Képzelje el, hogy felfedezte, hogy az üzleti kiadások kezelésének egyszerű felügyelete ahhoz vezetett, hogy egy kis vagyont akaratlanul is elkerülhető költségekre költöttek.
Ez nem csak egy hipotetikus forgatókönyv; ez valóság az olyan szervezetek számára, amelyek figyelmen kívül hagyják az aprólékosan megtervezett költségpolitika stratégiai fontosságát.
Ebben a cikkben egy költségpolitikai sablont biztosítunk, amely referenciaként szolgálhat vállalkozása saját költségpolitikájának kialakításához.
A keretrendszer célja az alkalmazottak felhatalmazása és a szervezet pénzügyi egészségének védelme.
Végigutazzuk a költségpolitika lényegét, bemutatunk egy sokoldalú sablont, és útmutatást adunk gyakorlati alkalmazásához és automatizálásához.
Összefoglaló: A költségpolitika
A költségpolitika olyan szabályok összessége, amelyek diktálják az alkalmazottakat
- hogyan költhetik a cég pénzét kiadásokra.
- hogyan tudják megtéríteni a költségeket.
- mi történik az előírások be nem tartása esetén.
A költségpolitika fő célja kettős.
Először is, ez a politika döntő szerepet játszik a vállalat pénzügyeinek kezelésében, és annak biztosításában, hogy az alkalmazottak tudják, mire számítanak, amikor a szervezet nevében költségeket viselnek.
Másodszor, segít a vállalatnak a pénzügyi törvények és szabályozások betartásában, elkerülve a jogi problémákat és a bírságokat. Ez a kettős cél a költségpolitikát létfontosságú eszközzé teszi mind az alkalmazottak, mind a vállalat pénzügyi egészsége szempontjából.
Az egyértelmű költségpolitika megvalósítása számos kulcsfontosságú előnnyel jár:
- Megakadályozza a csalást: A költekezésre vonatkozó szigorú irányelvek felállításával csökkenti a tisztességtelen követelések esélyét.
- Biztosítja a méltányosságot: Mindenki tudja, hogy mit szabad és mit nem, így a költségigénylés egyszerűbbé és igazságosabbá válik.
- Költségvetés szabályozása: Segít kordában tartani a kiadásokat, biztosítva, hogy a kiadások összhangban legyenek a vállalat költségvetési korlátaival.
Költségpolitikai sablon
A hatékony költségpolitikai dokumentum létrehozása elengedhetetlen a pénzügyi ellenőrzés fenntartásához, a megfelelőség biztosításához és az egyértelműség biztosításához az alkalmazottak számára.
Itt található a költségpolitikai sablondokumentum, amely eligazítja a saját költségpolitikájának kialakítását:
Szó formátum:
A sablon másolatát Google-dokumentumként is elmentheti:
Költségpolitikai sablon (előnézet)
[Cégnév] Költségpolitikai dokumentum
[Cégnév]
[Dátum]
Verziószám
Ez a dokumentum változhat, és időszakonként frissíthető, hogy tükrözze a [Cégnév] és alkalmazottai változó igényeit.
Ez a Költségpolitikai dokumentum célja, hogy útmutatást adjon a [Vállalat neve] alkalmazottainak a munkával kapcsolatos költségek felmerülésével és jelentésével kapcsolatos tájékozott és felelős döntések meghozatalában. Célunk, hogy minden ráfordítás szükséges, ésszerű legyen, és összhangban legyen vállalatunk céljaival és értékeivel. Ennek az irányelvnek a betartásával elősegítjük az átláthatóságot, az elszámoltathatóságot és a hatékonyságot pénzügyi gyakorlatunkban.
Költségek
A kiadások pontos és következetes kezelésének megkönnyítése érdekében kulcsfontosságú, hogy egyértelműen meghatározzuk, mi minősül visszatérítendő kiadásnak a [Cégnév]-en belül. Az alábbiakban felsoroljuk a visszatérítendőnek minősülő költségek kategóriáit, valamint az egyes kategóriákra vonatkozó példákat a félreértések elkerülése érdekében:
- Utazás: Üzleti utazással kapcsolatos költségek, beleértve a repülőjegyet, a földi szállítást és a szállást. Például egy retúr repülőjegy egy üzleti konferenciára vagy egy vonatjegy egy ügyféltalálkozóra.
- Szállás: Az üzleti utazás során felmerülő költségek a szállodában való tartózkodás vagy egyéb szálláslehetőség miatt. Példa lehet egy két éjszakás tartózkodás egy szállodában egy üzleti szemináriumra.
- Ellátás: Ésszerű étkezési költségek üzleti utazások vagy ügyféltalálkozók során. Ez magában foglalja a reggelit, az ebédet és a vacsorát, például egy vacsoratalálkozó egy potenciális ügyféllel.
- Client Entertainment: Az ügyfelek szórakoztatásával kapcsolatos költségek, például étkezési költségek vagy rendezvényjegyek, feltéve, hogy közvetlenül kapcsolódnak az üzletfejlesztéshez vagy -megtartáshoz. Példa erre, ha vendégül látunk egy sporteseményen, hogy megvitassuk a jövőbeli üzleti lehetőségeket.
- Irodaszerek: Az iroda napi működéséhez szükséges cikkek költségei, beleértve az írószereket, a nyomdai anyagokat és a kis irodai berendezéseket. Például tollak, papírok és tintapatronok vásárlása irodai használatra.
