Útmutató: Mi az a számviteli automatizálás, és hogyan kezdjük el?

Útmutató: Mi az a számviteli automatizálás, és hogyan kezdjük el?

Időbélyeg: 15. június 2023. 12:46
Guide: What is accounting automation and how to get started? PlatoBlockchain Data Intelligence. Vertical Search. Ai.

A számvitel automatizálása a pénzügyi világban meghatározó jelentőségűvé vált. Megváltoztatja a vállalkozások pénzügyi folyamatainak kezelését.

A számviteli automatizálás segíthet a műveletek egyszerűsítésében, a hibák csökkentésében, valamint időt és erőforrásokat takaríthat meg. Egy felmérésben a könyvelők 58%-a azt mondta, hogy az automatizált könyvelés növelte a hatékonyságot.

Az amerikai számviteli szolgálatok ezt mutatják közel A könyvelési feladatok 75%-a automatizálható. Ez lehet magyarázat a számviteli szoftveripar nagymértékű növekedése, amely a becslések szerint 12-ra eléri a 2026 milliárd dollárt.

Ebben a bejegyzésben a számviteli automatizálás lépéseivel és a kézi számvitel néhány kihívásával foglalkozunk. Emellett látni fogunk néhány felhasználási esetet a könyvelés automatizálására és annak módjára Nanonetek segíthet a vállalkozásoknak az automatizált könyvelésben.

Mi az a számviteli automatizálás?

A számviteli automatizálás fejlett szoftvertechnológiát és eszközöket használ a különféle pénzügyi műveletek automatizálására. Csökkenti a kézi beavatkozást és egyszerűsíti a feladatokat. A számviteli automatizálás nem helyettesíti az emberi részvétel szükségességét. Csökkenti az időigényes és ismétlődő feladatok terhét. Ez lehetővé teszi a könyvelők számára, hogy a nagyobb értékű tevékenységekre összpontosítsanak.

A számviteli automatizálás más néven automatizált könyvelés, számítógépes könyvelés vagy számviteli folyamat automatizálás. Az alkalmazások széles skáláját öleli fel, amelyek célja a számviteli folyamat különböző aspektusainak egyszerűsítése, optimalizálása és automatizálása. Mielőtt belemerülnénk ezekbe, nézzük meg a kézi könyvelést és annak kihívásait.

Mik a kézi számvitel korlátai?

A manuális könyvelési folyamatok régóta bevett gyakorlatok a vállalkozások számára, de számos kihívással járnak. Ez befolyásolja a hatékonyságot, a pontosságot és a biztonságot. A vállalkozások növekedésével és a pénzügyi tranzakciók összetettebbé válásával a számviteli automatizálás létfontosságúvá válik. A kézi számvitel alábbi hátrányai illusztrálják, hogy miért.

Időigényes

A hagyományos számviteli módszerek időigényes feladatokat foglalnak magukban, például adatbevitelt, számításokat és egyeztetéseket. Ezek a feladatok értékes időt vesznek igénybe, ami lehet stratégiai döntéshozatal vagy más alapvető üzleti tevékenység.

Hajlamos a hibákra

A kézi könyvelés nagyon érzékeny az emberi hibákra. A helytelen adatbevitel és adatkihagyás pontatlan pénzügyi nyilvántartásokhoz vezethet. Ezek kijavítása fárasztó és időigényes lehet.

A biztonság hiánya

A kézi számviteli folyamatok jellemzően fizikai nyilvántartások vezetését foglalják magukban. Ezeket könnyen el lehet téveszteni, ellopni vagy megsérülni.

Ha megfelelő biztonsági intézkedések nélkül tárolja a pénzügyi adatokat az alapvető számítógépes alkalmazásokban, az érzékeny információkat jogosulatlan hozzáférésnek és kibertámadásoknak tehet ki.

Korlátozott skálázhatóság

Ahogy a vállalkozások növekednek, egyre több pénzügyi tranzakcióval rendelkeznek, amelyek bonyolultabbá válnak. Ebben a helyzetben a kézi könyvelés nehezebbé válik.

