5 Cara Merekam Suara & SMS Seluler untuk Kepatuhan Peraturan (Steve Dourdil)

Jika Anda bekerja di layanan keuangan, kemungkinan organisasi Anda memiliki beberapa bentuk solusi perekaman seluler. Meskipun perusahaan tertentu tidak selalu memiliki persyaratan peraturan untuk merekam komunikasi seluler, banyak yang memilih untuk tetap melakukannya
dari praktik terbaik.

Namun, untuk sebagian besar perusahaan, merekam panggilan seluler dan SMS telah menjadi fakta kehidupan yang penting selama bertahun-tahun. Dan seperti yang disoroti oleh denda baru-baru ini di AS, regulator mengambil sikap yang lebih keras dari sebelumnya dalam penggunaan SMS dan lainnya yang tidak terpantau.
platform perpesanan seluler.

Artikel singkat ini memberikan sedikit latar belakang tentang evolusi perekaman suara seluler (“MVR”) dan menguraikan lima pendekatan berbeda yang kami tawarkan kepada klien kami untuk menangkap, mengarsipkan, dan mengawasi komunikasi seluler agar sesuai dengan
FCA, MiFID II, SEC, CFTC, FINRA dan persyaratan peraturan lainnya.

Kelahiran Rekaman Panggilan Seluler

Rekaman panggilan seluler di layanan keuangan Inggris telah ada sejak 2011, ketika FSA (sekarang FCA) secara resmi menghapus pengecualian ponsel dari persyaratan rekaman telepon mereka. Tidak semua perusahaan terpengaruh. Tetapi mereka yang memiliki relatif
beberapa pilihan.

Teknologi untuk merekam ponsel masih dalam masa pertumbuhan, dengan hanya segelintir pemasok di pasar. Biaya tinggi, serta masalah teknis seperti penundaan yang lama, panggilan terputus, dan baterai yang terkuras, sering kali terbukti menjadi penghalang untuk adopsi. Pada hari-hari awal itu,
banyak perusahaan memutuskan untuk langsung melarang penggunaan ponsel untuk bisnis perusahaan.

Perusahaan lain bersatu untuk melobi regulator untuk mengembalikan pengecualian ponsel, atau setidaknya menunggu sampai teknologinya matang, tetapi tangisan mereka tidak didengar. Namun, komunitas RegTech tahu bahwa solusi yang ada kikuk dan
tidak bisa diandalkan. Dengan regulator yang terus bertahan, perbaikan perlu dilakukan.

MiFID II dan Proliferasi Solusi Perekaman Seluler

Seiring dengan semakin matangnya solusi pencatatan kepatuhan seluler pada tahun-tahun berikutnya dan tersedianya sistem baru, adopsi juga tumbuh. Pengenalan MiFID II oleh regulator Eropa ESMA pada tahun 2018 juga meningkatkan cakupan persyaratan perekaman seluler secara besar-besaran.
Persaingan di antara vendor RegTech sangat sengit, semua berjuang mati-matian untuk memenangkan sepotong pasar baru yang belum dimanfaatkan ini.

Ketika CoVID melanda pada akhir 2019 dan membuat dunia terkunci selama dua tahun berikutnya, perusahaan sekali lagi ditantang untuk menerapkan langkah-langkah perekaman baru. Perusahaan yang mengandalkan sistem telepon lokal lama menemukan bahwa karyawan mereka
sekarang harus menggunakan ponsel untuk berkomunikasi. Bagi banyak orang, ini berarti harus mencari penyedia rekaman seluler untuk pertama kalinya – hingga saat itu, staf selalu menggunakan rekaman telepon kantor.

Mereka yang telah memindahkan layanan suara mereka ke cloud lebih beruntung. Tetapi dengan pertemuan tatap muka juga di luar jendela, dan peningkatan pesat alat komunikasi terpadu seperti MS Teams dan Zoom untuk rapat dan kolaborasi video, diatur
perusahaan dipaksa untuk menemukan cara untuk merekam ini juga.

Sementara itu, peringatan keras dari FCA, setelah satu tahun atau lebih keringanan hukuman, memperjelas bahwa perusahaan sekarang memiliki cukup waktu untuk menerapkan kontrol kepatuhan baru dan diharapkan untuk memantau komunikasi karyawan dari jarak jauh, sama efektifnya dengan
mereka akan di lingkungan kantor.

Banyak perusahaan baru sekarang menerapkan langkah-langkah untuk menutup kesenjangan kepatuhan ini. Peningkatan besar-besaran dalam penggunaan ponsel sejak tahun 2020, termasuk penggunaan aplikasi perpesanan seperti WhatsApp dan WeChat, membuat banyak perusahaan menganggap ponsel telah menjadi tujuan utama mereka.
sarana komunikasi. Ini telah memaksa perusahaan untuk menyebarkan solusi MVR untuk pertama kalinya atau menemukan solusi jangka panjang untuk menggantikan sistem perekaman yang diterapkan dengan tergesa-gesa pada awal pandemi.

