Pengadaan untuk Membayar: Semua yang Perlu Anda Ketahui

Bayangkan berlari sprint 100m dengan kaki terikat. Seperti itulah proses pengadaan hingga pembayaran Anda penuh dengan inefisiensi dan pemborosan. Saat Anda mengutak-atik dan membuat secara manual order pembelian untuk barang-barang penting, pesaing Anda sudah membeli apa yang mereka butuhkan dan pindah.

Terlalu banyak bisnis di seluruh dunia yang masih menggunakan teknik usang untuk mengelola siklus dan proses pengadaan hingga pembayaran. Tidak hanya dapat menyebabkan gangguan operasional, tetapi juga membahayakan pertumbuhan jangka panjang Anda. Kabar baiknya adalah bahwa proses P2P telah berkembang secara signifikan selama beberapa tahun terakhir, menghilangkan kerumitan dan merampingkan siklus pengadaan dari ujung ke ujung.

Posting ini mencakup semua yang perlu Anda ketahui untuk mendapatkan pemahaman mendasar tentang manajemen proses pengadaan hingga pembayaran.

Apa itu Pengadaan untuk Dibayar?

Setiap organisasi membutuhkan beberapa bahan baku dan layanan penting untuk menjalankan bisnisnya secara efektif. Proses pengadaan hingga pembayaran mencakup semua langkah yang terlibat dalam pengadaan bahan dan layanan ini dengan sukses, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga pembayaran vendor.

Biasanya, proses pengadaan untuk membayar melibatkan empat pemangku kepentingan utama: departemen yang mengajukan permintaan, departemen pengadaan, pemasok, dan departemen hutang dagang (atau agen eksternal jika terjadi outsourcing hutang dagang).

---

Ingin mengotomatiskan Proses AP manual Anda? Pesan demo langsung 30 menit untuk melihat bagaimana Nanonets dapat membantu tim Anda mengimplementasikan end-to-end Otomatisasi AP.

Jadwalkan Demo

---

Siklus Pengadaan untuk Membayar

Sekarang setelah Anda memiliki ikhtisar pengadaan hingga proses pembayaran, mari kita uraikan lebih lanjut dan jelajahi setiap langkah dari siklus pengadaan hingga pembayaran.

1. Identifikasi kebutuhan

Departemen yang membutuhkan bahan mentah atau layanan akan menghubungi departemen pengadaan dengan permintaan pembelian mereka. Permintaan ini akan berisi spesifikasi antara lain kuantitas, kualitas, dan waktu.

2. Hasilkan daftar permintaan

Setelah spesifikasinya disetrika, langkah selanjutnya adalah menangkap semua detail pesanan dalam perangkat lunak pemrosesan pengadaan-ke-pembayaran Anda dan membuat formulir permintaan pembelian. Kemudian akan dikirim ke bagian pengadaan.

3. Evaluasi daftar permintaan

Bagian pengadaan akan menganalisis formulir tersebut, dan mencari ketidakakuratan, informasi yang tidak lengkap, batasan anggaran, dan kendala logistik. Kemudian mereka akan menerima panggilan untuk menyetujui atau menolak permintaan tersebut.

4. Keluarkan pesanan pembelian

Setelah permintaan disetujui, pengadaan atau Departemen pembelian akan memilih vendor yang sesuai dan membuat pesanan pembelian dalam perangkat lunak pemrosesan P2P mereka. Pesanan ini kemudian dibagikan dengan semua pemangku kepentingan terkait untuk persetujuan akhir dan dikirim ke pemasok/vendor.

5. Kumpulkan tanda terima barang

Setelah vendor mengirimkan kiriman, tim pengadaan akan memverifikasi isinya dan memasukkan tanda terima barang ke perangkat lunak pemrosesan P2P. Setelah proses verifikasi selesai, mereka akan memutuskan apakah menyetujui atau menolak penerimaan barang.

