Mi az a számlanapok vagy AP napok?

A fizetendő számlák száma, más néven DPO, egy pénzügyi mérőszám, amely azt méri, hogy egy vállalat átlagosan hány nap alatt fizeti ki számláit és számláit.

Ez a vállalat számláinak számszerűsítője – minél magasabbak az AP-napok, annál tovább tart a vállalatnak a számlák kifizetése.

Az optimális adatvédelmi tisztviselő érték, mint a Goldilocks történetben, nem lehet sem túl kevés, sem túl sok, hanem éppen megfelelő.  

A cikk további része a kifejezéseket használja "DPO""fizetendő napok","tartozás napok","AP napok"és"nap AP-ban', felcserélhetően ugyanazt a fogalmat jelenti.

Olvasson tovább, ha többet szeretne megtudni a tartozásnapokról, és arról, hogy ez az intézkedés hogyan tükrözi a vállalkozás pénzügyi helyzetét.

Mi az a számlafizetési nap?

A számlák (AP) a vállalat rövid távú készpénzkötelezettségei szállítókkal, beszállítókkal vagy hitelezőkkel szemben – amelyeket még nem fizettek ki. Ezek a főkönyvi bejegyzések rövid lejáratú kötelezettségként, mivel az árukat vagy szolgáltatásokat hitelre vásárolták. A szállító, szállító vagy hitelező a szállított termékről/szolgáltatásról számlát küld a cégnek, a cég pedig a számlát kellő időben kifizeti.

Egyes cégek a számlákat a kézhezvételt követően azonnal kifizetik, vannak, akik később, de a megbeszélt határidőn belül, és vannak, akik túllépik a határidőt, ami nyilvánvalóan rossz hatással van a cégre. Előfordulhat, hogy ugyanaz a vállalat különböző időszakokat használ a különböző számlák kifizetésére, a sürgősségtől, az elérhető engedményektől vagy a pénzforgalmi problémáktól függően.

A vállalatok számlafizetési trendjeinek megértéséhez és nyomon követéséhez a szállítói osztály egy képletet használ, amely kiszámítja a tartozás napjait vagy a fennálló tartozás napjait – DPO.

Az adatvédelmi tisztviselő egy olyan arányszám, amely azt méri, hogy egy szervezet átlagosan hány nap alatt fizeti ki a számláit a szállítóknak/szállítóknak/hitelezőknek.

Hogyan kell kiszámítani az AP-napokat vagy az adatvédelmi tisztviselőt

A „napok az AP-ban”, mint a szállítói kötelezettségek napjai, amelyeket gyakran emlegetnek, egy egyszerű képlet segítségével számítják ki, amely összeadja a beszállítóktól a mérési időszak alatt vásárolt összes vásárlást, majd elosztja a szállítói forgalommal.  

A szállítói forgalom (APT) az összes szállítói beszerzés és a szállítói kötelezettségek átlagának aránya, azaz a kezdő szállítói és a végi szállítói egyenlegek átlaga. Így adják meg:

Egy vállalat AP-ban töltött napjai egy 30 napos hónapban a következőképpen számíthatók ki.

Tekintettel arra,

A tartozás egyenlege az év elején 100,000 XNUMX dollár volt,

A tartozás egyenlege az év végén 150,000 XNUMX USD volt,

A vásárlások 1,000,000 XNUMX XNUMX értékű hitelre történtek,

a szállítói kötelezettségek forgalmát a következőképpen számítják ki:

Ezután az adatvédelmi tisztviselő kiszámítása úgy történik, hogy a napok számát elosztjuk az APT-vel:

A cég napjai AP-ban 3.75 napok.

Emlékeztetni kell arra, hogy a szállítóknak történő készpénzes kifizetéseket ki kell zárni ebből az egyenletből, és csak a hitelvásárlásokat kell beleszámítani.

Miért érdemes számolni a tartozásnapokat?

A kifizetendő napok száma olyan, mint egy oktatási program egyetlen alaptárgyának pontszámai. Önmagában nem elegendő a vállalat pénzügyi helyzetének előrejelzése vagy felmérése. Más kulcsfontosságú teljesítménymutatókkal (KPI) kombinálva, például a feldolgozott számlánkénti költséggel, a számlakivételek százalékával és a számlák/alkalmazott/nap számmal, hatékony jelentést jelenthet a szervezet pénzügyi helyzetéről.

