यह अनुमान लगाया गया है कि वित्तीय लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए लेखन प्रणाली मनुष्यों के बीच विकसित हुई; सबसे पुरानी मिट्टी की गोलियाँ 3000 ईसा पूर्व के वित्तीय रिकॉर्ड के खाते हैं - मेसोपोटामिया और मिस्र की सभ्यताओं के "देय खाते", ऐसा कहा जा सकता है।
तब से, कॉन्ट्रूगली के माध्यम से विक्रेताओं और ग्राहकों के बीच वित्तीय बातचीत पर नज़र रखने की प्रणाली विकसित हुई है दोहरी प्रविष्टि लेखा प्रणाली, पैसिओली का प्रसिद्ध बही-खाता प्रणाली, अमेरिकी परिवहन उद्योग ने 1960 के दशक में खाता देय प्रक्रिया को सुव्यवस्थित किया, जिसे दुनिया भर में अपनाई गई वर्तमान डिजिटल रूप से संवर्धित लेखा देय प्रक्रियाएँ कहा जाता है।
आइए इसके बारे में और जानें देय खातों की सर्वोत्तम प्रथाएँ और देय खातों की प्रक्रिया।
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विषय - सूची
- परिचय
- मूल एपी वर्कफ़्लो प्रक्रिया
- एपी प्रक्रिया से जुड़े दस्तावेज़
- एपी प्रबंधन का महत्व
- एपी प्रक्रिया की चौड़ाई
- एपी प्रक्रिया को चुनौतियाँ
- खाता देय चक्र को सुव्यवस्थित करना
- एपी प्रबंधन प्रक्रिया को स्वचालित करना
डेटा कैप्चर को स्वचालित करें, वर्कफ़्लो बनाएं और एपी प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करें कुछ लम्हों में। किसी कोड की आवश्यकता नहीं है.
परिचय
सभी व्यवसाय राजस्व और व्यय के परस्पर जुड़े चक्रों पर चलते हैं। प्राप्य खाते (एआर) राजस्व चक्र के अंतर्गत आते हैं जबकि देय खाते व्यय और संबंधित खरीद चक्र के अंतर्गत आते हैं।
देय खाते या देय खाता (एपी) वह धनराशि है जो एक व्यावसायिक इकाई को विक्रेताओं/आपूर्तिकर्ताओं को उनकी वस्तुओं/सेवाओं का लाभ उठाने के लिए देय होती है। देय खातों की प्रक्रिया विक्रेता/आपूर्तिकर्ता को कंपनी के अल्पकालिक भुगतान दायित्वों का प्रबंधन और निष्पादन है।
आम शब्दों में, देय खातों की प्रोसेसिंग वह प्रक्रिया है जो किसी भी व्यवसाय द्वारा प्राप्त वस्तुओं और सेवाओं के लिए आपूर्तिकर्ताओं और विक्रेताओं को भुगतान करने के लिए जिम्मेदार है। एपी प्रक्रिया का लक्ष्य व्यवसाय से होने वाले किसी भी भुगतान की वैधता और सटीकता सुनिश्चित करना है। यह पी2पी (खरीद-से-भुगतान) प्रक्रिया का हिस्सा है जो खरीद से लेकर चालान प्रसंस्करण और विक्रेता भुगतान तक सभी गतिविधियों को कवर करता है।
अधिकांश व्यवसायों में एक अलग एपी विभाग होता है जो आने वाले बिल/चालान और विक्रेताओं को किए गए भुगतान को संभालता है। उद्यम की प्रकृति और आकार के आधार पर विभाग की जिम्मेदारियाँ भिन्न हो सकती हैं।
मूल एपी वर्कफ़्लो प्रक्रिया
किसी भी संगठन के देय खातों की प्रोसेसिंग का पैमाना इस पर निर्भर करता है:
- इसकी जरूरतों को पूरा करने वाले विक्रेताओं/सेवा प्रदाताओं की संख्या
- कम समय में किए जाने वाले अपेक्षित भुगतान की मात्रा
- खरीद प्रक्रिया को मान्य करने के लिए आवश्यक प्रकार के दस्तावेज़
