रिकॉर्ड प्रबंधन स्वचालन और प्रदर्शन पर इसका प्रभाव

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रिकॉर्ड प्रबंधन आधुनिक समय के व्यवसाय का एक अभिन्न अंग है। और कई सफल कंपनियां अब रिकॉर्ड प्रबंधन के स्वचालन में निवेश कर रही हैं क्योंकि वे एक डिजिटल परिवर्तन से गुजरते हैं।

लेकिन, इससे पहले कि हम जटिल विषयों पर विचार करें जैसे कि रिकॉर्ड प्रबंधन आपके व्यवसाय के लिए क्यों महत्वपूर्ण है या इसे कैसे स्वचालित करना आपके संगठन को बेहतर बना सकता है, हमें यह समझने की आवश्यकता है कि यह वास्तव में क्या दर्शाता है।

तो, उस नोट पर, आइए हम ठीक से पता करें और पता करें कि रिकॉर्ड प्रबंधन क्या है।

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रिकॉर्ड प्रबंधन क्या है?

मानकीकरण के लिए अंतर्राष्ट्रीय संगठन के अनुसार, जिसे आईएसओ के रूप में भी जाना जाता है, रिकॉर्ड हैं "कानूनी दायित्वों के अनुसरण में या व्यवसाय के लेन-देन में किसी संगठन या व्यक्ति द्वारा साक्ष्य और जानकारी के रूप में बनाई गई, प्राप्त की गई और रखी गई जानकारी".

ये रिकॉर्ड विभिन्न रूपों में हो सकते हैं। सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले कुछ रिकॉर्ड हैं,

डिजिटल फाइलें।
ऑडियो रिकॉर्डिंग।
वीडियो रिकॉर्डिंग।
तस्वीरें।
कागज के रिकॉर्ड।

ये रिकॉर्ड संगठन के कानूनी पहलुओं, वित्तीय दस्तावेज, दैनिक संचालन पर प्रक्रिया की जानकारी, और बहुत कुछ से संबंधित विभिन्न महत्वपूर्ण जानकारी रख सकते हैं। और अभिलेख प्रबंधन मूल रूप से इन अभिलेखों के निर्माण और रखरखाव का कार्य है।

रिकॉर्ड प्रबंधन स्वचालन और प्रदर्शन पर इसका प्रभाव

हालांकि, इसे इतने सरल शब्दों में कहें तो सभी रिकॉर्ड प्रबंधन पहलुओं को पूरी तरह से समझने के लिए पर्याप्त नहीं है। रिकॉर्ड फ़ाइलों के सरल निर्माण के अलावा, रिकॉर्ड प्रबंधन में विभिन्न गहन कार्य भी शामिल हैं जो कंपनी की प्रक्रिया को कारगर बनाने में मदद करते हैं।

रिकॉर्ड प्रबंधन के दायरे में आने वाले कुछ कार्य हैं,

रिपोर्ट और अन्य प्रकाशनों का निर्माण।
डेटा सुरक्षा सुनिश्चित करना।
समाप्त अभिलेखों को संग्रहित करना।
सुनिश्चित करें कि जरूरत पड़ने पर सभी रिकॉर्ड पार्टियों के लिए आसानी से उपलब्ध हैं।
दिशानिर्देशों, नीतियों और संगठन मानकों की स्थापना।

और अधिक.

इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड्स मैनेजमेंट (ईआरएम) क्या है?

आईएसओ मानक 15489: 2001 के अनुसार, अभिलेख प्रबंधन है "रिकॉर्ड के रूप में व्यावसायिक गतिविधियों और लेन-देन के बारे में साक्ष्य को कैप्चर करने और बनाए रखने की प्रक्रियाओं सहित रिकॉर्ड के निर्माण, प्राप्ति, रखरखाव, उपयोग और निपटान के कुशल और व्यवस्थित नियंत्रण के लिए जिम्मेदार प्रबंधन का क्षेत्र।

इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड प्रबंधन विशिष्ट फ़ाइलों या रिकॉर्ड के लिए संपूर्ण प्रबंधन प्रक्रिया है जो इलेक्ट्रॉनिक हैं। पारंपरिक रिकॉर्ड प्रबंधन, जहां प्राथमिक फोकस भौतिक रिकॉर्ड पर है, और ईआरएम, जहां मुख्य फोकस इलेक्ट्रॉनिक डेटा पर है, के बीच एक महत्वपूर्ण अंतर है।

जैसा कि अधिकांश आधुनिक कंपनियां डेटा के डिजिटलीकरण को अपना रही हैं, ईआरएम संगठनों का एक अभिन्न अंग बन रहा है। ERM कंपनी की डिजिटल व्यवसाय प्रक्रिया को बढ़ाने के लिए रिकॉर्ड कैप्चर करने के लिए जिम्मेदार है।

चूंकि आप अभिलेखों की कागजी प्रतियां रखने के लिए इन्वेंट्री पर खर्च नहीं कर रहे हैं, ईआरएम आपको संगठन की प्रभावकारिता और उत्पादकता में सुधार करने में सक्षम बनाता है। इसके अलावा, यह आपको व्यवसाय प्रक्रिया स्वचालन को आसानी से अपनाने की अनुमति देता है। यह सटीक ऑडिटिंग प्रदान करके भी आपकी मदद करता है।

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अभिलेख कितने प्रकार के होते हैं?

