A legjobb e-mail elemző 2022-ben

Az üzleti e-mail postaládája sokkal több, mint csupán olvasatlan e-mailek és mellékletek – ez egy adatkincs. Adatok, amelyeket manuálisan kell kivonni és elküldeni egy adott üzleti szoftverbe.

A vállalkozások nap mint nap rengeteg e-mailt kapnak számlákkal, nyugtákkal, árajánlatokkal, leadekkel, elérhetőségi adatokkal, rendelési visszaigazolásokkal, szállítási frissítésekkel és még sok mással.

Ezután következik az e-mailek átvizsgálása, hogy kiválassza a fontosakat. És manuálisan kinyerhet bizonyos adatokat, amelyeket hozzáadhat a Google Táblázatokhoz, CRM-ekhez, ERP-khez, könyvelési szoftverekhez vagy más üzleti alkalmazásokhoz.

Képzelje el, hogy ezt manuálisan teszi meg több száz vagy több ezer e-mail esetén – és az ebből eredő szűk keresztmetszetek miatt! Ez a folyamat egyszerűen nem méretezhető – különösen a nagyvállalatok esetében. Ez az oka annak, hogy sok vállalkozás az e-mail-elemző megoldások felé fordul.

Az e-mail elemző egy olyan szoftver, amely képes osztályozni a bejövő e-maileket és a mellékleteket, kivonni belőlük meghatározott adatokat, és exportálni más üzleti alkalmazásokba.

Ebben a cikkben áttekintjük a legjobb e-mail-elemző szoftvereket, és azt, hogyan optimalizálhatják az e-mail adatbeviteli munkafolyamatokat.

A legjobb e-mail-elemző szoftver 2022-ben

• Nanonetek – automatizálja a fejlett e-mail-elemzési munkafolyamatokat
• Zapier e-mail elemző – az e-mail adatok Zapier-en keresztüli integrációjához
• Parsius – sablon alapú e-mail elemzéshez
• Mailparser – szabály alapú e-mail elemzéshez
• EmailParser – önálló szabályalapú e-mail-elemzéshez Windows rendszeren
• Parseur – sablon alapú e-mail elemzéshez
• Sigparser – aláírások kinyerésére e-mailekből

Miért kell az e-maileket elemezni?

Az e-mail adatok kinyerése meglehetősen nehéz megoldani. Az e-mail adatok strukturálatlanok – nincs sémájuk. Az e-mailek többféle formátumban érkeznek, és nincs szabványosított ábrázolás.

Az e-mailek osztályozása, az e-mail adatok felismerése és csak a releváns információk kinyerése automatizálást, szabályokat és kognitív adatrögzítést igényel. Ezt teszik az e-mail elemzők.

Miért érdemes fontolóra vennie az e-mailek elemzését vállalkozása számára? Íme néhány előnye az e-mail-elemzés alkalmazásának:

1. Az e-mailek szoftverrel történő elemzése gyorsabb és pontosabb, mint a manuális alternatíva.
2. Az e-mail elemzők automatizálhatók, hogy létfontosságú adatokat nyerjenek ki a bejövő e-mailekből – manuális beavatkozás nélkül.
3. Az adatok kinyerhetők az e-mail fejlécéből, törzséből, aláírásából és mellékleteiből (PDF, kép vagy egyéb fájlok) – mindezt anélkül, hogy meg kellene nyitnia az e-mailt!
4. A bejövő e-mail adatok osztályozhatók és elküldhetők a megfelelő üzleti alkalmazásoknak (CRM-ek, ERP-k stb.) – felejtse el a kézi másolás beillesztését.

Hogyan válasszuk ki az ideális e-mail elemzőt?

Ebben a bejegyzésben csak a piac hét legjobb e-mail-elemző szoftverét tekintjük át.

Lehet, hogy még több is van kint. De melyik a legjobb számodra?