एपी विभाग अपने संचालन में खरीद विभाग जैसे अन्य विभागों के साथ भी इंटरफेस कर सकता है।
उदाहरण के लिए, एक छोटे मॉम-एंड-पॉप स्टोर को केवल एक बुनियादी खाता देय प्रक्रिया की आवश्यकता होगी। एक एकल खाता बही बिलों और चालानों को दो कॉलमों में रिकॉर्ड कर सकता है - एक प्राप्त चालान के लिए और दूसरा किए गए भुगतान के लिए। यहां खरीद विभाग एपी विभाग के रूप में दोगुना हो जाता है।
अधिक हितधारकों वाले बड़े उद्यमों के खाते देय प्रसंस्करण विभाग इस एकल खाता प्रणाली पर कार्य नहीं कर सकते हैं। उन्हें कई चरणों वाली प्रक्रियाओं की आवश्यकता होगी: खरीद विभाग से खरीद आदेश (पीओ) प्राप्त करना, विक्रेता से चालान प्राप्त करना, पीओ और चालान पर विवरण का मिलान, सत्यापन, अनुमोदन और विक्रेता को बिल भुगतान।
ऐसे मामलों में, लेनदेन के उच्च मूल्य और मात्रा को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने के लिए अधिक विस्तृत वर्कफ़्लो आवश्यक हो जाता है।
एपी प्रक्रिया के एक सरल कार्यप्रवाह में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:
प्रक्रिया के अंत में, वह राशि जो पहले चरण में "देय" थी, अब देनदारी नहीं होगी। हस्तक्षेप हो सकता है खरीद आदेश शामिल प्रक्रियाओं, सत्यापन और अनुमोदन, लेकिन व्यय में त्रुटियों और धोखाधड़ी से बचने के लिए बुनियादी पांच चरण आवश्यक हैं।
एपी प्रक्रिया से जुड़े दस्तावेज़
संचालन के पैमाने के आधार पर, किसी कंपनी की देय खातों की प्रक्रियाओं में निम्नलिखित में से कई या सभी दस्तावेज़ शामिल हो सकते हैं:
खरीद आदेश - पीओ: पीओ कंपनी द्वारा विक्रेता को जारी किया गया एक कानूनी रूप से बाध्यकारी समझौता है, जो ऑर्डर किए गए उत्पाद/सेवा के प्रकार और मात्रा और कीमतों पर सहमति के बारे में सूचित करता है। बड़ी कंपनियों के लिए, पीओ प्रक्रिया में कई संस्थाएं शामिल होती हैं, जिनमें सामान/सेवाओं का अनुरोध करने वाला व्यक्ति/विभाग, खरीद विभाग, देय खाते विभाग, प्राप्तकर्ता विभाग और विक्रेता शामिल हैं।
रिपोर्ट प्राप्त करना: वस्तुओं/सेवाओं की प्राप्ति रिपोर्ट विक्रेता से ऑर्डर किए गए उत्पाद/सेवा के अधिग्रहण की पुष्टि है। रसीद रिपोर्ट का विवरण पहले जारी किए गए पीओ से मेल खाना चाहिए।
विक्रेता चालान: ऑर्डर किए गए सामान की प्राप्ति के साथ-साथ या उसके बाद, व्यवसाय को सामान/सेवाओं के आपूर्तिकर्ता से उत्पाद के लिए चालान/बिल प्राप्त होगा। व्यवसाय के अंत में, इसे विक्रेता चालान कहा जाता है। विक्रेता चालान का प्रसंस्करण एपी विभाग की एकमात्र जिम्मेदारी है, जो पीओ, रसीद रिपोर्ट और विक्रेता चालान के बीच तीन-तरफा मिलान द्वारा चालान पर विवरण की पुष्टि करता है और अनुमोदन के बाद भुगतान निर्धारित करता है।
वाउचर: वाउचर का उपयोग कभी-कभी अनुमोदन प्रक्रिया की पूर्णता के लिए "वाउच" करने के लिए किया जाता है - यह पीओ, रसीद रिपोर्ट, विक्रेता चालान आदि जैसे सहायक दस्तावेजों के लिए एक सूचकांक की तरह है और इसमें अनुमोदन, केस संख्या और संबंधित अन्य जानकारी की जानकारी शामिल है। वह विशेष खरीदारी.
