Pengoptimalan Proses Bisnis – Panduan 2022

Menjalankan bisnis bukanlah tugas yang mudah.

Ada banyak hal yang perlu dilakukan, tepat waktu. Tapi apakah mereka? Beberapa melakukannya, dan beberapa tidak.

Bagaimana Anda memastikan bahwa semua tugas Anda selesai sebelum tenggat waktu?

Dengan mengikuti proses yang dioptimalkan. Saat Anda memperkecil, bisnis adalah hasil dari bagaimana semua proses bisnis bekerja bersama. Jika semua proses efisien, semuanya baik-baik saja. Jika proses Anda tidak efisien, pada dasarnya Anda membuang-buang waktu & tenaga karyawan.

Untuk memaksimalkan proses bisnis, para pemimpin perlu memikirkan: optimalisasi proses bisnis.

Bagaimana cara memulainya? Bagaimana Anda memilih tumpukan teknologi terbaik untuk menerapkan strategi BPO yang tepat? Kami akan melihat semuanya di blog di bawah ini.

---

Apa itu proses bisnis?

Proses bisnis adalah urutan langkah, aktivitas, dan tugas yang dilakukan perusahaan untuk menghasilkan produk atau memberikan layanan.

Jenis proses bisnis

Proses bisnis dipecah menjadi tiga jenis utama: operasional, manajemen, dan dukungan.

Proses operasional berhubungan langsung dengan pengiriman produk atau jasa. Ini termasuk hal-hal seperti melakukan penjualan, pengiriman pesanan, dan menjawab tiket dukungan pelanggan.

Proses manajemen melibatkan memastikan bahwa karyawan Anda melakukan pekerjaan mereka dengan benar (dan tidak hanya membuang-buang waktu mereka). Ini termasuk hal-hal seperti tinjauan kinerja, mengadakan kelas pelatihan, dan menciptakan posisi baru di dalam perusahaan.

Mempekerjakan kerangka kerja Manajemen Proses Bisnis meningkatkan tingkat keberhasilan proyek dengan: 70%.

Proses dukungan menyediakan layanan penting untuk bisnis itu sendiri (sebagai lawan dari pelanggannya). Mereka bisa apa saja mulai dari dokumen SDM hingga melacak paket tunjangan karyawan dan catatan penggajian.

Saat membuat strategi baru atau yang direvisi untuk organisasi Anda, penting untuk memahami bagaimana setiap elemen aliran memengaruhi fungsi dan departemen lain dalam perusahaan Anda.

Misalnya, jika Anda sedang berupaya meningkatkan alur kerja satu departemen tetapi mengabaikan dampaknya pada departemen lain – seperti layanan TI – Anda bisa berakhir dengan masalah yang tidak terpecahkan di kemudian hari.

---

Lebih dari 500+ perusahaan memercayai Nanonets untuk mengotomatisasi lebih dari 30 juta+ dokumen setiap tahun.

Mulai Uji coba Gratis Anda or jadwalkan panggilan untuk melihat bagaimana Anda dapat mengotomatiskan proses bisnis Anda dalam <30 menit.

---

Apa itu optimasi proses bisnis?

Optimalisasi proses bisnis (BPO) adalah strategi untuk mengubah perusahaan Anda menjadi perusahaan yang lebih efisien, efektif, dan menguntungkan.

Ini melibatkan mengidentifikasi proses yang penting bagi bisnis Anda dan meningkatkannya untuk mencapai efisiensi dan efektivitas yang lebih baik. Dengan cara ini, dapat menghasilkan layanan pelanggan yang lebih baik dan harga yang lebih kompetitif—semua hal yang membuat pelanggan ingin melakukan lebih banyak bisnis dengan Anda dari waktu ke waktu.

---

Mengapa Anda membutuhkan optimasi proses bisnis?

Mengapa optimasi proses bisnis? Jawabannya tampaknya sederhana.

Persaingan sengit. Pesaing Anda mencoba segalanya untuk menjadi lebih baik dan begitu juga Anda. Pengoptimalan proses bisnis memberikan banyak manfaat yang dapat membantu Anda mengatasi persaingan dengan percaya diri.