Íme néhány tipp, amelyet szem előtt kell tartania, amikor kiválasztja a vállalkozása számára legideálisabb e-mail-elemző szoftvert:

Használási eset

A szükséges e-mail elemző nagyrészt attól függ, hogy milyen adatokat kíván elemezni a bejövő e-mailekből.

Csak az e-mail törzsekből vagy metaadatokból, például fejlécekből és időbélyegekből kell adatokat elemeznie? Mellékletekből, PDF-ekből vagy képekből is kell adatokat kinyernie?

Sablon vs szabályalapú vs kognitív e-mail elemzés

Ha e-mail elemzőt keres, akkor többnyire csak néhány konkrét adatot vagy mezőt kell kivonnia az e-mailekből?

Ugyanabban a formátumban kap e-maileket, és az adatok pontosan ugyanabban a pozícióban vannak az összes e-mailben? Szeretne szabályokat beállítani az egyes e-mailekben lévő adatok meghatározásához/meghatározásához? Vagy szüksége van egy e-mail elemzőre, amely automatikusan kiválasztja az összes releváns adatot?

Adatintegrációk

Az e-mail-adatokat többnyire úgy elemzik, hogy elküldhessék egy adott üzleti alkalmazásnak további feldolgozás céljából.

Az e-mail elemző zökkenőmentesen integrálható a Google Táblázatokkal, CRM-mel, ERP-vel, könyvelőszoftverekkel, adatbázisokkal vagy akár a Slackkal? Ellenőriznie kell, hogy az e-mail elemző képes-e javítani a jelenlegi folyamatokon a meglévő munkafolyamatok megváltoztatása nélkül.

Adatátalakítás

Az e-mailekből elemzett adatok feldolgozhatók, átalakíthatók vagy más formátumba módosíthatók? Előfordulhat, hogy az üzleti alkalmazások csak meghatározott fájlformátumokban vagy -struktúrákban importált adatokat dolgoznak fel.

A legjobb e-mail-elemző szoftver 2022-ben

Nézzünk meg néhány legnépszerűbb e-mail-elemző szoftvert:

Nanonetek

A Nanonets egy mesterséges intelligencia alapú automatizált elemző, amely képes információkat kinyerni e-mailekből, metaadatokból, mellékletekből és egyebekből.

A listában szereplő többi elemzőtől eltérően ez sem nem szabályalapú, sem nem sablon alapú. Miután megtanított néhány minta e-mailre, kihasználja az AI és a gépi tanulási képességeket a különböző adatok és formátumú e-mailek elemzéséhez. A mesterséges intelligencia folyamatosan javul, ahogy egyre változatosabbá válik!

Előnyök:

• fejlett e-mail-elemző wokfolyamok
• nagy elemzési pontosság
• könnyen méretezhető
• utófeldolgozási és adatátalakítási képességek
• automatikusan elemzi az adatokat bármilyen típusú csatolt dokumentumból
• bármilyen forrásból származó adatokat képes elemezni: e-mailek, webhelyek, dokumentumok stb.

Hátrányok:

• nem tudja kezelni a hirtelen nagy hangerő-ugrásokat
• A táblázat rögzítési felülete jobb lehet

Zapier e-mail elemző

A Zapier e-mail elemző tökéletes alapvető elemző a kezdéshez – különösen, ha már használja a Zaps-t a munkafolyamatban.

Ez egy ingyenes sablon alapú levélelemző, amely automatikusan rögzíti a szöveget a bejövő e-mailekből. A kívánt e-mail-adatok kiemeléséhez egy point-and-click felület használatával sablont hozhat létre.