Dengan diperkenalkannya peraturan FCA Consumer Duty yang menjulang pada Juli 2023, dan tidak diragukan lagi peraturan dan amandemen baru lainnya yang akan datang setelah itu, persyaratan untuk merekam ponsel tampaknya akan berkembang. Jadi, apa saja pilihan yang tersedia? Pendekatan yang mana
untuk pengarsipan suara dan SMS seluler yang paling cocok untuk bisnis Anda? Mari kita lihat lima cara paling andal yang dapat kita lakukan untuk mencapai ini ...

1. Solusi Perekaman Seluler Berbasis Jaringan

Untuk perusahaan yang berbasis di Inggris, mengeluarkan perangkat seluler perusahaan kepada karyawan mereka, perekaman berbasis jaringan sering kali merupakan cara yang jelas untuk dilakukan. Dengan semua panggilan dan SMS ditangkap dengan aman di tingkat jaringan secara default, tidak perlu mengubah perilaku pengguna
dan tidak ada risiko pengguna "lupa" untuk mengaktifkan perekaman. Semuanya direkam, apa pun yang terjadi.

Namun, tidak semua jaringan menawarkan ini. Layanan MVR Vodafone umumnya hanya tersedia untuk pelanggan yang lebih besar. Sementara itu, merekam di O2 bisa mahal, dengan biaya set-up yang tinggi. Meskipun kami juga dapat menawarkan perekaman berbasis jaringan O2, jaringan EE menggunakan Kerv's
platform perekaman sendiri dan memberikan opsi yang andal dan hemat biaya bagi perusahaan yang mencari solusi perekaman kepatuhan yang kuat untuk armada seluler mereka, dan dipercaya oleh 50% bank Tingkat 1 terkemuka di Inggris.

Namun, pertimbangan penting adalah apakah organisasi Anda saat ini terikat kontrak dengan operator yang berbeda. Jika penyedia jaringan seluler Anda saat ini tidak menawarkan layanan perekaman, Anda harus pindah ke penyedia yang menawarkan layanan perekaman. Jika Anda masih terikat kontrak,
ini akan selalu berarti membayar Biaya Pengakhiran Dini.

Untuk alasan ini, beberapa perusahaan menemukan bahwa opsi lain mungkin lebih cocok, setidaknya dalam jangka pendek.

2. Solusi Perekaman Seluler Berbasis Aplikasi

Perekaman berbasis aplikasi bisa dibilang memberikan pendekatan paling fleksibel bagi perusahaan yang ingin merekam panggilan dan SMS seluler. Produk perekaman seluler berbasis aplikasi berfungsi di perangkat Apple dan Android dan tidak mendukung jaringan, artinya perusahaan tidak perlu
mengubah jaringan seluler. Ini juga berarti bahwa mereka tidak terbatas pada staf yang berbasis di Inggris.

Biasanya, solusi berbasis aplikasi dikaitkan dengan nomor telepon virtual, berbeda dari nomor SIM perangkat. Panggilan yang dilakukan atau diterima melalui aplikasi akan direkam, sementara panggilan yang dibuat atau diterima melalui telepon asli ponsel, menggunakan nomor SIM perangkat,
tetap tidak tercatat.

Meskipun ini ideal untuk perusahaan di mana staf menggunakan ponsel pribadi mereka sendiri untuk bekerja ("Bawa Perangkat Anda Sendiri", atau "BYOD") pengguna, ini terkadang menjadi perhatian bagi organisasi yang mengeluarkan telepon perusahaan. Bagaimana jika karyawan melewati aplikasi dan menggunakan yang asli?
dialer bukan untuk membuat panggilan bisnis yang tidak tercatat, baik sengaja atau tidak sengaja?

Namun, ada cara untuk menghindari hal ini terjadi. Salah satu pendekatan yang populer adalah dengan hanya memindahkan aplikasi dialer asli telepon ke folder atau layar yang berbeda pada perangkat. Ini akan menghindari pengguna melakukan panggilan yang tidak direkam secara tidak sengaja tetapi jelas tidak akan berhenti
mereka melakukannya dengan sengaja. Meskipun Anda dapat berargumen bahwa, jika mereka ingin melewati rekaman, mereka dapat menggunakan telepon yang berbeda…

Pendekatan lain adalah mengganti kartu SIM yang mendasarinya dengan SIM khusus data, sehingga pengguna tidak punya pilihan selain menggunakan aplikasi yang direkam. Ini adalah solusi yang efektif tetapi tidak berarti bahwa ponsel kemudian hanya akan mengandalkan data seluler (4G atau WiFi) untuk membuat dan
menerima panggilan – tidak selalu menjadi masalah tetapi dapat menimbulkan keterbatasan jika staf Anda memiliki WiFi yang tidak stabil atau bepergian ke tempat-tempat dengan jangkauan data seluler yang buruk.

3. Solusi Perekaman Seluler Berbasis SIM

Sangat mirip dengan solusi berbasis jaringan, perekaman berbasis SIM memiliki banyak kelebihan dan kekurangan yang sama dengan MVR jaringan – panggilan dan teks direkam secara otomatis tanpa “intervensi pengguna”, tetapi nomor masih perlu dipindahkan dari yang sudah ada.
jaringan.