- Technológia: A munka termelékenységét támogató technológiával kapcsolatos költségek, beleértve a szoftver-előfizetéseket és a vészhelyzeti hardvervásárlást. Példa lehet egy projektmenedzsment eszközre való előfizetés vagy egy új billentyűzet vásárlása váratlan meghibásodás miatt.
Nem költségek
Ugyanilyen fontos azoknak a kiadásoknak a meghatározása, amelyeket a [Cégnév] nem térít meg. Ezek közé tartozik, de nem kizárólagosan:
- Vállalkozási tevékenységhez nem kapcsolódó személyes kiadások.
- Pénzbírságok vagy szankciók, például közlekedési szabálysértések vagy késedelmi díjak.
- Előzetes jóváhagyás nélkül meghatározott kategóriákra előre meghatározott határértékeket meghaladó költségek.
Kiadási korlátok
A visszatérítendő kiadások minden kategóriájára egyértelmű kiadási korlátokat határoztunk meg. Ezek a korlátok arra szolgálnak, hogy irányítsák az alkalmazottakat olyan megfontolt kiadási döntések meghozatalában, amelyek összhangban vannak a vállalat költségvetési megfontolásaival és pénzügyi céljaival. Ezen túlmenően részleg-specifikus mentességek is szerepelnek a vállalaton belüli különböző területek egyedi igényeinek és kiadási szokásainak kielégítése érdekében.
Általános kiadási korlátok
Az alábbi táblázat felvázolja az egyes kiadási kategóriákra vonatkozó maximális kiadási korlátokat, amelyek célja annak biztosítása, hogy minden kiadás szükséges és ésszerű legyen:
Költségkategória | Maximum Limit | Megjegyzések |
---|---|---|
Utazás (repülőjegy) | $500 | Turista osztály belföldi járatokhoz |
Utazás (szállás) | 150 dollár éjszakánként | Standard szobaár |
Ellátás | 25 USD étkezésenként | Nem tartalmazza az alkoholtartalmú italokat |
Client Entertainment | $100 | Személyenként, a kivételekhez előzetes jóváhagyás szükséges |
Irodaszerek | 50 USD rendelésenként | Csak a nélkülözhetetlen cikkek |
Technológia | $300 | E határérték feletti tételekhez előzetes jóváhagyás szükséges |
Osztályspecifikus kiadási korlátok
A [Cégnév] különböző részlegeinek speciális igényeinek kielégítése érdekében osztályspecifikus kiadási korlátokat is meghatározunk az alábbiak szerint:
- Értékesítési Osztály:
- Client Entertainment: A limit személyenként 150 dollárra nőtt a potenciális nagy értékű ügyféltalálkozók lebonyolítása érdekében.
- Utazás: További rugalmasság a repülőjegyek tekintetében 700 USD-ig nemzetközi utazások esetén előzetes jóváhagyással.
- IT osztály:
- Technológia: 500 dollárra emelt limit az osztályok működéséhez nélkülözhetetlen speciális szoftverek vagy hardverek vásárlásának támogatására.
Minden olyan kiadást, amely várhatóan meghaladja ezeket a határokat, előzetes jóváhagyásra kell benyújtani a költségvetési korlátokhoz és a működési célokhoz való igazodás érdekében.
Jóváhagyási eljárások
A [Cégnév] költségkezelési folyamatának hatékonysága és elszámoltathatósága a legfontosabb. Ennek biztosítása érdekében a következő részletes eljárásokat és dokumentációs követelményeket határozzák meg, amelyek végigvezetik az alkalmazottakat a költség-jóváhagyási és költségtérítési folyamaton.
Utazás és szállás
- Utazás előtti jóváhagyás:
- Az üzleti utazást tervező alkalmazottaknak útitervet és becsült költségvetést kell benyújtaniuk jóváhagyásra a kijelölt online portálunkon keresztül.
- Ezt a benyújtást legalább két héttel a tervezett indulási dátum előtt kell megtenni, hogy elegendő idő álljon rendelkezésre a felülvizsgálatra és jóváhagyásra.
- Utazás utáni dokumentáció:
- Visszatéréskor a munkavállalóknak egy héten belül be kell nyújtaniuk az utazási és szállásköltségekkel kapcsolatos összes bizonylatot.
- Ez magában foglalja a repülőjegyeket, szállodákat és egyéb utazással kapcsolatos költségeket, amelyeket fel kell tölteni a digitális költségkezelési platformunkra.
Üzleti költségek
- Az ügyféltalálkozók, az irodaszerek beszerzése vagy bármely más, üzlettel kapcsolatos szükséglet kapcsán felmerülő költségekről az alkalmazottaknak bizonylatot és rövid leírást kell benyújtaniuk az üzleti célról.
- Ezeket a beadványokat költségjelentési eszközünkön keresztül kell benyújtani a felmerült kiadástól számított három napon belül.
Nagy kiadások
- Nagy kiadásnak minősül minden olyan egyedi kiadás, amely meghaladja a 2500 USD-t, vagy olyan kapcsolódó kiadások sorozata, amelyek együttesen meghaladják a 2500 USD-t egy hónapon belül.
- A költség felmerülése előtt részletes javaslatot kell benyújtani, amely tartalmazza az indoklást, a várható előnyöket és a teljes költséget a felsőbb szintű vezetésnek, és azt jóvá kell hagynia.
Dokumentáció és nyugták
A hatékony költségfeldolgozás elősegítése érdekében a következő dokumentumokat kell benyújtani a portálon keresztül történő visszatérítési kérelem benyújtásakor:
- Nyugták minden kiadásról, a fizetést igazoló bizonylattal.
- Az egyes kiadások üzleti céljának rövid leírása az átláthatóság és az indokoltság fokozása érdekében.
- Az utazással kapcsolatos költségek esetében a benyújtáshoz teljes útitervre és a kiadások igazolására van szükség.
Idővonalak
- Az utazással kapcsolatos költségekre vonatkozó költségelszámolást az utazást követő egy héten belül kell benyújtani.
- Az egyéb üzleti költségekre vonatkozó jelentéseket a költség felmerülésétől számított három napon belül kell benyújtani.
- A benyújtott költségek jóváhagyása vagy visszajelzése három munkanapon belül megtörténik, ezzel biztosítva a munkavállalók számára az azonnali visszatérítést és az egyértelműséget.
Digitális benyújtás és feldolgozás
A [Cégnév] digitális költségkezelési platformot [Link] használ az összes költségbenyújtáshoz és jóváhagyáshoz.
Ez a rész lépésről lépésre tartalmazza a portál hatékony elérését és használatát.
- Bejelentkezési URL: Navigáljon a [Portálhivatkozás] oldalra bármely webböngészővel. Ez a hivatkozás a vállalati intraneten is elérhető az „Alkalmazotti erőforrások” részben.
- Felhasználónév és jelszó: Az Ön bejelentkezési adatai a vállalati e-mail cím és az IT részleg által eredetileg megadott jelszó. Ha először jelentkezik be, a rendszer felszólítja a jelszó megváltoztatására.
- Két tényezős hitelesítés (2FA): A nagyobb biztonság érdekében a portál kéttényezős hitelesítést igényel. SMS-ben vagy e-mailben kap egy kódot, amelyet meg kell adnia a bejelentkezési képernyőn.
Miután bejelentkezett, a következő fő részeket találja:
- Műszerfal: Megtekintheti legutóbbi költségbejelentéseit és állapotukat (függőben, jóváhagyva vagy elutasítva).
- Új költség benyújtása: Adjon meg egy új költségigénylést, beleértve a nyugták feltöltését és a költségadatok hozzáadását.
- Jelentések: Jelentések készítése a kiválasztott időszakokra vonatkozóan benyújtott kiadásairól.
- beállítások: Frissítse személyes adatait, módosítsa jelszavát, és konfigurálja a 2FA beállításait.
Új költség benyújtása:
- Lépjen az "Új költség benyújtása" elemre: Kattintson erre az opcióra az irányítópulton.
- Költség részletei: Töltse ki a kiadási űrlapot olyan részletekkel, mint a dátum, kategória (pl. utazás, étkezés), összeg és egy rövid leírás.
- Nyugták feltöltése: A „Feltöltés” gombra kattintva csatolja a nyugták digitális másolatait. A portál elfogadja a JPG, PNG és PDF fájlokat.
- Elküldés jóváhagyásra: Ellenőrizze a bejegyzés pontosságát, majd kattintson a "Küldés" gombra. A beküldésről e-mailben visszaigazolást kap.
Az állapot és a jelentések ellenőrzéséhez
- A benyújtott kiadások állapotának ellenőrzéséhez látogasson el az „Irányítópultra”. Minden bejegyzés az aktuális állapotát mutatja.
- A kiadásairól szóló részletes jelentésekért lépjen a „Jelentések” szakaszba, és személyre szabja a jelentés feltételeit a dátumtartomány, kategória vagy állapot alapján.
Ha bármilyen problémába ütközik, vagy kérdése van a portál használatával kapcsolatban:
- GYIK és felhasználói kézikönyv: Tekintse meg a portál „Súgó” részében elérhető átfogó GYIK-et és használati útmutatót.
- Forduljon az IT Help Deskhez: Technikai támogatásért, beleértve a bejelentkezési problémákat vagy a dokumentumok feltöltésével kapcsolatos problémákat, forduljon az IT Help Deskhez az ithelp@[vállalatnév].com címen vagy a (123) 456-7892 telefonszámon.
Különleges szempontok
Azokban a helyzetekben, amikor a szabályzat betartása kihívásokat jelent, az alkalmazottakat arra ösztönzik, hogy proaktív kommunikációt folytassanak közvetlen felettesükkel vagy a pénzügyi csapattal. Ennek a megközelítésnek az a célja, hogy útmutatást keressen, vagy megvitassa a lehetséges kivételeket, biztosítva, hogy a működési igények a szakpolitikai integritás veszélyeztetése nélkül teljesüljenek.
Bevált gyakorlatok, források és partnerségek
A [Company Name] alkalmazottainak támogatása érdekében a kiadások hatékony kezelésében és a stratégiai partnerségek révén a potenciális megtakarítások kiaknázásában ez a rész értékes forrásokat, bevált gyakorlatokat és a hasznos partnerségek részleteit kínálja.
Bevált gyakorlatok és tippek
- Előfoglalás: Az utazás és a szállás mielőbbi megtervezése és lefoglalása jelentősen csökkentheti a költségeket. Célja, hogy ezeket legalább három héttel előre lefoglalja.
- Használja a preferált szállítókat: Amikor csak lehetséges, használjon előnyben részesített szállítókat utazáshoz, szálláshoz, irodaszerekhez és technológiához. Ezeket a szállítókat az érték és a szolgáltatás minősége szempontjából ellenőrizték.
- Digitális nyugták: őrizze meg az összes nyugta digitális másolatát. A legtöbb szállító e-nyugtát kínál, amelyet könnyebb kezelni és költségjelentésekkel együtt benyújtani.
- Költségjelentés időszerűsége: A gyors feldolgozás és visszatérítés érdekében azonnal nyújtson be költségjelentéseket. A késedelmes benyújtások késedelmet okozhatnak a visszatérítésben, és megnehezíthetik a költségvetés nyomon követését.
