Mi az AP automatizálás?

Számlatartozás-automatizálás, vagy AP automatizálás, a használata technológia és szoftver a szállítói kötelezettségek folyamatában részt vevő feladatok és munkafolyamatok automatizálása. Ez a folyamat olyan feladatokat foglal magában, mint a számlák fogadása/feldolgozása, adatbevitel, jóváhagyás és fizetés.

Az AP automatizálásának célja a szállítói kötelezettségek folyamatának hatékonyságának, pontosságának és sebességének javítása. Emellett csökkenti a kézi munkaterhelést, a csalás valószínűségét és a vállalkozások költségeit.

Hogyan működik az AP automatizálás?

Kötelezettségek (AP) kulcsfontosságú szerepet játszik egy üzletben, mivel felelős a vállalat beszállítókkal és szállítókkal szemben fennálló tartozásának kezeléséért és kifizetéséért. Kritikus eleme egy vállalkozás pénzügyi műveleteinek, és szorosan kapcsolódik a cash flow-kezeléshez. Az AP felelős azért, hogy a számlák és számlák időben kifizetésre kerüljenek, és hogy a vállalat ne szenvedjen késedelmes fizetési bírságot, és ne sértse meg kapcsolatát a beszállítókkal. Ez lehetővé teszi a vállalkozás számára, hogy pozitív kapcsolatot tartson fenn beszállítóival, kezelje pénzforgalmát, költségvetését és pénzügyi megfelelését.

Az automatizálás használata az AP-ben segít minden lépésben AP folyamat. Az AP automatizálásának első lépése a számlák fogadása és rögzítése.

A számlák különböző formátumúak lehetnek, és többféle módon is beérkezhetnek, például e-mailben, faxon vagy postai úton. A számlákat először beszkenneljük és digitalizáljuk, így könnyen tárolhatók, hozzáférhetők és elektronikusan feldolgozhatók. A számlák digitalizálása után lehet automatikusan illeszkedik megrendelések beszerzésére, és jóváhagyásra irányítva egy automatizált munkafolyamaton keresztül.

A következő lépés az adatbevitel és az érvényesítés. Az AP automatizálási szoftver a releváns és felhasználó által meghatározott adatokat rögzíti a számlákból, és automatikusan kitölti a mezőket a vállalat pénzügyi rendszerében, csökkentve a kézi adatbevitel szükségességét. Ez is segít az adatok pontosságának biztosításában, mivel a szoftver képes ellenőrizni a számlát gyufa a beszerzési rendelést, és minden kötelező mezőt kitöltött.

Az AP automatizálásának harmadik lépése a jóváhagyási folyamat. A számlák egy automatizált munkafolyamaton keresztül kerülnek továbbításra a megfelelő felek általi jóváhagyásra. Ez a folyamat konfigurálható úgy, hogy a számla értékétől vagy a társított részlegtől függően különböző szintű jóváhagyási szinteket tartalmazzon. Az automatizált munkafolyamat megkönnyíti a jóváhagyási folyamat nyomon követését és figyelemmel kísérését, biztosítva a számlák időben történő feldolgozását.

A számla jóváhagyása után készen áll a fizetésre. Az AP automatizálási szoftver integrálható a vállalat pénzügyi rendszerébe, így fizetési kötegeket generálhat és a fizetéseket ütemezheti a vállalat fizetési feltételei alapján. Ezzel biztosítható a számlák időben történő kifizetése, csökkentve a késedelmi díjak és a kamatköltségek kockázatát.

Végül az egész folyamatot nyomon követik és jelentenek. A szoftver nyomon követi az összes számlát, beszerzési rendelést és fizetést, valós idejű áttekintést biztosítva a teljes tartozási folyamatról. Ez megkönnyíti a nyomon követést és a jelentéskészítést, ami segíthet a megfelelésben, a költségvetés-tervezésben és az előrejelzésben.

Az AP automatizálás előnyei

A digitalizáció térnyerése drasztikusan megváltoztatta az ügyfelek és a vállalkozások interakcióját, és új platformot teremtett az eszmecseréhez. Az automatizálást tekintik az egyetlen útnak a jobb szolgáltatások és a pénzügyi folyamatok hatékonysága felé. Ezenkívül a vállalkozások egyre gyakrabban fordulnak digitális platformokhoz pénzügyi eszközeik kezeléséhez, ami a COVID-19 világjárvány idején felgyorsult. Ennek eredményeként a digitális fizetési megoldások és a gyorsabb számlafeldolgozás iránti kereslet a számlaautomatizálási piac növekedését hajtja.

