Departemen Hutang Usaha (AP) suatu perusahaan memikul tanggung jawab yang sangat penting untuk menelusuri utang bisnis kepada pemasok dan vendor dan memverifikasi bahwa pembayaran disetujui dan dilakukan kepada pihak rekanan ini. Tanpa departemen AP, sebuah bisnis akan kesulitan melacak semua faktur yang diterima dari pemasoknya dan memastikan kewajiban ini dipenuhi. Kewajiban jangka pendek yang dimiliki perusahaan ini adalah hutang usaha dan merupakan kewajiban penting yang harus dipenuhi oleh perusahaan.
Apa itu Hutang Usaha?
Hutang usaha hanyalah hutang saat ini yang harus dibayar suatu bisnis kepada vendor atau pemasok. Secara umum, hutang usaha harus dibayar oleh departemen AP dalam waktu sekitar 30 hari. Jumlah total hutang usaha muncul di neraca perusahaan pada bagian kewajiban lancar.
Hutang usaha mewakili jumlah hutang; ini bukan transaksi yang sudah dibayar tunai. Ini adalah uang yang terutang untuk pembelian yang dilakukan perusahaan secara kredit.
Hutang dagang bukan merupakan faktur. Faktur adalah dokumen kertas atau digital yang membebankan biaya kepada bisnis atas pembelian barang atau jasa yang dibuatnya. Hutang usaha adalah jumlah yang terhutang. Hutang usaha juga bukan merupakan piutang usaha, yang merupakan jumlah utang suatu bisnis atas barang atau jasa yang telah dijualnya kepada bisnis lain secara kredit.
Apa Departemen Hutang?
Karena hutang usaha sangat penting bagi keberhasilan dan kesehatan bisnis, sebagian besar perusahaan memiliki departemen AP khusus. Tugas utama tim hutang usaha adalah memastikan bahwa semua hutang yang timbul oleh perusahaan dicatat dan dibayar dengan benar.
Jika fungsi hutang usaha ini tidak dipenuhi oleh departemen AP, pemasok dan vendor tidak akan dibayar. Dalam situasi ini, hubungan buruk akan terjadi antara bisnis dan pemasoknya, yang dapat mempengaruhi kemampuan bisnis untuk mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan di masa depan.
Selain memastikan bahwa setiap orang dibayar tepat waktu, departemen AP juga bertugas memastikan tidak ada kesalahan akuntansi yang terjadi. Ia harus mewaspadai penipuan, berusaha menghindari kesalahan, dan merekonsiliasi setiap perbedaan yang ditemukan.
Fungsi utang usaha lainnya yang dimiliki departemen AP adalah dapatkan diskon untuk pembayaran awal faktur. Banyak pemasok menawarkan diskon seperti itu ketika pembayaran dilakukan sebelum tanggal jatuh tempo faktur, sehingga departemen hutang dagang dapat membantu mengurangi biaya overhead dalam bisnis, yang tentu saja merupakan kekhawatiran berkelanjutan bagi perusahaan mana pun.
Peran dalam Departemen AP
Ada banyak tanggung jawab departemen hutang, dan tugas-tugas ini dibagi di antara beberapa karyawan dalam departemen hutang. Sebuah usaha kecil mungkin hanya memiliki Petugas Hutang. Operasi yang lebih besar mungkin memiliki pekerja berikut dalam departemen hutangnya:
- Koordinator Hutang
- Faktur ke Manajer Pembayaran
- Manajer Hutang
- Spesialis Hutang Usaha
- Asisten Akuntansi
Perusahaan yang sangat besar juga dapat memiliki Accounts Payable Officer yang bertanggung jawab atas seluruh departemen AP. Tugas pasti yang diberikan untuk setiap peran dalam departemen hutang akan berbeda-beda menurut perusahaan dan ukuran operasinya.
Alur Kerja di Departemen AP
Di setiap departemen AP, terdapat alur kerja yang menggambarkan perjalanan dari awal hingga akhir pengadaan jasa dan barang dan kemudian memproses faktur yang terkait dengan pembelian tersebut dan memastikan semua orang dibayar tepat waktu. Prosedur langkah demi langkah ini dapat dilakukan secara digital atau manual, dan format digital menawarkan metode yang lebih mudah dan tidak memakan waktu lama. Dalam kedua kasus tersebut, alur kerja untuk tim hutang usaha umumnya akan mengikuti garis besar berikut:
#1) Tangkap fakturnya. Faktur, baik fisik atau elektronik, perlu dimasukkan ke dalam program perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP). Seperti telah disebutkan, hal ini dapat dilakukan oleh manusia atau pekerja digital.
