना समाधान हो सकता है? इस लेख में, हम इस बात पर गौर करेंगे कि ऐसा क्यों हो सकता है। हम आपको पेपरलेस सिस्टम में बदलाव के बारे में भी मार्गदर्शन देंगे और निर्बाध बदलाव के लिए मूल्यवान सुझाव साझा करेंगे।

देय कागज रहित खाते क्या हैं?

पेपरलेस अकाउंट पेएबल शब्द पूरी तरह से डिजिटल एपी प्रक्रिया को संदर्भित करता है, जो कागजी चालान की आवश्यकता को समाप्त करता है। इसमें शामिल है एपी विभाग चालान और संबंधित दस्तावेजों को डिजिटल बनाने, अनुमोदन प्रक्रिया को स्वचालित करने और इलेक्ट्रॉनिक माध्यमों से भुगतान करने के लिए प्रौद्योगिकी का लाभ उठाना।

आप एक ही स्थान पर सभी पहलुओं को प्रबंधित करने के लिए विशेष उपकरणों या व्यापक पेपरलेस खातों के भुगतान योग्य सॉफ़्टवेयर का एक तकनीकी स्टैक बना सकते हैं। किसी भी तरह से, लक्ष्य मैन्युअल चरणों को खत्म करना, त्रुटि की संभावना को कम करना और गति और दक्षता में वृद्धि करना है।

प्रत्येक व्यवसाय चाहता है कि वह अपने विक्रेताओं को समय पर भुगतान कर सके और शीघ्र भुगतान पर छूट प्राप्त कर सके। लेकिन कागजी कार्रवाई और नौकरशाही अक्सर आड़े आ जाती है। मिश्रण में एक्सेल और ईमेल जोड़ें, और चालान खोना, भुगतान चूकना या रिपोर्ट में देरी करना आसान है।

यहीं पर पेपरलेस होना गेम-चेंजर है। यह व्यवसायों को कर्मचारियों को जोड़े बिना या काम के घंटे बढ़ाए बिना अधिक चालान प्रबंधित करने में मदद करता है। शीर्ष पर चेरी? एक मानकीकृत एपी वर्कफ़्लो जिसे आप समय के साथ और भी बेहतर दक्षता के लिए संशोधित कर सकते हैं।

आपको देय खातों में पेपरलेस होने की आवश्यकता क्यों है?

किसी चालान को संसाधित करने में आपको $15 से $40 के बीच कहीं भी खर्च करना पड़ सकता है। लेकिन यहाँ आशा की किरण है: एक एआईआईएम रिपोर्ट पता चलता है कि स्वचालित चालान लागत में 29.2% की कटौती कर सकते हैं। मान लीजिए कि आप प्रति माह $10,000 पर 10 चालान संसाधित करते हैं। यह सालाना लगभग $300,000 की बचत है।

अब इस पर विचार करें: सर्वेक्षण में शामिल लगभग एक तिहाई व्यवसाय चालान प्रसंस्करण लागत को और भी अधिक कम करने में सक्षम थे: लगभग 50%। इसका मतलब है $600,000 की वार्षिक बचत। प्रभावशाली, सही? हालाँकि, पेपरलेस होने का लाभ केवल पैसे बचाने से कहीं अधिक है।

पेपरलेस में स्थानांतरित होने से आपकी टीम को रणनीतिक कार्यों को प्राथमिकता देने की अनुमति मिलती है। यह मानवीय त्रुटि को कम करता है और अनुपालन को मजबूत करता है। यह शीघ्र भुगतान के माध्यम से विक्रेता संबंधों को सुचारू बनाता है। और पर्यावरणीय प्रभाव का तो जिक्र ही नहीं। पेपरलेस होकर, आप अपनी कंपनी के कार्बन फ़ुटप्रिंट को काफी कम कर सकते हैं।

कागज रहित देय लेखा प्रणाली कैसे काम करती है?

एपी क्लर्कों से पूछें कि उनका सबसे कम पसंदीदा कार्य क्या है, और वे संभवतः आपको बताएंगे: मैन्युअल डेटा प्रविष्टि। यह सर्वत्र है। चालान डेटा इनपुट करने से लेकर भुगतान ट्रैक करने और खातों का मिलान करने तक, सूची लंबी होती जाती है। कागज रहित लेखा भुगतान प्रणाली के साथ, इस संघर्ष का अधिकांश भाग समाप्त हो जाता है।

लेकिन वह सब नहीं है। आइए देखें कि कागज रहित लेखा देय प्रणाली कैसे संचालित होती है और यह आपके एपी वर्कफ़्लो के विभिन्न पहलुओं को कैसे सुव्यवस्थित कर सकती है।

