Hogyan segítheti az AP Automation a vállalkozás méretét?

A vállalkozások bővülésével a tranzakciók volumene, a pénzügyi műveletek összetettsége és a stratégiai cash flow-kezelés iránti igény fokozódik. Itt jelenik meg a számlák (AP) automatizálása, mint kritikus eszköz, nem csupán a fizetések kezelésében, hanem stratégiai eszközként a vállalkozás méretezésében.

Az AP Automation technológia felhasználását foglalja magában a vállalati szállítói kötelezettségek kezelésével kapcsolatos folyamatok egyszerűsítésére, optimalizálására és automatizálására. Ez egy átalakítás a kimenő kiadások hagyományos, kézi kezeléséről egy hatékonyabb, digitális megközelítésre. Ez az elmozdulás kulcsfontosságú a méretarányos vállalkozások számára, mivel közvetlen hatással van az olyan területekre, mint a működési hatékonyság, a pénzügyi pontosság, a szállítói kapcsolatok, a szabályozási megfelelés és a stratégiai döntéshozatal.

Az AP automatizálásának egy növekvő vállalkozásba történő integrálása azonban nem csupán az új szoftverek bevezetéséről szól. Ez magában foglalja annak az árnyalt módoknak a megértését, ahogyan ez a technológia metszi egymást az üzleti műveletek különböző aspektusaival. A számlák fogadásától a jóváhagyások kezeléséig, a kifizetések teljesítéséig és a megfelelő könyvelési gyakorlat biztosításáig az AP folyamat minden lépése automatizálással optimalizálható.

Ebben a cikkben az AP-automatizálás kritikus szempontjaival foglalkozunk, amelyek elengedhetetlenek a méretezésre összpontosító vállalkozások számára. Felfedezzük a figyelni kívánt kulcsfontosságú mérőszámokat, a méretezés során figyelembe veendő folyamatokat, és hogy mire kell figyelni az AP automatizálási szoftvereknél, útitervet biztosítva a vállalkozások számára, hogy a fejlett AP-megoldások támogatásával eligazodjanak a növekedés kihívásai között.

Mi az a számlák automatizálása?

A számlák (AP) automatizálása azt a folyamatot jelenti, ahol a szoftvermegoldások és az automatizálási technológiák leegyszerűsítik az AP folyamat minden lépését, a számlafizetéstől az adószámításig és a szállítókezelésig. Ez az átállás a kézi folyamatokról az automatizált folyamatokra biztosítja a feladatok hatékonyabb végrehajtását, csökkentve az adatbevitelre, az emberi hibák ellenőrzésére és az eltérések feloldására fordított időt. Az AP automatizálása szükséges azoknak a vállalkozásoknak, amelyek javítani kívánják vállalatuk általános pénzügyi integritását

Hogyan segítheti az AP Automation a vállalkozás méretét?

A számlák (AP) automatizálása a hatékony skálázásra törekvő vállalkozások számára nyújt segítséget. Az AP automatizálása lényegében a beszállítók és szállítók felé irányuló kimenő fizetések kezelési folyamatának egyszerűsítésére és optimalizálására szolgáló technológia felhasználását jelenti. Az AP folyamatának ez a digitális átalakulása nem csupán a fizetések feldolgozási módjának változását jelenti, hanem alapvető változást a vállalkozások pénzügyi műveleteinek kezelésében.

1. Számlák fogadása

A méretezhető vállalkozások gyakran szembesülnek a papíralapútól a digitálisig különböző formátumú számlák özönével, és mindegyiken belül különböző típusú és szerkezetű számlákkal. Az AP automatizálás olyan technológiákat használ, mint az optikai karakterfelismerés (OCR) és a mesterséges intelligencia, hogy digitalizálja és kinyerje a kulcsfontosságú adatokat a számlákból, függetlenül azok formátumától.

