6 KPI Hutang Teratas yang Harus Diukur

Diterbitkan Ulang Oleh Plato

Followers: 0

6 KPI Hutang Teratas untuk mengukur Kecerdasan Data PlatoBlockchain. Pencarian Vertikal. Ai.

Tingkatkan efektivitas organisasi Anda dengan penerapan praktis indikator kinerja utama yang tepat!

Peter Drucker pernah berkata, “Jika Anda tidak mengukurnya, Anda tidak dapat memperbaikinya.”

Melacak kinerja departemen Hutang di perusahaan Anda memerlukan upaya yang lebih dari sekadar melacak jumlah faktur yang melewati tanggal jatuh tempo!

Pendekatan strategis dalam menangani tim AP Anda dapat memaparkan bisnis Anda pada peluang yang menguntungkan sekaligus menghindari masalah seperti – arus kas yang buruk dalam perusahaan, hubungan kontroversial dengan pemasok, dan tidak ada sumber pendapatan tambahan; hari ini kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana penerapan KPI tertentu pada akhirnya dapat membantu tim AP Anda meningkatkan efisiensinya.

Apa itu KPI?

KPI adalah singkatan dari istilah – indikator kinerja utama. Seperti namanya, KPI adalah indikator kinerja suatu tujuan tertentu yang dapat diukur selama periode waktu tertentu.

Pemilik bisnis dan profesional terlatih sering bingung antara istilah – Indikator kinerja utama dan Metrik. Inilah perbedaan keduanya:

Indikator kinerja utama mempunyai dampak positif terhadap hasil bisnis Anda secara keseluruhan. Mereka memainkan peran penting dalam mendukung strategi bisnis Anda secara keseluruhan dan menjelaskan hal-hal penting untuk membantu bisnis tumbuh dalam jangka panjang. Misalnya: Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk menyetujui faktur dan Jumlah hari hutang yang terutang.

Metrik, di sisi lain, adalah alat untuk mengukur aktivitas sehari-hari dalam bisnis Anda yang membantu mendukung indikator kinerja utama. Hal ini bukanlah tindakan yang penting, namun mungkin masih berdampak kecil pada bisnis Anda. Contoh metriknya adalah – Persentase faktur langsung dan ROI pada otomatisasi faktur.

Ada banyak jenis indikator kinerja utama yang terbukti bermanfaat bagi bisnis Anda. Meskipun beberapa bisnis suka melacak kemajuan terukur bulanannya, bisnis lain lebih suka memiliki visi jangka panjang. Berikut adalah beberapa jenis KPI umum yang harus Anda ketahui:

Operasional: KPI ini membantu mengukur kinerja bisnis Anda dalam jangka waktu yang lebih singkat dengan fokus utama pada proses bisnis. Contoh: Tingkat kesalahan laporan keuangan, Laporan yang dihasilkan per karyawan.

Terkemuka dan Tertinggal: Indikator utama membantu melacak pertumbuhan bisnis Anda dan hasil bisnis di masa depan. Padahal, KPI yang tertinggal membantu melacak keputusan bisnis Anda di masa lalu. Perpaduan keduanya dapat melahirkan strategi bisnis yang unggul. Contoh: Pendapatan rata-rata per pengguna.

fungsional: Beberapa indikator kinerja utama mungkin terkait dengan fungsi tertentu seperti akuntansi, keuangan, dll. Contoh: Biaya akuntansi, Perputaran hutang usaha.

Strategis: Ini membantu memantau tujuan bisnis Anda dalam jangka panjang. Contoh: Pangsa pasar, dan laba atas investasi.

Mengapa KPI Penting Untuk Tim AP Hutang?

Indikator Kinerja Utama dapat menjadi metrik penting untuk mengukur apakah kemajuan tim Hutang Usaha Anda selaras dengan tujuan bisnis perusahaan Anda secara keseluruhan. Beberapa alasan penting mengapa KPI semakin banyak digunakan oleh tim AP di seluruh bisnis adalah:

Mengurangi Faktor Risiko: KPI dapat memainkan peran penting dalam menunjukkan kesehatan organisasi Anda. Dalam jangka panjang, hal ini dapat membantu mengurangi faktor risiko finansial dan mengubah bisnis Anda menjadi menguntungkan.
Sejajarkan Tim Anda: Pastikan Anda dan tim AP Anda selalu berada di jalur yang tepat untuk penutupan buku akhir bulan, dan Anda sebagai manajer dapat mengevaluasi apakah Anda perlu menambahkan sumber daya – baik manusia atau perangkat lunak untuk meningkatkan kinerja.
Lacak Kemajuan: KPI memastikan bahwa setiap karyawan di tim AP merasa bertanggung jawab atas kemajuan mereka. Ini juga membantu manajer tim untuk memindahkan berbagai hal dengan cara yang lebih sistematis.
Sesuaikan Strategi Anda: Dengan catatan yang jelas tentang apa yang berhasil dan apa yang tidak, Anda dapat mengarahkan strategi bisnis Anda ke arah yang benar dan bekerja sesuai dengan itu.

Apa Saja Masalah Yang Dapat Dipecahkan KPI Untuk Tim AP?

Jika Anda seorang manajer AP, Anda pasti tahu betapa sulitnya mengelola hubungan vendor, melacak faktur, dan mengelola likuiditas. Sebagian besar perusahaan memandang tim AP sebagai sumber pendapatan yang sangat penting.

Departemen Hutang merupakan komponen penting dari setiap domain bisnis. Bahkan kesalahan sekecil apa pun dalam fungsi bisnis yang ditangani oleh departemen dapat menyebabkan kemunduran besar bagi perusahaan.

Indikator Kinerja Utama dapat memberikan wawasan yang lebih mendalam mengenai operasi bisnis dan dengan demikian membantu mencapai solusi komprehensif terhadap permasalahan.

Misalnya, KPI yang tinggi seperti “Waktu pembayaran rata-rata” dapat menunjukkan bahwa ada penundaan dalam pembayaran yang harus dilakukan kepada pemasok bisnis karena arus kas di perusahaan tidak mencukupi. Oleh karena itu, hal ini dapat menjadi indikator bahwa ada masalah dalam perolehan pendapatan dalam bisnis.

Contoh lain yang akan membantu Anda memahami pentingnya KPI bagi tim AP adalah jumlah invoice yang diproses oleh perusahaan. Jika perusahaan Anda memiliki jumlah faktur yang lebih banyak dibandingkan pesaing Anda, ini berarti Anda bekerja dengan terlalu banyak pemasok. Oleh karena itu, Anda pada gilirannya kehilangan diskon luar biasa dari konsolidasi bisnis.

Demikian pula, banyak indikator pembayaran yang dapat menyiratkan bahwa bisnis Anda terlibat dalam praktik AP yang berbahaya. Misalnya, jika Anda ingin melacak berapa biaya yang dikeluarkan tim Anda untuk memproses satu faktur, Anda dapat melacak – Biaya Per Faktur.

Tahukah Anda bahwa dibutuhkan waktu hampir 25 hari bagi tim AP untuk memproses invoice berbasis kertas? Sekarang jika Anda tidak ingin termasuk dalam kelompok pelacakan ini, maka Anda dapat melacak waktu tunggu!

Apa KPI Penting yang Harus Dilacak?

Raih target dan benchmark bisnis internal terhadap pesaing bisnis Anda menggunakan Key Performance Indicators!

1. Biaya Hutang Per Faktur

Jika Anda yakin untuk mengukur kemajuan tim AP Anda dengan KPI, maka KPI pertama yang terlintas dalam pikiran Anda adalah – Biaya Per Faktur Hutang.

Sekarang, ini adalah indikator kinerja utama yang dapat bervariasi antar bisnis dan industri. Oleh karena itu, ada baiknya setiap detik waktu Anda mengukurnya. Seperti yang mungkin Anda ketahui dari namanya, Biaya Per Faktur digunakan untuk menghitung berapa banyak uang yang dikeluarkan departemen AP untuk memproses satu faktur.

Diukur dengan membagi total biaya yang dikeluarkan oleh departemen dengan jumlah faktur yang diproses dalam jangka waktu tertentu. Untuk mendapatkan angka KPI yang lebih akurat, penting bagi Anda untuk mempertimbangkan biaya langsung dan tidak langsung selama penghitungan.

Biaya yang harus disertakan selama perhitungan: biaya infrastruktur TI dan dukungan perangkat lunak, biaya semua karyawan yang terlibat di departemen AP, waktu pemberi persetujuan, dan biaya tambahan apa pun yang timbul dalam bentuk biaya keterlambatan pembayaran, dll.