Tingkatkan efisiensi

Optimalisasi proses bisnis dapat membantu Anda mengurangi pemborosan, meningkatkan kualitas, dan meningkatkan kapasitas.

Kurangi biaya

Ketika proses Anda dioptimalkan, Anda menyelesaikan tugas Anda dengan sumber daya sesedikit mungkin. Ini mengurangi biaya produksi, distribusi, dukungan, dan administrasi melalui pengoptimalan proses yang dapat membantu Anda meningkatkan profitabilitas tanpa menaikkan harga atau mengurangi standar kualitas.

Kurangi kesalahan

Optimalisasi proses metode seperti lean atau six sigma berusaha membuat proses Anda bebas kesalahan dengan mengganti upaya manual dengan otomatisasi cerdas atau tindakan lainnya.

Meningkatkan kapasitas

Mengoptimalkan proses Anda dapat meningkatkan efisiensi karyawan. Optimasi proses bisnis dapat mengidentifikasi kemacetan proses bisnis dan berusaha untuk mengurangi pemborosan sumber daya pada bagian lain dari proses. Misalnya. Alih-alih menggunakan karyawan untuk menyortir dokumen, Anda dapat menggunakan sistem manajemen dokumen untuk mengkategorikan dokumen.

Tingkatkan profitabilitas

Ini tidak perlu dikatakan. Optimalisasi proses dapat membantu Anda meminimalkan biaya sekaligus meningkatkan tingkat output, sehingga membuat proses bisnis Anda lebih menguntungkan.

---

Integrasikan Platform Nanonets BPM dengan 5000+ perangkat lunak. Otomatisasi proses bisnis manual dalam <30 menit dan hemat 90% waktu & 80% biaya. Mulai uji coba gratis or meminta panggilan balik.

---

Manfaat Optimasi Proses Bisnis

Pengoptimalan proses bisnis (BPO) menyederhanakan proses bisnis Anda dengan meningkatkan adopsi teknologi modern untuk menghilangkan kemacetan. Mari kita lihat manfaat yang diberikan dengan menggunakan strategi BPO di seluruh organisasi Anda.

Mengurangi Risiko & Penipuan

Meningkatkan proses Anda mengurangi risiko kesalahan, risiko penipuan, dan pelanggaran peraturan. Selain itu, jika Anda memiliki lebih sedikit kesalahan, Anda dapat memfokuskan sumber daya Anda pada area yang paling membutuhkannya.

Meningkatkan kemampuan pemecahan masalah

Keterampilan pemecahan masalah yang baik sangat penting untuk kesuksesan. Dengan optimasi proses bisnis yang efisien, perusahaan dapat Selama proses optimasi, Anda juga dapat menemukan cara baru untuk memecahkan masalah lebih cepat dan lebih efisien yang akan menghasilkan hasil yang lebih baik.

Misalnya. Alih-alih membayar faktur sekali setiap bulan setelah mengelompokkan, menganalisis, dan membuatnya disetujui, Anda dapat menggunakan platform pemrosesan faktur otomatis untuk mengunggah, memproses, mengkategorikan, menyetujui, dan membayar faktur.

Tingkatkan kepatuhan

Kepatuhan adalah salah satu aspek terpenting dalam bisnis. Tidak mematuhi peraturan dapat menyebabkan denda yang besar dan hukuman lain yang dapat berdampak serius pada laba Anda. Namun, kepatuhan tidak selalu mudah atau murah.

Misalnya, jika Anda adalah perusahaan asuransi, Anda perlu memastikan proses orientasi pelanggan Anda memiliki KYC dan prosedur verifikasi dokumen yang tepat. Untuk itu, alih-alih proses manual, Anda dapat menggunakan platform orientasi otomatis untuk menyimpan log semua dokumen, menyimpan informasi dalam penyimpanan yang aman, dan mengenkripsi informasi yang masuk untuk mencegah kebocoran data.

Modernisasi Proses

Perusahaan lama menggunakan proses kuno yang mungkin bukan yang terbaik. Tetapi hanya karena "berhasil" tidak berarti Anda harus terus mengikutinya. Optimalisasi proses bisnis dapat mengidentifikasi proses tersebut dan memodernkannya untuk kinerja yang lebih baik.

