Mi az a számlák kiszervezése?

A növekvő vállalkozásoknak számos beszállítóval és szállítóval kell kapcsolatot fenntartaniuk. Az eltérő számlázási szabványokkal/eljárásokkal rendelkező szállítók általában készítenek számlafizetési folyamatok elég körülményes. A szállítói kötelezettségek kiszervezése elősegítheti az AP folyamat simítását, miközben biztosítja a szállítóknak történő kifizetések hatékony elszámolását.

About Accounts Payable

Accounts Payable rövid távúra utal kötelezettségek amelyek a beszállítóktól/szállítóktól hitelre vásárolt áruk vagy szolgáltatások miatt merülnek fel a vállalatnál. Az számlafizetési folyamat létfontosságú egy vállalat számára, mivel folyamatosan nyomon követi a bejövő számlákat vagy számlákat, amelyeket rendszeresen ki kell egyenlíteni.

Azok a szervezetek, amelyek szeretnék csökkenteni az AP-folyamataikra nehezedő terheket, és fenntartani az üzletmenet zavartalanságát, igénybe vehetik egy Accounts Payable kiszervezi a céget.

What is Accounts Payable Outsourcing

A szállítói kötelezettségek kiszervezése egy speciális szolgáltató felvételének folyamata, aki több olyan AP-funkciót is át tud venni, amelyeket a vállalkozások nehezen tudnak házon belül kezelni.

A szállítói kötelezettségek kiszervezését végző vállalatok fel vannak szerelve a szükséges készségekkel, eszközökkel és technológiával ahhoz, hogy integrálódjanak a szervezet meglévő AP-folyamataiba.

Organizations dealing with sensitive financial data may be hesitant to use a third-party vendor for their AP processes. Hence they might want to consider AP Automation instead.

---

Szeretné felépíteni saját szokásait Automated invoice processing workflow? Irány át Nanonetek és kezdje el ingyen! Automatizálja a számlafizetést mesterséges intelligencia segítségével.

---

AP Outsourcing vs AP Automation

Az AP Outsourcing magában foglalja a szállítói kötelezettségek folyamatának átadását egy harmadik fél üzleti szolgáltatónak. Ez azt jelenti, hogy Ön egy külső entitás szállítói kötelezettségeit veszi igénybe az üzleti tranzakciók végrehajtásához. AP automatizálás, ehhez képest az elfogadása/integrációja egy AP szoftver számlázási folyamatok kinyerésére, érvényesítésére és jóváhagyására.

A számlafizetési folyamatok kiszervezése megkönnyítheti a kifizetéseket, és megtakaríthatja a munkát, az időt és a hibákat. Egy AP automatizálási szoftver elfogadásával jobban irányítható számla adatrögzítés, biztonság, és segít az adatok jobb elemzésében az üzleti hatékonyság növelése érdekében. Ez azonban egyéb költségeket is magában foglal, például a szoftverbe való befektetést és az alkalmazottak szoftverhasználati képzésére fordított időt.

A fizetési kötelezettségek kiszervezése vagy az automatizálás közötti választás teljes mértékben a vállalkozás méretétől és jellegétől függ. Míg az AP automatizálása megkönnyíti a házon belüli AP-folyamatokat, az outsourcing ideális lesz egy olyan vállalkozás számára, amely csökkenteni kívánja az AP-terhelést.

Most koncentráljunk a szállítói kötelezettségek kiszervezésének előnyeire és hátrányaira.

Benefits of Accounts Payable Outsourcing

A számlák kiszervezése rendkívül előnyös lehet egy vállalkozás számára. A szakképzett outsourcing szolgáltatók hatékonyabbá tehetik a vállalat AP folyamatait; így javul a pénzforgalom. A beszállítók és szállítók így profitálhatnak az időben történő fizetésből.

Íme néhány módszer, amellyel a vállalatok profitálhatnak AP-folyamataik kiszervezéséből:

1. Költségcsökkentés

A fizetési kötelezettségi folyamatok kiszervezése költséghatékony lehet egy vállalkozás számára. A házon belüli AP folyamatokhoz emberek felvételére, oktatási anyagokba és berendezésekbe/szoftverekbe való befektetésre van szükség, ami meglehetősen drága lehet egy vállalkozás számára. Az outsourcing segíthet elkerülni ezeket a rezsiköltségeket, és még mindig költségkímélő, mivel számlánként fizet a szolgáltatónak.