Ez több munkát, hosszabb feldolgozási időt és nagyobb hibalehetőséget eredményezhet. Mindez megnehezíti a vállalkozások hatékony növekedését.

Megfelelési nehézség

Nehéz lehet lépést tartani a szabályozási követelményekkel és az adótörvényekkel, ha manuális számviteli módszereket használ. Ez potenciális meg nem felelési problémákat, szankciókat és a hírnév károsodását eredményezheti.

Nem hatékony együttműködés

A kézi számvitel gyakran fizikai dokumentumok cseréjén és személyközi kommunikáción alapul. Ez eredménytelenséget, félreértéseket és késedelmet eredményezhet a döntéshozatalban.

Korlátozott valós idejű betekintés

A manuálisan összeállított és elemzett pénzügyi adatok gyakran elavulnak. Ez megnehezítheti a szervezetek számára az okos és időszerű döntések meghozatalát, mivel nem rendelkeznek megbízható pénzügyi információkkal, amikor szükségük van rá.

A kézi számviteli kihívások ronthatják a vállalat hatékonyságát, pontosságát, biztonságát és pénzügyi irányítását. Az olyan új technológiák azonban, mint az AI és az RPA, javították a könyvelést. Az automatizálás mesterséges intelligencia segítségével kezeli az adatokat, kiküszöböli az ismétlődő feladatokat, és lehetővé teszi az elemzők számára, hogy a fontos dolgokra koncentráljanak.

A számviteli automatizálási megoldások forradalmasítják a számviteli folyamatot modern rendszerekkel, amelyek minimális emberi közreműködést igényelnek és nagy pontosságot érnek el. A következő részben az automatizált könyvelés előnyeivel foglalkozunk.

13 A könyvelés automatizálásának előnyei

A vállalkozások számos előnyre tehetnek szert a technológia használatával automatizálni a könyvelést feladatokat. Ide tartozik a gyorsabb átfutási idő, a jobb adatpontosság, a költségmegtakarítás stb. Ez a rész részletesen megvizsgálja a számviteli automatizálás alkalmazásának különféle előnyeit.

Gyorsított feladatvégzés

A számviteli automatizálás javítja a feladatok hatékonyságát és sebességét, lehetővé téve a pontos eredmények gyorsabb szállítását. Több ügyfél és munkateher kezelésével támogatja az üzletbővítést.

Jobb pontosság és kevesebb hiba

Az automatizálás csökkenti a pénzügyi műveletek során előforduló emberi hibákat, így nagyobb pontosságot biztosít és megőrzi cége hitelességét. A pontos adatok támogatják a megalapozott döntéshozatalt, pozitívan befolyásolva vállalkozása pénzügyi teljesítményét.

Költséghatékony működés

Az automatizált könyvelés csökkentheti a munkaerő- és automatizálási költségeket, így a pénzügyi menedzsment megfizethetőbbé válik.

Mélyreható pénzügyi elemzés

Az automatizálás pontos adatokat biztosít az átfogó elemzéshez, lehetővé téve a könyvelők számára, hogy adatvezérelt döntéseket hozzanak. Az alapvető adatokhoz való könnyű hozzáférés segít a trendek nyomon követésében, a csalások felderítésében és a vállalkozás pénzügyi helyzetének felmérésében.

Robusztus biztonsági intézkedések

Az automatizált könyvelési rendszerek biztonságos tárolással védik az adatokat. Ez csökkenti a jogsértések kockázatát, és bizalmasan kezeli a pénzügyi nyilvántartásait.

Egyszerűsített adathozzáférés

A számviteli automatizálás leegyszerűsíti a pénzügyi dokumentumok megtalálását és elérését, így időt és erőfeszítést takarít meg. Ez az egyszerűsítés növeli a termelékenységet.

Felhőalapú rugalmasság

A felhőalapú hozzáféréssel rendelkező számviteli automatizálási rendszerek lehetővé teszik a könyvelők számára, hogy bárhonnan dolgozzanak az interneten keresztül. Ez a rugalmasság elősegíti a hatékony együttműködést és a jobb munkafolyamatot a csapattagok között.

