Bagaimana platform Regtech dapat beradaptasi dengan dunia kerja modern

Meskipun pengawasan komunikasi telah menjadi kebutuhan yang semakin mendesak dalam beberapa tahun terakhir, kenyataannya sebagian besar platform generasi saat ini dibangun 20 tahun yang lalu. Masyarakat telah banyak berubah sejak saat itu, baik dalam hal kemampuan teknologi maupun cara kita berkomunikasi. Penting agar alat kepatuhan mengikuti perkembangan dunia yang menjadi tujuan regulasinya. 

Artikel ini akan menganalisis metode tradisional yang terkait dengan pengawasan komunikasi, di mana (dan mengapa) pendekatan ini tidak lagi sesuai, dan bagaimana platform dapat berkembang untuk melayani dunia kerja modern dengan lebih baik.  

Lanskap Peraturan 

Sepatah kata tentang 'pengawasan komunikasi' 

Meningkatnya tuntutan terhadap platform kepatuhan mungkin dapat dicontohkan dengan adanya pergeseran terminologi, dari 'pengarsipan komunikasi' menjadi 'pengawasan komunikasi'. Pengarsipan mengacu pada prosedur pengambilan dan penyimpanan data yang sesuai, dan sebagian besar vendor pasti mampu melakukan hal ini. Banyak platform juga – Slack memiliki arsip internal, Zoom SMS memiliki penahanan litigasi, dan RingCentral dapat menyimpan semua data panggilan. 

Pengawasan adalah bagian yang sulit, namun merupakan hal yang harus ditawarkan oleh vendor kepatuhan modern dalam iklim peraturan saat ini. Interaksi yang tidak patuh tidak hanya harus dicatat, namun juga ditandai dan ditindaklanjuti. Pengawasan dan pengarsipan dulunya merupakan istilah yang terpisah, namun kini menjadi tidak terpisahkan karena saluran komunikasi dan peraturan yang mengaturnya semakin beragam.  

Kini terdapat lebih banyak wilayah digital yang harus dipantau seluruh angkatan kerja, dengan standar yang semakin ketat. Oleh karena itu, vendor mempunyai tanggung jawab untuk mengembangkan fitur produk yang membantu tim kepatuhan dalam mengungkap malpraktik. 

komunikasi seluler  

Sejak COVID-19 mempercepat a
pergeseran global ke pekerjaan jarak jauh, banyak organisasi telah berjuang untuk membujuk staf agar beralih dari prevalensi dan kenyamanan platform seluler. Pertukaran seperti yang terjadi melalui WhatsApp dan platform seluler 'off channel' lainnya jauh lebih sulit untuk dipantau dan ditangkap dibandingkan email, misalnya, sehingga vendor tidak selalu mampu melakukannya. 

 Pada tahun lalu, komunikasi seluler menjadi sorotan bagi perusahaan yang diatur SEC & FINRA

rekor denda yang dibagikan kepada beberapa pemain industri terbesar. Kegagalan dalam menerapkan kebijakan komunikasi seluler bukan lagi suatu pilihan, dan banyak perusahaan mencari cara untuk secara patuh membuka keuntungan transaksional yang didapat dengan membuka saluran pencarian calon pelanggan bagi staf. 

Masalah Kepatuhan Modern 

iMessage 

Vendor pengawasan mempunyai tanggung jawab untuk mengikuti perkembangan peraturan, dan karenanya telah mengembangkan teknologi untuk menangkap data dari aplikasi seperti WhatsApp, WeChat, Signal, dan Telegram. Namun, bagi sebagian besar vendor, iMessage tetap menjadi sumber frustrasi.  

IPhone memiliki
pangsa pasar 58% di AS pada tahun 2023, sehingga pengambilan iMessage merupakan persyaratan penting bagi perusahaan yang ingin memastikan kepatuhan. Bahkan ketika pelarangan saluran diterapkan, sangatlah tidak realistis dan bahkan naif untuk mengharapkan larangan tersebut ditegakkan oleh staf yang selama ini mengandalkan kenyamanan berkirim pesan.  

