बहीखाता पद्धति क्या है और इसे स्वचालित कैसे करें?

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एक नए व्यवसाय के स्वामी के रूप में, आप जल्दी से समझ जाते हैं कि व्यवसाय चलाने के लिए आपके उत्पाद या सेवा के अलावा और भी बहुत कुछ है। अपने कौशल का स्तर बढ़ाना, ग्राहक और विक्रेता संबंधों को प्रबंधित करना, और - शायद सबसे गंभीर रूप से - अपने लेनदेन का सटीक रिकॉर्ड रखना। यह वह जगह है जहाँ बहीखाता पद्धति आती है।

नंबर कुछ लोगों को डराते हैं।

शायद तुम उनमें से एक हो। आप सोच सकते हैं, "अगर मैं अपनी बिक्री और खर्चों का एक मोटा विचार अपने दिमाग में रखूं तो मैं ठीक हो जाऊंगा। जब तक मैं शुरू नहीं करता, मैं उस तरह की देखभाल के लिए किसी को किराए पर ले सकता हूं।"

यह एक खतरनाक त्रुटि हो सकती है। सबसे खराब स्थिति - हो सकता है कि आपका व्यवसाय उचित रिकॉर्ड के बिना कर समय पर वित्तीय ऑडिट से बच न सके। सबसे अच्छा मामला, जब आप सही बहीखाता पद्धति की मदद लेते हैं, तो आप एक महंगी उलझन को सुलझा सकते हैं। किसी भी तरह से, आप पहले दिन से ही विस्तृत रिकॉर्ड रखने से बेहतर हैं।

अब आपको यह जानने की आवश्यकता हो सकती है: बहीखाता पद्धति क्या है? मैं उचित रिकॉर्ड कैसे रखूं? वित्तीय विवरण क्या हैं, और मैं उन्हें कैसे प्राप्त करूं? इस लेख में, हम इन सभी और अन्य सवालों के जवाबों के माध्यम से चलेंगे, ताकि आप आत्मविश्वास के साथ अपनी व्यापार बहीखाता यात्रा शुरू कर सकें।

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बहीखाता पद्धति क्या है?

बहीखाता पद्धति आपके व्यवसाय के लिए वित्तीय रिकॉर्ड रखने की प्रक्रिया है। एक एकल व्यक्ति छोटा व्यवसाय एक नोटबुक में लिखित वित्तीय रिकॉर्ड रखने से दूर हो सकता है लेकिन बड़े व्यवसायों को विस्तृत प्रविष्टियों की आवश्यकता होती है।

अपने सरलतम रूप में, इसे रिकॉर्डकीपिंग करने वाले व्यक्ति के लिए समझ में आना चाहिए। यदि आपका व्यवसाय केवल एक व्यक्ति (एकमात्र मालिक) से बड़ा है, तो आपकी बहीखाता पद्धति एक मानक प्रारूप में होनी चाहिए जो इसमें शामिल सभी लोगों के लिए समझ में आता है: मालिक, मुनीम या लेखाकार, और कोई भी बाहरी पेशेवर जैसे ऋण अधिकारी या कर अधिकारी।

बहीखाता पद्धति के लिए मानक प्रारूप दोहरी प्रविष्टि लेखा प्रणाली है। आपकी बहीखाता प्रणाली प्रत्येक लेनदेन राशि को दो अलग-अलग स्थानों पर रिकॉर्ड करती है। प्रत्येक लेन-देन के दो भाग होते हैं:

• एक हिस्सा जो सामान्य जर्नल में दर्ज किया गया है: सभी खातों पर सभी लेनदेन का लॉग;
• प्रत्येक अलग खाते का रिकॉर्ड खाता बही में दर्ज एक हिस्सा है। प्रत्येक व्यय, ग्राहक खाते और आय स्रोत के लिए बहीखाता में अलग-अलग खंड होते हैं।