जैसे-जैसे कंपनियां अपने संचालन के क्षेत्र में अधिक विविधता प्राप्त कर रही हैं, डेटा बनाने, प्राप्त करने और बनाए रखने के लिए विभिन्न प्रकार के रिकॉर्ड का उपयोग किया जा रहा है। इन विभिन्न प्रकार के अभिलेखों का उपयोग विशिष्ट उद्देश्यों के लिए किया जाता है।

नीचे सूचीबद्ध आधुनिक व्यवसाय में उपयोग किए जाने वाले सबसे सामान्य प्रकार के रिकॉर्ड हैं।

ऑडिट रिकॉर्ड

ऑडिट रिकॉर्ड कंपनी को यह देखने और सत्यापित करने में सक्षम बनाता है कि कौन सा कर्मचारी उद्योग के नियमों (आंतरिक और बाहरी दोनों नियमों) का अनुपालन कर रहा है।

नीति रिकॉर्ड

नीति रिकॉर्ड में संगठन के भीतर योजना और तकनीकों से लेकर संचालन के तरीकों और नियमों तक सब कुछ शामिल है।

संगठन के रिकॉर्ड जो सभी बजट नियोजन से संबंधित हैं, कार्यात्मक चार्ट वित्तीय रिकॉर्ड नीति रिकॉर्ड का एक हिस्सा हैं। इसमें उच्च-स्तरीय प्राधिकारी, उच्च-स्तरीय अधिकारियों, निर्देश, ज्ञापन, और प्रदर्शन विधियों से संबंधित अन्य रिपोर्टों द्वारा प्रदान किए गए किसी भी प्रकार के आदेश या निर्देश शामिल हो सकते हैं।

कानूनी रिकॉर्ड

कानूनी रिकॉर्ड मूल रूप से कुछ विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ होते हैं जिन्हें कंपनियों को कानून द्वारा रिकॉर्ड करने के लिए अनिवार्य किया जाता है। ये रिकॉर्ड राज्य की आवश्यकता के अनुसार भिन्न हो सकते हैं।

वे शामिल हो सकते हैं,

अनुपालन विनियमों से संबंधित नियम
कार्यकारी आदेश और न्यायिक राय।
पेरोल रिकॉर्ड और बुनियादी राज्य व्यक्तिगत दस्तावेज।

इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड

इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड मूल रूप से ऐसे रिकॉर्ड होते हैं जो या तो इलेक्ट्रॉनिक रूप से बनाए जाते हैं या किसी इलेक्ट्रॉनिक माध्यम से संग्रहीत किए जाते हैं। चूंकि वे भौतिक स्थान नहीं लेते हैं और आसानी से बनाए रखा जा सकता है, इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड आधुनिक समय की कंपनियों में रिकॉर्ड भंडारण समाधान का सबसे लोकप्रिय रूप है।

पुरालेख अभिलेख

अभिलेखीय अभिलेख मुख्य रूप से उस समय के लिए उपयोग किए जा रहे अभिलेख होते हैं और ऐतिहासिक मूल्य या भविष्य के कानूनी मुद्दों के लिए संग्रहीत किए जाते हैं।

रिकॉर्ड प्रबंधन का उद्देश्य क्या है?

रिकॉर्ड प्रबंधन को लागू करने के पीछे प्राथमिक कारण सरल है। यह अपने पास मौजूद सभी मूल्यवान सूचनाओं को आसानी से संग्रहीत करने के लिए एक व्यवसाय प्रदान करता है और भविष्य में उपयोग के मामलों के लिए उन्हें आसानी से उपलब्ध कराता है।

रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए एक अधिक पारंपरिक दृष्टिकोण सिर्फ एक स्प्रेडशीट के रूप में सभी आवश्यक जानकारी को ट्रैक करना था। हालांकि ऐसा करने के लिए यह एक अच्छा विचार प्रतीत हो सकता है, व्यावहारिक मामलों में, यह वास्तव में नहीं है।

ऐसा इसलिए है क्योंकि जैसे-जैसे संगठन प्रत्येक गुजरते साल के साथ बड़े होते जाते हैं, उनके लिए आवश्यक सूचनाओं की मात्रा में काफी वृद्धि होती है। एक साधारण स्प्रैडशीट में सभी दस्तावेज होने से वास्तव में कंपनी को अच्छे से ज्यादा नुकसान हो सकता है।