Tudástár
- Digitális költségkezelési platform: A [Cégnév] egy online platformot kínál a költségek nyomon követésére és benyújtására, amely a vállalat intraneten keresztül érhető el. A platform használatával kapcsolatos képzések negyedévente állnak rendelkezésre.
- Pénzügyi Osztály Slack Channel: A költségpolitikával kapcsolatos kérdésekkel vagy pontosításokkal az alkalmazottak a Pénzügyi Osztály Slack Channeljéhez fordulhatnak, amely munkaidőben érhető el a #expense-queries címen.
Stratégiai partnerségek
A [Company Name] partnerkapcsolatokat épített ki több külső szállítóval, hogy az alkalmazottaknak kedvezményeket és különleges feltételeket biztosítson, ezzel növelve az üzlettel kapcsolatos kiadások értékét és hatékonyságát.
- Utazási partnerség: A TravelCo-val az alkalmazottak kedvezményes árakat vehetnek igénybe repülő- és szállodafoglalásokhoz. A TravelCo platformon vagy alkalmazáson keresztül történő foglaláskor használja a vállalati kódot [TC123]. [Link]
- Technológiai kellékek: A TechSolutions speciális árat kínál számítógépes kiegészítőkre és szoftverekre a [Company Name] alkalmazottai számára. Ezt az intraneten található hivatkozáson keresztül érheti el, a vállalati fiók használatával. [Link]
- Irodaszerek kedvezmény: Az OfficeMax együttműködött velünk, hogy kedvezményeket kínáljon az irodaszerekre. A rendeléseket közvetlenül beszerzési rendszerünkön keresztül lehet leadni, a kedvezmények automatikusan érvényesülnek. [Link]
E partnerségek igénybevételéhez az alkalmazottaknak a vállalati intraneten található speciális kódokat és hivatkozásokat kell használniuk. Első alkalommal történő hozzáférés esetén, vagy ha nehézségekbe ütközik, a beszerzési csapat rendelkezésére áll, hogy segítsen, és biztosítsa, hogy az alkalmazottak teljes mértékben kihasználhassák ezeket az ajánlatokat.
Nem megfelelőségi szabályzat
A [Vállalat neve] költségpolitikájának betartásának biztosítása kulcsfontosságú a szervezeten belüli pénzügyi integritás és elszámoltathatóság megőrzéséhez. Ez a szakasz felvázolja a költségpolitika be nem tartása következményeit, valamint a meg nem felelési problémák felülvizsgálatának és vitatásának folyamatát.
A költségpolitika be nem tartása számos intézkedést vonhat maga után, a jogsértések természetétől és gyakoriságától függően:
- Első vétség: Azok az alkalmazottak, akik első alkalommal nem tartják be a költségpolitikát, írásbeli figyelmeztetést kapnak, és előfordulhat, hogy részt kell venniük a költségpolitikák betartásáról szóló képzésen.
- Ismételt vétségek: A folyamatos be nem tartás súlyosabb intézkedéseket von maga után, beleértve a nem megfelelő kiadások megtérítésének megtagadását, az osztályvezetővel folytatott formális felülvizsgálatot és a felmondásig tartó esetleges fegyelmi eljárásokat.
- Súlyos jogsértések: A csalárd vagy szándékosan megtévesztő költségigénylést azonnali fegyelmi eljárás alá vonják, amely magában foglalhatja a munkaviszony megszüntetését és a jogi eljárást.
A felülvizsgálati és vitatási folyamat az alábbiak szerint dokumentálva:
- Kezdeti felülvizsgálat: Ha egy alkalmazott költségjelentése meg van jelölve nem megfelelőség miatt, a munkavállaló értesítést kap a konkrét problémáról. A munkavállalónak lehetősége lesz további dokumentumokkal vagy magyarázatokkal szolgálni a probléma megoldása érdekében.
- Hivatalos fellebbezés: Ha a munkavállaló az első felülvizsgálatot követően meghozott döntéssel nem ért egyet, jogában áll formálisan fellebbezni a döntés ellen. A fellebbezést az eredeti határozat meghozatalától számított 10 munkanapon belül írásban kell benyújtani a Pénzügyi Osztályhoz.
- Fellebbviteli Bizottság: A fellebbezést felülvizsgáló bizottság fogja megvizsgálni a fellebbezést, amely a pénzügyi, a HR és az alkalmazotti osztály képviselőiből áll. Ez a bizottság megvizsgálja az összes benyújtott dokumentumot és érvet a végső döntés meghozatalához.
- Végső döntés: A bizottság határozata végleges, és a fellebbezés benyújtásától számított 10 munkanapon belül közli a munkavállalóval. A határozat felvázolja a megteendő lépéseket, vagy megerősíti a probléma megoldását.
A [Cégnév] meg nem felelési szabályzatának célja a költségpolitika megértésének és betartásának elősegítése, miközben tisztességes eljárást biztosít a problémák kezelésére és megoldására. Ez a megközelítés biztosítja, hogy az alkalmazottak tisztában legyenek a megfelelés fontosságával és a megállapított irányelvek be nem tartása következményeivel, ezáltal fenntartva a szervezet pénzügyi egészségi és etikai normáit.
Kapcsolatok és támogatás
Annak biztosítása érdekében, hogy a [Cégnév] minden alkalmazottja hozzáférjen a költségpolitikával kapcsolatos útmutatáshoz és támogatáshoz, ez a szakasz részletes kapcsolatfelvételi információkat tartalmaz azon egyének és osztályok számára, akik felelősek a költségekkel kapcsolatos kérdések és folyamatok felügyeletéért és segítségéért.