6. Verifikasi faktur

Jika tanda terima barang disetujui, pemasok akan mengirimkan faktur ke departemen hutang dagang Anda. Ini faktur melalui pencocokan tiga arah dengan pesanan pembelian dan penerimaan barang. Itu akan disetujui jika item dan nilai yang sesuai tetap konsisten di seluruh papan. Jika tidak, maka akan ditolak dan dikirim kembali ke pemasok dengan catatan ketidakakuratannya.

7. Bayar vendor

Terakhir, pembayaran akan diserahkan ke pemasok oleh tim hutang dagang saat faktur disetujui. Ketentuan kontrak biasanya menentukan cara pembayaran. Proses 7 langkah ini harus diikuti setiap kali baru permintaan pembelian ditempatkan oleh setiap departemen dalam suatu organisasi.

Manfaat menggunakan procure-to-pay

Mengikuti otomatisasi prosedur pengadaan-untuk-pembayaran, pengadaan dan hutang dagang disederhanakan dan diperbaiki. Berikut ini adalah beberapa bidang utama di mana kemajuan dapat terlihat.

Membantu dalam menghemat waktu

Solusi peer-to-peer (P2P) dan otomatisasi pengadaan dapat membantu tim pengadaan menghemat waktu sekaligus meningkatkan pemantauan anggaran dan logistik rantai pasokan.

Koneksi yang lebih baik di seluruh organisasi

Perangkat lunak pengadaan menghubungkan seluruh organisasi, memungkinkan persyaratan baru disahkan lebih cepat, pemasok yang sesuai dipilih berdasarkan informasi yang tersedia, dan pesanan pembelian dibuat dan kemudian diserahkan ke pemasok, semuanya dapat dilacak secara digital dan mudah.

Minimalkan biaya pemrosesan faktur.

Mengotomasi menghemat waktu dan uang, memungkinkan bisnis mendedikasikan pekerja untuk upaya yang lebih strategis daripada operasi berulang yang dapat diotomatisasi.

Dapatkan visibilitas lengkap.

Teknologi peer-to-peer (P2P) memungkinkan transparansi di seluruh jaringan pasokan, memungkinkan pembeli dan pemasok untuk melihat kemajuan tagihan dengan nyaman.

Meningkatkan penanganan kelainan

Penyimpangan bisa mendapatkan pengakuan yang pantas dan ditangani lebih cepat karena sebagian besar faktur diproses dengan lancar.

Tingkatkan kemitraan pemasok Anda

Pemasok dapat mengetahui kapan mereka akan dibayar dengan menggunakan platform pemasok, yang memberi mereka data yang diperlukan untuk membuat keputusan yang lebih cerdas. Penyelesaian penyimpangan dan keluhan faktur yang lebih cepat menghasilkan kepercayaan dan memberi pembeli lebih banyak transparansi.

Tangan atas selama negosiasi

Ketika pemasok yakin dengan perincian pembayaran mereka, mereka mungkin siap untuk menawarkan kondisi yang lebih menarik bagi pelanggan sambil tetap menjamin bahwa pemasok menerima pendapatan yang mereka perlukan untuk memperluas bisnis mereka.

Mengumpulkan informasi untuk meningkatkan pengambilan keputusan

Sistem P2P dengan fitur pelaporan on-demand yang kuat sangat ideal. Perusahaan dapat memiliki lebih banyak kendali atas pendapatan dan modal kerja dengan memanfaatkan data saat ini dan masa lalu yang tersedia.

---

Siapkan alur kerja AP tanpa sentuh dan merampingkan proses Hutang Usaha dalam hitungan detik. Pesan demo langsung 30 menit sekarang.

Jadwalkan Demo

---

Kiat untuk Manajemen Procure-to-Pay yang Efisien

Alur proses pengadaan hingga pembayaran mungkin tampak rumit karena melibatkan banyak pemangku kepentingan, ketergantungan, peraturan kepatuhan, dan banyak hal lainnya. alur kerja manajemen dokumen. Namun ada beberapa cara agar proses P2P Anda lebih hemat biaya dan efisien.