डबल-एंट्री अकाउंटिंग सिस्टम एक बिल्ट-इन क्रॉस-चेकिंग सिस्टम है जो मानवीय त्रुटि को कम करता है। आय और व्यय दोनों को समग्र रूप से नकदी प्रवाह दिखाने और लेन-देन ने आपके व्यवसाय के अलग-अलग हिस्सों को कैसे प्रभावित किया, यह दिखाने के लिए रिकॉर्ड किया गया है।

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सामान्य लेज़र प्रविष्टियाँ, GL कोडिंग, इनवॉइस प्रबंधन, और बहुत कुछ स्वचालित करें। यह देखने के लिए एक व्यक्तिगत लाइव डेमो बुक करें कि आप अपनी बहीखाता पद्धति को स्वचालित करते हुए समय, प्रयास और लागत कैसे बचा सकते हैं।

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बहीखाता पद्धति बनाम लेखांकन

तो, बहीखाता पद्धति और लेखांकन में क्या अंतर है?

यदि आपने अपने व्यवसाय के लिए इनमें से किसी भी पेशेवर को काम पर रखने पर विचार किया है, तो आप सोच सकते हैं कि एक लेखाकार सिर्फ एक महंगा मुनीम है। सच्चाई से आगे कुछ भी नहीं हो सकता है। बुककीपर और एकाउंटेंट व्यवसाय के मालिकों और सीएफओ के लिए महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं - वे व्यवसाय के वित्तीय जीवनचक्र के विभिन्न हिस्सों की सेवा करते हैं।

मुनीम व्यवसाय के लिए दिन-प्रतिदिन की वित्तीय रिकॉर्डिंग को संभालता है। हर दिन, मुनीम लेन-देन प्रविष्टियों को संभालने, ग्राहकों को चालान करने और देर से खातों से निपटने, खातों को समेटने, भुगतानों को ध्यान में रखते हुए और पेरोल की देखरेख में व्यस्त है। वह महीने के अंत में खातों को बंद कर देती है और पुस्तकों को संतुलित करती है। बहीखाता पद्धति व्यवसाय की वित्तीय देखभाल का व्यावहारिक हिस्सा है।

एक बार मुनीम का काम हो जाने के बाद, लेखाकार का काम शुरू हो जाता है। वह महीने या साल से जानकारी लेती है और वित्तीय विवरण बनाती है। यदि आवश्यक हो, तो वह वित्तीय विवरणों का ऑडिट कर सकती है और मालिक के साथ उन पर चर्चा कर सकती है। वित्तीय विवरण व्यवसाय के लिए आयकर की तैयारी में भी महत्वपूर्ण भूमिका निभाएंगे - लेखाकार के लिए एक और नौकरी। संपूर्ण कर देयता को कम करने के लिए सही लेखाकार पूरे वर्ष कर नियोजन में सहायता कर सकता है। मुनीम के काम की तुलना में एकाउंटेंट का काम उच्च-स्तरीय वित्तीय विश्लेषण है।

वित्तीय अनुपात, बाहरी राशि, और किसी व्यवसाय की सफलता या विफलता के अन्य प्रमुख मार्कर वही हैं जो लेखाकार देखता है। वह इस जानकारी पर व्यवसाय के स्वामी या मुख्य वित्तीय अधिकारी के साथ चर्चा कर सकती है ताकि अधिकारियों के पास वह जानकारी हो सके जो उन्हें व्यवसाय के भविष्य के लिए रणनीतिक निर्णय लेने के लिए आवश्यक है।

एक व्यवसाय चुन सकता है कि उन्हें किसी एकाउंटेंट या बुककीपर से किस स्तर की वित्तीय सहायता की आवश्यकता है। छोटे व्यवसाय बहीखाता सहायता और DIY को अपने दिन-प्रतिदिन के हिसाब से काम पर नहीं रखने का फैसला कर सकते हैं। वे कर के मौसम के दौरान साल में केवल कुछ घंटों के लिए एक एकाउंटेंट को नियुक्त कर सकते हैं।

हो सकता है कि बड़े व्यवसाय इस निम्न स्तर की बाहरी मदद से दूर न हों। उनके पास दैनिक कार्य के लिए एक संपूर्ण आंतरिक लेखा विभाग हो सकता है और कर मौसम के लिए बाहरी लेखांकन सहायता हो सकती है। यह तय करने के लिए कि आपके व्यवसाय के लिए किस स्तर की वित्तीय सहायता सही है, अपने व्यवसाय के बजट, उद्योग, विकास दर और समग्र आवश्यकताओं का आकलन करें।

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बहीखाता पद्धति के दो प्रकार क्या हैं?