प्रत्येक आवश्यकता की जानकारी जोड़ने के साथ न केवल जानकारी खोजना अधिक जटिल हो जाता है, बल्कि भंडारण प्रक्रिया भी जटिल हो जाती है। यही कारण है कि हर कंपनी को सब कुछ पूरी तरह से व्यवस्थित रखने के लिए एक सुव्यवस्थित रिकॉर्ड प्रबंधन रणनीति की आवश्यकता होती है।

इसके अलावा, रिकॉर्ड किसी भी व्यक्ति के लिए आसानी से उपलब्ध होंगे जिन्हें कंपनी के भीतर उनकी आवश्यकता होगी। यह सुनिश्चित करता है कि जटिल रिकॉर्ड खोज के कारण कोई समय बर्बाद न हो। नतीजतन, कर्मचारियों को उच्च-मूल्य वाले कार्यों पर अधिक समय बिताने और अपनी उत्पादकता बढ़ाने का मौका मिलता है।

के अनुसार रिकॉर्ड भंडारण, सभी कागजी दस्तावेजों में से 7.5 प्रतिशत से अधिक इस प्रक्रिया में आसानी से खो सकते हैं। और अगर खोए हुए दस्तावेज़ों में कोई आवश्यक डेटा है, तो इससे गंभीर समस्याएँ हो सकती हैं, जैसे,

लाइसेंस का नुकसान।
प्रतिष्ठा क्षति।
भारी जुर्माना।
उत्पादकता का नुकसान।
तनाव.
रद्द आदेश।

और इतना अधिक।

इस समस्या को हल करने के लिए बाजार में कई तरह के डॉक्यूमेंटेशन सॉफ्टवेयर भी मौजूद हैं। यह सॉफ़्टवेयर आपको समस्या से निपटने में मदद कर सकता है और आपके संगठन के लिए एक सुव्यवस्थित रिकॉर्ड प्रबंधन समाधान सुनिश्चित कर सकता है।

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अभिलेख प्रबंधन क्यों महत्वपूर्ण है?

आईबीएम द्वारा किए गए एक सर्वेक्षण के अनुसार, दुनिया के सभी डेटा का 90% केवल दो वर्षों में बनाया गया था। यह बहुत जल्दी बताता है कि हमारे लिए अपने सभी डेटा की निगरानी करना कितना महत्वपूर्ण है। क्योंकि आज हमारे पास इतनी बड़ी मात्रा में जानकारी उपलब्ध है, उचित निगरानी के बिना, इन आंकड़ों का प्रबंधन असंभव के करीब है।

इसके अलावा, विभिन्न नियामक मुद्दे छोटे व्यवसायों के लिए कुछ बड़ी चुनौतियां पैदा कर रहे हैं। यह रिकॉर्ड के उचित प्रबंधन को हर आधुनिक कंपनी का एक महत्वपूर्ण हिस्सा बनाता है। नियमित टैक्स रिफॉर्म से लेकर द अफोर्डेबल केयर एक्ट (ACA), एवर-चेंजिंग पेड लीव कानून और कर्मचारी सत्यापन, सभी व्यवसायों के लिए रिकॉर्ड प्रबंधन अनिवार्य है। लागू किए गए रिकॉर्ड प्रबंधन प्रक्रिया के बिना, एक व्यवसाय को गैर-अनुपालन के लिए विभिन्न अनावश्यक ऑडिट, उत्पादकता हानि और आकस्मिक जुर्माना का सामना करना पड़ सकता है।

रिकॉर्ड प्रबंधन भी बहुत महत्वपूर्ण है क्योंकि यह आपको अनुपालन करने में मदद करता है संघीय रिकॉर्ड प्रबंधन कानून.

रिकॉर्ड प्रबंधन प्रक्रिया क्या है?

रिकॉर्ड प्रबंधन प्रक्रिया में अभिलेखों का संपूर्ण जीवनचक्र शामिल होता है। इसका मतलब है कि आपके पास रिकॉर्ड के निर्माण और संशोधन से लेकर रखरखाव, निपटान और संग्रह तक सब कुछ है। नीचे हमने प्रत्येक प्रक्रिया चरण को सूचीबद्ध किया है और पूरे जीवनचक्र की बेहतर समझ के लिए इसे आगे समझाया है।

रिकॉर्ड निर्माण

किसी भी रिकॉर्ड प्रबंधन प्रक्रिया को शुरू करने के लिए, जीवनचक्र में आने वाली पहली चीज रिकॉर्ड निर्माण है। इसे या तो इन-हाउस बनाया जा सकता है या किसी तीसरे पक्ष से प्राप्त किया जा सकता है। रिकॉर्ड बनाने के कुछ तरीके यहां दिए गए हैं,

कोई ईमेल प्राप्त करना।
स्प्रेडशीट निर्माण
डेटाबेस या दस्तावेज़ निर्माण
बाहर से प्राप्त दस्तावेज।

