Átfogó útmutató az e-mail elemzőkhöz

Több, mint nyolcvan százalék A kis- és középvállalkozások többsége az e-mail marketinget használja új ügyfelek vonzására és a már meglévők megtartására.

Az e-mail a modern üzleti műveletek elengedhetetlen része. Az e-mailek gyakran tartalmaznak ügyfélkapcsolati adatokat, vevői megrendelés-visszaigazolásokat, szállítói fizetési kérelmeket, lead-kérelmeket és hasonló fontos üzleti adatokat.

Az e-mail elemzők segíthetnek a szervezeteknek az e-mailjeikben és mellékleteikben rejlő összes adat kinyerésében és hasznosításában.

Mi az e-mail elemző?

Az e-mail elemző egy olyan eszköz, amellyel információkat gyűjtenek be a bejövő e-mailekből. Az adatok kinyerhetők a fejlécből és az e-mail tartalomból egy levélelemző API segítségével. Ezenkívül közvetlenül kinyerhet adatokat e-mail mellékletekből, például PDF-fájlokból, CSV-fájlokból, képekből és más dokumentumtípusokból.

Az e-mail elemzők programozhatók bizonyos adatmezők kinyerésére az új üzenetekből. A felhasználó a strukturálatlan e-mail adatokat strukturált adatokká alakíthatja, amelyeket kényelmesen betáplálhat a CRM vagy ERP szoftverbe. Az e-mail-elemzés így kiküszöböli a szükségtelen kézi adatbevitelt.

Az e-mailek elemzése olyan, mint a webkaparás?

Az e-mailek elemzése hasonló a webes kaparáshoz. Míg a webkaparók általában HTML-webhelyekről gyűjtenek adatokat, az e-mail elemzők csak az e-mailek fejlécéből, törzséből és mellékleteiből nyernek ki adatokat.

Az e-mail-elemző szoftver adott kifejezésekre és kulcsszavakra keres egy e-mailben.

Az e-mail elemzők közvetlenül lekérhetik az e-maileket a beérkező levelek mappájába. Alternatív megoldásként egy dedikált e-mail azonosítót is biztosítanak, amelyre az összes e-mail automatikusan továbbítható.

Az e-mail-elemző eszköz ezután automatikusan felismeri és kivonja az e-mailekből az adatmezőket a felhasználó által beállított elemzési szabályok alapján. A legtöbb e-mail elemző lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy egyéni elemzési szabályokat állítsanak be egy egyszerű, kód nélküli felhasználói felületen.

Miért fontos az e-mail elemzés?

Az e-mail-elemző szoftver segít a termelékenység javításában azoknak a vállalatoknak, amelyek naponta kapnak és elemzik e-maileket. Az alkalmazottak most nagyobb értékű feladatokra koncentrálhatnak. Ahelyett, hogy több e-mailt böngészne, hogy egyenként kinyerjen apró információkat.

Az automatikus e-mail-elemzés sokkal pontosabb, mint a kézi adatbevitel, és munkafolyamatok beállítására használható. Például beállíthatók az elemzési szabályok az alacsony elemzési megbízhatóságú adatmezők kiemelésére – amelyeket el lehet küldeni kézi ellenőrzésre.

Az e-mailek elemzése így kiküszöbölheti a kézi adatbevitelt, és minimális kézi ellenőrzést biztosít.

Az e-mailek elemzésének előnyei

Az e-mailek elemzése jelentős előnyöket kínál bármilyen méretű és ágazati vállalkozás számára. Itt van néhány közülük:

Idő és pénz megtakarítás

Ahogy fentebb említettük, az e-mail elemzők sok pazarló kézi munkát kiküszöbölhetnek. Ez segít a munkatársaknak más, nagy értékű feladatokra összpontosítani, amelyek közvetlenül befolyásolhatják a vállalat eredményét.

Az e-mailek elemzése csökkentheti a késéseket is, mivel biztosítja, hogy az adatok szinte azonnal elküldésre kerülnek a későbbi üzleti alkalmazásokba.

Munkafolyamatok automatizálása

Az e-mail elemzők automatikusan kiszedik az érdeklődésre számot tartó adatmezőket az e-mailekből. A kinyert adatok ezután bármilyen kívánt formátumra módosíthatók. És végül az adatok importálhatók bármilyen downstream szoftverbe, például CRM-be, ERP-kbe vagy számviteli szoftverekbe.

Ez az egész folyamat nulla érintés nélküli automatizált munkafolyamatként állítható be.

