देय खाते क्या हैं?

देय खाते एक लेखांकन शब्द है जो उस धन को संदर्भित करता है जो एक कंपनी एक विक्रेता या एक आपूर्तिकर्ता को बकाया है - अपने उत्पादों या सेवाओं का लाभ उठाने के लिए।

जब कोई कंपनी बाद में भुगतान करने की व्यवस्था के साथ किसी विक्रेता/आपूर्तिकर्ता से उत्पाद/सेवाएं खरीदती है, तो राशि को देय खाते कहा जाता है - जब तक कि भुगतान नहीं किया जाता है।  यह क्रेडिट का एक रूप है विक्रेता/आपूर्तिकर्ता द्वारा प्रदान किया जाता है।

भुगतान के लिए चालान स्वीकृत होने पर देय खाता रिकॉर्ड किया जाता है। यह सामान्य लेजर (या एपी सब-लेजर) में बकाया भुगतान या देयता के रूप में तब तक दर्ज किया जाता है जब तक कि राशि का भुगतान नहीं किया जाता है। देय व्यापार भुगतान (भौतिक वस्तुओं की खरीद जो एक सूची में दर्ज हैं) या व्यय देय (माल और सेवाओं की खरीद जो चालान किए गए हैं, जैसे, विज्ञापन, मनोरंजन, यात्रा, कार्यालय की आपूर्ति और उपयोगिताओं) हो सकते हैं।

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देय खातों का एक उदाहरण

एबीसी बेकरी 50 सेंट प्रति पाउंड की दर से थोक खुदरा विक्रेता, एक्सवाईजेड ट्रेडर्स से 50 पाउंड चीनी का ऑर्डर देता है। एक्सवाईजेड ट्रेडर्स बेकरी को डिलीवरी के बाद 30 दिनों की क्रेडिट अवधि प्रदान करता है, जिसके भीतर एबीसी को $25 के बिल का भुगतान करना चाहिए। जब तक बेकरी XYZ व्यापारियों को भुगतान नहीं करती, तब तक $25 की राशि को देय खाते कहा जाएगा और बेकरी की बैलेंस शीट में लेनदारों के प्रति देयता के रूप में दिखाया जाएगा।

भुगतान प्राप्त होने तक XYZ व्यापारियों की बैलेंस शीट में $ 25 को एक संपत्ति के रूप में दर्ज किया जाता है।

देय खातों में, माल की खरीद से परे, निम्नलिखित शामिल हैं:

• परिवहन और रसद
• शक्ति / ऊर्जा / ईंधन
• पट्टा
• लाइसेंसिंग
• सेवाएं (विधानसभा / उपठेकेदार)

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देय खातों का महत्व

एपी निम्नलिखित कारणों से महत्वपूर्ण है:

यह समय पर बिलों का भुगतान सुनिश्चित करता है, जो बदले में कंपनी की क्रेडिट रेटिंग और विक्रेताओं के साथ दीर्घकालिक संबंधों में सुधार करता है।

• चालानों का समय पर भुगतान आपूर्ति और सेवाओं के निर्बाध प्रवाह को सुनिश्चित करता है, जिससे व्यवसाय संचालन का निर्बाध प्रवाह होता है।
• समय पर भुगतान अतिदेय भुगतान, दंड और अन्य विलंब शुल्क से बचा जाता है।
• संगठित एपी चालान और भुगतान की व्यवस्थित ट्रैकिंग की अनुमति देता है।
• एपी केवल देय होने पर भुगतान करके और विक्रेता द्वारा दी जाने वाली क्रेडिट सुविधाओं का उपयोग करके नकदी प्रवाह को आसान बनाता है।
• कड़े एपी से बचा जाता है विक्रेता धोखाधड़ी और चोरी।

एपी इसकी कमियों के बिना नहीं है। इसे अक्सर उन आपूर्तिकर्ताओं के लिए वित्तीय बोझ माना जाता है, जिन्हें उत्पादों और सेवाओं की डिलीवरी के बाद भुगतान के लिए इंतजार करना पड़ता है। कंपनी की ओर से, लंबे समय तक देय खातों के साथ एक बैलेंस शीट एक अनिश्चित नकदी स्थिति को इंगित करती है। इन कमियों को नैतिक, कानूनी और तार्किक के माध्यम से दूर किया जा सकता है एपी प्रक्रियाएं.