Intuitív módon feltételezhető, hogy a tartozásnapok alacsony értéke jó dolog – ebben azt jelzi, hogy egy vállalat időben fizet a szállítóinak. Ez nem mindig igaz. A tartozásnapok optimális értéke attól függ, hogy a vállalat melyik iparághoz/domainhez tartozik. Az ezen szám alatti adatvédelmi tisztviselő azt jelezheti, hogy a vállalat nem rendelkezik versenytársaihoz képest jó hitelfeltételekkel, vagy nem használja ki teljes mértékben a hitelezők által kínált hitelidőt.

Hasonlóképpen, bár intuitív módon a tartozásnapok magas értéke azt jelzi, hogy a vállalatnak nehézségei vannak a kötelezettségvállalások időben történő teljesítésével, ez azt is jelentheti, hogy hosszabb ideig van működő tőke, és hogy a vállalat jó hitelképességgel rendelkezik, amely lehetővé teszi számára, hogy a számlákat később, mint korábban fizesse ki. A késedelmes fizetés azonban az eladókkal, beszállítókkal vagy hitelezőkkel fennálló kapcsolatok megromlását eredményezheti, ami viszont befolyásolhatja a vállalat hitelképességét.

Az optimális számlanapok függenek a vállalat munkastílusától, pénzügyi hátterétől, az iparágtól, amelyhez tartozik, és egyéb hasonló tényezőktől. Nincs objektív „jó” vagy „rossz” napok fizetendő kiemelkedő értéke. A kifizetendő napok kimagasló értékei az azonos iparágban működő többi vállalatnál. Az adatvédelmi tisztviselő nyomon követése és a területen tevékenykedő többi vállalatéhoz hasonló szinten tartása segít a megfelelő egyensúly elérésében a pénzforgalom és az eladói elégedettség között.

Hogyan lehet javítani az AP-napokon?

A fennálló fizetendő napok édes pontja a számlák folyamatának optimalizálásával érhető el.

Az optimális adatvédelmi tisztviselő fenntartása a Kötelezettségek csapata és a beszerzési osztályok, valamint a kifizetések jóváhagyásáért felelős felső vezetés közötti zökkenőmentes koordináción múlik. Az ilyen együttműködés biztosítja a számlák időben történő beérkezését és feldolgozását, optimalizálja a tartozásokat, és forgótőkét szabadít fel a növekedés ösztönzésére.

Az adatvédelmi tisztviselő optimalizálásának másik módja a saját fizetési feltételek értékelése az eladóval szemben. A vevő fizetési feltételei és az eladó fizetési feltételei közötti eltérés a fizetési határidők tisztázatlanságához vezethet. Például, ha az ügyfél fizetési határideje 30 nap, a szállítóé pedig 15, akkor fizetési késedelem léphet fel. Az adatvédelmi tisztviselők optimalizálását segítheti a saját fizetési feltételek és a szállító fizetési feltételeinek összehangolása, vagy az eladóval folytatott tárgyalások a feltételek és a vállalat feltételeinek egyeztetése érdekében.

A fenti feltétel jó kommunikációt tesz szükségessé az eladó és az ügyfél között. A jó beszállítói kommunikáció elengedhetetlen a fizetéssel és fizetési feltételekkel kapcsolatos félreértések elkerülése érdekében. A nem hatékony együttműködés csorbíthatja a beszállítói bizalmat, ami káros hatással lehet a teljes tartozási folyamatra, és ezáltal az adatvédelmi tisztviselőre is.

A jó tervezés és előrejelzés segíthet a számlafizetési napok optimalizálásában. Ez pedig a jó adatkezelésen és feldolgozáson, valamint előrejelző szakemberek és szoftverek használatán múlik, hogy a vállalat mindig kézben tartsa a működőtőkét. A forgótőke állapotának, valamint a cég azonnali és bővített pénzügyi hátterének ismerete segíthet a számlafizetési határidő meghatározásában, ami optimalizálja az adatvédelmi tisztviselőt.

A fenti feltételek mindegyike szükségessé teszi a teljes tartozási folyamat optimalizálását. A szállítói kötelezettségek folyamatának egyszerűsítésének hibabiztos módja az egész vagy egyes részeinek automatizálása. Az automatizálás elkerülheti a számlafeldolgozási munkafolyamat során esetlegesen előforduló eróziókat, és ezáltal segít fenntartani a fizetendő napok egészséges értékét.

