Panduan Lengkap Pengarsipan Dokumen

---

Bagaimana cara kerja pengarsipan dokumen elektronik?

Pengarsipan dokumen bukanlah aktivitas satu kali tetapi setelah Anda menetapkan proses bisnis yang tepat, Anda dapat mengotomatiskannya. Mari kita lihat cara kerja pengarsipan dokumen.

Langkah 1: Penilaian awal

Pahami proses dokumen Anda saat ini. Bagaimana Anda menangani dokumen penting dan tidak penting? Apakah Anda memiliki proses yang ditetapkan? Apakah semua dokumen ditangani pada satu waktu atau proses ad-hoc?

Lihatlah ke dalam

• Bagaimana dokumen dihasilkan, dicatat, dikategorikan, dan diberi nama?
• Bagaimana prosedur digitalisasi dokumen?
• Apa persyaratan untuk menghapus atau membuang dokumen?
• Siapa yang menangani pengecualian dokumen?
• Dokumen apa yang diperlukan untuk audit?

Anda juga harus memahami jumlah dokumen yang akan Anda tangani untuk mendapatkan ide.

Berdasarkan penilaian awal ini, Anda mengerjakan penyusunan alur untuk proses tersebut.

Langkah 2: Identifikasi tujuan dan peran

Setelah Anda memahami prosesnya, cobalah untuk memetakan alasan pengarsipan dokumen.

• Apakah Anda ingin mengurangi biaya operasional berurusan dengan dokumen?
• Apakah Anda melakukan ini untuk mematuhi pedoman keamanan data?
• Apakah Anda mencoba untuk mengoptimalkan manajemen catatan Anda?
• Apakah tim eksekutif melakukan ini untuk meningkatkan visibilitas ke sumber daya?

Berdasarkan tujuannya, Anda dapat memprioritaskannya dan mengubah proses pengarsipan dokumen. Memahami peran pemangku kepentingan dalam proses.

• Siapa yang akan mengawasi proses pengarsipan dokumen?
• Tingkat otorisasi apa yang akan Anda gunakan untuk membatasi entri ke data yang diarsipkan?
• Bagaimana Anda akan memastikan kepatuhan karyawan?

Langkah 3: Terapkan jadwal retensi

Sekarang, saatnya untuk mengatur jadwal retensi. Pada dasarnya, pahami dokumen yang perlu dipertahankan dan yang tidak.

Anda harus mempertahankan laporan keuangan tahunan asli karena mungkin diperlukan di kemudian hari. Teliti aturan federal, lokal, negara bagian, dan khusus industri yang perlu Anda ikuti.

Misalnya Simpan semua IRS dan dokumen terkait pajak setidaknya selama tujuh tahun.

Selanjutnya, hancurkan semua dokumen yang tidak perlu diarsipkan atau tidak akan pernah disimpan secara permanen sama sekali, seperti katalog vendor, junk mail, dan duplikat salinan. Anda dapat mendigitalkannya dengan memindai dan mengekstrak informasi menggunakan perangkat lunak OCR.

Mempekerjakan vendor NAID (National Association of Information Destruction) untuk pengangkutan yang aman, pembuangan selanjutnya, dan penghancuran bahan untuk menghindari potensi kewajiban apa pun.

Langkah 4: Mendigitalkan file kertas

Mendigitalkan file kertas untuk mengurangi biaya, menghemat ruang, dan meningkatkan organisasi dokumen.

Anda dapat menggunakan perangkat lunak OCR bersama dengan pemindai dokumen untuk mengurutkan, mengatur, memberi label, dan mengindeks file untuk meningkatkan kemampuan pencarian.

Langkah 5: Pilih penyimpanan

Jika Anda menggunakan penyimpanan digital, Anda harus memilih dari: tape, disk, dan penyimpanan cloud. Masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan yang terkait dengan keamanan jangka panjang, integritas, dan kemudahan masuk oleh perangkat lunak manajemen arsip.

Langkah 6: Otomatiskan dengan alur kerja dokumen

Setelah semua proses dan semua variabel dipetakan, saatnya untuk meluncurkan proses.

Salah satu manfaat menggunakan perangkat lunak manajemen dokumen seperti Nanonets adalah dapat mengotomatiskan semua proses dan mengatur pemberitahuan kepada pemangku kepentingan sehingga Anda tidak kehilangan file kesalahan. Lihat langkah-langkah untuk membuat alur pengarsipan dokumen.

Langkah 7: Pantau & optimalkan

Tidak ada proses yang sempurna pada awalnya. Setelah menerapkan alur kerja dokumen, ambil umpan balik dari para pemangku kepentingan tentang bagaimana proses dapat ditingkatkan.

Perusahaan mana yang akan mendapat manfaat dari pengarsipan dokumen?  

