Perangkat Lunak Pemindaian OCR dan Faktur untuk Sage

Di dunia bisnis yang sibuk, mengelola hutang dagang dan pemrosesan faktur secara manual menjadi semakin menantang.

Tantangannya banyak:

• entri data manual yang sangat lambat
• risiko kesalahan manusia yang selalu ada
• kurangnya efisiensi dalam proses persetujuan

Dunia usaha terus mencari cara untuk menyederhanakan operasi penting ini. Saat ini, teknologi otomasi AP dapat mengotomatiskan proses yang dulunya merupakan proses yang melelahkan. Ketika dipasangkan dengan rangkaian perangkat lunak akuntansi Sage yang ada di pasaran, integrasi perangkat lunak AP Automation menjadi kebutuhan bagi bisnis yang menginginkan efisiensi dan akurasi. Integrasi Nanonets dengan Sage mewakili lompatan maju dalam mengelola transaksi keuangan, menetapkan standar baru untuk efisiensi operasional di era digital. Mari kita lihat cara kerjanya, dan bagaimana Anda dapat menyiapkannya untuk tim Anda.

Evolusi Pemrosesan Faktur

Perjalanan pemrosesan faktur dari akar tradisional dan manual ke era digital adalah kisah evolusi teknologi.

Pra 1980an: Hutang Usaha Manual

Proses hutang usaha seluruhnya dilakukan secara manual, melibatkan faktur fisik, cek kertas, dan buku besar.

1980an-1990an: Buku Besar Digital

Solusi perangkat lunak awal memberikan kemampuan dasar buku besar digital, menyederhanakan beberapa bagian proses.

2000an: Faktur Elektronik Tidak Terkunci

Internet merevolusi hutang dagang, memperkenalkan faktur elektronik, transaksi online, dan komunikasi email. Era ini menyaksikan pengurangan yang signifikan dalam proses berbasis kertas.

2010-an: Solusi Cloud yang Mudah Digunakan

Solusi berbasis cloud memungkinkan operasi keuangan yang lebih terukur, fleksibel, dan mudah diakses, sementara teknologi seluler memungkinkan pengelolaan dan persetujuan faktur saat bepergian.

Akhir 2010-an-Sekarang: Solusi Hutang Usaha Otomatis

Evolusi terbaru melibatkan penggunaan otomatisasi dan kecerdasan buatan untuk mengotomatisasi seluruh proses termasuk –

• Akuntansi dan Intelijen AP: Munculnya sistem akuntansi berbasis AI telah mengantarkan era baru efisiensi. Mampu melakukan tugas berulang seperti entri data, pencocokan faktur, dan pemrosesan transaksi, sistem ini beroperasi dengan kecepatan dan akurasi melebihi kemampuan manusia.
• Alur Kerja yang Terhubung di Seluruh Aplikasi: Dalam lanskap digital yang saling terhubung saat ini, komunikasi yang lancar antar aplikasi sangatlah penting. Email, alat AP, perangkat lunak akuntansi, ERP, dan database lainnya kini beroperasi bersama-sama, mengotomatiskan pengambilan dan sinkronisasi data di seluruh platform.
• Pengambilan Data Cerdas: Memanfaatkan teknologi AI seperti pemrosesan bahasa alami dan pengenalan karakter optik (OCR), sistem saat ini mengotomatiskan ekstraksi dan interpretasi data dari berbagai format faktur. Hal ini mencakup penanganan data yang tidak terstruktur dan dipindai dengan efisiensi yang belum pernah terjadi sebelumnya, menjadikan proses hutang usaha lebih lancar dan akurat dibandingkan sebelumnya.

