Bagaimana Otomasi Proses Robotik pada Manajemen Email Dapat Mempengaruhi Pendidik

Otomatisasi proses robot (RPA) memungkinkan orang untuk berhenti melakukan jenis tugas berulang tertentu yang sering dilakukan secara manual. Karena begitu banyak orang sekarang menghabiskan waktu yang berharga untuk menangani kebutuhan pengelolaan email, tidak mengherankan jika mereka melihat bagaimana RPA dapat membantu kotak masuk mereka. Berikut adalah beberapa contoh bagaimana hal itu dapat meningkatkan operasi di sektor pendidikan dan membantu guru yang bekerja keras meluangkan waktu mereka.

Mengurangi Tugas Mengetik

Beberapa alat RPA dapat menangani email masuk dan keluar bahkan sebelum pengajar melihatnya. Ini menghilangkan banyak pekerjaan sibuk yang sering terdiri dari begitu banyak hari kerja khas mereka.

Solusi seperti itu umumnya menilai konten email sebagai langkah pertama. Kemudian, mereka akan membuat skor kepercayaan untuk apa yang dikatakan email tersebut. Jika sistem RPA memiliki kepercayaan diri yang tinggi, ia akan mengirimkan respons tanpa masukan dari guru atau siapa pun yang terlibat dalam pengelolaan email. Pendidik hanya terlibat ketika alat RPA memiliki kepercayaan yang rendah terhadap konten email dan membutuhkan panduan.

Pengaturan seperti itu sangat berguna ketika orang tua mengirim email yang mudah dijawab. Pendidik mungkin menyiapkan template khusus untuk alat RPA yang akan digunakan. Kemudian, mereka hanya perlu mengetikkan tanggapan yang lebih detail ketika konten email lebih kompleks.

Pertimbangkan contoh di mana siswa mengirim pekerjaan rumah melalui email. Seorang pendidik dapat menggunakan RPA untuk mengkonfirmasi penerimaan pekerjaan atau tanda bahwa pelajar lupa menyertakan lampiran yang diperlukan.

RPA juga berharga selama periode seperti awal tahun ajaran, ketika seorang pendidik mungkin perlu mengirim email selamat datang ke lusinan siswa baru dan orang tua mereka. Guru masih perlu menambahkan sentuhan pribadi pada korespondensi, tetapi mereka dapat menghilangkan atau mengurangi beberapa konten email yang harus masuk di setiap pesan.

“RPA dapat mengirim tanggapan email tanpa masukan dari guru.” 

Menghemat Waktu Selama Tugas Esensial

Banyak pekerjaan yang dilakukan pendidik menampilkan elemen pengulangan dan individualisasi. Perencanaan pelajaran adalah contoh yang sangat baik. Guru biasanya mengikuti kerangka kerja khusus untuk memastikan konten pelajaran memenuhi standar negara bagian atau nasional. Namun, mereka juga akan menyesuaikan rencana untuk setiap siswa, tergantung pada kekuatan dan kebutuhan siswa.

Di Skotlandia, Dewan Kota Aberdeen menjadi yang pertama di negara itu yang menggunakan RPA untuk membuat rencana pelajaran. Aplikasi RPA ini membawa perubahan positif setara dengan mempekerjakan 14 guru lagi karena sangat menghemat waktu.

Beberapa rencana pelajaran bahkan termasuk mengajar pelajar cara mengirim email. Konten tersebut sangat bermanfaat bagi pelajar yang lebih muda atau orang yang belajar bahasa Inggris sebagai bahasa kedua.

Email adalah bagian integral dari kehidupan sehari-hari bagi banyak orang, tetapi setiap orang harus belajar cara mengirimnya di beberapa titik. Bayangkan solusi RPA yang dapat membantu guru membuat rencana pelajaran lebih cepat, lalu mendistribusikan konten bertema langsung ke kotak masuk siswa.

“Aplikasi RPA yang digunakan di Skotlandia menghemat banyak waktu sehingga setara dengan mempekerjakan 14 pendidik baru.” 

