A vállalat számláinak (AP) részlegének nagyon fontos felelőssége annak nyomon követése, hogy a vállalkozás milyen tartozásai vannak a beszállítóknak és a szállítóknak, és ellenőrizze, hogy a kifizetéseket jóváhagyták-e és teljesítették-e ezeknek a partnereknek. AP osztály nélkül a vállalkozásoknak nehéz dolga lenne a beszállítóitól kapott összes számla nyomon követése és ezen kötelezettségek teljesítésének biztosítása. A társaságnak ezek a rövid lejáratú kötelezettségei a szállítói kötelezettségek, és fontos kötelezettségek, amelyekről a vállalkozásnak gondoskodnia kell.
Mi a fizetendő számla?
A szállítói tartozás egyszerűen egy folyó adósság, amellyel a vállalkozás tartozik egy eladóval vagy beszállítóval szemben. Általánosságban elmondható, hogy a szállítói tartozást az AP osztálynak körülbelül 30 napon belül ki kell fizetnie. A tartozás teljes összege a társaság mérlegében a rövid lejáratú kötelezettségek rovatban jelenik meg.
A szállítói tartozás a tartozás összegét jelenti; ez nem egy már készpénzben kifizetett tranzakció. Ez egy olyan pénz, amelyet a vállalat hitelből vásárolt.
A szállítói kötelezettség nem egy számla. A számla egy papíralapú vagy digitális dokumentum, amely a vállalkozásnak díjat számít fel az általa gyártott áruk vagy szolgáltatások vásárlásáért. A tartozás a tartozás összege. A szállítói tartozás szintén nem vevőkövetelés, amely egy vállalkozásnak az általa hitelfeltételekkel más vállalkozásoknak eladott áruiért vagy szolgáltatásaiért tartozik.
Mi az a szállítói osztály?
Mivel a szállítói tartozások nagyon fontosak egy vállalkozás sikere és egészsége szempontjából, a legtöbb vállalat rendelkezik külön AP részleggel. A szállítói csoport elsődleges feladata annak biztosítása, hogy a vállalkozásnál felmerülő összes tartozást megfelelően nyilvántartsák és kifizessék.
Ha ezt a szállítói kötelezettséget az AP részleg nem látja el, a szállítók és szállítók nem kerülnek kifizetésre. Ebben a helyzetben rossz kapcsolatok alakulnak ki a vállalkozás és beszállítói között, ami befolyásolhatja a vállalkozás azon képességét, hogy a jövőben beszerezze a szükséges árukat és szolgáltatásokat.
Amellett, hogy mindenki időben megkapja a fizetést, az AP osztályok feladata annak biztosítása is, hogy ne kövessenek el könyvelési hibákat. Figyelnie kell a csalásra, meg kell próbálnia elkerülni a hibákat, és össze kell egyeztetnie a talált eltéréseket.
Az AP osztályok másik kötelezettsége az, hogy kedvezményeket kaphat a számlák korai fizetése esetén. Sok beszállító kínál ilyen kedvezményeket, ha a fizetés a számla esedékessége előtt történik, így a szállítói részleg segíthet csökkenteni a vállalkozás rezsijét, ami természetesen minden vállalkozás számára folyamatos gondot jelent.
Szerepek egy AP osztályon belül
Sok számlafizetési osztály feladatai, és ezek a feladatok a fizetendő osztályon belül több alkalmazott között oszlanak meg. Egy kisvállalkozásnak csak számlavezetője lehet. Egy nagyobb műveletnél a következő munkavállalók lehetnek a tartozások osztályán:
- Kötelezettségek koordinátora
- Számla a Pay Managernek
- Kötelező menedzser
- Számlatartozás-szakértő
- Számviteli ügyintéző
Egy nagyon nagy cégnek is lehet egy számlavezetője, aki a teljes AP osztályért felelős. Az egyes szerepkörökhöz rendelt kötelezettségek a számlák osztályán belül vállalatonként és a művelet méretétől függően változnak.
Munkafolyamat az AP osztályokon
Minden AP részlegen van egy munkafolyamat, amely leírja a szolgáltatások és áruk beszerzésének elejétől a végéig menetét, majd feldolgozza az ilyen vásárlásokhoz kapcsolódó számlákat, és gondoskodik arról, hogy mindenki időben megkapja a kifizetést. Ez a lépésenkénti eljárás lehet digitális vagy kézi, a digitális formátum pedig a könnyebb és kevésbé időigényes módszert kínálja. Mindkét esetben a szállítói csoport munkafolyamata általában a következő vázlatot követi:
#1) Rögzítse a számlát. A számla, akár fizikai, akár elektronikus, be kell írni a vállalati erőforrás-tervező (ERP) szoftverbe. Mint már említettük, ezt emberi vagy digitális munkás is megteheti.