Testreszabott rendszermegoldások

Az automatizált könyvelő szoftver személyre szabható. Különféle iparágak és üzleti méretek egyedi igényeit képes kielégíteni. Ez az alkalmazkodóképesség biztosítja, hogy számviteli rendszere megfeleljen az Ön konkrét üzleti követelményeinek.

Szervezett adatkezelés

A könyvelés automatizálása javítja az adatok szervezését és tárolását. Ez megkönnyíti a konkrét információk megtalálását és elérését. Ez jobb nyilvántartást és pénzügyi irányítást eredményez.

Fokozott biztonság

A számviteli automatizálási szoftver titkosítási és biztonsági funkciókat használ a vállalati nyilvántartások és adatok védelmére. Ezek a fejlett biztonsági intézkedések segítenek megvédeni vállalkozását a potenciális kiberfenyegetésekkel szemben.

Átfogó betekintések

A számviteli automatizálás pontos pénzügyi adatokat mutat be, ezzel segítve a vállalaton belüli jobb döntéshozatalt. A könyvelők elemezhetik a trendeket és eltéréseket, és ezekkel a betekintésekkel adatvezérelt előrejelzéseket készíthetnek.

Egyszerűsített adóelőkészítés

Az automatizált könyvelési rendszerek nyomon követik a kiadásokat és a bevételeket, megkönnyítik az adószezont és minimalizálják a hibákat. Segítenek a levonások kiszámításában is, egyértelmű képet adva az adókötelezettségekről.

Képességfejlesztési lehetőségek

A könyvelés automatizálása megszabadítja a könyvelőket az ismétlődő feladatoktól. Ez lehetővé teszi számukra, hogy nagyobb értékű felelősségre összpontosítsanak. Ez elősegíti a személyes növekedést és több értéket ad a vállalatnak.

Az automatizált könyvelés felváltja a könyvelőket?

Ahogy a számviteli automatizálás leegyszerűsíti a pénzügyi folyamatokat, az emberek azon tűnődnek, vajon felváltja-e a CPA-kat. Míg az automatizálás megkönnyíti a számviteli feladatokat, az emberi szakértelem továbbra is szükséges lesz a területen.

A technológia és a szakértelem egymást kiegészítő szerepei

A számviteli automatizálás kezeli az ismétlődő feladatokat, felszabadítva a CPA-kat a stratégiai munkához. A könyvelők értékes betekintést nyújtanak és támogatják a megalapozott pénzügyi döntéseket. Az automatizálás és az emberi szakértelem együtt dolgozik a hatékony és eredményes könyvelésért.

Komplex döntéshozatal

Az automatizált számviteli rendszerek nem elég fejlettek az összetett döntéshozatalhoz vagy a stratégiai pénzügyi tanácsadáshoz. A CPA-k kritikus gondolkodási készségekkel rendelkeznek, hogy eligazodjanak a szabályozásokban, és személyre szabott útmutatást nyújtsanak.

Etikai megfontolások

A CPA-k kitűnnek az etikai normák betartásában és az átlátható pénzügyi nyilvántartások vezetésében. Az automatizálás csökkenti a hibák számát és javítja a hatékonyságot, de nem tudja megismételni a CPA-k etikai megítélését és elszámoltathatóságát.

Testreszabás és adaptáció

Az automatizálási szoftver testreszabható, de nem biztos, hogy minden üzleti helyzethez illeszkedik. A CPA-k hozzáigazíthatják megközelítésüket az ügyfelek egyéni igényeihez. Személyre szabott megoldásokat és útmutatást kínálhatnak, amelyek az automatizált rendszerekből hiányozhatnak.

Bizalom és kapcsolatok építése

A CPA-k létfontosságú szerepet játszanak a bizalom és az ügyfelekkel való kapcsolatok kialakításában. Még a fejlett automatizált számviteli rendszerek sem képesek megismételni interakciójukat és empátiájukat. Ez az emberi érintés döntő fontosságú az ügyfél pénzügyi céljainak és törekvéseinek megértéséhez.

Összefoglalva, a számviteli automatizálás kiegészíti a CPA-kat, nem pedig helyettesíti azokat. Növeli képességeiket, lehetővé téve számukra, hogy stratégiai feladatokra összpontosítsanak, és értékes betekintést nyújtsanak. Az emberi szakértelem és a fejlett technológia együttesen ígéretes jövőt biztosít a számviteli szakma számára.