इसके अलावा, अनुबंधों के विभिन्न रूप, बजट सूचीकरण, नीति, बैंक विवरण, नियमावली और नियामक दस्तावेज हो सकते हैं, जिन्हें रिकॉर्ड माना जाता है। हालाँकि, याद रखें कि हर प्रकार का डेटा या दस्तावेज़ जो दरवाजे से आता है, रिकॉर्ड प्रबंधन के अधीन नहीं है। कंपनी एक रिकॉर्ड के रूप में क्या रखना चाहती है, यह कंपनी को ही निर्धारित करना है।

उपयोग या संशोधन

रिकॉर्ड प्रबंधन जीवनचक्र में उपयोग या संशोधन एक सक्रिय प्रक्रिया है। इसमें किसी भी प्रकार का वितरण या रिकॉर्ड डेटा में परिवर्तन शामिल है।

उदाहरण के लिए, कुछ महीने पहले आपके मानव संसाधन विभाग द्वारा पहले से बनाई गई सशुल्क छुट्टी नीति के बारे में सोचें। यह रिकॉर्ड भविष्य में किसी भी उपयोग के लिए संग्रहीत किया जाता है। हालाँकि, जब नीति में कोई बदलाव होता है, तो मानव संसाधन विभाग आसानी से रिकॉर्ड बदल सकता है और सभी कर्मचारियों में इसे पुनर्वितरित कर सकता है। इस प्रक्रिया को रिकॉर्ड के उपयोग या संशोधन चरण के रूप में नोट किया जाएगा।

रखरखाव या सुरक्षा

एक बार रिकॉर्ड बनाने और उपयोग करने के बाद, कंपनी को रिकॉर्ड को सुरक्षा वर्गीकरण के माध्यम से जाने देना होगा। यह संगठन को डेटा को पूरी तरह से दस्तावेज करने की अनुमति देता है। उसके बाद, अभिलेखों को विभिन्न श्रेणियों में वर्गीकृत किया जाता है और कंपनी के रिकॉर्ड संगठन संरचना के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है।

यह आयोजन प्रक्रिया ऑन-साइट फ़ाइल कैबिनेट, ऑफ़साइट स्टोरेज या डिजिटल प्लेटफ़ॉर्म में भी हो सकती है। हालांकि, इस प्रक्रिया के बारे में ध्यान देने वाली महत्वपूर्ण बात यह है कि इसे किसी भी प्रकार की अनधिकृत पहुंच और रिकॉर्ड को नुकसान से बचाने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

अभिलेखों का निपटान

किसी भी रिकॉर्ड प्रबंधन जीवनचक्र के लिए अभिलेखों का निपटान एक महत्वपूर्ण प्रक्रिया है। आप वर्षों तक अवांछित रिकॉर्ड नहीं रखना चाहते हैं। क्योंकि जरूरत से ज्यादा रिकॉर्ड होने से आपको बिना देखे भी ओवरहेड लागत में काफी वृद्धि हो सकती है। यह डेटा उल्लंघनों के मामले में क्षति के लिए और अधिक जगह छोड़ सकता है। तो आप फाइलों को कानूनी आवश्यकताओं से आगे क्यों रखेंगे और दंड के जोखिम को रोकेंगे?

एक बार जब फाइलें पूरी तरह से व्यवस्थित और सुरक्षित हो जाती हैं, तो आपको उन सभी दस्तावेजों का निपटान करना होगा जिनकी आवश्यकता नहीं है। अंगूठे का एक अच्छा नियम सभी रिकॉर्ड निपटान का ध्यान रखने के लिए एनएआईडी-प्रमाणित कंपनी का चयन करना है।

अभिलेख संग्रहित करना

अंतिम चरण उन अभिलेखों को संग्रहित करना है जिन्हें आपको स्थायी रूप से रखने की आवश्यकता है। यदि आप इस तरह के किसी भी रिकॉर्ड को देखते हैं, तो उन्हें किसी भी सुरक्षित संग्रह में स्थानांतरित करने का समय आ गया है।

इसके अलावा, संग्रह को अनुक्रमित किया जाना चाहिए और पुनर्प्राप्ति की आवश्यकता होने पर परेशानी मुक्त अनुभव सुनिश्चित करने के लिए आसानी से खोजा जा सकता है।

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रिकॉर्ड प्रबंधन में एक रिकॉर्ड क्या है?

