Hogyan segítheti az AP Automation a vállalkozás méretét?

A vállalkozások bővülésével a tranzakciók volumene, a pénzügyi műveletek összetettsége és a stratégiai cash flow-kezelés iránti igény fokozódik. Itt jelenik meg a számlák (AP) automatizálása, mint kritikus eszköz, nem csupán a fizetések kezelésében, hanem stratégiai eszközként a vállalkozás méretezésében.

AP Automation involves leveraging technology to streamline, optimize, and automate the processes associated with managing a company’s accounts payables. It’s a transformation from traditional, manual handling of outgoing expenses to a more efficient, digital approach. This shift is pivotal for businesses looking to scale, as it directly impacts areas like operational efficiency, financial accuracy, vendor relationships, regulatory compliance, and strategic decision-making.

Az AP automatizálásának egy növekvő vállalkozásba történő integrálása azonban nem csupán az új szoftverek bevezetéséről szól. Ez magában foglalja annak az árnyalt módoknak a megértését, ahogyan ez a technológia metszi egymást az üzleti műveletek különböző aspektusaival. A számlák fogadásától a jóváhagyások kezeléséig, a kifizetések teljesítéséig és a megfelelő könyvelési gyakorlat biztosításáig az AP folyamat minden lépése automatizálással optimalizálható.

In this article, we delve into the critical aspects of AP automation that are essential for businesses focused on scaling. We’ll explore the key metrics to monitor, the processes to consider when scaling, and what to look for in an AP automation software, providing a roadmap for businesses to navigate the challenges of growth with the support of advanced AP solutions.

Mi az a számlák automatizálása?

A számlák (AP) automatizálása azt a folyamatot jelenti, ahol a szoftvermegoldások és az automatizálási technológiák leegyszerűsítik az AP folyamat minden lépését, a számlafizetéstől az adószámításig és a szállítókezelésig. Ez az átállás a kézi folyamatokról az automatizált folyamatokra biztosítja a feladatok hatékonyabb végrehajtását, csökkentve az adatbevitelre, az emberi hibák ellenőrzésére és az eltérések feloldására fordított időt. Az AP automatizálása szükséges azoknak a vállalkozásoknak, amelyek javítani kívánják vállalatuk általános pénzügyi integritását

Hogyan segítheti az AP Automation a vállalkozás méretét?

A számlák (AP) automatizálása a hatékony skálázásra törekvő vállalkozások számára nyújt segítséget. Az AP automatizálása lényegében a beszállítók és szállítók felé irányuló kimenő fizetések kezelési folyamatának egyszerűsítésére és optimalizálására szolgáló technológia felhasználását jelenti. Az AP folyamatának ez a digitális átalakulása nem csupán a fizetések feldolgozási módjának változását jelenti, hanem alapvető változást a vállalkozások pénzügyi műveleteinek kezelésében.

1. Számlák fogadása

A méretezhető vállalkozások gyakran szembesülnek a papíralapútól a digitálisig különböző formátumú számlák özönével, és mindegyiken belül különböző típusú és szerkezetű számlákkal. Az AP automatizálás olyan technológiákat használ, mint az optikai karakterfelismerés (OCR) és a mesterséges intelligencia, hogy digitalizálja és kinyerje a kulcsfontosságú adatokat a számlákból, függetlenül azok formátumától.

Ez biztosítja, hogy a számlák azonnal és pontosan megérkezzenek és bejelentkezzenek a rendszerbe, ezzel megalapozva a gyorsabb és kevésbé hibás hozzáférési pont folyamatát. Nemcsak a hatékonyságot javítja, hanem csökkenti a számlák elvesztésének vagy figyelmen kívül hagyásának esélyét is, ami elengedhetetlen a késedelmes fizetések elkerüléséhez és a jó szállítói kapcsolatok fenntartásához.

2. Számlafeldolgozás

A számlák beérkezése után azokat fel kell dolgozni. Ez magában foglalja a számla részleteinek ellenőrzését, a beszerzési rendelésekhez való hozzáigazítását, valamint annak biztosítását, hogy a kiszámlázott áruk vagy szolgáltatások megérkeztek-e. Manuálisan ez időigényes és hibás feladat. 

Az AP automatizálási rendszerek azonban gyorsan és pontosabban kezelik ezeket a folyamatokat. Automatikusan hozzáigazíthatják a számlákat a megfelelő beszerzési rendelésekhez, és megjelölhetik az esetleges eltéréseket felülvizsgálatra. Ez nemcsak felgyorsítja a feldolgozási időt, hanem csökkenti a túlfizetés vagy a csalás valószínűségét is.

3. Jóváhagyási folyamat

Minden vállalkozásban, különösen a méretezési folyamatban lévő vállalkozásokban, a számlák megbízható és hatékony jóváhagyási folyamata kritikus fontosságú a pénzügyi költségvetések túllépésének elkerülése érdekében. Az AP automatizálási eszközei egyszerűsítik ezt a folyamatot azáltal, hogy a számlákat az előre beállított szabályok alapján automatikusan a megfelelő személyhez vagy osztályhoz irányítják jóváhagyásra. 

Ez az automatizált munkafolyamat biztosítja a számlák időben történő jóváhagyását, megelőzve a szűk keresztmetszetek kialakulását. Ezen túlmenően nagyobb rálátást biztosít a jóváhagyási folyamatra, megkönnyítve a számlák állapotának nyomon követését és a részlegek felelősségre vonását a késésekért.

4. Teljesítés és fizetés

A számlák jóváhagyása után a következő lépés a fizetés teljesítése. Az AP automatizálás ütemezheti a kifizetéseket az utólagos jóváhagyás kiváltására, a szállítói feltételek és az üzleti cash-flow megfontolások alapján, biztosítva a pénzügyi erőforrások optimális felhasználását. 

Ez az automatizált fizetési feldolgozás különféle fizetési módokat képes kezelni, az elektronikus átutalásoktól a csekkekig, és akár korai fizetési lehetőségeket is kínálhat a kedvezmények kihasználása érdekében (ha a szállítók korai fizetésre kínálják őket). A kimenő pénzáramlások ilyen szintű ellenőrzése és hatékonysága óriási előnyt jelent a vállalkozások méretezéséhez.

5. Nyilvántartás és könyvelés

Az AP folyamat utolsó lépése a tranzakciók rögzítése a vállalkozás számviteli rendszerében. Az AP automatizálási megoldásai zökkenőmentesen integrálódnak a számviteli szoftverrel, így biztosítva, hogy minden fizetést pontosan, valós időben rögzítsenek. Ez az integráció szükségtelenné teszi a kézi adatbevitelt, csökkenti a hibák kockázatát és biztosítja, hogy a pénzügyi nyilvántartások mindig naprakészek legyenek. 

A pontos és időszerű pénzügyi adatok létfontosságúak az üzleti elemzéshez és a döntéshozatalhoz, különösen egy skálázódó üzletágban, ahol a pénzügyi menedzsment stratégiai kérdés, amely elengedhetetlen a fenntartható növekedéshez.

Követelendő számlák mutatók

Annak megállapításához, hogy egy AP automatizálási gyakorlat sikeres-e, jó, ha a vállalkozások előre meghatározzák, hogyan fogják ezt nyomon követni és ellenőrizni. Az alábbiakban felvázoljuk azokat a kulcsfontosságú mutatókat és mutatókat, amelyek segítségével megállapítható, hogy az AP automatizálása mekkora fejlődést hoz az üzlet számára. Ezeknek a mutatóknak a folyamatos nyomon követése az AP folyamat előtt, után és az egész során kulcsfontosságú a megalapozott döntések meghozatalához, amelyek befolyásolják a vállalat pénzügyi stratégiáját és integritását.

1. Számla feldolgozási idő: Ez a mérőszám a számla kézhezvételétől a jóváhagyásig eltelt időt méri. A rövidebb feldolgozási idők nagyobb hatékonyságot és jobb cash flow-kezelést jeleznek.
2. Feldolgozott számlánkénti költség: Ez egy kritikus mérőszám az AP osztály működési hatékonyságának megértéséhez. Tartalmazza a számla feldolgozásával kapcsolatos összes költséget, mint például a munkaköltséget, az általános költségeket és a technológiai költségeket.
3. Elektronikus számlák százalékos aránya: Az elektronikus és a papíralapú számlák arányának nyomon követése jelezheti a digitális integráció szintjét az AP folyamatában. Az elektronikus számlák magasabb százaléka általában nagyobb hatékonysággal és alacsonyabb feldolgozási költségekkel korrelál.
4. Kötelezettségek forgalmi aránya: Ez az arány azt méri, hogy egy vállalkozás milyen gyakran fizeti ki beszállítóit egy adott időszakban. A magasabb forgalmi arány jó beszállítói kapcsolatokat jelezhet, de egyensúlyba kell hozni a pénzforgalmi szempontokkal is.
5. Kivételi arány: A kivételarány nyomon követi azon számlák százalékos arányát, amelyek eltérnek a normál feldolgozástól – például olyan számlák esetében, amelyek további jóváhagyást igényelnek, vagy amelyek eltéréseket mutatnak. Az alacsonyabb kivételarány egy egyszerűbb hozzáférési eljárást sugall.

Ezeknek a mutatóknak a nyomon követése értékes betekintést nyújt az AP-folyamatok hatékonyságába és eredményességébe, és irányítja a fejlesztéseket és a stratégiai döntéseket.