Néhány konkrét mód, ahogyan Az AP automatizálása növeli a hatékonyságot vannak:

• Pontosság javítása: A PO-k, számlák és nyugták digitalizálásával a vállalkozások megszüntethetik az ilyen dokumentumok kézi iktatásának szükségességét, ami viszont csökkentheti a veszteségek és hibák kockázatát, és javíthatja az adatokhoz való hozzáférést.
• Számlaegyeztetés: Az AP automatizálási szoftver automatikusan képes mérkőzés számlák a beszerzési megrendelésekhez és nyugtákhoz, ezáltal lehetővé téve a beszerzés és a fizetés folyamatának jobb irányítását. Az automatizált egyeztetési folyamat biztosítja, hogy egy számla megfeleljen a megfelelő beszerzési rendelésnek, és csak egyszer kerüljön kifizetésre. Ezenkívül a szoftver tartalmazhat egy csekket is annak biztosítására, hogy a számlát még nem fizették-e ki, elkerülve ezzel a kétszeres fizetést. A szoftver nyomkövető funkciója lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy értesítéseket kapjanak a duplikált számlákról, így a vállalkozások kivizsgálhatják és megelőzhetik a duplikált vagy elmulasztott fizetéseket.
• Az AP automatizálási szoftver integrálása a vállalat pénzügyi rendszerébe fizetési kötegek és ütemezett fizetések generálását teheti lehetővé, ami viszont elősegítheti a számlák időben történő kifizetését, csökkentve a késedelmi díjak és kamatköltségek kockázatát.
• A jóváhagyás egyszerűsítése: Az AP automatizálási szoftvere automatikusan továbbítja a számlákat a megfelelő személyekhez vagy csoportokhoz jóváhagyás céljából. Ezzel időt takaríthat meg és csökkentheti a hibák kockázatát, mivel nincs szükség kézi útválasztásra. A számlák elektronikus jóváhagyásának lehetővé tételével kiküszöbölhetők a fizikai aláírások vagy jóváhagyási bélyegzők. Az AP automatizálási szoftverei tartalmazhatnak beépített jóváhagyási szabályokat, például fizetési korlátokat, jóváhagyási hierarchiát vagy bármilyen más egyéni szabályt. Ez segíthet abban, hogy a számlákat a megfelelő személyekhez továbbítsák, és hogy a jóváhagyási folyamat a vállalat irányelveinek és szabványainak megfelelően történjen. Az AP automatizálás konfigurálható úgy is, hogy e-maileket vagy egyéb digitális értesítéseket küldjön a jóváhagyóknak, emlékeztetve őket a jóváhagyási feladatra, hozzáférést biztosítson a számla részleteihez, és lehetővé teszi számukra, hogy egyetlen kattintással jóváhagyják vagy elutasítsák a számlát.
• Ellenőrzési nyomvonalak: Az AP automatizálási szoftvere képes az összes jóváhagyási művelet ellenőrzési nyomvonalát készíteni, beleértve azt is, hogy ki hagyta jóvá a számlát, mikor csinálta, és hogy tettek-e észrevételeket. Ez nyomkövetési és jelentési célokra használható.
• Megfelelőség: A számla-jóváhagyási folyamat automatizálásával a vállalatok biztosíthatják, hogy minden számlát a vállalati szabályzatoknak és előírásoknak megfelelően hagyjanak jóvá, és hogy a folyamat megfeleljen az esetleges szabályozási vagy jogi követelményeknek.
• Skálázhatóság: Az AP automatizálása jobb skálázhatóságot tesz lehetővé, és kezelni tudja a munkaterhelést, ahogy a vállalkozás bővül. A feladatok automatizálásával az AP-csapatok csökkenthetik a hétköznapi feladatokat végző emberek számát, és emberi erőforrásokat szabadíthatnak fel a bővítéssel kapcsolatos stratégiai feladatokhoz. Ezen túlmenően, az AP automatizálása által biztosított valós idejű rálátás az üzleti műveletekre segítheti az AP-csapatokat a megalapozottabb döntések meghozatalában, a fejlesztendő területek azonosításában és a csapatok hatékonyabb bővítésében.
• Ökológiai előny: Az automatizálás bevezetheti a papírmentes irodát, amely a létesítmény hatékonyságának javításán túl a karbonlábnyom csökkentésével a társadalom egészét szolgálhatja.

