SAP értékesítési rendelések feldolgozása és értékesítési rendelések automatizálása

A kézi értékesítési rendelésfeldolgozás problémája

A értékesítési rendelés feldolgozása a munkafolyamat szerves részét képezi az általánosnak megbízás készpénzre folyamat. A legtöbb közepes és nagy B2B vállalkozásnál az értékesítési rendeléseket továbbra is manuálisan adják meg/hozzák létre a belső értékesítési képviselők. Ez még a használó nagy szervezetek esetében is így van SAP nyilvántartási rendszerükként (ERP) és nagy mennyiségű megrendelés feldolgozását.

Ezekben a szervezetekben az értékesítési képviselők strukturálatlan adatokat tartalmazó beszerzési rendeléseket kapnak, amelyeket a vásárlók küldenek e-mailben, faxon vagy telefonon. Ezután ezeket az adatokat elemzi, hogy mindegyikhez manuálisan hozzanak létre értékesítési rendelési kérelmeket vagy értékesítési rendeléseket az SAP-ban. Az értékesítési rendelés feldolgozásának ez a manuális módja rendkívül nem hatékony, hibás és időigényes.

Ebben a cikkben egy ideális munkafolyamatot vizsgálunk meg SAP értékesítési rendelések automatizálása, tárgyaljon néhány kulcsfontosságú kihívást, és javasoljon egy alternatív megoldást az értékesítési rendelések automatizálására az SAP-ban Nanonets segítségével.

Legfontosabb elvitel

Automatizálni szeretné kézi értékesítési rendelés-feldolgozási munkafolyamatait az SAP-ban? Tudja meg, hogyan segíthet a Nanonets értékesítési csapatainak elkerülni a kézi adatbevitelt, és hogyan összpontosíthat az ügyfelek számára történő értékteremtésre.

Értékesítési rendelések feldolgozásának automatizálása az SAP-ban

Az SAP az RPA-t (5 literes bot) és ML alapú adatkinyerés (alkalmazásazonosító F4920) az értékesítési rendelések létrehozásának munkafolyamatának végpontok közötti automatizálásához:

1. Automatizálja a PO importálást az SAP-ba a 5 literes bot

• A beérkező rendelések adatait és/vagy beszerzési rendeléseit elsősorban e-mailben osztjuk meg. A 5 literes bot folyamatosan vizsgálja az olvasatlan e-mail tárgysorokat olyan konkrét vagy releváns kulcsszavak után kutatva, amelyek bejövő rendelést jeleznének.
• A bot ezután letölti a csatolt rendelésfájlt vagy PO-t az adott e-mailből, és feltölti az SAP S/4HANA Cloudba.

2. Elemezze a PO-kat a Értékesítési rendelések létrehozása – Automatikus extrakciós alkalmazás (F4920) és hozzon létre egy értékesítési rendelési kérelmet

• Minden új PO esetében a Értékesítési rendelések létrehozása – Automatikus kivonás alkalmazás az SAP S/4HANA Cloudon, majd létrehoz egy új értékesítési rendelési kérelmet, elindítja az adatkinyerést, és csatolja a PO-t (PDF vagy kép) a SOR-hoz (értékesítési rendelési kérelem).
  • A rendszer megjelöli a hiányzó részleteket, amelyek megakadályozzák az automatikus SOR létrehozását, amely ezután manuálisan hozzáadható vagy ellenőrizhető.
  • A 5 literes bot a létrehozott SOR-okra vonatkozó adatokat beírja egy Excel fájlba, és helyileg elmenti.

3. Automatizálja az értékesítési rendelések létrehozását az érvényesített SOR-ekből az 5LT bottal

• A 5 literes bot lekéri az értékesítési rendelési kérelme(ke)t, és elvégzi az adatellenőrzést az adatok teljességének ellenőrzésére. Ha szükséges, végrehajt egy törzsadat-egyeztetést a SOR frissítéséhez.
• A bot ezután a fenti lépésben létrehozott Excel-fájl segítségével konvertálja az összes érvényesített SOR-t friss értékesítési rendelésekké az SAP S/4HANA Cloudban.
• Végül a bot minden érdekelt félnek e-mailben küld állapotjelentést és kapcsolódó mellékleteket.

Kihívások a natív SAP értékesítési rendelés-automatizálási megoldásban

Noha a fent tárgyalt megoldás elvégzi a munkát, megvannak benne a kihívások. Miután beszélt egy csomó vállalkozással, amely az SAP ökoszisztémáját használja, és betekintést nyert Az SAP hatékony felhasználói a Redditen, íme néhány aggály, amellyel a felhasználók szembesülnek az SAP értékesítési rendelések automatizálási munkafolyamatainak beállításakor, ahogyan azt korábban bemutattuk.

Hiányos rendelési adatok importálása e-mailekből

Az e-mailben vagy megrendelésben küldött rendelési adatok gyakran strukturálatlanok, sőt bizonyos esetekben összetettek is. És az RPA bot nem mindig rögzíti pontosan ezeket a részleteket.

• A csatolt megrendeléseken kívül a létfontosságú megrendelés részleteit gyakran megosztják az e-mail törzsében vagy akár az e-mail tárgyában.

Inkonzisztens ügyféladatok, amelyek nem egyeznek az eladó adataival

Nehéz rávenni az ügyfeleket, hogy egységes és pontos információkat osszák meg a PO-kban vagy e-mailekben. Ez pedig gyakran megzavarja az adatkinyerési folyamatot és az értékesítési rendelések létrehozásának munkafolyamatát.