देय खातों की प्रक्रिया के घटक

देय खाता एक बहु-चरणीय प्रक्रिया है और इसमें कुछ आवश्यक चरण शामिल हैं:

• एपी क्रेडिट सिस्टम पर सामान/सेवाएं खरीदने के कंपनी के फैसले के साथ शुरू होता है।
• क्रेडिट सुविधाओं की पेशकश करने वाले आपूर्तिकर्ताओं का चयन करना।
• अनुमत क्रेडिट दिनों, विलंबित भुगतान शुल्क, जल्दी भुगतान पर नकद छूट आदि के संदर्भ में आपूर्तिकर्ताओं की क्रेडिट नीतियों की तुलना करना और आपूर्तिकर्ता को उन शर्तों के साथ चुनना जो कंपनी के लिए सबसे उपयुक्त हों।
• निम्नलिखित खरीदी प्रक्रिया - परचेज़ रेक्विज़ीशन, खरीद आदेश, चालान, रसीद - व्यवसाय का।
• एक बार माल प्राप्त होने के बाद देय खातों के रूप में इनवॉइस/बिलों को बही में लेखा करना।
• बहीखाता पद्धति कंपनी में आंतरिक और बाहरी ऑडिट में और खर्च के पैटर्न का विश्लेषण करने में मदद करती है, जो बदले में वित्तीय योजना और मानकों और विनियमों को पूरा करने में मदद करती है।
• देय तिथि से पहले भुगतान सुनिश्चित करने के लिए बिलों पर तारीखों को ट्रैक करना।
• नियत तारीख से पहले भुगतान करना
• विक्रेता के साथ संवाद करना कि भुगतान किया गया है।

क्रेडिट अवधि का पूरा लाभ उठाने से नकदी प्रवाह को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने में मदद मिलेगी। हालांकि, यह याद रखना चाहिए कि क्रेडिट शर्तों का सबसे कुशल उपयोग यह जानना है कि बिलों का सम्मान कब करना है।

पारंपरिक लेखा देय विभाग

मैन्युअल खाता देय प्रक्रियाओं के लिए जिम्मेदार एक टीम खरीद और आपूर्तिकर्ताओं से संबंधित वित्तीय लेनदेन को रिकॉर्ड करने और संसाधित करने के लिए जिम्मेदार है।

इस उद्देश्य के लिए कई पेशेवर कार्यरत हैं:

• डेटा एंट्री एनालिस्ट इनवॉइस को प्राप्त होने के बाद डिजिटल सिस्टम में इनपुट करता है।
• भुगतान प्रसंस्करण विश्लेषक उस तिथि पर चालान का भुगतान करने के प्रभारी हैं, जिस दिन वे देय हैं
• अपवाद विश्लेषक इनवॉइस में विसंगतियों को संबोधित करते हैं और भुगतान विफलता के मुद्दों को संभालते हैं।
• RSI विक्रेता प्रबंधन कार्मिक आपूर्तिकर्ता डेटाबेस का निर्माण और प्रबंधन करते हैं और इसे विभिन्न खरीद कार्यों के साथ सहसंबंधित करते हैं।
• खाता देय प्रबंधक त्रुटि मुक्त और निर्बाध चालान प्रबंधन के लिए टीम के साथ समन्वय करता है।

टीम के सभी सदस्य मजबूत आपूर्तिकर्ता संबंध बनाने और बनाए रखने की दिशा में काम करते हैं। टीम को एपी व्यय पर भी कड़ी नजर रखनी चाहिए और नकदी के बहिर्वाह की सुरक्षा के लिए आंतरिक नियंत्रण बनाए रखना चाहिए।  

एक कुशल और अच्छी तरह से प्रबंधित खातों देय कार्यप्रवाह एपी प्रक्रिया के संबंध में कंपनियों का काफी समय और पैसा बचा सकता है। संगठन, दुर्लभ अवसरों पर, यह भी कर सकते हैं आउटसोर्स एपी बाहरी एजेंसियों के लिए कार्य करता है।

मैन्युअल खातों देय प्रक्रिया के लिए चुनौतियां

मैन्युअल खातों की देय प्रक्रियाओं में निम्नलिखित समस्याएं हैं:

• मैन्युअल डेटा प्रविष्टि से जुड़ी समस्याएं: सिस्टम में चालान की मैन्युअल प्रविष्टि समय लेने वाली, अक्षम और त्रुटियों के लिए प्रवण हो सकती है। ये सभी कंपनी के कामकाज और बॉटम लाइन पर असर डाल सकते हैं।
• भुगतान में देरी: मैन्युअल निरीक्षण और गलतियों के परिणामस्वरूप देर से भुगतान और दुखी आपूर्तिकर्ता हो सकते हैं। यह विक्रेता को ग्राहक के रूप में कंपनी की क्रेडिट रेटिंग और विश्वसनीयता को भी प्रभावित कर सकता है।
• नाखुश कर्मचारी: एपी प्रक्रिया में शामिल कई कार्यों की सांसारिक, दोहराव वाली प्रकृति से काम में असंतोष और कर्मचारी टर्नओवर सहित संबंधित समस्याएं हो सकती हैं।
• भारी जानकारी: जैसे-जैसे कंपनी आकार में बढ़ती है और अधिक चालानों को संभाला जाता है, विक्रेताओं, उत्पादों, सेवाओं, लागतों, वितरण और देय तिथियों के बारे में जानकारी की मात्रा भारी हो सकती है। दस्तावेजों का पता लगाना भी मुश्किल हो जाता है और बहीखाता पद्धति एक दुःस्वप्न बन सकती है।
• डेटा की अस्पष्टता: जब एपी विभाग बहुत सारी खरीद प्रक्रियाओं से निपटने के लिए आकार में बढ़ता है तो पेपर चालान और भौतिक एपी दस्तावेजों को ट्रैक करना मुश्किल हो सकता है।
• धोखाधड़ी की प्रवृत्ति: मैन्युअल खातों में देय प्रणालियों में दृश्यता की कमी आपकी कंपनी को सुरक्षा कमजोरियों और धोखाधड़ी के लिए उजागर कर सकती है।

देय खातों की प्रक्रिया को स्वचालित करने के लाभ

खाता देय प्रक्रिया को स्वचालित करने से निम्नलिखित लाभ प्राप्त होते हैं:

• समय की बचत: ऐसा कहा जाता है कि कार्य सप्ताह का 25% सांसारिक मैन्युअल चालान प्रबंधन कार्यों पर खर्च किया जाता है, जो समय अधिक उत्पादक गतिविधियों पर बेहतर ढंग से खर्च किया जा सकता है।
• लागत बचत: एकल चालान के मैन्युअल प्रसंस्करण में $12-15 की लागत पाई गई है। स्वचालन इस लागत में से अधिकांश को समाप्त कर सकता है। इसके अलावा, स्वचालित समाधान चालान की देय तिथियों का ट्रैक रखते हैं और एक इष्टतम समय पर चालान का भुगतान करने में मदद करते हैं, जिससे नकदी प्रवाह में सुधार होता है, देर से भुगतान शुल्क से बचा जाता है और विक्रेताओं के साथ बेहतर संबंध बनाए रखा जाता है।
• राजस्व सृजन: स्वचालन द्वारा सक्षम समय पर भुगतान न केवल देर से भुगतान शुल्क से बच सकता है, बल्कि कंपनी की क्रेडिट रेटिंग में भी सुधार कर सकता है और इसे विक्रेताओं से छूट और छूट के लिए खुला बना सकता है।
• त्रुटियों में कमी: मानवीय निरीक्षण के कारण मैन्युअल चालान प्रबंधन त्रुटियों से जुड़ा है। स्वचालन मैन्युअल खातों की देय प्रक्रियाओं से जुड़ी अधिकांश त्रुटियों को समाप्त कर सकता है।
• भुगतान का लचीलापन: ऑटोमेशन इनवॉइस का भुगतान कब और कैसे करना है (जैसे पेपर चेक, एसीएच, या वर्चुअल कार्ड के माध्यम से जहां आप कैश-बैक छूट अर्जित करते हैं) पर निर्णय लेने में सक्षम हो सकते हैं।
• डेटा का बेहतर रखरखाव: कागजी कार्रवाई के माध्यम से मैन्युअल रूप से स्थानांतरण करना कष्टप्रद और त्रुटि प्रवण हो सकता है। डिजिटल डेटाबेस का रखरखाव डेटा की बेहतर पहुंच और पुनर्प्राप्ति की अनुमति देता है, जिससे खरीद-से-भुगतान चक्र को सुव्यवस्थित किया जा सकता है। इस तरह का प्रबंधन कंपनी की खरीद और नकदी प्रवाह की रिपोर्टिंग और ट्रैकिंग के लिए एनालिटिक्स को भी सक्षम बनाता है।
• सुरक्षा: देय खातों का स्वचालन समाधान एक केंद्रीकृत सर्वर या क्लाउड में डेटा संग्रहीत कर सकता है जो सुरक्षा प्रदान करता है

