Cara Mengidentifikasi dan Mencegah Penipuan Vendor

Mencari solusi Otomatisasi AP berbasis AI? Lihat Nanonet untuk akurasi yang lebih baik, fleksibilitas yang lebih besar, dan serangkaian integrasi yang luas dengan sistem Akuntansi, ERP & lainnya!

Jadwalkan Demo

---

Menjalankan bisnis memerlukan berurusan dengan sejumlah besar risiko. Risiko penipuan dapat muncul dari keterlibatan dengan pihak ketiga seperti vendor atau bahkan karyawan. Salah satu penipuan yang merajalela terkait dengan proses piutang adalah penipuan vendor.

Penipuan vendor dapat terjadi dari satu atau beberapa sumber dengan cara yang sangat canggih. Jika tidak terdeteksi, hal itu dapat merugikan bisnis. Baca terus untuk mengetahui lebih banyak tentang penipuan vendor, kategorinya, dan cara untuk mendeteksi dan mencegahnya.

Daftar Isi

Apa itu Penipuan Penjual?

Penipuan vendor mengacu pada malpraktik yang dapat dilakukan untuk keuntungan pribadi oleh vendor, beberapa vendor, atau karyawan, di akun hutang (AP) dari sebuah perusahaan.

Dengan kata sederhana, ini adalah jenis penipuan yang melibatkan pemalsuan informasi akun vendor atau penerima di AP untuk mengalihkan pembayaran. Penipuan pembayaran dapat dilakukan oleh:

• Satu atau beberapa karyawan
• Satu atau beberapa vendor
• Kolaborasi antara vendor dan karyawan
• Entitas luar yang mengubah informasi pembayaran vendor yang tidak diketahui siapa pun

Terkadang kompleksitas yang terlibat dapat membuat deteksi penipuan vendor menjadi sulit dan membuat bisnis rentan terhadap kerugian besar.

Siapa yang Mempengaruhinya?

Biasanya, penipuan vendor dapat berdampak cukup parah pada usaha kecil hingga menengah. Organisasi semacam itu berisiko lebih tinggi karena mereka cenderung tidak memiliki kontrol atau pos pemeriksaan yang kuat yang dapat melacak dan menunjukkan penipuan semacam itu.

Selain itu, organisasi yang lebih kecil yang memiliki tim karyawan yang lebih kecil bergantung pada staf minimum untuk menangani banyak AP fungsi. Oleh karena itu, salah satu karyawan yang bertanggung jawab menerima faktur serta mengesahkan pembayaran dapat tergoda untuk memanipulasi catatan yang pada gilirannya dapat menyebabkan kerusakan substansial pada keuangan dan kredibilitas perusahaan.

Ini tidak berarti bahwa organisasi yang lebih besar tidak berisiko. Tetapi dengan sarana, kemampuan, dan staf yang relatif lebih besar, mereka cenderung menerapkan pengendalian risiko yang kuat yang dapat menurunkan insiden penipuan vendor.

Organisasi yang lebih kecil lebih rentan terhadap penipuan vendor jika mereka tidak memiliki sarana dan kemampuan untuk menerapkan proses pelacakan dan kontrol. Tanpa mereka, akan sulit untuk mencegah atau mengurangi berbagai kategori penipuan yang dapat dilakukan di departemen AP mereka.

Kategori Penipuan Vendor

Penipuan vendor dapat sangat bervariasi dalam cara pelaksanaannya. Ini dapat dikategorikan sebagai rinci di bawah ini:

