Mi az a dokumentummunka-automatizálás?

A mai információvezérelt világban a csapatokon belüli együttműködés és kommunikáció nagymértékben függ az adatoktól és a dokumentumoktól. A szerződésektől és számláktól kezdve a kézikönyvekig és jelentésekig a dokumentumok létfontosságú szerepet játszanak a könnyen megosztható, érthető és végrehajtható strukturált információk közvetítésében. A dokumentumokban rejlő lehetőségek teljes kihasználásához azonban elengedhetetlen a hatékony kezelés. Itt lépnek életbe a dokumentum-jóváhagyási munkafolyamatok.

A dokumentum-jóváhagyási munkafolyamatok emberi közreműködést igénylő lépések sorozata, amelyek célja annak biztosítása, hogy a dokumentum megfeleljen a belső szabványoknak, mielőtt felhasználható lenne. Ezek a munkafolyamatok minőségbiztosítási mechanizmusként szolgálnak, garantálva, hogy a dokumentumok a szervezeti kereteken belül teljesítsék rendeltetésüket. A dokumentum-jóváhagyási munkafolyamatok megvalósításával a szervezetek egyszerűsíthetik dokumentumkezelési folyamataikat és javíthatják az általános hatékonyságot.

Hagyományosan a dokumentum-munkafolyamat-kezelés kézi feladatokon alapult, mint például a nyomtatás, szkennelés, postázás, kézi adatbevitel, a dokumentumok fizikai továbbítása a hierarchiában jóváhagyásra stb. Az automatizálási eszközök megjelenésével a vállalkozások ma már automatizálást alkalmaznak a jobb kezelés érdekében. dokumentum munkafolyamataikat.

Ebben a cikkben meghatározzuk és feltárjuk az automatizálás szerepét a dokumentum-munkafolyamat-kezelésben.

Mi az a dokumentummunka-automatizálás?

A dokumentum-munkafolyamat-automatizálás az üzleti munkafolyamat-automatizálás szélesebb területének részét képezi, és intelligens eszközök használatát jelenti a dokumentumok mozgatásának kezelésére a szervezeten belül, különböző személyek, dolgozók és részlegek bevonásával. Eszközként szolgál a vállalkozások számára, hogy hatékonyan kezeljék papírmunkájukat azáltal, hogy előre meghatározott útvonalakon és operatív műveleteken vezetik át a dokumentumokat, amíg el nem érik végső céljukat vagy eredményüket. A munkafolyamatok automatizálásával a szervezetek hatékonyabb munkavégzést és egyszerűsített működést érhetnek el.

A dokumentumok munkafolyamat-automatizálása az üzleti élet szinte minden területén hasznos, mivel bármely vállalat minden tevékenysége nagy mennyiségű papírmunkát igényel. Nézzük meg például, hogy a dokumentumautomatizálási munkafolyamat hogyan segítheti a szállítói tartozások osztályát a beszerzésről fizetésre folyamatban – ez egy rutin üzleti művelet, amely jelentős mennyiségű papírmunkát, jóváhagyást és útválasztást foglal magában.