#2) Jóváhagyás. Miután a számlát megfelelően katalogizálták, azt jóvá kell hagyni. Ez a lépés is lehet manuális vagy automatizált.
#3) Fizetési engedély. A számla kifizetését ezen a ponton kell engedélyezni. A számlák osztályának felelőssége, hogy ezt az engedélyt megszerezze a vállalkozáson belüli megfelelő féltől.
#4) Sebességváltó. A fizetés engedélyezése után el kell küldeni és ellenőrizni kell. Bár bizonyos esetekben továbbra is használhatók fizikai fizetési módok, például csekk vagy készpénz, a digitális fizetések egyre népszerűbbek, különösen azok, amelyek integrálhatók AP szoftver.
Fontos, hogy a fizetendő részleg szorosan figyelemmel kísérje a végpontok közötti munkafolyamatot. Ha ezt a szállítói kötelezettséget nem megfelelően hajtják végre, hibák léphetnek fel, ami nagyobb megterhelést jelent az AP csapatán.
Az AP osztályok feladatai
Az AP-csapatoknak szorgalmasan kell végrehajtaniuk a számlatartozási osztálynak számos fontos kötelezettségét. Általánosságban elmondható, hogy a következő kategóriák egyikébe tartoznak:
#1) A pénzügyi kimutatások egyeztetése. Az AP osztályoknak meg kell akadályozniuk a hamis költségeket, és ki kell javítaniuk a bankkivonatokon vagy más pénzügyi dokumentumokon megjelenő eltéréseket.
#2) Oldja meg a számlaadatokkal kapcsolatos problémákat. A szállítói csoportnak azonosítania kell a számlán megjelenő adatok esetleges ellentmondásait, és gyorsan ki kell javítania az információkat.
#3) Számlák feldolgozása. A számlák, amelyeket egy vállalkozás a beszállítóitól kap a szállítói osztálynak kell feldolgoznia hogy időben kifizessék őket.
#4) Számlafizetés. A szállítói kötelezettség fontos funkciója a számla alapján történő fizetés.
#5) Házon belüli kifizetések. A számlák kifizetése mellett a fizetendő részlegnek az irodaszerek és a postaköltségek belső kifizetéseit is kezelnie kell.
#6) Tárolja a számlákat és párosítsa őket. A számlákat össze kell hangolni a beszerzési rendeléseikkel. Ezeket fizikailag vagy elektronikusan is tárolni kell, ez utóbbi módszer biztosítja a leghatékonyabb kutatási és visszakeresési módszert.
#7) Őrizze meg a jó kapcsolatokat az eladókkal. A szállító-üzleti kapcsolat fenntartása az AP osztályok fontos feladata. Ha a számlákat időben kifizetik, és az információkat gyorsan tisztázzák és tárolják, a jövőbeni tranzakciók nagyobb valószínűséggel lesznek problémamentesek.
A számlák csoportjának megszervezése
Minél jobban szervezett egy fizetendő részleg, annál értékesebb lesz a vállalkozás számára. Megfelelő szervezés mellett a munkafolyamat is hatékonyabb lesz. Íme néhány tipp az AP részleg legleleményesebb felépítéséhez:
#1) Dokumentáljon mindent. Győződjön meg arról, hogy a vállalat minden vásárlásához tartozik beszerzési rendelés (PO), hogy rekordot lehessen létrehozni. Az adóazonosító számokról is naplót kell vezetni.
#2) Tárolja a rekordokat a könnyű visszakeresés érdekében. A dátumbélyegzővel ellátott dokumentumokat egy könnyen hozzáférhető helyen kell tárolni.
#3) Ellenőrizze kétszer. A csalások és hibák megelőzése érdekében ellenőrizze egymást az AP-csapat különböző tagjai.
#4) Rendszeresen egyeztesse a számlákat. Lehetőleg napi rendszerességgel ellenőrizze, hogy a számlák egyeznek-e a megrendelésekkel. Vezessen nyilvántartást az esetleges eltérésekről és azok megoldásáról.
#5) Használjon digitális fizetést. A mai elektronikus fizetési módok, köztük az Automated Clearing House (ACH) hatékonyak és egyszerűek. Gyakran nem kerülnek többe, mint a papíralapú fizetések, és könnyebben nyomon követhetők.
#6) Automatizálja az AP csapatát. A fizetések mellett számos számlatartozási funkció digitalizálható. Ennek számos előnye van, beleértve az adatbeviteli hibák elkerülését.
Hogyan segíthet az automatizálás az AP osztályoknak?
A mai legfrissebb szoftverre frissítő számlákkal foglalkozó csapatok számtalan előnyhöz juthatnak. A számlatartozási feladatok régebbi, kézi papír alapú ellátási módja idő- és munkaigényes. Azok az AP részlegek, amelyek fejlett szoftverekkel teljes automatizálásra váltanak, gyorsabban, kevesebb hibával és pontatlansággal tudják feldolgozni a számlákat. És mert Napjaink legjobb AP-programjai mesterséges intelligenciával (AI), sok feladathoz kevés emberi közreműködésre van szükség.