रिकॉर्ड प्रबंधन में रिकॉर्ड दस्तावेज़ का कोई भी रूप है जो आपके द्वारा बनाया गया है या आपके या आपके संगठन द्वारा प्राप्त किया गया है। ये रिकॉर्ड आपको अपना व्यवसाय उचित रूप से संचालित करने में मदद करते हैं। इसके अलावा, रिकॉर्ड किसी भी प्रारूप का हो सकता है, चाहे वह कागज आधारित हो या पूरी तरह से इलेक्ट्रॉनिक। कभी-कभी बड़े वीडियो को भी रिकॉर्ड माना जा सकता है।

ध्यान रखें कि आपके रिकॉर्ड का मूल्य प्रारूप प्रकार पर निर्भर नहीं करता है, बल्कि उस सामग्री पर निर्भर करता है।

एक रिकॉर्ड के रूप में माने जाने के लिए चार मानदंड हैं जिन्हें आइटम को पूरा करना होगा। वे हैं,

प्रामाणिकता।
विश्वसनीयता।
अखंडता।
प्रयोज्य।

रिकॉर्ड प्रामाणिक होना चाहिए और इसका सटीक प्रतिनिधित्व होना चाहिए कि इसे किस लिए बनाया जाना था। इसके अलावा, सामग्री में वास्तविकता की एक मजबूत भावना सुनिश्चित करने के लिए फॉर्म के स्रोत पर भरोसा किया जाना चाहिए। फिर आइटम को यह देखने के लिए जांचना चाहिए कि क्या इसे बदल दिया गया है या छेड़छाड़ की गई है। अन्यथा, इसे एक रिकॉर्ड नहीं माना जा सकता है। और अंत में, आइटम को उसके पूरे जीवनचक्र में सूचना के स्रोत के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है।

एक बार जब कोई आइटम इन सभी मानदंडों से मेल खाता है, तो इसे रिकॉर्ड प्रबंधन में एक रिकॉर्ड माना जा सकता है।

अभिलेख प्रबंधन के घटक क्या हैं?

पारंपरिक रिकॉर्ड कार्यक्रम के विपरीत, आधुनिक समय के रिकॉर्ड प्रबंधन में प्रभावी ढंग से काम करने के लिए कई प्रमुख घटक शामिल होते हैं। कहा जा रहा है, वे कंपनी पर काफी बड़े प्रभाव के साथ आते हैं।

यहां वे प्रमुख घटक हैं जो आधुनिक समय के रिकॉर्ड प्रबंधन के पास होंगे।

रिकॉर्ड नीति

एक रिकॉर्ड नीति में रिकॉर्ड श्रेणियों की परिभाषा, श्रेणी के भीतर रखे जाने वाले रिकॉर्ड और उनकी अवधारण अवधि शामिल होती है। इस शेड्यूल में कभी-कभी नमूना रिकॉर्ड प्रकार भी हो सकते हैं।

यह नीति रिकॉर्ड प्रबंधन कार्यक्रम के सभी उद्देश्यों, कार्यक्षेत्रों और दिशानिर्देशों को भी स्पष्ट करती है।

डेटा प्लेसमेंट रणनीति

एक बार आपके पास पॉलिसी हो जाने के बाद, आपको इसे ठीक से निष्पादित करने के तरीके के बारे में एक रणनीति बनाने की आवश्यकता होगी। यह रणनीति पूरी प्रक्रिया को और अधिक प्रभावी बनाने के लिए नीति और तकनीक दोनों को जोड़ती है।

कर्मचारी व्यवहार परिवर्तन प्रबंधन

एक बार रणनीति बन जाने के बाद, संगठन के लिए यह जांचने का समय आ गया है कि कर्मचारी नए बदलाव और उपकरणों पर कैसे प्रतिक्रिया दे रहे हैं। इस घटक में शामिल हैं,

दत्तक ग्रहण ड्राइव।
संगति परीक्षण।
अनुपालन प्रदर्शन।

रिकॉर्ड प्रक्रियाएं

संगठन को एक ऐसी प्रक्रिया स्थापित करने की आवश्यकता है जो एक स्वचालित प्रक्रिया के माध्यम से रिकॉर्ड को वर्गीकृत, निपटाने और प्रबंधित करने में मदद करे।

रिकॉर्ड प्रबंधन संगठन विकास

अभिलेख प्रबंधन का अंतिम घटक संगठन विकास है। अभिलेखों का प्रबंधन एक बहुत बड़ा कार्य है जिसे अकेले एक विभाग द्वारा नहीं किया जा सकता है।

आपको प्रबंधन के लिए एक संगठन समिति बनाने की आवश्यकता है जिसमें शामिल होना चाहिए,

कानूनी इकाइयां,
आईटी इकाइयां।
अनुपालन इकाइयां।
जोखिम इकाइयाँ।
मानव संसाधन इकाइयां।
व्यावसायिक इकाइयां। लेखापरीक्षा इकाइयां।

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रिकॉर्ड प्रबंधन के क्या लाभ हैं?