Folyamatok, amelyeket figyelembe kell venni vállalkozása méretezésekor

While trying to scale a business efficiently, it’s essential that areas within the AP process that can significantly influence overall efficiency are well taken care of. Below are some key components and best practices to keep in mind:

1. AP funkciók központosítása: A vállalkozások méretezésével az AP-funkciók központosítása nagyobb ellenőrzést, szabványosítást és hatékonyságot eredményezhet. Ez magában foglalja a számlakezelés, -feldolgozás, -jóváhagyás és -kifizetések központosított rendszerét.
2. Erős beszállítói kapcsolatok kialakítása: A beszállítókkal való erős kapcsolatok kialakítása és a beszállítói feltételek rendszeres felülvizsgálata kedvezőbb feltételekhez vezethet, például kedvezményekhez vagy jobb fizetési feltételekhez, amelyek létfontosságúak egy bővülő vállalkozás számára. A beszállítóknak időben vagy határidő előtt történő fizetés növeli a kedvezmények és a kedvező feltételek lehetőségét, amelyek a növekedési szakaszban nagynak bizonyulhatnak.
3. AP integrálása más üzleti rendszerekkel: Az AP automatizálásának integrálása más üzleti rendszerekkel, például az ERP-vel vagy a CRM-mel, biztosítja az adatok konzisztenciáját, és holisztikus képet ad a vállalkozás pénzügyi helyzetéről.
4. Advanced Analytics megvalósítása: Az elemzések felhasználása a költési szokások, a beszállítói teljesítmény és a költségmegtakarítás lehetséges területeibe való betekintés érdekében, megváltoztathatja a döntéshozatalt, a stratégiai tervezést és a vállalat pénzügyi helyzetét.
5. Rendszeres ellenőrzés és optimalizálás: Az AP-folyamatok folyamatos felülvizsgálata és optimalizálása biztosítja, hogy azok hatékonyak maradjanak, és igazodjanak a vállalkozás változó igényeihez.

Mit kell keresni egy AP automatizálási szoftverben a vállalkozás méretezéséhez

A globális hozzáférési megoldások piacának értéke 2.6-ben 2021 milliárd USD volt, és 6.7-re várhatóan eléri a 2032 ​​milliárd USD-t 10 százalékos CAGR mellett. Noha sok AP automatizálási megoldás árasztja el a piacot, egy vállalkozásnak saját igényei, céljai és meglévő rendszerei alapján kell választania egyet. Az alábbiakban felsorolunk néhány alapvető funkciót, amelyekről úgy gondoljuk, hogy minden választott szoftverben natívnak kell lenniük.

1. skálázhatóság: A szoftvernek képesnek kell lennie a megnövekedett tranzakciók kezelésére a teljesítmény csökkenése nélkül, ami elengedhetetlen a növekvő vállalkozások számára.
2. Integrációs képességek: Keressen olyan szoftvert, amely könnyen integrálható meglévő számviteli rendszereivel és egyéb üzleti szoftvereivel a zökkenőmentes adatáramlás biztosítása érdekében.
3. Felhasználóbarát felület: A felhasználóbarát felület kulcsfontosságú annak biztosításához, hogy csapata hatékonyan tudja használni a szoftvert, csökkentve a képzési időt és a költségeket.
4. Robusztus adatbiztonság: Tekintettel a pénzügyi adatok érzékeny természetére, a szoftvernek erős biztonsági protokollokkal kell rendelkeznie az adatszivárgás elleni védelem érdekében.
5. Testreszabható munkafolyamatok: A szoftverben a munkafolyamatok és a jóváhagyási hierarchiák testreszabásának képessége elengedhetetlen a rugalmassághoz, ahogyan vállalkozása, mérete és folyamatai fejlődnek.
6. Valós idejű elemzés és jelentéskészítés: A beépített analitikai és jelentéskészítő eszközökkel rendelkező szoftverek értékes betekintést nyújtanak a stratégiai döntéshozatalhoz.
7. Megfelelőség menedzsment: Győződjön meg arról, hogy a szoftver megfelel a vonatkozó pénzügyi és adatvédelmi előírásoknak, ami kulcsfontosságú, mivel vállalkozása növekszik, és esetleg új piacokra terjeszkedik.

Következtetés

Az AP automatizálási piacának növekedése számos tényezőnek tudható be, többek között a vállalatokon belüli pénzügyi rendszerek láthatóságát és hatékonyságát növelő megoldások iránti növekvő kereslet, valamint a tranzakciós idők és költségek csökkentése iránti igény.

Az AP automatizálása azonban sokkal több, mint a számlák és a kimenő költségek hatékony feldolgozásának eszköze. Stratégiai eszköz a méretezésre törekvő vállalkozások számára, és az AP-folyamatok hatékonyságának, pontosságának és cash flow-kezelésének növelésével az AP automatizálása fenntartható növekedést, beszállítói kapcsolatok megerősítését és sikeres megjelenést eredményez.

• SEO által támogatott tartalom és PR terjesztés. Erősödjön még ma.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Erősítse meg magát. Hozzáférés itt.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Felerősített tudás. Hozzáférés itt.
• PlatoESG. Carbon, CleanTech, Energia, Környezet, Nap, Hulladékgazdálkodás. Hozzáférés itt.
• PlatoHealth. Biotechnológiai és klinikai vizsgálatok intelligencia. Hozzáférés itt.
• Forrás: https://nanonets.com/blog/ap-automation-to-scale-your-business/