A dokumentumarchiválás teljes útmutatója

---

Hogyan működik az elektronikus dokumentum-archiválás?

A dokumentumok archiválása nem egyszeri tevékenység, de miután beállított egy megfelelő üzleti folyamatot, automatizálhatja azt. Lássuk, hogyan dokumentáljuk az archiválási munkákat.

1. lépés: Kezdeti értékelés

Ismerje meg jelenlegi dokumentumfolyamatait. Hogyan kezeli a lényeges és nem alapvető dokumentumokat? Van beállított folyamatod? Az összes dokumentumot egyszerre kezelik, vagy a folyamat ad hoc?

Vessen egy pillantást

• Hogyan készül a dokumentumok létrehozása, rögzítése, kategorizálása és elnevezése?
• Mi a dokumentumok digitalizálásának menete?
• Milyen feltételekkel kell törölni vagy elvetni egy dokumentumot?
• Ki kezeli a dokumentumkivételeket?
• Milyen dokumentumok szükségesek az ellenőrzéshez?

Azt is meg kell értenie, hogy hány dokumentumot kell kezelnie, hogy ötletet kapjon.

Ezen kezdeti értékelés alapján Ön a folyamatok folyamainak vázlatán dolgozik.

2. lépés: Határozza meg a célokat és a szerepeket

Miután megértette a folyamatokat, próbálja meg feltérképezni a dokumentumok archiválásának okait.

• Csökkenteni szeretné a dokumentumok kezelésének működési költségeit?
• Ezt azért teszi, hogy betartsa az adatbiztonsági irányelveket?
• Megpróbálja optimalizálni az iratkezelést?
• A vezetői csapat ezt azért teszi, hogy javítsa az erőforrások láthatóságát?

A célok alapján rangsorolhatja azokat, és módosíthatja a dokumentum-archiválási folyamatokat. Ismerje meg az érintettek szerepét a folyamatban.

• Ki fogja felügyelni a dokumentumok archiválási folyamatát?
• Milyen jogosultsági szintekkel korlátozza a belépést az archivált adatokra?
• Hogyan fogja biztosítani a munkavállalók megfelelését?

3. lépés: Hajtsa végre a megőrzési ütemtervet

Most itt az ideje, hogy beállítsunk egy megőrzési ütemtervet. Alapvetően értse meg azokat a dokumentumokat, amelyeket meg kell őrizni, és azokat, amelyeket nem.

Meg kell őriznie az eredeti éves pénzügyi jelentéseket, mivel ezekre szükség lehet. Tanulmányozza a betartandó szövetségi, helyi, állami és iparág-specifikus szabályokat.

Pl. Őrizze meg az összes adózási és adózási dokumentumot legalább hét évig.

Ezután törölje le az összes olyan dokumentumot, amelyet nem kell archiválni, vagy amelyeket egyáltalán nem kell véglegesen tárolni, például a szállítói katalógusokat, a kéretlen leveleket és a másolatokat. Digitalizálhatja őket beolvasásukkal és az OCR szoftverrel történő információk kinyerésével.

Alkalmazzon NAID (National Association of Information Destruction) szállítót az anyagok biztonságos szállítására, későbbi ártalmatlanítására és megsemmisítésére, hogy elkerülje a lehetséges felelősséget.

4. lépés: A papírfájlok digitalizálása

Digitalizálja a papírfájlokat a költségek csökkentése, a helytakarékosság és a dokumentumok rendszerezésének javítása érdekében.

A jobb kereshetőség érdekében az OCR szoftvert és a dokumentumszkennert használhatja a fájlok rendezésére, rendezésére, címkézésére és indexelésére.

5. lépés: Válasszon tárolót

Abban az esetben, ha digitális tárhelyet keres, válasszon a következők közül: szalagos, lemezes és felhőalapú tárolás. Mindegyiknek megvannak a maga előnyei és hátrányai, amelyek a hosszú távú biztonsághoz, sértetlenséghez és az iratkezelő szoftverek általi egyszerű bevitelhez kapcsolódnak.