यदि आप एक अच्छी रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली स्थापित कर सकते हैं, तो यह आपको शुरुआत से कई लाभ प्रदान करेगी। लाभों की विशाल संख्या के कारण, अधिक से अधिक संगठन अपने ऑपरेटिंग सिस्टम के एक भाग के रूप में रिकॉर्ड प्रबंधन को अपना रहे हैं। बेहतर कार्यप्रवाह से लेकर बेहतर दक्षता तक, रिकॉर्ड प्रबंधन के पास यह सब है।

नीचे एक रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली के शीर्ष लाभों की सूची दी गई है।

भंडारण लागत में कमी

भौतिक अभिलेखों के सबसे बड़े नुकसानों में से एक यह है कि इसके लिए बड़ी मात्रा में भंडारण की आवश्यकता होती है। लेकिन आप सोच सकते हैं कि सभी रिकॉर्ड व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण हैं और कंपनी के सुचारू संचालन को सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक डेटा रखते हैं।

लेकिन व्यावहारिक जीवन में अक्सर ऐसा नहीं होता है। के अनुसार संयुक्त राष्ट्र अभिलेखागार और अभिलेख प्रबंधन अनुभाग, केवल 5 से 10 प्रतिशत रिकॉर्ड ही व्यवसाय के लिए कोई महत्वपूर्ण मूल्य प्रदान करते हैं।

अब सोचें कि एक बड़े पैमाने के संगठन के पास प्रतिदिन कितनी रिपोर्ट, ईमेल और फाइलें हो सकती हैं। और इतनी बड़ी संख्या में रिकॉर्ड रखने के लिए केवल कुछ मुट्ठी भर की जरूरत होती है।

और यहीं से रिपोर्ट प्रबंधन काम आता है।

एक बार एक प्रभावी रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली स्थापित हो जाने के बाद, यह संगठन को केवल आवश्यक रिकॉर्ड रखने का मौका दे सकता है। आप कुछ दस्तावेजों पर कब तक अपना हाथ रखना चाहते हैं, इसके लिए आप एक शेड्यूल भी सेट कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपको किसी विशिष्ट वर्ष के अंत तक केवल कानूनी फ़ाइल की आवश्यकता है, तो अगले वर्ष भी भंडारण का बोझ उठाने की कोई आवश्यकता नहीं है।

कागजात के लिए, आपको भौतिक रिकॉर्ड बंद करने की आवश्यकता है; आप उन्हें किसी भी अपतटीय भंडारण समाधान में रख सकते हैं। दूसरी ओर, जिन दस्तावेज़ों की नियमित जाँच और उपयोग की आवश्यकता होती है, उनके लिए आप अपने रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली पर उनके डिजिटल संस्करण को स्कैन और उपयोग कर सकते हैं।

आसान रिकॉर्ड पुनर्प्राप्ति

आपके पास मौजूद अभिलेखों की जानकारी आपको केवल तभी लाभ प्रदान करती है जब आप उन्हें जरूरत पड़ने पर ठीक से प्राप्त कर सकते हैं। और रिकॉर्ड्स सूचना प्रबंधन या रिम आपको अपने रिकॉर्ड्स को त्वरित रूप से अनुक्रमित और व्यवस्थित करने में सक्षम बनाता है।

यह उन सभी के लिए रिकॉर्ड को आसानी से सुलभ बनाता है जिन्हें उनकी आवश्यकता है और दस्तावेज़ पुनर्प्राप्ति प्रक्रिया को और अधिक सरल बनाता है। आप एक ऐसी प्रणाली भी स्थापित कर सकते हैं जहां आप किसी विशिष्ट कर्मचारी को विशिष्ट अनुमति देते हैं, ताकि वे केवल उन अभिलेखों तक पहुंच सकें जिनके लिए उनके पास मंजूरी है। यह आपको अपनी संगठनात्मक सुरक्षा को बढ़ाने और उत्पादकता को अगले स्तर तक बढ़ाने की अनुमति देता है।

किसी भी मुकदमेबाजी जोखिम को कम करना

एक प्रभावी रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली को लागू करके, आप किसी भी संभावित दंड या मुकदमेबाजी के जोखिम को काफी कम कर सकते हैं। इसके अलावा, यदि आपके पास एक सोच-समझकर तैयार किया गया रिकॉर्ड प्रबंधन कार्यक्रम है, तो यह आपको दस्तावेज़ निपटान से संबंधित किसी भी मुकदमे को कम करने में भी मदद करेगा।

वर्कफ़्लो स्वचालन

आधुनिक समय की कंपनियों के साथ सबसे बड़ी समस्याओं में से एक यह है कि वे यह गणना करते हैं कि भंडारण और अभिलेखों की खोज में कितना समय व्यतीत होता है। अधिकांश दस्तावेज़ आमतौर पर साइट पर संग्रहीत होते हैं और बहुत ही अव्यवस्थित तरीके से रखे जाते हैं। नतीजतन, जब किसी को किसी विशिष्ट जानकारी का पता लगाना होता है, तो इसमें बहुत अधिक समय लग सकता है। कर्मचारी द्वारा मूल्यवान कार्यों पर यह समय बेहतर ढंग से व्यतीत किया जा सकता है।

