किसी कंपनी का देय लेखा (एपी) विभाग यह पता लगाने की बहुत महत्वपूर्ण जिम्मेदारी निभाता है कि व्यवसाय का आपूर्तिकर्ताओं और विक्रेताओं पर क्या बकाया है और यह सत्यापित करना कि भुगतान स्वीकृत हैं और इन समकक्षों को किए गए हैं। एपी विभाग के बिना, किसी व्यवसाय के लिए अपने आपूर्तिकर्ताओं से प्राप्त सभी चालानों को ट्रैक करना और इन दायित्वों को पूरा करना सुनिश्चित करना कठिन होगा। कंपनी की ये अल्पकालिक देनदारियां देय खाते हैं और यह एक महत्वपूर्ण दायित्व है जिसे उद्यम को पूरा करना चाहिए।
देय खाते क्या हैं?
देय खाता बस एक चालू ऋण है जो किसी व्यवसाय द्वारा किसी विक्रेता या आपूर्तिकर्ता को देना होता है। सामान्यतया, एपी विभाग द्वारा देय खातों का भुगतान लगभग 30 दिनों में किया जाना चाहिए। देय खातों की कुल राशि कंपनी की बैलेंस शीट पर वर्तमान देनदारियों के अनुभाग में दिखाई देती है।
देय खाते बकाया राशि का प्रतिनिधित्व करते हैं; यह ऐसा लेनदेन नहीं है जिसका भुगतान पहले ही नकद में किया जा चुका है। यह उस खरीदारी का बकाया पैसा है जो कंपनी ने क्रेडिट पर की है।
देय खाते एक नहीं है बीजक. इनवॉइस एक कागज़ या डिजिटल दस्तावेज़ है जो व्यवसाय से उसके द्वारा की गई वस्तुओं या सेवाओं की खरीद के लिए शुल्क लेता है। देय खातों में बकाया राशि है। देय खाते भी प्राप्य खाते नहीं हैं, जो कि एक व्यवसाय पर उसके सामान या सेवाओं के लिए बकाया राशि है जो उसने अन्य व्यवसायों को क्रेडिट शर्तों पर बेची है।
देय लेखा विभाग क्या है?
क्योंकि देय खाते किसी व्यवसाय की सफलता और स्वास्थ्य के लिए बहुत महत्वपूर्ण हैं, अधिकांश कंपनियों के पास एक समर्पित एपी विभाग होगा। देय खातों की टीम का प्राथमिक कार्य यह सुनिश्चित करना है कि उद्यम द्वारा लिए गए सभी ऋणों को ठीक से दर्ज किया गया है और भुगतान किया गया है।
यदि यह देय खाता एपी विभाग द्वारा पूरा नहीं किया जाता है, तो आपूर्तिकर्ताओं और विक्रेताओं को भुगतान नहीं किया जाएगा। ऐसे में रिश्ते ख़राब हो जायेंगे व्यवसाय और उसके आपूर्तिकर्ताओं के बीच, जो भविष्य में आवश्यक वस्तुओं और सेवाओं को प्राप्त करने की व्यवसाय की क्षमता को प्रभावित कर सकता है।
यह सुनिश्चित करने के अलावा कि सभी को समय पर भुगतान मिले, एपी विभागों को यह भी सुनिश्चित करने का काम सौंपा गया है कि कोई लेखांकन गलतियाँ न हों। इसे धोखाधड़ी पर नज़र रखनी चाहिए, गलतियों से बचने की कोशिश करनी चाहिए और पाई गई किसी भी विसंगति का समाधान करना चाहिए।