• A vevőazonosítók és a megfelelő anyag/cikkazonosítók egyeztetése gyakori kihívás – pl. az ügyfelek megrendelést küldenek az XYZ cikkre, de a rendszerben a cikk ABC tételként van rögzítve.
• Ugyanez a helyzet az árképzési adatokkal, a szállítási dátumokkal és a rendelés egyéb fontos részleteivel, amelyek nem egyeznek az eladó és a vevő ERP-jében.
• Ebben a forgatókönyvben sem az automatizált adatkinyerés, sem az SAP bot nem tud 100%-ot segíteni, és a kézi beavatkozás elkerülhetetlen.

Árképzés és szakértelem hiánya

Ennek az SAP-technológiának az árazási hálója bizonyos vállalkozások számára megfizethetetlen lehet, és meglehetősen bonyolult beállítani és karbantartani.

• A költség itt óriási tényező, és az árazás részletei gyakran átláthatatlanok, összetettek vagy egyszerűen nem hozzáférhetők, hacsak nem beszél egy tanácsadóval vagy értékesítési vezetővel. Ha olcsóbb N embert felvenni, hogy ezt manuálisan csinálják, mint licencet fizetni, akkor az automatizálás biztosan kikerülne a képből.
• A vállalkozások gyakran nem rendelkeznek belső erőforrásokkal az SAP technológiai stack rendszeres karbantartásához. Noha sok SAP tanácsadó van a piacon, a költségek, valamint a közvetlen láthatóság és ellenőrzés hiánya aggodalomra adhat okot.

SAP értékesítési rendelések automatizálása nanonetekkel

Míg az értékesítési rendelések feldolgozásának automatizálására szolgáló SAP technológiai halom robusztus, ideális és az SAP ökoszisztéma vállalatai által széles körben használt, van néhány egyértelmű hátránya, amelyeket az előző részben tárgyaltunk. Most megvizsgáljuk, hogy a Nanoneteket magában foglaló munkafolyamat hogyan képes egyszerűsíteni az SAP értékesítési rendelések automatizálási folyamatában korábban említett kihívásokat.

Nanonetek egy intelligens automatizálási mesterséges intelligencia minden üzleti folyamathoz, amely képes automatizálni az összetett üzleti folyamatokat, és gyakorlati betekintést nyerni több forrásból származó strukturálatlan adatokból. Itt van egy esettanulmány erről hogyan használja a SaltPay a Nanoneteket az SAP-val való integrációhoz a szállítói számlák kezeléséhez.

A nanonetek zökkenőmentesen illeszkednek a meglévő SAP-beállításokhoz, így automatizálják az értékesítési rendelések feldolgozását a végpontokig. A legfontosabb Nanonets árazás nagyon egyszerű és átlátható. Nanoneteken pedig sokkal könnyebb beállítani és karbantartani a munkafolyamatokat.

Így nézne ki egy ideális SAP értékesítési rendelés-automatizálási munkafolyamat, amelyet a Nanonets hajt:

1. Pontosan importálja és rögzítse az ÖSSZES rendelési adatot az ügyfelek e-mailjeiből

Gyűjtse össze/továbbítsa az összes bejövő e-mailt egy dedikált Nanonets postafiókba. A mesterséges intelligencia ezután az összes releváns rendelési adatot kinyerheti az e-mailek törzséből, tárgyaiból, feladói adataiból, mellékleteiből vagy aláírásaiból.

Az e-mailek importálása nagyon egyszerű a Nanonetekkel. Csak válassza ki a megfelelő adatkivonó modellt (PO kivonó), és állítsa be az importálási munkafolyamatot a munkafolyamat-készítő segítségével.

2. Érvényesítse és hagyja jóvá a kinyert/rögzített rendelési adatokat

A Nanonets AI össze tudja hasonlítani a rendelési adatokat, például az ügyfél-azonosítót, a cikkkódokat, a mennyiséget, a címet, a szállítási adatokat stb. a törzsadatokkal, hogy megjelölje a felülvizsgálatra szoruló következetlenségeket.

A nanonetek API-csatlakozókon keresztül lekérhetik a törzsadatokat az SAP-tól, egyeztethetik az adatokat, és megjelölhetik az ellentmondásokat felülvizsgálat céljából. Az AI felváltva végezhet fuzzy egyezést, hogy közvetlenül a törzsadatokból válassza ki a legjobb egyezést. Ha a törzsadatok egy külső adatbázisban vagy Excel-táblázatban vannak, ez a folyamat még egyszerűbb a nanonetekkel.

Szabályalapú jóváhagyási munkafolyamatokat is beállíthat a rendelés értéke, az ügyfelek vagy bármilyen más logika alapján.

3. Tolja be az értékesítési rendelést az SAP-ba

Az előző lépésben jóváhagyott adatokat ezután a Nanonets API-n keresztül közzéteheti vagy továbbíthatja az SAP S/4HANA Cloudba. A nanohálók ezenkívül alátámasztó dokumentumokat is csatolhatnak az SAP SO-hoz, hogy referenciaként szolgáljanak.

A nanohálók vagy értékesítési rendelési kérelmeket hozhatnak létre, vagy közvetlenül hozhatnak létre értékesítési rendeléseket.

• SEO által támogatott tartalom és PR terjesztés. Erősödjön még ma.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Erősítse meg magát. Hozzáférés itt.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Felerősített tudás. Hozzáférés itt.
• PlatoESG. Carbon, CleanTech, Energia, Környezet, Nap, Hulladékgazdálkodás. Hozzáférés itt.
• PlatoHealth. Biotechnológiai és klinikai vizsgálatok intelligencia. Hozzáférés itt.
• Forrás: https://nanonets.com/blog/sales-order-automation-in-sap/