Bagaimana proses pengadaannya?

Sifat inheren dalam menjalankan bisnis menuntut Anda mengubah tindakan sehari-hari yang paling dangkal sekalipun menjadi kerangka kerja berbasis proses atau sistem untuk mengelola kepatuhan, mencegah penipuan, dan jaga agar kapal Anda tetap berjalan lancar. Oleh karena itu, meskipun Anda terbiasa menggesekkan kartu atau menyerahkan uang tunai ketika Anda perlu membeli barang atau jasa di rumah, memperoleh hal yang sama sebagai bagian dari struktur perusahaan mengubah transaksi sederhana menjadi proses pengadaannya.

 

Namun, meskipun pengadaannya lebih lama dan menuntut lebih banyak waktu dan perhatian dibandingkan dengan melakukan sesuatu secara sembarangan, hal ini tidak selalu sulit atau tidak menyenangkan. Jika Anda berpengalaman dalam peran serupa, khususnya mahir dalam mengelola fungsi birokrasi, atau memanfaatkan banyak platform pengadaan otomatis saat ini, Anda sudah siap untuk menjadi seorang pengadaan pro.

Namun Anda harus terlebih dahulu memiliki pemahaman yang kuat tentang apa saja yang termasuk dalam proses pengadaan, prosedur pengadaan, langkah-langkah proses pengadaan, dan kendala umum yang terkait dengan pengadaan – serta teknik untuk menavigasinya.

Apa itu Pengadaan?

Pengadaan adalah teknik yang diformalkan, dikodifikasi, dan berbasis proses untuk memesan bahan, barang, atau layanan atas nama bisnis Anda. Pengadaan juga sering kali dikaitkan dengan hubungan vendor yang lebih dalam, jadi mengelola proses pengadaan vendor Anda dengan melibatkan pemasok Anda adalah hal yang terpenting.

Di masa lalu, pengadaan merupakan proses manual yang memerlukan banyak sekali dokumen dan merupakan komoditas tempat kerja yang paling berharga sepanjang masa. Bahkan perkembangan terkini, seperti spreadsheet digital dan email, terlalu lambat untuk mengimbangi kecepatan perusahaan saat ini dan dapat berdampak signifikan pada keuntungan Anda jika pengadaan tidak dioptimalkan.   

Akhirnya, a strategi pengadaan yang berkualitas mencocokkan kebutuhan Anda (bahan, barang, layanan, dll) dengan serangkaian alur kerja optimal yang menghemat biaya, mengeksekusi dengan cepat, dan menjaga hubungan baik perusahaan Anda dengan tim vendor Anda.

Jenis Pengadaan

Sementara pengadaan spesifik sangat beragam, pengadaan perusahaan Anda kemungkinan besar akan berada di bawah salah satu dari tiga payung utama:

pengadaan langsung

Ini sebenarnya adalah laporan laba rugi Anda harga pokok barang mencerminkan. Pengadaan langsung mencakup pembelian objek material apa pun yang berkontribusi langsung terhadap pendapatan dan penjualan utama Anda. Tergantung pada industri Anda, ini bisa berupa bahan mentah seperti kayu untuk produksi atau inventaris grosir untuk dijual kembali.

Pengadaan Tidak Langsung 

Barang-barang ini akan termasuk dalam kategori ini SG&A pengeluaran pada laporan laba rugi Anda. Ini mencakup segala sesuatu yang dibeli, dibeli, dan diperoleh untuk penggunaan internal perusahaan. Item tersebut mungkin termasuk tiket pesawat ke konferensi, perabot kantor baru, atau utilitas sehari-hari seperti air dan listrik. Meskipun penting bagi bisnis, item pengadaan tidak langsung tidak berdampak langsung pada pendapatan Anda. 

Pengadaan Jasa

Jenis pengadaan akhir mencakup segala sesuatu yang meningkatkan keluaran, efisiensi, atau kualitas kerja karyawan atau perusahaan Anda. Ini termasuk langganan perangkat lunak, layanan konsultasi satu kali, atau bahkan kontraktor sementara untuk menangani siklus bisnis yang sibuk.

Bagaimana Proses Pengadaannya?