Ez biztosítja, hogy a számlák azonnal és pontosan megérkezzenek és bejelentkezzenek a rendszerbe, ezzel megalapozva a gyorsabb és kevésbé hibás hozzáférési pont folyamatát. Nemcsak a hatékonyságot javítja, hanem csökkenti a számlák elvesztésének vagy figyelmen kívül hagyásának esélyét is, ami elengedhetetlen a késedelmes fizetések elkerüléséhez és a jó szállítói kapcsolatok fenntartásához.

2. Számlafeldolgozás

A számlák beérkezése után azokat fel kell dolgozni. Ez magában foglalja a számla részleteinek ellenőrzését, a beszerzési rendelésekhez való hozzáigazítását, valamint annak biztosítását, hogy a kiszámlázott áruk vagy szolgáltatások megérkeztek-e. Manuálisan ez időigényes és hibás feladat. 

Az AP automatizálási rendszerek azonban gyorsan és pontosabban kezelik ezeket a folyamatokat. Automatikusan hozzáigazíthatják a számlákat a megfelelő beszerzési rendelésekhez, és megjelölhetik az esetleges eltéréseket felülvizsgálatra. Ez nemcsak felgyorsítja a feldolgozási időt, hanem csökkenti a túlfizetés vagy a csalás valószínűségét is.

3. Jóváhagyási folyamat

Minden vállalkozásban, különösen a méretezési folyamatban lévő vállalkozásokban, a számlák megbízható és hatékony jóváhagyási folyamata kritikus fontosságú a pénzügyi költségvetések túllépésének elkerülése érdekében. Az AP automatizálási eszközei egyszerűsítik ezt a folyamatot azáltal, hogy a számlákat az előre beállított szabályok alapján automatikusan a megfelelő személyhez vagy osztályhoz irányítják jóváhagyásra. 

Ez az automatizált munkafolyamat biztosítja a számlák időben történő jóváhagyását, megelőzve a szűk keresztmetszetek kialakulását. Ezen túlmenően nagyobb rálátást biztosít a jóváhagyási folyamatra, megkönnyítve a számlák állapotának nyomon követését és a részlegek felelősségre vonását a késésekért.

4. Teljesítés és fizetés

A számlák jóváhagyása után a következő lépés a fizetés teljesítése. Az AP automatizálás ütemezheti a kifizetéseket az utólagos jóváhagyás kiváltására, a szállítói feltételek és az üzleti cash-flow megfontolások alapján, biztosítva a pénzügyi erőforrások optimális felhasználását. 

Ez az automatizált fizetési feldolgozás különféle fizetési módokat képes kezelni, az elektronikus átutalásoktól a csekkekig, és akár korai fizetési lehetőségeket is kínálhat a kedvezmények kihasználása érdekében (ha a szállítók korai fizetésre kínálják őket). A kimenő pénzáramlások ilyen szintű ellenőrzése és hatékonysága óriási előnyt jelent a vállalkozások méretezéséhez.

5. Nyilvántartás és könyvelés

Az AP folyamat utolsó lépése a tranzakciók rögzítése a vállalkozás számviteli rendszerében. Az AP automatizálási megoldásai zökkenőmentesen integrálódnak a számviteli szoftverrel, így biztosítva, hogy minden fizetést pontosan, valós időben rögzítsenek. Ez az integráció szükségtelenné teszi a kézi adatbevitelt, csökkenti a hibák kockázatát és biztosítja, hogy a pénzügyi nyilvántartások mindig naprakészek legyenek. 

A pontos és időszerű pénzügyi adatok létfontosságúak az üzleti elemzéshez és a döntéshozatalhoz, különösen egy skálázódó üzletágban, ahol a pénzügyi menedzsment stratégiai kérdés, amely elengedhetetlen a fenntartható növekedéshez.