2. Early Payment Discounts

Accounts payable outsourcing can increase the efficiency of your AP processes by streamlining vendor invoices and payments. This can help steer clear of double payments or missed invoices. Since everything is organized, you can also make early settlements of vendor bills to get better discounts.

3. Fokozott hatékonyság és termelékenység

Az AP-folyamatok kiszervezése segíthet a gyorsabb számlafeldolgozásban. A számlafizetési szolgáltatásokat kínáló vállalatok csak az Ön AP folyamataira összpontosítanak; a munka gyorsabb és pontosabb elvégzése. Ezenkívül az AP-folyamatok gondozása mellett alkalmazottai nagyobb értékű feladatokra összpontosíthatnak, és megnövekedett hatékonysággal, ami általánosságban jobb termelékenységet eredményez.

4. Lower Errors and Better Fraud Mitigation

A számlák egyszerűsítésén túl a szállítói kötelezettségeket kihelyező cégek csökkentik a hibák előfordulását a számlákban. Megfelelő ellenőrzések és érvényesítések futtatásával azonosíthatják a számlák hibáit, és megakadályozhatják a hibás fizetéseket. Az AP-szakértők és a kifinomult technológia használata segít azonosítani a kockázatokat és csökkenteni azok előfordulását csalás.

5. Skilled Resources & Latest Technology

A számlák kiszervezését végző cégek a legújabb eszközöket vagy szoftvereket ismerő szakembereket alkalmaznak az AP folyamatok optimalizálására. Ez azt jelenti, hogy vállalkozását a legújabb technológia és nagy pontosságú eszközök hajtják, anélkül, hogy be kellene fektetnie beléjük.

6. Constant Tracking

Számos számlakötelezettség-kiszervezést végző cég a telephelyen kívül dolgozik, de korszerűsített technológiát használ, amely minden lépésnél nyomon követhető. Az automatizált nyomon követéssel a vállalkozások valós idejű hozzáférést és információkat kaphatnak számlafizetési folyamataikról.

7. No Shortage of Workforce

Az AP folyamatok, ha az alkalmazottak távolléte miatt megszakadnak, megsokszorozhatják és megterhelhetik az üzletet. Az outsourcing szolgáltatók megfelelő munkaerővel (és tartalék csapattal) rendelkeznek az AP-folyamatok beavatkozásához és kezeléséhez.

Drawbacks of Accounts Payable Outsourcing

Noha a szállítói kötelezettségek kiszervezése problémamentesnek tűnhet, vannak olyan problémák, amelyekkel a vállalkozások továbbra is szembesülhetnek a kiszervezéssel. Az alábbiakban felsorolunk néhány olyan hátrányt, amelyek az AP kiszervezésével kapcsolatban felmerülhetnek.

1. Error-validation

Előfordulhat, hogy az outsourcing cégek nem mindig átláthatóak az Ön AP-folyamatainak kezelésében. A modern technológia használata ellenére továbbra is előfordulhatnak hibák. Ezeket a hibákat gyakran észre sem veszik. Előfordulhat, hogy a folyamataiban bekövetkezett változásokat nem hajtják végre teljes mértékben az AP-folyamatokat kezelő cégek kiszervezése, ami több hibát vagy átdolgozást eredményez.

2. Less Process Control

Bármely cég, aki foglalkozik bevált gyakorlatok a házon belül nagyobb ellenőrzést gyakorolhat a folyamatai felett. A vészhelyzetek rangsorolhatók, és közvetlen jóváhagyással azonnal kezelhetők. Egy harmadik féltől származó szolgáltatónál az ő feltételeik és időzítéseik szerint kell játszania. Előfordulhat, hogy távol helyezkednek el, és a folyamatok átláthatóságának hiánya komoly problémát jelenthet.

3. Issues with Duplication

Sok számlaköteles outsourcing cég számlánkénti díjat számít fel. Ezért, ha vállalkozása ismétlődő számlákat oszt meg, akkor ezt is fizetnie kell. Ha az outsourcing szolgáltatóknak nincs lehetőségük az ismétlődő számlák észlelésére, akkor a vállalkozásnak a szükségesnél több költsége keletkezik.