#2) Persetujuan. Setelah faktur dikatalogkan dengan benar, faktur tersebut harus disetujui. Sekali lagi, langkah ini bisa dilakukan secara manual atau otomatis.
#3) Izin pembayaran. Pembayaran untuk faktur harus diotorisasi pada saat ini. Merupakan tanggung jawab departemen hutang untuk mendapatkan izin ini dari pihak yang berwenang dalam bisnis.
#4) Transmisi. Setelah pembayaran diotorisasi, pembayaran perlu dikirim dan diverifikasi. Meskipun metode pembayaran fisik seperti cek atau uang tunai masih dapat digunakan dalam beberapa kasus, pembayaran digital semakin populer, terutama yang dapat terintegrasi dengan sistem pembayaran digital. perangkat lunak AP.
Penting bagi departemen hutang untuk memantau dengan cermat proses alur kerja end-to-end. Jika fungsi hutang usaha ini tidak dijalankan dengan benar, kesalahan dapat terjadi, yang akan menambah beban tim AP.
Fungsi Departemen AP
Ada beberapa tanggung jawab penting departemen hutang yang harus dilaksanakan dengan tekun oleh tim AP. Secara umum, mereka cenderung masuk dalam salah satu kategori berikut:
#1) Rekonsiliasi laporan keuangan. Departemen AP harus mencegah biaya palsu dan memperbaiki kesenjangan yang muncul dalam laporan bank atau dokumen keuangan lainnya.
#2) Selesaikan masalah dengan data faktur. Tim hutang harus mengidentifikasi ketidakkonsistenan dalam data yang muncul pada faktur dan segera memperbaiki informasinya.
#3) Proses faktur. Faktur yang diterima bisnis dari pemasoknya harus diproses oleh departemen hutang dagang sehingga mereka dapat dibayar tepat waktu.
#4) Pembayaran faktur. Fungsi hutang usaha yang penting adalah melakukan pembayaran pada faktur.
#5) Pembayaran internal. Selain membayar faktur, departemen hutang juga harus mengelola pembayaran internal untuk hal-hal seperti perlengkapan kantor dan biaya ongkos kirim.
#6) Simpan faktur dan cocokkan. Faktur harus dicocokkan dengan pesanan pembeliannya. Mereka juga harus disimpan secara fisik atau elektronik, metode terakhir memberikan metode yang paling efisien untuk penelitian dan pengambilan.
#7) Jaga hubungan baik dengan vendor. Menjaga hubungan vendor-bisnis tetap berjalan adalah tugas penting departemen AP. Ketika faktur dibayar tepat waktu, dan informasi diklarifikasi dan disimpan dengan cepat, transaksi di masa depan akan lebih bebas masalah.
Pengorganisasian Tim Hutang
Semakin terorganisir departemen hutang, semakin bernilai bagi bisnis. Dengan pengorganisasian yang tepat, alur kerja juga akan lebih efisien. Berikut beberapa tip untuk menyusun departemen AP dengan cara yang paling cerdas:
#1) Dokumentasikan semuanya. Pastikan setiap pembelian yang dilakukan perusahaan mempunyai purchase order (PO) sehingga dapat dibuat pencatatan. Log nomor ID pajak juga harus disimpan.
#2) Simpan catatan untuk memudahkan pengambilan. Dokumen dengan stempel tanggal harus disimpan di satu lokasi yang mudah diakses.
#3) Periksa kembali. Mintalah anggota tim AP yang berbeda untuk memeriksa ulang satu sama lain untuk mencegah penipuan dan kesalahan.
#4) Rekonsiliasi akun secara teratur. Sebaiknya setiap hari, verifikasi bahwa faktur cocok dengan PO. Catat setiap perbedaan dan penyelesaiannya.
#5) Gunakan pembayaran digital. Bentuk pembayaran elektronik saat ini, termasuk Automated Clearing House (ACH), efisien dan mudah. Seringkali, biayanya tidak lebih mahal daripada pembayaran kertas dan lebih mudah untuk dilacak.
#6) Otomatiskan tim AP. Selain pembayaran, banyak fungsi hutang yang dapat didigitalkan. Melakukan hal ini mempunyai banyak keuntungan, termasuk menghindari kesalahan entri data.
Bagaimana Otomasi Dapat Menguntungkan Departemen AP
Tim utang usaha yang meningkatkan ke perangkat lunak terbaru saat ini akan memperoleh banyak manfaat. Cara lama yang berbasis kertas dan manual dalam menjalankan fungsi utang usaha memakan waktu dan tenaga. Departemen AP yang beralih ke otomatisasi penuh dengan perangkat lunak canggih akan dapat memproses faktur lebih cepat dengan lebih sedikit kesalahan dan ketidakakuratan. Dan karena program AP terbaik saat ini hadir dengan Kecerdasan Buatan (AI), sedikit masukan manusia diperlukan untuk banyak tugas.