भुगतान पूरी तरह से संसाधित होने तक इन दस्तावेज़ों को एक "खुली" फ़ाइल में रखा जाता है, जिसके बाद इसे "बंद" लेबल किया जाता है।
उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि एक खरीदार, क्रेता इंक. को कंपनी के लिए 10 पेन ड्राइव की आवश्यकता है। यह अपने आपूर्तिकर्ता, सप्लायर इंक. को दस वस्तुओं के लिए, मान लीजिए, $15 प्रति पेन ड्राइव की कीमत पर, पांच दिनों में वितरित करने के लिए एक खरीद आदेश जारी करता है। पीओ खरीद विभाग द्वारा तैयार किया जाता है, जिसकी एक प्रति आपूर्तिकर्ता इंक को भेजी जाती है, एक एपी विभाग को, एक लाभार्थी विभाग को और एक खरीद विभाग द्वारा रखी जाती है। जब आपूर्तिकर्ता इंक पेन ड्राइव की आपूर्ति करता है, तो खरीद विभाग द्वारा एबीसी इंक द्वारा एक प्राप्त रिपोर्ट (या रसीद रिपोर्ट) तैयार की जाती है और विक्रेता चालान एपी विभाग द्वारा दायर किया जाता है। इस बिंदु पर, एपी विभाग यह जांचने के लिए पीओ, रसीद रिपोर्ट और खरीद चालान के बीच तीन-तरफा मिलान करता है कि विवरण, मात्रा, लागत और शर्तें तीनों दस्तावेजों में मेल खाती हैं या नहीं। एक बार जब एपी विभाग द्वारा मिलान सत्यापित हो जाता है, तो भुगतान शुरू हो जाता है। सभी कंपनियों में तीन-तरफा मिलान नहीं हो सकता है, लेकिन धन के कुप्रबंधन को रोकने के लिए पीओ और चालान के बीच दो-तरफ़ा मिलान आवश्यक है।
एपी प्रबंधन और देय खातों के वर्कफ़्लो का महत्व
देय खातों की प्रक्रियाओं का प्रबंधन किसी व्यावसायिक प्रतिष्ठान के कुशल और त्रुटि मुक्त कामकाज के लिए महत्वपूर्ण है। इसका महत्व इसलिए उत्पन्न होता है क्योंकि:
- यह बिलों के शीघ्र भुगतान में मदद करता है, जो कंपनी की साख के लिए महत्वपूर्ण है और विक्रेता और कंपनी के बीच स्वस्थ संबंध स्थापित करने में मदद करता है।
- शीघ्र भुगतान अतिदेय शुल्क, दंड या विलंब शुल्क को भी रोकता है।
- देय खातों की प्रोसेसिंग अधिक खर्च को नियंत्रित रखती है, और एक ही उत्पाद/सेवा के लिए एकाधिक/डुप्लिकेट भुगतान को रोकती है।
- यह कंपनी की जरूरतों और खरीद पर नज़र रखता है, जिससे कंपनी के दिन-प्रतिदिन के कामकाज में देरी और रुकावट से बचने में मदद मिलती है।
- यह आसान पुनर्प्राप्ति के लिए सभी खरीद क्रियाओं को समेकित करता है।
- एपी प्रसंस्करण प्रक्रिया के हर चरण में कड़ी अनुवर्ती कार्रवाई और जांच के माध्यम से धोखाधड़ी को समाप्त करता है।
- यह केवल देय होने पर भुगतान सक्षम करके, विक्रेताओं द्वारा दी जाने वाली क्रेडिट सुविधा का उपयोग करके नकदी प्रवाह के बेहतर प्रबंधन में मदद करता है।
एपी प्रक्रिया की चौड़ाई
देय खातों की प्रक्रिया में किसी व्यवसाय द्वारा वस्तुओं और सेवाओं के लिए किए गए लगभग सभी भुगतान शामिल हैं; हालाँकि, पेरोल एपी प्रक्रिया का हिस्सा नहीं है, लेकिन मानव संसाधन प्रबंधन की श्रेणी में आता है। एपी कंपनी द्वारा की गई खरीद के सभी वित्तीय पहलुओं का रिकॉर्ड रखता है, जो ऑडिटिंग और कर उद्देश्यों के लिए महत्वपूर्ण है।