4. Less Flexible

A szállítói kötelezettségeket kiszervezett vállalatnak lehetnek bizonyos feltételek, amelyek nem biztos, hogy rugalmassá teszik a munkát az Ön vállalkozása számára. Ha az eladóval kötött szerződés nem vonatkozik a feldolgozás alóli kivételekre, akkor az Ön vállalkozásának külön kell ezzel foglalkoznia. Ez több bonyolultságot, átdolgozást és kényelmetlenséget eredményezhet.

5. Over Dependency

A kulcsfontosságú AP-feladatok átadása jó lehet, de ennek ára van. A tény az, hogy a létfontosságú tranzakciókat magában foglaló fizetési kötelezettségek tekintetében erősen függővé válik az outsourcing szolgáltatótól. Tehát ha a szolgáltató olyan kihívásokkal néz szembe, mint például a biztonság megsértése vagy akár csőd, akkor a vállalati folyamatok hirtelen leállhatnak.

6. Privacy and Security Issues

A vállalkozásoknak emlékezniük kell arra, hogy elveszítik a magánéletüket, amikor pénzügyi információkat tesznek közzé, és hozzáférést biztosítanak érzékeny adatokhoz, miközben az AP-folyamatok kiszervezését választják.

Az ilyen harmadik felek általában belső szervereket és felhőalapú tárolást használnak az érzékeny adatok tárolására. Bár mindkét érintett fél központi hozzáférését szolgálja, az adatok ki vannak téve a potenciális biztonsági réseknek és feltöréseknek.

Evaluating Accounts Payable Outsourcing Providers

Hogyan választhatja ki a megfelelő típusú számlatartozás-outsourcing szolgáltatást a szükséges előnyök kihasználásához? Íme néhány irányelv, amelyeket követve kiválaszthatja a megfelelő kihelyezett számlafizetési kötelezettséget:

• Kutasson az AP Outsourcing cégnél: Jó gyakorlat, ha egy AP-outsourcing céget keres, mielőtt együttműködne velük. Az ajánlásokon, felhasználói véleményeken vagy visszajelzéseken keresztül kapott információk kiemelhetik a szállító teljesítménytörténetét. A korábbi projektek áttekintése betekintést nyújthat abba, hogyan kezelik az ügyfeleket, folyamataikat stb.
• Belső megbeszélés: A vezetőséggel és a személyzettel folytatott belső megbeszélés, mielőtt átadná az AP folyamatokat egy outsourcing szolgáltatónak, segíthet tisztázni a teljesítendő követelményeket és az esetlegesen felmerülő kihívásokat. Növeli a hatékonyságot és csökken a hibák száma, ha a vállalat, a szállítói és a kiszervezési szolgáltató egy oldalon vannak.
• Ellenőrizze az adatvédelmi és biztonsági intézkedéseket: Az AP outsourcing cégek akár más országban is lehetnek. Mielőtt hagyná, hogy az outsourcing cégek átvegyék az AP-folyamatok irányítását, ellenőrizze a biztonsági intézkedéseiket, és ellenőrizze, hogyan tartják fenn pénzügyi adatainak titkosságát. Ez segíthet felmérni a felmerülő kockázatokat és a biztonsági megsértések megelőzésére alkalmazott biztonsági intézkedéseket.

Accounts Payable Outsourcing Services

A szállítói kötelezettségek kiszervezése népszerű üzleti gyakorlattá vált sok olyan cégnél, amelyek nem képesek és nem képesek kezelni növekvő AP-folyamataikat. Sok outsourcing cég messze földön elérhető szolgáltatások sokaságára.

A legáltalánosabb kiszervezett AP-folyamatok a következők megrendelés or számlaegyeztetés (0r 3 utas egyeztetés), számlaautomatizálás, eltérésfeloldás és AP adminisztráció. Egy vállalkozás a munka nagyságától és a költségkerettől függően választhat, hogy mit szeretne kiszervezni.

Következtetés

Accounts payable outsourcing is a handy solution for companies to make their AP processes efficient & cost-effective. More and more businesses rely on AP outsourcing firms to redesign and streamline their AP processes despite mild hiccups along the way. Hiring, automation, or outsourcing is a choice businesses can make depending on their means, time, and capability to ensure smoother AP processes and better business efficiency.