Értékesítési rendelés vs számla: Főbb különbségek, szerepek és típusok

Az eladások nyomon követése az elejétől a végéig segít a vállalkozásoknak fenntartani a megfelelő készletszintet, a legjobb cash flow taktikát alkalmazni, és biztosítani, hogy az ügyfelek a megfelelő termékeket kapják. Mivel a legtöbb vállalkozás egyszerre több értékesítést is figyelemmel kísér, kulcsfontosságú, hogy minden lépést pontosan rögzítsen.

Az üzleti típustól, a működési ágazattól vagy akár a régiótól függetlenül a vállalkozások értékesítési megrendelésekre és számlákra támaszkodnak annak biztosítására, hogy minden értékesítés megfelelően lebonyolításra kerüljön, a kifizetések beérkezzenek, és a papír nyomvonal legyen. Az értékesítési rendelések és a számlák azonban nem ugyanazok; valójában teljesen más célokra használják őket. Mindkettő egyformán fontos, de az értékesítési rendelés és a számla közötti különbség megértése segít abban, hogy vállalkozása mindkettőből profitáljon. 

Magas szinten az értékesítési megrendelés az első. Ez az a dokumentum, amely akkor jön létre, amikor az ügyfél kifejezi vásárlási szándékát, és az értékesítési csapattal együttműködve megállapodik az értékesítési rendelésben szereplő áruk vagy szolgáltatások szállítási ütemtervéről. A megrendelés kiszállítását követően a kintlévőségekkel foglalkozó csapata számlát küld az ügyfélnek, hogy beszedje a rendelésért járó összeget.

Nem számít, hogyan néz ki az értékesítési folyamat, nagy valószínűséggel az értékesítési megrendeléssel kezdődik, és egy rendeléssel zárul számla fizetés.

Mi az értékesítési megrendelés?

Ha Ön szállító vagy eladó, akkor csapata értékesítési rendelést hoz létre, miután az ügyfél érdeklődését fejezte ki a vásárlás iránt. Általában az ügyfél érdeklődését a megrendelés. Az értékesítési rendelés visszaigazolja a megrendelés beérkezését, véglegesíti a részleteket, és forrásdokumentumként szolgál a belső értékesítési csapatok és az értékesítés nyomon követési rendszerei számára az egyes értékesítések teljesítésekor.

Az értékesítési rendeléshez részletes információkra van szükség, így ha még nem rendelkezik az összes szükséges ügyfélinformációval, akkor a csapatának szüksége lehet a megrendelő vevőtől származó adatokra az értékesítési rendelés kitöltéséhez. Az értékesítési rendelésen szereplő információk a következők: 

• A céged neve
• A cég elérhetőségei
• Ügyfél adatai (név, számlázási adatok, cím)
• Az értékesített termék vagy szolgáltatás leírása
• Az értékesítésben szereplő áruk vagy szolgáltatások mennyisége
• Áruk vagy szolgáltatások ára
• Szállítási, szállítási és adóköltség
• A megrendelés teljes költsége

Vállalkozása többféle értékesítési rendelést használhat. A helyzettől vagy az értékesítési környezettől függően sok vállalkozás rendszeresen használja mind a négyet:

Készpénzes értékesítési megrendelés

Amikor a vásárló megrendelést ad le, átveszi a terméket és készpénzben fizet, készpénzes adásvételi megbízást alkalmaznak. Mivel az ügyfél készpénzben fizet, nincs követelések a tranzakcióhoz kapcsolódó bejegyzés. Az ügyfél vásárlása közvetlenül befolyásolja készpénzszámláit, és a szállítás azonnal megtörténik.

Gyors értékesítési rendelés

Ha egy ügyfél abnormálisan gyors szállítási határidőt kér, belsőleg egy gyors értékesítési rendelést használnak. Értékesítési csapata kiemelt prioritásként jelölheti meg az ilyen típusú értékesítési rendeléseket, hogy azok időben elkészüljenek. A vásárló a körülményektől függően átveheti az árut, vagy külön fizethet a gyors kiszállításért. A termék kiszállítása után az AR csapata számlát küld az ügyfélnek a fizetés beszedése érdekében.