इसके अलावा, एक बार पुनर्प्राप्ति प्रक्रिया पूरी हो जाने के बाद, व्यक्ति को एक रिफिलिंग प्रक्रिया से गुजरना होगा, क्योंकि रिकॉर्ड पहले स्थान पर बहुत अव्यवस्थित थे।

हालांकि, जब हम पूरी तरह से अनुकूलित रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली से निपटते हैं, तो सभी डेटा आमतौर पर एक केंद्रीकृत स्थिति में संग्रहीत होते हैं। अभिलेखों को विभिन्न कारकों के आधार पर भी वर्गीकृत किया जाता है, जिससे उन्हें पुनः प्राप्त करना बहुत आसान हो जाता है। यह स्वचालन आपको कार्यप्रवाह में तेजी लाने और कर्मचारियों को पुनर्प्राप्ति समय में कटौती करने में मदद करता है।

व्यापार निरंतरता को सशक्त बनाना

रिम का उपयोग करने का एक सबसे बड़ा लाभ यह है कि यह सुनिश्चित कर सकता है कि आपकी कंपनी की सभी महत्वपूर्ण संपत्ति एक केंद्रीकृत भंडार में प्रस्तुत की गई है। जब आधुनिक व्यापार की बात आती है, तो सूचना इसकी सबसे महत्वपूर्ण संपत्तियों में से एक है। और किसी कंपनी को अपने सिस्टम से महत्वपूर्ण जानकारी खोने से ज्यादा नुकसान कुछ भी नहीं हो सकता है।

आपदाएं कभी दरवाजे पर दस्तक नहीं देतीं। और आप कभी नहीं जानते कि कब कोई आपदा आपके व्यवसाय को प्रभावित कर सकती है और शारीरिक रूप से रखे गए सभी रिकॉर्ड को हमेशा के लिए पूरी तरह से समझौता कर सकती है। इस तरह के मूल्यवान डेटा को खोने से कंपनियों के लिए फिर से शुरू करना बेहद मुश्किल हो सकता है, असंभव नहीं। यह वह जगह है जहाँ रिकॉर्ड प्रबंधन काम आता है।

एक रणनीतिक रूप से डिज़ाइन की गई रिकॉर्ड प्रबंधन नीति दुर्घटना की स्थिति में सभी महत्वपूर्ण डेटा की रक्षा कर सकती है। इसके अलावा, एक इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड होने का मतलब है कि आपके व्यवसाय की निरंतरता सुनिश्चित करने के लिए आपके पास ऑन-साइट और ऑफ-साइट बैकअप (कभी-कभी क्लाउड में) दोनों हो सकते हैं।

मनोबल बढ़ाना

हम कलम और कागज से जितना माप सकते हैं, उससे कहीं अधिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लाभ हैं। उदाहरण के लिए, हम सभी जानते हैं कि खराब दस्तावेज वाले रिकॉर्ड और एक अराजक फाइलिंग सिस्टम एक उप-इष्टतम कार्य वातावरण बना सकते हैं। यह कार्य वातावरण सभी कर्मचारियों के मनोबल को महत्वपूर्ण रूप से नुकसान पहुंचा सकता है और इसके परिणामस्वरूप उनमें नया काम करने की प्रेरणा खो सकती है।

जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, कलम और कागज के माध्यम से इस तरह के प्रभाव को मापना काफी मुश्किल है। कहा जा रहा है, हम बिना किसी संदेह के कह सकते हैं कि यह मनोबल और उत्पादकता को एक महत्वपूर्ण राशि से नुकसान पहुंचाता है। रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली को लागू करके इस समस्या को आसानी से हल किया जा सकता है।

हर किसी को यह जानने का विश्वास प्रदान करना कि उनके पास कुछ ही सेकंड में कोई भी रिकॉर्ड हो सकता है, कार्यस्थल में नई चुनौतियों का सामना करने के लिए हर किसी की भावना को बढ़ावा देगा।

रिकॉर्ड प्रबंधन में सर्वोत्तम अभ्यास

अपने रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली का अधिकतम लाभ उठाने के लिए, आपको सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करने की आवश्यकता है। सर्वोत्तम संभव परिणाम सुनिश्चित करने के लिए हम यहां कुछ सर्वोत्तम अभ्यासों की अनुशंसा करते हैं।

अपने व्यावसायिक लक्ष्य को परिभाषित करना

एक स्पष्ट लक्ष्य के बिना, रिकॉर्ड प्रबंधन का ठीक से उपयोग करना कठिन है। इसलिए रिकॉर्ड के निर्माण, संग्रह और निपटान के लिए रिकॉर्ड प्रबंधन का प्रभावी ढंग से उपयोग करने के लिए लक्ष्यों और जरूरतों का एक अच्छा ढांचा होना सुनिश्चित करें।

