10 Software Manajemen Dokumen Terbaik Tahun 2022

Kantor di seluruh dunia menjadi tanpa kertas. Sistem manajemen dokumen telah menggantikan ruangan yang penuh dengan dokumen bisnis. Selain itu, ia hadir dengan manfaat seperti otomatisasi cerdas, lebih sedikit kesalahan, penghematan tambahan, keamanan yang ditingkatkan, dan banyak lagi.

Dan itu berkembang pesat.

Pasar perangkat lunak manajemen dokumen saat ini mencapai USD 5.5 miliar pada tahun 2022 dan akan tumbuh menjadi USD 16.4 miliar pada tahun 2029 dengan 16.8% CAGR.

Mari kita lihat bagaimana Anda dapat mengikuti tren untuk mengoptimalkan proses bisnis Anda dengan manajemen dokumen yang efisien. Artikel ini akan membahas 5 perangkat lunak manajemen dokumen teratas di pasar. Organisasi terkemuka menggunakan alat DMS yang disebutkan di bawah ini untuk mengotomatisasi proses berbasis kertas dan meningkatkan keamanan dokumen, pengindeksan, dan pemrosesan dokumen secara keseluruhan.

Jika Anda kekurangan waktu, berikut adalah 5 rekomendasi perangkat lunak manajemen dokumen teratas di tahun 2022 dan perbandingannya satu sama lain:

---

Apa itu manajemen dokumen?

Manajemen dokumen adalah proses penyederhanaan penangkapan, pelacakan, ekstraksi, verifikasi, persetujuan, dan penyimpanan dokumen seperti gambar, email, dokumen kata, PDF, dan format dokumen terkait bisnis lainnya.

Manajemen dokumen mencakup semua hal dalam siklus hidup dokumen – mulai dari pembuatan hingga pembuangan.

---

Apa itu perangkat lunak manajemen dokumen?

Perangkat lunak manajemen dokumen (DMS) adalah perangkat lunak otomatisasi cerdas yang mengotomatiskan setiap aspek siklus hidup dokumen dengan otomatisasi alur kerja, seperti pembuatan, pengambilan, ekstraksi data, klasifikasi, verifikasi, persetujuan, modifikasi, sinkronisasi database, penyimpanan, dan keamanan.

Sistem manajemen dokumen memudahkan untuk menemukan & bekerja dengan file Anda dengan fitur seperti penandaan dokumen, pencarian teks lengkap (ini memungkinkan Anda untuk mencari file dengan mencari kata kunci), dan fasilitas penyimpanan akses berbasis peran.

Namun, ini lebih dari sekadar penyimpanan dokumen; itu mengatur database Anda, mengotomatiskan tugas-tugas manual seperti entri data, meningkatkan produktivitas karyawan, dan memelihara log aktivitas untuk audit.

---

Fitur yang harus dicari saat memilih sistem manajemen dokumen

Carilah fitur-fitur ini saat mencari sistem manajemen dokumen:

• Input Dokumen – Bisakah Anda mengambil dokumen secara otomatis dari berbagai sumber?
• Pengindeksan Dokumen – Bisakah Anda menyortir dokumen secara otomatis?
• Pencarian Dokumen – Bisakah Anda mencari dokumen menggunakan kata kunci?
• Pemrosesan Dokumen – Bisakah Anda mengekstrak data dari dokumen menggunakan OCR?
• Otomatisasi Alur Kerja – Bisakah Anda menggunakan alur kerja untuk mengotomatiskan pemrosesan dokumen?
• Keamanan Dokumen – Apakah dokumen dihosting di penyimpanan yang aman? Apakah Anda memiliki akses berbasis peran?
• Kustomisasi – Bisakah Anda menyesuaikan alur kerja dan proses?
• Integrasi – Apakah terintegrasi dengan alat bisnis yang Anda gunakan?
• Hosting Fleksibel – Bisakah Anda memilih opsi penyimpanan lokal atau cloud?

---

5 Perangkat Lunak Manajemen Dokumen Teratas di tahun 2022

#1. Nanonet

Nanonets adalah perangkat lunak manajemen dokumen berbasis AI dengan OCR bawaan yang kuat, alur kerja tanpa kode, dan penyimpanan yang aman. Nanonet dapat mengotomatiskan semua proses dokumen seperti pengambilan dokumen, ekstraksi data, verifikasi dokumen, pencarian dokumen, pengarsipan dokumen, dan banyak lagi. Anda dapat mengontrol dokumen Anda dengan akses berbasis peran dan opsi hosting yang fleksibel.

Nanonets menyederhanakan manajemen dokumen dengan alur kerja dokumen khusus tanpa kode, 5000+ integrasi & perangkat lunak OCR canggih.