1. Dokumentum átvétele: A folyamat a vonatkozó beszerzési dokumentumok, például számlák, beszerzési rendelések és nyugták rögzítésével kezdődik. Ez különféle módon történhet, beleértve a fizikai dokumentumok szkennelését vagy elektronikus átvételét a szállítóktól.
2. Dokumentum kinyerése: Az automatizálási eszközök kulcsfontosságú adatokat kinyerhetnek a rögzített dokumentumokból olyan technológiák segítségével, mint az optikai karakterfelismerés (OCR) vagy az intelligens dokumentumfelismerés (IDR). Ez lehetővé teszi a rendszer számára, hogy olyan fontos információkat rögzítsen, mint a számlaszámok, szállítói adatok, sorleírások és összegek.
3. Adatok érvényesítése és ellenőrzése: A kinyert adatokat az előre meghatározott szabályok szerint ellenőrzik, és a megfelelő beszerzési rendelésekkel és nyugtákkal egyeztetik a pontosság és következetesség biztosítása érdekében. Kétirányú és háromesélyes mérkőzéseket rendeznek. Az eltérések vagy kivételek megjelölhetők további felülvizsgálat és megoldás céljából.
4. Munkafolyamat-útválasztás: Az automatizált rendszer előre meghatározott munkafolyamatok alapján továbbítja a dokumentumokat a megfelelő érdekelt felekhez felülvizsgálat és jóváhagyás céljából. Ide tartozhatnak a sorok ellenőrzéséért, a szerződésnek való megfelelés ellenőrzéséért vagy a kifizetések engedélyezéséért felelős személyek. A rendszer biztosítja, hogy a dokumentumokat a munkafolyamat-tervtől függően szekvenciálisan vagy párhuzamosan küldjék el a megfelelő személyeknek.
5. Jóváhagyás és kivételkezelés: Az érintettek értesítést kapnak, és elektronikusan tekinthetik át a dokumentumokat. Szükség esetén jóváhagyhatják, elutasíthatják vagy további információkat kérhetnek. A kivételek, például az áreltérések vagy a hiányzó információk, a további lépések folytatása előtt megjelölhetők megoldás céljából.
6. Integráció ERP rendszerekkel: Az automatizált dokumentum-munkafolyamat-rendszer integrálódik a szervezet Vállalati Erőforrás-tervezési (ERP) rendszerébe, lehetővé téve a zökkenőmentes adatátvitelt és a pénzügyi nyilvántartások frissítését. A jóváhagyott dokumentumok és a vonatkozó adatok automatikusan rögzítésre kerülnek az ERP rendszerben, biztosítva a konzisztenciát és szükségtelenné téve a kézi adatbevitelt.
7. Fizetés feldolgozása: Miután a dokumentumok átestek a szükséges jóváhagyásokon és érvényesítéseken, a rendszer a jóváhagyott adatok alapján fizetési utasításokat generál. Ez elindíthatja a fizetési folyamatot, legyen szó csekkek generálásáról, elektronikus átutalások kezdeményezéséről vagy más fizetési módok használatáról.
8. Ellenőrzési nyomvonal és jelentéstétel: Az automatizált beszerzési fizetési folyamat során a rendszer átfogó ellenőrzési nyomvonalat tart fenn, dokumentálva minden, a dokumentumokkal kapcsolatos műveletet. Ez az ellenőrzési nyomvonal a megfelelőségi célok, a belső auditok és a jelentéstételi követelmények nyilvántartásaként szolgál.

Egy másik terület, amely nagy hasznot húzhat a dokumentum-munkafolyamatok automatizálásából, a HR osztály. Kiváló példa erre az új alkalmazottak felvételi folyamata, amely gyakran olyan időigényes feladatokat foglal magában, mint a háttérellenőrzés és a kézi adatbevitel. A dokumentum-munkafolyamat-automatizálással ezek a feladatok automatizálhatók, így a HR-alkalmazottak felszabadulnak, hogy értelmesebb és vonzóbb projektekre koncentrálhassanak. Ez az automatizálás nemcsak a HR hatékonyságát növeli, hanem más részlegekre is kiterjed, például IT, marketing, pénzügyi, jogi és értékesítési részlegekre, lehetővé téve számukra a rutinfeladatok automatizálását és az általános termelékenység növelését. A dokumentum-munkafolyamat-automatizálás megvalósításával a HR-osztályok egyszerűsíthetik működésüket, javíthatják a termelékenységet, és erőforrásokat oszthatnak ki olyan stratégiai kezdeményezésekhez, amelyek hozzáadott értéket adnak a szervezet számára.

Az ügyféladat-kezelés egy másik olyan terület, amely a dokumentumok munkafolyamatának automatizálásából profitál. A szabványosított sablonok és az API-kérések kihasználásával a szervezetek automatikusan beilleszthetik a dinamikus ügyféladatokat a dokumentumokba. Például, amikor az ügyfél egy online webes űrlapon keresztül küldi el adatait, automatikusan ajánlat készülhet adataival, beleértve a teljes nevét, címét, cégnevét, elérhetőségeit stb. Különböző munkafolyamatokhoz és műveletekhez különböző sablonok állíthatók be, biztosítva a személyre szabott és hatékony dokumentumkészítést konkrét ügyféladatok alapján.

Az egészségügyi ágazatban a betegnyilvántartások hatékony kezelése a legfontosabb. A dokumentumkezelési folyamat automatizálása leegyszerűsíti az orvosi feljegyzések létrehozását és karbantartását, lehetővé téve az egészségügyi szolgáltatók számára, hogy kiváló betegellátást nyújtsanak. Az automatizálási platformok biztonságos és központosított adattárat kínálnak az orvosi feljegyzések, vényekre vonatkozó információk és kezelési tervek tárolására és elérésére, ezáltal lehetővé téve az egészségügyi szakemberek számára, hogy továbbfejlesztett egészségügyi szolgáltatásokat nyújtsanak.