Biaya Per Faktur yang tinggi dapat disebabkan oleh inefisiensi dalam departemen AP itu sendiri (sebagian besar disebabkan oleh tugas-tugas manual), seringnya perselisihan dengan vendor mengenai faktur, atau pelatihan di bawah standar.

Rumus = Total pengeluaran departemen AP/No. faktur yang diproses

Total pengeluaran harus mencakup setiap biaya personel dan infrastruktur yang mungkin dapat Anda pikirkan bersama dengan biaya overhead lainnya. Tidak. faktur harus mencakup semua faktur yang dijadwalkan, diproses, dan dibayar selama jangka waktu yang ditentukan.

Tolok ukur industri: Memproses satu faktur secara manual akan dikenakan biaya sebesar rata-rata dari $12-$30. Untuk beberapa organisasi, biayanya bisa naik hingga $40.

2. Rata-rata Waktu Pembayaran

Jika Anda mengukur Biaya Per Faktur, luangkan waktu untuk mengukur juga Waktu Rata-Rata Pembayaran tim AP Anda!

Untuk mengukur KPI ini, Anda perlu menghitung terlebih dahulu total waktu yang dihabiskan tim AP dalam pemrosesan invoice. Jam untuk menghitung metrik ini mulai berjalan segera setelah departemen menerima faktur hingga vendor yang ditunjuk menerima pembayaran mereka.

Semakin lama waktu yang dibutuhkan tim AP untuk memproses invoice, maka semakin tinggi pula Cost Per Invoice KPI yang didapat.

Dalam istilah awam, semakin cepat tim AP Anda menangani faktur lama, semakin sedikit kemunduran yang akan mereka alami ketika faktur baru tiba. Target Waktu Rata-Rata hingga Pembayaran dapat berbeda antar perusahaan terutama bergantung pada kebijakan mereka sehubungan dengan penyimpanan uang tunai. Yang penting di sini adalah memahami bahwa metrik ini memberi Anda gambaran tentang arus kas perusahaan Anda.

Rumus = Total Waktu yang Dihabiskan Saat Memproses Faktur/ Jumlah Faktur yang Diproses

Tolok ukur industri: Ini adalah metrik variabel dan dapat rata-rata berkisar antara 3.7 – 12.2 hari.

3. Waktu Rata-Rata Per Faktur

Seperti yang Anda ketahui, bisnis Anda mungkin mulai merugi dan bukannya untung jika Anda memproses faktur dengan lambat. Beberapa alasan utama di balik tingginya Waktu Rata-Rata Per Proses Faktur adalah:

Alur Kerja yang terlalu lengkap: Alur kerja yang terlalu rumit tidak hanya merepotkan tim AP, tetapi juga semua departemen yang bekerja secara keseluruhan.

Verifikasi Faktur Tertunda: Meskipun faktur-faktur tersebut sampai di meja bisnis yang tepat pada waktu yang tepat, kebanyakan dari faktur-faktur tersebut tetap tidak disetujui di meja bisnis selama berhari-hari.

Pengodean yang Memakan Waktu: Jeda waktu pemrosesan faktur semakin meningkat karena penggunaan perangkat lunak lama atau pemeriksaan ulang setiap referensi dalam faktur.

Waktu Rata-Rata Per Proses Faktur juga bergantung pada ukuran bisnis dan domain industrinya. Seperti yang mungkin sudah Anda duga sekarang, jika waktu rata-rata pemrosesan satu faktur tinggi, tim Anda akan terjebak dalam lingkaran setan waktu rata-rata pembayaran dan biaya per faktur yang tinggi.

Rumus = Waktu yang dihabiskan untuk memasukkan + memasukkan kembali + tinjauan material + mengidentifikasi pos pemeriksaan rute + persetujuan + pengiriman + rekonsiliasi + pembaruan komunikasi.

Tolok ukur industri: Bisnis kecil hingga menengah memerlukan waktu sekitar 25 hari untuk memproses satu faktur secara manual.

4. Jumlah Faktur yang Diproses Per Hari Per Staf AP

KPI penting lainnya untuk mengukur kinerja Anda dan tim AP Anda adalah Jumlah Faktur yang Diproses Per Hari Per Karyawan. Ini akan membantu Anda memahami kekuatan tim AP Anda dan juga area abu-abu yang perlu mereka tingkatkan.