बहीखाता पद्धति दो प्रकार की होती है सिंगल-एंट्री अकाउंटिंग और डबल-एंट्री अकाउंटिंग।

एकल-प्रविष्टि लेखांकन उतना ही सरल है जितना कि किसी नोटबुक या एक्सेल स्प्रेडशीट में आंकड़ों की सूची। इसमें पैसा जोड़ें, पैसे घटाएं। यदि आप अभी शुरुआत कर रहे हैं, तो यह आपको आगे बढ़ाने का एक बढ़िया विकल्प हो सकता है। यह आपके व्यवसाय के लिए आपके बैंक विवरण की एक प्रति है और सटीकता के लिए महीने के अंत में आपके बैंक विवरण के साथ इसका मिलान किया जा सकता है।

हालाँकि, एक बार आपका व्यवसाय शुरू हो जाने के बाद, आप इस लेखांकन पद्धति को काफी तेज़ी से आगे बढ़ाएंगे। यह बाहरी पेशेवरों, जैसे कर तैयार करने वाले या निवेशकों के लिए यह देखने के लिए कुशल नहीं होगा कि आपका व्यवसाय कैसा चल रहा है। आपकी आय एक महीने से दूसरे महीने में बेतहाशा भिन्न हो सकती है; यदि आपके पास विशेष रूप से बड़ा खर्च था, जैसे कि वर्ष की शुरुआत में बीमा भुगतान, तो आप यह नहीं पहचान पाएंगे कि उस खर्च को पूरे वर्ष में फैलाया जाना चाहिए क्योंकि बीमा पॉलिसी पूरे वर्ष को कवर करती है। एक बार जब आपका व्यवसाय शुरू हो जाता है, तो यह डबल-एंट्री अकाउंटिंग सिस्टम पर स्विच करने का समय है।

डबल-एंट्री अकाउंटिंग सिस्टम लेनदेन को यह दिखाने के लिए रिकॉर्ड करता है कि प्रत्येक लेनदेन से व्यवसाय के कौन से हिस्से प्रभावित होते हैं। डबल-एंट्री अकाउंटिंग सिस्टम का आधार अकाउंटिंग इक्वेशन है, जिसमें कहा गया है:

संपत्ति = देयताएं + इक्विटी

इसका अर्थ है कि प्रत्येक लेन-देन के लिए, दोहरी प्रविष्टि के दोनों भागों को लेखांकन समीकरण को संतुलन में रखना चाहिए।

यदि कोई परिसंपत्ति खाता ऊपर जाता है, तो देयता या इक्विटी खाता (या दोनों) भी ऊपर जाना चाहिए। यदि कोई देनदारी कम हो जाती है, तो या तो संपत्ति भी नीचे चली जानी चाहिए, या इक्विटी को संतुलित रहने के लिए ऊपर जाना चाहिए। प्रत्येक लेन-देन को इस तरह से दर्ज किया जाता है जो दिखाता है कि कंपनी का कौन सा हिस्सा उस विशिष्ट लेनदेन से प्रभावित है। वर्ष के अंत में, बैलेंस शीट से पता चलता है कि कंपनी के वित्तीय विवरणों के माध्यम से लेखांकन समीकरण कैसे किया जाता है।

डबल-एंट्री अकाउंटिंग को आमतौर पर एक अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर सिस्टम जैसे क्विकबुक या ज़ीरो में दर्ज किया जाता है और अकाउंटिंग ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर का उपयोग करके पूरी प्रक्रिया को स्वचालित किया जा सकता है नैनोनेट्स. यह कंपनी के बैंक खाते को सॉफ्टवेयर से जोड़कर मैन्युअल रूप से या स्वचालित रूप से किया जा सकता है।

बहीखाता पद्धति करने का सबसे आसान तरीका क्या है?

बहीखाता पद्धति करने का सबसे आसान तरीका वह तरीका है जो आपके व्यवसाय के लिए सही है। यदि आपकी कंपनी बहुत छोटी है तो एकल-प्रविष्टि लेखा प्रणाली सबसे आसान हो सकती है। हालांकि, एक एक्सेल स्प्रेडशीट में आपकी आय और व्यय को रिकॉर्ड करने में आसानी बैंकरों, निवेशकों या कर तैयार करने वालों के लिए उचित लेखा रिकॉर्ड नहीं होने की असुविधाओं से अधिक हो सकती है।

यदि आपका व्यवसाय तेजी से बढ़ रहा है, तो लंबे समय में एक बहीखाता प्रणाली रखना आसान होगा जो आपके साथ विकसित हो सके। एक डबल-एंट्री अकाउंटिंग सिस्टम को स्थापित करने के लिए थोड़ा अधिक प्रयास करना पड़ सकता है, लेकिन यह आपकी कंपनी की शुरुआत से ही आपकी सेवा करेगा, चाहे आप कितने भी बड़े हों।

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बहीखाता पद्धति का सबसे आम तरीका क्या है?

बहीखाता पद्धति की डबल-एंट्री विधि दुनिया भर में सबसे आम तरीका है। कोई भी अभी तक ऐसी प्रणाली के साथ नहीं आया है जो डबल-एंट्री अकाउंटिंग सिस्टम की तरह सहज और त्रुटि मुक्त हो।

व्यवसाय के लिए बहीखाता पद्धति स्थापित करना

अपने व्यवसाय के लिए बहीखाता पद्धति स्थापित करने के लिए, आपको यह तय करना होगा कि आप अपने लेखांकन के लिए किस पद्धति का उपयोग करेंगे। हो सकता है कि आप क्लाउड-आधारित अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर जैसे नैनोनेट्स और क्विकबुक का उपयोग करेंगे या हो सकता है कि आपको केवल एक एक्सेल टेम्पलेट की आवश्यकता हो।

आप जो भी तरीका चुनते हैं, आपको अपने व्यवसाय के लिए सभी खर्चों और आय के स्रोतों के बारे में ध्यान से सोचना होगा। यदि आपको आवश्यकता है, तो आप व्यवसाय के विस्तार के बाद सड़क के नीचे किसी अन्य लेखा प्रणाली पर स्विच कर सकते हैं, लेकिन ऐसी प्रणाली चुनना सबसे अच्छा है जो आपके साथ विकसित हो सके।

• क्या आपके पास अपने व्यवसाय के लिए कई बैंक खाते या क्रेडिट कार्ड हैं जिनका हिसाब देना होगा?
• आपके पास आय के कितने स्रोत हैं?
  • एकाधिक उत्पाद लाइनें?
  • सेवाएं?
  • अन्य आय जैसे अचल संपत्ति या निवेश आय?
• आप हर महीने कितने विक्रेताओं को भुगतान करते हैं?
• आपके पास किस तरह के खर्चे हैं? प्रत्येक भिन्न व्यय को एक क्रमांकित श्रेणी निर्दिष्ट करने की आवश्यकता होगी।
  • कानूनी
  • बीमा
  • किराया
  • उपयोगिताएँ
  • यात्रा
  • अन्य

बहीखाता पद्धति कैसे करें?

चाहे आप अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर चुनें या एक्सेल जैसी सरल विधि, आप शुरू करेंगे। अधिकांश लेखांकन सॉफ्टवेयर उपयोग करने के लिए सहज है और लेनदेन दर्ज करने के माध्यम से उपयोगकर्ता का मार्गदर्शन करता है, और इंटरनेट शुरुआती एक्सेल ट्यूटोरियल से भरा है।

लेन-देन दर्ज करते समय आपको सावधानीपूर्वक सटीक होना चाहिए - कुछ त्रुटियां सॉफ़्टवेयर द्वारा पकड़ी जाएंगी या जब आप महीने के अंत में पुस्तकों का मिलान करेंगे, लेकिन अन्य अधिक कपटी हैं।

मैं शुरुआती लोगों के लिए बहीखाता पद्धति कैसे शुरू करूं?

सबसे पहले, एक बहीखाता पद्धति चुनें जो आपकी व्यावसायिक आवश्यकताओं के अनुरूप हो।

दूसरा, अपने व्यवसाय रिकॉर्ड को व्यवस्थित करें ताकि आप उन्हें अपने एक्सेल टेम्प्लेट या अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में बिना किसी लेन-देन को खोए दर्ज कर सकें। बैंक स्टेटमेंट इसमें मदद कर सकते हैं।

यदि आपके पास पिछले महीनों के पिछले रिकॉर्ड हैं, जिन्हें दर्ज करने की आवश्यकता है, तो आप अपने बैंक से पुराने खाते के विवरण का अनुरोध कर सकते हैं। इससे आपको पिछले कुछ महीनों में आपकी कंपनी द्वारा किए गए व्यवसाय का काफी सटीक रिकॉर्ड मिलना चाहिए।

तीसरा, यह सुनिश्चित करने के लिए एक नियमित कार्यक्रम निर्धारित करें कि आप अपनी बहीखाता पद्धति में पीछे नहीं हैं। बहुत छोटे व्यवसायों को सप्ताह में केवल एक बार बहीखाता पद्धति करनी पड़ सकती है। बड़े व्यवसायों को इसे हर दिन करना होगा और कार्यभार को संभालने के लिए एक समर्पित इन-हाउस बहीखाता स्टाफ की आवश्यकता हो सकती है।

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पुस्तकों के संतुलन को समझना

लेखांकन अवधि के अंत में, आमतौर पर महीने के अंत में, आपको "पुस्तकों को संतुलित करना" होगा। इसका मतलब है कि आपके बहीखाता पद्धति के रिकॉर्ड के माध्यम से जाना और यह सुनिश्चित करना कि लेखांकन समीकरण के दोनों पक्ष मेल खाते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका लेखा-जोखा सही है, कुछ चीजें हैं जो अवधि के अंत में की जानी चाहिए।

बैंक स्टेटमेंट सुलह

महीने के अंत के बाद, आपको अपने बैंक से एक बैंक स्टेटमेंट प्राप्त होगा। आपको यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके खाता बही पर लेनदेन आपके बैंक स्टेटमेंट रिकॉर्ड से मेल खाते हैं, आपको अपने व्यवसाय के कैश रिकॉर्ड के माध्यम से जाना चाहिए। यदि कोई अंतर है, जैसे कि आपके द्वारा भेजा गया चेक, जिसने अभी तक बैंक को मंजूरी नहीं दी है, तो आपको इसका पता लगाना चाहिए।

Thử बैंक समाधान टेम्पलेट

संतुलन परीक्षण

ट्रायल बैलेंस एक और चेक है जो यह सुनिश्चित करता है कि प्रत्येक लेनदेन दो स्थानों पर दर्ज किया गया हो। आपको अपने सभी खातों के लिए सभी डेबिट बैलेंस और सभी क्रेडिट बैलेंस को जोड़ना होगा। उन्हें एक दूसरे के बराबर होना चाहिए।

यदि वे नहीं करते हैं, तो आपको इसका पता लगाना होगा। यह हो सकता है कि कोई नंबर गलत दर्ज किया गया हो, कोई लेन-देन गलत तरीके से दर्ज किया गया हो, या कोई अन्य कारण हो। इस प्रकार की त्रुटि को पहले स्थान पर होने से रोकने के लिए लेखांकन सॉफ़्टवेयर में अक्सर अंतर्निहित त्रुटि सुरक्षा होती है।

जर्नल प्रविष्टियाँ बंद करना

कुछ खाते ऐसे होते हैं जिन्हें हर महीने के अंत में "बंद" करना पड़ता है, और उनकी शेष राशि अन्य स्थायी खाता बही खातों में चली जाती है। सभी व्यय खाते महीने के अंत में बंद कर दिए जाते हैं ताकि उनकी शेष राशि को पुस्तकों के इक्विटी हिस्से में स्थानांतरित किया जा सके। यह क्रिया आय और व्यय खातों को, आय विवरण पर प्रतिबिंबित, परिसंपत्ति और इक्विटी खातों में, बैलेंस शीट पर प्रतिबिंबित करती है।

वित्तीय विवरण और बहीखाता पद्धति

अंत में, एक बार जब आप अपना दैनिक, साप्ताहिक और मासिक लेखा कार्य पूरा कर लेते हैं, तो आप इस जानकारी को अपने वार्षिक वित्तीय विवरणों में डालने के लिए तैयार हैं।

आपके सभी आय और व्यय खातों को एक आय विवरण में संकलित किया जाता है। आय विवरण आपकी कुल बिक्री, आपके कुल खर्च और आपकी अंतिम आय या हानि को दर्शाता है। आपके द्वारा अपना आय विवरण संकलित करने के बाद, अंतिम आय या हानि आपके बैलेंस शीट खातों के इक्विटी हिस्से में स्थानांतरित कर दी जाती है।

आपकी सभी संपत्ति, देयता और इक्विटी खातों को बैलेंस शीट में संकलित किया जाता है। बैलेंस शीट से पता चलता है कि आपकी संपत्ति का प्रत्येक डॉलर या तो कर्ज या मालिक की इक्विटी से संतुलित है। आय विवरण और बैलेंस शीट दोनों ही आपके व्यवसाय के लघु और दीर्घकालिक स्वास्थ्य और लाभप्रदता के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी हैं।

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नैनोनेट्स can स्वचालित वर्कफ़्लोज़ के साथ अपनी बहीखाता पद्धति, लेखा और वित्तीय प्रक्रियाओं को अनुकूलित करें। मालूम करना नैनोनेट्स के उपयोग के मामले आपके उत्पाद पर कैसे लागू हो सकते हैं।

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बहीखाता पद्धति स्वचालन के लिए नैनोनेट्स

नैनोनेट्स एक एआई-आधारित अकाउंटिंग ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर है जिसमें इन-बिल्ट ओसीआर सॉफ्टवेयर है जो बहीखाता पद्धति, लेखा और वित्तीय स्वचालन के सभी पहलुओं को संभाल सकता है। नैनोनेट का उपयोग स्वचालित करने के लिए किया जा सकता है:

• समाधान प्रक्रियाएं - भुगतान समाधान, बैंक, खाता और क्रेडिट कार्ड समाधान
• चालान प्रसंस्करण - चालान मिलान, अपलोडिंग, डेटा निष्कर्षण और भुगतान
• भुगतान - सीधे प्लेटफॉर्म से ACH और वायर ट्रांसफर भेजें
• देय खाते और प्राप्य प्रक्रियाएं
• डेटा प्रविष्टि प्रक्रियाएं
• ईआरपी डेटा सिंक
• लेखापरीक्षा परीक्षण प्रबंधन

यहाँ आपको नैनोनेट्स पर विचार क्यों करना चाहिए:

• स्वचालित डेटा ईदस्तावेजों से निष्कर्षण - सेकंड में दस्तावेज़ों से टेबल, टेक्स्ट, बारकोड या क्यूआर कोड निकालने के लिए स्वचालित वर्कफ़्लो का उपयोग करें।
• स्वीकृति स्वचालन - अनुमोदन कार्यप्रवाह के साथ प्रासंगिक हितधारकों से अनुमोदन प्राप्त करें।
• ऑडिट के लिए तैयार रहें- नैनोनेट्स के साथ अपने सभी कार्यों का लॉग बनाए रखें।
• ग्राहक केंद्रित टीम - आपको 24×7 समर्थन, एक प्रतिभाशाली प्रशिक्षण टीम और एक समर्पित ग्राहक सफलता प्रबंधक मिलेगा।

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