Perusahaan Anda perlu fokus pada pengarsipan dokumen jika:

• Perusahaan Anda menangani banyak dokumen secara teratur
• Anda mungkin memerlukan akses ke dokumen lama di masa mendatang
• Audit umum untuk perusahaan yang serupa dengan Anda
• Anda perlu menyimpan dokumen sebagai bagian dari persyaratan kepatuhan dan peraturan

Jika faktor-faktor ini relevan dengan perusahaan Anda, Anda mungkin perlu mengarsipkan dokumen Anda.

Mengapa memilih pengarsipan dokumen elektronik?

Kurangi Biaya dan Hemat Ruang

Apakah Anda mengoperasikan perusahaan internasional yang luas atau startup yang masih baru, penting untuk menghemat pengeluaran di mana pun Anda bisa. Pengarsipan dokumen digital dapat memungkinkan ini dengan membebaskan area dan mengurangi biaya operasional.

Dokumen terbatas yang Anda miliki di tempat untuk diatur, semakin sedikit uang dan waktu yang harus dihabiskan untuk mengelolanya.

Tingkatkan Alur Kerja dan Performa

Pengarsipan dokumen digital yang memadai dapat meningkatkan kinerja dan alur kerja bisnis Anda. Sesuai perkiraan, sebanyak 80% data produksi tidak perlu tersedia.

Dengan mengarsipkan data ini, Anda dapat memfasilitasi akses ke sisa data Anda dan berpotensi meningkatkan kinerja Anda.

---

Mulai pengarsipan dokumen dengan Nanonets. Dipercaya oleh 30,000+ pengguna dari 500+ perusahaan untuk mengotomatisasi 30 Juta+ dokumen! Dinilai 4.9 di G2. Cobalah! Mulai Uji coba Gratis Anda or jadwalkan panggilan dengan kami.

---

Kasus penggunaan Pengarsipan Dokumen

Pengarsipan dokumen berguna untuk hampir semua jenis bisnis. Mari kita lihat beberapa aplikasi pengarsipan dokumen di kehidupan nyata di berbagai industri.  

Dokumen bisnis seperti kontrak, surat, dan dokumentasi proyek dapat dikumpulkan selama bertahun-tahun, terjadi dalam jumlah besar yang meningkatkan biaya penyimpanan. Ketika pekerja perlu mengambil data dari referensi ini, pencarian manual melalui toko dokumen besar dapat menghabiskan waktu berjam-jam.

• Jasa Keuangan perusahaan perlu memastikan semua dokumen mereka siap untuk diaudit. Di sinilah pengarsipan dokumen membantu mereka memelihara semua log pelanggan, tanda terima penukaran uang, dan dokumen hukum lainnya bila diperlukan.
• Retail perusahaan mungkin perlu menyimpan semua informasi pelanggan, vendor, dan pemasok mereka jika terjadi perbedaan di masa depan.
• Firma hukum & departemen hukum perlu menyimpan semua kontrak, dokumen, dan faks terkait kasus sebagai PDF. Mereka perlu menemukan dokumen dan kutipan dengan cepat menggunakan pencarian dan tag yang cerdas. Di situlah pengarsipan dokumen berguna.
• Pelayanan publik berurusan dengan banyak informasi hari demi hari. Tidak semuanya relevan sekarang, tetapi mereka harus menyimpan semua informasi yang perlu tersedia di kemudian hari dengan mengklik tombol.
• Usaha dapat mengoptimalkan manajemen dokumen mereka dengan pengarsipan dokumen yang efisien. Dengan mengubah dokumen kertas mereka menjadi perpustakaan yang dapat dicari, karyawan dapat mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari dokumen & digitalisasi juga dapat meningkatkan visibilitas data.

---

Otomatiskan pengarsipan dokumen dengan Nanonets. Ekstrak data dari faktur, kartu identitas, atau dokumen apa pun dengan autopilot! Mulai percobaan gratismu sekarang!

---

Pengarsipan Dokumen dengan Nanonets

Nanonets adalah perangkat lunak manajemen dokumen cerdas dengan perangkat lunak OCR built-in yang dapat membantu Anda mengubah semua dokumen kertas Anda menjadi format digital yang dapat dicari. Nanonets mudah digunakan dengan pembuat alur kerja seret dan lepas tanpa kode yang dapat mengotomatiskan proses dokumen manual apa pun.

Inilah cara Anda dapat menggunakan Nanonets untuk mengarsipkan dokumen Anda:

Petakan semua proses Anda dan pemangku kepentingan dalam proses Anda

Buat akun di Nanonets dan pilih model OCR khusus untuk membuat model OCR untuk kebutuhan Anda atau Anda juga dapat memilih dari model OCR yang sudah dilatih sebelumnya.

Unggah dokumen dan latih model untuk mengekstrak data dalam format yang Anda inginkan.

Setelah Anda puas dengan modelnya, Anda dapat mengatur penerusan otomatis semua dokumen ke email tertentu. Pergi ke Alur kerja > Impor > Terima file melalui Email

Setelah penyerapan dokumen diatur, model OCR Anda akan secara otomatis menerima dokumen yang dipindai dan mengekstrak teks dari dokumen dalam format pilihan Anda.