एपी विभागों का एक अन्य देय खाता कार्य है चालान पर शीघ्र भुगतान के लिए छूट प्राप्त करें. कई आपूर्तिकर्ता ऐसी छूट की पेशकश करते हैं जब चालान पर देय तिथि से पहले भुगतान किया जाता है, इसलिए देय खाते विभाग किसी व्यवसाय में ओवरहेड को कम करने में मदद कर सकता है, जो निश्चित रूप से, किसी भी उद्यम के लिए एक सतत चिंता का विषय है।
एपी विभाग के भीतर भूमिकाएँ
कई हैं खाता देय विभाग की जिम्मेदारियाँ, और ये कर्तव्य देय विभाग के भीतर कई कर्मचारियों के बीच विभाजित हैं। एक छोटे व्यवसाय में केवल एक लेखा देय क्लर्क हो सकता है। एक बड़े ऑपरेशन में उसके खातों के देय विभाग में निम्नलिखित कर्मचारी हो सकते हैं:
- देय लेखा समन्वयक
- वेतन प्रबंधक को चालान
- लेखा देय प्रबंधक
- लेखा देय विशेषज्ञ
- लेखा सहायक
एक बहुत बड़ी कंपनी में एक लेखा देय अधिकारी भी हो सकता है जो पूरे एपी विभाग का प्रभारी होता है। देय खातों के विभाग के भीतर प्रत्येक भूमिका के लिए सौंपे गए सटीक कर्तव्य कंपनी और संचालन के आकार के अनुसार अलग-अलग होंगे।
एपी विभागों में कार्यप्रवाह
प्रत्येक एपी विभाग में, एक वर्कफ़्लो होता है जो सेवाओं और वस्तुओं की खरीद की शुरुआत से अंत तक की यात्रा का वर्णन करता है और फिर ऐसी खरीद से जुड़े चालान को संसाधित करता है और यह सुनिश्चित करता है कि सभी को समय पर भुगतान मिले। यह चरण-दर-चरण प्रक्रिया या तो डिजिटल या मैन्युअल हो सकती है, डिजिटल प्रारूप आसान और कम समय लेने वाली विधि प्रदान करता है। किसी भी स्थिति में, देय खातों की टीम के लिए वर्कफ़्लो आम तौर पर निम्नलिखित रूपरेखा को ट्रैक करेगा:
#1) चालान कैप्चर करें. बीजक, चाहे भौतिक हो या इलेक्ट्रॉनिक, को एंटरप्राइज़ रिसोर्स प्लानिंग (ईआरपी) सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम में दर्ज करने की आवश्यकता है। जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, यह किसी मानव या डिजिटल कार्यकर्ता द्वारा किया जा सकता है।
#2) अनुमोदन. चालान ठीक से सूचीबद्ध होने के बाद, इसे अनुमोदित किया जाना चाहिए। फिर, यह चरण या तो मैन्युअल या स्वचालित हो सकता है।
#3) भुगतान की अनुमति. इस बिंदु पर चालान का भुगतान अधिकृत होना चाहिए। व्यवसाय के भीतर उपयुक्त पक्ष से यह अनुमति प्राप्त करना देय लेखा विभाग की जिम्मेदारी है।
#4) ट्रांसमिशन. भुगतान अधिकृत होने के बाद, इसे भेजने और सत्यापित करने की आवश्यकता है। हालाँकि कुछ मामलों में चेक या नकद जैसी भौतिक भुगतान विधियों का अभी भी उपयोग किया जा सकता है, डिजिटल भुगतान लोकप्रियता प्राप्त कर रहे हैं, विशेष रूप से वे जो इसके साथ एकीकृत हो सकते हैं एपी सॉफ्टवेयर.