A mai fejlett AP szoftver például képes e-maileket olvasni, számlákat beolvasni, és ezekből a dokumentumokból automatikusan rögzíteni tudja a fontos részleteket. Valós idejű értesítések küldhetők ki az AP-csapat tagjainak, ha több figyelemre van szükség. Mivel ez a rendszer robotpilóton működik, kevesebb emberi erőfeszítésre van szükség az alkalmazottak részéről.
AP szoftver munkafolyamat-szabályokat is tartalmazhat. Például egy számlát egy program továbbíthat a megfelelő osztályhoz jóváhagyásra. Fizetési vezérlők beépíthetők a számlák kiegyenlítéséhez, és ezek a vezérlők különféle tényezők, például a fizetés összege szerint szerkeszthetők. A befizetés automatikusan megterhelhető a cég bankszámlájáról. Az AI ezeket a feladatokat egyedül végzi el. A gépi tanulással pedig az AI tanulhat a tapasztalatokból.
Minden, amit a program csinál, egy főkönyvben rögzítésre kerül, és ez a rekord tetszőlegesen megtekinthető. Még egyszer, mivel ezt az ellenőrzési nyomvonalat egy szoftver automatikusan hozza létre, kevesebb emberi munkaerőre van szükség.
Az AP részlegek számára készült szoftverek más digitális könyvelési eszközökkel is integrálhatók, holisztikus, teljesen elektronikus könyvelési rendszert hozva létre, amely megkönnyíti és kevésbé időigényessé teszi az alkalmazottak számára a fizetési kötelezettségeket.
Újrafutóz
Minden sikerre vágyó vállalkozásnak produktív AP osztályra van szüksége a megfelelő felszereléssel. Az elavult papíralapú technológiára támaszkodó számlákkal foglalkozó részlegeknél fennáll a veszélye annak, hogy lemaradnak versenytársaiktól. Napjaink kifinomult digitális eszközei számos előnnyel járnak a fizető részlegek számára, amelyek közül nem utolsósorban a kevesebb emberi erőfeszítés és a gyorsabb feldolgozási idő.
- SEO által támogatott tartalom és PR terjesztés. Erősödjön még ma.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Erősítse meg magát. Hozzáférés itt.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Felerősített tudás. Hozzáférés itt.
- PlatoESG. Carbon, CleanTech, Energia, Környezet, Nap, Hulladékgazdálkodás. Hozzáférés itt.
- PlatoHealth. Biotechnológiai és klinikai vizsgálatok intelligencia. Hozzáférés itt.
- Forrás: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-department/
- :van
- :is
- :nem
- $ UP
- 30
- a
- képesség
- Képes
- Rólunk
- hozzáférhető
- Fiók
- számvitel
- Fiókok
- fizetendő számlák
- inden
- fejlett
- előnyei
- érint
- Után
- újra
- AI
- Minden termék
- már
- Is
- Bár
- között
- összeg
- an
- és a
- bármilyen
- Megjelenik
- megfelelő
- jóváhagyás
- jóváhagyott
- VANNAK
- mesterséges
- mesterséges intelligencia
- AS
- kijelölt
- társult
- At
- részt vesz
- figyelem
- könyvvizsgálat
- felhatalmazott
- Automatizált
- automatikusan
- Automatizálás
- elkerülése érdekében
- Rossz
- Egyenleg
- Mérleg
- Bank
- bankszámla
- alap
- BE
- mert
- óta
- előtt
- mögött
- haszon
- Előnyök
- kívül
- BEST
- Jobb
- üzleti
- vállalkozások
- by
- TUD
- elfog
- eset
- esetek
- Készpénz
- kategóriák
- díj
- díjak
- ellenőrizze
- tisztázni
- Klíring
- szorosan
- hogyan
- Companies
- vállalat
- Társaságé
- versenytársak
- Vonatkozik
- ellenőrzések
- kijavítására
- helyesen
- Költség
- kiadások
- tudott
- szerződő felek
- Tanfolyam
- készítette
- létrehozása
- hitel
- Jelenlegi
- napi
- dátum
- találka
- Nap
- Adósság
- elszánt
- átadó
- osztály
- osztályok
- körülír
- tervezett
- részletek
- különböző
- nehéz
- digitális
- Digitális fizetések
- digitalizált
- kedvezmények
- megosztott
- dokumentum
- dokumentumok