Hasonlóképpen, az oktatási ágazatban a dokumentumkezelés automatizálása forradalmasíthatja az adminisztratív folyamatokat, és javíthatja a hallgatói élményt. Az iskolák és egyetemek az összes hallgatói nyilvántartást, beleértve az átiratokat, a regisztrációs űrlapokat és a pénzügyi támogatási dokumentumokat is, egyetlen helyen egyesíthetik, javítva az adatok hozzáférhetőségét és biztosítva az adatok pontosságát. Az automatizálás emellett segíti az oktatókat az olyan folyamatok optimalizálásában, mint az osztályozás, a feladatok benyújtása és a jelenlét nyomon követése, ami végső soron javítja az általános működési hatékonyságot.

A dokumentumok munkafolyamat-automatizálásának előnyei

A McKinsey kutatása szerint a becslések szerint 50% a munka automatizálható, és kb 31% A vállalkozások többsége már legalább egy funkciójában alkalmazta az automatizálást. Ez rávilágít az üzleti folyamatok különböző aspektusainak automatizálásából származó előnyök egyre növekvő felismerésére. Az egyszerűsített kommunikáció, a hatékony erőforrás-allokáció és a robusztus IT-rendszerek iránti igény tovább ösztönözte a globális üzleti folyamatok automatizálási piacának növekedését. Az előrejelzések szerint 2026-ra ez a piac várhatóan eléri a következő értéket 19.6 milliárd $. Ez az automatizálási technológiák széles körű elterjedését jelenti a termelékenység növelése, a kézi erőfeszítés csökkentése és a működési hatékonyság optimalizálása érdekében az iparágakban.

A dokumentumok munkafolyamat-automatizálása a dokumentumkezelő rendszerekből (DMS) fejlődött ki, amelyeket az 1980-as évek végén fejlesztettek ki. Az első kereskedelmi DMS-terméket az 1990-es évek elején mutatták be, elsősorban a dokumentumok rendszerezésére és tárolására összpontosítva. Mivel azonban a szervezetek felismerték, hogy fejlettebb funkciókra van szükség, a DMS-rendszerek olyan funkciókat is beépítettek, mint például a dokumentumverzió-felügyelet, átfogó biztonsági modulok és dokumentum-munkafolyamat-képességek. A munkafolyamat-kezelés DMS-be való beépítése természetesen a piac méretének lenyűgöző növekedéséhez vezetett; 2021-ben a DMS globális piacának mérete, amelynek értéke 5.00 milliárd USD volt, a tervek szerint lenyűgöző 16.42 milliárd a 2029.

A dokumentum-munkafolyamat-automatizálás néhány speciális előnye:

• Gyorsított dokumentumgenerálás: A kézi dokumentumkészítés fáradságos és időigényes tevékenység. A folyamat automatizálása szükségtelenné teszi a kézi adatbevitelt, és egyszerűsíti az együttműködést, lehetővé téve a vállalkozások számára, hogy hetek helyett percek alatt állítsák elő a számlákat, szerződéseket és ajánlatokat. Például a dokumentációs folyamat digitalizálásával a St. Louis Public School District három hétről lecsökkentette a személyzeti igények idejét három óra.
• Hibacsökkentés: A kézi adatbevitel megdöbbenéshez vezethet 40% az emberi hibák valószínűsége, ami jelentős technikai és pénzügyi kihívásokat okoz a szervezetek számára. A dokumentumautomatizálás minimálisra csökkenti a hibák valószínűségét azáltal, hogy automatizálja az adatbevitelt, megjelöli a lehetséges hibákat, és érvényesíti az adatokat a beviteli ponton.
• Jobb együttműködés: A kézi dokumentumkészítésben való együttműködés gyakran összetett nyomon követéssel és kommunikációval jár, ami hibákhoz és késésekhez vezet. A dokumentumautomatizálás olyan központosított platformot biztosít, ahol az érdekelt felek valós időben dolgozhatnak együtt, csökkentve a várakozási időt, és minimálisra csökkentve a hosszadalmas e-mail-láncok és értekezletek szükségességét.
• Következetesség és verzió egyértelműsége: A dokumentumautomatizálás egyértelműséget biztosít a legújabb dokumentumverzióval kapcsolatban, verziókezelést és konzisztenciát biztosít. Az automatizálás nyomon követi a változásokat, azonosítja a legújabb verziót, és lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy sablonokat és szabványokat hozzanak létre a következetes formázáshoz.
• Adatbiztonság: A kézi dokumentumkészítés az adatok megsértésének és elvesztésének kockázatát hordozza magában. A dokumentumautomatizálás biztonságos digitális platformot biztosít a dokumentumok létrehozásához és tárolásához, olyan funkciókkal, mint a hozzáférés-szabályozás, a titkosítás és az audit nyomvonalak, biztosítva az érzékeny információk védelmét.
• Környezeti előnyök: Az EPA szerint egy átlagos irodai dolgozó kb két font papír- és kartontermékek mennyisége naponta, ami jelentős mennyiségű irodai hulladékot eredményez. A leggyakoribb hulladékforrások a nyomtatási hibák, a rossz fénymásolatok, az elavult feljegyzések és jelentések, valamint az elavult folyóiratok. Figyelemre méltó, hogy a papírhulladék az összes irodai hulladék körülbelül 90%-át teszi ki. A jogi dokumentumok automatizálása nem feltétlenül szünteti meg teljesen a papírpazarlást, de jelentős hatással lehet a pontosság javítására és a papírhulladékhoz hozzájáruló hibák csökkentésére.
• Továbbfejlesztett alsó sor: A dokumentumok automatizálása jelentős pénzügyi előnyökkel jár, mivel csökkenti a kézi folyamatokhoz kapcsolódó költségeket, beleértve a nyomtatást, a postázást és a fizikai tárolást. Ezenkívül az automatizálás időt és erőfeszítést takarít meg, lehetővé téve a személyzet számára, hogy a hozzáadott értéket képviselő tevékenységekre összpontosítson. Javítja a számlázási és fizetési folyamatokat is, biztosítva a gyors és pontos fizetést.

Hogyan automatizálható a dokumentum-munkafolyamat Nanonetekkel?

A Nanonets egy intelligens mesterséges intelligencia-alapú dokumentumautomatizálási szoftver, amely számos eszközt és szolgáltatást kínál a dokumentum-jóváhagyási folyamatok automatizálásához kód nélküli szabályalapú munkafolyamatokon keresztül. A Nanonets segítségével a csapatok hatékonyan kezelhetik a dokumentum-munkafolyamat különböző aspektusait, beleértve az információk bejutását és mozgását a munkafolyamatba, a megjegyzések és jóváhagyások ellenőrzési pontjait, valamint a feladatok csoporttagokhoz való hozzárendelését.

A Nanonets segítségével a vállalkozások számos módon javíthatják dokumentum-munkafolyamat-kezelésüket:

Automatizált feladatvégrehajtás:

• Automatizálja az ismétlődő feladatokat, például az adatkinyerést és az érvényesítést a munkafolyamatban, ezzel időt takaríthat meg és csökkentheti a kézi munkaterhelést.
• Állítson fel feltételeket és szabályokat a dokumentumfeldolgozás egyszerűsítésére meghatározott mezőértékek alapján.
• Automatikusan osztályozza a beérkező dokumentumokat, például számlákat, beszerzési rendeléseket, szerződéseket és nyugtákat, javítva a szervezést és az adatkinyerést.
• Határozza meg a hozzáférési jogokat, biztosítva, hogy csak az arra jogosult személyek tekinthessenek meg vagy szerkeszthessenek bizalmas dokumentumokat.

Haladó dokumentumfeldolgozás:

• Használja a fejlett OCR technológiát a szöveg, a számok és a karakterek pontos felismerésére különféle típusú dokumentumokból, beleértve a kézírást és a géppel nyomtatott szöveget is.
• Használjon mélytanulási algoritmusokat az adatok kontextusának megértéséhez, lehetővé téve az összetett és strukturálatlan dokumentumokból történő pontos kinyerést.
• Testreszabhatja a modellt a kinyerési szabályok módosításával, és betaníthatja a mintadokumentumok segítségével, amelyek lehetővé teszik a pontos adatkinyerést.

