Számlaegyeztetés

Az AP-folyamatok egyik jelentős tevékenysége a számlaegyeztetés. A hagyományos megközelítések ebben a kulcsfontosságú feladatban időbe, erőfeszítésbe és emberi erőforrásba kerülhetnek a vállalkozás számára. Az innovatív technológiák és automatizált eszközkészletek használatával optimalizálható a számlák egyeztetése, hogy extra tőkeáttételt és értéket biztosítson a vállalkozás számára.

Ez a cikk részletes betekintést nyújt a számlaegyeztetésbe, a különböző típusokba, az érintésmentesség szükségességébe számlafeldolgozás or számlakezelés, és annak változatos előnyei.

Mi az a számlaegyeztetés?

A számlaegyeztetés egy számlafizetési folyamat amely ellenőrzi és összehasonlítja az információkat beszerzési rendelés (PO) a szállítói számlával és a termék nyugtával.

Amikor egy szervezet egy szállító áruit vagy szolgáltatásait szeretné igénybe venni, részletes követelményeket tartalmazó beszerzési rendelést ad fel. Az igényelt áruk vagy szolgáltatások kiszállításakor a vásárló szervezet termékbizonylatot állít ki. Ezután az eladó felállítja a számlát fizetési elszámolás céljából. Ekkor történik a számlaegyeztetés.

A számlák egyeztetése biztosítja, hogy ne legyenek hibák vagy következetlenségek a PO és a számla között. Elősegíti a szállítói díjak gyorsabb rendezését és megelőzi a kockázatot eladói csalás és hamis számlák fizetése.

Mi az eltérés?

Számlakivételnek nevezett eltérés akkor fordul elő, ha eltérés mutatkozik a számla adatai és az érvényesítő dokumentumok, például a megrendelés vagy az áru/termék átvétele között.

Az eltérés kétféle lehet – mennyiség és ár

• Mennyiségi eltérés: a megrendelésen szereplő tételek összege vagy száma és a kiszámlázott számla közötti eltérésre utal
• Ár eltérés: a megrendelésben szereplő költség és a számlán szereplő érték közötti eltérésre utal.

Az eltérések azonosítása és egyeztetése ijesztő feladat lehet az AP osztály számára. Az eltéréseket fel kell mérni, hogy a tűréshatáron belülre esnek-e számlafeldolgozás vagy visszaküldi a számlát a szállítónak javításra.

A tűrésszint kisebb eltérésekre utal, amelyek százalékban vagy összegben fordulhatnak elő a számlán. A tűréshatárt meghaladó számlák „tartásba” kerülnek, és javításra elküldik a szállítónak.

---

Automatizálni szeretné manuális AP-folyamatait? Foglaljon le egy 30 perces élő bemutatót, hogy megtudja, hogyan segíthet a Nanonets csapatának a végpontok közötti megvalósításban AP automatizálás.

Tervezzen be egy demót

[Beágyazott tartalmat]

---

Számlaegyeztetés szükséges

Nézzük meg, miért olyan fontos egy vállalkozás számára a számlák ellenőrzése vagy egyeztetése.

A számlaegyeztetés biztosítja, hogy a szállítói számlák a kifizetések kiadása előtt ellenőrizhetők legyenek az igazoló dokumentumokkal. Ez segít a vállalkozásoknak:

• Győződjön meg arról, hogy a fizetés csak az eladótól kapott érvényes árukért vagy szolgáltatásokért történik
• Fenntartja a gyorsabb és pontos fizetési kiadásokat
• Elősegíti a jobb átláthatóságot a hibák és a kettős kifizetések kiküszöbölésével
• Nyomon követheti több szállító fizetéseinek nyilvántartását
• Készüljön fel jobban a vállalati auditokra

A különböző vállalkozások a számlák egyeztetésének különböző módjait követhetik, amint azt a következő szakaszban részletezzük.

A számlaegyeztetés módjai

A szervezetek számlaegyeztetési folyamata általában a következő módokon történik: kétirányú egyeztetés, háromirányú egyeztetés és végül négyirányú egyeztetés.

A számlákat más kapcsolódóan érvényesítjük dokumentum munkafolyamatok amely magában foglalhatja megrendelések, áruátvétel és ellenőrzési lapok. Ezek az egyeztetési módok ellenőrzik a számlák eltéréseit és a tűrésszinteket is, amelyeket meg kell oldani, mielőtt a számla kifizetésre kerülne.

2 utas egyeztetés

A kétirányú egyeztetés a számlák ellenőrzésének egyszerű és gyakori módja. Ez magában foglalja a számlák és a beszerzési rendelések egyeztetését, valamint a tűrések ellenőrzését. Ha a számla megfelel az előírt feltételeknek, akkor fizetési ütemezésre kerül.

3 utas egyeztetés

3 irányú egyeztetés a számlaegyeztetés legnépszerűbb módja. Ez egy három lépésből álló folyamatot foglal magában. A számla pontosságát a vásárlási rendelésen és az áru átvételekor is ellenőrizzük. Ha a tűréshatárok rendben vannak, a számla készen áll a fizetésre.