Az AP folyamat automatizálása a DPO optimalizálásához

Az AP folyamat racionalizálásának egyik bevált megközelítése a a könyvelés automatizálása munkafolyamat. Az automatizálás a következő célokat szolgálja:

• Megszünteti a papír rendetlenségét, ezáltal csökkenti a feldolgozási időt és a hibaarányt
• Összekapcsolja a PO-kat és a számlákat az elektronikus fizetésekkel, ami teljes képet ad a tartozás-ciklusról
• Segít javítani a szállítókezelést és megakadályozza az eladók csalását
• Lehetővé teszi a problémamentes háromirányú egyeztetést
• Lehetővé teszi a számlák folyamatának integrálását más alapvető üzleti rendszerekkel, például ERP-kkel és CRM-ekkel
• Lehetővé teszi több ellenőrzőpont beállítását a számviteli fizetendő ciklusban a túlköltekezés vagy a szükségtelen vásárlások elkerülése érdekében
• Figyelmeztetések és riasztások beállíthatók, ha eltéréseket észlelnek a számlák munkafolyamatának bármely szakaszában
• Lehetővé teszi a fizetési határidők beállítását
• Lehetővé teszi időszakos jelentések készítését, hogy megértsék a vállalat kiadási szokásait, és felkészüljenek az ellenőrzésekre és az adózásra

Egy teljesen automatizált AP folyamat a következőket tartalmazza:

• Számla digitalizálása: A különböző formátumú számlákat először szabványos formátumba kell digitalizálni. Mivel minden számla kulcsfontosságú adatokat tartalmaz, amelyeket a számviteli erőforrás-tervezésben és a vállalkozáson belüli döntéshozatalban használnak, az adatkinyerés pontossága elengedhetetlen. A számlákról beolvasott adatokat általában ezután továbbítják a vállalat által a későbbi feldolgozáshoz használt ERP-, könyvelési vagy adatelemzési platformokra.
• Automatizált érvényesítés: Az automatizált háromirányú egyeztetés képes rögzíteni a vonatkozó adatokat számlákból, PO-kból és nyugtákból, és automatikusan feldolgozni azokat az emberi elmét utánzó módon. Közülük az AI-kompatibilis feldolgozás a rekordokat is összehasonlíthatja és egyeztetheti, és olyan döntéseket hozhat, mint például a tranzakció átadása, a hibák megjelölése vagy a kivételek felvetése.
• Automatizált kivételkezelés: Ha hibákat jeleznek vagy kivételek merülnek fel, a számlát azonnal továbbítják a megfelelő személyzethez, akik ki tudják javítani a hibákat. Ez csökkentheti a kézi hibakezeléshez kapcsolódó késleltetéseket.
• Automatizált jóváhagyások: Az egyeztetés és érvényesítés után a számlákat automatikusan továbbítják a megfelelő személyzethez jóváhagyásra. A digitális aláírások és jóváhagyások digitális formában történő alkalmazása megelőzheti a késéseket.
• Fizetés feldolgozása: A jóváhagyást követően az automatizált rendszer továbbítja a számlát a pénzügyi csoportnak fizetési feldolgozásra, majd a tranzakció lezárásra és az adatok archiválására kerül.

A találmány egy friss felmérés, íme a legnépszerűbb automatizált számlafeldolgozási megoldások, amelyeket sok vállalat szeretne megvalósítani:

Elvitel

Kötelezettségek, amelyek magukban foglalják a kódolást, értékelést, engedélyezést és a számlák kifizetését, meghatározzák a vállalkozások pénzügyi és adminisztratív állapotát. Az AP-napok kulcsfontosságú mutatói a vállalat AP-tevékenységének hatékonyságának. Ez nem abszolút állandó, és az iparághoz és a kompetenciához viszonyítva kell tekinteni. A készpénzciklus trifecta részeként, amely magában foglalja az értékesítési napok számát és a raktáron lévő napokat, az adatvédelmi tisztviselő hasznos mutatója annak, hogy egy vállalkozásnak mennyi készpénzzel kell rendelkeznie ahhoz, hogy fenntartsa magát.

Az optimális adatvédelmi tisztség fenntartásához az AP folyamatának egyszerűsítésére van szükség. A működési rend fenntartása mellett az AP-folyamatok automatizálása segíthet a vállalatoknak fenntartani az optimális adatvédelmi tisztviselőt, és ezáltal elegendő forgótőkét is biztosítani a műsor hatékony lebonyolításához. A mesterséges intelligencia által támogatott szoftverek, például a Nanonets részei lehetnek a nagyobb automatizálási együttesnek, hogy segítsenek a vállalatnak fenntartani az optimális adatvédelmi tisztviselőt, hogy versenyképes és hatékony maradjon.

Az egyes tartozási csoportok felelőssége hozzájárul a fizetési folyamat javításához, és annak biztosításához, hogy a pénz kifizetése kizárólag törvényes és pontos számlák és számlák alapján történjen. A képzett és jól menedzselt AP személyzet jelentős időt és kiadást takaríthat meg cégének.