Ezen túlmenően az AP automatizálása egy sor olyan ellenőrzési intézkedést kínál, amelyek végrehajtásával biztosítható a pénzügyi folyamatok biztonsága és megakadályozza a csalást. Ennek egyik módja a számlák jóváhagyásának korlátozása, amely a szervezeten belül meghatározott személyekre vagy csoportokra állítható be. További lépések, például további jóváhagyások is bevezethetők a csaló tevékenységek elleni további védelem érdekében. Az AP automatizálási megoldásai által biztosított jelentéskészítési és elemzési funkció a folyamat során az átláthatóság és a láthatóság növelését is segíti, ami megkönnyíti a gyanús vagy szokatlan tevékenységek észlelését, lehetővé téve az időben történő intézkedést. Ezek az intézkedések együttesen nagymértékben csökkenthetik a csalás kockázatát és növelhetik a pénzügyi folyamatok általános biztonságát.

Az AP automatizálása hasznos mind a B2B, mind a B2C kontextusban, mivel csökkentheti a költségeket, miközben javítja az erőforrások felhasználását. Továbbá a rendszer azon képessége, hogy nyomon tudja követni és dokumentálni tudja az összes számlát, beszerzési rendelést és fizetést, valós idejű pénzügyi láthatóságot tesz lehetővé, ami kiemelkedően fontos lehet a megfelelőség biztosításához, valamint a költségvetések és előrejelzések hatékony tervezéséhez.

Nem meglepő, hogy az AP automatizálási piaca a következő években jelentősen növekedni fog. Alapján a Data Bridge Market Research felmérése, a szállítói kötelezettségek automatizálási piaca az előrejelzések szerint 5,809.38-re eléri az 2029 10.8 millió USD értéket, 2022 és 2029 között pedig XNUMX%-os összetett éves növekedési rátával.

Az AP automatizálási szoftver javítja a beszállítói kapcsolatokat?

A hatékony pénzgazdálkodás létfontosságú minden vállalkozás eredményes működéséhez. AP automatizálás biztosítja a számlák gyors és pontos feldolgozását, ami pedig a beszállítói kapcsolatok erősítését segíti elő az időben történő fizetés biztosításával. A vállalat pénzügyi rendszerébe integrálva az AP automatizálás automatikusan fizetési kötegeket generál, és ütemezheti a kifizetéseket a vállalat fizetési feltételei alapján, ami lehetővé teszi a megállapodás szerinti feltételek betartását.

A legtöbb AP automatizálási szoftver tartalmaz beépített kommunikációs eszközöket, például e-mailt vagy egyéb digitális értesítéseket (okos üzenetküldés stb.), amelyek tájékoztatják a szállítókat számláik és fizetéseik állapotáról. Ez segíthet a kommunikáció javításában, és csökkentheti a félreértéseket és vitákat, amelyek bizalmat építhetnek a vállalkozás és beszállítói között.

A számlák és a beszerzési rendelések automatikus egyeztetése megakadályozhatja a szállítók túl- vagy alulfizetését, és ezáltal megelőzheti a vitákat és a félreértéseket, amelyek rendezése időt és erőfeszítést igényelhet.

Mennyit takaríthat meg egy vállalkozás a számlák automatizálásával?

Az AP automatizálása költségmegtakarítást jelenthet a vállalkozások számára a munkaerőköltségek és a késedelmi díjak csökkentésével. Míg a hagyományos papír alapú fizetésekhez kapcsolódó költségek, például a csekkkészlet, a borítékok és a postaköltség könnyen beazonosíthatók, a fizetések feldolgozásával kapcsolatos kézi feladatokra fordított idő költségei is felmerülnek. Például még egy évi 40,000 5 dollárt kereső hivatalnok által beszkennelt egyetlen dokumentum is 2 percet vesz igénybe, és a becsült dokumentumonkénti költség meghaladja a XNUMX dollárt. Ezek a költségek összeadva jelentősen befolyásolhatják az AP folyamat általános költséghatékonyságát. Ezenkívül a kézi hozzáférési pontrendszerek esetén a csapattagok gyakran órákat töltenek olyan feladatokkal, mint az elveszett vagy rosszul elhelyezett számlák felkutatása és a hívások fogadása.

A találmány egy A Goldman Sachs 2018-as jelentése, Észak-Amerikában a B2B-k évente 187 milliárd dollárt költenek az AP feldolgozására – és ez a becslés csak a közvetlen feldolgozási és munkaerőköltségeket tartalmazza; Valójában a közvetlen költségek több mint 90%-át a munkaerő teszi ki. Az automatizált AP feldolgozás költségei ugyanezen jelentés szerint a manuális költségeknek csak 33%-át teszik ki. Ez mindössze 62 milliárd dollár éves kiadást jelent, ami óriási megtakarítást jelent az AP osztály számára.