Pro

• Ambil dokumen dengan mudah dari sumber data seperti Gmail, drive, outlook, dan lainnya.
• Alur Kerja Otomatis untuk menangkap, mendigitalkan, memverifikasi, dan menyimpan dokumen
• Alur Kerja Persetujuan untuk mendapatkan persetujuan pada semua dokumen yang ditandai
• Integrasi Mudah dengan 5000+ aplikasi melalui API dan Zapier
• Model API OCR yang telah dilatih sebelumnya untuk mengekstrak informasi dari dokumen
• Ekstrak data dari catatan dengan akurasi> 95%
• Antarmuka yang Mudah Digunakan – pelajari cara menggunakannya dalam 30 menit atau kurang
• Template dan opsi penyesuaian yang mudah
• Kontrol akses berbasis peran
• Dukungan 24×7

Kekurangan

• Tidak ada opsi pembuatan dokumen
• Tidak dapat digunakan untuk dokumen yang ditandatangani secara elektronik

---

#2. Kerumunan

Huddle menawarkan sistem manajemen dokumen online bagi organisasi untuk membuat hub online guna mengelola kolaborasi, revisi, persetujuan, dan diskusi dokumen pada platform yang aman.

Seperti penyimpanan Google drive online, Anda dapat berbagi dengan lancar, memberikan akses terbatas, atau mengamankan file Anda untuk meningkatkan keamanan. Huddle juga menawarkan paket berbayar yang menyediakan ruang penyimpanan tambahan, add-on seperti aplikasi seluler, kemampuan konferensi video, dll.

Pro

• Mudah digunakan & dipelajari
• Pembuatan Versi Dokumen
• Penyimpanan dokumen cloud yang aman
• Opsi berbagi file yang mudah untuk pengguna eksternal
• Proses orientasi yang mudah
• Integrasi yang mudah dengan Microsoft Office Suite

Kekurangan

• Fitur kolaborasi dapat ditingkatkan
• Fitur keamanan tinggi seperti autentikasi 2 faktor tidak ada.

---

#3. Alfresco Satu

Perangkat lunak manajemen dokumen Alfresco One dirancang untuk manajemen konten perusahaan. Itu dapat digunakan baik sebagai layanan berbasis cloud atau diinstal di tempat. Perangkat lunak ini memungkinkan pengelolaan konten perusahaan yang efisien dengan pencarian dokumen perusahaan, penyimpanan aman, pemrosesan dokumen OCR, dan analitik dokumen cerdas.

Pro

• Fitur penyimpanan dan berbagi dokumen yang hebat
• Banyak opsi penyesuaian
• Kasus penggunaan yang kompleks dan luas.

Kekurangan

• Antarmuka pengguna tidak terlalu intuitif.
• Sulit diatur
• Alur kerja rumit untuk dipecahkan.

---

#4. BukaKM

OpenKM adalah sistem manajemen dokumen all-in-one yang menggabungkan semua aspek manajemen dokumen, kolaborasi, distribusi, dan penyimpanan dalam satu platform. Perangkat lunak manajemen dokumen perusahaan memungkinkan kontrol penuh atas konten perusahaan, meningkatkan keamanan dengan log aktivitas terperinci, dan memelihara alur dokumen dengan otomatisasi.

Pro

• Platform DMS yang kaya fitur
• Baik untuk orang non-teknis
• Integrasi yang mudah
• Waktu aktif yang luar biasa
• Memindai virus pada semua dokumen yang diperbarui

Kekurangan

• UI bertanggal
• OCR tidak selalu akurat

---

eFileKabinet

eFileCabinet adalah perangkat lunak manajemen dokumen berbasis cloud tingkat perusahaan untuk usaha kecil dan menengah. eFileCabinet memungkinkan Anda mengelola semua dokumen kertas, email, faktur, kontrak, dan informasi penting lainnya di satu tempat.

Pro

• Template untuk struktur folder
• Seret dan Jatuhkan pembuat alur kerja
• Penyimpanan file yang aman

Kekurangan

• Proses orientasi yang panjang
• Itu tidak mendukung perubahan massal
• Terkadang lag

---

Berikut adalah beberapa sistem manajemen dokumen yang memerlukan perhatian khusus:

Dokumen Google

Google Docs adalah perangkat lunak manajemen dokumen gratis yang dapat diakses dari mana saja, menjadikannya pilihan ideal bagi pekerja lepas dan usaha kecil yang bekerja dari jarak jauh dengan klien di belahan dunia lain. Sebagai bonus, OCR Google Dokumen dapat mengonversi gambar menjadi teks yang dapat diedit.

Microsoft SharePoint

SharePoint membantu organisasi berbagi dokumen, menghubungkan orang, dan merampingkan proses dokumen. SharePoint mirip dengan Google Drive, tempat karyawan dapat berkolaborasi dan mengelola daftar dokumen internal untuk akses mudah. Anda dapat menggabungkan Microsoft Sharepoint dengan Microsoft Power otomatis Dan gunakan alur kerja dokumen otomatis.