Obrolan grup 

Banyak vendor pengawasan juga kesulitan menangkap pesan grup di seluruh platform komunikasi seluler. Sederhananya, obrolan grup sering kali digunakan untuk mendiskusikan masalah bisnis; PA penasihat mungkin mengirim pesan ke klien atas nama mereka, penasihat dapat berbagi informasi pemasaran dalam obrolan grup dengan banyak klien – ada banyak skenario di mana pengiriman pesan grup dapat terjadi. 

Jika obrolan grup tidak terekam, maka kepatuhan tidak dapat dibuktikan, sehingga penting bagi vendor untuk menemukan cara. Melarang pesan grup secara langsung bukanlah pilihan yang tepat, dan bisa sangat membatasi dari sudut pandang operasional. 

Pertemuan virtual 

Konsekuensi lain dari peralihan ke pekerjaan jarak jauh adalah meningkatnya pertemuan virtual, sebuah kebutuhan yang akhirnya menjadi rencana B yang sangat nyaman, atau bahkan pilihan yang disukai, bagi banyak pekerja. Perubahan ini berlaku untuk pertemuan internal dan pertemuan langsung dengan klien, sehingga kemampuan untuk memantau, menangkap, dan menyimpan komunikasi dari aplikasi seperti Zoom sangat penting untuk memastikan kepatuhan terhadap FINRA, SEC, FCA, MiFID II, dan mandat peraturan lainnya. 

Alat transkripsi sangat bermanfaat bagi tim kepatuhan dalam meninjau konten rapat, memungkinkan mereka membaca sesuai keinginan mereka, tanpa basa-basi dan jeda yang sering terjadi dalam percakapan virtual. Hal ini dapat ditingkatkan dengan menerapkan kebijakan leksikon, untuk mengarahkan petugas kepatuhan ke arah yang benar dengan cepat dan membantu mereka memprioritaskan data yang mereka tinjau. 

Perangkat lunak transkripsi sudah sangat umum, sehingga masuk akal bagi solusi pengawasan untuk memasukkannya ke dalam produk mereka, atau untuk membangun integrasi dengan perangkat lunak yang sudah ada.  

Hanya sebagian dari gambar 

Salah satu elemen terpenting dari pengawasan komunikasi adalah kemampuan untuk menunjukkan konteks penuh di mana percakapan terjadi, sehingga makna dan perilaku dapat dievaluasi secara adil. Alat seperti kebijakan leksikon membantu memberikan konteks tersebut dan mendeteksi pelanggaran dengan lebih cepat. Biasanya, hal ini dapat berarti tim kepatuhan menandai email yang berisi kata 'jaminan', atau frasa yang berkaitan dengan komunikasi pribadi melalui saluran lain. 

Platform-platform 'di luar saluran' tersebut kini sedang diawasi dengan ketat, dan membawa tantangan tersendiri. Dalam komunikasi seluler, jelas terdapat kekurangan konteks terkait dengan pesan yang ditangkap. Saat ini, standar industri adalah mengubah pesan seluler (dari WhatsApp, WeChat, dll) menjadi rangkaian email, dengan pesan sistem (seseorang keluar atau masuk obrolan, reaksi) menambah kebisingan dengan membuat email terpisah. 

Saat Anda mulai memperkenalkan gif dan emoji, segalanya menjadi lebih rumit. Beberapa vendor pengawasan saat ini mengubah elemen dinamis ini menjadi URL, yang berarti diperlukan lapisan interpretasi tambahan. Hal ini mempersulit penyatuan percakapan, dan mengakibatkan proses peninjauan yang buruk dan berbeda sehingga memungkinkan perilaku ketidakpatuhan tidak terdeteksi. 