Anda dapat mengekstrak data ke dalam database pilihan Anda dengan memilih opsi ekspor dari alur kerja.

Anda dapat menambahkan bagian persetujuan dengan menambahkan tahap persetujuan, jenis tinjauan, aturan untuk menandai file, dan banyak lagi.

Anda juga dapat menambahkan aturan untuk menyempurnakan data, mengganti nama file, mengkategorikan dan mengurutkan dokumen, dan banyak lagi. Butuh bantuan? Tim kami siap membantu Anda menyiapkan semuanya!

Buka Nanonets dan coba lakukan sendiri sekarang. Atau minta tim kami untuk melakukannya untuk Anda!

Nanonets digunakan oleh 30,000+ profesional yang senang untuk mengotomatiskan proses dokumen mereka setiap tahun. Berikut cuplikan performa Nanonets

Inilah yang dikatakan pelanggan kami tentang kami.

Jika Anda memiliki proses pengarsipan dokumen yang rumit, tim kami yang berbakat dapat membantu Anda menyederhanakan dan mengotomatiskan seluruh proses, sehingga efisien dan bekerja sesuai dengan kebutuhan Anda. Ingin berbagi kebutuhan Anda dengan kami? Siapkan panggilan or kirim email kepada kami.

---

Ingin mengotomatiskan ekstraksi data dokumen? Lihat Nanonet. Tidak ada kode. Tidak ada platform yang merepotkan. Smulai uji coba gratis Anda dan mengekstrak data dari dokumen dengan autopilot.

---

Pengarsipan Dokumen vs Pencadangan File

Pengarsipan dokumen pada dasarnya mengambil cadangan file, bukan? Yah, itu sedikit berbeda.

Proses pengarsipan dokumen hanya untuk dokumen pasif, sedangkan pencadangan dibuat untuk file aktif yang digunakan dalam sistem sehari-hari.

Tujuan dari arsip dokumen adalah untuk menyimpan dokumen asli jika diperlukan karena beberapa alasan di masa depan sedangkan tujuan dari cadangan file adalah untuk menyimpan salinan file aktif jika file yang sebenarnya rusak atau hilang, memastikan operasional kontinuitas.

Mari kita lihat lebih banyak perbedaan antara pengarsipan dokumen dan pencadangan file.

	Arsip Dokumen	Pencadangan Dokumen
Tujuan	Penyimpanan dokumen jangka panjang yang tidak digunakan saat ini	Menyimpan salinan data terbaru jika data hilang atau rusak
Bekas	Sesuai kebutuhan - mis. Audit	Ketika data saat ini rusak atau gagal dimuat
Data	Disimpan sebagai salinan. Data tidak ditimpa	Data ditimpa
Jenis Data yang Disimpan	Data Asli – mis. Laporan keuangan	Duplikat data saat ini sebagai salinan
Kecepatan	Kecepatan pemulihan tidak menjadi masalah	Harus real-time
Istilah	Penyimpanan jangka panjang	Penyimpanan jangka pendek hingga menengah

FAQ

Mengapa mendigitalkan dokumen?

Manajemen dokumen yang produktif: Dokumen yang diindeks dan didigitalkan dapat diekspor ke sistem dan disimpan secara otomatis di perpustakaan digital, di mana penggunaannya dapat didokumentasikan, dilacak, dan dikelola.

Penggunaan kembali teks yang sederhana: Ketika subjek yang dicetak dipulihkan menjadi teks yang dapat diedit, subjek dapat diubah dan digunakan kembali di Microsoft Excel atau Word, menghemat waktu yang biasanya dihabiskan untuk membuat ulang dan mengetik ulang dokumen.

Searchability: Dokumen, termasuk kata kunci dalam metadata atau teks, dapat dideteksi oleh jaringan pencarian elektronik dan ditunjukkan dalam hitungan detik.

Akses sederhana: Dokumen digital dapat diambil dari repositori utama kapan saja dan didistribusikan dengan cepat melalui email, menghilangkan kebutuhan untuk membuat salinan cetak.

Apa itu perangkat lunak pengarsipan dokumen?

Perangkat lunak pengarsipan dokumen mengubah dokumen menjadi catatan digital yang dapat diarsipkan, diakses dengan mudah, dan dikelola secara efisien, membantu institusi Anda

menghemat biaya penyimpanan, meningkatkan produktivitas karyawan, dan mempercepat prosedur bisnis.

Memadai untuk pengarsipan jangka panjang, daftar yang dikonversi berukuran kecil dengan kualitas visual yang tinggi. Mereka dapat dibaca di berbagai peralatan, mudah diakses dari lokasi terpencil, dan diarsipkan secara terpusat di arsip elektronik, perpustakaan digital, atau manajemen dokumen

jaringan. Setiap perusahaan dapat mempercepat prosedur internal dan meningkatkan efisiensi dengan memberikan akses mudah ke salinan yang disimpan secara digital dengan hak masuk yang ditentukan.

---

Use Nanonets untuk mengotomatiskan proses pengarsipan dokumen & mengatur file Anda dengan autopilot!

---