Menghilangkan sakit kepala pelaporan akhir bulan dengan otomatisasi AP (Kim Albrecht)

Akhir bulan adalah waktu yang menegangkan bagi banyak departemen hutang. Pembuatan laporan penutup bisa menjadi tugas yang monoton dan memakan waktu, terutama bagi mereka yang masih bergantung pada proses manual untuk menyelesaikan pekerjaan.

Untungnya, semakin banyak organisasi yang menyadari fakta bahwa tidak harus seperti ini. Selama pandemi, banyak yang menilai ulang proses mereka dan dengan cepat menemukan nilai yang dapat dihasilkan oleh otomatisasi hutang (AP), tidak hanya
ketika datang untuk merampingkan operasi dan mendukung kolaborasi jarak jauh, tetapi juga tetap di atas data secara real-time. Di bawah ini adalah beberapa dari banyak cara yang membantu untuk mencapai hal ini.

Menghemat waktu dan sumber daya

Otomatisasi AP membantu meningkatkan efisiensi dan akurasi pelaporan akhir bulan dalam berbagai cara. Salah satu yang paling berdampak adalah melalui otomatisasi dari banyak proses manual yang membosankan yang terlibat dalam pelaporan akhir bulan. Proses ini tidak perlu mengambil
menghabiskan banyak waktu, menjaga tim AP di back office lebih lama dari yang diperlukan. Mereka juga jauh lebih rentan terhadap kesalahan manusia, terutama saat terburu-buru untuk meringkas keuangan di akhir setiap bulan. Namun, banyak dari proses
yang terlibat, mulai dari pencocokan faktur hingga verifikasi data, dapat dengan cepat dan mudah diotomatisasi, menghemat waktu yang berharga sekaligus menghilangkan kesalahan yang mahal.

Otomatisasi AP juga dapat digunakan untuk membakukan prosedur pelaporan manual. Banyak dari prosedur ini sangat bervariasi tergantung pada siapa yang menerapkannya, yang dapat dengan cepat menyebabkan kebingungan dan kesalahan oleh anggota tim lainnya. Standarisasi mereka melalui pusat
Otomatisasi AP membantu organisasi memastikan semua orang selalu berada di halaman keuangan yang sama. Selain itu, prosedur yang terdokumentasi dengan baik memberikan tingkat kecepatan dan akurasi tertinggi saat menangani laporan penutupan akhir bulan, serta proses audit lainnya.

Menyederhanakan manajemen data dan orang

Pertimbangan utama lainnya selama pelaporan akhir bulan adalah data itu sendiri, yang sering kali dapat terkubur atau tertunda di bawah proses manual berbasis kertas. Otomatisasi AP menciptakan visibilitas yang jauh lebih besar dengan menghilangkan faktur kertas, menyediakan pelaporan waktu nyata,
dan membuat laporan yang siap digunakan dan disesuaikan untuk penutupan akhir bulan/tahun. Akibatnya, data yang relevan selalu ada di ujung jari pemangku kepentingan yang tepat saat dibutuhkan.

Hal ini juga dapat digunakan untuk meningkatkan kerjasama tim. Operasi AP yang efektif bergantung pada anggota tim yang bekerja sama untuk menyelesaikan proyek dengan cepat dan efisien. Otomatisasi AP memungkinkan ini dengan menciptakan transparansi di seluruh tim, sehingga semua orang mengerti
tanggung jawab yang diberikan satu sama lain. Ini juga mendukung kolaborasi, terlepas dari waktu, keadaan, atau lokasi, dengan persetujuan faktur dan pertanyaan diselesaikan dalam hitungan detik atau menit, bukan hari atau minggu.

Mendorong efisiensi operasional di seluruh bisnis

Mengoptimalkan efisiensi di seluruh aspek operasi sangat penting untuk tetap kompetitif di pasar global yang terus berkembang. Otomatisasi AP dengan mulus melakukan tugas-tugas yang dapat memakan waktu berjam-jam untuk diselesaikan oleh karyawan. Hal ini juga dapat melakukannya secara real-time,
dari perangkat atau lokasi mana pun, dalam lingkungan kolaboratif dan aman, menghemat waktu dan uang sekaligus meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Otomatisasi AP dapat membuat laporan penutupan akhir bulan tidak menyakitkan – jika proses yang tepat diterapkan. Tujuan akhir dengan otomatisasi apa pun adalah untuk menghilangkan pengejaran kertas yang membingungkan terkait dengan pemrosesan manual dan mendukung kolaborasi waktu nyata dari
lokasi manapun. Ini tidak hanya membebaskan anggota tim untuk mengerjakan kegiatan yang lebih strategis dan inovatif, tetapi juga menempatkan data keuangan penting di ujung jari mereka yang membutuhkannya, saat mereka membutuhkannya, memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan terinformasi.
di semua tingkat bisnis.