Előnyök:

• könnyen konfigurálható és használható
• korlátlan számú postafiók
• gyakorlatilag bármilyen alkalmazással integrálható a Zapieren keresztül

Hátrányok:

• csak egyszerű e-maileket tud elemezni
• nem tudja kezelni az ismeretlen vagy változó sablonokat tartalmazó e-maileket
• nem tudja elemezni az e-mailekből származó metaadatokat vagy táblázatos adatokat
• nem tudja elemezni a mellékleteket vagy az ismétlődő elemeket
• hiányoznak a fejlett elemzési funkciók

Parsius

A Parsio egy sablon alapú e-mail elemző, amely megköveteli a felhasználóktól, hogy sablonokat vagy érdeklődési köröket határozzanak meg egy egyszerű kiemelési funkció segítségével. Az alkalmazások széles skálájával integrálható.

Előnyök:

• képes elemezni a metaadatokból és a csatolt fájlokból származó adatokat (sablon alapú)
• táblázatos adatelemzés (sablon alapú)
• korlátlan számú postafiók

Hátrányok:

• nem tudja kezelni az ismeretlen vagy változó sablonokat tartalmazó e-maileket, mellékleteket vagy metaadatokat

Mailparser

A Mailparser egy népszerű és hatékony szabályalapú e-mail-elemző eszköz. Bár sokoldalúbb, mint sablonalapú társai, az e-mail-elemzési szabályok beállítása bonyolult lehet – különösen bonyolult e-mail-elrendezések esetén.

Előnyök:

• képes kezelni a bonyolult e-mail-elrendezéseket
• képes elemezni a metaadatokból és a csatolt fájlokból származó adatokat (szabály alapú)
• táblázatos adatelemzés (szabály alapú)

Hátrányok:

• mellékletekből adatkinyerés bizonyos korlátozásokkal
• kelt UI/UX
• elsöprő lehet az első felhasználók számára
• bonyolult e-mail struktúrákhoz nehéz beállítani

EmailParser

Az EmailParser egy szabályalapú e-mail-elemző szoftver, amely sor-oszlop szövegrögzítésen, reguláris kifejezéseken és parancsfájl-szabályokon működik.

Windows-alkalmazásként és webalkalmazásként is működik, és lehetővé teszi az e-mail információk integrálását helyi fájlokkal vagy belső eszközökkel.

Előnyök:

• csatlakozhat e-mail szerverekhez (IMAP/POP3)
• támogatja a helyi fájlokat
• sokféle fájlmelléklet elemzésére képes

Hátrányok:

• webalkalmazás nem olyan fejlett, mint a Windows alkalmazás
• elsöprő lehet az első felhasználók számára
• bonyolult e-mail struktúrákhoz nehéz beállítani

Parseur

A Parseur egy nagyszerű sablon alapú levélelemző, amelynek használata meglehetősen intuitív. Fejlett utófeldolgozási lehetőségeket és egy webkaparóként szolgáló Chrome-bővítményt is kínál.

Előnyök:

• könnyen használható szép felhasználói felülettel
• sokféle csatolt fájlformátumot képes lekaparni
• sablonok könyvtára a gyakori e-mail-típusok kezelésére
• támogatja a szövegszerkesztő fájlformátumok széles tömbjének elemzését

Hátrányok:

• drágább, mint más alternatívák

SigParser

A SigParser egy e-mail elemző, amely kizárólag az e-mailekben és e-mail-aláírásokban szereplő kapcsolattartási adatokra összpontosít.

Még az összes jelenlegi e-mailt is át tudja tekinteni, és összevonja a kapcsolattartási adatok listáját – amelyet aztán elküldhet a CRM-nek.

Előnyök:

• az e-mail aláírások elemzésére szakosodott

Hátrányok:

• nem teljes értékű e-mail elemző
• nem tudja elemezni a mellékleteket

Elvesz

Noha a piacon számos e-mail elemző áll rendelkezésre, a vállalat választása a konkrét igényeitől függ.

A megfelelő e-mail elemző segítségével óriási időt takaríthat meg az e-mailekből létfontosságú információk kinyerése során, és végül segíthet a vállalat összes tevékenységének teljes automatizálásában.