Mi az a számlafeldolgozás? – A számlafeldolgozás magyarázata

A számlafeldolgozás vagy számlafeldolgozás a termékek/szolgáltatások szállítótól való megvásárlásának üzleti céljával (nem szándékos szójátékkal) kapcsolatos műveletek teljes skálája.

Bármilyen egyszerűen is hangzik – a számla átvétele, a helyesség ellenőrzése, a számla kifizetése, a tranzakció lezárása – a számlafeldolgozás a legtöbb esetben nem egy egyszerű munkafolyamat. Bármilyen késedelem vagy megszakítás ebben a folyamatban negatív hatással lehet a beszállítókkal fennálló kapcsolataira, és akadályozhatja a szolgáltatások, kellékek és anyagok időben történő szállítását.

Lássuk, hogyan és hogyan dolgozzák fel a számlákat AP automatizálás segíti az egyszerűsítést számlakezelés hogy segítse a vállalkozások hatékonyabb működését.

Mi az a számlafeldolgozás?

A számlafeldolgozás az a munkafolyamat, amelyet a szállítói csoport követ a szállítói számla kézhezvételétől kezdve. Ez magában foglalja az összes lépést a szállítói számla kézhezvételétől a fizetés rögzítéséig a megfelelő ellenőrzések és jóváhagyások után.

A számla csak akkor dolgozható fel fizetésre, ha az összes számlafeldolgozási lépést törölte. Íme a számlafeldolgozás lépései részletesen:

A számlafeldolgozás munkafolyamata

• Gyűjtheti és rendszerezheti a több csatornán beküldött számlákat: e-mailben, postai úton stb.
• Rögzítse a számlaadatokat, rendeljen hozzá főkönyvi kódokat, és párosítsa a számlaadatokat az igazoló dokumentumokkal (PO-k vagy nyugták).
  • eltérés esetén a számla visszakerül az eladóhoz.
• Küldjön számlákat a felhatalmazott jóváhagyóknak jóváhagyásra vagy elutasításra a belső költési irányelvek alapján.
• Állítsa be a fizetést elektronikus átutalással, ACH-val vagy ellenőrizze a jóváhagyott számlákat.
• Rögzítse a fizetést az ERP-ben vagy a könyvelési szoftverben.

Az egyszerűsített számlafeldolgozási munkafolyamat kulcsfontosságú a fizetendő számlák felismeréséhez és a pénzforgalom optimalizálásához, hogy megfeleljen az érvényes kifizetéseknek.

Hogyan kell feldolgozni a számlákat?

Közép- és nagyvállalatoknál a számlafeldolgozás a számlák (AP) folyamat része. A folyamata számlakezelés Nem csak a pénzforgalom megszervezése, hanem a szállítók és beszállítók kezelésében is fontos a beszerzések időben történő lebonyolítása.

A hagyományos számlafeldolgozás a következő alapvető lépéseket tartalmazza:

• A szállítótól kapott számla értékelése: A számlát először a szállítótól olyan termékről vagy szolgáltatásról kapják meg, amelyet általában beszerzési rendelésen (PO) rendeltek meg. A szállítói számlafeldolgozó munkatársak a számlát azonosító kóddal (főkönyvi vagy GL-kód) főkönyvekben rögzítik.
• Számlaegyeztetés: A számlán szereplő adatok, beleértve a megrendelt termék/szolgáltatás típusát, megállapodott árat, szállítási dátumot stb., összehasonlításra kerülnek az eredeti PO-val. Abban az esetben, ha a számla kiállítása a termék/szolgáltatás átvételét követően történik, a számla adatait a szállítási elismervényen szereplő adatokkal is egyeztetjük. Ez a „tszabad irányú egyeztetés” olyan kérdésekkel foglalkozik, mint:

o Megfelelnek a fizetési feltételek?

o Tartalmaznak ígért kedvezményeket?

o A számla kódolásra került a megfelelő költségszámlákra?

o Vannak olyan teljesítménnyel kapcsolatos problémák az átvétel után, amelyek fizetési visszatartást indokolnak?