8 módszer a számviteli automatizálás használatára az Ön vállalkozásában

A számviteli automatizálás forradalmasította a pénzügyi menedzsment különböző aspektusait. A következő használati esetek bemutatják, hogy a számviteli automatizálás hogyan javíthatja a hatékonyságot és a pontosságot:

  1. Bérszámfejtés: A bérszámfejtési folyamatok automatizálása segít a vállalkozásoknak időt és erőfeszítést takarítani, valamint csökkenteni a hibákat. A számviteli automatizálási megoldások képesek olyan feladatokat kezelni, mint a pénzeszközök befizetése, a fizetés kiszámítása, az időkövető szoftverrel való szinkronizálás és a béradók kezelése.
  2. Beszerzéskezelés: A számviteli automatizálási szoftver leegyszerűsíti a beszerzést, csökkenti a papírmunkát és a hibákat a beszerzési megrendelésekben és szerződésekben. Automatizálja az olyan feladatokat, mint a beszerzési rendelések létrehozása és a fizetések feldolgozása, a beszerzéstől a fizetésig terjedő ciklus lerövidítése és a személyi kiadások megtakarítása.
  3. Pénzügyi menedzsment: A pénzügykezelési feladatok automatizálása segíti a vállalkozásokat az olyan forgalmas időszakokban, mint az adószezon vagy a havi pénzügyi zárások. Segít a hibafelismerésben, a megfelelőség karbantartásában, az adatátvitelben és az anonim fizetések azonosításában. Ez csökkenti a pénzügyi csapatok munkaterhét.
  4. Költségkezelés: A számviteli automatizálás megkönnyíti a költségek beszedését, átutalását és nyomon követését. Az alkalmazottak beszkennelhetik és feltölthetik a nyugtákat egy költségkövető platformra. Ez azután kivonja az információkat, és integrálja azokat a számviteli szoftverbe. Ez leegyszerűsíti a számlák lezárásának folyamatát, és csökkenti az elveszett vagy hiányos bizonylatok valószínűségét.
  5. Optimalizált számlák (AP) és számlák (AR): A számviteli automatizálási szoftver az AP és AR folyamatok optimalizálásával javítja a cash flow-kezelést. A rosszul kezelt hozzáférési pont magas költségekhez és a szállítókkal fennálló kapcsolatok megsértéséhez vezethet. A rosszul kezelt AR késedelmes kifizetésekhez és forgótőke-kihívásokhoz vezethet. A könyvelés automatizálása segít nyomon követni a függőben lévő kifizetéseket, emlékeztetni az ügyfeleket a határidőkre, és a magas kockázatú ügyfelekre összpontosítani a beszedéseknél.
  6. Gyorsított számlák feldolgozása: Az AP automatizálási rendszerek egyszerűsíthetik a számlafeldolgozást és a jóváhagyást. Ez csökkenti a késéseket, és lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy kihasználják a korai fizetési kedvezményeket.
  7. Továbbfejlesztett ellenőrzési dokumentáció: A könyvelés automatizálása javíthatja a nyilvántartást, és jobb ellenőrzést biztosíthat az érzékeny információkhoz való hozzáférés felett. Ez biztosítja a pontos és biztonságos auditdokumentációt. Ez javítja a vállalkozás pénzügyi integritását és a szabályoknak való megfelelést.
  8. Korszerűsített beszerzési eljárások: A számviteli automatizálás leegyszerűsíti a beszerzési feladatokat, például árajánlatkéréseket, ellenőrző lapokat, szállítmányozási bizonylatokat, fuvarszámlákat, gyártási nyilvántartásokat és szállítói adatkezelést. E folyamatok automatizálása csökkenti a papírmunkát, és lehetővé teszi a CPA-k számára, hogy az alapvető üzleti tevékenységekre összpontosítsanak.

Hogyan automatizálhatjuk a számviteli munkafolyamatokat nanonetekkel?