Memastikan Pendidik Melihat Email Berdasarkan Tingkat Prioritas

Email adalah metode komunikasi yang nyaman, tetapi dapat dengan cepat menjadi luar biasa. Itu karena kebanyakan orang mengatur kotak masuk mereka untuk menerima semua email saat mereka tiba. Namun, praktik terbaik untuk manajemen email adalah memprioritaskan bagaimana dan kapan Anda menangani pesan. Anda hampir pasti akan menemukan beberapa membutuhkan perhatian segera dan yang lain tidak memerlukan tanggapan sama sekali.

RPA dapat bekerja di latar belakang untuk memprioritaskan email. Beberapa sistem belajar dari waktu ke waktu email mana yang kurang lebih penting. Orang-orang juga dapat mengubah pengaturan sehingga mereka melihat email dalam kelompok pada waktu yang telah ditentukan. Dengan begitu, pengguna tidak akan terganggu setiap kali ada pesan baru yang masuk.

Beberapa sistem RPA juga belajar mengenali kata kunci tertentu. Itu bisa termasuk “anak yang sakit”, “pekerjaan rumah yang terlambat”, atau “tugas yang tidak terjawab”. Itu semua adalah hal-hal yang mungkin membutuhkan perhatian cepat dari seorang guru.

Banyak pendidik telah menghadapi tantangan luar biasa selama beberapa tahun terakhir dan beberapa di antaranya sekarang berurusan dengan kelelahan hasil dari. Satu masalah adalah mereka sering harus menghabiskan begitu banyak waktu mereka untuk melakukan hal-hal selain mengajar. RPA dapat mengatasi masalah itu, terutama yang berkaitan dengan manajemen email.

“Beberapa sistem RPA dapat memprioritaskan email, dan belajar dari waktu ke waktu yang kurang lebih penting.” 

Meningkatkan Waktu dan Prosedur Pemrosesan

Banyak sistem pendidikan menggunakan konten email sebagai sistem peringatan dini. Misalnya, frasa tertentu dapat menunjukkan siswa yang berisiko atau siswa yang berpandangan ekstremis yang dapat membahayakan diri mereka sendiri atau orang lain.

Di Inggris Raya, Departemen Pendidikan menerapkan alat RPA yang dikenal sebagai Robot Otomatis Meniadakan Pencatatan Data yang Membebani — atau ARNOLD. Sebelum menggunakan ARNOLD, pekerja ditangani sekitar 120,000 email dari publik setiap tahun dengan memasukkan data secara manual ke dalam suatu sistem. Itu membutuhkan waktu yang signifikan, mengharuskan seseorang untuk membaca pesan dan memahaminya dalam konteks, lalu mengkategorikannya sebelum sampai ke orang yang tepat.

Sekarang, ARNOLD meninjau setiap email yang mengkategorikannya berdasarkan tingkat risiko, dan melakukan entri data yang diperlukan ke dalam sistem departemen pendidikan. Alat RPA memeriksa ratusan variabel yang terkait dengan setiap email untuk memutuskan bagaimana mengklasifikasikannya. Pengaturan ini telah menghilangkan entri data manual yang terkait dengan email masuk.

Anggota staf mengatakan perubahan ini telah membantu mereka fokus pada pemberian layanan daripada administrasi. Ini juga memudahkan mereka untuk menemukan email yang memerlukan tindakan tercepat, seperti tentang siswa yang berisiko atau sekolah yang kinerjanya buruk.

Otomatisasi Proses Robot Membuat Manajemen Email Lebih Sederhana

Pendidik saat ini tidak dapat menghindari menulis dan menanggapi email. Namun, seperti yang ditunjukkan oleh contoh-contoh ini, alat otomatisasi proses robotik dapat membantu mereka menghemat waktu dan terlibat dalam pekerjaan yang lebih bermanfaat dan relevan.

Beberapa pembuat keputusan departemen pendidikan ragu-ragu untuk melakukan sesuatu yang berbeda, terutama jika proses baru membutuhkan sumber daya keuangan. Itu berarti guru mungkin perlu berbicara secara khusus tentang berapa banyak waktu dan energi yang mereka habiskan saat ini untuk menulis email dan bagaimana RPA akan menjadi pengubah permainan yang memungkinkan mereka mencurahkan lebih banyak waktu untuk melakukan yang terbaik.