Teknologi OCR untuk Pemindaian Faktur

OCR (Optical Character Recognition) menyederhanakan cara bisnis menangani dokumen. Dalam kasus penggunaan kami, OCR memindai faktur dan dokumen kertas lainnya, mengubahnya menjadi teks digital. Teks digital diinterpretasikan menggunakan AI dan detail faktur diekstraksi –

• Bidang (tanggal faktur, nomor faktur, jumlah, rincian penjual, rincian pembeli, dll)
• Item Baris (deskripsi dan biaya Barang dan Jasa yang Dijual).
• Kode GL (secara otomatis ditetapkan oleh AI berdasarkan data sebelumnya).
• Dimensi lain berdasarkan konteks (kategorisasi biaya, dll.)

Apa dampak dari OCR dan Perangkat Lunak Pemindaian Faktur?

Berbagai statistik yang dilaporkan menggarisbawahi dampak perangkat lunak otomasi. Angka-angka ini mewakili narasi kesuksesan yang ingin Anda dan tim Anda alami.

Pengurangan Biaya Pemrosesan yang Dramatis

Mari kita mulai dengan kesehatan keuangan departemen Anda. AP Automation telah terbukti memangkas biaya pemrosesan hingga 70%. Ini bukan hanya tentang menghemat uang; ini tentang mengalokasikan kembali anggaran Anda untuk pertumbuhan, pelatihan, dan bahkan mungkin mesin espresso kantor yang diincar semua orang. Anggaplah ini sebagai investasi pada efisiensi dan kesejahteraan tim Anda.

Waktu adalah Esensi

Sekarang, bayangkan mengurangi waktu pemrosesan faktur Anda sebesar 384%. Penurunan drastis ini berarti tim Anda dapat memproses lebih banyak faktur lebih cepat dibandingkan sebelumnya, sehingga meluangkan waktu untuk fokus pada inisiatif strategis yang benar-benar penting. Dengan AP Automation, “Saya tidak punya waktu untuk itu” menjadi “Apa agenda selanjutnya?”

Pengurangan Kesalahan untuk Ketenangan Pikiran

Kami tahu kesalahan bisa lebih dari sekadar mengganggu—kesalahan juga bisa merugikan. Dengan pengurangan kesalahan pemrosesan faktur sebesar 37%., Otomatisasi AP memberikan ketenangan pikiran pada operasi Anda. Lebih sedikit kesalahan berarti lebih sedikit waktu yang dihabiskan dalam siklus koreksi dan lebih percaya diri pada integritas data Anda. Hal ini juga berarti berkurangnya perselisihan dengan vendor dan pemangku kepentingan, sehingga memperlancar hubungan dan operasional.

Memupuk Hubungan Vendor

Berbicara tentang hubungan, mari kita bicara tentang 76% organisasi yang melaporkan peningkatan kepuasan vendor. Ini adalah kuncinya. Vendor yang bahagia berarti rantai pasokan yang andal dan peluang untuk negosiasi dan diskon di kemudian hari. Vendor Anda akan memperhatikan dan menghargai ketepatan waktu dan keakuratan pembayaran Anda, berkat AP Automation.

Optimalisasi Arus Kas melalui Diskon Pembayaran Dini

Penghematan 3% melalui diskon pembayaran awal memberi organisasi Anda peningkatan finansial, meningkatkan arus kas, dan memberi Anda lebih banyak pengaruh dan fleksibilitas dalam operasi keuangan Anda.

Kepatuhan Tanpa Komplikasi

Terakhir, keunggulan AP Automation: 100% kepatuhan bebas stres. Di zaman yang tuntutan peraturannya semakin meningkat, mencapai kepatuhan penuh tanpa tekanan merupakan sebuah keajaiban.

Nanonet untuk OCR dan Pemindaian Faktur di Sage

Bagi perusahaan yang menggunakan Sage untuk kebutuhan akuntansinya, proses manual dalam menangani faktur tidak hanya menguji kesabaran tetapi juga menguras sumber daya secara signifikan. Perangkat Lunak Pemindaian OCR dan Faktur untuk Sage mengubah proses penting namun rumit ini menjadi alur kerja yang efisien dan efisien.