देय विभाग के लिए शुरू से अंत तक वर्कफ़्लो प्रक्रिया की बारीकी से निगरानी करना महत्वपूर्ण है। यदि यह देय खाता कार्य सही ढंग से नहीं किया जाता है, तो गलतियाँ सामने आ सकती हैं, जो एपी टीम पर अधिक दबाव डालेगी।
एपी विभागों के कार्य
कई महत्वपूर्ण लेखा देय विभाग जिम्मेदारियाँ हैं जिन्हें निष्पादित करने में एपी टीमों को मेहनती होना चाहिए। सामान्यतया, वे निम्नलिखित श्रेणियों में से एक में आते हैं:
#1) वित्तीय विवरणों का मिलान करें। एपी विभागों को फर्जी आरोपों को रोकना चाहिए और बैंक विवरण या अन्य वित्तीय दस्तावेजों में दिखाई देने वाली किसी भी असमानता को ठीक करना चाहिए।
#2) चालान डेटा के साथ समस्याओं का समाधान करें। देय खातों की टीम को चालान पर दिखाई देने वाले डेटा में किसी भी विसंगति की पहचान करनी चाहिए और जानकारी को तुरंत सही करना चाहिए।
#3) चालान प्रक्रिया करें। किसी व्यवसाय को उसके आपूर्तिकर्ताओं से प्राप्त होने वाले चालान देय लेखा विभाग द्वारा संसाधित किया जाना चाहिए ताकि उन्हें समय से भुगतान किया जा सके।
#4) चालान भुगतान। देय खातों का एक महत्वपूर्ण कार्य चालान पर भुगतान करना है।
#5) इन-हाउस भुगतान। चालान का भुगतान करने के अलावा, एक देय विभाग को कार्यालय आपूर्ति और डाक लागत जैसी चीजों के लिए आंतरिक भुगतान का प्रबंधन भी करना चाहिए।
#6) चालान संग्रहीत करें और उनका मिलान करें। चालानों का उनके खरीद आदेशों से मिलान किया जाना चाहिए। उन्हें भौतिक या इलेक्ट्रॉनिक रूप से भी संग्रहीत किया जाना चाहिए, बाद वाला तरीका अनुसंधान और पुनर्प्राप्ति के लिए सबसे कुशल तरीका प्रदान करता है।
#7) विक्रेताओं के साथ अच्छे संबंध बनाए रखें। विक्रेता-व्यवसाय संबंध को जारी रखना एपी विभागों का एक महत्वपूर्ण कार्य है। जब चालान का भुगतान समय पर किया जाता है, और जानकारी को तुरंत स्पष्ट और संग्रहीत किया जाता है, तो भविष्य के लेनदेन परेशानी मुक्त होने की अधिक संभावना होती है।
देय लेखा टीम का आयोजन
भुगतान योग्य विभाग जितना बेहतर व्यवस्थित होगा, व्यवसाय के लिए उतना ही अधिक मूल्यवान होगा। उचित संगठन के साथ, वर्कफ़्लो भी अधिक कुशल होगा। एपी विभाग को सबसे अधिक संसाधनपूर्ण तरीके से तैयार करने के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं:
# 1) दस्तावेज़ सब कुछ. सुनिश्चित करें कि कंपनी द्वारा की जाने वाली प्रत्येक खरीदारी पर एक क्रय आदेश (पीओ) हो ताकि एक रिकॉर्ड बनाया जा सके। टैक्स आईडी नंबरों का एक लॉग भी रखा जाना चाहिए।
#2) आसान पुनर्प्राप्ति के लिए रिकॉर्ड संग्रहीत करें। दिनांक मोहर वाले दस्तावेज़ों को एक ऐसे स्थान पर रखा जाना चाहिए जो आसानी से पहुंच योग्य हो।
#3) दोबारा जांचें। धोखाधड़ी और गलतियों को रोकने के लिए अलग-अलग एपी टीम के सदस्यों से एक-दूसरे की दोबारा जांच कराएं।
#4) नियमित रूप से खातों का मिलान करें। अधिमानतः दैनिक आधार पर, सत्यापित करें कि चालान पीओ से मेल खाते हैं। किसी भी विसंगति और उनके समाधान का रजिस्टर रखें।
#5) डिजिटल भुगतान का उपयोग करें। ऑटोमेटेड क्लियरिंग हाउस (एसीएच) सहित भुगतान के आज के इलेक्ट्रॉनिक रूप कुशल और आसान हैं। अक्सर, उनकी लागत कागजी भुगतान से अधिक नहीं होती और उनका हिसाब रखना आसान होता है।