1. जानकारी कैप्चर करें और दस्तावेज़ों को डिजिटाइज़ करें

आपको विभिन्न चैनलों - ईमेल, ड्रॉपबॉक्स, गूगल ड्राइव, पोस्ट या यहां तक ​​कि फैक्स से खरीद आदेश, रसीदें और चालान प्राप्त हो सकते हैं। आमतौर पर, आपको इस डेटा को मैन्युअल रूप से दर्ज करना होगा या कागज़ी दस्तावेज़ों को अपने सिस्टम में स्कैन करना होगा। यह प्रक्रिया समय लेने वाली है, त्रुटियों की संभावना है और विक्रेता के भुगतान में देरी करती है।

नैनोनेट्स जैसे कागज रहित खातों के भुगतान योग्य सिस्टम में एआई-ओसीआर (ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन), प्रीसेट नियम और स्वचालित वर्कफ़्लो जैसी सुविधाएं हैं। आप किसी भी चैनल से दस्तावेज़ डेटा आसानी से प्राप्त करने में सक्षम होंगे। सिस्टम डेटा आते ही स्कैन करता है, निकालता है और मान्य करता है और फिर उसे डिजिटाइज़ करता है।

संरचित या असंरचित, विभिन्न मुद्राएँ, कर नियम और भाषाएँ - इससे कोई फर्क नहीं पड़ता। सिस्टम यह सब संभाल सकता है. आपकी टीम एक्सेल शीट्स को नहीं देखेगी, मैन्युअल रूप से संख्याओं को क्रॉस-चेक नहीं करेगी। इसके बजाय, डेटा आसानी से उपलब्ध, सटीक और आसानी से खोजने योग्य होगा।

2. स्वचालित अनुमोदन और मिलान कार्यप्रवाह

अगला कदम दस्तावेजों को मंजूरी दिलाना है। इसमें अक्सर पारंपरिक सेटअप में अनुमोदन के लिए जिम्मेदार पक्षों को भौतिक रूप से या ईमेल के माध्यम से भेजना शामिल होता है। समय पर मंजूरी सुनिश्चित करने के लिए एपी क्लर्कों को अक्सर बार-बार अनुवर्ती कार्रवाई करनी होगी।

इसके अतिरिक्त, डुप्लिकेट चालान, धोखाधड़ी और त्रुटियों से बचने के लिए चालान को संबंधित खरीद आदेशों और माल रसीदों के साथ मिलान किया जाना चाहिए। इसमें अक्सर प्रत्येक दस्तावेज़ को मैन्युअल रूप से खींचना, उन्हें प्रिंट करना और लाइन दर लाइन उनकी तुलना करना शामिल होता है। यह दुनिया का सबसे मज़ेदार काम नहीं है, और निश्चित रूप से सबसे कुशल भी नहीं है।

जब आप कागज रहित खाता देय प्रणाली पर स्विच करते हैं, तो यह पूरी प्रक्रिया स्वचालित हो जाती है। सिस्टम अनुमोदन के लिए पूर्वनिर्धारित नियमों के आधार पर दस्तावेजों को सही व्यक्तियों तक पहुंचाता है। नैनोनेट्स के साथ, आप अनुमोदनकर्ताओं के लिए ऑटो-रिमाइंडर और अलर्ट सेट कर सकते हैं, यह सुनिश्चित करते हुए कि वे समय पर साइन ऑफ कर दें। स्वचालित स्थिति अपडेट अनुमोदन प्रक्रिया में शामिल सभी पक्षों के लिए अधिक पारदर्शी और कुशल संचार प्रक्रिया की सुविधा प्रदान करते हैं। ये अपडेट प्रगति की आसान ट्रैकिंग की अनुमति देते हैं और यह सुनिश्चित करते हैं कि हर कोई दस्तावेज़ों की वर्तमान स्थिति से अवगत हो।

सिस्टम स्वचालित रूप से खरीद आदेशों और माल रसीदों के साथ चालान का मिलान भी करता है। बेमेल या विसंगति के मामले में, यह एक अलर्ट जारी करता है, जिससे आप त्रुटियों को जल्दी पकड़ सकते हैं और भुगतान में देरी या विवादों से बच सकते हैं। यह स्वचालन शारीरिक श्रम को कम करता है और त्रुटि, धोखाधड़ी गतिविधि और संभावित वित्तीय हानि की संभावना को काफी कम कर देता है।

3. भुगतान को इलेक्ट्रॉनिक रूप से संसाधित करें

भुगतान प्रसंस्करण में आम तौर पर बहुत सारे कागजात और कागजी कार्रवाई शामिल होती है। चेक, मनीऑर्डर, बैंक ड्राफ्ट - आप इसे नाम दें। इन पारंपरिक तरीकों के लिए संसाधनों की आवश्यकता होती है, प्रसंस्करण समय बढ़ता है और विक्रेता भुगतान में देरी होती है।