Proses pengadaan menjelaskan prosedur operasi standar (SOP) khusus perusahaan Anda untuk melaksanakan pengadaan vendor. Mengkodifikasikan proses pengadaan formal, dibandingkan dengan membuang uang tunai atau memberikan kartu kredit kepada setiap karyawan, memiliki beberapa manfaat yang spesifik dan dapat diukur:

1. Ini mencegah penipuan, pemborosan, dan penyalahgunaan.
2. Hal ini membantu menjaga jejak tertulis untuk kepatuhan terhadap peraturan.
3. Seiring waktu, mengamati proses pengadaan dengan cermat akan mengungkap inefisiensi atau pemborosan organisasi yang harus dipangkas, yang pada akhirnya meningkatkan keuntungan Anda.

Sekali lagi, proses pengadaan vendor spesifik Anda akan bervariasi sesuai dengan SOP, peran Anda, dan industri perusahaan Anda. Namun, jika Anda berhasil, proses pengadaan yang bagus: 

1. Menciptakan pemahaman bersama antara perusahaan Anda dan pemasok, di mana masing-masing pihak mengikuti aturan dan sistem yang disepakati bersama.
2. Memiliki cukup titik kontak dengan karyawan dan manajemen untuk memastikan pembelian berkualitas tanpa pemborosan, sekaligus menjaga alur kerja cukup efisien dan cepat.
3. Memiliki parameter pengarsipan dan penyimpanan yang secara efektif mengatur dan memelihara dokumentasi dari langkah-langkah dalam proses.

Langkah-Langkah Proses Pengadaan: Bagaimana Cara Kerjanya?

Karena kami memastikan proses pengadaan kami memelihara dokumentasi langkah-langkah yang terlibat, kami juga perlu mencakupnya. Ingat – langkah pengadaan spesifik Anda mungkin berbeda-beda, namun kemungkinan besar akan mengikuti kerangka kerja yang sangat mirip:

1. Identifikasi kebutuhan: di dalam perusahaan, seorang karyawan atau manajer mengidentifikasi kebutuhan dan memulai pengadaan dengan a daftar permintaan.
2. Permintaan pembelian: karyawan yang memulai akan menyelesaikannya Permintaan Pembelian sebelum mengirimkannya ke rantai untuk ditinjau dan disetujui.
3. Permohonan: Setelah disetujui oleh otoritas pemberi persetujuan, tim kontraktor perusahaan memulai permintaan pengadaan. Tergantung pada seberapa rumit kebutuhannya, Anda mungkin akan mendapatkan a Permintaan untuk kutipan (RFQ) dalam kasus pengadaan yang sangat sederhana dan lugas atau Permintaan Proposal (RFP) lengkap jika Anda melakukan pengadaan sistem yang lebih besar atau layanan yang kompleks.
4. Evaluasi dan permulaan kontrak: Setelah tim Anda mengevaluasi semua proposal dan tawaran, Anda akan melakukannya pilih vendor, beri tahu semua pelamar, dan mulai melakukan orientasi terhadap pemasok. Ini juga terjadi ketika kontrak dan dokumentasi hukum telah selesai. Fase berakhir ketika pemasok menerima dan menandatanganinya Purchase Order (PO).
5. Siklus pemesanan: Kemudian, bergantung pada SOP perusahaan Anda, Anda akan menerima barang dan faktur sebelum perutean alur kerja persetujuan faktur dan membayar penuh. Kompleksitas langkah ini bervariasi berdasarkan barang yang dibeli dan cara perusahaan Anda mengelolanya akun hutang transaksi.
6. Dokumentasi dan manajemen catatan: Kemudian Anda akan memastikan semua dokumen diselesaikan dengan benar dan teratur sebelum disimpan – kami menyarankan Anda untuk mencari platform penyimpanan digital yang berkualitas daripada menyimpan data pengadaan yang sudah puluhan tahun lamanya di kotak bank!

Tantangan Umum yang Dihadapi Bisnis Selama Pengadaan

 Seperti halnya segala sesuatu yang melibatkan lebih dari dua orang, pengadaan menimbulkan beberapa tantangan unik bagi perusahaan Anda – terutama jika Anda tidak menyadari potensi kendala dan tidak berencana secara proaktif untuk mengatasinya.

Hubungan Vendor dan Pemasok yang Tidak Tersinkronisasi

Ciri khas mesin yang berfungsi dengan baik di dunia korporat adalah hubungan yang komprehensif dan bermanfaat dengan vendor Anda. Setiap titik kontak yang dimiliki perusahaan Anda dengan pemasok – orientasi, manajemen faktur, dan banyak lagi – adalah peluang untuk meningkatkan atau menurunkan hubungan tersebut.

