खरीद आदेश टेम्पलेट

खरीदारी किसी भी व्यवसाय का एक अनिवार्य हिस्सा है। जैसे-जैसे व्यवसाय बढ़ता है, खरीदारी की संख्या भी बढ़ती है। यदि आप अपनी प्रक्रिया का मानकीकरण नहीं करते हैं, तो यह वास्तव में बहुत जल्दी गड़बड़ हो सकती है।

खरीद आदेश खरीदारों और आपूर्तिकर्ताओं दोनों के लिए खरीद प्रक्रिया में दृश्यता बनाए रखने में मदद करते हैं। और यदि आप पहले से उनका उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो आप हमारे निःशुल्क खरीद आदेश टेम्पलेट के साथ अपनी यात्रा शुरू कर सकते हैं।

Nanonets का क्रय आदेश टेम्पलेट आपके व्यवसाय के लिए व्यावसायिक क्रय आदेश बनाने का एक सरल उपाय है। उन्हें बनाने के लिए आपको अतिरिक्त सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता नहीं होगी। आप उन्हें आसानी से बनाने के लिए Google शीट और एक्सेल का उपयोग कर सकते हैं।

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इस खरीद आदेश टेम्पलेट का उपयोग कैसे करें?

यह खरीद आदेश टेम्पलेट Google पत्रक पर मौजूद है। लेकिन आप इसे डाउनलोड कर सकते हैं और एक्सेल में इसका इस्तेमाल कर सकते हैं। आइए देखें कि खरीद आदेश टेम्पलेट का उपयोग कैसे करें।

1. Google पत्रक में क्रय आदेश टेम्पलेट खोलें।
2. फ़ाइल पर क्लिक करें और अपनी ड्राइव में पीओ टेम्पलेट जोड़ने के लिए "एक प्रतिलिपि बनाएँ" चुनें।
3. दस्तावेज़ को अपनी आवश्यकताओं के अनुसार संपादित करें।

इसे खरीद ऑर्डर एक्सेल टेम्प्लेट के रूप में उपयोग करने के लिए, अपने ड्राइव में दस्तावेज़ की एक प्रति बनाने के बाद, "माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (.xlsx)" के रूप में डाउनलोड का चयन करें।

Google पत्रक से खरीद आदेश को PDF फ़ाइल के रूप में डाउनलोड करने के लिए, इन चरणों का पालन करें

1. पीओ टैब चुनें
2. अप्रासंगिक टेक्स्ट के साथ दाईं ओर के कॉलम छुपाएं।
3. फ़ाइल चुनें > इस रूप में डाउनलोड करें > पीडीएफ
4. ये चयन करें। पेज ओरिएंटेशन - पोर्ट्रेट और स्केल - फ़िट टू पेज

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क्रय आदेश के घटक क्या हैं?

सुनिश्चित करें कि आपके खरीद आदेश में चर्चाओं से अस्पष्टता को पूरी तरह से दूर करने के लिए सभी प्रासंगिक जानकारी शामिल है। यहां कुछ चीजें दी गई हैं जिन्हें आपको अपने खरीद आदेश में शामिल करना चाहिए। खरीद आदेश टेम्पलेट्स की तलाश करें जिसमें निम्नलिखित शामिल हों:

कंपनी की जानकारी

हेडर में अपनी कंपनी के बारे में सारी जानकारी शामिल करें जैसे

• कंपनी का लोगो
• कंपनी का पता
• पी ओ संख्या
• पीओ तिथि
• जिम्मेदार व्यक्ति का ईमेल पता और संपर्क नंबर

विक्रेता / आपूर्तिकर्ता जानकारी

अपने खरीद आदेश में निम्नलिखित विक्रेता जानकारी शामिल करना सुनिश्चित करें।

• विक्रेता संपर्क जानकारी
• विक्रेता का नाम
• विक्रेता का पता

शिपिंग सूचना

कभी-कभी कंपनियां प्रधान कार्यालयों से खरीद आदेश भेजती हैं लेकिन वे चाहती हैं कि उत्पाद कहीं और पहुंचाए जाएं। इस मामले में, शिपिंग जानकारी काम आती है। यह स्पष्ट रूप से उस स्थान को बताता है जिस पर उत्पाद वितरण की उम्मीद है।

• शिपिंग संपर्क व्यक्ति
• शिपिंग पता
• फ़ोन नंबर

उत्पादों और सेवाओं की जानकारी

अस्पष्टता को दूर करने के लिए, दोनों पक्षों को इस खंड को देखना चाहिए जो उत्पादों और सेवाओं के बारे में विवरण देता है।

• आइटम नंबर
• आइटम विवरण (अनुरोधित उत्पाद या सेवाओं का विवरण)
• मात्रा या SKU
• उत्पादों और सेवाओं की इकाई मूल्य
• प्रसव की तारीख