Ketika kepatuhan menjadi perhatian utama, platform pengawasan mempunyai tugas untuk memberikan pengalaman pengguna yang lebih efisien, dan analisis email staccato sudah ketinggalan zaman. Representasi perjalanan percakapan yang lebih jelas dan visual sangatlah penting, karena komunikasi yang dinilai ditampilkan dalam format yang sama dengan format aslinya. Hal ini akan mempercepat proses kepatuhan secara signifikan, menghilangkan beban stres dalam menyusun teka-teki yang rumit. 

Terlalu bising 

Untuk melanjutkan tema inefisiensi dalam proses peninjauan, platform pengawasan perlu terus menemukan cara baru untuk merapikan konten yang ditandai oleh kebijakan leksikon. Memfilter data hingga ke hal-hal penting akan memuaskan tim kepatuhan, karena mereka menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengarungi informasi yang jelas-jelas memenuhi kriteria kepatuhan. 

Dukungan di bawah standar 

Tidak peduli seberapa intuitif suatu produk, dukungan dan pelatihan akan memiliki dampak yang besar terhadap kesan yang diberikan pada pengguna. Penguasaan suatu platform hampir selalu membutuhkan bantuan dari luar. 

Secara tradisional, pengawasan komunikasi memiliki reputasi dalam memberikan layanan pelanggan yang di bawah standar. Hal ini bisa berarti apa saja, mulai dari waktu respons yang lambat hingga tingkat koneksi yang buruk, dan ketidakmampuan untuk berbicara dengan manusia ketika masalah yang dihadapi tidak mudah dikategorikan. Ini adalah area dimana perbaikan signifikan jelas dapat dilakukan. 

Perangkat lunak pengawasan komunikasi bersifat teknis, dan penerapannya di seluruh tim yang lebih luas dapat menjadi proses yang rumit. Hal ini juga merupakan sebuah persyaratan dan bukan sebuah kemewahan, sehingga vendor perlu melakukan upaya bersama untuk membangun departemen ini dengan standar yang tinggi, untuk menciptakan ketenangan pikiran bagi klien mereka dalam lingkungan peraturan yang semakin tidak bersahabat. 

Singkirkan keterbatasan 

Dari tim kepatuhan hingga tenaga kerja yang lebih luas dan bahkan pelanggan, pengawasan komunikasi yang sudah ketinggalan zaman berdampak pada setiap bagian bisnis. 

Staf kepatuhan memerlukan alat yang memungkinkan mereka bekerja melalui perluasan kumpulan data secara efisien, sementara departemen lain harus dapat menggunakan teknologi yang membantu mereka mencapai target. Yang terpenting, pelanggan akan tertarik pada vendor yang memungkinkan mereka berkomunikasi sesuai keinginan mereka. Artinya, penangkapan saluran modern sangatlah penting. 

Dengan volume perubahan peraturan
diperkirakan akan meningkat pada tahun mendatang, sangat disarankan agar lembaga jasa keuangan mengevaluasi solusi pengawasannya secara cermat. Ada berbagai kotak berbeda yang dapat dicentang, dengan tingkat kepentingan yang berbeda-beda tergantung pada prioritas masing-masing perusahaan. Namun persyaratan utamanya adalah solusi yang dapat beradaptasi.  

Tidak ada manfaatnya jika kita hanya terpaku pada metodologi kuno, dan perusahaan keuangan harus mengikuti perkembangan zaman. Dengan mempertimbangkan vendor secara hati-hati, mereka dapat membalikkan narasi 'kepatuhan itu mahal' dan menciptakan nilai jangka panjang bagi organisasi mereka.

• Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
• PlatoData.Jaringan Vertikal Generatif Ai. Berdayakan Diri Anda. Akses Di Sini.
• PlatoAiStream. Intelijen Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
• PlatoESG. Karbon, teknologi bersih, energi, Lingkungan Hidup, Tenaga surya, Penanganan limbah. Akses Di Sini.
• PlatoHealth. Kecerdasan Uji Coba Biotek dan Klinis. Akses Di Sini.
• Sumber: https://www.finextra.com/blogposting/25025/how-regtech-platforms-can-adapt-to-the-modern-working-world?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs