OCR és számlaszkennelő szoftver a Sage számára

A nyüzsgő üzleti világban egyre nagyobb kihívást jelent a tartozások és számlafeldolgozás kézi kezelése.

A kihívások számosak:

• gondosan lassú kézi adatbevitel
• az emberi hiba állandóan fennálló kockázata
• a jóváhagyási folyamat hatékonyságának hiánya

A vállalkozások folyamatosan keresik a módját, hogy egyszerűsítsék ezeket a kritikus műveleteket. Ma az AP automatizálási technológiája képes automatizálni az egykor munkaigényes folyamatot. A piacon lévő Sage számviteli szoftvercsomagokkal párosítva az AP Automation szoftver integrációja elengedhetetlenné válik a hatékonyságra és pontosságra törekvő vállalkozások számára. A Nanonets és a Sage integrálása előrelépést jelent a pénzügyi tranzakciók kezelésében, új mércét állítva fel a működési hatékonyság terén a digitális korban. Lássuk, hogyan működik ez, és hogyan állíthatja be ezt a csapatok számára.

A számlafeldolgozás fejlődése

A számlafeldolgozás útja a hagyományos, manuális gyökerektől a digitális határig a technológiai fejlődés meséje.

Az 1980-as évek előtt: kézi számlák

A szállítói kötelezettségek folyamatai teljes mértékben manuálisak voltak, fizikai számlákat, papíralapú csekkeket és főkönyvi könyveket tartalmaztak.

1980-1990-es évek: Digitális főkönyvek

A korai szoftvermegoldások alapvető digitális főkönyvi képességeket biztosítottak, és egyszerűsítették a folyamat egyes részeit.

2000-es évek: Az elektronikus számlázás feloldása

Az internet forradalmasította a fizetési kötelezettségeket, bevezette az elektronikus számlázást, az online tranzakciókat és az e-mailes kommunikációt. Ebben a korszakban jelentősen csökkentek a papíralapú eljárások.

2010-es évek: Könnyen használható felhőmegoldások

A felhőalapú megoldások skálázhatóbb, rugalmasabb és hozzáférhetőbb pénzügyi műveleteket tettek lehetővé, míg a mobiltechnológia lehetővé tette az útközbeni számlakezelést és -jóváhagyást.

A 2010-es évek vége – napjaink: automatizált fizetési kötelezettségek megoldásai

A legújabb fejlesztés magában foglalja az automatizálás és a mesterséges intelligencia használatát a teljes folyamat automatizálására, beleértve:

• Számvitel és AP Intelligence: Az AI-alapú számviteli rendszerek megjelenése a hatékonyság új korszakát nyitotta meg. Ezek a rendszerek képesek olyan ismétlődő feladatok elvégzésére, mint az adatbevitel, a számlaegyeztetés és a tranzakciófeldolgozás, és az emberi képességeket meghaladó sebességgel és pontossággal működnek.
• Csatlakoztatott munkafolyamat az alkalmazások között: A mai összekapcsolt digitális környezetben az alkalmazások közötti zökkenőmentes kommunikáció kulcsfontosságú. Az e-mailek, az AP-eszközök, a könyvelőszoftverek, az ERP-k és más adatbázisok most összehangoltan működnek, automatizálva az adatrögzítést és a platformok közötti szinkronizálást.
• Intelligens adatrögzítés: Az olyan mesterséges intelligencia technológiákat kihasználva, mint a természetes nyelvi feldolgozás és az optikai karakterfelismerés (OCR), a mai rendszerek automatizálják a különféle számlaformátumokból származó adatok kinyerését és értelmezését. Ez magában foglalja a strukturálatlan és szkennelt adatok soha nem látott hatékonyságú kezelését, amivel a szállítói kötelezettségek folyamata gördülékenyebbé és pontosabbá válik, mint valaha.

OCR technológia a számla szkenneléséhez

Az OCR (Optical Character Recognition) leegyszerűsíti a vállalkozások dokumentumkezelését. Használatunkban az OCR beszkenneli a számlákat és egyéb papíralapú dokumentumokat, digitális szöveggé alakítva azokat. A digitális szöveget mesterséges intelligencia segítségével értelmezi, és a számla részleteit kivonja –

• Mezők (számla dátuma, számla száma, összeg, eladó adatai, vevő adatai stb.)
• Sorok (az eladott áruk és szolgáltatások leírása és költségei).
• GL kódok (a mesterséges intelligencia automatikusan hozzárendeli a múltbeli adatok alapján).
• Egyéb kontextuson alapuló dimenziók (költségbesorolás stb.)

Milyen hatással van az OCR és a számlaolvasó szoftver?

A különféle jelentett statisztikák alátámasztják az automatizálási szoftverek hatását. Ezek a számok azt a fajta sikert mutatják be, amelyre Ön és csapata számíthat.

Drámai költségcsökkentés a feldolgozás során

Kezdjük az osztály pénzügyi helyzetével. Bebizonyosodott, hogy az AP Automation elképesztően 70%-kal csökkenti a feldolgozási költségeket. Ez nem csak fillérek megtakarításáról szól; a költségvetés átcsoportosításáról van szó a növekedésre, a képzésre, és talán még arra az irodai eszpresszógépre is, amelyre mindenki figyelt. Tekintse ezt úgy, mint befektetést a csapata hatékonyságába és jólétébe.

Az idő lényege

Most, képzelje el, hogy a számlafeldolgozási időt 384%-kal csökkenti. Ez a drámai csökkenés azt jelenti, hogy csapata minden eddiginél gyorsabban tud több számlát feldolgozni, így időt szabadít fel arra, hogy az igazán fontos stratégiai kezdeményezésekre összpontosítson. Az AP Automationnál a „nincs időm erre” szövegből „Mi a következő a napirenden?”

Hibacsökkentés a lelki békéért

Tudjuk, hogy a hibák nemcsak bosszantóak – költségesek is lehetnek. A számlafeldolgozási hibák 37%-os csökkenésével, Az AP Automation nyugalmat hoz a műveletekbe. A kevesebb hiba kevesebb korrekciós ciklusban eltöltött órát, és nagyobb bizalmat jelent az adatok sértetlenségében. Ez a szállítókkal és az érdekelt felekkel való kisebb súrlódást is jelenti, ami megkönnyíti a kapcsolatokat és a műveleteket.

Eladói kapcsolatok ápolása

Ha már a kapcsolatokról beszélünk, beszéljünk arról, hogy a szervezetek 76%-a megnövekedett szállítói elégedettségről számolt be. Ez kulcsfontosságú. A boldog eladók megbízható ellátási láncot, valamint tárgyalási lehetőséget és kedvezményeket jelentenek az úton. Az AP Automationnak köszönhetően a szállítói észre fogják venni és értékelni fogják a fizetések pontosságát és pontosságát.

Készpénzáramlás optimalizálása korai fizetési kedvezményekkel

3% megtakarítás a korai fizetési kedvezményekkel pénzügyi megújulást ad szervezetének, javítja a pénzforgalmát, és nagyobb tőkeáttételt és rugalmasságot biztosít pénzügyi műveletei során.

Megfelelés komplikációk nélkül

Végül, az AP Automation koronaékköve: 100%-ban stresszmentes megfelelés. Egy olyan korban, ahol a szabályozási igények folyamatosan emelkednek, a teljes megfelelés stressz nélkül nem más, mint csoda.

Nanonetek az OCR-hez és a számlaolvasáshoz a Sage-ben

A Sage-et számviteli igényeik kielégítésére használó vállalatok számára a számlák manuális kezelése nem csak a türelem próbája, hanem jelentős erőforrás-felhasználás is. A Sage számára készült OCR- és számlaszkennelő szoftver ezt a kritikus, de nehézkes folyamatot áramvonalas, hatékony munkafolyamattá alakítja át.