Követelendő számlák mutatók

Annak megállapításához, hogy egy AP automatizálási gyakorlat sikeres-e, jó, ha a vállalkozások előre meghatározzák, hogyan fogják ezt nyomon követni és ellenőrizni. Az alábbiakban felvázoljuk azokat a kulcsfontosságú mutatókat és mutatókat, amelyek segítségével megállapítható, hogy az AP automatizálása mekkora fejlődést hoz az üzlet számára. Ezeknek a mutatóknak a folyamatos nyomon követése az AP folyamat előtt, után és az egész során kulcsfontosságú a megalapozott döntések meghozatalához, amelyek befolyásolják a vállalat pénzügyi stratégiáját és integritását.

1. Számla feldolgozási idő: Ez a mérőszám a számla kézhezvételétől a jóváhagyásig eltelt időt méri. A rövidebb feldolgozási idők nagyobb hatékonyságot és jobb cash flow-kezelést jeleznek.
2. Feldolgozott számlánkénti költség: Ez egy kritikus mérőszám az AP osztály működési hatékonyságának megértéséhez. Tartalmazza a számla feldolgozásával kapcsolatos összes költséget, mint például a munkaköltséget, az általános költségeket és a technológiai költségeket.
3. Elektronikus számlák százalékos aránya: Az elektronikus és a papíralapú számlák arányának nyomon követése jelezheti a digitális integráció szintjét az AP folyamatában. Az elektronikus számlák magasabb százaléka általában nagyobb hatékonysággal és alacsonyabb feldolgozási költségekkel korrelál.
4. Kötelezettségek forgalmi aránya: Ez az arány azt méri, hogy egy vállalkozás milyen gyakran fizeti ki beszállítóit egy adott időszakban. A magasabb forgalmi arány jó beszállítói kapcsolatokat jelezhet, de egyensúlyba kell hozni a pénzforgalmi szempontokkal is.
5. Kivételi arány: A kivételarány nyomon követi azon számlák százalékos arányát, amelyek eltérnek a normál feldolgozástól – például olyan számlák esetében, amelyek további jóváhagyást igényelnek, vagy amelyek eltéréseket mutatnak. Az alacsonyabb kivételarány egy egyszerűbb hozzáférési eljárást sugall.

Ezeknek a mutatóknak a nyomon követése értékes betekintést nyújt az AP-folyamatok hatékonyságába és eredményességébe, és irányítja a fejlesztéseket és a stratégiai döntéseket.

Folyamatok, amelyeket figyelembe kell venni vállalkozása méretezésekor

Miközben megpróbáljuk hatékonyan bővíteni az üzletet, alapvető fontosságú, hogy az AP-folyamat azon területeit megfelelően kezeljék, amelyek jelentősen befolyásolhatják az általános hatékonyságot. Az alábbiakban felsorolunk néhány kulcsfontosságú összetevőt és bevált gyakorlatot, amelyeket szem előtt kell tartani:

1. AP funkciók központosítása: A vállalkozások méretezésével az AP-funkciók központosítása nagyobb ellenőrzést, szabványosítást és hatékonyságot eredményezhet. Ez magában foglalja a számlakezelés, -feldolgozás, -jóváhagyás és -kifizetések központosított rendszerét.
2. Erős beszállítói kapcsolatok kialakítása: A beszállítókkal való erős kapcsolatok kialakítása és a beszállítói feltételek rendszeres felülvizsgálata kedvezőbb feltételekhez vezethet, például kedvezményekhez vagy jobb fizetési feltételekhez, amelyek létfontosságúak egy bővülő vállalkozás számára. A beszállítóknak időben vagy határidő előtt történő fizetés növeli a kedvezmények és a kedvező feltételek lehetőségét, amelyek a növekedési szakaszban nagynak bizonyulhatnak.
3. AP integrálása más üzleti rendszerekkel: Az AP automatizálásának integrálása más üzleti rendszerekkel, például az ERP-vel vagy a CRM-mel, biztosítja az adatok konzisztenciáját, és holisztikus képet ad a vállalkozás pénzügyi helyzetéről.
4. Advanced Analytics megvalósítása: Az elemzések felhasználása a költési szokások, a beszállítói teljesítmény és a költségmegtakarítás lehetséges területeibe való betekintés érdekében, megváltoztathatja a döntéshozatalt, a stratégiai tervezést és a vállalat pénzügyi helyzetét.
5. Rendszeres ellenőrzés és optimalizálás: Az AP-folyamatok folyamatos felülvizsgálata és optimalizálása biztosítja, hogy azok hatékonyak maradjanak, és igazodjanak a vállalkozás változó igényeihez.

Mit kell keresni egy AP automatizálási szoftverben a vállalkozás méretezéséhez

A globális hozzáférési megoldások piacának értéke 2.6-ben 2021 milliárd USD volt, és 6.7-re várhatóan eléri a 2032 ​​milliárd USD-t 10 százalékos CAGR mellett. Noha sok AP automatizálási megoldás árasztja el a piacot, egy vállalkozásnak saját igényei, céljai és meglévő rendszerei alapján kell választania egyet. Az alábbiakban felsorolunk néhány alapvető funkciót, amelyekről úgy gondoljuk, hogy minden választott szoftverben natívnak kell lenniük.

1. skálázhatóság: A szoftvernek képesnek kell lennie a megnövekedett tranzakciók kezelésére a teljesítmény csökkenése nélkül, ami elengedhetetlen a növekvő vállalkozások számára.
2. Integrációs képességek: Keressen olyan szoftvert, amely könnyen integrálható meglévő számviteli rendszereivel és egyéb üzleti szoftvereivel a zökkenőmentes adatáramlás biztosítása érdekében.
3. Felhasználóbarát felület: A felhasználóbarát felület kulcsfontosságú annak biztosításához, hogy csapata hatékonyan tudja használni a szoftvert, csökkentve a képzési időt és a költségeket.
4. Robusztus adatbiztonság: Tekintettel a pénzügyi adatok érzékeny természetére, a szoftvernek erős biztonsági protokollokkal kell rendelkeznie az adatszivárgás elleni védelem érdekében.
5. Testreszabható munkafolyamatok: A szoftverben a munkafolyamatok és a jóváhagyási hierarchiák testreszabásának képessége elengedhetetlen a rugalmassághoz, ahogyan vállalkozása, mérete és folyamatai fejlődnek.
6. Valós idejű elemzés és jelentéskészítés: A beépített analitikai és jelentéskészítő eszközökkel rendelkező szoftverek értékes betekintést nyújtanak a stratégiai döntéshozatalhoz.
7. Megfelelőség menedzsment: Győződjön meg arról, hogy a szoftver megfelel a vonatkozó pénzügyi és adatvédelmi előírásoknak, ami kulcsfontosságú, mivel vállalkozása növekszik, és esetleg új piacokra terjeszkedik.

Következtetés

Az AP automatizálási piacának növekedése számos tényezőnek tudható be, többek között a vállalatokon belüli pénzügyi rendszerek láthatóságát és hatékonyságát növelő megoldások iránti növekvő kereslet, valamint a tranzakciós idők és költségek csökkentése iránti igény.

Az AP automatizálása azonban sokkal több, mint a számlák és a kimenő költségek hatékony feldolgozásának eszköze. Stratégiai eszköz a méretezésre törekvő vállalkozások számára, és az AP-folyamatok hatékonyságának, pontosságának és cash flow-kezelésének növelésével az AP automatizálása fenntartható növekedést, beszállítói kapcsolatok megerősítését és sikeres megjelenést eredményez.

• SEO által támogatott tartalom és PR terjesztés. Erősödjön még ma.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Erősítse meg magát. Hozzáférés itt.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Felerősített tudás. Hozzáférés itt.
• PlatoESG. Carbon, CleanTech, Energia, Környezet, Nap, Hulladékgazdálkodás. Hozzáférés itt.
• PlatoHealth. Biotechnológiai és klinikai vizsgálatok intelligencia. Hozzáférés itt.
• Forrás: https://nanonets.com/blog/ap-automation-to-scale-your-business/