आपके एपी क्लर्कों को प्रत्येक भुगतान को मैन्युअल रूप से रिकॉर्ड करना होगा, यह सुनिश्चित करते हुए कि सही राशि सही विक्रेता को भेजी गई है। उन्हें इन भुगतानों पर नज़र रखनी होगी, बैंक विवरणों की जांच करनी होगी और विसंगतियां उत्पन्न होने पर उनका समाधान करना होगा। अंततः, उन्हें मूल चालान और सामान्य खाता बही के विरुद्ध इन भुगतानों का बड़ी मेहनत से मिलान करना होगा। यह प्रक्रिया समय लेने वाली और त्रुटि-प्रवण दोनों है।

लेकिन कागज रहित लेखा देय प्रणाली, निर्बाध डेटा प्रवाह और स्वचालित वर्कफ़्लो सुनिश्चित करते हैं कि इन चुनौतियों को प्रभावी ढंग से कम किया जाए। सुचारू और सुरक्षित भुगतान की सुविधा के लिए यह आपके मौजूदा बैंक या भुगतान प्रोसेसर के साथ एकीकृत हो सकता है। आप वह भुगतान विधि चुन सकते हैं जो आपके लिए काम करती है - ACH, क्रेडिट कार्ड, वायर ट्रांसफर, या यहां तक ​​कि वर्चुअल कार्ड भी।

उदाहरण के लिए, नैनोनेट्स स्ट्राइप और क्विकबुक के साथ एकीकृत होता है, जो आपके वित्तीय रिकॉर्ड को अद्यतन रखते हुए सुव्यवस्थित भुगतान की सुविधा प्रदान करता है। आप अपने नकदी प्रवाह और विक्रेता की शर्तों के अनुसार भुगतान निर्धारित कर सकते हैं।

पेपरलेस सिस्टम प्रत्येक भुगतान और उसके संबंधित चालान और विक्रेता विवरण को स्वचालित रूप से रिकॉर्ड कर सकता है। इसका मतलब है कि अब कोई मैन्युअल रिकॉर्डिंग नहीं होगी और बैंक स्टेटमेंट के खिलाफ कोई क्रॉस-चेकिंग नहीं होगी। विसंगतियां, यदि कोई हों, को सिस्टम द्वारा वास्तविक समय में चिह्नित किया जाता है, जिससे आपकी टीम उन्हें तुरंत और कुशलता से हल करने की अनुमति देती है। सिस्टम यह भी सुनिश्चित करता है कि सभी भुगतान मूल चालान और सामान्य खाता बही के साथ सटीक रूप से मेल खाते हैं।

4. स्वचालित रिपोर्टिंग और ऑडिट ट्रेल्स

कागज-आधारित प्रणालियों के साथ, इन कार्यों में अक्सर अधिक समय और प्रयास की आवश्यकता होती है। रिपोर्ट तैयार करने के लिए आपको चालानों, रसीदों और अन्य दस्तावेज़ों के ढेर को छानना होगा, डेटा को मैन्युअल रूप से दर्ज करना होगा और क्रॉस-रेफ़रेंसिंग करना होगा। एक स्पष्ट ऑडिट ट्रेल बनाए रखना भी एक चुनौती है, क्योंकि कागजी दस्तावेजों का ट्रैक खोना आसान है।

कागज रहित प्रणाली के साथ, आपका डेटा स्वचालित रूप से एक केंद्रीय भंडार में संग्रहीत और प्रबंधित होता है। इससे डेटा पुनर्प्राप्ति और रिपोर्ट तैयार करना आसान हो जाता है। चाहे वह महीने के अंत में समापन हो, ऑडिटिंग हो, या वित्तीय पूर्वानुमान हो, आप अपनी ज़रूरत के डेटा तक तुरंत पहुंच सकते हैं।

स्वचालित, वास्तविक समय रिपोर्टिंग मैन्युअल डेटा समेकन पर खर्च होने वाले समय को कम कर देती है। यह आपके वित्तीय संचालन में मूल्यवान अंतर्दृष्टि भी प्रदान करता है, जिससे आपको रुझानों की पहचान करने, विसंगतियों का पता लगाने और डेटा-संचालित निर्णय लेने में मदद मिलती है।

जहां तक ​​ऑडिट ट्रेल्स की बात है, सिस्टम इनवॉइस रसीद से लेकर भुगतान तक, सभी स्वीकृतियों और किए गए परिवर्तनों सहित सभी गतिविधियों को लॉग करता है। पारदर्शिता का यह स्तर जवाबदेही सुनिश्चित करता है, अनुपालन को सरल बनाता है और संभावित मुद्दों या विवादों की जांच को आसान बनाता है। इसके अलावा, आपके ईआरपी या अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर के साथ एकीकरण यह सुनिश्चित करता है कि सभी वित्तीय डेटा सिंक्रनाइज़ और अद्यतित हैं, जिससे अशुद्धियों और दोहराव का जोखिम कम हो जाता है।