- Költségpolitikai kérdések és pontosítások: A költségpolitikai irányelvekkel, a megengedhető kiadásokkal vagy a visszatérítési folyamatokkal kapcsolatos kérdések esetén.
- Kapcsolattartó: Jane Doe, költségpolitikai menedzser
- E-mail: jane.doe@[cégnév].com
- Telefon: (123) 456-7890
- Képzés és megfelelés: Költségpolitikai tréningekkel, megfelelési problémákkal kapcsolatos kérdésekhez vagy költségtérítésekkel kapcsolatos aggályok bejelentéséhez.
- Kapcsolattartó: John Smith, HR Compliance Officer
- E-mail: john.smith@[cégnév].com
- Telefon: (123) 456-7891
- Digital Expense Management Platform Assistance: Technikai támogatás az online költségbenyújtási platformhoz, beleértve a bejelentkezési problémákat, a benyújtási hibákat vagy a dokumentáció feltöltését.
- Kapcsolat: IT Help Desk
- E-mail: ithelp@[cégnév].com
- Telefon: (123) 456-7892
- Szállítói partnerségek és kedvezmények: Ha segítségre van szüksége a preferált szállítói kedvezményekhez való hozzáféréshez, a vállalati számlákon keresztül történő rendeléshez vagy a jóváhagyott szállítókra vonatkozó kérdésekhez.
- Érdeklődni: Lisa Green, beszerzési szakértő
- E-mail: lisa.green@[cégnév].com
- Telefon: (123) 456-7893
- Általános érdeklődés: Bármilyen, fent nem felsorolt kérdéssel vagy segítséggel kapcsolatban az alkalmazottak az általános támogatási vonalon vagy e-mailben fordulhatnak, ahol a kérdéseket a megfelelő osztályhoz vagy személyhez irányítják.
- Általános támogatási e-mail: support@[cégnév].com
- Általános ügyfélszolgálati telefonszám: (123) 456-7894
Ez a Költségpolitikai dokumentum, amelyet a [Vállalat neve] számára készítettek, átfogó útmutatóként szolgál a munkával kapcsolatos kiadások olyan kezeléséhez, amely összhangban van szervezetünk integritásának, elszámoltathatóságának és pénzügyi felelősségének értékeivel.
Arra bátorítunk minden alkalmazottat, hogy ismerkedjen meg ezzel a szabályzattal, használja fel a rendelkezésre álló erőforrásokat és kapcsolatokat, és kötelezze el magát a legmagasabb szintű pénzügyi felügyelet mellett.
A szabályzat rendszeres felülvizsgálatáról és frissítéséről tájékoztatjuk az üzleti környezetünkben, a szabályozási követelményekben vagy a vállalati igényekben bekövetkezett változásokat.
Ha kérdése van, vagy további felvilágosításra van szüksége, kérjük, forduljon bizalommal az előző részben felsorolt elérhetőségeken.
Az Ön megértése, együttműködése és proaktív elkötelezettsége ezen irányelvvel kapcsolatban felbecsülhetetlen értékű a [Company Name] hírnevének és sikerének megőrzése szempontjából.
Köszönjük elkötelezettségét e szabványok betartása mellett, és hozzájárult vállalatunk kiválóság és integritás kultúrájához.
Dokumentum vége
Hogyan alkalmazza a Költségpolitikai sablont vállalkozása számára?
Ha elkészült a költségpolitikájának az üzleti igényeinek megfelelő kialakításával, a következő lépés az, hogy beépítse azt a vállalkozás napi működésébe.
Most megvizsgáljuk, hogyan kezelhetjük hatékonyan a kiadásokat egy egyszerű kézi munkafolyamattal, beleértve a házirend megosztásától az eljárások frissítéséig tartó lépéseket.
Továbblépve azt is megvizsgáljuk, hogy a költségkezelő szoftverek, mint például a Nanonets, hogyan egyszerűsíthetik tovább a folyamatot az automatizált költségkezelés révén, olyan funkciókat kínálva, mint az online benyújtás, a nyugták szkennelése és a közvetlen jóváhagyások.
Kézi munkafolyamat: egyszerűsített és gyakorlati lépések
- Oszd meg a szabályzatot: Küldje el mindenkinek e-mailben a költségpolitikát, és tegye közzé a vállalati intraneten. Győződjön meg róla, hogy az új alkalmazottak is megkapják.
- Mindenki edzeni: Tartson üléseket a politika ismertetésére. Szerezz be egy speciális ülést a menedzserek számára, hogy hogyan tudják felügyelni csapatuk kiadásait.
- Beküldési költségek: Az alkalmazottak egy szabványos kiadási űrlapot töltenek ki, amikor üzleti kiadásuk merül fel. Tartalmazniuk kell, hogy mire vonatkozott a kiadás, mennyibe került, és hogy mikor történt.
- A költségek kategorizálása: Az adatok megadása után a pénzügyi személy minden kiadást kategóriákba sorol, például utazás vagy étkezés. Ez segít a dolgok rendezésében, és megkönnyíti a jelentéstételt.
- Bizonylatok csatolása: Az alkalmazottaknak bizonylatokat kell benyújtaniuk a nyomtatványukhoz. Ha a nyugták papírból készültek, készítsenek tiszta képet vagy szkenneljenek.
- Adatok bevitele: Valaki pénzügyben beírja az adatokat a csatolt bizonylatokból a cég költségkövető rendszerébe. Ez biztosítja, hogy minden költség pontos és egy helyen rögzíthető.