# 6) एपी टीम को स्वचालित करें. भुगतान के अलावा, कई खातों के देय कार्यों को डिजिटल किया जा सकता है। ऐसा करने से डेटा-एंट्री त्रुटियों से बचने सहित कई फायदे हैं।
स्वचालन एपी विभागों को कैसे लाभ पहुंचा सकता है
आज के नवीनतम सॉफ़्टवेयर में अपग्रेड करने वाली खाता देय टीमें असंख्य लाभ प्राप्त करेंगी। खातों के देय कार्यों को करने का पुराना, मैनुअल कागज-आधारित तरीका समय लेने वाला और श्रम-गहन है। उन्नत सॉफ्टवेयर के साथ पूर्ण स्वचालन पर स्विच करने वाले एपी विभाग कम गलतियों और अशुद्धियों के साथ तेजी से चालान संसाधित करने में सक्षम होंगे। और क्योंकि आज के सर्वश्रेष्ठ एपी प्रोग्राम आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस (एआई) के साथ आते हैं, कई कार्यों के लिए थोड़े से मानवीय इनपुट की आवश्यकता होती है।
उदाहरण के लिए, आज का उन्नत एपी सॉफ़्टवेयर ईमेल पढ़ने, चालान स्कैन करने और इन दस्तावेज़ों से महत्वपूर्ण विवरण स्वचालित रूप से कैप्चर करने में सक्षम है। अधिक ध्यान देने की आवश्यकता होने पर एपी टीम के सदस्यों को वास्तविक समय की सूचनाएं भेजी जा सकती हैं। चूँकि यह प्रणाली ऑटोपायलट पर कार्य करती है, इसलिए कर्मचारियों को कम मानवीय प्रयास की आवश्यकता होती है।
एपी सॉफ्टवेयर वर्कफ़्लो के लिए नियम भी शामिल कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, किसी प्रोग्राम द्वारा किसी चालान को अनुमोदन के लिए सही विभाग में भेजा जा सकता है। चालान का भुगतान करने के लिए भुगतान नियंत्रण को शामिल किया जा सकता है, और इन नियंत्रणों को भुगतान राशि जैसे विभिन्न कारकों द्वारा संपादित किया जा सकता है। भुगतान स्वचालित रूप से कंपनी के बैंक खाते से डेबिट किया जा सकता है। AI ये सभी कार्य स्वयं ही करता है। और मशीन लर्निंग के साथ, एआई अनुभव से सीख सकता है।
प्रोग्राम जो कुछ भी करता है वह एक बही में दर्ज किया जाता है, और इस रिकॉर्ड का इच्छानुसार निरीक्षण किया जा सकता है। एक बार फिर, क्योंकि यह ऑडिट ट्रेल एक सॉफ्टवेयर प्रोग्राम द्वारा स्वचालित रूप से बनाया जाता है, इसलिए कम मानव श्रम की आवश्यकता होती है।
एपी विभागों के लिए डिज़ाइन किया गया सॉफ़्टवेयर अन्य डिजिटल अकाउंटिंग टूल के साथ भी एकीकृत हो सकता है, जिससे एक समग्र पूर्ण-इलेक्ट्रॉनिक अकाउंटिंग सिस्टम बन सकता है जो कर्मचारियों के लिए खातों के देय कार्यों को आसान और कम समय लेने वाला बनाता है।
संक्षिप्त
कोई भी व्यवसाय जो सफल होना चाहता है उसे सही उपकरणों के साथ एक उत्पादक एपी विभाग की आवश्यकता होती है। देय लेखा विभाग जो पुरानी कागज-आधारित तकनीक पर निर्भर हैं, उनके प्रतिस्पर्धियों से पीछे छूट जाने का जोखिम रहता है। आज के परिष्कृत डिजिटल उपकरण देय विभागों को कई लाभ प्रदान करते हैं, जिनमें से कम से कम मानव प्रयास और तेज़ प्रसंस्करण समय है।
- एसईओ संचालित सामग्री और पीआर वितरण। आज ही प्रवर्धित हो जाओ।
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- स्रोत: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-department/
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