A Nanonets egy fejlett számviteli automatizálási platform. A gépi tanulást és a mesterséges intelligenciát használja fel a számviteli munkafolyamatok egyszerűsítésére, a folyamatok automatizálására, a hatékonyság javítására és a hibák csökkentésére.

Az alábbiakban bemutatunk néhány módszert, amellyel a Nanonets segít javítani a számviteli munkafolyamatokat:

  1. Intelligens számlafeldolgozás: A Nanonets adatokat gyűjt a számlákból, beleértve a számlaszámokat, dátumokat és sorokat. Ez kiküszöböli a kézi adatbevitelt, felgyorsítja a kötelezettségeket, és csökkenti az emberi hibák kockázatát.
  2. Robusztus költségkezelés: A Nanonets automatizálhatja a költségjelentések létrehozását a nyugtákból, számlákból és egyéb kiadásokhoz kapcsolódó dokumentumokból történő adatok kinyerésével. Ez csökkenti a manuális költségkövetéshez szükséges időt és erőfeszítést, valamint pontos és naprakész pénzügyi nyilvántartást biztosít.
  3. Egyszerűsített beszerzési rendeléskezelés: A nanonetek segíthetnek automatizálni a beszerzési rendelési folyamatot azáltal, hogy kulcsfontosságú információkat rögzítenek a szállítói árajánlatokból, beszerzési rendeléseket generálnak, és frissítik a készletnyilvántartásokat. Ez az automatizálás növeli a hatékonyságot, csökkenti a papírmunkát, és minimálisra csökkenti a hibalehetőséget.
  4. Speciális követeléskezelés: A nanonetek lehetővé teszik a vállalkozások számára, hogy automatizálják a fennálló számlák nyomon követését és kezelését. Ez segít azonosítani a késedelmes fizetéseket és a magas kockázatú ügyfeleket. Leegyszerűsíti a követelések folyamatát, így a vállalkozások javíthatják a pénzforgalmat és csökkenthetik a pénzügyi csapatok munkaterhét.
  5. Továbbfejlesztett pénzügyi jelentés: A nanonetek automatikusan generálhatnak pénzügyi jelentéseket különböző forrásokból, például számlákból, nyugtákból és költségjelentésekből származó adatok összegyűjtésével és elemzésével. Ez az automatizálás időt és erőfeszítést takarít meg, miközben pontosabb és időszerűbb pénzügyi jelentéseket tesz lehetővé.
  6. Zökkenőmentes integráció a számviteli szoftverrel: A nanonetek könnyen integrálhatók olyan népszerű könyvelő szoftverekkel, mint a QuickBooks, Xero és Sage, így a vállalkozások automatizálhatják az adatátvitelt és a rendszerek közötti szinkronizálást. Ez az integráció javítja a könyvelés általános hatékonyságát és csökkenti az adatok eltéréseinek kockázatát.

Ha a Nanoneteket beépítik számviteli munkafolyamataikba, a vállalkozások jelentős javulást tapasztalhatnak a hatékonyság, a pontosság és az általános pénzügyi menedzsment terén. Ennek eredményeként a pénzügyi csapatok stratégiaibb feladatokra összpontosíthatnak, és hozzájárulhatnak a vállalat növekedéséhez és sikeréhez.

Következtetés

A számvitel automatizálása minden méretű vállalkozás számára egy játékot megváltoztató innováció. Leegyszerűsíti a különféle számviteli folyamatokat, és növeli a hatékonyságot és a pontosságot.

Az automatizált könyvelés felszabadítja a pénzügyi csapatokat a stratégiai feladatok elvégzésére, biztosítva a pénzügyi integritást. Forradalmasítja a pénzügyi műveleteket azáltal, hogy kezeli a bérszámfejtést, a kiadásokat, és optimalizálja a szállítói és követelési folyamatokat.

A Nanonets intelligens megoldásokat kínál a számviteli munkafolyamatok automatizálására, megkönnyítve a vállalkozások számára a gyorsan fejlődő digitális környezethez való alkalmazkodást. Ha többet szeretne megtudni arról, hogy a Nanonets hogyan segítheti a számviteli folyamatok automatizálását, kérjen bemutatót.

Időbélyeg:

Még több AI és gépi tanulás