---

Beralih ke Nanonets, perangkat lunak manajemen proses bisnis gratis tanpa kode yang mudah digunakan yang memungkinkan Anda mengotomatiskan proses dalam 15 menit.

---

5 Langkah untuk mengoptimalkan proses bisnis

Ikuti lima langkah berikut untuk memulai pengoptimalan proses dalam bisnis Anda:

Identifikasi/petakan itu

Sebelum Anda dapat mengoptimalkan proses Anda, Anda perlu mengetahui apa prosesnya dan bagaimana cara kerjanya. Ini termasuk mengidentifikasi tahapan, langkah, dan tonggak dan bahan (atau informasi) yang terlibat di setiap lokasi. Semakin banyak detail yang Anda miliki tentang setiap tahap, semakin mudah bagi Anda untuk membuat perubahan, di kemudian hari, untuk meningkatkan efisiensi atau mengurangi biaya.

Setelah Anda mengidentifikasi prosesnya, petakan di atas kertas dan identifikasi setiap hambatan atau area lain yang dapat ditingkatkan. Dengan melakukan ini, Anda dapat melihat apakah ada area di mana terlalu banyak pekerjaan yang dilakukan atau tidak cukup.

Memikirkan kembali

Langkah kedua dalam optimasi proses adalah memikirkan kembali. Ini melibatkan mempertanyakan alasan proses Anda saat ini dan kemudian membuat perubahan berdasarkan refleksi itu. Misalnya, Anda saat ini menggunakan metode tertentu karena itu adalah praktik standar di perusahaan lain atau karena itulah cara Anda selalu melakukannya. Dalam hal ini, ini adalah contoh dari pola pikir yang cacat.

Jika Anda menjalankan bisnis, Anda membuat ratusan keputusan tentang mengalokasikan sumber daya dan aktivitas apa yang harus difokuskan. Sasaran Anda seharusnya adalah meningkatkan kinerja dengan membuat keputusan yang lebih baik—dan salah satu cara melakukannya adalah melalui pengoptimalan proses.

Menganalisa

Langkah selanjutnya adalah menganalisis proses. Pada fase ini, Anda perlu menentukan dengan tepat aktivitas apa yang terlibat, siapa yang akan melakukannya, dan bagaimana aktivitas tersebut dilakukan. Anda juga perlu mengidentifikasi indikator kinerja utama yang menunjukkan kapan suatu proses telah diselesaikan dengan sukses. Setelah Anda menempatkan operasi dan aktivitas Anda saat ini, Anda dapat mulai mencari cara untuk meningkatkannya.

Mengotomatisasikan

Gunakan sistem manajemen proses bisnis untuk mengotomatisasi proses yang seharusnya terlalu rumit untuk penanganan manual. (Namun, Anda masih dapat memilih untuk mengelola beberapa proses ini secara manual.) Misalnya, jika Anda memiliki beberapa karyawan yang perlu menyetujui laporan pengeluaran sebelum dikirim untuk diproses, buat alur kerja persetujuan yang memerlukan persetujuan setiap karyawan sebelum melanjutkan proses. Semuanya terjadi secara otomatis dan dapat dilacak dari awal hingga akhir.

Memantau

Pemantauan adalah bagian penting dari optimasi proses. Pemantauan terjadi selama proses berlangsung, jadi ini bukan sekadar pemeriksaan mayat dari apa yang terjadi. Sebaliknya, ini memungkinkan Anda untuk memantau dan membuat perubahan dengan cepat, yang dapat sangat membantu dalam mencegah kesalahan terjadi lagi. Jika tim Anda memantau alur kerja mereka dengan cermat, mereka harus dapat menemukan potensi masalah sebelum menjadi masalah bagi perusahaan atau pelanggan Anda.

---

Apa yang menghentikan Anda dari mengotomatisasi proses bisnis Anda? Beralih ke Nanonets dan nikmati harga transparan, UI yang mudah digunakan, dan dukungan 24×7.

Mulai Uji coba Gratis Anda or berbicara dengan tim kami.

---

Nanonet untuk Optimasi Proses Bisnis

Nanonet adalah sebuah Perangkat lunak otomatisasi alur kerja berbasis AI dengan perangkat lunak OCR bawaan. Nanonets dapat mengotomatiskan proses manual apa pun dengan alur kerja berbasis aturan tanpa kode dalam 15 menit.