Perbedaan utama antara perekaman panggilan seluler berbasis jaringan dan SIM adalah bahwa solusi perekaman berbasis SIM menggunakan MVNO (Operator Jaringan Virtual Seluler), daripada operator jaringan utama, sering kali hadir di banyak negara berbeda. Ini berarti
mereka dapat digunakan oleh organisasi dengan kantor internasional di mana karyawan perlu dicatat.

Namun, ini membutuhkan biaya. Banyak solusi MVR berbasis SIM mengeluarkan biaya penggunaan data bundel yang sangat mahal, dengan risiko kejutan tagihan yang cukup besar saat roaming di negara tertentu. Ini biasanya bukan masalah di Inggris Raya, UE, dan
Amerika Serikat, tetapi perusahaan yang karyawannya bepergian ke luar area ini harus mempertimbangkan hal ini.

4. Solusi Perekaman Seluler Berbasis Perangkat

Perekaman panggilan dan SMS seluler juga dapat diaktifkan di tingkat perangkat, tetapi ini terbatas pada ponsel Android (Apple bisa lucu seperti itu). Setelah menginstal perangkat lunak di telepon, panggilan dan teks kemudian direkam secara lokal di perangkat dan dikirim ke
arsip rekaman perusahaan yang ditunjuk. Jika ponsel tidak memiliki data 4G atau sinyal WiFi saat panggilan selesai, rekaman akan dikirim segera setelah tersedia.

Namun, dengan prevalensi perangkat Apple di komunitas keuangan, opsi ini terkadang diabaikan ("tidak mungkin kami membuat pedagang kami menyerahkan iPhone mereka"). Namun, itu memang memiliki keuntungan menjadi jaringan-independen dan tidak
memerlukan perubahan apa pun pada perilaku pengguna – panggilan dan teks dikirim menggunakan fungsi dialer/SMS asli, persis seperti biasa.

5. Solusi Perekaman Seluler Berbasis Cloud

Karena semakin banyak bisnis memindahkan layanan suara mereka ke cloud dan mengganti infrastruktur PABX lama di lokasi dengan sistem telepon yang dihosting dan platform komunikasi terpadu (termasuk Microsoft Teams), perekaman panggilan berbasis cloud menjadi semakin
pendekatan populer.

Meskipun ini bukan solusi "perekaman seluler", karena menggunakan nomor telepon rumah dan tidak menawarkan SMS, opsi ini memiliki beberapa manfaat utama dan menyediakan cara lain untuk merekam komunikasi melalui perangkat seluler. Bagi banyak perusahaan, perubahan
lingkungan kerja selama beberapa tahun terakhir juga telah mendorong perubahan kebiasaan.

Dengan hybrid dan kerja jarak jauh, menggunakan sistem telepon cloud untuk melakukan dan menerima panggilan, seperti platform Voxivo andalan Kerv atau Microsoft Teams, telah menjadi norma bagi banyak perusahaan. Karyawan terbiasa dapat menggunakan nomor kantor mereka yang ada untuk
membuat dan menerima panggilan dari mana saja dengan koneksi data, dari perangkat apa pun…termasuk ponsel mereka.

Dengan staf yang sudah terbiasa menggunakan aplikasi seluler sistem telepon berbasis cloud perusahaan mereka dan akrab dengan antarmuka penggunanya, apakah itu MS Teams atau PBX yang dihosting lainnya, terus menggunakannya setiap hari terasa alami seperti bernapas.

Sistem ini dapat dengan mudah dihubungkan ke layanan perekaman yang sesuai dengan FCA dan MiFID II untuk menangkap dan mengarsipkan semua panggilan. Dalam kasus Teams, ini bahkan dapat diperluas untuk juga merekam rapat video, obrolan IM, berbagi file, dan berbagi layar (untuk semua pengguna
yang perlu dicatat – yang tidak, tidak harus).

Dengan memanfaatkan teknologi ini yang, dalam banyak kasus, mereka sudah menggunakan dan terbiasa, perusahaan dapat membuat karyawan mereka senang dan patuh, sementara juga menghilangkan biaya penggelaran sistem perekaman seluler tradisional, dan sumber daya
dibutuhkan untuk mengelolanya.

Selain itu, karena Microsoft Teams adalah platform global, opsi ini memiliki manfaat tambahan dalam menyediakan solusi global tunggal untuk organisasi yang memiliki kantor di seluruh dunia.

Kesimpulan

Dengan begitu banyak pilihan yang ditawarkan, memilih solusi perekaman panggilan seluler yang tepat untuk bisnis Anda bisa menjadi tugas yang membingungkan dan memakan waktu. Bekerja dengan mitra teknologi yang independen dan tidak memihak, dengan pengalaman bertahun-tahun dalam pencatatan kepatuhan
ruang, dapat membuat seluruh proses lebih mudah dan lebih cepat, dan membantu Anda menghindari risiko membuat kesalahan yang mahal dan berpotensi merusak reputasi.