4 utas egyeztetés

A 2- és 3-utas egyeztetésnél összetettebb, a 4-utas egyeztetés az érvényesítés egy másik lépését foglalja magában. Szükséges a számlák egyeztetése a beszerzési rendelésekkel, áruátvételekkel és ellenőrzési bizonylatokkal is.

Az áru kiszállításakor az átvevő részleg ellenőrzi a mennyiséget, és ellenőrző bizonylatot állít ki, amely elismeri, hogy az átvett mennyiség pontos. Ezért csak az a számla tekinthető alkalmasnak a fizetésre, amely megfelel a megrendelésnek, az áruátvételnek, a tűréseknek és az ellenőrző szelvénynek.

A számlaegyeztetés ezen módjai biztosítják, hogy a cégek csak a megrendelt és átvett árukért/szolgáltatásokért fizessenek. Ezenkívül védelmet nyújt a hamis számlák és a fizetési hibák ellen, lehetővé téve a vállalkozások számára, hogy jobban kézben tartsák harmadik felekkel folytatott kapcsolataikat.

---

Érintésmentes hozzáférési pont munkafolyamatok beállítása és egyszerűsítse a szállítói kötelezettségek folyamatát másodpercek alatt. Foglaljon most egy 30 perces élő bemutatót.

Tervezzen be egy demót

---

Számlák egyeztetése szerződésekkel

A számlaegyeztetési módokon kívül bizonyos vásárlások szerződésegyeztetési eljárással is lebonyolíthatók. Ezt a fajta számlát a nem PO számlázásnak is nevezik, és a ciklusban előforduló ismétlődő vagy közüzemi kifizetésekhez használják.

A szerződésegyeztetés során a számlát összehasonlítják és ellenőrzik egy meglévő szerződéssel. Ilyen szerződéses vásárlások lehetnek például a havi közüzemi számlák (villany, víz stb.), az épület bérleti és karbantartási díjai, hirdetési költségek, jogi vagy tanácsadási szolgáltatások stb.

Ez a fajta egyeztetés belső számla-jóváhagyási folyamat hatálya alá tartozik. Ha a szerződés egyezik és jóváhagyásra kerül, akkor a nem PO számlát ütemezzük a kifizetésre.

Kiküszöböli a számlák beszerzési rendelésekkel és egyéb igazoló dokumentumokkal való egyeztetését. Ezenkívül megkönnyíti az ismétlődő jellegű kifizetések korai elszámolását, így időt, erőfeszítést és költséget takarít meg.

Mi az az automatikus számlaegyeztetés?

Az automatizált számlaegyeztetés a vállalat számlaegyeztetési folyamatának digitalizálását jelenti fejlett eszközök és technológia segítségével; A számlák feldolgozása automatikusan, emberi beavatkozás nélkül történik.

Az automatizált számlaegyeztetési technológia megváltoztathatja az AP részlegek működését. A beérkezett számlákat beszkenneljük, digitális formára konvertáljuk, algoritmusok segítségével egyeztetjük, és ellenőrzik a tűrésbeállításokat, és jóváhagyás esetén feldolgozzuk a kifizetéshez – mindezt emberi függőség nélkül.

A számlák érvényesítése vagy egyeztetése, valamint automatizálással történő feldolgozása számos előnnyel járhat. A mesterséges intelligencia által vezérelt automatizálási technológiák, például az OCR és az RPA hatékonyabbá és hibamentessé tehetik az érintés nélküli számlafeldolgozást.

---

Foglalja le ezt a 30 perces élő bemutatót, hogy ez legyen az utolsó alkalom, amikor kézzel kell beírnia a számlákból vagy nyugtákból származó adatokat az ERP szoftverbe.

Tervezzen be egy demót

---

AI használata az automatikus számlaegyeztetésben

A folyamatok kezeléséhez gépi intelligencia használata egyszerűvé és könnyűvé teheti az összetett, fárasztó munkát. A mesterséges intelligencia által vezérelt technológiák, mint például az OCR és az RPA, hatékony eszközök lehetnek az AP-folyamatok automatizálására és az üzleti hatékonyság javítására.

Optikai karakterfelismerő

Az OCR egy olyan technológia, amely információt olvas és kinyer a digitális dokumentumokból szerkesztés céljából. Hasznos a nagy mennyiségű adattal foglalkozó iparágak számára, a mesterséges intelligenciát használó OCR képességek áldás AP automatizálás.

Az OCR hatékonyan tud működni adatrögzítés, kinyerés releváns adatok kihúzásával. Ezután automatikusan átirányítja a számlát a megrendeléshez. Ezt követően a számlaegyeztetési folyamat 2-, 3- vagy 4-utas egyeztetéssel fejezhető be. Mindez csökkenti a kézi feladatok elvégzését, az időt és a költségeket, így jobb folyamathatékonyságot biztosít.