एपी के मुख्य लक्ष्य हैं:
- यह सुनिश्चित करने के लिए कि भुगतान वैध और सटीक हैं
- जल्दी भुगतान या गतिशील छूट का लाभ उठाने के लिए।
एपी प्रक्रिया में आंतरिक नियंत्रणों का एकीकरण, विशेष रूप से स्वचालित प्रक्रियाओं में, यह सुनिश्चित करते हुए कि सभी चालानों का हिसाब है, धोखाधड़ी या गलत भुगतान को समाप्त करता है।
एपी प्रक्रिया को चुनौतियाँ
एपी प्रसंस्करण में कुछ सामान्य चुनौतियाँ हैं:
- समय की देरी: यह मैन्युअल एपी प्रसंस्करण के साथ विशेष रूप से सच है क्योंकि कागजी दस्तावेजों को टेबल और विभागों में ले जाना होगा। इससे चालान संसाधित करने और विक्रेता को भुगतान करने में देरी हो सकती है। खाते के देय चक्र में देरी से ऑर्डर की गई वस्तुओं की देर से प्राप्ति, खराब क्रेडिट रेटिंग, विक्रेताओं के साथ खराब रिश्ते और शुल्क/जुर्माना हो सकता है।
- मिलान त्रुटियाँ: यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी विक्रेता चालानों का भुगतान सही ढंग से किया गया है, तीन-तरफ़ा मिलान आवश्यक है। डेटा प्रविष्टि त्रुटियां या गलत बिलिंग जानकारी होने पर विसंगतियां हो सकती हैं, जिन्हें पहचानने या ठीक करने में समय लग सकता है।
- अपवाद प्रबंधन: खाता देय विभागों को चालान में अपूर्ण और गैर-मिलान वाली जानकारी जैसे अपवादों से निपटना होगा, जिससे महंगी देरी हो सकती है।
- अनावश्यक खरीदारी: देय खातों के चक्र में पर्याप्त नियंत्रण और चौकियों के अभाव के परिणामस्वरूप अनावश्यक या अनधिकृत खरीदारी हो सकती है।
- धोखाधड़ी और चोरी: एपी टीमों को कंपनी के भीतर और बाहर, धोखाधड़ी और चोरी के प्रति लगातार सतर्क रहना चाहिए।
- गुम दस्तावेज़: कागजी कार्रवाई के परिणामस्वरूप चालान जैसे महत्वपूर्ण दस्तावेज़ गुम हो सकते हैं और खो सकते हैं। इससे लेखांकन देय चक्र में ढेर सारी समस्याएं पैदा हो सकती हैं, जिनमें विक्रेता के साथ टकराव से लेकर परिचालन में देरी तक शामिल है।
- दोहरा भुगतान: दस्तावेज़ीकरण में विसंगतियों और अक्षमताओं के कारण एक ही चालान का भुगतान दो बार किया जा सकता है। यदि एकल एकीकृत प्रणाली के बजाय एकाधिक वित्तीय सॉफ़्टवेयर का उपयोग किया जाता है तो दोहरा भुगतान भी हो सकता है।
- ब्लाइंड स्पॉट: कागजी और मैन्युअल प्रक्रियाएं अपारदर्शिता से जुड़ी होती हैं जो एपी टीमों को वास्तविक समय में कंपनी के नकदी प्रवाह को ट्रैक करने से रोकती हैं।
- देय आउटसोर्सिंग खाते गतिविधियाँ बनाम स्वचालित एपी जिम्मेदारियाँ
खाता देय चक्र को सुव्यवस्थित करना
सभी प्रासंगिक एपी दस्तावेजों को केंद्रीकृत करके और उन्हें आसान पहुंच के लिए दाखिल करके देय खातों की प्रसंस्करण को सुव्यवस्थित किया जा सकता है। इस तरह की सुव्यवस्थितता को स्वचालन द्वारा सक्षम किया जा सकता है। स्वचालितीकरण निम्नलिखित उद्देश्यों को पूरा करता है:
- कागज की अव्यवस्था को समाप्त करता है, जिससे प्रसंस्करण समय और त्रुटि दर कम होती है
- पीओ और चालान को इलेक्ट्रॉनिक्स भुगतान के साथ जोड़ता है, जो देय खातों के चक्र की पूरी तस्वीर प्रस्तुत करता है
- बेहतर विक्रेता प्रबंधन में मदद करता है और विक्रेता धोखाधड़ी को रोकें
- परेशानी मुक्त तीन-तरफा मिलान सक्षम करता है
- ईआरपी और सीआरएम जैसी अन्य मुख्य व्यावसायिक प्रणालियों के साथ देय खातों की प्रक्रिया के एकीकरण की अनुमति देता है
- अधिक खर्च या अनावश्यक खरीद से बचने के लिए देय लेखांकन चक्र में कई चौकियों की स्थापना की अनुमति देता है
- देय कार्यप्रवाह खातों के किसी भी चरण में विसंगतियों का पता चलने पर चेतावनियां और अलार्म सेट किए जा सकते हैं
- भुगतान की समय सीमा निर्धारित करने की अनुमति देता है
- कंपनी के खर्च के पैटर्न को समझने और ऑडिट और कराधान के लिए तैयार करने के लिए समय-समय पर रिपोर्ट तैयार करने में सक्षम बनाता है
एपी प्रबंधन प्रक्रिया को स्वचालित करना
माना जाता है कि डिजिटल रूप से उन्नत खातों के भुगतान योग्य वर्कफ़्लो की शुरुआत 1978 में विज़िकल के साथ हुई थी, जो पहला स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर था जिसका उपयोग खातों के प्रबंधन के लिए किया जा सकता था। इसके बाद इसी तरह का सॉफ्टवेयर आया जो कंपनियों को अपने लेखांकन को कम्प्यूटरीकृत करने में मदद कर सकता था। आज, डिजिटल खातों की देय प्रक्रिया में चालान डेटा कैप्चर करना, सही खाते और लागत केंद्र के साथ चालान को कोड करना, चालान को मंजूरी देना, खरीद आदेशों के लिए चालान का मिलान करना और उन्हें भुगतान के लिए पोस्ट करना शामिल है।
विभिन्न प्रकार के खातों में देय वर्कफ़्लो सॉफ़्टवेयर जैसी सुविधाओं का उपयोग करते हैं ऑप्टिकल कैरेक्टर पहचान (ओसीआर) और इंटेलिजेंट डेटा कैप्चर (आईडीसी) पीओ नंबर, राशि और तारीख जैसे डेटा के प्रमुख बिट्स को स्वचालित रूप से कैप्चर करने के लिए। वे एपी प्रबंधन से जुड़े सभी दस्तावेज़ों को डिजिटल संस्करणों में परिवर्तित करने के लिए पूर्व-निर्धारित टेम्पलेट का भी उपयोग करते हैं।
हाल ही में, देय खातों सहित सभी लेखांकन कार्यों को एआई-आधारित प्रौद्योगिकियों का उपयोग करके स्वचालित किया जा रहा है। मशीन लर्निंग एपी सिस्टम को प्रक्रिया के सामान्य तत्वों से सीखने और भविष्य में इन तत्वों को कैसे संभालना है, इस पर सार्थक सुझाव देने की अनुमति देता है। एपी प्रक्रियाओं के इस तरह के एआई स्वचालन से एपी टीम को कंपनी को लाभ पहुंचाने वाले विश्लेषणात्मक और प्रशासनिक कार्यों को समर्पित करने के लिए अधिक समय मिल सकता है।
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