Misalnya, perangkat lunak AP canggih saat ini mampu membaca email, memindai faktur, dan secara otomatis menangkap detail penting dari dokumen-dokumen tersebut. Pemberitahuan real-time dapat dikirim ke anggota tim AP ketika diperlukan perhatian lebih. Karena sistem ini berfungsi secara autopilot, lebih sedikit upaya manusia yang diperlukan dari karyawan.
perangkat lunak AP juga dapat memasukkan aturan untuk alur kerja. Misalnya, faktur dapat diarahkan oleh program ke departemen yang tepat untuk disetujui. Kontrol pembayaran dapat digabungkan untuk membayar faktur, dan kontrol ini dapat diedit oleh berbagai faktor, seperti jumlah pembayaran. Pembayaran secara otomatis dapat didebit dari rekening bank perusahaan. AI melakukan tugas-tugas ini sendirian. Dan dengan pembelajaran mesin, AI dapat belajar dari pengalaman.
Segala sesuatu yang dilakukan program dicatat dalam buku besar, dan catatan ini dapat diperiksa sesuka hati. Sekali lagi, karena jejak audit ini dibuat secara otomatis oleh program perangkat lunak, maka lebih sedikit tenaga kerja manusia yang diperlukan.
Perangkat lunak yang dirancang untuk departemen AP juga dapat berintegrasi dengan alat akuntansi digital lainnya, menciptakan sistem akuntansi holistik yang sepenuhnya elektronik yang membuat fungsi hutang lebih mudah dan tidak memakan banyak waktu bagi karyawan.
Ikhtisar
Setiap bisnis yang ingin sukses memerlukan departemen AP yang produktif dengan peralatan yang tepat. Departemen utang usaha yang mengandalkan teknologi berbasis kertas yang sudah ketinggalan zaman berisiko tertinggal dari pesaing mereka. Alat digital yang canggih saat ini memberikan banyak manfaat bagi departemen pembayaran, salah satunya adalah lebih sedikit tenaga manusia dan waktu pemrosesan yang lebih cepat.
- Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
- PlatoData.Jaringan Vertikal Generatif Ai. Berdayakan Diri Anda. Akses Di Sini.
- PlatoAiStream. Intelijen Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
- PlatoESG. Karbon, teknologi bersih, energi, Lingkungan Hidup, Tenaga surya, Penanganan limbah. Akses Di Sini.
- PlatoHealth. Kecerdasan Uji Coba Biotek dan Klinis. Akses Di Sini.
- Sumber: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-department/
- :memiliki
- :adalah
- :bukan
- $NAIK
- 30
- a
- kemampuan
- Sanggup
- Tentang Kami
- dapat diakses
- Akun
- akuntansi
- Akun
- akun hutang
- sakit
- maju
- keuntungan
- mempengaruhi
- Setelah
- lagi
- AI
- Semua
- sudah
- juga
- Meskipun
- antara
- jumlah
- an
- dan
- Apa pun
- muncul
- sesuai
- persetujuan
- disetujui
- ADALAH
- buatan
- kecerdasan buatan
- AS
- ditugaskan
- terkait
- At
- menghadiri
- perhatian
- Audit
- berwenang
- Otomatis
- secara otomatis
- Otomatisasi
- menghindari
- Buruk
- Saldo
- Neraca keuangan
- Bank
- akun bank
- dasar
- BE
- karena
- menjadi
- sebelum
- di belakang
- manfaat
- Manfaat
- selain
- TERBAIK
- Lebih baik
- bisnis
- bisnis
- by
- CAN
- menangkap
- kasus
- kasus
- Uang tunai
- kategori
- biaya
- beban
- memeriksa
- diklarifikasi
- Pembukaan hutan
- rapat
- bagaimana
- Perusahaan
- perusahaan
- Perusahaan
- pesaing
- Perhatian
- kontrol
- benar
- benar
- Biaya
- Biaya
- bisa
- counterparty
- Kelas
- dibuat
- membuat
- kredit
- terbaru
- harian
- data
- Tanggal
- Hari
- Hutang
- dedicated
- mengantarkan
- Departemen
- departemen
- menjelaskan
- dirancang
- rincian
- berbeda
- sulit
- digital
- Pembayaran Digital
- digital
- diskon
- Terbagi
- dokumen
- dokumen
- tidak
- melakukan
- dilakukan
- dua kali lipat
