Pemantauan karyawan: apakah 'bossware' tepat untuk perusahaan Anda?

Privasi, Keamanan Bisnis

Sementara perangkat lunak pemantauan karyawan dapat meningkatkan produktivitas, itu juga bisa menjadi ladang ranjau privasi potensial dan dapat memengaruhi hubungan Anda dengan karyawan Anda

Phil Muncaster

29 Juni 2023  •  , 4 menit Baca

Hal-hal mungkin tidak selalu berjalan lancar di tempat kerja dan atasan serta pekerja mungkin tidak selalu sependapat dalam banyak hal. Tapi mungkin ada “ancaman” lain di kota: pemantauan karyawan jarak jauh. Dalam beberapa kasus, perangkat lunak pengawasan karyawan, juga disebut “peralatan bos” dan “tattleware”, mengancam untuk membuat jarak antara pemberi kerja dan karyawan.

Dilakukan dengan baik, bossware dapat membantu melindungi organisasi dari pencurian dan risiko hukum, dan bahkan mendorong peningkatan penting dalam produktivitas. Tapi itu juga merupakan ladang ranjau privasi yang pada akhirnya dapat mendemotivasi karyawan Anda dan mengekspos organisasi Anda ke tuntutan hukum.

Namun dalam baru era kerja-dari-mana saja, manajer semakin tergoda untuk memantau tenaga kerja terdistribusi mereka. Mengingat apa yang dipertaruhkan, perencanaan yang cermat harus menjadi semboyan bagi organisasi mana pun yang mempertimbangkan pemantauan karyawan.

Apa itu bossware?

Bossware adalah istilah umum untuk berbagai alat pelacakan karyawan. Meskipun fungsionalitas perangkat lunak tersebut bervariasi, pada tingkat tinggi ia akan melacak program apa yang digunakan pekerja di siang hari dan untuk berapa lama. Pengawasan yang lebih mengganggu mungkin merekam layar pekerja dan mencatat penekanan tombol mereka. Bossware idealnya akan diinstal pada PC atau perangkat karyawan dengan sepengetahuan dan persetujuan eksplisit mereka, meskipun tidak selalu demikian.

Pemantauan karyawan lebih populer daripada yang Anda kira, didorong oleh lonjakan kerja jarak jauh yang dipicu oleh pandemi. Satu studi menemukan bahwa 60% perusahaan dengan pekerja jarak jauh sekarang menggunakan beberapa bentuk bossware, dan 88% dari mereka telah memecat pekerja setelah menerapkan perangkat lunak tersebut. Itu mungkin karena lebih dari setengah (53%) pekerja yang aktivitasnya dipantau ditemukan menghabiskan tiga jam atau lebih setiap hari untuk aktivitas non-kerja.

Pemantauan dapat mencakup:

• Email (konten dan pengirim/penerima)
• Riwayat peramban
• Penggunaan aplikasi
• Layar komputer dan penekanan tombol
• Webcam
• Penggunaan telepon dan konten panggilan
• Rekaman CCTV (di kantor)
• Pelacakan kendaraan GPS
• Akses pelacakan lokasi lencana
• Pelacakan kebugaran tanda-tanda vital dan suasana hati

Pro dan kontra

Pendukung Bossware mengatakan bahwa penggunaan perangkat lunak pemantauan secara bijaksana dapat membantu organisasi mereka dalam beberapa cara, termasuk:

• Pelacakan tingkat stres di kalangan tenaga kerja
• Membantu meningkatkan produktivitas – dengan menunjukkan pekerja mana yang kurang fokus dan mana yang menghabiskan terlalu banyak waktu untuk tugas manual dan berulang yang dapat dioptimalkan
• Membangun tempat kerja yang lebih adil dengan memastikan semua orang bekerja keras
• Memitigasi risiko kebocoran data yang disengaja/tidak disengaja dan kebersihan keamanan yang buruk

Di sisi lain, ada potensi kerugian, seperti:

• Karyawan dapat menemukan solusi, sehingga meniadakan keuntungan potensial
• Pelacakan berbasis komputer/perangkat yang terbatas mungkin gagal mencatat waktu yang dihabiskan untuk berpikir, memecahkan masalah, dan tugas-tugas non-digital lainnya – memberi manajer pandangan rabun tentang produktivitas pekerja
• Ini meningkatkan tingkat stres, dan dapat menurunkan motivasi staf dan melemahkan moral
• Privasi dan implikasi hukum bagi pemberi kerja

Implikasi hukum dan privasi

Undang-undang privasi dan perlindungan data modern menambah lapisan risiko tambahan bagi organisasi yang ingin menerapkan bossware. Sangat penting bahwa skema apa pun diterapkan sejalan dengan hukum dan peraturan setempat.