• Ellentmondások ellenőrzése: A számlaadatok eltéréseit kivételként jelöljük meg. Az AP személyzete ezután felveszi a kapcsolatot az eladóval és a vállalat érintett részlegével a hiba/eltérés kijavítása érdekében. A kivétel feloldása után a szállító újra kiállítja a számlát, és a számlaegyeztetési folyamat megismétlődik.
• Megfelelő engedélyek és jóváhagyások megszerzése: A vállalat irányelveitől függően a számlát a menedzsment különböző szintjeihez irányítják ellenőrzésre és jóváhagyásra. A szükséges jóváhagyások száma és jellege a vállalat politikájától és méretétől függ. Egyéb tényezők közé tartoznak a beszerzési és beszerzési folyamatban részt vevő osztályok, a termék típusa és a számla összege. Például egyes vállalatok előírhatnak vezetési szintű jóváhagyást egy adott küszöbértéknél magasabb számlaértékek esetén.
• Számlafizetés engedélyezése: Az összes jóváhagyási szint után a számla kifizetése a szállítóval megbeszélt feltételek szerint történik. A fizetés az üzleti struktúrától függően az AP osztály, a pénzügyi osztály vagy a beszerzési osztály feladata lehet. A fizetés feldolgozása csekken, elektronikus átutalással vagy más módon történik, az előre meghatározott feltételek szerint.
• Tranzakció lezárása: A fizetés megtörténte után az adott számlasor lezárásra kerül, és a tranzakció befejezettként kerül rögzítésre. A számla- és fizetési adatok archiválva vannak a főkönyvben a jövőbeni ellenőrzések céljából.

Automatizálni szeretné manuális AP-folyamatait? Foglaljon le egy 30 perces élő bemutatót, hogy megtudja, hogyan segíthet a Nanonets csapatának a végpontok közötti megvalósításban AP automatizálás.

Kihívások a számlák feldolgozásával kapcsolatban

1. Elmulasztott vagy elveszett számlák

Ez akkor jelent problémát, ha egy cég több szállítóval és sok számlával foglalkozik naponta. A problémát súlyosbítja az a tény, hogy a számlák különböző formátumokban érkezhetnek – nyomtatott példányként, beszkennelt pdf-ként, szövegszerkesztő fájlként stb. Kihívást jelent ezeknek a különböző formáknak a kezelése, amelyek különböző időpontokban érkeznek, és gyakran különböző személyzettől. .

Az elmulasztott számlák fizetési késedelmet és a kapcsolódó büntetéseket, feszült szállítói kapcsolatokat, működési késéseket és ellenőrzési problémákat okoznak.

2. Nem egyező vagy hiányzó adatok

A számla olyan kritikus adatokat tartalmaz, mint a cégazonosítók, adóinformációk, nyújtott szolgáltatás/termék, ár, szállítási állapot stb. Ha a számlák különböző formátumúak, akkor nehézkessé, ha nem lehetetlenné válik az összes érvényes adat ellenőrzése. Néhány olyan hiba, amelyet könnyű kihagyni:

– Az ügyfél rossz nevének használata

– Nem tételesen sorolja fel egyértelműen a termékeket/szolgáltatásokat

– Nem egyezik a kért márkával

– Számítási hibák

– Nem a megfelelő valutát használjuk

– A határidőről nem beszélve

– Nem beszélve a kedvezményekről vagy a kötbérekről

– Adókulcs hibák

Szerint Lelkes partnerek, az összes számlának csaknem egynegyede kivételt képez, amellyel a szállítói számlafeldolgozó személyzetnek kell foglalkoznia. A számlahibák mind pénzbeli, mind időveszteséghez vezetnek.

Ez már jelentett hogy csak a kórházak mintegy 68 milliárd dollárt veszítenek évente a számlázási hibák miatt. A papíralapú számlák hibáinak javítása meglehetősen költséges – a számlaadatok kijavítása költséges lehet $53.50 számlánként átlagosan!

A kézi számlafeldolgozással kapcsolatos problémák az AP csapat költségeinek több mint 30%-át teszik ki. A pontosság ellenőrzése is rendkívül sok időt vesz igénybe, és ha nem megfelelőnek vagy hibásnak találják, a felvetett kivétel több időt vesz igénybe a megoldáshoz. Az ilyen számlafeldolgozási késések befolyásolják a fizetési ütemezést. Közel 1 cégből 5 a késedelmes szállítói fizetések miatt kedvező feltételekkel és kedvezményes árakkal veszíthet.

3. Ismeretlen számla állapota

A számla aktuális állapota a feldolgozási sémában gyakran ismeretlen, különösen akkor, ha sok érdekelt fél vesz részt a folyamatban. Hol van? Ki hagyta jóvá? Mi kell még hozzá? Mikor történik a fizetés? Ezek olyan kérdések, amelyek gyakran az átláthatóság hiánya miatt merülnek fel.