Dengan lebih dari 5000+ integrasi, antarmuka yang mudah digunakan & model yang telah dilatih sebelumnya memudahkan Anda untuk mendigitalkan proses manual Anda. Nanonets menyediakan dukungan pelanggan 24x7, uji coba gratis, dan bantuan migrasi lengkap untuk semua klien.

[Embedded content]

Anda dapat menggunakan Nanonets untuk:

• Pemrosesan Faktur
• Ekstraksi Data dari PDF, gambar, atau dokumen tulisan tangan
• Otomatisasi Hutang Usaha
• Otomasi Workflow
• Pembayaran Tagihan Otomatis
• Proses Persetujuan
• Otomasi Cerdas

Dan banyak lagi. Setiap proses manual yang mengikuti seperangkat aturan, Anda dapat mengotomatisasi dengan Nanonets.

Apa yang menghentikan Anda dari mengotomatisasi proses bisnis Anda?

Beralih ke Nanonets dan nikmati harga transparan, UI yang mudah digunakan, dan dukungan 24×7.

Mulai Uji coba Gratis Anda or berbicara dengan tim kami.

---

Bagaimana memilih perangkat lunak yang sempurna untuk optimasi proses?

Perangkat lunak pengoptimalan proses bisnis adalah tren yang berkembang dalam pemasaran digital. Ini adalah cara untuk mengotomatiskan proses peningkatan situs web klien dan halaman arahan, termasuk bagaimana Anda menyusunnya dan konten apa yang Anda gunakan. Perangkat lunak pengoptimalan membantu bisnis menjangkau audiens target mereka dengan sedikit usaha dan biaya lebih rendah daripada yang mungkin dilakukan dengan mengotomatiskan proses ini.

Tentukan Kebutuhan Anda

Sebelum memilih perangkat lunak yang tepat untuk bisnis Anda, Anda perlu memahami tujuan Anda. Misalnya, apakah Anda akan menggunakannya untuk tujuan pelaporan? Apakah Anda ingin mengidentifikasi peluang berdasarkan data historis? Atau apakah Anda ingin dapat membuat perubahan waktu nyata berdasarkan data langsung? Setelah Anda menentukan ini, pertimbangkan berapa banyak data yang dapat diproses pada waktu tertentu dan berapa lama waktu yang dibutuhkan perangkat lunak untuk menghasilkan laporan.

Terakhir, pikirkan betapa pentingnya keramahan pengguna untuk setiap perangkat lunak. Beberapa alat lebih mudah daripada yang lain dan menawarkan lebih banyak fitur jika tidak ramah pengguna. Misalnya, alat yang lebih sederhana mungkin memerlukan lebih banyak langkah atau intervensi manual, sementara yang lain memungkinkan pengguna mengakses antarmuka web sederhana tanpa memerlukan kemampuan teknis tingkat lanjut.      

Buat Daftar Pendek Solusi Pengoptimalan

Daftar pendek vendor perangkat lunak adalah tempat yang baik untuk memulai. Anda dapat menemukannya dengan mencari di web atau bertanya kepada rekan-rekan Anda. Saat Anda memeriksa situs web mereka, cari yang berikut ini:

• Daftar fitur dan manfaat yang akan memenuhi kebutuhan pengoptimalan Anda
• Informasi harga
• Opsi lisensi, termasuk solusi berbasis cloud (jika berlaku)
• Opsi dukungan pelanggan

Pahami Waktu dan Anggaran yang Dibutuhkan untuk Implementasi

Sebelum Anda mulai mencari perangkat lunak pengoptimalan yang sempurna, Anda harus memahami berapa banyak waktu dan anggaran yang diperlukan untuk mengimplementasikan perangkat lunak tersebut. Ini berarti mempertimbangkan berapa banyak waktu yang diperlukan untuk membuat staf Anda memahami sistem baru dan berapa lama sebelum Anda melihat hasil nyata dari pekerjaan mereka.