5. विक्रेताओं को अद्यतन रखें और पारदर्शिता बनाए रखें

पारंपरिक सेटअप में, आपूर्तिकर्ता संबंध प्रबंधन काफी चुनौतीपूर्ण हो सकता है। देर से भुगतान, खोए हुए चालान और गलत संचार विक्रेताओं के साथ आपके रिश्ते को तनावपूर्ण बना सकते हैं। साथ ही, प्रत्येक आपूर्तिकर्ता की शर्तों और प्राथमिकताओं पर नज़र रखना कठिन हो सकता है।

हालाँकि, एक कागज रहित लेखा देय प्रणाली इस प्रक्रिया को सरल बनाती है। चालानों की तेज़ प्रोसेसिंग और अनुमोदन का मतलब है कि भुगतान समय पर किया जाता है, जिससे विक्रेता की संतुष्टि बढ़ती है। सिस्टम आपके सभी विक्रेता सूचनाओं को केंद्रीय रूप से संग्रहीत करता है, जिससे इसे एक्सेस करना और प्रबंधित करना आसान हो जाता है।

स्वचालित आपूर्तिकर्ता पोर्टल विक्रेताओं को अपना चालान जमा करने, भुगतान की स्थिति को ट्रैक करने और वास्तविक समय में संवाद करने की अनुमति देते हैं, जिससे बार-बार ईमेल या फोन कॉल की आवश्यकता कम हो जाती है। देरी या विसंगतियों के मामले में दोनों पक्षों को स्वचालित सूचनाएं, अलर्ट और अनुस्मारक भेजे जाते हैं, इस प्रकार पारदर्शिता सुनिश्चित होती है और गलतफहमी कम होती है।

इसके अलावा, सिस्टम इन चरों को निर्बाध रूप से प्रबंधित करते हुए, प्रत्येक आपूर्तिकर्ता के लिए अलग-अलग भुगतान शर्तों, छूट या अन्य प्राथमिकताओं को समायोजित कर सकता है। यह आपके विक्रेता की आवश्यकताओं का अनुपालन सुनिश्चित करता है और आपको शीघ्र भुगतान छूट या अन्य प्रोत्साहनों का लाभ उठाने, आपके नकदी प्रवाह को अनुकूलित करने और आपके आपूर्तिकर्ता संबंधों को मजबूत करने में सक्षम बनाता है।

दिन के अंत में, कागज रहित खातों की देय प्रणाली में परिवर्तन केवल लागत और समय की बचत के बारे में नहीं है। यह आपकी एपी प्रक्रिया को एक रणनीतिक व्यावसायिक फ़ंक्शन में बदलने के बारे में है जो दक्षता, पारदर्शिता और नियंत्रण को संचालित करता है।

आप कागज रहित लेखा देय प्रणाली कैसे लागू करते हैं?

ठीक है, तो आप कागज रहित लेखा देय प्रणाली के लाभों के बारे में आश्वस्त हैं। आप देख सकते हैं कि यह कैसे आपके वित्तीय संचालन को बदल सकता है, प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित कर सकता है और नियंत्रण बढ़ा सकता है। लेकिन आप इसे कैसे क्रियान्वित करेंगे?

आपको अपने परिवर्तन की दिशा में एक स्पष्ट रास्ता देने के लिए यहां एक चरण-दर-चरण कार्यान्वयन मार्गदर्शिका दी गई है:

चरण 1: अपनी वर्तमान प्रक्रिया का मूल्यांकन करें

उन क्षेत्रों की पहचान करें जिनमें सुधार की आवश्यकता है और जिन चुनौतियों का आप सामना कर रहे हैं। क्या देर से भुगतान होता है? क्या आपको मेल-मिलाप कठिन लगता है? क्या त्रुटियाँ बार-बार होती हैं और ये सबसे अधिक कहाँ होती हैं?

अपनी टीम से बात करें और उनका इनपुट इकट्ठा करें। उनके प्राथमिक दर्द बिंदु क्या हैं? वे अपना अधिकांश समय किसमें व्यतीत करते हैं? प्रक्रिया के कौन से हिस्से उन्हें सबसे अधिक चुनौतीपूर्ण या निराशाजनक लगते हैं? यह फीडबैक आपको यह समझने में मदद कर सकता है कि आपको कागज रहित लेखा देय प्रणाली से क्या चाहिए।

चरण 2: अपनी आवश्यकताओं और उद्देश्यों को परिभाषित करें

एक बार जब आप अपनी वर्तमान स्थिति और चुनौतियों को समझ लें, तो पहचानें कि आप अपनी नई प्रणाली से क्या हासिल करना चाहते हैं। क्या आप चालान प्रसंस्करण में तेजी लाना चाहते हैं? सटीकता में सुधार करें? पारदर्शिता बढ़ाएँ? लागत घटाएं?