Ütemezési megállapodás

Abban a helyzetben, amikor az ügyfél meghatározott mennyiségű terméket kér különböző időpontokban leszállítva, az ütemezési megállapodás nagyszerű eszköz lehet minden külön szállítás rendben tartására. Ha egy ügyfél 10 widgetet szeretne egy héten, 5-öt két héten belül, és 7-et három héten belül, akkor ezek a tranzakciók egy ütemezési megállapodásban szerepelhetnek, amely a kézbesítés után frissül. 

Harmadik fél értékesítési rendelése

Bizonyos esetekben, különösen a kisvállalkozások esetében, harmadik féltől származó értékesítési rendelést használnak, ha az Ön vállalkozása nem szállítja ki közvetlenül az árukat vagy szolgáltatásokat az ügyfeleknek. Ehelyett elküldi őket egy harmadik félnek eladó amely azután befejezi a szállítás utolsó szakaszát az ügyfélnek.

Mi az a számla?

Amikor a szállítók vagy eladók teljesítenek egy értékesítési rendelést, és leszállítják a megállapodás szerinti terméket, akkor generálnak egy számla és küldje el az ügyfélnek, hogy beszedje a leszállított áruk vagy szolgáltatások ellenértékét. Az értékesítési folyamat egyik utolsó lépése, a számla küldése elindítja a vásárlói fizetést és a készpénzbeszedést, ami két létfontosságú eleme a vállalkozás egészségének megőrzésének. Ma a számlákat általában elektronikusan küldik ki és hívják fel e-számlák.

A számla nagyjából ugyanazokat az információkat tartalmazza, mint az értékesítési rendelés, de a következőket is tartalmazza: 

· Fizetési feltételek
· Korai fizetési kedvezmények
· PO szám
· Számlaszám
· Késedelmes fizetési díjak
· Fizetési információk ACH, vezetékek, ill EDI fizetések

Ugyanúgy, ahogyan különböző helyzetekben több értékesítési rendelést használnak, az üzleti tranzakciókban gyakran különböző számlatípusokat használnak.

Proforma számla

Általában a számlákat szerződéses fizetési felszólításnak tekintik, de a proforma számla nem ugyanaz a haszna. Akkor használatos, ha nem áll rendelkezésre kereskedelmi számla, és „előszámlának” tekinthető. Továbbra is tartalmaz költséglebontást, de ez inkább egy becslés, amelyet az ügyfél referenciaként használhat.

Amikor árukat exportál az Egyesült Államokba, az Egyesült Államok Vámhivatala megköveteli, hogy a megrendeléshez csatoljanak egy pro forma számlát, hogy egyértelmű legyen, mit küldenek az országon belül. 

Időközi számla

Ha van egy nagy projekt vagy több részből álló megrendelés, amelyet több kifizetésre vagy szakaszra kell bontani, akkor jól jön egy közbenső számla. Ahelyett, hogy a projekt végéig várnánk egy nagy számla kiküldésével, az időközi számlák felhasználhatók a növekményes kifizetések beszedésére. Az eladói oldalon az időközi számlák segítenek enyhíteni a pénzforgalmi kihívásokat, a vevő oldalon pedig kezelhetőbb összegekre bontják a kifizetéseket. Ez az ellenkezője hálózat több számla egy fizetésben.

Végső számla

A leggyakrabban használt számlatípus a végszámla. Ez általában az egyik legegyszerűbb számlatípus számlák kiegyenlítése, így ez a szabvány a legtöbb vállalkozás számára. Ezeket az áruk vagy szolgáltatások kiszállítását követően küldik el az ügyfeleknek.

Vevői rendelés vs. számla: különbségek

Annak érdekében, hogy egyértelmű legyen a különbség az „adásvételi rendelés” és a „számla” között, összeállítottunk egy listát a kettő közötti legfontosabb különbségekről. A vállalkozások mindkét dokumentumra támaszkodnak a szokásos értékesítési tranzakciók lebonyolításakor, de a céljuk eltérő.