Penting juga untuk mempertimbangkan apakah ada biaya tambahan yang terkait dengan penerapan solusi pengoptimalan atau tidak. Misalnya, beberapa perusahaan mungkin memerlukan server khusus karena mereka memiliki volume lalu lintas yang tinggi dan algoritme kompleks yang dijalankan setiap hari.

Identifikasi Vendor yang Tepat

Vendor yang baik menawarkan uji coba gratis dan memiliki model dukungan untuk membantu pelanggan berhasil. Penting juga bagi Anda untuk memahami berapa biaya untuk menggunakan perangkat lunak, serta seperti apa peta jalan produk masa depan dan apakah ada rencana untuk peningkatan. Ini dapat dilakukan dengan berbicara dengan referensi pelanggan atau memeriksa ulasan di situs pihak ketiga seperti G2 Crowd, Capterra, atau TrustRadius, yang memberikan informasi terperinci tentang produk dan layanan vendor.

Perangkat lunak pengoptimalan dapat menjadi alat yang ampuh.

Perangkat lunak pengoptimalan paling efektif untuk situs web yang sudah berkinerja baik. Ini dapat membantu Anda meningkatkan strategi SEO yang ada dengan memberikan data dan wawasan tentang bagaimana orang menemukan situs web Anda dan di mana perbaikan dapat dilakukan. Ini bisa menjadi alat yang ampuh dalam gudang pemasaran digital Anda, tetapi memiliki beberapa keterbatasan. Perangkat lunak pengoptimalan belum tentu merupakan pilihan terbaik untuk semua situs web, karena mungkin terlalu rumit atau mahal untuk beberapa bisnis. Ini juga akan membutuhkan waktu dan upaya untuk menerapkan pengoptimalan dengan sukses di situs web Anda.

Pada akhirnya, Anda perlu membuat keputusan terbaik untuk bisnis Anda. Jika Anda adalah perusahaan baru, mengetahui jenis perangkat lunak apa yang paling cocok untuk Anda mungkin merupakan tantangan. Namun, penting untuk meneliti dan mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana setiap alat pengoptimalan dapat bermanfaat bagi perusahaan Anda sebelum membuat keputusan akhir.

---

Gunakan template siap pakai & otomatisasi proses bisnis Anda dalam 15 menit.

Mulai Uji coba Gratis Anda or Konsultasikan dengan tim ahli kami secara gratis.

---

Kesimpulan

Jika Anda ingin menjalankan bisnis yang sukses dan menguntungkan, Anda harus memahami dan memprioritaskan perbaikan berkelanjutan. Untuk menerapkan peningkatan proses, Anda harus mengevaluasi kinerja Anda saat ini, mengidentifikasi hambatan, dan menemukan penyebabnya. Kemudian, berkolaborasilah dengan tim Anda untuk mengatasi tantangan secara langsung dan menilai hasilnya.

Dengan secara teratur menganalisis efektivitas proses Anda, Anda akan dapat menghilangkan hambatan menuju kesuksesan dan memberdayakan orang-orang Anda untuk memberikan hasil yang lebih tinggi.

---

FAQ

Bagaimana cara meningkatkan proses bisnis Anda?

Merampingkan efektivitas keseluruhan proses yang ada memerlukan pengakuan dan peningkatannya. Dengan kata lain, Anda mengambil proses dan datang dengan pendekatan yang lebih baik untuk menyelesaikannya.

Perusahaan Anda mungkin mengandalkan banyak prosedur, seperti memantau pesanan pembelian dan menyetujui permintaan perjalanan setiap hari. Masing-masing sangat penting untuk kesehatan dan operasi perusahaan Anda.

Namun, jika tidak diperbarui atau dilakukan secara manual, prosedur tersebut dapat menjadi tidak efektif, menghabiskan uang dan membuang waktu.

Tujuh tahap berikut diperlukan untuk meningkatkan proses:

• Pilih proses untuk meningkatkan & Garis besar prosedur saat ini
• Temukan hambatan dan area peningkatan potensial
• Gambarlah Tata Letak Proses Baru yang Potensial
• Proses pengujian dan revisi
• Terapkan & Pantau Proses Baru

---

Use perangkat lunak Nanonets BPM untuk menghilangkan proses manual. Hemat 90% waktu & 90% biaya Anda dengan transisi sederhana.

---