देय खातों के सॉफ़्टवेयर में क्या देखना है

एक चुनना महत्वपूर्ण है एपी ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर जो निवेश पर अधिकतम रिटर्न प्रदान करता है। एक खाता देय ऑटोमेशन सॉफ़्टवेयर में डेटा कैप्चर, इनवॉइस प्रोसेसिंग, स्वचालित अनुमोदन और भुगतान शामिल होना चाहिए। एपी ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर की तलाश करते समय जिन बुनियादी सुविधाओं की तलाश की जानी चाहिए उनमें शामिल हैं:

• सटीक इनवॉइस डेटा कैप्चर: इनवॉइस डेटा का एक सामान्य डिजिटल प्रारूप में रूपांतरण एपी ऑटोमेशन में दक्षता पैदा करने का सबसे महत्वपूर्ण पहलू है। मैनुअल डेटा प्रविष्टि महंगी है, त्रुटियों की संभावना है और समय लगता है। एक अच्छा ओसीआर उपकरण मानवीय हस्तक्षेप के बिना प्रासंगिक डेटा को बुद्धिमानी से पकड़ने की अनुमति देता है, इस प्रकार समय, धन और मानवीय त्रुटियों की बचत होती है।

• आसान चालान अनुमोदन: जो लोग चालान को मंजूरी देते हैं वे अक्सर व्यस्त प्रबंधक और अधिकारी होते हैं और ऐसे कर्मियों के लिए स्वचालित चालान अनुमोदन आसान, सहज और सुविधाजनक होना चाहिए। स्वीकृति देने वाले व्यक्ति को एक क्लिक के साथ चालान देखने और स्वीकृत करने में सक्षम होना चाहिए, भले ही वे जिस उपकरण से चालान तक पहुंचें, उसके बावजूद।
• वास्तविक समय में AP इनवॉइस को ट्रैक करने की क्षमता: वर्कफ़्लो टूल को किसी भी हितधारक को इनवॉइस को आसानी से ट्रैक करने की अनुमति देनी चाहिए। इससे लेखा प्रसंस्करण प्रक्रिया में देरी, गलत संचार और कुप्रबंधन से बचा जा सकेगा।
• मौजूदा लेखा प्रणाली के साथ एकीकरण: कंपनी अन्य डिजिटल प्लेटफॉर्म और सॉफ्टवेयर का उपयोग कर सकती है और डेटा और संचालन में बेमेल को रोकने के लिए एपी टूल को उनके साथ एकीकृत करने में सक्षम होना चाहिए।
• भुगतान का स्वचालन: एपी प्रक्रिया में अंतिम चरण भुगतान है। सभी अनुमोदनों को दर्ज करने के बाद, सॉफ़्टवेयर उस विशेष खरीद के लिए देय खातों की प्रक्रिया को पूरा करने और बंद करने के लिए आपूर्तिकर्ता को भुगतान शुरू करने और संसाधित करने में सक्षम होना चाहिए।
• डेटा भंडारण: कंपनी की जरूरतों के आधार पर, सभी एपी डेटा को एक केंद्रीकृत सर्वर या क्लाउड पर संग्रहीत किया जा सकता है। एपी ऑटोमेशन पर लॉन्च करने से पहले स्टोरेज के प्रकार को कंपनी को तय करना होगा।

निष्कर्ष

खातों के प्रसंस्करण कार्यों का स्वचालन मैन्युअल प्रक्रियाओं से जुड़ी समस्याओं को समाप्त कर सकता है, जैसे कि समय की देरी, त्रुटियां और मानव प्रयास की बर्बादी।  

नैनोनेट्स जैसे कुशल एपी सॉफ्टवेयर बेहतर खरीद-से-भुगतान प्रक्रियाओं को सक्षम कर सकते हैं, कर अनुपालन सुनिश्चित कर सकते हैं, स्वचालित कर सकते हैं 3-रास्ता मिलान, अनुकूलित करें एपी दिन या डीपीओ, धोखाधड़ी को रोकना, नकदी प्रवाह को सुव्यवस्थित करना, विक्रेता संबंध बनाए रखना और भावी पीढ़ी के लिए डेटा संग्रहीत करना। ऑटोमेशन दक्षता को बढ़ाता है और लंबी अवधि के मूल्य के लिए खरीद-से-भुगतान प्रक्रिया को व्यवस्थित कर सकता है। एपी प्रक्रिया को डिजिटल रूप से सक्षम करने से विक्रेता-ग्राहक संबंधों को प्रतिस्पर्धात्मक लाभ में बदलकर व्यावसायिक रणनीतियों को आगे बढ़ाया जाएगा।