6. lépés: Automatizálja a dokumentum-munkafolyamatokat

Miután az összes folyamatot és változót feltérképezték, ideje elindítani a folyamatot.

Az olyan dokumentumkezelő szoftverek használatának egyik előnye, mint a Nanonets, hogy automatizálni tudja az összes folyamatot, és beállíthatja az érdekelt feleknek szóló értesítéseket, hogy ne maradjon le a hibafájlokról. Tekintse meg a dokumentum-archiválási folyamat létrehozásának lépéseit.

7. lépés: Figyelje és optimalizálja

Egyetlen folyamat sem tökéletes elsőre. A dokumentum-munkafolyamatok megvalósítása után kérjen visszajelzést az érintettektől a folyamat javítására vonatkozóan.

Mely cégeknek lenne előnyös a dokumentumok archiválása?  

Cégének a dokumentumok archiválására kell összpontosítania, ha:

• Cége rendszeresen foglalkozik sok papírmunkával
• Előfordulhat, hogy a jövőben hozzá kell férnie a régi dokumentumokhoz
• Az auditok gyakoriak az Önhöz hasonló cégeknél
• A dokumentumokat a megfelelőségi és szabályozási követelmények részeként kell tárolnia

Ha ezek a tényezők relevánsak az Ön cége szempontjából, előfordulhat, hogy archiválnia kell a dokumentumokat.

Miért válassza az elektronikus iratarchiválást?

Csökkentse a költségeket és takarítson meg helyet

Akár egy kiterjedt nemzetközi nagyvállalatot, akár egy induló induló vállalkozást működtet, fontos, hogy ahol csak lehet, megtakarítson kiadásokat. A digitális dokumentum-archiválás ezt a terület felszabadításával és a működési költségek csökkentésével teszi lehetővé.

Minél korlátozott számú dokumentum áll rendelkezésére, amelyet a helyszínen szabályozhat, annál kevesebb pénzt és időt kell fordítani ezek kezelésére.

Növelje a munkafolyamatot és a teljesítményt

A megfelelő digitális dokumentumok archiválása javíthatja az üzleti teljesítményt és a munkafolyamatot. A becslések szerint a termelési adatok 80%-ának nem kell azonnal elérhetőnek lennie.

Az adatok archiválásával megkönnyítheti a hozzáférést a többi adathoz, és potenciálisan javíthatja a teljesítményét.

---

Indítsa el a dokumentumok archiválását a Nanonets segítségével. Több mint 30,000 vállalat több mint 500 30 felhasználója bízik meg benne, hogy automatizálják a több mint 4.9 millió dokumentumot! 2 a GXNUMX-n. Megpróbál! Indítsa el az ingyenes próbaidőszakát or időpont egyeztetés velünk.

---

Dokumentum archiválás használati esetek

A dokumentumok archiválása szinte minden típusú vállalkozás számára hasznos. Vessünk egy pillantást a dokumentum-archiválás néhány valós alkalmazására a különböző iparágakban.  

Az üzleti dokumentumok, például a szerződések, levelek és projektdokumentációk az évek során összegyűlhetnek, és hatalmas mennyiségben fordulhatnak elő, ami megnöveli a tárolási költségeket. Amikor a dolgozóknak adatokat kell lekérniük ezekből a referenciákból, a hatalmas dokumentumtárak manuális keresése órákat is eltölthet a napjukból.