Tim Sudut Pandang

Viewpoint Team adalah sistem manajemen dokumen yang kuat untuk para profesional konstruksi. Ini adalah satu-satunya solusi yang menyediakan alat yang Anda butuhkan manajemen kasus dari awal hingga akhir, termasuk alur kerja kolaboratif dengan klien, peninjauan dan persetujuan yang aman proses untuk dokumen, dan kontrol hak akses.

Odoo

Odoo adalah perangkat lunak ERP dan CRM sumber terbuka dengan modul sistem manajemen dokumen gratis untuk profesional keuangan. Odoo memungkinkan organisasi memiliki departemen akuntansi tanpa kertas dengan mendigitalkan dokumen, mengotomatiskan proses dokumen, dan mengintegrasikan secara mulus dengan aplikasi Odoo lainnya.

Dokmee

Dokmee adalah perangkat lunak manajemen dokumen yang memungkinkan Anda untuk menyimpan, mengatur, dan berbagi dokumen, email, dan file penting lainnya.

---

Manakah sistem manajemen dokumen terbaik untuk bisnis Anda di tahun 2023?

Kami telah memetakan fitur penting dari lima perangkat lunak manajemen dokumen terbaik yang disebutkan dalam artikel di atas untuk memudahkan Anda memilih perangkat lunak manajemen dokumen terbaik untuk bisnis dan kebutuhan Anda. Lihat cuplikannya, coba uji coba gratis, petakan kebutuhan Anda, dan pilih alat terbaik.

Menurut snapshot, Nanonets adalah perangkat lunak manajemen dokumen terbaik. Meskipun Nanonets tidak memiliki kemampuan pembuatan dokumen, Anda dapat menggunakan integrasi mudah dengan Google suite untuk membuat dokumen dengan cepat. Nanonets juga menawarkan uji coba gratis dan pengaturan akun gratis dengan bantuan migrasi.

Diikuti oleh Nanonets, OpenKM adalah sistem manajemen dokumen terbaik berikutnya. Ini adalah perangkat lunak ERM sumber terbuka. Kasus penggunaan untuk manajemen dokumen terbatas pada profesional keuangan dan menawarkan uji coba gratis selama 15 hari.

---

Nanonet sebagai Sistem Manajemen Dokumen Anda

[Embedded content]

Nanonets adalah perangkat lunak yang mudah digunakan yang tidak memerlukan pelatihan intensif atau penyiapan untuk mulai menggunakannya. Di sini, kami mencantumkan mengapa Anda harus mempertimbangkan Nanonets sebagai perangkat lunak manajemen dokumen Anda.

Cerdas Pengambilan Data:

Bisnis memiliki banyak dokumen seperti formulir, faktur, kuitansi, pesanan, dll. Nanonet membantu bisnis mendigitalkan dan mengekstrak informasi yang relevan dari dokumen ini menggunakan API OCR cerdas.

Alur Kerja Otomatis:

Mempercepat laju proses bisnis dengan mengotomatisasi semua manual, langkah-langkah seperti pengumpulan dokumen, verifikasi dokumen, Pencocokan 3 arah, persetujuan, dan lainnya.

Dasbor waktu nyata:

Gunakan dasbor pengeluaran untuk memantau pengeluaran Anda, menandai pengeluaran, dan memahami tren waktu nyata. Pantau KPI yang relevan seperti %STP invoice, %paid invoices, dll dengan data dari Nanonets.

Opsi hosting Cloud & Lokal:

Pilih opsi hosting yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Integrasi:

Integrasi yang mudah adalah suatu keharusan. Anda tidak dapat mengubah tumpukan teknologi Anda untuk mengakomodasi satu perangkat lunak. Nanonets terintegrasi dengan semua perangkat lunak Anda dengan mudah Integrasi Zapier dan API. Nanonet terintegrasi dengan Xero, Quickbooks, SAP, dll.

Template & Model Khusus:

Dengan Nanonets, Anda dapat menggunakan alur kerja yang telah ditentukan sebelumnya seperti faktur, bill of lading, pesanan pembelian, atau hutang dagang atau membuat mode AI kustom Anda sendiri.

Harga Transparan:

Nanonets memiliki kebijakan penetapan harga yang transparan sebesar $499/bulan dan pemindaian $0.1/dokumen. Tidak ada biaya tersembunyi untuk setiap pelanggan.

Kesimpulan

Dengan meningkatnya transformasi digital, sudah saatnya Anda berinvestasi dalam sistem manajemen dokumen untuk bisnis Anda. Itu lebih dari mendigitalkan file. Sistem manajemen dokumen merampingkan aliran dokumen dalam organisasi dan memberikan lapisan keamanan tambahan untuk dokumen bisnis. Manfaat manajemen dokumen memungkinkan organisasi untuk tetap kompetitif dan produktif.

Meskipun demikian, memilih perangkat lunak manajemen dokumen terbaik untuk bisnis Anda membutuhkan pemahaman mendalam tentang apa yang dibutuhkan perusahaan Anda dan jenis DMS apa yang cocok untuk itu. Jadi pastikan untuk mengeksplorasi pilihan Anda dan mencobanya sendiri.

FAQ bagian