Kiat-kiat berikut akan membantu Anda menghilangkan atau meminimalkan beberapa tantangan terbesar yang terkait dengan pengadaan Anda hingga proses pembayaran:

1. Buat kerangka kerja yang sistematis

Proses P2P tidak sesederhana membeli laptop dari situs web e-niaga. Cara terbaik untuk maju adalah memecah alur proses pengadaan hingga pembayaran dan menstandarkan setiap langkah di sepanjang jalan. Kemudian, pastikan setiap orang yang terlibat mengetahui tanggung jawab, tugas, dan bagaimana serta kapan harus berkomunikasi.

2. Ukur efektivitas Anda

Pastikan untuk memilih dan melacak metrik utama yang mengukur efisiensi proses P2P Anda. Anda dapat melihat metrik antara lain tingkat inventaris, tingkat modal kerja, jumlah kesalahan dan ketidakakuratan, waktu pemrosesan, jam kerja, gangguan operasional, dan pengeluaran tambahan.  

3. Berusaha untuk membangun hubungan pemasok yang lebih baik

Waktu penyelesaian yang lambat untuk persetujuan dan pembayaran yang tertunda sering kali mempersulit hubungan yang mulus dengan pemasok Anda. Ini mengarah pada ketidaksepakatan, visibilitas terbatas, ketidakakuratan, dan penundaan yang tidak terduga. Pada akhirnya, ini akan memperlambat siklus P2P Anda.

4. Terapkan solusi procure-to-pay yang kuat

Karena banyak pemangku kepentingan terlibat dalam siklus pengadaan hingga pembayaran, Anda sering melihat masing-masing menggunakan alat dan teknik yang berbeda untuk menyelesaikan tugas mereka. Ini menyulitkan untuk menangkap, menyusun, menganalisis, dan mengaudit data serta memantau status tugas penting.

Anda dapat menghilangkan tantangan ini dan membuat proses pengadaan-ke-pembayaran Anda mulus dengan solusi pemrosesan P2P yang kuat yang dilengkapi dengan integrasi dan fitur otomatisasi. Pelajari lebih lanjut tentang ini di bagian selanjutnya.

Perangkat Lunak Procure-to-Pay

Jujur saja, menggunakan spreadsheet atau metode berbasis kertas untuk mengelola siklus P2P itu merepotkan. Ini sering menyebabkan lebih banyak pekerjaan manual, waktu pemrosesan yang lambat, dan visibilitas yang buruk. Menggunakan solusi ERP juga bukan jawabannya; itu hanya tidak menawarkan opsi integrasi dan otomatisasi yang cukup untuk menangani kompleksitas yang ditimbulkan oleh arus pengadaan modern.

Alih-alih, dapatkan solusi Procure-to-pay khusus yang dapat beroperasi sebagai a sistem tanpa kertas. Salah satu yang melakukan segalanya mulai dari mengizinkan departemen untuk mengajukan permintaan pembelian dan menangkap data untuk pencocokan tiga arah untuk melepaskan pembayaran kepada pemasok tepat waktu. Manfaat yang ditawarkan aplikasi ini berlipat ganda.

Manfaat Perangkat Lunak Pengadaan untuk Membayar

Perusahaan yang menggunakan perangkat lunak procure-to-pay menikmati keuntungan seperti:

1. Peningkatan visibilitas dan transparansi

Solusi proses pengadaan hingga pembayaran yang mumpuni memungkinkan setiap pemangku kepentingan memiliki visibilitas waktu nyata tentang apa yang terjadi dengan pesanan mereka. Ini akan membantu setiap departemen merencanakan aktivitas mereka, membuat keputusan yang lebih baik, dan memastikan bahwa operasi bisnis penting tidak terhalang.

2. Lebih mudah menjaga kepatuhan

Karena semua data dapat diakses dari satu lokasi pusat, jejak audit akan lebih mudah diikuti dan diverifikasi. Tim keuangan dan auditor akan dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan cepat. Lebih penting lagi, karena jalurnya jelas, kemungkinan terkena denda dan hukuman akan jauh lebih rendah.