• Pénzügyi szolgáltatások a vállalatoknak biztosítaniuk kell, hogy minden dokumentumuk készen álljon az auditálásra. Ez az a hely, ahol a dokumentumok archiválása segít nekik minden ügyfélnaplót, pénzváltási bizonylatot és egyéb jogi dokumentumokat szükség esetén megőrizni.
• Kiskereskedelem Előfordulhat, hogy a cégeknek meg kell menteniük az összes vásárlói, szállítói és beszállítói információt, ha a jövőben bármilyen eltérés adódna.
• Ügyvédi irodák és jogi osztályok minden ügyhöz kapcsolódó szerződést, dokumentumot és faxot PDF formátumban kell tárolnia. Gyorsan kell dokumentumokat és idézeteket találniuk az intelligens keresés és címkék segítségével. Itt jön jól a dokumentum-archiválás.
• Közszolgáltatások nap mint nap sok információval foglalkozni. Most nem minden releváns, de minden olyan információt el kell tárolniuk, amelyeknek egy gombnyomással később elérhetővé kell válniuk.
• Vállalatok hatékony dokumentumarchiválással optimalizálhatják dokumentumkezelésüket. Ha papíralapú dokumentumaikat kereshető könyvtárrá alakítják át, az alkalmazottak csökkenthetik a dokumentumok keresésére fordított időt, és a digitalizálás javíthatja az adatok láthatóságát is.

---

Automatizálja a dokumentumok archiválását a nanonetekkel. Kivonat adatokat számlákból, személyi igazolványokból vagy bármilyen dokumentumból robotpilóta segítségével! Kezdje el az ingyenes próbaidőszakot most!

---

Dokumentum archiválás nanonetekkel

A Nanonets egy intelligens dokumentumkezelő szoftver beépített OCR-szoftverrel, amely segítségével az összes papíralapú dokumentumot digitálisan kereshető formátumba konvertálhatja. A Nanonets könnyen használható egy kód nélküli drag and drop munkafolyamat-készítővel, amely bármilyen kézi dokumentumfolyamatot automatizálhat.

A következőképpen használhatja a Nanoneteket a dokumentumok archiválására:

Feltérképezze az összes folyamatot és a folyamatban részt vevő érdekelt feleket

Hozzon létre egy fiókot a Nanonets-en, és válasszon egyéni OCR-modellt az Ön igényeinek megfelelő OCR-modell létrehozásához, vagy választhat az előre betanított OCR-modellek közül is.

Töltse fel a dokumentumokat, és tanítsa be a modellt, hogy a kívánt formátumban kinyerje az adatokat.

Ha elégedett a modellel, beállíthatja az összes dokumentum automatikus továbbítását egy adott e-mailre. Menj Munkafolyamat > Importálás > Fájlok fogadása e-mailben

A dokumentumfeldolgozás beállítása után az Ön OCR-modellje automatikusan fogadja a beszkennelt dokumentumokat, és kivonja a szöveget a dokumentumokból az Ön által választott formátumban.

Az adatokat a kívánt adatbázisba bonthatja ki, ha kiválaszt egy exportálási lehetőséget a munkafolyamatból.

Jóváhagyási szakaszt adhat hozzá jóváhagyási szakaszok, áttekintési típusok, fájlok megjelölésére vonatkozó szabályok és egyebek hozzáadásával.

Szabályokat is hozzáadhat az adatok javításához, a fájlok átnevezéséhez, a dokumentumok kategorizálásához és rendezéséhez stb. Kell segítség? Csapatunk készen áll, hogy segítsen beállítani mindent!

Menjen a Nanonets-hez, és próbálja meg megtenni most. Vagy kérje meg csapatunkat, hogy végezze el Ön helyett!

A Nanonets szolgáltatást évente több mint 30,000 XNUMX boldog szakember használja dokumentumfolyamatainak automatizálására. Íme egy pillanatkép a Nanonets teljesítményéről

Íme, amit ügyfeleink mondanak rólunk.

Ha összetett dokumentum-archiválási folyamata van, tehetséges csapatunk segíthet a teljes folyamat egyszerűsítésében és automatizálásában, hogy az hatékony legyen és az Ön igényei szerint működjön. Szeretné megosztani velünk igényeit? Hívás létrehozása or küldjön nekünk egy e-mailt.