स्पष्ट, मापने योग्य उद्देश्य निर्धारित करें। उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आप चालान प्रसंस्करण समय को 50% कम करना चाहें या भुगतान समाधान में 100% सटीकता प्राप्त करना चाहें। फिर, अपनी कार्यात्मक आवश्यकताओं की पहचान करें। क्या आपको अनुमोदन वर्कफ़्लो की आवश्यकता है? आपके मौजूदा ईआरपी या अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर के साथ एकीकरण के बारे में क्या ख्याल है? क्या आप वास्तविक समय की रिपोर्टिंग और विश्लेषण चाहते हैं? एक आपूर्तिकर्ता पोर्टल?

भविष्य की जरूरतों पर भी विचार करें. जैसे-जैसे आपका व्यवसाय बढ़ता है, आपको अधिक विक्रेताओं को शामिल करने, बड़ी मात्रा में चालान संभालने या अतिरिक्त नियमों का अनुपालन करने की आवश्यकता हो सकती है। सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा चुनी गई प्रणाली इन परिवर्तनों को माप सकती है और उनके अनुकूल हो सकती है।

चरण 3: संभावित समाधानों पर शोध और मूल्यांकन करें

उपलब्ध कागज रहित खातों की देय प्रणालियों पर शोध शुरू करें। उत्पाद विवरण, ब्लॉग पोस्ट, ग्राहक समीक्षा, केस अध्ययन और डेमो वीडियो देखें। यदि संभव हो तो वेबिनार या उत्पाद प्रदर्शन में भाग लें।

बाजार में कई कागज रहित खाते भुगतान प्रणालियाँ उपलब्ध हैं। कुछ स्टैंडअलोन सिस्टम हैं, जबकि अन्य को आपके ईआरपी या अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर के साथ एकीकृत किया जा सकता है। सिस्टम की विशेषताएं, उपयोग में आसानी, स्केलेबिलिटी, सुरक्षा, ग्राहक सहायता और लागत जैसे विभिन्न कारकों पर विचार करें।

उन सुविधाओं की तलाश करें जो विशेष रूप से आपकी आवश्यकताओं को पूरा करती हों। उदाहरण के लिए, यदि आप देर से भुगतान से जूझ रहे हैं तो स्वचालित अनुस्मारक और अनुमोदन वर्कफ़्लो वाला सिस्टम चुनें। यदि डेटा प्रविष्टि त्रुटियां एक समस्या है, तो सटीक, स्वचालित डेटा निष्कर्षण के लिए उन्नत ओसीआर तकनीक वाले सिस्टम का चयन करें।

चरण 4: कार्यान्वयन प्रक्रिया की योजना बनाएं और उसे क्रियान्वित करें

आपके द्वारा चुने गए देय खातों की प्रणाली का वास्तविक कार्यान्वयन एक महत्वपूर्ण कदम है। इसमें सॉफ़्टवेयर स्थापित करना या सेट करना, आपके मौजूदा डेटा को माइग्रेट करना, वर्कफ़्लो सेट करना और अपने कर्मचारियों को प्रशिक्षित करना शामिल है।

कार्यान्वयन प्रक्रिया के दौरान विचार करने योग्य चीजों की एक चेकलिस्ट यहां दी गई है:

• आंकड़ों का विस्थापन: सुनिश्चित करें कि आपका सभी मौजूदा डेटा नए सिस्टम में सटीक और सुरक्षित रूप से स्थानांतरित हो गया है। इसमें विक्रेता की जानकारी, चालान डेटा, भुगतान इतिहास और अन्य प्रासंगिक डेटा शामिल हैं।
• वर्कफ़्लो सेटअप: अपने वांछित वर्कफ़्लो और अनुमोदन प्रक्रियाओं को प्रतिबिंबित करने के लिए सिस्टम को कॉन्फ़िगर करें। सुनिश्चित करें कि सिस्टम आपकी विशिष्ट जरूरतों और जरूरतों को पूरा करने के लिए स्थापित किया गया है।
• एकता: यदि आपके नए सिस्टम को अन्य सॉफ़्टवेयर (जैसे आपकी ईआरपी या लेखा प्रणाली) के साथ एकीकृत करने की आवश्यकता है, तो सुनिश्चित करें कि ये एकीकरण सही ढंग से स्थापित किए गए हैं और पूरी तरह से परीक्षण किए गए हैं।
• प्रशिक्षण: अपनी टीम को व्यापक प्रशिक्षण प्रदान करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे नई प्रणाली का प्रभावी ढंग से उपयोग कैसे करें। इसमें एक-पर-एक सत्र, समूह कार्यशालाएँ, या यहाँ तक कि स्व-गति वाले ऑनलाइन ट्यूटोरियल भी शामिल हो सकते हैं।
• परीक्षण: लाइव होने से पहले, किसी भी संभावित समस्या की पहचान करने और उसे ठीक करने के लिए सिस्टम का पूरी तरह से परीक्षण करें। इसमें डेटा माइग्रेशन की सटीकता की जांच करना, वर्कफ़्लो का परीक्षण करना, एकीकरण की पुष्टि करना और यह सुनिश्चित करना शामिल है कि सिस्टम उपयोगकर्ता के अनुकूल और कार्यात्मक है।
• समर्थन: सुनिश्चित करें कि आपके पास एक विश्वसनीय सहायता प्रणाली मौजूद है। यह विक्रेता की ग्राहक सहायता टीम या आंतरिक आईटी टीम से हो सकता है। ऐसे व्यक्ति का होना सबसे अच्छा होगा जो कार्यान्वयन के दौरान या कार्यान्वयन के बाद की अवधि के दौरान किसी भी मुद्दे को तुरंत हल कर सके।