• Penipuan Penagihan: mengacu pada manipulasi pembayaran yang dilakukan dengan 2 cara oleh karyawan. Ini dapat melibatkan vendor palsu atau melakukan pembayaran duplikat menggunakan akun vendor yang sebenarnya.
• Vendor Fiktif – Seorang karyawan yang memiliki kontrol dan akses yang memadai membuat akun vendor palsu atau perusahaan cangkang, mendaftarkannya sebagai vendor, dan melakukan pembayaran rutin ke akun ini.
• Pembayaran Duplikat – Seorang karyawan menggunakan akun vendor asli, memanipulasi catatan pembayaran, dan memulai pembayaran ganda pada faktur vendor. Pembayaran ekstra kemudian akan ditransfer ke rekening karyawan.
• Periksa Manipulasi: Penipuan semacam ini melibatkan seorang karyawan yang terlibat dalam pemalsuan atau modifikasi informasi pada cek vendor, untuk mengarahkan pembayaran ke rekening bank pribadi.
• Menerima Suap: Sebagai hasil dari pemahaman antara vendor dan karyawan, jenis penipuan ini melibatkan karyawan yang menerima pengiriman uang pribadi dari vendor dengan imbalan keuntungan atau penjualan tambahan.
• Kelebihan Penagihan: Ketika vendor menagih perusahaan untuk jumlah / harga berlebih dari yang awalnya disepakati, itu disebut sebagai overbilling. Praktik semacam ini dapat dilakukan sendiri atau berkolusi dengan seorang karyawan.
• Penetapan harga: Jenis penipuan ini terjadi ketika dua vendor berkolaborasi untuk menetapkan harga di atas harga normal. Pembeli / perusahaan kemudian dipaksa untuk membayar harga yang lebih tinggi terlepas dari vendor. Karyawan dapat berfungsi sebagai sumber internal bagi vendor untuk mendapatkan informasi sensitif tentang anggaran.
• Tawaran rigging: Cara umum melakukan penipuan, biasanya dilakukan melalui kerjasama antara 2 atau lebih vendor dan karyawan untuk mendapatkan kontrak pengadaan yang menguntungkan penawar tertinggi. Karyawan tersebut akan mendapatkan kompensasi untuk mendorong dan membantu dalam penipuan.
• Penipuan Dunia Maya: Mungkin jenis yang paling sulit untuk dideteksi, kasus penipuan vendor semacam itu dilakukan oleh orang yang tidak dikenal dan tidak berwenang tanpa koneksi ke perusahaan atau vendor. Di sini, entitas luar dapat memanipulasi akun vendor yang ada dan mengalihkan pembayaran ke akun mereka. Seluruh transaksi dilakukan secara elektronik yang membuat deteksi dan pencegahan semakin sulit bagi bisnis.

Mendeteksi dan Mencegah Penipuan Vendor

Mendeteksi dan mencegah penipuan vendor tidak mudah tetapi bisa dilakukan. Setelah Anda mengidentifikasi area utama di mana ada kekurangan kontrol, menerapkan kontrol dan tindakan yang lebih kuat dapat sangat membantu dalam mencegah kasus penipuan vendor. Mari kita lihat berbagai cara di mana kontrol dapat diterapkan dalam suatu organisasi untuk mencegah penipuan vendor.

Kontrol vendor

Karena sebagian besar kasus penipuan vendor melibatkan vendor, mengikuti tindakan pencegahan tertentu mulai dari pemilihan hingga pembayaran berpotensi mengurangi kejadiannya. Berikut adalah beberapa kontrol potensial:

• Mengikuti uji tuntas dalam proses pendaftaran vendor. Perhatian harus difokuskan pada verifikasi detail vendor seperti alamat surat termasuk PObox, nomor kontak, nomor identifikasi pajak vendor, contact person, dan rekening bank.
• Mempertahankan database vendor terpusat dengan preferensi yang ditetapkan. Memiliki daftar vendor berisiko tinggi yang terpisah dapat membantu memulai persetujuan tambahan untuk pembayaran kliring.
• Melakukan tinjauan vendor melalui audit/sumber eksternal atau karyawan di luar departemen vendor untuk penilaian yang tidak bias.
• Memverifikasi bahwa alamat vendor atau informasi lainnya tidak cocok dengan informasi karyawan mana pun atau mirip dengan vendor yang ada.
• Memeriksa file master vendor secara berkala untuk memastikan bahwa volume penagihan realistis dan tidak ada inkonsistensi.

Tindakan Karyawan

Meskipun disebut sebagai penipuan vendor, seringkali melalui bantuan orang dalamlah sebagian besar penipuan diatur. Beberapa langkah kunci untuk memeriksa keterlibatan karyawan dalam penipuan tersebut adalah:

• Menjalankan pemeriksaan latar belakang menyeluruh saat merekrut karyawan atau agensi baru (bila hutang usaha outsourcing)
• Menjaga kerahasiaan informasi keuangan dan dibatasi untuk karyawan di tingkat yang lebih tinggi
• Organisasi yang lebih besar dapat memisahkan tugas karyawan pada tingkat yang berbeda untuk pengendalian internal yang lebih baik. Karenanya,
• Orang yang bertugas memasukkan data vendor harus berbeda dengan yang menyetujui vendor karena hal ini dapat menghilangkan penciptaan vendor palsu
• Personil yang berbeda harus menangani penerimaan barang atau jasa, pemrosesan pembayaran faktur, dan pengesahan persetujuan pembayaran
• Perusahaan kecil dapat merotasi tugas karyawan di vendor/AP/Departemen pembelian atau mengikat manajer untuk memantau tugas-tugas penting yang dapat menghilangkan kemungkinan merencanakan penipuan.

Menggunakan Metode Pencocokan Faktur

Pencocokan faktur adalah salah satu cara efektif yang dapat digunakan oleh organisasi kecil hingga besar untuk mencegah terjadinya penipuan vendor yang umum.