De míg az OCR óriási mértékben hozzájárulhat az AP-folyamatok automatizálásához, az OCR önmagában nem biztos, hogy elegendő az automatizálási folyamat befejezéséhez. Egy másik hatékony technológia használata az OCR-rel együtt előnyösebbnek bizonyulhat a teljes folyamatautomatizálás eléréséhez.

Robotikus folyamat automatizálás

A robot folyamatautomatizálás egy népszerű és hasznos szoftvertechnológia, amely virtuális asszisztensként működhet az OCR-rel együtt a digitális folyamatok automatizálásában. A szoftver lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy olyan „botokat” hozzanak létre, amelyek utánozzák az emberi tevékenységet.

Ezeket a megbízható robotokat számos iparágban használják a hét minden napján, 24 órában, nagy sebességgel és precíz működésre. A rendszeralkalmazásokkal való interakció révén ezek a robotok automatikusan képesek végrehajtani kognitív adatrögzítés, kinyerheti és elemzi az adatokat, ahogyan az emberek teszik. Emellett képesek kommunikálni és a kinyert adatokat a megfelelő folyamatokhoz irányítani, hogy pillanatok alatt pontos cselekvést indítsanak el.

Az OCR-rel rendelkező RPA gyorsasággal, pontossággal és lerövidített időkerettel segíti az AP számlaegyeztetési folyamatot a számla beérkezésétől kezdve. Feltölt, beolvas, végrehajt információ kinyerése, kezdeményezi a 2, 3 vagy 4 irányú egyeztetést, ellenőrzi a beállított tűréseket, és megjelöli a számlákat javításra vagy fizetési feldolgozásra.

Az automatizált számlaegyeztetés előnyei

A számlaegyeztetés automatizálása megkönnyíti a fizetési számlák feldolgozását. Az emberi beavatkozás szükségességének megszűnésével a papírmunka és a kézi validálás bonyodalma is kizárt.

Az érintés nélküli számlafeldolgozás néhány figyelemre méltó előnye:

• Időspórolás – A kézi számlaegyeztetés fárasztó és időigényes. A számla részleteinek egyedi ellenőrzése és a 2,3-, 4- vagy XNUMX-utas folyamatokkal történő érvényesítés jelentős időt vesz igénybe. Így lehetővé teszi a vállalat alkalmazottai számára, hogy értékes idejüket más kulcsfontosságú feladatokra fordítsák, és javítsák az általános termelékenységet.
• Pontosság – Az AP folyamat automatizálása csökkenti a hibák előfordulását és biztosítja a zökkenőmentes munkafolyamatot a folyamatok között. Az eltérések vagy eltérések könnyen észlelhetők, és csak akkor ütemezhető be a kifizetés, ha a számlát minden szinten kiegyenlítették.
• Védelem a duplikált és hamis számlák ellen – A számlaegyeztetés automatizálása következetes érvényesítést tesz szükségessé a számlák és az igazoló dokumentumok között. A kivételeket is észleli és megjelöli kézi ellenőrzés céljából. Ez védelmet biztosít a csaló vagy ismétlődő számlák ellen, és jobb üzleti ellenőrzést biztosít.
• Elősegíti az eladói kapcsolatokat – A számlafeldolgozás automatizálásával gyorsan össze lehet egyeztetni a számlákat a beszerzési rendelésekkel, és felgyorsítja a fizetést a szállítóknak, hogy elégedettek maradjanak. A vállalkozás viszont jobb szerződéses ajánlatokból és korai fizetési engedményekből is részesülhet a megnövelt jövedelmezőség érdekében.
• Hatékony költségelemzés – Az érintésmentes számlafeldolgozás az egyes sorokról nyújt információt, amely segít azonosítani a legmagasabb értéket kínálókat. Ezek a megbízható adatok segítenek a jobb költségelemzésben és a releváns szállítók kiválasztásában, hogy nagyobb értéket hozzon a vállalat számára.
• Jó az ellenőrzésekhez – Az ellenőrzéshez kötelező a számlák az egyéb igazoló dokumentumokkal. Az automatizált számlaegyeztetés biztosítja, hogy a beszerzési rendelések, árubevételek, ellenőrző bizonylatok és számlák digitálisan központosított helyen legyenek elérhetők, amelyek a folyamat felgyorsítása érdekében könnyen elérhetők az auditok során.

Következtetés

A szállítói számlák egyeztetése és feldolgozása összetett folyamat. Az AI-kompatibilis technológia a testreszabható automatizálás révén befolyást biztosíthat a vállalkozásoknak. Az automatizálás révén a vállalatok zökkenőmentes integrációra számíthatnak dokumentumkezelési munkafolyamat folyamatok, jobb átláthatóság megteremtése, jó üzleti kapcsolatok fenntartása az optimalizált üzleti hatékonyság és növekedés érdekében.

• SEO által támogatott tartalom és PR terjesztés. Erősödjön még ma.
• Platoblockchain. Web3 metaverzum intelligencia. Felerősített tudás. Hozzáférés itt.
• Forrás: https://nanonets.com/blog/invoice-matching-explained/