Mari kita lihat bagaimana tim akuntansi dapat menggunakan perangkat lunak otomatisasi AP berbasis OCR seperti Nanonets dan mengintegrasikannya dengan Sage untuk menyederhanakan alur kerja akuntansi mereka.

Alur Kerja AP Manual di Sage

Mari kita telusuri proses AP manual yang umum untuk perusahaan yang menggunakan Sage:

Penerimaan faktur: Faktur tiba dalam berbagai format, termasuk kertas dan digital. Staf harus mengumpulkan dan mengatur dokumen-dokumen ini secara manual.

Penyortiran Manual dan Pengkodean GL: Setiap invoice kemudian diurutkan berdasarkan kriteria seperti vendor, jumlah, atau tanggal jatuh tempo, yang memerlukan banyak waktu dan tenaga. Setiap faktur kemudian harus diberi kode ke akun Buku Besar yang sesuai.

Data Entry: Informasi penting dari setiap faktur, seperti detail vendor, jumlah, dan tanggal, dimasukkan secara manual ke Sage.

Verifikasi Faktur: Tergantung pada kebijakan perusahaan, faktur dapat menjalani pencocokan dua arah (faktur dan PO), tiga arah (faktur, PO, dan laporan penerimaan), atau empat arah (faktur, PO, laporan penerimaan, dan laporan inspeksi). memverifikasi transaksi.

Persetujuan: Setelah diverifikasi, faktur diarahkan untuk disetujui, sering kali melibatkan banyak departemen atau tingkat otoritas.

Proses pembayaran: Faktur yang disetujui dijadwalkan untuk pembayaran berdasarkan persyaratan dan pertimbangan arus kas.

Rekonsiliasi: Terakhir, pembayaran direkonsiliasi di Sage, memastikan bahwa semua transaksi tercermin secara akurat dalam catatan keuangan.

Alur Kerja AP Otomatis dengan Nanonets

Sekarang, mari kita bayangkan kembali alur kerja ini dengan Nanonets yang terintegrasi ke dalam Sage:

Penerimaan faktur: Bayangkan ini- setiap faktur yang diterima bisnis Anda, apa pun sumbernya, tersimpan rapi di satu tempat digital. Faktur secara otomatis diimpor dari tumpukan email, drive, dan database segera setelah tiba, sehingga menghemat waktu Anda dan mengurangi kesalahan.

Nanonets secara otomatis membaca faktur yang dikirim melalui email dari badan email dan lampiran.

Semua invoice yang ditulis tangan dan dicetak dapat dengan mudah dipindai menggunakan smartphone atau langsung diunggah ke platform.

Tanda terima digital dapat dibuat dan dicetak langsung menggunakan platform Nanonets, atau diimpor ke Nanonets dari email, aplikasi, dan database Anda.

Proses ini memastikan bahwa setiap bagian data, terlepas dari asal-usulnya, menemukan tempatnya di repositori digital terpusat, siap untuk tindakan lebih lanjut.

Entri Data Otomatis: Nanonets AI membaca faktur dengan akurasi lebih dari 99%, mempersingkat waktu menjadi hanya beberapa saat. Perubahan ini berarti tim Anda dapat meninggalkan pekerjaan yang membosankan dan terjun ke pekerjaan yang benar-benar penting. Data kemudian diekstraksi dan langsung dimasukkan ke Sage, tanpa perlu entri data manual.

Penyortiran Otomatis dan Pengkodean GL: Nanonets menggunakan OCR untuk secara otomatis mengenali dan mengkategorikan faktur berdasarkan vendor, tanggal, jumlah, dan kriteria relevan lainnya. Penetapan kode GL dapat diotomatisasi dengan –

• Pelatihan tentang data masa lalu: Ini melibatkan pengunggahan dokumen dan transaksi keuangan historis yang ditandai dengan kode GL yang benar secara historis. Model ini belajar dari contoh-contoh ini untuk memprediksi secara akurat kode GL untuk transaksi baru.