Waktu yang dibutuhkan oleh karyawan tim AP untuk memproses faktur juga berdampak signifikan pada departemen bisnis lainnya. Sampai dan kecuali faktur dimasukkan ke dalam sistem ERP oleh karyawan, tidak ada departemen lain yang dapat menilai perkembangannya.

Masalah besar lainnya yang mungkin timbul dari penundaan ini adalah – hilangnya diskon vendor, salah urus arus kas, terganggunya hubungan bisnis-pemasok, dan lain-lain.

Di sini, Anda juga perlu mempertimbangkan tugas pemrosesan yang ditangani oleh setiap anggota staf AP.

Tolok ukur industri: Rata-rata karyawan staf AP memproses sekitar 5 faktur setiap jam. Itu berarti 42 faktur per hari!

5. Tingkat Pengecualian Faktur

Perbedaan dalam data faktur dan pesanan pembelian atau hambatan dalam proses persetujuan faktur dapat menyebabkan pengecualian. Contoh umum pengecualian faktur adalah ketika ada kesalahan perutean pada pemrosesan faktur atau ada persetujuan yang menunggu keputusan. Hal ini dapat menunda proses pembayaran faktur dan bahkan dapat menimbulkan praktik AP yang berbahaya seperti pembayaran duplikat.

Rumus = Tingkat pengecualian faktur/ Jumlah faktur yang diproses * 100

Tolok ukur industri: Rata-rata industri untuk tingkat pengecualian faktur adalah sekitar 24.6%.

6. % Faktur Diproses Sesuai Syarat Pembayaran (Optimasi Arus Kas)

Metrik ini menghitung jumlah faktur pemasok yang telah dibayar perusahaan tepat waktu. Ini melacak jumlah faktur yang dibayar pada tanggal yang tercantum dalam persyaratan faktur atau sebelum itu. Nilai yang rendah untuk metrik ini dapat menunjukkan pemrosesan faktur manual yang rawan kesalahan, pedoman terkait faktur pemasok yang tidak jelas, dan pelatihan staf AP yang di bawah standar.

Untuk membantu Anda mengawasi KPI yang disebutkan di atas dengan mudah, kami telah menyusun daftar pedoman. Inilah cara Anda melacak indikator kinerja utama tim AP Anda:

Tentukan tujuan bisnis jangka pendek dan jangka panjang Anda untuk memantau apakah pendapatan perusahaan Anda tumbuh atau stagnan.

Untuk mendapatkan wawasan yang kuat tentang pemantauan KPI, Anda harus memiliki akses lengkap ke data historis dan real-time.

Pilih visualisasi yang tepat untuk setiap metrik yang ditentukan. Anda dapat menggunakan beberapa jenis bagan, grafik, dan dasbor untuk memvisualisasikan data bisnis Anda. Berinvestasi pada inovasi yang tepat untuk melacak KPI akan membantu Anda membuat keputusan bisnis yang menguntungkan.

Pilih KPI yang kohesif untuk melengkapi visualisasi dan menetapkan tolok ukur yang tepat. Dengan tolok ukur KPI pilihan Anda, izinkan pemangku kepentingan untuk menguji indikator tersebut.

Bagaimana Anda Melacak KPI?

Untuk membantu Anda mengawasi KPI yang disebutkan di atas dengan mudah, kami telah menyusun daftar pedoman. Inilah cara Anda melacak indikator kinerja utama tim AP Anda:

Tentukan tujuan bisnis jangka pendek dan jangka panjang Anda untuk memantau apakah pendapatan perusahaan Anda tumbuh atau stagnan.

Untuk mendapatkan wawasan yang kuat tentang pemantauan KPI, Anda harus memiliki akses lengkap ke data historis dan real-time.

Pilih KPI yang kohesif untuk melengkapi visualisasi dan menetapkan tolok ukur yang tepat. Dengan tolok ukur KPI pilihan Anda, izinkan pemangku kepentingan untuk menguji indikator tersebut.

Bagaimana Otomatisasi Meningkatkan KPI?

Dorong kesuksesan internal perusahaan Anda dan temukan teknologi mutakhir untuk membantu mengkonsolidasikan bisnis Anda!