• GDPR seluruh UE tidak memungkinkan pemantauan tempat kerja, tetapi dalam seperangkat pedoman tertentu. Organisasi harus membuat kebijakan yang jelas untuk memberi tahu staf mereka tentang skema pemantauan karyawan apa pun, dan bekerja keras untuk membuat penyebaran sedapat mungkin tidak mengganggu. Pemantauan terselubung dan menyeluruh terhadap hal-hal seperti penggunaan internet dan konten komunikasi tidak diperbolehkan. Organisasi yang ingin memantau komunikasi pribadi seperti email juga harus menguraikan dasar hukum yang jelas untuk melakukannya. Dan ada aturan ketat untuk melindungi data karyawan, memastikan data hanya digunakan untuk tujuan pengumpulannya, dan hanya informasi relevan yang dikumpulkan, untuk waktu minimum yang diperlukan.
• Di Amerika, hukum privasi federal Undang-Undang Privasi Komunikasi Elektronik (ECPA) memungkinkan pemantauan komunikasi elektronik seperti email selama itu untuk tujuan bisnis yang sah dan dilakukan pada perangkat/komputer yang dikeluarkan oleh kantor. Itu juga sanksi pemantauan aktivitas media sosial dan internet, dan bahkan keylogging dan rekaman layar. Namun, meskipun undang-undang federal tidak mewajibkan pemberitahuan sebelumnya atas aktivitas tersebut, beberapa undang-undang negara bagian mungkin meminta pemberi kerja mendapatkan persetujuan sebelum menerapkan pemantauan karyawan. Organisasi juga bertanggung jawab atas keamanan data apa pun yang mereka kumpulkan, dan semuanya harus memiliki kebijakan yang jelas tentang pemantauan karyawan.

Menerapkan praktik pemantauan staf yang adil

Harus jelas dari penjelasan di atas bahwa pemantauan karyawan bukanlah inisiatif di tempat kerja yang bisa dianggap enteng. Tidak ada dua organisasi atau kerangka hukum yang serupa, namun beberapa praktik terbaik tingkat tinggi dapat meliputi:

• Pertimbangkan dan uraikan dasar hukum untuk mengimplementasikan skema tersebut.
• Pastikan pemantauan diperlukan dan proporsional dan tidak terlalu mengganggu kehidupan karyawan Anda.
• Pertimbangkan sejauh mana pemantauan Anda. Apakah ini termasuk email, penggunaan aplikasi dan internet, serta panggilan? Untuk menghindari masalah hukum, mungkin berguna untuk mengingatkan staf agar hanya menggunakan perangkat pribadi mereka untuk urusan pribadi, dan hanya perangkat kerja untuk urusan perusahaan.
• Setransparan mungkin dengan staf tentang apa yang Anda rencanakan dan mengapa – didokumentasikan secara lengkap dalam kebijakan yang jelas dan standar.
• Pastikan setiap data yang dikumpulkan dilindungi dari kehilangan, kerusakan, atau pencurian dan hanya dapat dilihat oleh pengguna yang berwenang.
• Ikuti praktik minimalisasi data dengan menghapus data yang dikumpulkan segera setelah tidak diperlukan lagi.
• Pertimbangkan alternatif untuk pemantauan staf seperti sesi pelatihan dan/atau tinjauan kinerja reguler.
• Pertimbangkan apakah pemantauan diperlukan di seluruh organisasi atau jika dapat dibatasi pada bagian bisnis yang lebih kecil.

Kebijakan terbaik akan mencapai keseimbangan yang sulit tetapi perlu antara tuntutan bisnis organisasi dan hak privasi karyawannya. Transparansi dan dialog adalah kunci untuk mempertahankan staf di era baru kerja hybrid.