Munkafolyamat automatizálás:

• A sablonok és a testreszabható paraméterek segítségével egyszerűen hozhat létre jóváhagyási munkafolyamatokat.
• Határozzon meg felülvizsgálókat, szabályokat és szakaszokat a hatékony dokumentum-ellenőrzési és jóváhagyási folyamatok biztosítása érdekében.
• Futtasson meghatározott szabályokat autopiloton minden egyes dokumentumhoz, minimalizálva a hibákat és kiküszöbölve a jóváhagyási szűk keresztmetszeteket.
• Racionalizálja az együttműködést és a kommunikációt a részlegek között, csökkentve a szűk keresztmetszeteket és javítva az általános termelékenységet.

Felhasználóbarát felület és integráció:

• Használja ki a felhasználóbarát felület előnyeit, amely megkönnyíti a kinyert adatok egyszerű áttekintését és javítását, biztosítva az adatok pontosságát.
• Exportálhatja a kinyert adatokat többféle formátumban, például CSV-ben, JSON-ban és Excelben, a többi rendszerrel való zökkenőmentes integráció érdekében.
• Használjon többnyelvű támogatást, amely lehetővé teszi a különböző nyelveken írt dokumentumokból való kivonatolást.
• Használja ki az API-integrációt, hogy integrálja a nanoneteket a meglévő eszközökkel és rendszerekkel, például könyvelési szoftverekkel, ERP-kkel és CRM-ekkel.

Insights és méretezhetőség:

• Szerezzen értékes betekintést átfogó jelentéskészítés és elemzés révén, amely lehetővé teszi a teljesítmény nyomon követését és a szűk keresztmetszetek azonosítását.
• Folyamatosan optimalizálja a munkafolyamatokat adatvezérelt fejlesztések alapján a maximális hatékonyság és termelékenység elérése érdekében.
• Használja ki a Nanonets skálázhatóságát, amely lehetővé teszi nagy mennyiségű dokumentum és adat hatékony kezelését.

A Nanonets képességeinek kihasználásával a vállalkozások egyszerűsíthetik dokumentum-munkafolyamat-kezelésüket, növelhetik a pontosságot, javíthatják az adatbiztonságot, és nagyobb hatékonyságot érhetnek el a dokumentumokkal kapcsolatos folyamataik során.

Elvesz

Szerint gitnux, a munkafolyamat-automatizálás megvalósítása az adatok pontosságának 88%-os javulását eredményezi. Tanulmányok kimutatták, hogy egészen 72% A munkavállalók többsége úgy véli, hogy a nem hatékony folyamatok káros hatással vannak munkájukkal való elégedettségükre. A digitalizálás és az automatizálás hiányában az alkalmazottak gyakran tapasztalnak fokozott frusztrációt, stresszt és általános elégedetlenséget.

A dokumentumok munkafolyamat-automatizálása egy átalakító megoldás, amely tagadhatatlan előnyök sokaságát kínálja. Az automatizálás megvalósításával a vállalkozások megnövekedett termelékenységet és átvitelt, valamint az adatok pontosságának jelentős javulását tapasztalhatják. A szabályokon alapuló folyamatautomatizálási platform, például a Nanonets alkalmazása segíthet a vállalatoknak központi és egyszerűsített folyamat kialakításában a kritikus dokumentumok létrehozására, szerkesztésére és aláírására. A felhasználóbarát felület lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy könnyedén nyomon kövessék és kezeljék az összes dokumentációt, így nincs szükség az elavult papíralapú rendszerekre.

Ha szeretné kiaknázni a dokumentumautomatizálás előnyeit, és fokozni szeretné szervezete működési teljesítményét, szakértőink készséggel állnak rendelkezésére. Végigvezetik Önt a Nanonet figyelemreméltó funkcióin és képességein, és segít meghatározni, hogy megfelel-e az Ön speciális követelményeinek. Ne hagyja ki a lehetőséget, hogy egyszerűsítse dokumentumkezelési folyamatait és optimalizálja munkafolyamatait. Használja ki az automatizálás erejét, és lendítse vállalkozását a nagyobb hatékonyság és siker felé.

FAQ

• SEO által támogatott tartalom és PR terjesztés. Erősödjön még ma.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Erősítse meg magát. Hozzáférés itt.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Felerősített tudás. Hozzáférés itt.
• PlatoESG. Autóipar / elektromos járművek, Carbon, CleanTech, Energia, Környezet, Nap, Hulladékgazdálkodás. Hozzáférés itt.
• BlockOffsets. A környezetvédelmi ellentételezési tulajdon korszerűsítése. Hozzáférés itt.
• Forrás: https://nanonets.com/blog/document-workflow-automation/