Akuntansi adalah tugas yang menakutkan bagi beberapa bisnis. Bahkan setelah berulang kali memproses data secara manual, Anda selalu memiliki lebih banyak data perusahaan untuk disortir! Inilah sebabnya mengapa bisnis sedang menuju era otomatisasi.

Dengan kemajuan teknologi, saat ini dimungkinkan untuk menghemat uang dan meningkatkan efisiensi bisnis pada saat yang bersamaan. Ini tidak hanya membebaskan Anda dari beberapa tugas administratif perusahaan tetapi juga memberi Anda data bisnis penting dalam format yang lebih terstruktur.

Berikut enam alasan kuat mengapa Anda harus mengikuti tren ini!

Hemat Waktu Anda: Jika Anda seorang manajer AP, Anda pasti paham betapa lambatnya pemrosesan manual dapat memengaruhi KPI AP Anda. Mengotomatiskan proses Hutang Usaha Anda membantu menyelesaikan tugas-tugas biasa seperti memasukkan data dan memeriksa formulir pembelian dengan akurasi lebih tinggi dan dalam jangka waktu lebih singkat.

Pemrosesan Faktur Bebas Kesalahan: Kita manusia rentan terhadap kesalahan sedangkan AI tidak. Proses AP otomatis menghasilkan pengulangan tugas AP tanpa akhir tanpa kesalahan.

Akses ke Dokumen Digital: Keuntungan utama lainnya menggunakan proses AP otomatis adalah Anda tidak perlu khawatir mengisi dokumen penting. Melalui otomatisasi, Anda dapat langsung membuat dokumen digital sejak awal dan mengucapkan selamat tinggal pada kesulitan mengikuti, memindai, dan mengirim pesanan pembelian melalui email.

Validasi data: Sistem pelacakan KPI memberi Anda kemampuan untuk melakukan perubahan bisnis yang diperlukan melalui pemantauan grafik dan statistik lainnya. Anda juga dapat memetakan kemajuan bisnis Anda melalui validasi data.

Peningkatan Produktivitas: Salah satu keuntungan terbesar mengotomatiskan proses AP Anda adalah Anda dapat menyelamatkan diri dari tugas manual yang membosankan dan fokus pada tugas bisnis yang lebih penting.

Aksesibilitas yang Ditingkatkan: Melalui digitalisasi, Anda dapat membawa proses AP Anda ke cloud dan tidak perlu lagi khawatir tentang pengarsipan dokumen di lemari yang tepat!

Otomatisasi menjadi mudah dengan perangkat lunak seperti Flow Nanonets yang dapat menangani proses hutang usaha end-to-end dan membantu Anda 10x efisiensi. Anda dapat mengotomatiskan faktur, persetujuan, dan proses pembayaran Anda. Sinkronkan data secara real-time dengan ERP Anda seperti Quickbooks untuk rekonsiliasi, pemantauan, dan melakukan analisis pada proses AP Anda.

Jadwalkan demo dengan Flow by Nanonets hari ini:

Kesimpulan: Wire Transfer dengan Paypal

Pelajari Cara Mencapai Sasaran Hutang Usaha Anda dengan Lebih Strategis

Pentingnya otomatisasi untuk mendigitalkan proses AP di tim AP Anda tidak dapat diabaikan.

Rasakan kekuatan otomatisasi dengan meningkatkan efisiensi tim Anda melalui pengelolaan tugas manual yang membosankan dan digitalisasi dokumen penting!

Nanonets dapat membantu Anda mengelola tim Hutang secara efisien, sehingga Anda dapat menghabiskan waktu memimpin bisnis Anda dari depan! Melalui kekuatan pembelajaran mendalam, Anda dapat dengan mudah menangkap data industri apa pun dari dokumen apa pun yang Anda inginkan!

Otomatiskan tugas-tugas manual sehari-hari seperti pengarsipan faktur di lemari, pemindaian pesanan pembelian, dan banyak lagi!

Ambil data dari berbagai sumber dan manfaatkan untuk memajukan tim AP Anda!

Dapatkan akses eksklusif ke solusi agnostik template yang membantu menghubungkan titik-titik di antara beragam informasi.

Kurangi waktu yang Anda habiskan untuk mengejar faktur dan otomatiskan pengumpulan pembayaran Anda!

Kurangi keterlambatan pembayaran faktur dan tingkatkan arus kas Anda