- turun
- dua
- setiap
- Awal
- mudah
- mudah
- Mudah
- efisien
- usaha
- antara
- Elektronik
- secara elektronik
- muncul
- karyawan
- ujung ke ujung
- memastikan
- memastikan
- masuk
- Enterprise
- Seluruh
- peralatan
- ERP
- kesalahan
- terutama
- Setiap
- semua orang
- contoh
- mengeksekusi
- pengalaman
- mata
- faktor
- Jatuh
- Fashion
- lebih cepat
- sedikit
- keuangan
- berikut
- Untuk
- format
- bentuk
- ditemukan
- penipuan
- dari
- penuh
- fungsi
- fungsi
- masa depan
- mendapatkan
- umumnya
- mendapatkan
- akan
- baik
- barang
- Memiliki
- Kesehatan
- membantu
- di sini
- holistik
- Rumah
- HTTPS
- manusia
- ID
- mengenali
- if
- penting
- in
- Termasuk
- inkonsistensi
- menggabungkan
- Tergabung
- terjadi
- informasi
- memasukkan
- contoh
- mengintegrasikan
- Intelijen
- intern
- ke
- faktur
- faktur
- IT
- NYA
- Diri
- perjalanan
- Menjaga
- terus
- tenaga kerja
- besar
- lebih besar
- Terbaru
- BELAJAR
- pengetahuan
- paling sedikit
- Buku besar
- meninggalkan
- kurang
- Kewajiban
- 'like'
- Mungkin
- sedikit
- tempat
- mencatat
- mesin
- Mesin belajar
- terbuat
- membuat
- MEMBUAT
- Membuat
- mengelola
- panduan
- banyak
- Cocok
- cocok
- Mungkin..
- Anggota
- tersebut
- bertemu
- metode
- metode
- kesalahan
- uang
- Memantau
- lebih
- lebih efisien
- paling
- beberapa
- harus
- banyak sekali
- perlu
- dibutuhkan
- kebutuhan
- tidak
- pemberitahuan
- nomor
- kewajiban
- obligasi
- memperoleh
- of
- menawarkan
- menawarkan
- Office
- Petugas
- sering
- lebih tua
- on
- sekali
- ONE
- terus-menerus
- hanya
- operasi
- or
- urutan
- perintah
- organisasi
- terorganisir
- Lainnya
- di luar
- garis besar
- dibayar
- kertas
- berbasis kertas
- pihak
- Membayar
- pembayaran
- pembayaran
- metode pembayaran
- pembayaran
- dilakukan
- melakukan
- melakukan
- izin
- fisik
- Secara fisik
- perencanaan
- plato
- Kecerdasan Data Plato
- Data Plato
- PO
- Titik
- kepopuleran
- PoS
- mencegah
- primer
- masalah
- Prosedur
- proses
- Diproses
- pengolahan
- menyediakan
- produktif
- program
- program
- tepat
- tepat
- memberikan
- membeli
- pesanan pembelian
- pembelian
- menempatkan
- segera
- Baca
- real-time
- menuai
- rekap
- piutang
- menerima
- catatan
- tercatat
- arsip
- menurunkan
- daftar
- secara teratur
- hubungan
- hubungan
- mengandalkan
- merupakan
- wajib
- penelitian
- sumber
- banyak akal
- tanggung jawab
- tanggung jawab
- pengambilan
- benar
- Risiko
- Peran
- aturan
- Run
- pemindaian
- Bagian
- mengirim
- Layanan
- beberapa
- lembar
- jangka pendek
- harus
- Menunjukkan
- hanya
- situasi
- Ukuran
- kecil
- bisnis kecil
- So
- Perangkat lunak
- terjual
- MEMECAHKAN
- beberapa
- mutakhir
- berbicara
- Laporan
- Langkah
- Masih
- menyimpan
- tersimpan
- struktur
- berhasil
- sukses
- seperti itu
- pemasok
- pemasok
- perbekalan
- yakin
- Beralih
- sistem
- tugas
- tugas
- pajak
- tim
- Anggota tim
- tim
- Teknologi
- Cenderung
- istilah
- dari
- bahwa
- Grafik
- Masa depan
- informasi
- mereka
- Mereka
- kemudian
- Sana.
- Ini
- mereka
- hal
- ini
- itu
- waktu
- membuang-buang waktu
- tepat waktu
- kali
- Tips
- untuk
- hari ini
- terlalu
- alat
- Total
- jiplakan
- jalur
- Pelacakan
- jejak
- .
- Transaksi
- mencoba
- pemahaman
- Unsplash
- meningkatkan
- menggunakan
- bekas
- Berharga
- berbagai
- berbeda
- penjaja
- vendor
- diverifikasi
- memeriksa
- memverifikasi
- sangat
- ingin
- Cara..
- BAIK
- Apa
- ketika
- yang
- SIAPA
- akan
- dengan
- dalam
- tanpa
- pekerja
- pekerja
- alur kerja
- akan
- zephyrnet.dll