Pencocokan faktur adalah proses yang digunakan oleh perusahaan untuk memeriksa faktur vendor terhadap dokumen lain yang relevan seperti: order pembelian (PO), penerimaan barang, slip pemeriksaan, bahkan terhadap kontrak.

Pemeriksaan wajib ini dapat membantu memverifikasi keaslian faktur vendor sebelum disetujui untuk pembayaran. Pencocokan Faktur/PO dapat dilakukan dengan cara yang berbeda.

• Pencocokan dua arah – Dilakukan dengan mencocokkan invoice dengan purchase order (PO) asli. Proses ini memverifikasi bahwa barang atau jasa yang tercantum dalam faktur sesuai dengan yang telah dipesan oleh organisasi.
• Pencocokan tiga arah – Proses ini melibatkan pemeriksaan ganda pada faktur. Faktur pertama dicocokkan dengan pesanan pembelian dan kemudian ke penerimaan barang. Ini membantu memverifikasi bahwa barang/jasa yang tercantum dalam faktur sesuai dengan PO dan juga telah dikirimkan dengan benar.
• Pencocokan empat arah – Proses pencocokan yang paling rumit mengharuskan pemeriksaan faktur terhadap 3 dokumen lain yaitu, PO, tanda terima barang, dan slip pemeriksaan. Prosedur ini memastikan bahwa barang/jasa yang disebutkan dalam faktur diterima sesuai PO dan juga telah diperiksa untuk memverifikasi keakuratannya.
• Pencocokan non-PO atau kontrak – Dalam situasi di mana bisnis tidak menggunakan banyak dokumen, faktur vendor dicocokkan dengan perjanjian kontrak untuk memverifikasi bahwa harga dan layanan yang disebutkan tidak menyimpang dari kontrak itu sendiri.

Menerapkan Teknik Data Mining

Data mining adalah teknik modern untuk menganalisis sejumlah besar data dan menemukan pola yang membantu dalam analisis bisnis dan pengambilan keputusan. Teknik ini sangat akurat dalam mendeteksi penipuan dan dapat dimanfaatkan untuk mengurangi kasus penipuan vendor.

Dengan menggunakan analisis tren, penambangan data dapat mendeteksi anomali yang dapat mengindikasikan aktivitas penipuan. Organisasi dapat menggunakan teknik data mining untuk memeriksa pola tertentu yang meliputi:

• Pembayaran yang menyimpang dari prosedur normal, inkonsistensi dolar rendah, & jumlah yang dimaksimalkan hingga batas persetujuan
• Pembayaran duplikat pada tanggal yang sama ke vendor yang sama atau jumlah total pembayaran yang melebihi perjanjian kontrak
• Pembayaran dilakukan di luar jam kerja
• Penyimpangan informasi vendor seperti variasi dalam pengiriman dan alamat pembayaran, penggunaan pesanan pembelian yang sama dalam faktur, nomor faktur yang tidak berurutan, dll.

Tindakan Organisasi Lainnya

Terlepas dari langkah-langkah utama, perusahaan dapat menggunakan langkah-langkah lain yang memadai untuk mencegah penipuan vendor. Beberapa yang layak adalah:

• Menyiapkan hotline penipuan – Pengaturan saluran bantuan anonim dapat membantu karyawan melaporkan penyimpangan tanpa mengkhawatirkan konsekuensinya. Ini menciptakan suasana kewaspadaan dan dapat membantu organisasi meluncurkan tindakan korektif dengan cepat.
• Kencangkan pengendalian internal – Sebuah organisasi harus memastikan bahwa prosedur pengendalian ada dan semua orang mulai dari manajemen hingga tingkat pemula mengetahuinya. Mendidik dan memperbarui karyawan tentang penipuan vendor dapat membantu mereka lebih sadar akan risiko dan konsekuensinya. Melakukan penilaian risiko secara berkala dapat memberikan wawasan tentang celah yang perlu diperbaiki untuk mengurangi penipuan vendor.
• Persetujuan dua tingkat – Persetujuan vendor dan persetujuan pembayaran harus dijalankan melalui proses persetujuan berlapis-lapis. Ini dapat memastikan bahwa perusahaan mendapatkan vendor yang sah dan pembayaran berada di bawah pengawasan yang lebih baik dengan lebih dari satu karyawan yang mengawasi proses tersebut.

Kesimpulan

Penipuan vendor dapat merugikan organisasi dan merugikannya. Pencegahan penipuan vendor memerlukan perencanaan yang tepat, peninjauan, dan pemutakhiran kebijakan perusahaan secara berkala. Langkah-langkah pencegahan harus diterapkan pada pendekatan multi-level untuk mengurangi penipuan dan melindungi organisasi dari kerugian parah di masa depan.