Vessünk egy pillantást arra, hogy a számviteli csapatok hogyan használhatnak egy OCR-alapú AP automatizálási szoftvert, például a Nanonets-t, és hogyan integrálhatják azt a Sage-be a számviteli munkafolyamat egyszerűsítése érdekében.

Kézi AP munkafolyamat a Sage-ben

Nézzük végig a Sage-t használó vállalat tipikus manuális AP folyamatát:

Számla nyugta: A számlák különböző formátumokban érkeznek, beleértve a papírt és a digitálisat is. A személyzetnek kézzel kell összegyűjtenie és rendszereznie ezeket a dokumentumokat.

Kézi rendezés és GL kódolás: Ezután minden számlát olyan kritériumok alapján rendezünk, mint a szállító, az összeg vagy a határidő, ami jelentős időt és erőfeszítést igényel. Ezután minden számlát a megfelelő főkönyvi számlákra kell kódolni.

Adatbeviteli: Az egyes számlák kritikus információi, például a szállító adatai, az összegek és a dátumok manuálisan kerülnek bevitelre a Sage-be.

Számlaellenőrzés: A vállalat irányelveitől függően a számlák kétirányú (számla és megrendelés), háromirányú (számla, PO és fogadási jelentés) vagy négyirányú (számla, PO, fogadási jelentés és ellenőrzési jelentés) megfeleltetésen eshetnek át tranzakciók ellenőrzése.

jóváhagyás: Az ellenőrzést követően a számlákat jóváhagyásra továbbítják, gyakran több részleget vagy hatósági szintet érintve.

Payment Processing: A jóváhagyott számlák fizetési ütemezése a feltételek és a pénzforgalmi szempontok alapján történik.

Egyeztetés: Végül a fizetések egyeztetése a Sage-ben történik, biztosítva, hogy minden tranzakció pontosan megjelenjen a pénzügyi nyilvántartásokban.

Automatizált AP munkafolyamat nanonetekkel

Most képzeljük el újra ezt a munkafolyamatot a Sage-be integrált Nanonetekkel:

Számla nyugta: Képzelje el ezt – minden számla, amelyet vállalkozása megkap, a forrástól függetlenül szépen egy digitális helyre kerül. A számlákat a rendszer automatikusan importálja az e-mailek, meghajtók és adatbázisok zűrzavarából, amint megérkeznek, így időt takarít meg és csökkenti a hibákat.

A Nanonets automatikusan beolvassa az e-mailben küldött számlákat az e-mail törzséből és mellékleteiből.

Minden kézzel írt és nyomtatott számla egyszerűen beszkennelhető okostelefonnal, vagy közvetlenül feltölthető a platformra.

A digitális nyugták közvetlenül létrehozhatók és kinyomtathatók a Nanonets platform segítségével, vagy importálhatók a Nanonets szolgáltatásba leveleiből, alkalmazásaiból és adatbázisaiból.

Ez a folyamat biztosítja, hogy minden adat – származásától függetlenül – megtalálja a helyét egy központi, digitális adattárban, készen állva a további cselekvésre.

Automatizált adatbevitel: A Nanonets AI több mint 99%-os pontossággal olvassa be a számlákat, így pillanatokra csökkenti az órákat. Ez a változás azt jelenti, hogy csapata felhagy a fáradsággal, és belemerülhet a ténylegesen fontos munkába. Az adatokat ezután kivonják és közvetlenül beviszik a Sage-be, kézi adatbevitel nélkül.

Automatizált rendezés és GL-kódolás: A Nanonets az OCR-t használja a számlák automatikus felismerésére és kategorizálására szállító, dátum, összeg és egyéb releváns kritériumok szerint. A GL kód hozzárendelése automatizálható:

• Képzés a múltbeli adatokról: Ez magában foglalja a korábbi pénzügyi dokumentumok és a történelmileg helyes GL-kódokkal megcímkézett tranzakciók feltöltését. A modell ezekből a példákból tanul az új tranzakciók GL-kódjainak pontos előrejelzéséhez.