चरण 5: प्रदर्शन की निगरानी और अनुकूलन करें

एक बार जब आपका कागज रहित खाता भुगतान प्रणाली चालू हो जाती है, तो इसके प्रदर्शन की लगातार निगरानी करना और सुधार या अनुकूलन के लिए क्षेत्रों की पहचान करना आवश्यक है।

यहां उन KPI की सूची दी गई है जिन्हें आप ट्रैक करना चाहेंगे:

चालान प्रसंस्करण समय: यह चालान प्राप्त होने से लेकर उसके भुगतान तक लगने वाले समय को मापता है। कम प्रसंस्करण समय अधिक कुशल प्रक्रिया का संकेत दे सकता है।

प्रति चालान लागत: यह किसी चालान को संसाधित करने की कुल लागत की गणना करता है। कम लागत अधिक कुशल और लागत प्रभावी प्रणाली का संकेत देती है।

चालान सटीकता दर: यह KPI त्रुटियों के बिना संसाधित चालानों का प्रतिशत मापता है। उच्च सटीकता दर महंगी गलतियों में कमी का संकेत देती है।

चालान अपवाद दर: यह उन चालानों के प्रतिशत को ट्रैक करता है जिनमें विसंगतियों या त्रुटियों के कारण मैन्युअल हस्तक्षेप की आवश्यकता होती है। कम अपवाद दर अधिक सुव्यवस्थित और स्वचालित प्रक्रिया को दर्शा सकती है।

अनुमोदन चक्र का समय: यह चालान प्राप्त होने से लेकर उसके स्वीकृत होने तक लगने वाले समय को मापता है। इस समय को कम करने से आपके संपूर्ण खातों की देय प्रक्रिया में तेजी आ सकती है।

इसके अतिरिक्त, सिस्टम और आपके व्यवसाय पर इसके प्रभाव की नियमित समीक्षा करें। पता लगाएं कि क्या आपकी टीम अपने उद्देश्यों को पूरा कर रही है? क्या कोई समस्या या बाधाएं हैं? क्या आपकी टीम के लिए अतिरिक्त प्रशिक्षण की आवश्यकता है? क्या सिस्टम ने समय पर भुगतान और बेहतर संचार के कारण विक्रेताओं के साथ उनके संबंधों को बेहतर बनाने में मदद की है?

कागज रहित खातों के भुगतान योग्य प्रणाली की सर्वोत्तम प्रथाएँ

पेपरलेस होने को वास्तव में प्रभावी बनाने के लिए अनुशासन और निरंतरता की आवश्यकता होती है। कागज-आधारित देय खातों से निपटने के लिए आपके पास पहले से ही मानक प्रथाएं स्थापित हो सकती हैं - प्रबंधकीय अनुमोदन के लिए एक निश्चित सीमा से ऊपर के चालानों को रूट करना, एक विशिष्ट फाइलिंग कैबिनेट में संग्रहीत सभी चालान, आदि।

इसी तरह, पेपरलेस सिस्टम में बदलाव करते समय, आपको अपने नए डिजिटल सिस्टम को अधिकतम करने के लिए कुछ सर्वोत्तम प्रथाएं स्थापित करनी चाहिए।

1. डेटा आयात स्वचालित करें

यदि आपकी टीम सभी चालानों को आपके पेपरलेस सिस्टम पर मैन्युअल रूप से अपलोड करती है तो यह कष्टकारी होगा। अपने ईमेल इनबॉक्स को लगातार ताज़ा करना और अनुलग्नकों के माध्यम से स्कैन करना शायद ही कुशल है।

इसके बजाय, स्वचालित डेटा आयात सुविधा होने से आपका समय बचेगा और त्रुटि की संभावना कम हो जाएगी। यह बिना किसी रुकावट या देरी के सिस्टम में चालान का सुचारू प्रवाह सुनिश्चित करेगा।

नैनोनेट्स ईमेल, एपीआई एकीकरण, वनड्राइव, गूगल ड्राइव, ड्रॉपबॉक्स और जैपियर सहित ऑटो-आयात विकल्पों का एक पूरा समूह प्रदान करता है। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपके चालान कहां से आए हैं, आप उन्हें आसानी से स्वचालित रूप से सिस्टम में आयात कर सकते हैं।