Pada akhirnya, manajemen pengadaan yang berkualitas akan sangat membantu menjaga kualitas hubungan tetap tinggi. Setelah permintaan awal dan orientasi, alur kerja pengadaan Anda mungkin merupakan bagian yang paling sering dilihat vendor dalam operasi Anda. Apakah Anda ingin pemasok Anda bersemangat ketika mereka melihat pesanan pembelian terfilter di platform mereka, atau Anda lebih suka membayangkan mereka menghela nafas frustrasi saat menghadapi siklus pengadaan yang rumit dan berbelit-belit yang tidak perlu? 

Meskipun manajemen vendor merupakan bisnis yang baik, menjaga kualitas pengadaan tetap tinggi juga menghasilkan diskon, peluang pertama dalam nilai penjualan, dan posisi negosiasi yang lebih baik ketika kontrak akan diperbarui. 

Penipuan, Pemborosan, dan Penyalahgunaan

 Meskipun proses pengadaan formal meniadakan sebagian besar penipuan yang terang-terangan terjadi di tempat kerja, sifat manusia (dan kesalahan manusia) terkadang menimbulkan pemborosan atau pengeluaran yang tidak perlu. Hal ini juga terkadang disebut pengeluaran maverick, yang lazim terjadi ketika hanya ada sedikit pemeriksaan terhadap pihak pengadaan dan barang pesanan mereka.

Pembelanjaan yang tidak wajar, pada dasarnya, merupakan akibat dari praktik pengadaan yang buruk. Ketika banyak karyawan memiliki daya beli yang tidak terkendali dan beroperasi di luar serangkaian parameter, mereka dapat dengan mudah mulai mengeluarkan uang terlalu banyak atau mengeluarkan biaya untuk barang-barang yang tidak terkait dengan memberikan nilai bagi perusahaan Anda – bahkan dengan niat terbaik sekalipun. 

Visibilitas dan Pelacakan

Kami tidak dapat memahami apa yang tidak kami ukur, namun perusahaan yang menggunakan proses pengadaan manual berisiko kehilangan peluang untuk mengumpulkan dan menilai data guna meningkatkan efisiensi. Demikian pula, semakin sedikit informasi yang dimiliki para eksekutif dan manajemen, semakin kecil pula kemampuan mereka untuk mengarahkan perusahaan dengan baik. 

Pada saat yang sama, proses yang tidak terlacak dengan baik atau pengadaan yang memiliki visibilitas terbatas menimbulkan risiko peraturan dan kepatuhan yang dapat menyebabkan banyak kerumitan dan kerumitan selama audit.

Kesimpulan

 Meskipun pengadaannya bisa jadi sulit, generasi berikutnya otomatisasi keuangan teknologi dengan cepat menyederhanakan alur kerja pengadaan yang paling rumit sekalipun. Jika Anda mencari otomatisasi pengadaan atau ingin melihat peluang apa saja yang tersedia, ingatlah bahwa platform pengadaan yang bagus:

1. Sentralisasikan karyawan, vendor, pemangku kepentingan, dan manajemen ke dalam satu alur kerja untuk visibilitas maksimum.
2. Izinkan agregasi data dan analisis berbasis AI untuk menemukan pemborosan, menghasilkan laporan, dan membantu memandu pengambilan keputusan strategis.
3. Cukup dapat disesuaikan sehingga memungkinkan Anda menyesuaikan sistem dengan industri spesifik atau persyaratan peraturan Anda, namun tetap cukup ramah pengguna agar semua karyawan dapat mempelajarinya dengan mudah.
4. Integrasikan dalam ekosistem Anda dan, yang sama pentingnya, dengan tumpukan vendor Anda saat menjalankan orientasi vendor awal.
5. Ciptakan putaran umpan balik berulang untuk meningkatkan alur kerja pengadaan dan kondisi keuangan Anda.

Sementara, ya, kamu bisa Anda tidak boleh membiarkan alur kerja pengadaan berjalan secara manual – terutama mengingat risiko yang ada dan kemudahan dalam mengadopsi platform baru yang membuat langkah-langkah proses pengadaan menjadi mudah.

• Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
• PlatoData.Jaringan Vertikal Generatif Ai. Berdayakan Diri Anda. Akses Di Sini.
• PlatoAiStream. Intelijen Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
• PlatoESG. Karbon, teknologi bersih, energi, Lingkungan Hidup, Tenaga surya, Penanganan limbah. Akses Di Sini.
• PlatoHealth. Kecerdasan Uji Coba Biotek dan Klinis. Akses Di Sini.
• Sumber: https://nanonets.com/blog/procurement-process/