• Out of the Box Gen AI: A Nanonets GenAI használatával szoftverünk az emberi megértést utánzó módon tudja értelmezni a pénzügyi dokumentumok szövegét. Ez lehetővé teszi a releváns információk, kontextus és szemantika kinyerését annak érdekében, hogy összetett érvelést alkalmazzon a GL-kódok pontos hozzárendeléséhez, még olyan esetekben is, amikor a tranzakció részletei nem egyértelműek vagy ritkák.

Intelligens számlaellenőrzés: A mesterséges intelligencia kihasználásával a Nanonets automatikusan kétirányú, háromirányú vagy négyirányú egyeztetést hajt végre a kivont számlaadatok beolvasásával és kereszthivatkozásával a beszerzési rendelésekkel, jelentésekkel és vizsgálati jelentésekkel, amelyek a Sage-ben vannak.

Érvényesítés: A rendszer minden eltérést megjelöl emberi ellenőrzés céljából, de egyébként a vállalati feltételeknek megfelelő számlákat a rendszer automatikusan továbbítja jóváhagyásra vagy közvetlenül jóváhagyja az előre meghatározott szabályok alapján.

jóváhagyás: A nanonetekkel való jóváhagyások már nem jelentenek szűk keresztmetszetet. Rugalmassá válnak, és ott élnek, ahol az Ön szervezete – legyen szó e-mailről, Slackről vagy Teamsről. Ez kiküszöböli a zavaró telefonhívások és a túlságosan is ismert emlékeztetők özönét.

Payment Processing: A jóváhagyott számlák a feltételeknek megfelelően automatikusan fizetési sorba kerülnek, optimalizálva a pénzforgalom kezelését.

Egyeztetés: Importálhatja bankkivonatait, a Nanonets pedig automatikusan egyezteti a kifizetéseket a Sage-ben, így biztosítva, hogy a pénzügyi kimutatások naprakészek és pontosak legyenek, és könyvei 90%-kal gyorsabban záruljanak.

Korábban tárgyaltuk a Sage OCR és Invoice Scanning Software használatának kézzelfogható előnyeit. De ezen felül a manuálisról az automatizált AP-folyamatra való áttérés nemcsak a feladatok végrehajtásának módját jelenti, hanem a pénzügyi osztály szerepének alapvető átalakulását is. Az olyan eszközökkel, mint a Nanonets, a pénzügyi csapatok a back-office-funkcióktól a stratégiai közreműködőkké válnak, kihasználva a valós idejű adatokat és elemzéseket az üzleti döntések meghozatalához. Ez a pénzügy jövője, és a Nanonets automatizálásának köszönhetően már elérhető a Sage felhasználók számára.

---

Amint azt feltártuk, a Nanonets és a Sage könyvelőszoftver integrációja teljesen megváltoztatja a kézi számlafeldolgozás hatékonyságának hiányosságai miatt elakadt vállalkozásokat. A manuálisról az automatizált fizetési kötelezettségekre való átállás nem csupán előrelépés; ez egy ugrás egy olyan jövő felé, ahol a pénzügyi műveletek ésszerűsödnek, a hibaarányok zuhannak, és a stratégiai döntéshozatalt a valós idejű adatelemzés teszi lehetővé. Azáltal, hogy a kézi munkáról a stratégiai betekintésre váltanak át, a megfelelő automatizálási eszközökkel felszerelt pénzügyi csapatok a nagyobb jövedelmezőség, agilitás és versenyelőny felé terelhetik vállalataikat a digitális korban.

• SEO által támogatott tartalom és PR terjesztés. Erősödjön még ma.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Erősítse meg magát. Hozzáférés itt.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Felerősített tudás. Hozzáférés itt.
• PlatoESG. Carbon, CleanTech, Energia, Környezet, Nap, Hulladékgazdálkodás. Hozzáférés itt.
• PlatoHealth. Biotechnológiai és klinikai vizsgálatok intelligencia. Hozzáférés itt.
• Forrás: https://nanonets.com/blog/ocr-and-invoice-scanning-software-for-sage/