4. Számlatovábbítási hibák

Több szállító is lehet, aki naponta sok számlát állít ki egy cégnek. Az előzetes ellenőrzés után az AP számlafeldolgozó csapata minden számlát az útválasztási sorba rendez. Még a leghatékonyabb AP-szakember is hibázhat a számla irányításakor. Ha egy számlát rosszul irányítanak, szükségtelen lépéseken megy keresztül – időt és emberi erőfeszítést pazarol. Ez a „high-touch” forgatókönyv különösen megterhelő, különösen akkor, ha az AP csapatának rendszeresen be kell zárnia a könyveket. Így, bár a szállítói kötelezettségek csapatok célja, hogy javítsák a beszerzés és beszerzés A folyamat során a valóságban rendkívül sok időt tölthetnek azzal, hogy a számlákat a bonyolult jóváhagyási útvonalon keresztül keressék, és a láncban előforduló hibákat kijavítsák.

A számlafeldolgozási problémák gyakorlati következményei

A hagyományos problémái számlakezelés folyamataAz előző részben felsorolt, komoly kihatással lehet egy vállalat termelékenységére és jövedelmezőségére:

• Hatékonyság és termelékenység csökkenése: A számla ellenőrzése, a hibák és kivételek kezelése, lefolyásának nyomon követése, a jóváhagyások megszerzése és a számla kifizetése időigényes folyamat. Az ilyen feladatokra „elpazarolt” időt jobb lenne olyan feladatokra fordítani, amelyek hozzájárulnak a vállalati érték növeléséhez. A számlafeldolgozással kapcsolatos ismétlődő feladatok elfojthatják a szervezet termelékenységét.
• Az alkalmazottak morálja és kultúrája: az AP személyzetének 60%-a állítólag a számlafeldolgozást tekintik munkájuk legutáltabb feladatának – a munkájuk több mint felével való elégedetlenség a dolgozók moráljának és lelkesedésének elvesztéséhez vezet. Természetes, hogy az alkalmazottak talál munkájuk érdekes aspektusaival töltött idő kifizetődő. Így a számlafeldolgozási folyamat hétköznapi munkáinak minimalizálása és az alkalmazottak munkájának kihívásokkal teli és érdekes aspektusaira fordított idő növelése növelheti a munkával való elégedettséget, és ezáltal az alkalmazottak megtartását.
• Kötelezettségek fokozódása: A számlafeldolgozási munkafolyamatban okozott késedelmek megkérdőjelezhetetlen számlákat eredményezhetnek. Ez idővel felhalmozódott kötelezettségekhez, az ellenőrzési időszakokban tapasztalható fokozódó nyomáshoz és a szabályok be nem tartásához vezethet. Mindezek hatással vannak az eredményre.
• Csalásokkal kapcsolatos sebezhetőség: A számlázási folyamat során előforduló csalások közé tartoznak a harmadik felek által elkövetett csalások, a hibás munkadíj, a duplikált fizetések és egyéb belső hibák. A számlacsalás megnyilvánulhat a szokatlan számlamennyiségben, a leszállított termék/szolgáltatás és a számla specifikációi közötti eltérésben, a megrendelés és a számla közötti eltérésekben, valamint a munkavállalók kétes magatartásában. A kézi számlafeldolgozási feladatok unalmasak lehetnek, és lelki letargiát eredményezhetnek. Ez azt eredményezheti, hogy a számlák hibáinak és adatproblémáinak ellenőrzésekor csalások maradnak el. Ez különösen igaz válság idején. Például a Covid-19 világjárvány állítólag 2020-ban növelte a számlacsalás előfordulását. A számlacsalást nehéz manuálisan észlelni, különösen akkor, ha nagy az üzlet volumene.
• Decentralizált számlafeldolgozás: A konzisztens vagy összefüggő számlakezelési munkafolyamat hiánya a folyamatok széttagoltságához vezethet, ami viszont akadályozhatja a központosított láthatóságot és irányítást.
• A bővítési akadályok: A vállalat növekedésével a kézi számlafeldolgozás nehézkessé válik. Így, ha továbbra is ragaszkodunk ahhoz, ami feltehetően működik egy kis összeállításnál, az akadályozza a terjeszkedést és a méretarányosságot. Minden vállalkozás végső célja nem a status quo fenntartása, hanem a növekedés!

Érintésmentes hozzáférési pont munkafolyamatok beállítása és egyszerűsítse a szállítói kötelezettségek folyamatát másodpercek alatt. Foglaljon most egy 30 perces élő bemutatót.