A munka minőségének javítása

Ha kevesebb erőfeszítést fordítanak a kézi műveletekre, az adatbeviteli hibák drámaian csökkennek. Képzelje el, hogy több száz e-mailen megy keresztül az információk kinyeréséhez – ez csak egy csomó adat, amelyet manuálisan kell kezelni!

A pontosság garantált, ha e-mail-elemzőt használ az adatkinyerés automatizálására. Az e-mailek elemzése egyszerűen méretezhető anélkül, hogy az adatkinyerés minőségét és pontosságát veszélyeztetné.

Népszerű e-mail elemzési esetek

Gyakorlatilag minden e-mail elemezhető értékes adatok kinyerésére. Az üzleti dokumentumokat és tranzakciós frissítéseket gyakran e-mailben küldik el, és fontos adatokat tartalmaznak.

Íme néhány népszerű e-mail-elemzési eset:

A beszerzési igényeket, beszerzési megrendeléseket, számlákat, bankszámlakivonatokat és egyéb dokumentumokat gyakran mellékletként küldik el e-mailben. Az e-mail elemzőkkel automatikusan besorolhat/kategorizálhat minden egyes e-mailt vagy mellékletet, és elküldheti egy megfelelő elemzőnek további feldolgozás céljából.

Képzelje el, hogy e-mailben megkapja a megrendelést, és automatikusan kiszámlázza az ügyfélnek! Vagy az adatok automatikus kinyerése a csatolt fizetési bizonylatokból és betáplálása a könyvelési szoftverbe.

Ólomkezelés és gazdagítás

A vállalkozások gyakran e-mailben keresik meg őket. Ezek az e-mailek tartalmazzák a vezető kapcsolatfelvételi adatait, valamint az értékesítési és marketingcsapatok számára releváns egyéb információkat. Az e-mail elemző automatikusan kinyerheti a potenciális ügyfelek adatait, és frissítheti az adatokat olyan CRM-ben, mint a Salesforce vagy a Hubspot.

A marketingcsapatok ezután megfelelő tájékoztatással megcélozhatják ezeket a leadeket. Vagy az értékesítési csapatok tovább minősíthetik az ilyen potenciális ügyfeleket árajánlat elküldésével vagy felhívással.

E-kereskedelmi folyamatok automatizálása

Minden e-kereskedelmi vásárlás egy sor e-mailt indít el, amelyek rendelési információkat, számlákat és frissítéseket tartalmaznak.

Az e-mail-elemző API-k segíthetnek az e-kereskedelmi webhelyeknek optimalizálni a rendelések teljesítését, a szállítást és az ügyfelek nyomon követését.

Az e-mailek elemzésének automatizálása nanonetekkel

Íme a lépések egy automatizált e-mail-elemzési munkafolyamat beállításához a Nanonets szolgáltatással:

Hozzon létre egy fiókot

Regisztrálj a Nanonets használatának megkezdéséhez.

Hozzon létre egy egyéni e-mail elemzőt

Töltsön fel néhány mintafájlt, és jelölje be a kicsomagolni kívánt mezőket. A mesterséges intelligencia megtanulja azonosítani az Ön érdeklődési körét a bemutatott példák alapján – minél több, annál jobb.

Az e-mailekről készült képernyőképek jól működnek. Tesztelje az egyéni kivonatot új fájlokkal, hogy megtudja, hogyan működik.

Ne feledje, hogy a Nanonets azonnali kivonatokat kínál a gyakori dokumentumtípusokhoz, amelyek mellékletként érkezhetnek, beleértve a számlákat, megrendeléseket, nyugtákat és egyebeket.

A forrás(ok) meghatározása

Ha az e-mailek az elsődleges források, akkor állítson be egy Nanonets fogadási címet, és automatikusan továbbítsa az összes releváns e-mailt erre az e-mail-azonosítóra.

Beállíthatja a fájlok automatikus importálását is a felhőalapú tárhelyről, adatbázisokból, vagy csatlakozhat API-n keresztül.

Állítsa be a munkafolyamatot

Hozza létre a teljes munkafolyamatot úgy, hogy a forrást összekapcsolja az Ön által létrehozott egyéni adatkivonattal. Meghatározhat elemzési szabályokat is a kivont adatok megfelelő kimeneti formátumba történő feldolgozásához.

Végül határozza meg a célhelyet, ahová exportálni szeretné a finomított adatokat. Az adatokat közvetlenül exportálhatja CRM vagy ERP szoftverbe a Nanonets API-n keresztül.