2. बुद्धिमान डेटा कैप्चर और निष्कर्षण को नियोजित करें

जब आपका व्यवसाय बढ़ता है तो आपको विभिन्न प्रारूपों, शैलियों, मुद्राओं और भाषाओं में चालान प्राप्त हो सकते हैं। जटिलताओं को संभालने के लिए आप सरल ओसीआर और मैन्युअल डेटा प्रविष्टि पर भरोसा नहीं कर सकते।

एपी विभाग को जटिलताओं को समझने और उसके अनुसार अनुकूलन करने के लिए एक बुद्धिमान डेटा कैप्चर और निष्कर्षण प्रणाली की आवश्यकता है। इस तरह, आप विभिन्न चालानों को शीघ्रता और सटीकता से संसाधित कर सकते हैं।

प्रारूप या भाषा की परवाह किए बिना, चालान से आवश्यक जानकारी सटीक रूप से निकालने के लिए नैनोनेट्स एआई और श्रेणी में सर्वश्रेष्ठ ओसीआर को जोड़ती है। संरचित, अर्ध-संरचित, या असंरचित डेटा - नैनोनेट यह सब संभाल सकता है। यह सुनिश्चित करता है कि आप बिना किसी डेटा अंतराल या अशुद्धि के विभिन्न आपूर्तिकर्ताओं के साथ काम कर सकते हैं।

3. स्वचालित अनुमोदन वर्कफ़्लो लागू करें

खरीद आदेश, चालान और अन्य वित्तीय दस्तावेजों को प्रसंस्करण से पहले अक्सर कई अनुमोदन की आवश्यकता होती है। मैन्युअल अनुमोदन वर्कफ़्लो धीमा, अपारदर्शी, धोखाधड़ी के प्रति संवेदनशील हो सकता है, और भुगतान की समय सीमा छूट सकती है।

आपके अनुमोदन वर्कफ़्लो को स्वचालित करने से पारदर्शिता बढ़ने के साथ-साथ इस प्रक्रिया में तेजी आ सकती है। आप चालान राशि, विभाग, परियोजना या किसी अन्य मानदंड के आधार पर कस्टम अनुमोदन अनुक्रम सेट कर सकते हैं।

नैनोनेट्स के साथ, आप अपनी व्यावसायिक आवश्यकताओं के आधार पर अपने अनुमोदन वर्कफ़्लो को अनुकूलित कर सकते हैं। आप यह सुनिश्चित करने के लिए स्वचालित रूटिंग और अनुमोदन पदानुक्रम के लिए नियम स्थापित कर सकते हैं कि सही चालान सही समय पर सही अनुमोदनकर्ताओं तक पहुंचें। लाइव स्थिति अपडेट, स्वचालित अलर्ट और अनुस्मारक के साथ, आप प्रत्येक चालान की प्रगति को स्पष्ट रूप से ट्रैक कर सकते हैं, पारदर्शिता बनाए रख सकते हैं और किसी भी देरी या चूक भुगतान को रोक सकते हैं।

4. डेटा साइलो को खत्म करने के लिए एकीकरण स्थापित करें

अपने एपी सिस्टम से अपने भुगतान सिस्टम, अकाउंटिंग सिस्टम या ईआरपी में डेटा को मैन्युअल रूप से स्थानांतरित करने में घंटों बिताने की कल्पना करें। इसमें न केवल समय लगता है बल्कि त्रुटियाँ भी होने की संभावना रहती है। यदि चालान राशि में एक अतिरिक्त शून्य जोड़ दिया जाए या दशमलव बिंदु छूट जाए तो क्या होगा?

निर्बाध डेटा स्थानांतरण सुनिश्चित करने और किसी भी त्रुटि से बचने के लिए विभिन्न प्रणालियों के बीच एकीकरण महत्वपूर्ण है। यह न केवल समय बचाने में मदद करता है, बल्कि स्वचालित 3-तरफा मिलान और समाधान के साथ, यह डेटा सटीकता और विश्वसनीयता को भी बढ़ाता है।

नैनोनेट्स को अन्य प्रणालियों के साथ अच्छी तरह से खेलने के लिए बनाया गया है। यह क्विकबुक, एसएपी, ओरेकल इत्यादि सहित लोकप्रिय लेखांकन, ईआरपी और भुगतान प्रणालियों के साथ एकीकरण का समर्थन करता है। नैनोनेट्स के डेटा को वास्तविक समय में इन प्रणालियों के साथ आसानी से सिंक किया जा सकता है, डेटा साइलो को खत्म किया जा सकता है और सुचारू, त्रुटि मुक्त डेटा ट्रांसफर सुनिश्चित किया जा सकता है। इस तरह, आप रणनीति पर अधिक और मैन्युअल डेटा प्रविष्टि पर कम ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