3. Otomatiskan hal-hal yang membosankan

Tidak ada yang mau menghabiskan waktu mereka memproses permintaan pembelian secara manual, memasukkan data faktur, atau memeriksa ulang pesanan pembelian, tanda terima barang, dan faktur. Tidak hanya memperlambat tim Anda, tetapi juga mahal dan rawan kesalahan. Solusi P2P yang tangguh hadir dengan otomatisasi dan integrasi yang secara signifikan mengurangi waktu yang dihabiskan di setiap tahap: menangkap detail faktur secara otomatis, mengirimkan dokumen secara otomatis untuk persetujuan, membuat laporan otomatis, perutean/pengarsipan elektronik, dan banyak lagi.

4. Mengurangi biaya dan pengeluaran

Sebagai permulaan, perangkat lunak P2P menghilangkan banyak tugas berulang dan rumit yang merupakan bagian dari pengadaan hingga proses pembayaran: mulai dari memasukkan data faktur secara manual hingga membuat laporan tentang kinerja vendor. Ini berarti lebih sedikit kesalahan pemrosesan, peningkatan produktivitas, dan lebih banyak waktu dihabiskan untuk tugas-tugas bernilai tinggi.

Kedua, solusi P2P yang tangguh memastikan bahwa setiap keputusan yang diambil oleh departemen pengadaan Anda konsisten dengan kebijakan pembelian Anda dan secara ketat didasarkan pada data inventaris dan operasional yang tersedia. Dengan demikian, meminimalkan kemungkinan pengeluaran maverick.

Tantangan dalam Proses Procure-to-Pay

1. Pekerjaan manual yang memakan waktu

Beberapa bagian bisnis biasanya memiliki metodenya sendiri, membuat konsolidasi data menjadi sulit. Dua departemen terpisah menangani fungsi hutang dagang dan pengadaan, masing-masing dengan seperangkat kebijakan, metode, dan sasarannya sendiri. Kurangnya konsistensi ini dapat mengakibatkan inefisiensi dan kesalahan.

2. Tata Kelola dan Kepatuhan

Proses pengadaan kaku karena kurangnya tata kelola dan kualitas data untuk memungkinkan pengambilan keputusan. Premis inti dari pra-persetujuan pengeluaran kadang-kadang dianggap sebagai birokrasi yang tidak perlu, yang mengakibatkan pengeluaran tanpa kontrak dan pembelian tanpa waktu.

3. Komitmen pembelian yang tidak jelas sampai ditagih.

Organisasi yang menggunakan sistem yang berbeda sering mendapati diri mereka tidak memiliki akses ke informasi selama proses P2P, tetapi meskipun tersedia, hal itu mungkin salah. Akibatnya, ada kekurangan pelaporan lintas pemasok dan pengeluaran, yang memengaruhi kemampuan untuk melaksanakan pengambilan keputusan strategis.

4. Salah mengaitkan biaya

Divisi pengadaan bertanggung jawab atas tingkat tawar-menawar dan konsesi dengan pemasok, sedangkan hutang bertanggung jawab untuk menindaklanjuti perjanjian ini. Ketidakpatuhan terhadap peraturan dapat mengakibatkan pengeluaran yang besar dan tak terduga di tempat kerja berbasis kertas tanpa otomatisasi yang mencakup kedua prosedur tersebut.

---

Pesan demo langsung 30 menit ini untuk menjadikannya yang terakhir kalinya Anda harus memasukkan data secara manual dari faktur atau kwitansi ke dalam perangkat lunak ERP.

Jadwalkan Demo

---

Solusi P2P Terkemuka

Sekarang, jika Anda berpikir untuk mendapatkan solusi procure-to-pay untuk organisasi Anda, berikut adalah beberapa solusi teratas untuk Anda pertimbangkan:

Kesimpulan

Menjalankan bisnis yang sukses seperti mengelola pit stop untuk tim Formula 1. Anda harus terus-menerus mengoptimalkan proses Anda sehingga Anda dapat meningkatkan setiap kinerja terakhir. Siklus P2P Anda tentunya merupakan salah satu area yang tidak boleh Anda abaikan. Pengadaan yang mulus adalah jalan ke depan. Mereka yang menganut teknologi P2P akan memiliki keuntungan dalam pengeluaran yang dikeluarkan, pengalaman pengguna, dan menghindari gangguan bisnis.

---