A munkaerővel kapcsolatos költségek mellett a hosszadalmas feldolgozási ciklusok késedelmes fizetésekhez és késedelmi díjakhoz vezethetnek. A kutatások azt mutatják, hogy a rossz fizetési gyakorlatok negatívan befolyásolhatják a beszállítói kapcsolatokat, mivel sok vállalkozásról kiderül, hogy késve fizeti ki a számlák jelentős részét. Például középvállalkozások az Egyesült Államokban jelentett hogy átlagosan 304,066 81 dollárral tartoztak a késve fizető ügyfeleknek. Ezen túlmenően a vállalkozások elképesztő 2021%-a arról számolt be, hogy a késedelmes fizetések súlyossága 14 óta megnőtt. Ezek a késedelmes fizetések szintén jelentős terhet rónak a vállalkozásokra, mivel az Egyesült Államokban működő középvállalkozások átlagosan heti XNUMX órát töltenek késedelmes követelésekkel. számlákat.

A késedelmek végső soron befolyásolják a készpénzáramlást, és arra kényszerítik a vállalkozásokat, hogy saját tartalékaikra támaszkodjanak, vagy hiteleket vegyenek fel a működés fenntartása érdekében. Mindkét lehetőség a hosszú távú pénzügyi instabilitás kockázatával jár. Mindez elkerülhető az automatizált AP feldolgozással.

AP automatizálás segíthet javítani a beszállítói kapcsolatokat a számlák hatékonyabb nyomon követésével és kifizetésével, ami javítja a beszállítók „időben történő” nyilvántartását. Ez elősegítheti a velük való szorosabb kapcsolatok kialakítását, ami segíthet a szállítók kisebb számú stratégiai beszállítóvá történő konszolidációjában, amiről kimutatták, hogy fiskális előnyökkel jár.

Szerint a McKinsey által végzett felmérés több mint 100 nagyvállalat közül a különböző iparágakban, azok, amelyek szorosan együttműködnek a stratégiai beszállítókkal, nagyobb növekedést mutatnak, nagyobb jövedelmezőség, és alacsonyabb működési költségeket vetélytársaikhoz képest. A hosszú távú partnerségek szoros együttműködésen keresztüli előmozdításával a vállalatok megszilárdíthatják beszállítói bázisukat, és költségmegtakarítást érhetnek el a tőkeáttételes kiadások és a méretgazdaságosság révén.

Végül, az AP automatizálása a hagyományos papírcsekkeken (például ACH-n és a virtuális kártyákon) túl több fizetési lehetőséget kínál, amelyek biztonságosabbnak és pénzügyileg előnyösebbnek tekinthetők a vállalkozás számára, miközben a beszállítók preferenciáit is kielégítik, amelyek mindegyike hozzájárulna a fiskális előnyökhöz.

Mennyibe kerül általában az AP szoftver?

Az ára AP szoftver a gyártótól, a szoftver szolgáltatásaitól és a vállalkozás méretétől függően változhat. Egyes AP-szoftver-szolgáltatók előfizetés alapú árazást kínálnak, havi vagy éves díjat számítanak fel, míg másoknak egyszeri vásárlási költségük van. Egyes szolgáltatók többszintű árképzési lehetőségeket is kínálnak a vállalkozás méretétől vagy a felhasználók számától függően.

Az AP automatizálási szoftverek vásárlásába fektetett összeg gyakran a havonta feldolgozott számlák számához van kötve. Az AP automatizálásának teljes skáláját magában foglaló szoftvermegoldások, beleértve a front-end számlafeldolgozást, az automatikus egyeztetést, a jóváhagyási munkafolyamatokat és az archiválást, kiterjedt operációs rendszereket igényelnek, mint pl. OCR, kétirányú integráció, üzleti intelligencia, munkafolyamat, ellenőrzési nyomvonal és tárolás).

Az AP automatizálásának legegyszerűbb esete a szkennelés és archiválás, amely, ahogy a neve is sugallja, egyszerűen az összes dokumentumot digitális formátumba konvertálja archiválási célokra. Bár segíti az archiválást és a visszakeresést, nem sokat javít az automatizáláson, sőt további lépésekkel is bővítheti a folyamatot. Ez a módszer kis léptékben néhány száz dollárból megvalósítható, de egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer 10,000-100,000 ezer dollárba kerülhet.

Az AP automatizálásának magasabb modellje magában foglalná az előtérbeli számlafeldolgozást, az automatikus egyeztetést, a jóváhagyási munkafolyamatokat és az archiválást. Az ehhez a megközelítéshez szükséges rendszerek összetettek, és olyan vállalkozások számára hasznosak, amelyek havonta 10,000 100,000 vagy több számlatranzakciót dolgoznak fel. Ennek a modellnek a költsége 500,000 XNUMX és XNUMX XNUMX dollár között mozoghat, további szoftverlicenc díjak és személyzeti támogatási költségek mellett.

A felhőalapú hozzáférési pont automatizálása hasonló a fenti modellhez, de kevesebb infrastrukturális beruházást igényel, mivel a tárolás felhőben van, így nincs szükség tárolóhardverre. A megvalósítási díjak jellemzően a havonta feldolgozott számlák számán alapulnak, így ez egyes vállalkozások számára kedvező opció. A havonta több mint 10,000 20,000 számlatranzakciót feldolgozó vállalkozások esetében a megvalósítási díjak 35,000 0.65 és 0.95 XNUMX dollár között, a tranzakciós költségek pedig számlánként XNUMX és XNUMX dollár között mozoghatnak.

A legfejlettebb hozzáférési pont-automatizálás olyan funkciókat tartalmaz, mint az elektronikus fizetés, például az ACH, az EFT, az elektronikus átutalás és a virtuális kártyák. Az ilyen típusú megoldásokat egyre gyakrabban használják a B2B műveletekben, és biztonságosabb fizetési módot biztosítanak.  

Számos szolgáltató személyre szabott árazást is kínál, a vállalkozás konkrét igényeitől függően. Fontos az értékelés a jellemzői amelyekre szükség van vállalkozása számára, majd ennek megfelelően válasszon szolgáltatót.

Működik az AP automatizálás más könyvelési rendszerekkel?

Az AP automatizálási rendszerek együttműködhetnek más számviteli rendszerekkel; sok rendszer rendelkezik különféle integrációs lehetőségekkel, például API-val vagy köztes szoftverrel, hogy zökkenőmentes adatátvitelt biztosítson a különböző rendszerek között. Ily módon az AP automatizálási szoftvere képes adatokat, például számlákat és beszerzési rendeléseket lekérni más könyvelési rendszerekről, feldolgozni, majd frissíteni az információkat a külső számviteli platformon. Az integrációval a vállalkozások kihasználhatják az AP automatizálási szoftver funkcióit és automatizálási képességeit, miközben továbbra is használhatják a számukra kényelmes számviteli szoftvert.

A Nanonets platformja például integrálható más számviteli rendszerekkel, mint például a QuickBooks és a Sage, így a vállalkozások kihasználhatják a platform automatizálási és jelentéskészítési képességeit, miközben továbbra is használhatják a számukra kényelmes számviteli szoftvert.

Elvitel

Az automatizálás a Kötelezett számlák műveletei leegyszerűsíti a számlák, fizetések és egyéb pénzügyi tranzakciók kezelésének folyamatát, így lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy javítsák hatékonyságukat, csökkentsék a költségeket és növeljék a pontosságot. Az AP automatizálási segédeszközei, mint például a Nanonets, mesterséges intelligencia segítségével futnak, és lehetővé teszik az AP munkafolyamatok létrehozását, amelyek automatikusan összegyűjtik a fájlokat és dokumentumokat különböző forrásokból, például e-mailekből, beszkennelt dokumentumokból, digitális fájlokból/képekből, felhőalapú tárolásról és ERP-rendszerekről. Az intelligens rögzítés mellett a jó AP-automatizálási eszközök a kiadások összeegyeztetését és összeegyeztetését is lehetővé teszik, kezelni tudják az összes költség-munkafolyamatot, a költségjelentések létrehozásától a vezetői jóváhagyások megszerzéséig, és zökkenőmentesen integrálják a havi könyvelési zárási folyamatot bármely kívánt ERP-vel, számviteli szoftverrel vagy üzleti eszközzel.

Az AP automatizálási szoftverek, mint például a Nanonets, segíthetik az AP csapatokat abban, hogy jelentősen, 80%-kal csökkentsék a vállalkozások költségeit, jelentősen, tízszeresére növeljék a számlák feldolgozásának sebességét és optimalizálják az AP-napokat, kiküszöböljék a kézi ellenőrzések és ellenőrzések által okozott pontatlanságokat, azonosítsák és intelligens módon kezeljék a kivételeket és a megfelelő személyhez történő eljuttatása, valamint a csalások, lopások, kettős fizetések és egyéb hatékonysági hiányosságok azonosítása és kiküszöbölése.

• SEO által támogatott tartalom és PR terjesztés. Erősödjön még ma.
• Platoblockchain. Web3 metaverzum intelligencia. Felerősített tudás. Hozzáférés itt.
• Forrás: https://nanonets.com/blog/what-is-ap-automation/