Az alábbi tényezők figyelembevételével könnyen megkülönböztethető a vevői rendelés és a számla:

A teremtés időzítése

Az értékesítési megrendelés elindítja az értékesítési folyamatot; ez jelzi a teljesítési csapatának, hogy kezdje meg az áruk vagy szolgáltatások szállításra való előkészítését. Ezután az értékesítési folyamat legvégén, a szállítás befejezése után számlát küldünk a vásárlónak.

A dokumentum célja

A számla és az értékesítési rendelés összehasonlításakor fontos figyelembe venni az egyes dokumentumok célját. Az értékesítési rendelések inkább belsőek, és tudatják a csapatokkal, hogy egy rendelést kezdeményeztek, és intézkedésre van szükség. A számla viszont külső oldalra vonatkozik. Formális fizetési felszólításként küldik el az ügyfélnek. Ha a számla esedékessége nem teljesül, késedelmi díjat vagy egyéb bírságot szabhatnak ki az ügyfélre.

Információk listázva

Míg az értékesítési rendelés és a számla közötti különbség inkább az egyes bizonylatok felhasználási idejében és módjában mutatkozik meg, van némi eltérés az egyes dokumentumokban található információk tekintetében. Mindkettő olyan információkat tartalmaz, mint a vásárló neve és elérhetősége, a vásárolt termékek mennyisége és ára, valamint a szállító adatai, de a számlán további részletek is szerepelnek. Ezek a részletek lehetnek késedelmi díjak, fizetési határidők stb. Tekintse meg fenti listáinkat az egyes elemek pontos lebontásáért. 

Számviteli vonatkozások

Az értékesítési rendelést általában nem látja és nem érinti meg a könyvelő csapata. Hacsak nem szeretnének egy értékesítési rendelést egy adott számlához rendelni, akkor nem hagyatkoznak az értékesítési rendelésekre. A számlák viszont a számviteli dokumentáció kritikus részei. A pontos ellenőrzési nyomvonalak biztosításához és a bejegyzések helyességének biztosításához szükségesek.

Következtetés

Könnyű lehet megnézni egy cikket, amely az értékesítési rendelés és a számla közötti különbséget tárgyalja, és úgy gondolja, hogy annak hatása elhanyagolható. Ellenkezőleg, a főbb üzleti dokumentumok alapvető céljának megértése segít vállalkozása hatékonyabb működésében, csökkenti a lehetséges teljesítési és számviteli hibákat, és belső folyamatokat hoz létre a megfelelő ellenőrzésekkel és egyenlegekkel, hogy megvédje vállalkozását a kockázatoktól.

A nap végén a csapatoknak értékesítési rendelésekre és számlákra egyaránt szükségük lesz, de a különböző csapatok használatának módja eltérő lehet. Értékesítési csapatának értékesítési megrendelésekre van szüksége annak biztosítására, hogy a szállításokat az ígéreteknek megfelelően teljesítsék, de a kintlévőségekkel foglalkozó szakértők minden nap élni fognak és számláznak. Ezekre a csapatokra van szükség, hogy egységesen dolgozzanak, és rendelkezzenek a munkájuk elvégzéséhez szükséges megfelelő erőforrásokkal ahhoz, hogy az Ön vállalkozása elérje a végső potenciált. 

Lehet, hogy az értékesítési rendelés és a számla megértése nem tűnik stratégiai vezetési prioritásnak, de a szervezetében sok ember számára nincs ennél fontosabb. Ha készen áll az értékesítési rendelések kezelésére és számlafeldolgozás a következő szintre, befektetés a megfelelő automatizálásba számlafeldolgozó szoftver - mint Nanonetek – világot hozhat létre.

• SEO által támogatott tartalom és PR terjesztés. Erősödjön még ma.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Erősítse meg magát. Hozzáférés itt.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Felerősített tudás. Hozzáférés itt.
• PlatoESG. Carbon, CleanTech, Energia, Környezet, Nap, Hulladékgazdálkodás. Hozzáférés itt.
• PlatoHealth. Biotechnológiai és klinikai vizsgálatok intelligencia. Hozzáférés itt.
• Forrás: https://nanonets.com/blog/sales-order-vs-invoice/