---

Automatizálni szeretné a dokumentumok adatkinyerését? Nézze meg a Nanonets-t. Nincs kód. Nincs probléma platform. Startsa meg az ingyenes próbaidőszakot és autopilótán kinyerjük az adatokat a dokumentumokból.

---

Dokumentum archiválás vs fájlok biztonsági mentése

A dokumentumok archiválása alapvetően fájlmentést jelent, igaz? Nos, ez egy kicsit más.

A dokumentum archiválási folyamat csak passzív dokumentumokra vonatkozik, míg a biztonsági mentések a mindennapi rendszerekben használt aktív fájlokhoz készülnek.

A dokumentumarchívum célja az eredeti dokumentumok megőrzése, ha a jövőben több okból is szükség lenne rájuk, míg a fájlmentés célja az aktív fájlok másolatának megőrzése, ha a tényleges fájlok megsérülnének vagy elvesznek, biztosítva a működést. folytonosság.

Nézzük meg a dokumentumok archiválása és a fájlmentés közötti különbségeket.

	Dokumentumarchívum	Dokumentum biztonsági mentése
Cél	Jelenleg nem használt dokumentumok hosszú távú tárolása	A friss adatok másolatának mentése adatvesztés vagy adatsérülés esetén
Használt	Igény szerint – pl. Könyvvizsgálat	Ha az aktuális adatok sérültek vagy nem tölthetők be
dátum	Másolatként mentve. Az adatok nem íródnak felül	Az adatok felülíródnak
Tárolt adatok típusa	Eredeti adatok – pl. Pénzügyi jelentések	Az aktuális adatok másolata másolatként
Sebesség	A helyreállítás sebessége nem probléma	Valós idejűnek kell lennie
kifejezés	Hosszú távú tárolás	Rövid és középtávú tárolás

FAQ

Miért érdemes a dokumentumokat digitalizálni?

Hatékony dokumentumkezelés: Az indexelt, digitalizált dokumentumok rendszerbe exportálhatók, és automatikusan digitális könyvtárakba rakhatók, ahol dokumentálható, nyomon követhető és kezelhető használatuk.

Szöveg egyszerű újrafelhasználása: Ha egy nyomtatott témát szerkeszthető szöveggé állítanak vissza, az módosítható és újra felhasználható a Microsoft Excelben vagy a Wordben, így időt takaríthat meg, ami általában a dokumentumok újralétrehozásához és újragépeléséhez szükséges.

Kereshetőség: A dokumentumokat, beleértve a kulcsszavakat a metaadatokban vagy a szövegben, az elektronikus keresőhálózatok felismerik és másodperceken belül jelezhetik.

Egyszerű hozzáférés: A digitális dokumentumok bármikor lekérhetők a fő tárolóból, és gyorsan terjeszthetők e-mailben, így nincs szükség nyomtatott másolatokra.

Mi az a dokumentum-archiváló szoftver?

A dokumentum-archiváló szoftver a dokumentumokat digitális iratokká alakítja, amelyek archiválhatók, könnyen hozzáférhetők és hatékonyan kezelhetők, ezzel segítve intézményét

megtakaríthatja a tárolási költségeket, növelheti az alkalmazottak termelékenységét és felgyorsíthatja az üzleti folyamatokat.

A hosszú távú archiváláshoz megfelelőek, a konvertált listák kicsik, magasabb vizuális minőséggel. Különféle készülékeken olvashatók, elszigetelt helyekről könnyen elérhetők, és központilag archiválhatók elektronikus archívumokban, digitális könyvtárakban vagy dokumentumkezelésben.

hálózatok. Bármely vállalat felgyorsíthatja a belső eljárásokat és növelheti a hatékonyságot azáltal, hogy könnyű hozzáférést biztosít a digitálisan tárolt másolatokhoz meghatározott belépési jogokkal.

---

Ua Nanonets segítségével automatizálhatja a dokumentum-archiválási folyamatot és rendszerezheti fájljait robotpilóta segítségével!

---