वर्गीकरण और अनुक्रमण

संगठन के लिए यह जानना महत्वपूर्ण है कि सभी जानकारी कैसे और कहाँ स्थित है। इसलिए आपको अभिलेखों को उचित रूप से वर्गीकृत करना चाहिए और भविष्य में उपयोग के लिए उन्हें अनुक्रमित करना चाहिए।

रिकॉर्ड सुरक्षा

अड़सठ रिकॉर्ड या तो खो रहे हैं या हर सेकंड चोरी हो रहे हैं जैसा कि आपने आज का लेख पढ़ा। अनधिकृत पहुंच को रोकना और दस्तावेज़ को धोखाधड़ी या आपदा से बचाना आपकी सबसे बड़ी प्राथमिकताओं में से एक होना चाहिए।

कर्मचारी प्रशिक्षण

यदि आपके कर्मचारियों को यह नहीं पता कि रिकॉर्ड प्रबंधन नीति के अनुरूप कैसे होना है, तो आपके पास अपने रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली का प्रभावी परिणाम नहीं हो सकता है।

रिकॉर्ड रखरखाव कार्यक्रम होना

रिकॉर्ड खोने के जोखिम को कम करने के लिए, आपके पास एक रिकॉर्ड रखरखाव शेड्यूल होना चाहिए। यह निर्धारित करेगा कि किसी विशिष्ट रिकॉर्ड को कितने समय तक रखा जाएगा और उनकी समीक्षा या निपटान कब किया जाना चाहिए।

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स्वचालित रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली का उपयोग क्यों करें?

सूचना की बाढ़ से निपटने के लिए, नए कर्मचारियों को काम पर रखना कभी भी अंतिम समाधान नहीं होगा। चूंकि हर दिन अधिक से अधिक रिकॉर्ड बनाए जा रहे हैं, किसी भी संगठन के लिए स्वचालित रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करना महत्वपूर्ण है।

स्वचालन आपके हाथ से परेशानी को दूर करता है और आपको अकल्पनीय लाभ प्रदान करता है जो आपको अन्यथा कभी नहीं मिलेगा।

यहां कुछ कारण दिए गए हैं कि आपको स्वचालित रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली का उपयोग क्यों करना चाहिए।

1. अनुपालन ढांचे को बदलने के साथ आसानी से बदला जा सकता है

2. लचीली फ़ाइल योजनाओं को लागू करने की क्षमता

3. भविष्य के अनुसंधान और विकास गतिविधियों के संदर्भ में बेहतर मापनीयता।

4. डेटा हानि का कम जोखिम।

5. व्यापार रिकॉर्ड की बेहतर सुरक्षा।

6. विश्वसनीय प्रदर्शन मूल्यांकन।

7. प्राकृतिक आपदाओं से सुरक्षा।

8. विभिन्न पेपर ट्रेल्स पर नज़र रखने में लगने वाले बड़े समय में कमी

9. केंद्रीकृत नेटवर्क पर सभी रिकॉर्ड अधिक आसानी से उपलब्ध कराना।

10. एक एकीकृत मंच से सभी डिजिटल रिकॉर्ड को प्रबंधित करने की क्षमता।

11. सत्यनिष्ठा का प्रमाण बनाए रखना।

12. विनाश के प्रमाण पत्र बनाना।

सामान्य प्रश्न

रिकॉर्ड प्रबंधन कौशल क्या हैं?

एक रिकॉर्ड प्रबंधक के रूप में, उत्कृष्टता प्राप्त करने के लिए आपके पास कुछ प्रमुख कौशल होने चाहिए। कुछ शीर्ष कौशल जो आपके पास होने चाहिए, वे हैं,

विश्लेषणात्मक कौशल।
प्रशासनिक योग्यता।
संगठनात्मक कौशल।
समस्या को सुलझाने के कौशल
धीरज।
संचार कौशल।

अभिलेख दो प्रकार के होते हैं?

रिकॉर्ड कई आकार और रूपों में आ सकते हैं। लेकिन मुख्य दो प्रकार के रिकॉर्ड भौतिक रिकॉर्ड और डिजिटल रिकॉर्ड हैं।

रिकॉर्ड प्रबंधन के चरण क्या हैं?

रिकॉर्ड प्रबंधन के मुख्य चरण हैं,

निर्माण
परिवर्तन
रखरखाव
निपटान
संग्रह।

अंतिम विचार

यह हमारी आज की चर्चा को समाप्त करता है कि रिकॉर्ड प्रबंधन का स्वचालन आपकी कंपनी के प्रदर्शन को कैसे प्रभावित कर सकता है। सूचना बाढ़ से निपटने के लिए, अभिलेख प्रबंधन ही एकमात्र समाधान है जिसका संगठनों को पालन करना चाहिए।

और इतने सारे लाभों के साथ रिकॉर्ड प्रबंधन तालिका में लाता है, आपके व्यवसाय के भीतर एक प्रभावी प्रणाली का कार्यान्वयन एक बिना दिमाग वाला है।

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