मूल्य निर्धारण और कर विवरण

सभी विवरणों और उल्लेखों के बाद, आपको निम्नलिखित के साथ खरीद आदेश को संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहिए:

• ऑर्डर की जा रही वस्तुओं और सेवाओं की कुल कीमत
• कुल राशि पर शिपिंग शुल्क, कर और छूट
• नियम और शर्तें
• विशेष आवश्यकताएं

नमूना खरीद आदेश टेम्पलेट

ऊपर चर्चा किए गए सभी अनुभागों के साथ आपके संदर्भ के लिए एक नमूना खरीद आदेश टेम्पलेट यहां दिया गया है। आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार अनुभागों को बदल सकते हैं, लेकिन यह सलाह दी जाती है कि आपकी कंपनी और आपूर्तिकर्ता के बीच सुचारू संचार सुनिश्चित करने के लिए यथासंभव अधिक से अधिक जानकारी शामिल करें।

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खरीद आदेश प्रक्रिया

संपूर्ण खरीद आदेश प्रक्रिया कैसे काम करती है? आइए संपूर्ण पीओ प्रक्रिया और इसमें शामिल चरणों पर एक नज़र डालें।

खरीद मांग निर्माण और स्वीकृति

कर्मचारी खरीद अनुरोध शुरू करने के लिए खरीद अनुरोध उठाता है और इसे प्रबंधकों और क्रय विभाग द्वारा अनुमोदित किया जाता है। खरीद की मांग में खरीदारी का कारण और सटीक आवश्यकताओं के बारे में विस्तार से बताया गया है।

एक बार मंजूरी मिलने के बाद, यह अगले चरण में आगे बढ़ता है।

खरीद आदेश निर्माण

खरीद मांग स्वीकृत होने के बाद, एक खरीद आदेश बनाया जाता है। आप खरीद ऑर्डर को मैन्युअल रूप से बनाने के बजाय आसानी से बनाने के लिए ऑनलाइन खरीद ऑर्डर जनरेटर का उपयोग कर सकते हैं।

खरीद आदेश अनुमोदन प्रक्रिया

इस चरण में, खरीद आदेश विभिन्न विभागों और प्रबंधकों के पास अनुमोदन के लिए जाता है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि विवरण और बजट संगठन द्वारा निर्धारित लक्ष्यों के साथ संरेखित हों। आप नैनोनेट्स का उपयोग करके भी अनुमोदन प्रक्रियाओं को स्वचालित कर सकते हैं।

विक्रेता अनुमोदन

अनुमोदन के बाद, पीओ विक्रेता को अनुमोदन के लिए भेजा जाता है। एक बार जब विक्रेता अनुमोदित हो जाता है, तो उत्पाद और सेवा वितरण और भुगतान को अंतिम रूप देने के लिए विक्रेता और आपकी कंपनी के बीच एक बाध्यकारी अनुबंध पर हस्ताक्षर किए जाते हैं।

वितरण और चालान

विक्रेता आवश्यकताओं के अनुसार माल की डिलीवरी करता है और डिलीवरी नोट साझा करता है। पूर्ण वितरण पर, विक्रेता चालान साझा करेगा।

पीओ मिलान

आपकी कंपनी सभी राशियों का मिलान सुनिश्चित करने के लिए खरीद आदेश, डिलीवरी नोट और चालान से मिलान करने के लिए 3-तरफा मिलान करेगी।

भुगतान

सत्यापन के बाद, भुगतान विक्रेता के खाते में भेज दिया जाता है।

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नैनोनेट्स के साथ 15 मिनट में अनुकूलन योग्य, बिना कोड वाले स्वचालित वर्कफ़्लोज़ के साथ अपने खरीद ऑर्डर को सुव्यवस्थित करें।

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उचित खरीद आदेश प्रक्रियाओं के साथ अपने विक्रेताओं के साथ मजबूत संबंध बनाएं

खरीद आदेश विक्रेता और खरीदार दोनों के लिए खरीद प्रक्रिया में दृश्यता लाते हैं। खरीद ऑर्डर टेम्प्लेट और खरीद ऑर्डर ऑटोमेशन का उपयोग करके, आप पीओ प्रक्रिया के मैन्युअल पहलुओं को स्वचालित करके, अपने विक्रेताओं को रीयल-टाइम अपडेट प्रदान करके और अपनी प्रक्रियाओं में त्रुटियों को कम करके अपने विक्रेता संबंधों को मजबूत कर सकते हैं।

पेशेवर खरीद आदेश बनाने और अपनी खरीद से गलत संचार को पूरी तरह से समाप्त करने के लिए हमारे मुफ्त खरीद आदेश टेम्पलेट का प्रयास करें।

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