- nem
- Ennek
- csinált
- kétszeresére
- le-
- két
- minden
- Korai
- könnyebb
- könnyen
- könnyű
- hatékony
- erőfeszítés
- bármelyik
- Elektronikus
- elektronikusan
- e-mailek
- felmerül
- alkalmazottak
- végtől végig
- biztosítására
- biztosítása
- lépett
- Vállalkozás
- Egész
- felszerelés
- ERP
- hibák
- különösen
- Minden
- mindenki
- példa
- végrehajtó
- tapasztalat
- szem
- tényezők
- Esik
- Divat
- gyorsabb
- kevesebb
- pénzügyi
- következő
- A
- formátum
- formák
- talált
- csalás
- ból ből
- Tele
- funkció
- funkciók
- jövő
- egyre
- általában
- szerzés
- megy
- jó
- áruk
- Legyen
- Egészség
- segít
- itt
- holisztikus
- Ház
- HTTPS
- emberi
- ID
- azonosítani
- if
- fontos
- in
- Beleértve
- következetlenségek
- bele
- Bejegyzett
- felmerült
- információ
- bemenet
- példa
- integrálni
- Intelligencia
- belső
- bele
- számla
- számlák
- IT
- ITS
- maga
- utazás
- Tart
- tartotta
- munkaerő
- nagy
- nagyobb
- legutolsó
- TANUL
- tanulás
- legkevésbé
- Főkönyv
- balra
- kevesebb
- kötelezettségek
- mint
- Valószínű
- kis
- elhelyezkedés
- log
- gép
- gépi tanulás
- készült
- csinál
- KÉSZÍT
- Gyártás
- kezelése
- kézikönyv
- sok
- Mérkőzés
- párosított
- Lehet..
- Partnerek
- említett
- találkozott
- módszer
- mód
- hibákat
- pénz
- monitor
- több
- hatékonyabb
- a legtöbb
- többszörös
- kell
- számtalan
- elengedhetetlen
- szükséges
- igények
- nem
- értesítések
- számok
- kötelezettség
- kötvények
- szerez
- of
- ajánlat
- felajánlás
- Office
- Tiszt
- gyakran
- idősebb
- on
- egyszer
- ONE
- folyamatban lévő
- csak
- működés
- or
- érdekében
- rendelés
- szervezet
- Szervezett
- Más
- ki
- vázlat
- fizetett
- Papír
- papír alapú
- párt
- Fizet
- fizet
- fizetés
- fizetési módok
- kifizetések
- teljesített
- előadó
- Előadja
- engedély
- fizikai
- fizikailag
- tervezés
- Plató
- Platón adatintelligencia
- PlatoData
- PO
- pont
- népszerűség
- POS
- megakadályozása
- elsődleges
- problémák
- eljárás
- folyamat
- Feldolgozott
- feldolgozás
- előírja
- termelő
- Program
- Programok
- megfelelő
- megfelelően
- ad
- Vásárlás
- megrendelés
- vásárlások
- tesz
- gyorsan
- Olvass
- real-time
- arat
- újrafutóz
- Kapott
- kap
- rekord
- feljegyzett
- nyilvántartások
- csökkenteni
- Regisztráció
- rendszeresen
- kapcsolatok
- kapcsolat
- támaszkodnak
- jelentése
- kötelező
- kutatás
- forrás
- találékony
- felelősség
- felelősség
- visszakeresés
- jobb
- Kockázat
- Szerep
- szabályok
- futás
- beolvasás
- Rész
- küldött
- Szolgáltatások
- számos
- adatlap
- rövid időszak
- kellene
- előadás
- egyszerűen
- helyzet
- Méret
- kicsi
- kisvállalkozás
- So
- szoftver
- eladott
- SOLVE
- néhány
- kifinomult
- beszélő
- nyilatkozatok
- Lépés
- Még mindig
- tárolni
- memorizált
- struktúra
- sikerül
- siker
- ilyen
- szállító
- szállítók
- készletek
- biztos
- kapcsoló
- rendszer
- Feladat
- feladatok
- adó
- csapat
- Csapattagok
- csapat
- Technológia
- Inkább
- feltételek
- mint
- hogy
- A
- A jövő
- az információ
- azok
- Őket
- akkor
- Ott.
- Ezek
- ők
- dolgok
- ezt
- azok
- idő
- időigényes
- időszerű
- alkalommal
- tippek
- nak nek
- mai
- is
- szerszámok
- Végösszeg
- nyomkövetés
- vágány
- Csomagkövetés
- nyom
- tranzakció
- Tranzakciók
- megpróbál
- megértés
- Unsplash
- frissítés
- használ
- használt
- Értékes
- különféle
- változik
- eladó
- gyártók
- ellenőrzött
- ellenőrzése
- ellenőrzése
- nagyon
- akar
- Út..
- JÓL
- Mit
- amikor
- ami
- WHO
- lesz
- val vel
- belül
- nélkül
- munkás
- dolgozók
- munkafolyamat
- lenne
- zephyrnet