• AI Generasi yang Luar Biasa: Dengan menggunakan Nanonets GenAI, perangkat lunak kami dapat menafsirkan teks pada dokumen keuangan dengan cara yang meniru pemahaman manusia. Hal ini memungkinkannya mengekstrak informasi, konteks, dan semantik yang relevan untuk menerapkan penalaran kompleks untuk menetapkan kode GL secara akurat, bahkan dalam kasus di mana detail transaksi tidak jelas atau jarang.

Verifikasi Faktur Cerdas: Memanfaatkan AI, Nanonets secara otomatis melakukan pencocokan dua arah, tiga arah, atau empat arah dengan membaca dan melakukan referensi silang data faktur yang diekstraksi dengan pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan laporan inspeksi yang ada di Sage.

Pengesahan: Sistem menandai setiap perbedaan untuk ditinjau oleh manusia, namun sebaliknya, faktur yang sesuai dengan kriteria perusahaan secara otomatis diarahkan untuk disetujui atau langsung disetujui berdasarkan aturan yang telah ditentukan sebelumnya.

Persetujuan: Persetujuan dengan Nanonets tidak lagi menjadi hambatan. Mereka menjadi fleksibel dan berada di tempat yang digunakan organisasi Anda—baik di email, Slack, atau Teams. Hal ini menghilangkan kebutuhan akan panggilan telepon yang mengganggu dan rentetan pengingat yang sudah biasa.

Proses pembayaran: Faktur yang disetujui secara otomatis dimasukkan ke dalam antrean pembayaran sesuai dengan persyaratannya, sehingga mengoptimalkan pengelolaan arus kas.

Rekonsiliasi: Anda dapat mengimpor laporan bank Anda, dan Nanonets merekonsiliasi pembayaran secara otomatis di Sage, memastikan bahwa laporan keuangan terkini dan akurat, dan pembukuan Anda ditutup 90% lebih cepat.

Kita telah membahas manfaat nyata penggunaan OCR dan Perangkat Lunak Pemindaian Faktur untuk Sage sebelumnya. Namun yang lebih penting lagi, transisi dari proses AP manual ke proses AP otomatis tidak hanya mencerminkan perubahan dalam cara pelaksanaan tugas, namun juga transformasi mendasar dalam peran departemen keuangan. Dengan alat seperti Nanonets, tim keuangan beralih dari fungsi back-office ke kontributor strategis, memanfaatkan data dan analisis real-time untuk mendorong keputusan bisnis. Ini adalah masa depan keuangan, dan kini tersedia bagi pengguna Sage melalui kekuatan otomatisasi dengan Nanonets.

---

Seperti yang telah kita jelajahi, integrasi Nanonets dengan perangkat lunak akuntansi Sage merupakan terobosan baru bagi bisnis yang terhambat oleh inefisiensi pemrosesan faktur manual. Evolusi dari proses hutang usaha manual ke proses otomatis bukan hanya sebuah langkah maju; ini adalah lompatan ke masa depan di mana operasi keuangan disederhanakan, tingkat kesalahan menurun, dan pengambilan keputusan strategis didukung oleh analisis data real-time. Dengan beralih dari tugas manual ke wawasan strategis, tim keuangan yang dilengkapi dengan alat otomatisasi yang tepat dapat mendorong perusahaan mereka menuju profitabilitas, kelincahan, dan keunggulan kompetitif yang lebih besar di era digital.

• Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
• PlatoData.Jaringan Vertikal Generatif Ai. Berdayakan Diri Anda. Akses Di Sini.
• PlatoAiStream. Intelijen Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
• PlatoESG. Karbon, teknologi bersih, energi, Lingkungan Hidup, Tenaga surya, Penanganan limbah. Akses Di Sini.
• PlatoHealth. Kecerdasan Uji Coba Biotek dan Klinis. Akses Di Sini.
• Sumber: https://nanonets.com/blog/ocr-and-invoice-scanning-software-for-sage/