- Ellenőrzés és jóváhagyás: A költségek felülvizsgálati folyamaton mennek keresztül, általában először az alkalmazott menedzsere, majd a pénzügyi osztály, hogy megbizonyosodjon arról, hogy betartják-e a szabályzatot.
- Visszatérítések: A jóváhagyás után a pénzügyi osztály gondoskodik a kiadás megtérítéséről a következő bérszámfejtés alkalmával, vagy a vállalat visszatérítési ütemezése szerint.
- Ellenőrzés és auditálás: A pénzügyi csapat rendszeres időközönként ellenőrzi a költségjelentéseket a szabályzat alapján, hogy felderítse a problémákat vagy a csalásokat.
- Frissítés és visszajelzés: Gyűjtsön visszajelzést az alkalmazottaktól a költségelszámolási folyamatról, és szükség szerint frissítse a szabályzatot vagy eljárásokat a dolgok zökkenőmentes működése érdekében.
Automatizált munkafolyamat költségkezelő szoftverrel
Az olyan automatizált költségkezelési szoftverek, mint a Nanonets, egy egyszerűsített munkafolyamatban hajtják végre a költségpolitikát.
Lássuk, hogyan.
- Fogj neki: Jelentkezzen be app.nanonets.com.
- Beállít: Konfigurálja a költségpolitikát a NanoNets-fiókjában. Adjon hozzá érvényesítési ellenőrzéseket és jóváhagyási útvonalakat.
- Online beküldés: Az alkalmazottak azonnal naplózzák kiadásaikat a NanoNetsben, egyszerűen feltöltik a nyugta szkennelt vagy digitális másolatát!
- Adatkinyerés: A NanoNets automatikusan lekéri a beküldött bizonylatokból az adatokat, például a dátumot, az összeget és a kereskedőt, így nincs szükség kézi adatbevitelre, és gondoskodik arról, hogy költségadatai mindig pontosak legyenek.
- Automatikus rendezés: A NanoNets ezután az egyes kiadásokat a megfelelő kategóriába sorolja az Ön szabályzatának és kategorizálási keretének megfelelően, például utazás vagy étkezés.
- Szabályzati ellenőrzések: A kategorizálás során a NanoNets minden kiadást ellenőrzi a szabályzat szabályai szerint. Automatikusan megjelöli azokat, amelyek nem alkalmasak felülvizsgálatra.
- Közvetlen jóváhagyás: A rendszer az egyes kiadásokat a megfelelő kezelőhöz irányítja jóváhagyásra az Ön által beállított szabályok alapján, mint például a költségösszeg vagy az osztály. Ez felgyorsítja a jóváhagyási folyamatot.
- Gyors visszatérítés: A jóváhagyás után a kiadások automatikusan sorba kerülnek a visszatérítésre. A NanoNets kapcsolódhat az Ön számviteli szoftveréhez, hogy ez további lépések nélkül megtörténjen.
- Betekintések és jelentések: A NanoNets jelentéseket és elemzéseket kínál a költési szokásokról és az irányelvek betartásáról, így világos képet ad arról, hogy hová megy a pénz.
További olvasáshoz itt található a piac legjobb költségkezelési szoftvereinek listája, amelyek segítségével könnyedén megvalósíthatja költségpolitikáját.
- SEO által támogatott tartalom és PR terjesztés. Erősödjön még ma.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Erősítse meg magát. Hozzáférés itt.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Felerősített tudás. Hozzáférés itt.
- PlatoESG. Carbon, CleanTech, Energia, Környezet, Nap, Hulladékgazdálkodás. Hozzáférés itt.
- PlatoHealth. Biotechnológiai és klinikai vizsgálatok intelligencia. Hozzáférés itt.
- Forrás: https://nanonets.com/blog/sample-employee-business-expense-policy-template/
- :van
- :is
- :nem
- :ahol
- $ UP
- 1
- 10
- 2000
- 2024
- 2FA
- 32
- 35%
- a
- Rólunk
- felett
- elfogadja
- hozzáférés
- hozzáférhető
- Hozzáférés
- kiegészítők
- elhelyezésére
- szállását
- Szerint
- Fiók
- felelősségre vonhatóság
- számvitel
- Fiókok
- pontosság
- pontos
- Akció
- cselekvések
- tevékenységek
- hozzá
- hozzáadott
- hozzáadásával
- További
- Ezen kívül
- cím
- címzés
- tapad
- tapadás
- ragaszkodva
- előre
- Előny
- Után
- ellen
- cél
- összehangolása
- igazított
- igazítás
- Igazítás
- Minden termék
- lehetővé
- megengedett
- mentén
- Is
- mindig
- Kétértelműség
- összeg
- an
- analitika
- és a
- várható
- bármilyen
- app
- fellebbezés
- Alkalmazás
- alkalmazott
- megközelítés
- megfelelő
- jóváhagyás
- jóváhagyások
- jóváhagy
- jóváhagyott
- VANNAK
- területek
- érvek
- AS
- segít
- Támogatás
- segítő
- At
- csatolja
- részt vesz
- könyvvizsgálat
- Hitelesítés
- Automatizált
- automatikusan
- Automatizálás
- haszon
- elérhető
- elkerülve
- tudatában van
- el
- alapján
- BE
- óta
- előtt
- nevében
- hogy
- lent
- előnyös
- Előnyök
- BEST
- legjobb gyakorlatok
- könyv
- foglalás
- foglaltságot
- mindkét
- Reggeli
- Bring
- böngésző
- költségvetés
- üzleti
- üzlet fejlesztés
- de
- gomb
- by
- TUD
- esetek
- Fogás
- kategóriák
- Kategória
- kihívások
- esély
- változik
- Változások
- csatorna
- ellenőrizze
- ellenőrzése
- Ellenőrzések
- A pop-art design, négy időzóna kijelzése egyszerre és méretének arányai azok az érvek, amelyek a NeXtime Time Zones-t kiváló választássá teszik. Válassza a
- követelés
- követelések
- világosság
- osztály
- világos
- világosan
- kettyenés
- vásárló
- ügyfél részére
- kód
- kódok
- gyűjt
- együttesen
- COM
- elkövetni
- elkötelezettség
- bizottság
- közölni
- közlés
- vállalat
- Társaságé
- teljes
- teljesítés
- megfelelnek
- átfogó
- veszélyeztetése
- számítógép
- aggodalmak
- Konferencia
- megerősít
- megerősítés
- Következmények
- Fontolja
- megfontolások
- figyelembe vett
- következetes
- Összeáll
- korlátok
- konzultál
- kapcsolat
- Kapcsolatok
- kontextus
- tovább
- hozzájáruló
- ellenőrzés
- együttműködés
- másolat
- Társasági
- Költség
- kiadások
- tudott
- gyárts
- Hitelesítő adatok
- kritériumok
- kritikus
- kultúra
- Jelenlegi
- testre
- napi
- műszerfal
- dátum
- adatbevitel
- találka
- Nap
- döntés
- határozatok
- meghatározott
- meghatározott
- Késik
- késedelmek
- bemutatását,
- osztály
- osztályok
- indulás
- attól
- leírás
- kijelölt
- tervezett
- íróasztal
- részletes
- részletezve
- részletek
- Fejlesztés
- diktálja
- különböző
- nehézségek
- digitális
- Vacsora
- közvetlen
- irányított
- közvetlenül
- fegyelmi
- kedvezményes
- kedvezmények
- felfedez
- felfedezése
- megvitatni
- tisztességtelen
- do
- dokumentum
- dokumentáció
- dokumentumok
- dámvadtehén
- Házi
- Don
- csinált
- kettős
- két
- alatt
- e
- minden
- Korai
- könnyű
- könnyebb
- Hatékony
- hatékonyan
- hatékonyság
- hatékony
- eredményesen
- megszüntetése
- megszüntetése
- vészhelyzet
- munkavállaló
- alkalmazottak
- foglalkoztatás
- képessé
- találkozás
- találkozás
- ösztönzése
- ösztönözni
- vegyenek
- eljegyzés
- fokozása
- biztosítására
- biztosítja
- biztosítása
- belép
- belépés
- belép
- szórakoztató
- Szórakozás
- belépés
- Környezet
- egyaránt
- felszerelés
- hibák
- lényeg
- alapvető
- létrehozni
- megalapozott
- becsült
- etikai
- esemény
- mindenki
- fejlődik
- példa
- példák
- haladja meg
- meghaladó
- Kiváló
- várható
- költségek
- Magyarázza
- feltárása
- külső
- külön-
- kitermelés
- megkönnyítése
- FAIL
- hiányában
- igazságos
- méltányosság
- ismerkedjen
- Jellemzők
- Visszacsatolás
- díjak
- Fájlok
- kitöltése
- utolsó
- finanszíroz
- Pénzügyek
- pénzügyi
- Találjon
- végek
- vezetéknév
- első
- Fiscal
- megfelelő
- megjelölve
- zászlók
- Rugalmasság
- repülés
- Járatok
- következik
- következő
- következik
- A
- forma
- hivatalos
- Formálisan
- formátum
- formák
- Szerencse
- Foster
- Keretrendszer
- csalás
- csaló
- Frekvencia
- ból ből
- Tele
- további
- jövő
- általános
- generál
- kap
- Giving
- Go
- Célok
- megy
- Zöld
- Földi
- útmutatást
- útmutató
- irányelvek
- irányadó
- Kezelés
- történik
- történt
- megtörténik
- hardver
- Legyen
- fej
- Egészség
- segít
- segít
- itt
- legnagyobb
- bérlő
- tart
- tárhely
- szálloda
- szállás
- NYITVATARTÁS
- Hogyan
- How To
- hr
- HTTPS
- if
- azonnali
- végre
- munkagépek
- fontosság
- fontos
- in
- tartalmaz
- beleértve
- magában foglalja a
- Beleértve
- <p></p>
- felmerült
- egyéni
- egyének
- információ
- tájékoztatták
- kezdetben
- alapvetően
- Érdeklődés
- példa
- utasítás
- sértetlenség
- szándékolt
- szándékosan
- Nemzetközi
- bele
- felbecsülhetetlen
- Hát
- kérdés
- kérdések
- IT
- tételek
- ITS
- Jane
- János
- utazás
- jpeg
- jpg
- éppen
- Tart
- Kulcs
- Ismer
- tudja
- Késő
- törvények
- Törvények és rendeletek
- vezet
- TANUL
- legkevésbé
- Led
- Jogi
- Jogi kérdések
- jogi eljárások
- Tőkeáttétel
- mint
- LIMIT
- Korlátozott
- határértékek
- vonal
- vonalazott
- LINK
- linkek
- Lista
- Listázott
- ll
- log
- bejelentkezve
- fakitermelés
- Belépés
- néz
- ebéd
- készült
- Fő
- fenntartása
- csinál
- KÉSZÍT
- Gyártás
- kezelése
- vezetés
- menedzser
- Menedzserek
- kezelése
- mód
- kézikönyv
- piacára
- anyagok
- maximális
- Lehet..