Automatizált számlafeldolgozás

A számlafeldolgozás automatizálása egyértelmű megoldást kínál a legtöbb, ha nem az összes, a kézi folyamattal kapcsolatos problémára. A „ha nem minden” figyelmeztetés azért merül fel, mert bizonyos szakaszokban csekély mértékben szükséges a kézi beavatkozás. Mindazonáltal a folyamat számos ismétlődő feladatának automatizálása időt takaríthat meg, pénzt takaríthat meg, megőrizheti az alkalmazottak morálját, és jó beszállítói kapcsolatokat tarthat fenn.

A teljesen érintésmentes számlairányítás – a számlák automatikus feldolgozása a beérkezéstől a zárásig, kézi beavatkozás nélkül – még mindig ritka. A felmérés Az AP folyamatokban részt vevő személyzet körében végzett vizsgálat a kézi feladatok többségének automatizálásának elsöprő támogatását mutatja.

A számlafeldolgozási munkafolyamat egyes vagy legtöbb feladatának automatizálásának néhány konkrét előnye:

• Adatkoherencia: Az automatizált számlafeldolgozó eszközök gyakran tartalmaznak olyan automatizált adatkinyerési eszközöket, amelyek kivonhatják a releváns adatokat a számlákból, és szabványos formátumban menthetik azokat, ami segíti a későbbi ellenőrzéseket és jóváhagyásokat. Sok számlafeldolgozó eszköz beépített OCR-modulokkal rendelkezik, amelyek a számlákból kinyerhetik a releváns adatokat. AI-kompatibilis számlakezelő eszközök például a Nanonets megtanítható arra, hogy specifikus adatokat vonjon ki a számla különféle formátumaiból.
• Gyorsabb háromirányú egyeztetés: A számla és a rendelési számla automatikus háromirányú összehasonlítása gyorsabb, mint a kézi ellenőrzés, mivel a tranzakcióhoz kapcsolódó összes adat digitálisan ugyanazon a helyen van tárolva, és könnyen összehasonlítható vizuálisan vagy mesterséges intelligencia alapú. szoftver. Az automatizált számlafeldolgozási munkafolyamatok integrálhatók adatbázisokkal és más számviteli rendszerekkel az automatikus egyeztetés érdekében emberi beavatkozás nélkül.
• Egyszerűsített jóváhagyások: A számla egyik szakaszból a másikba történő automatikus továbbítása és a jóváhagyásra vonatkozó emlékeztetők beállítása elkerülheti a számla feldolgozásának késedelmét. A váratlan események és emlékeztetők beépítése a munkafolyamatba kiküszöbölheti a szűk keresztmetszeteket. Az elektronikus aláírások és a digitális nyomtatványok integrálása lehetővé teszi a folyamat különböző résztvevőinek útközbeni jóváhagyását, hogy a hivatalból való fizikai távollét ne késleltesse a jóváhagyási folyamatot.
• A folyamatok átláthatósága: Az adatokhoz való többszintű hozzáférés és a központosított adattárolás átláthatóságot tesz lehetővé. A számlafeldolgozás automatizálása egy audit nyomot is létrehoz a számla menetének nyomon követésére az ellenőrző pontok mentén.
• Adatbiztonság: A számlaadatok digitalizálása megakadályozhatja a bizonylat érvényesítésre és jóváhagyásra történő fizikai mozgatásával kapcsolatos információvesztést. Az automatizálás lehetővé teszi a számlakezelési munkafolyamat és a vállalati munkafolyamat integrációját is dokumentumkezelő rendszer és egyéb könyvelési eszközök könyvvizsgálati és archiválási célokra. A szabályozási megfelelést is segíti.
• Jobb üzleti intelligencia: Az automatizált számlakezelés lehetővé teszi a vásárlási adatok és kiadások egyszerű elérését és értékelését, ezáltal jobb elemzést és döntéshozatalt tesz lehetővé.
• Szállítói kapcsolatok fenntartása: A késedelmek hiánya és a számlák szervezett kezelése időben történő fizetést, jobb szállítói kommunikációt és ezáltal produktív kapcsolatokat eredményez a szállítókkal.
• A csalások kiküszöbölése: A számla-jóváhagyási munkafolyamatok automatizálása kiküszöbölheti a csalásokat azáltal, hogy ellenőrzéseket helyez el a munkafolyamatban és növeli a láthatóságot. A szabálytalanságok automatikusan megjelölhetők a automata háromesélyes mérkőzés. Az elektronikus aláírás ellenőrzése pedig megelőzheti mind a belső/külső csalásokat, mind a kapcsolódó veszteségeket.