5. अपने सिस्टम का नियमित रूप से ऑडिट और अनुकूलन करें

यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका पेपरलेस सिस्टम बेहतर ढंग से काम कर रहा है, सिस्टम के प्रदर्शन का नियमित रूप से ऑडिट और समीक्षा करना आवश्यक है। यदि आप सटीकता, प्रसंस्करण समय और त्रुटि दर जैसे प्रमुख मैट्रिक्स को ट्रैक करते हैं और उपयोगकर्ता प्रतिक्रिया पर भी ध्यान देते हैं तो इससे मदद मिलेगी।

नियमित ऑडिट न केवल आपको मुद्दों और बाधाओं की पहचान करने में मदद करेगा बल्कि सुधार के अवसरों को भी उजागर करेगा। इन जानकारियों के आधार पर अपने सिस्टम को अनुकूलित करने से यह सुनिश्चित होगा कि जैसे-जैसे आपका व्यवसाय विकसित और बढ़ता है, यह आपकी आवश्यकताओं को पूरा करता रहेगा।

नैनोनेट्स आपकी एपी प्रक्रियाओं की निगरानी के लिए मजबूत वास्तविक समय विश्लेषण और रिपोर्टिंग क्षमताएं प्रदान करता है। कार्रवाई योग्य अंतर्दृष्टि के साथ, आप अपने सिस्टम के प्रदर्शन में लगातार सुधार कर सकते हैं, त्रुटियों को कम कर सकते हैं, गति में सुधार कर सकते हैं और समग्र दक्षता बढ़ा सकते हैं।

5. सुरक्षा और अनुपालन को प्राथमिकता दें

आपके वित्तीय डेटा की सुरक्षा बनाए रखना एक अपरिहार्य आवश्यकता है। इसी तरह, दंड और कानूनी मुद्दों से बचने के लिए विभिन्न कानूनों और विनियमों का अनुपालन सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है।

आपके पेपरलेस एपी सिस्टम में एन्क्रिप्शन, सुरक्षित डेटा भंडारण और उपयोगकर्ता प्रमाणीकरण जैसे मजबूत डेटा सुरक्षा उपाय होने चाहिए। नियामक आवश्यकताओं में बदलाव को समायोजित करने के लिए इसे पर्याप्त लचीला भी होना चाहिए।

नैनोनेट्स आपके संवेदनशील डेटा को सुरक्षित रखने के लिए उच्च-स्तरीय सुरक्षा प्रदान करता है। यह जीडीपीआर और सीसीपीए सहित वैश्विक गोपनीयता मानकों का अनुपालन करता है। यह डेटा एन्क्रिप्शन और सुरक्षित क्लाउड स्टोरेज जैसे उन्नत सुरक्षा उपायों का उपयोग करता है। नैनोनेट्स के ऑडिट ट्रेल्स हर कार्रवाई का स्पष्ट रिकॉर्ड भी बनाए रखते हैं, जिससे आपको जवाबदेही और नियामक अनुपालन सुनिश्चित करने में मदद मिलती है।

अंतिम विचार

कागज रहित एपी प्रक्रिया में परिवर्तन कोई छोटा काम नहीं है। इसमें सावधानीपूर्वक योजना बनाना, रणनीति बनाना और कार्यान्वयन करना शामिल है। हालाँकि, सही उपकरणों और प्रभावी रणनीति के साथ लाभ चुनौतियों से कहीं अधिक हैं। बढ़ी हुई दक्षता और पारदर्शिता से लेकर लागत बचत और बेहतर सुरक्षा तक, पेपरलेस एपी प्रणाली के फायदे निर्विवाद हैं।

नैनोनेट्स की शक्ति का उपयोग करके, व्यवसाय अपनी एपी प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित कर सकते हैं, अपने परिचालन लक्ष्यों को प्राप्त कर सकते हैं और भविष्य के विकास के लिए खुद को तैयार कर सकते हैं। यह मैन्युअल श्रम और संबंधित त्रुटियों को कम करता है, चालान अनुमोदन प्रक्रिया को तेज करता है, डेटा सटीकता को बढ़ाता है, और निर्बाध सिस्टम एकीकरण की सुविधा देता है। सुरक्षा और अनुपालन पर अपने मजबूत फोकस के साथ, नैनोनेट्स व्यवसायों को कागज रहित वातावरण में आत्मविश्वास से बदलाव के लिए एक विश्वसनीय समाधान प्रदान करता है।

पेपरलेस एपी की राह जटिल हो सकती है, लेकिन नैनोनेट्स के साथ, यह शुरू करने लायक है। आगे आने वाले अवसर - बेहतर दक्षता, लागत में कमी, पारदर्शिता और डेटा सुरक्षा - डिजिटल-फर्स्ट दुनिया में प्रतिस्पर्धी बने रहने का लक्ष्य रखने वाले व्यवसायों के लिए इस यात्रा को आवश्यक बनाते हैं।

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• स्रोत: https://nanonets.com/blog/paperless-accounts-payable/