- étkezés
- találkozó
- találkozók
- Kereskedő
- találkozott
- aprólékosan
- félrevezető
- pénz
- Hónap
- több
- a legtöbb
- sok
- kell
- név
- Természet
- Keresse
- elengedhetetlen
- Szükség
- szükséges
- igények
- Új
- következő
- bejelentés
- Most
- célok
- előfordul
- esemény
- of
- ajánlat
- felajánlás
- Ajánlatok
- Office
- on
- egyszer
- ONE
- online
- operatív
- Művelet
- Lehetőségek
- Alkalom
- opció
- or
- rendelés
- szervezet
- szervezetek
- Szervezett
- Más
- mi
- Cégünk
- ki
- vázlat
- körvonalak
- felvázolva
- felett
- Felügyelje
- felügyeletét
- Felügyelet
- saját
- Papír
- Legfőbb
- társult
- partnerségek
- Jelszó
- minták
- fizetés
- Payroll
- szankciókat
- alatt
- mert
- időszakok
- person
- személyes
- telefon
- kép
- darab
- Hely
- tervezett
- tervezés
- emelvény
- Plató
- Platón adatintelligencia
- PlatoData
- játszik
- kérem
- Politikák
- politika
- Portál
- lehetséges
- állás
- potenciális
- Gyakorlati
- gyakorlat
- előnyben részesített
- ajándékot
- Preview
- előző
- árazás
- nyomtatás
- Előzetes
- proaktív
- problémák
- eljárások
- Eljárás
- folyamat
- Folyamatok
- feldolgozás
- beszerzés
- termelékenység
- program
- projekt menedzsment
- kellene támogatnia,
- azonnal
- bizonyíték
- javaslat
- ad
- feltéve,
- biztosít
- amely
- Húz
- Vásárlás
- vásárlások
- beszerzési
- cél
- világítás
- negyedévenként
- lekérdezések
- Kérdések
- hatótávolság
- Az árak
- logika
- el
- Olvasás
- Valóság
- ésszerű
- bevételek
- kap
- új
- feljegyzett
- csökkenteni
- csökkenti
- utal
- referencia
- tükröznie
- tekintettel
- előírások
- szabályozók
- Elutasítva..
- összefüggő
- jelentést
- Jelentő
- Jelentések
- Képviselők
- hírnév
- kérni
- szükség
- kötelező
- követelmények
- megköveteli,
- Felbontás
- megoldása
- megoldása
- Tudástár
- felelősség
- felelős
- eredményez
- visszatartás
- visszatérés
- Kritika
- felülvizsgálata
- Vélemények
- jobb
- Szerep
- Szoba
- útvonalak
- routing
- szabályok
- futás
- s
- megóvása
- minta
- Megtakarítás
- Megtakarítás
- beolvasás
- letapogatás
- forgatókönyv
- menetrend
- Képernyő
- Rész
- szakaszok
- biztonság
- lát
- Keresnek
- kiválasztott
- szeminárium
- Series of
- szolgál
- szolgálja
- szolgáltatás
- ülés
- ülések
- készlet
- beállítás
- beállítások
- számos
- szigorú
- megosztás
- kellene
- előadás
- <p></p>
- jelentősen
- Egyszerű
- egyszerűsített
- egyszerűsítése
- egyszerűen
- egyetlen
- helyzetek
- laza
- kicsi
- kovács
- simán
- SMS
- szoftver
- Megoldások
- Valaki
- speciális
- specializált
- különleges
- kifejezetten
- sebesség
- költ
- Költési
- költött
- sport
- standard
- szabványok
- kezdődött
- mozdulatlan
- Állapot
- tartózkodás
- Lépés
- Lépései
- Stewardship
- egyértelmű
- Stratégiai
- Stratégiai partnerségek
- áramvonalas
- Szigorú
- tárgy
- benyújtása
- Beküldött
- beküldése
- benyújtott
- beküldő
- előfizetés
- előfizetések
- siker
- ilyen
- elegendő
- készletek
- támogatás
- Támogatja
- biztos
- SWIFT
- rendszer
- táblázat
- Vesz
- meghozott
- csapat
- Műszaki
- Technológia
- sablon
- feltételek
- hogy
- A
- a világ
- azok
- maguk
- akkor
- ezáltal
- Ezek
- ők
- dolgok
- ezt
- három
- Keresztül
- Így
- jegy
- jegyek
- idő
- idővonalak
- nak nek
- is
- szerszám
- Végösszeg
- Csomagkövetés
- forgalom
- Vonat
- Képzések
- Átláthatóság
- szállítás
- utazás
- utazás
- kettő
- alatt
- megértés
- Váratlan
- egyedi
- leleplez
- Frissítések
- frissítve
- Frissítés
- frissítése
- tiszteletben
- feltöltve
- Feltöltés
- us
- használ
- használó
- segítségével
- rendszerint
- hasznosít
- hasznosítja
- érvényesítés
- Értékes
- érték
- Értékek
- Ve
- eladó
- gyártók
- sokoldalú
- megvizsgálták
- keresztül
- Megnézem
- jogsértések
- Látogat
- fontos
- figyelmeztetés
- volt
- we
- háló
- webböngésző
- hét
- Hetek
- Mit
- amikor
- bármikor
- ami
- míg
- WHO
- lesz
- val vel
- belül
- nélkül
- Munka
- munkafolyamat
- dolgozó
- világ
- lenne
- írás
- írott
- te
- A te
- zephyrnet