AP folyamatok, amelyek jól illeszkednek az automatizáláshoz

Néhány számlafeldolgozási lépés, amelyek számára előnyös lenne az automatizálás:

• Számla átvétele: Tekintettel arra, hogy különböző szállítóktól különböző formátumú számlák érkeznek, a számla különböző releváns mezőinek automatikus felismerése segíti a számla digitalizálását és az adatok jobb kezelését. Itt jól jönnek az OCR-eszközök.
• Számlaellenőrzés: Könnyen beállítható szabályok a számlák adatintegritásának és teljességének ellenőrzésére. A számlaadatbázis különböző, egyedileg elkészített mezőinek feltöltése segíthet a hiányos vagy hiányzó információk felderítésében.
• Háromirányú egyeztetés: A számlákat gyakran rendelésre válaszul állítják elő, és gyakran kapcsolódnak egy nyugtához. Ezt a három dokumentumot egy közös PO-szám kötné össze. A számlák, PO-k és nyugták automatikus egyeztetése felgyorsítja az érvényesítési folyamatot, és a számlát késedelem nélkül a következő szintre helyezi.
• Kivételkezelés: A kivételek és szélsőséges esetek nem ritkák a számlakezelésben. Edge esetek fordulhatnak elő az időzóna-változások, a többszöri ismétlődő díjak, az utólagos árkorrekciók és a változó hónaphosszak miatt. Egyes szoftverek, különösen a mesterséges intelligencia által hajtott szoftverek, mint például a Nanonets, képesek kezelni ezeket a szélsőséges eseteket, míg mások eltérő szintű emberi beavatkozást igényelnek.
• A jóváhagyási folyamat: A digitális számlák automatikusan áthelyezhetők a felügyeleti hierarchiában jóváhagyás céljából. Az emlékeztetők beállítása is segíthet a számlázási folyamat felgyorsításában.
• Fizetés: A szoftverbe beépíthetők a digitális fizetések (elektronikus átutalás stb.), hogy az összes jóváhagyás megérkezése után lehetővé váljon az automatikus fizetés a szállítónak.
• Analitika: Az automatizálás lehetővé teszi a költési minták és a szállítói kapcsolatok értékelését és elemzését, ami segíthet a kurzuskorrekciókban és a produktív üzleti döntésekben. Az AI-alapú rendszerek jobb elemzést tesznek lehetővé a számlákkal kapcsolatos több képzéssel.

Foglalja le ezt a 30 perces élő bemutatót, hogy ez legyen az utolsó alkalom, amikor kézzel kell beírnia a számlákból vagy nyugtákból származó adatokat az ERP szoftverbe.

Nanonetek az intelligens számlafeldolgozáshoz

A Nanonets egy mesterséges intelligencia-alapú szoftver, amellyel automatizálható és egyszerűsíthető a vállalkozás számlafeldolgozási lépései.

Az adatok hibamentesen rögzíthetők különféle típusú számlafájlokból. A Nanonets mesterséges intelligencia motorja tényleges számlákkal, kódolás nélkül betanítható, így személyre szabható a cég számára.  

Beépített csúcstechnológiás algoritmusokkal és erős infrastruktúrával rendelkezik a többlépcsős jóváhagyáshoz. A Nanonets számlafeldolgozó szoftver integrálható más rendszerekkel, például a Mysql adatbázissal, a QuickBooks-szal vagy a Salesforce-szal, és platform agnosztikus. Pontos és méretezhető, időt és pénzt takarít meg a számlafeldolgozó csapatnak, és növeli a termelékenységet.

Elvitel

A számlafeldolgozás automatizálása leegyszerűsíti a vásárlási folyamatot, javítja a számlaútvonal átláthatóságát, időt és pénzt takarít meg, növeli az alkalmazottak termelékenységét és javítja a szállítói kapcsolatokat. A számlafolyamat automatizálása lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy olyan kevésbé hétköznapi, nagyobb értékű tevékenységekre koncentráljanak, mint a tervezés és a stratégiaalkotás. Ezek viszont a vállalkozás általános hatékonyságának és jövedelmezőségének javulásához vezethetnek.

• SEO által támogatott tartalom és PR terjesztés. Erősödjön még ma.
• PlatoAiStream. Web3 adatintelligencia. Felerősített tudás. Hozzáférés itt.
• A jövő pénzverése – Adryenn Ashley. Hozzáférés itt.
• Részvények vásárlása és eladása PRE-IPO társaságokban a PREIPO® segítségével. Hozzáférés itt.
• Forrás: https://nanonets.com/blog/invoice-processing/